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Fecha de aprobacin: Octubre 11 de 2004

Resolucin N 886

Revis: Jefe Divisin Financiera
Jefe Seccin de Tesorera
Profesional Planeacin

PROCEDIMIENTO ADQUISICIN DE PASAJES
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA

OBJETIVO


DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Cdigo : PFI.29
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Versin : 06
Aprob: Rector
ALCANCE
Aplica para la adquisicin de los Pasajes areos por parte de las diferentes
Unidades Acadmicas y/o Administrativas de la Universidad Industrial de
Santander.
Establecer las actividades que se deben seguir para la adquisicin de
pasajes areos, el pago de los mismos y el reembolso del fondo fijo
renovable correspondiente.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del
rubro y la apropiacin presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
SIF: Sistema de Informacin Financiero.
UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.
Acuerdo 067 de 2003 del Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo 019 de 2005 del Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto de Contratacin de la Universidad Industrial de Santander.
Resolucin 418 de 2003 de Rectora, por la cual se crea el Fondo Fijo Renovable de Pasajes.
NORMATIVIDAD


CONSIDERACIONES
PROCEDIMIENTO ADQUISICIN DE PASAJES
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA
Cdigo : PFI.29
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La compra de Pasajes Areos nacionales se debe realizar nicamente a las aerolneas y/o agencias de viajes autorizadas por la Universidad. Es
responsabilidad del ordenador del gasto de la respectiva UAA evaluar las propuestas que representen mayor beneficio para la Universidad con base en
el precio, ruta, condiciones e inclusiones de la tarifa.
Podrn ser beneficiarios de pasajes areos los funcionarios de la universidad, invitados especiales y personal no de planta que los requieran para el
cumplimiento de actividades misionales de docencia, investigacin, extensin y gestin administrativa, autorizadas por cada ordenador de gasto.
Cuando se cambien las condiciones del viaje, la UAA realiza en el SIF el cambio de ruta y fecha del beneficiario que utilizar el pasaje, registrando la
respectiva justificacin de la modificacin. Cuando se autorice a otra UAA para que utilice el pasaje, sta debe realizar el respectivo traslado de fondos.
En caso de existir alguna penalidad por el cambio de condiciones del viaje, deber ser asumida por la UAA que compr el pasaje y enviar soporte de la
justificacin de dicho pago, a la Seccin de Tesorera.
Cuando la penalidad aplicada por los cambios en las condiciones de un tiquete no sea generada por causas relacionadas con las actividades misionales
de la universidad, entendidas como las de docencia, investigacin, extensin y gestin administrativa, dicha penalidad deber ser asumida por el
beneficiario del tiquete.
El ordenador del gasto ser el responsable en determinar si media justa causa para que el pago de la penalidad lo realice la Institucin o en su defecto,
debe requerir al beneficiario del tiquete el pago directo o reembolso correspondiente a la UAA que orden el gasto.
La solicitud de compra de pasajes con cargo a varias UAA debe ser tramitada por una de ellas, preferiblemente por la unidad que va a hacer uso del
tiquete. El SIF permite la autorizacin de la compra de los pasajes slo a un ordenador del gasto, por tal motivo el otro ordenador debe realizar el
traslado de fondos correspondiente.
La Rectora es la encargada de administrar los incentivos corporativos o tiquetes premio obsequiados a la Universidad por las aerolneas y/o agencias de
viajes. Para el uso de tiquetes dados como incentivos corporativos o premios por parte de las aerolneas, se realiza mediante comunicacin escrita,
aprobada por el Rector, dirigida a la respectiva aerolnea. Los cargos como impuestos, tasas y dems conceptos a que hubiere lugar debern
registrarse en el SIF, por el Fondo Fijo pasajes (pago a la Agencia) y Caja Menor (pago a la Aerolnea).
Antes del cierre de la vigencia fiscal se debe realizar la legalizacin del Fondo Fijo Renovable de Pasajes. El valor del fondo debe quedar consignado en
la cuenta del mismo. No deben quedar reembolsos pendientes por legalizar ni facturas pendientes por pagar, slo los gravmenes que se generan en
Diciembre son legalizados en Enero en el primer reembolso.
La Universidad incluir al responsable del Fondo Fijo Renovable de Pasajes en la pliza global de manejo para proteger los recursos de la institucin.
De acuerdo con la Resolucin 418 de 2003, el responsable del manejo del Fondo Fijo Renovable para Pasajes es el Jefe de la Seccin de Tesorera.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisin Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector Conector de pgina
Inicio/Fin Documento
PROCEDIMIENTO ADQUISICIN DE PASAJES
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.29
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1. Identifica la necesidad de adquirir un pasaje areo y lo
informa a la persona encargada de hacer la solicitud a travs
del SIF .
3. Si no tiene CDP o ste no es suficiente, realiza la solicitud
del mismo a travs del SIF.
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado
2. Verifica que exista CDP
1. Identifica la necesidad
de adquirir un pasaje
Ordenador del gasto
Existe CDP?
Si
No
2. Verifica a travs del SIF que exista CDP para la adquisicin
del pasaje areo.
INICIO
3. Solicitud de CDP
4. Realiza la solicitud de cotizaciones y evaluacin de las
mismas (precio, conexiones, hora de conexin) ofrecidas por
las aerolneas y/o agencias de viaje autorizadas por la
Universidad en cada vigencia.
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado
Procedimiento
Solicitud de Certificado
de Disponibilidad
Presupuestal
5. Selecciona aerolnea y/o
agencia
Ordenador del gasto
5. Selecciona la aerolnea y/o agencia de viaje que ofrezca la
propuesta ms conveniente para la Universidad.
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Nota 1: Podrn ser beneficiarios de pasajes areos los funcionarios
de la universidad, invitados especiales y personal no de planta que los
requiera para el cumplimiento de actividades misionales de docencia,
investigacin, extensin y gestin administrativa, autorizadas por cada
ordenador de gasto.
Nota 2: Los documentos que soportan o justifican el pago del
tiquete, los conservar el Ordenador de Gasto en la UAA para efectos
de revisiones por parte de las instancias de control tanto internas
como externas
4. Solicita cotizaciones y
evala las tarifas de las
aerolneas y/o agencias de
viaje
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PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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1
7. Realiza la reserva en la aerolnea y/o agencia de viajes
seleccionada, verificando la siguiente informacin:
- Nombre completo, cdula, direccin y telfono de la
persona que va a viajar;
- Fecha y hora de salida y regreso;
- Nmero de vuelo de salida y regreso;
- Hora de conexin en caso de haber lugar a ello;
- Rcord o localizador de la reserva;
- Clase de tarifa de ida y regreso;
- Valor de cada clase y valor total discriminado en tarifa, IVA,
tasas, combustible, Tarifa Administrativa y dems conceptos a
que haya lugar.
Nota: Por directrices sobre austeridad en el gasto no podrn
adquirirse tiquetes areos en clase ejecutiva.
8. Una vez cuente con el CDP y el efectivo suficiente,
diligencia la solicitud del pasaje en el SIF, registrando la
informacin de la reserva. El SIF asigna el nmero de registro
presupuestal (RP).
7. Realiza la reserva en las
agencias de viajes
autorizadas
8. Diligencia la solicitud del
pasaje
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado
1
9. Autoriza la compra del
pasaje
9. A travs del SIF, autoriza la compra del pasaje
inmediatamente se haya elaborado la solicitud.
Ordenador del gasto
6. Verifica disponibilidad
de efectivo
6. Verifica en el SIF que haya disponibilidad de efectivo.
Secretaria de UAA
y/o Funcionario
Encargado

