COMPU-BANCO Manual del Usuario

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APROVI Software S.A. de C.V. 1
INDICE
Introducción....................................................................................................................... 3
Instalación del sistema ....................................................................................................... 4
¿Como ejecutar el sistema?................................................................................................ 4
¿Que es COMPU-BANCO?............................................................................................... 5
Definición de cuentas bancarias......................................................................................... 6
Pantalla Principal de movimientos..................................................................................... 7
Datos que muestra la Pantalla Principal............................................................................. 8
Botones de trabajo ............................................................................................................. 8
Registro de transacciones................................................................................................... 9
Modificación de transacciones........................................................................................... 9
Impresión de transacciones ................................................................................................ 9
Borrar transacciones........................................................................................................... 9
Cancelar transacciones .................................................................................................... 10
Salir.......................................................................................................................... ........ 10
Retiros y Cargos............................................................................................................... 11
Depósitos y Abonos ......................................................................................................... 12
Categorías ........................................................................................................................ 13
Conciliación bancaria....................................................................................................... 14
Definición de usuarios ..................................................................................................... 15
Cambio de usuario ........................................................................................................... 16
Cambio de código secreto................................................................................................ 17
Mantenimiento de Archivos............................................................................................. 18
Propiedades Generales del Sistema.................................................................................. 19
Interfaz con COMPU-NEGOCIO.................................................................................... 20
Definición de Cuentas Contables..................................................................................... 21
Afectación de Cuentas Contables..................................................................................... 22
Edición de Pólizas........................................................................................................... 23
Exportación de Pólizas..................................................................................................... 24
Importación de Catálogos de Cuentas Contables ............................................................. 25
COMPU-BANCO Manual del Usuario
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C.V.
COMPU-BANCO Manual del Usuario
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APROVI Software S.A. de C.V. 3
INTRODUCCION
COMPU-BANCO es un software diseñado para Windows 95, que tiene como
propósito ayudar a las empresas o personas que desean tener un control exacto y sencillo
sobre sus cuentas bancarias.
La interface del usuario, es la mayor ventaja que tiene COMPU-BANCO, puesto
que mientras se realizan las operaciones como depósitos y retiros, ésta nos permite tener
una visión completa y al momento del estado de nuestra cuenta, puesto que las
transacciones aparecen en renglones y al instante aparece el saldo, cheques emitidos,
cheques en tránsito, depósitos, partidas para las cuales fueron emitidos los cheques y demás
información que en una sola pantalla nos permite tener todo lo que necesitamos para la
operación diaria en un control de cuentas bancarias.
Si usted ya es usuario de los productos de APROVI Software, le recordamos que
COMPU-BANCO tiene una interface directa con COMPU-NEGOCIO para efectos de
cuentas por pagar, a si mismo le agradecemos su preferencia, sabemos que ha hecho una
buena elección y estaremos atentos a sus comentarios. Si desea hacer sugerencias o
comentarios le agradecemos nos los envíe por medio de nuestra página de internet a:
www.aprovi.com.mx
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4 APROVI Software S.A. de
C.V.
Instalación del Sistema
La instalación de COMPU-BANCO es sumamente sencilla, tan sólo introduzca el
disquete número 1 y ejecute el programa “instalar” y posteriormente siga las instrucciones
que el instalador indique.
Siga las siguientes instrucciones.
1. Introduzca el disquete número uno en la computadora.
2. Dé un clic en “Inicio” en el menú de Windows 95.
3. Seleccione la opción ”Ejecutar…”
4. Escriba “a:\instalar” (escriba solo lo que esta entre comillas).
5. Presione el botón “Aceptar”.
6. A continuación siga las instrucciones del programa, y vaya metiendo los
disquetes en la computadora según el programa los vaya pidiendo.
¿Como ejecutar el Sistema?
El instalador de COMPU-BANCO, crea un grupo de programas en el menú de
Windows 95, de tal forma que para ejecutar el sistema es tan sólo necesario ejecutarlo del
menú.
