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ANLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS

En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles


para su interpretacin, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma
de decisiones, informes de desempeo, registros y una variedad de
formularios.
Informes usados para la toma de decisiones.
Informes de desempeo
Registros
Formularios de captura de datos
Definicin de cuantitativo
La Real Academia Espaola da como definicin perteneciente o relativo a la cantidad.
Entendiendo por esto porcin de una magnitud; cierto nmero de unidades; porcin grande
o abundancia de algo; porcin indeterminada de dinero.
Se utiliza este trmino tambin para referirse a la investigacin o anlisis que toma en cuenta
variables medibles o cuantificables con el fin de establecer estadsticas. Es la metodologa de
anlisis propagada por el positivismo y la que se considera absolutamente objetiva.
Sinnimos de cuantitativo
Cantidad, medida, dimensin, cuanta, suficiencia, nmero, magnitud.

Informes usados para la toma de decisiones.
El analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que se
usan para dirigir un negocio. Estos documentos son a menudo los informes
escritos referentes al estado del inventario, ventas o produccin. Muchos de
estos informes no son complejos.
FIGURA 5.4
Un registro de pago llenado
manualmente.
Informes de desempeo
Una funcin importante de los informes de desempeo es evaluar la dimensin
de la brecha entre el desempeo real y el deseado. Tambin es importante
poder determinar si la brecha se est extendiendo o se est contrayendo como
una tendencia general en cualquier rea de desempeo que se est midiendo

Es el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el
desempeo , incluyendo informes de estado, y mediciones de avance.
Informar El Desempeo: Entradas
Plan para la direccin del proyecto: Subministra informacin sobre ,
desempeo, alcance , costos , cronograma, y parmetros de calidad.
Informacin sobre desempeo: Resultados de los entregables, avance , y
costos.
Mediciones del desempeo: Desempeo real frente a lo planeado, costos
reales conforme a lo planeado.
Proyecciones del presupuesto: se verifican los fondos , y se compara con lo
que resta, y se hace una estimacin para lo que falta del pro.
Activos de los procesos: Informes, polticas y procedimientos.
Informar el desempeo: H y T
Anlisis de variacin: Verificar la calidad, comparar resultados y costos con
actuales y planeados.
Mtodos de proyeccin: Consiste en predecir el desempeo futuro del proyecto
con lo que se tiene a la fecha.
Mtodos de comunicacin: Reuniones de revisin del estado, para intercambiar
info acerca del avance utilizando tcnica push.
Sistemas de informes: Es donde el director subministra informes para distribuir
a los interesados acerca de costos, avance del cronograma y desempeo.
Informar El Desempeo: Salidas
Informes de desempeo: Organizan y resumen la informacin y presentan los
resultados comparando con lo planeado, para mirar el desempeo.
Actualizacin a los activos: Formatos de informe, de lecciones aprendidas, y el
de causas de incidentes.
Solicitudes de cambio: Como cambios que ajustan el desempeo futuro del
proyecto.
Informes de desempeo La mayora de estos informes reflejan el desempeo real
versus
el desempeo deseado. Una funcin importante de los informes de desempeo es
evaluar la
dimensin de la brecha entre el desempeo real y el deseado.Tambin es importante
poder
determinar si la brecha se est extendiendo o se est contrayendo como una tendencia
general
en cualquier rea de desempeo que se est midiendo. En la figura 5.3 se muestra una
clara mejora en el desempeo de las ventas durante dos de los tres meses. El analista
necesitar
determinar si el desempeo medido es accesible y adecuado para las reas
importantes
de la organizacin.
FIGURA 5.3
Un informe de desempeo que muestra una mejora.
Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeacin previa de la entrevista:
1. Lectura de material de fondo
2. Establecimiento de objetivos de la entrevista
3. Decisin de a quin entrevistar
4. Preparacin del entrevistado
5. Decisin sobre el tipo y estructura de las preguntas
JAD es un proceso usado en el rea del ciclo de vida de prototipado del Mtodo de Desarrollo
de Sistemas Dinmicos (DSDM) para reunir requerimientos en el desarrollo de nuevos
sistemas de informacin para una compaa. El proceso JAD tambin incluye enfoques para la
mejora en la participacin de los usuarios, agilizar el desarrollo, y mejorar la calidad de las
especificaciones

El proceso de las entrevistas es un mtodo que usa el analista de sistemas para la recoleccin
de datos sobre los requerimientos de informacin. El analista de sistemas escucha buscando
objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los
tomadores de decisiones de la organizacin. Tambin vende el sistema durante las entrevistas.
Las entrevistas son dilogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos
personas.
Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeacin previa de la entrevista:
1. Lectura de material de fondo
2. Establecimiento de objetivos de la entrevista
3. Decisin de a quin entrevistar
4. Preparacin del entrevistado
5. Decisin sobre el tipo y estructura de las preguntas
Las preguntas tienen dos tipos bsicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan
abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan
las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero
le solicitan al interlocutor una respuesta ms detallada. Las entrevistas pueden estar
estructuradas en tres formas bsicas, estructura de pirmide, de embudo o de rombo.
Las estructuras piramidales comienzan con preguntas cerradas y detalladas y se amplan a
preguntas ms generales. Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas
generales y luego se estrechan a preguntas cerradas ms especficas. Las estructuras de
rombo combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan ms tiempo para
realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la decisin de cmo estructurar para realizar
las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas
por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Despus de la entrevista, el entrevistador
debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, as como
opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista
lo ms pronto posible despus de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el
costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseo conjunto de
aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el
anlisis de requerimientos como el diseo de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar
de reunin de grupo. La valoracin cuidadosa del lugar de reunin para la organizacin
ayudar a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada.

Tipos De Entrevista

En la entrevista todo tiene importancia, desde los gestos que realices, por ejemplo, hasta la
disposicin de las mesas y donde ests colocado. En este caso, cuando vayas a realizar una
entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. Aqu te
presentamos tres maneras de colocarte para realizar una entrevista:


- Circular



Suele indicar un ambiente relajado en la conversacin, aunque sin perder su posicin
dominante el entrevistador.

- Frontal


Es la entrevista ms formal, el entrevistador tiene la posicin dominante.




- Informal


Como su nombre indica esta entrevista se produce en un ambiente informal, el entrevistador y
el entrevistado suelen estar al mismo nivel.