Nota: Cuando la penalidad aplicada por los cambios en las condiciones
de un tiquete no sea generada por causas relacionadas con las
actividades misionales de la universidad, entendidas como docencia,
investigacin, extensin y gestin administrativa, dicha penalidad
deber ser asumida por el beneficiario del tiquete, en caso contrario
deber ser asumida por la UAA que compr el pasaje y enviar soporte
de la justificacin de dicho pago, a la Seccin de Tesorera.
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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14. Verifica que los valores de la factura correspondan al valor
de la solicitud del pasaje en el SIF. Realiza los ajustes a que
haya lugar.
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
12. Enva los documentos correspondientes a la Seccin de
Tesorera Pasajes (Factura) y a la UAA (Tiquete
electrnico) de acuerdo con las indicaciones dadas por la
secretaria de la UAA.
12. Enva documentos
Aerolneas y/o agencias
de viaje autorizadas
13. Recibe el soporte del tiquete electrnico si es el caso y
realiza el viaje.
13. Recibe pasaje y realiza
el viaje
Beneficiario del Pasaje
areo
15. Registra facturas
3
Factura
10. Confirma el pasaje al
proveedor y solicita envo
de documentos
10. Una vez efectuada la autorizacin por el ordenador del
gasto, confirma el pasaje a la aerolnea y/o agencia de viajes y
solicita envo de Facturas.
11. Enva correo electrnico a la UAA informando la reserva
del tiquete, con copia a pasajes@uis.edu.co.
15. Registra en el SIF las facturas enviadas por las agencias de
viaje o aerolneas.
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
14. Confronta factura con
solicitud
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
11. Enva correo
electrnico
Aerolneas y/o agencias
de viaje autorizadas
Nota: El Ordenador de Gasto ser el responsable de verificar que
todo tiquete autorizado haya sido efectivamente utilizado.
Ordenador de Gasto
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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16. Asigna nmero de
cheque a las facturas
17. Di ligenci a cheques,
imprime comprobantes de
pago
Comprobantes de pago con
cheque
Cheques
18. Entrega cheques y
dems documentos al
Tesorero
19. Revisa, firma y devuelve
al auxiliar
Entrega cheques y dems
documentos al cajero
20. Entrega cheque al
representante de la agencia
o aerolnea
4
Procedimiento
Egresos
16. Organiza fsicamente las facturas, se ingresan en el SIF
por Aerolnea y/o Agencia de viajes y asigna el nmero de
cheque respectivo.
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
17. Diligencia los cheques, imprime comprobantes de pago
a proveedores.
18. Entrega al Jefe de la Seccin de Tesorera los cheques,
comprobantes de pago y facturas correspondientes.
19. Revisa documentos, firma cheques y devuelve al auxiliar.
20. Entrega cheque y copia de comprobante de pago a la
persona autorizada por las aerolneas o agencia de viajes,
solicitando la firma del comprobante de pago y el sello
respectivo.
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
Jefe Seccin de
Tesorera
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Nota crdito, si es el caso
Soporte de gravmenes
financieros, si es el caso
Comprobantes de
transferencia
Facturas
Arqueo del Fondo Fijo
21. Cuando se considere apropiado, de acuerdo con las
necesidades del Fondo Fijo de Pasajes, inicia el trmite de
legalizacin del mismo solicitando el reembolso respectivo.
Para ello realiza en el SIF el arqueo del fondo, imprime y
enva junto con los siguientes documentos a la Seccin de
Presupuesto:
Arqueo del Fondo Fijo de Pasajes generado por el SIF
Comprobantes de pago (transferencia electrnica/cheque)
Originales de las facturas
Soporte de gravmenes financieros, si a ellos hubiere lugar
Recibo de caja y/o nota crdito, cuando la factura tenga
abonos por parte del pasajero o por parte de la agencia de
viajes, respectivamente.
Enva documentos a la
Seccin de Presupuesto
21. Inicia legalizacin del
fondo, realizando arqueo
del Fondo Fijo de Pasajes
Auxiliar de Tesorera
(Pasajes)
4
22. Fondo Fijo
Renovable
FIN
Procedimiento fondo
fijo renovable
22. Realiza el trmite de legalizacin del Fondo Fijo
Renovable de acuerdo a lo establecido en el procedimiento
de fondo fijo renovable.
Auxiliar de Presupuesto


CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO ADQUISICIN DE PASAJES
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1 Creacin del Documento
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
Octubre 11 de 2004
2
Modificacin del formato del procedimiento.
Inclusin del alcance y definiciones.
Inclusin de las actividades correspondientes a la adquisicin de pasajes internacionales.
Modificacin de la actividad de solicitud de pasaje a la aerolnea o agencia por parte de la
UAA.
Inclusin de la ruta que debe seguirse en el SIF para el desarrollo de algunas actividades.
Descripcin detallada de las diferentes actividades que se realizan para la adquisicin de
pasajes y la legalizacin de los reembolsos del fondo fijo respectivo.
Exclusin de la entrega de cartulas a la Seccin de Tesorera - Pasajes, teniendo en
cuenta que actualmente los tiquetes se realizan en forma electrnica.
En al actividad 4 se elimin la solicitud de tres (3) cotizaciones para la compra de pasajes
internacionales, debido a que las agencias sern penalizadas (monto a cobrar) por las
aerolneas cuando las reservas no se hagan efectivas por parte de la UAA.
Junio 16 de 2008
3 Septiembre 26 de 2008


CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO ADQUISICIN DE PASAJES
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA
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VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se modifica la consideracin correspondiente al responsable de realizar el cambio de ruta y
fecha del funcionario en el SIF.
En la actividad 10 se modific el responsable .
Se incluy la actividad 11
Se eliminaron todas las actividades relacionadas con transferencia electrnica
Se complementa la actividad 16
Se elimina el documento de certificacin de descuento, ya que se encuentra incluido dentro
del comprobante de pago.
Se elimina la actividad relacionada con la legalizacin del fondo fijo renovable y se remite al
respectivo procedimiento de fondo fijo renovable donde establece dichas actividades.
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Abril 15 de 2009
5 Complemento de los responsables en las actividades. Noviembre 19 de 2009
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1. Inclusin de las siguientes consideraciones:
Cuando se cambien las condiciones del viaje, la UAA realiza en el SIF el cambio de ruta y fecha del
beneficiario que utilizar el pasaje, registrando la respectiva justificacin de la modificacin.
Cuando se autorice a otra UAA para que utilice el pasaje, sta debe realizar el respectivo traslado
de fondos.
En caso de existir alguna penalidad por el cambio de condiciones del viaje, deber ser asumida por
la UAA que compr el pasaje y enviar soporte de la justificacin de dicho pago, a la Seccin de
Tesorera.
Cuando la penalidad aplicada por los cambios en las condiciones de un tiquete no sea generada
por causas relacionadas con las actividades misionales de la universidad, entendidas como las de
docencia, investigacin, extensin y gestin administrativa, dicha penalidad deber ser asumida
por el beneficiario del tiquete.
2. Enumeracin de las actividades del diagrama de flujo.
3. Modificacin de las actividades 1, 4, 5, 7, 11, 13, segn observaciones y revisin de la Jefe del
Proceso Financiero y el Subproceso de Tesorera. Inclusin de las Notas 1 y 2 en la Actividad 1, Nota 3
en la Actividad 7, Nota 4 en la Actividad 9 y Nota 5 en la Actividad 13.
4. Eliminacin de las rutas de acceso al sistema debido a que estn sujetas a cambios constantes.
Abril 11 de 2014

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