Siga las siguientes instrucciones.
1. Dé un clic en “Inicio” en el menú de Windows 95.
2. Seleccione la opción “Programas”.
3. Posteriormente seleccione “APROVI”.
4. Dentro del menú “APROVI”, se encuentra COMPU-BANCO, seleccione
dicha opción y listo, ya estamos dentro de COMPU-BANCO.
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¿Que es COMPU-BANCO?
COMPU-BANCO es un software diseñado para Windows 95 y NT, que tiene
como propósito ayudar a las empresas o personas que desean tener un control estricto y
sencillo de sus cuentas bancarias.
La interface con el usuario, es la mayor ventaja que tiene COMPU-BANCO,
puesto que mientras se realizan las operaciones como depósitos y retiros, nos permite tener
una visión completa y al momento del estado de nuestra cuenta, puesto que los movimientos
aparecen en renglones, y automáticamente aparece el saldo, así como los movimientos
emitidos o en tránsito, partidas para las cuales fueron emitidos los movimientos, e
información adicional que nos permite tener todo lo que necesitamos para la operación
diaria en un control de una cuenta bancaria, y todo esto en una sola pantalla.
Además de contar con la información previamente comentada, COMPU-BANCO
proporciona información sobre cuentas bancarias como: Balance, Categorías de
Transacciones, Estado de Perdidas y Ganancias, Cheques Faltantes, Conciliación Bancaria,
y las Cuentas Registradas, y Pólizas contables para cada Movimiento esta ultima disponible
solo en la versión profesional.
Dentro de COMPU-BANCO existen usuarios, los cuales tienen diferentes niveles
de acceso de acuerdo a sus privilegios. Puede ver, quitar, modificar y agregar nuevos
registros a las cuentas bancarias. Los comandos de los menús Archivo, Edición, Búsquedas,
y Reportes simplifican el acceso a los distintos formularios para ver y modificar datos. Por
ejemplo, puede elegir la pantalla de Alta de Cuentas en el menú Archivo para crear una
nueva cuenta bancaria o para modificar una ya existente.
Si necesita ayuda en cualquier pantalla de COMPU-BANCO, haga clic en el botón "Ayuda"
y de esta manera se obtiene la ayuda pertinente.
Lo que se puede hacer en COMPU-BANCO es:
• Hacer seguimiento a todas sus cuentas en un solo sitio.
• Escribir todas las transacciones de cada cuenta para hacer el seguimiento de sus
ingresos y gastos.
• Utilizar informes para resaltar la información más valiosa y necesaria.
• Conciliar fácilmente sus cuentas bancarias.
• Tener la posibilidad de relacionar sus movimientos con COMPU-NEGOCIO.
• Hacer una lista de categorías de egresos e ingresos para sus cuentas.
• Obtener tres saldos simultáneamente.
• Generar Pólizas para cada Movimiento de una manera sencilla (solo en la versión
profesional).
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Definición de Cuentas Bancarias
Definir las Cuentas Bancarias es fundamental para iniciar a trabajar con COMPU-
BANCO. En la pantalla de ‘Registro de Cuentas’ debemos capturar todas las cuentas
bancarias que deseamos controlar con COMPU-BANCO.
Para dar de alta una cuenta dentro de COMPU-BANCO siga los siguientes pasos:
1. Seleccione del menú Archivo la opción de ‘Definición de cuentas’ y aparecerá
dicha pantalla.
2. Defina los datos de la cuenta que administrará con COMPU-BANCO.
3. Haga clic en ‘Guardar’, para que COMPU-BANCO dé de alta la cuenta.
Esta pantalla además le ofrece las opciones de Guardar, Borrar, Nuevo, Buscar,
Recalcular, y Salir. Estas funciones se activan haciendo clic sobre los respectivos botones
de la parte inferior de la pantalla.
‘Guardar’ da de alta la cuenta previamente definida dentro de los archivos de
COMPU-BANCO.
‘Borrar’ borra la cuenta que se esta editando en ese momento dentro de la pantalla
de definición de cuentas bancarias.
‘Nuevo’ abre un espacio dentro de COMPU-BANCO para llenar los campos de
una cuenta nueva para ser manejada por COMPU-BANCO.
’Buscar’ activa la Pantalla de búsqueda de cuentas en donde se puede seleccionar
una de las cuentas activas existentes para ser modificada.
‘Recalcular’ calcula los saldos para la cuenta que se encuentre en ese momento en
la pantalla de definición de cuentas bancarias.
‘Salir’ abandona la pantalla de definición de cuentas bancarias.
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Pantalla Principal de Movimientos
En COMPU-BANCO se registran todos los movimientos que se hacen sobre las
cuentas bancarias activas, éstas deben de ser dadas de alta previamente dentro de la pantalla
Definición de Cuentas Bancarias, una cuenta bancaria con movimientos aparece
normalmente como se muestra en la siguiente figura.
Usted puede seleccionar la cuenta con la que desea trabajar presionando el botón
de “Cuenta”, y de esta manera aparecerá la pantalla de búsqueda de cuentas. Los
movimientos que se registran son los depósitos y retiros los cuales afectan directamente al
saldo de la cuenta seleccionada.
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C.V.
Datos que muestra la Pantalla Principal
Al momento de desplegar la pantalla principal de movimientos, se muestran
diversos datos de la cuenta actual. La información que se presenta es la siguiente:
• La fecha en que se realizó la transacción.
• El número del cheque que se registró (en caso de que el movimiento sea un
cheque).
• El concepto bajo el cual se realizó el movimiento.
• La categoría del movimiento.
• El monto del depósito (en caso de que el movimiento sea un depósito).
• La verificación en el caso de que el movimiento este conciliado.
• El monto del retiro (en caso de que el movimiento sea un retiro)
• El monto del saldo de la cuenta hasta el movimiento en cuestión.
• La verificación que indica si el movimiento está retenido o no.
• El número de póliza para dicho movimiento.
• La hora en la cual se realizó la última modificación.
Botones de Trabajo
Dentro de la Pantalla Principal de Movimientos existen diversas operaciones
como: Depósitos, Cheques, Modificaciones, Imprimir , Borrar, Cancelar, y Salir. Los
botones siguientes representan cada una de las operaciones antes mencionadas, estas
operaciones se realizan sobre la cuenta bancaria que en ese momento se encuentre en
pantalla. Para realizar las operaciones solo tenemos que activar cualquiera de los botones
que a continuación se muestran.
Registro de Transacciones
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El botón de Depósitos y Retiros registran el movimiento correspondiente a dichas
operaciones. Una vez activado aparece una pantalla donde se da entrada al movimiento para
ser registrado y mostrarse en la pantalla principal.
Modificación de Transacciones
El botón de Modificar, edita nuevamente una transacción previamente registrada.
Para realizar esta operación es necesario estar posicionado en el renglón del movimiento
que se desea modificar y posteriormente presionar con el ratón el siguiente botón.
Nota: Cuando una Transacción se encuentra ‘Conciliada’ , COMPU-BANCO
pregunta si en verdad se quiere modificar un movimiento que se confirmo previamente con
un estado de cuenta bancario, pues tal vez realmente no existe la necesidad de dicho
cambio. En caso de ser afirmativa la respuesta, se permite modificar dicho movimiento.
Impresión de Transacciones
El botón Imprimir Transacciones activa una pantalla en la cual se seleccionan el
tipo de movimiento y las características que debe de cumplir para que estos aparezcan
dentro de un listado, el cual puede ser desplegado ya sea en la pantalla ó impresora.
Borrar Transacciones
El botón de Borrar elimina una transacción seleccionada dentro de la pantalla
principal. Es importante aclarar que esta opción borra permanentemente la transacción que
en ese momento se encuentre seleccionada.
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Cancelar Transacción
El botón de Cancelar marca una transacción dentro de la pantalla principal y anula
su monto, de tal forma que esta transacción no afectará el saldo, pero queda la referencia de
su existencia.
Salir
En botón de Salir activa una ventana donde se verifica si se desea salir de
COMPU-BANCO. Si se opta por salir, COMPU-BANCO terminará y se regresa el control
a Windows 95.
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Retiros/Cargos
En esta pantalla se definen los datos de las transacciones que se denominan como
cheques ó cargos. Estos movimientos son los retiros de fondos de la cuenta que se despliega
en ese momento en la pantalla principal. Estos movimientos afectan de manera directa al
saldo de la cuenta actual restándose a su monto.
Esta pantalla contiene diversas funciones las cuales se representan por medio de
los diferentes botones de la parte inferior de la misma.
El primer botón guarda el movimiento realizado en la pantalla así como las
modificaciones que se le hagan a un retiro previamente seleccionado.
El segundo botón llama a la pantalla de impresión de cheques.
El tercer botón elimina la transacción actual dentro de la pantalla.
El cuarto botón crea un retiro nuevo dentro de la pantalla.
El quinto botón manda llamar a la pantalla de búsquedas para seleccionar un
retiro guardado previamente.
El sexto botón cierra la pantalla actual.
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Depósitos/Abonos
En esta pantalla se definen los datos de las transacciones que se definen como
depósitos o abonos. Estos movimientos son los ingresos a los fondos de la cuenta que se
despliega en ese momento en la pantalla principal. Estos movimientos al igual que los
cheques o cargos afectan de manera directa al saldo de la cuenta actual, solo que estos se
suman al monto del saldo de la cuenta.
El primer botón guarda el movimiento realizado en la pantalla dentro así como las
modificaciones que se le hagan a un movimiento previamente seleccionado en la pantalla de
búsquedas.
El segundo botón elimina la transacción actual dentro de la pantalla.
El tercer botón crea un movimiento nuevo dentro de la pantalla.
El cuarto botón manda llamar a la pantalla de búsquedas para seleccionar un
movimiento guardado previamente.
El quinto botón cierra la pantalla actual.
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Categorías
En COMPU-BANCO se tiene la posibilidad de definir cuantas categorías sean
necesarias. Estas categorías son de tipo de ingreso y egreso. El objetivo de éstas, es poder
clasificar nuestras transacciones de tal forma que podamos obtener información
concentrada en cada una de las categorías que nosotros mismos definamos.
Por ejemplo: Si se clasifican los egresos por concepto de gasolina, publicidad,
nomina, entre otros; podemos obtener los gastos del mes de cada uno de estos rubros. Igual
si clasificamos nuestros ingresos, impuestos o bien los cargos bancarios, tendremos
información totalizada en esas categorías.
Es por tal motivo que las clasificaciones son fundamentales para poder obtener
reportes donde se muestren totales por categorías, los cuales son muy importantes para el
análisis de gastos e ingresos. La pantalla siguiente muestra una lista de categorías.
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14 APROVI Software S.A.
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Conciliación Bancaria
Esta opción se encuentra en el menú de utensilios y se utiliza para comprobar que
los registros del banco coincidan con los nuestros y de esta forma corregir ya sea nuestros
registros o bien promover una revisión en el banco que lleve nuestra cuenta. Previamente al
recibir el estado de cuenta se llena la pantalla de conciliación con la siguiente información
de acuerdo con el estado de cuenta del banco.
• Saldo inicial.
• Saldo final.
• Fecha del estado de cuenta.
• Cargos por servicios e intereses ganados.
Una vez registrados los datos anteriores aparece la pantalla que se muestra en
seguida, la cual agrupa de un extremo los egresos y del otro los ingresos, es en estas
secciones donde se marcan todos los movimientos que coincidan con el estado de cuenta
bancario. A medida que aparezcan las transacciones como confirmadas, en la parte inferior
se va cambiando el campo de diferencia, el cual nos indica la discrepancia que existe entre
nuestros registros y los del banco. Cuando se termina de confirmar todas las transacciones y
la diferencia que se muestra es cero, felicidades por que todo es correcto y coincide, de no
ser así, esto nos indica que existen errores de tal forma que lo más recomendable es hacer
una revisión más detenida para determinar la causa de la diferencia.
Si en determinado momento no se puede encontrar donde esta el error, COMPU-
BANCO tiene la posibilidad de ajustar el estado de cuenta, incluyendo una transacción ya
sea de ingreso ó egreso para que cuadren nuestros registros con los del banco, es importante
hacer notar que no es esto, lo más sano, pero sin embargo la posibilidad esta abierta en caso
de ser necesaria.
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APROVI Software S.A. de C.V. 15
Definición de Usuarios
En esta pantalla se definen los datos generales de los usuarios y sus privilegios
dentro del programa COMPU-BANCO.
Dentro de estos datos generales se definen campos como clave (identificador del
usuario dentro de COMPU-BANCO), código secreto (consta de 8 caracteres los cuales solo
el usuario conoce para poder tener acceso a todos sus privilegios dentro del sistema), así
como también el nombre, el domicilio, estado, ciudad, código postal, teléfono, y una
sección de comentarios que se puedan hacer del usuario.
En esta pantalla también se editan todos los privilegios, esto presionando el botón
de autorizaciones. Y ya dentro de la pantalla de autorizaciones se puede editar cada una de
las autorizaciones del usuario, que en ese momento se estén editando ó bien dando de alta.
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16 APROVI Software S.A.
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Cambio de Usuario
Esta opción del menú “Utensilios” muestra la pantalla para hacer el cambio de
usuario, esta pantalla es la que se presenta al inicio de cada sesión de COMPU-BANCO en
la cual se introduce la clave de usuario y el su código secreto. En caso de que el código
secreto sea introducido incorrectamente se tienen 2 oportunidades más para introducirlo
correctamente.
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APROVI Software S.A. de C.V. 17
Cambio de Código Secreto
Esta opción del menú “Utensilios” muestra la pantalla en la cual el usuario de
COMPU-BANCO cambia su código secreto por otro.
En la mayoría de los sistemas computacionales existen códigos secretos para la
admisión de los usuarios al sistema, esto tiene como finalidad el proteger la información.
Para que un usuario cambie su código secreto, es necesario primeramente
introducir la clave de usuario dentro de su campo de captura (entendiendo como clave la
identificación del usuario dentro del sistema), se introduce posteriormente el código secreto
actual del usuario, después el nuevo código secreto que el usuario señale, y por último la
confirmación de este último. Y para que los cambios pertinentes en el código secreto del
usuario tomen efecto, se presiona con el indicador del ratón sobre el botón de “Guardar”.
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Mantenimiento de Archivos
En esta pantalla los archivos que usa COMPU-BANCO se manipulan de tal
manera que el usuario puede utilizarlos de una manera más conveniente.
Dentro de esta existen cuatro opciones:
1.- Respaldo en Disco.
2.- Optimizar Archivos Pack.
3.- Reparación de Indices de Búsqueda.
4.- Recuperar Datos del Disco.
La opción de Respaldo en Disco hace una copia de la información utilizada por
COMPU-BANCO dentro de la unidad de lectura especificada haciendo un directorio
llamado “\CB_Resp”.
La opción de Optimizar Archivos (Pack) hace que los archivos que COMPU-
BANCO utiliza para sus datos disminuyan su tamaño, quitando de forma permanente los
datos que se han marcado para borrar. Es recomendable realizar esta operación
periódicamente.
La opción de Recuperación de Indices de Búsqueda se usa por si los archivos que
COMPU-BANCO utiliza para sus datos, pierden la capacidad de ordenamiento, si esto
ocurre COMPU-BANCO despliega un mensaje para que se ejecute esta opción.
La opción de Recuperar Datos del Disco se utiliza cuando se tiene algún respaldo
previamente realizado para que los archivos de COMPU-BANCO se actualicen. Procure
realizar esta operación en caso de ser necesaria.
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Propiedades
Aquí se muestra la pantalla donde se configuran los datos generales del sistema, es
decir, la forma en que COMPU-BANCO trabaja de acuerdo a las preferencias del usuario.
Esta pantalla contiene 4 divisiones denominadas: General, Módulos Externos, Pólizas, y
Otros.
En la sección denominada como General se definen datos como: El nombre de la
Empresa, el registro federal de causantes de la empresa, la fecha del día de hoy, el tipo de
cambio para la paridad pesos dólares, la cuenta actual seleccionada por COMPU-BANCO,
el número de serie del programa COMPU-BANCO, la opción para incluir o no el siglo en la
fecha, además las opciones para mostrar los textos y botones en negrita, así como las
leyendas que aparecen al posicionar el apuntador del ratón sobre algún botón específico.
En la sección denominada como Módulos Externos se presentan las siguientes
opciones: La opción para seleccionar, modificar los formatos de cheques que se tengan
disponibles dentro de COMPU-BANCO. La opción para modificar los formatos de los
reportes que se presentan dentro de los diferentes reportes de COMPU-BANCO, y la opción
que muestra la pantalla para modificar la tabla de afectación de cuentas contables al generar
pólizas.
En la sección denominada como Pólizas se establecen datos como: la opción de
generar o no pólizas contables, la opción de imprimir o no los formatos de cheques y de
recibos de depósitos con pólizas (esta opción se deshabilita al no estar seleccionada la
opción para generar pólizas contables), y el formato para las cuentas contables (este se
establece representando los dígitos de las cuentas contables por medio de “X” separados por
signos para distinguir las subcuentas de las cuentas. La Generación de Pólizas solo esta
disponible para la versión “PROFESIONAL”.
En la sección denominada como Otros se establecen datos como: La opción de
imprimir los Retiros al registrarlos, la opción de Imprimir los Depósitos al registrarlos, la
opción para interfazar COMPU-BANCO con COMPU-NEGOCIO, la ruta de COMPU-
NEGOCIO, y el número de días que van a retener las transacciones normalmente en caso de
que se marquen como retenidas.
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20 APROVI Software S.A.
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Interfaz con COMPU-NEGOCIO
COMPU-NEGOCIO es el programa de APROVI Software diseñado para el
control administrativo de los negocios dedicados a la compra y venta de productos. Dentro
de COMPU-NEGOCIO se puede llevar el control de clientes, proveedores, inventarios,
ordenes de compra, facturación, cotizaciones, entre otros módulos.
COMPU-BANCO se enlaza COMPU-NEGOCIO de manera que se pueden
registrar dentro de la pantalla principal de COMPU-BANCO los abonos de clientes y los
pagos a proveedores registrados en COMPU-NEGOCIO. Esto se logra mediante la
activación de la opción de interfaz con COMPU-NEGOCIO en la pantalla de propiedades
del sistema, y al momento de realizar un deposito o un cheque activando el botón “CN”, y
de esta forma afectar automáticamente los archivos de COMPU-NEGOCIO.
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APROVI Software S.A. de C.V. 21
Definición de Cuentas Contables
En esta pantalla se dan de alta las cuentas contables que se utilizan para la
generación de las pólizas contables de cada uno de los movimientos que se realicen dentro
de las diferentes cuentas bancarias.
Para dar de alta una cuenta contable se selecciona del menú ‘Archivo’ la opción
de ‘Definición de Cuentas Contables’ la cual presenta la pantalla para realizar dicha
operación.
Esta pantalla cuenta con dos campos de captura y con 5 botones de funciones
(grabar, borrar, nuevo, buscar, y salir).
El primer campo es el número de la Cuenta Contable cual se representa mediante
un Formato de Cuentas Contables previamente seleccionado. De acuerdo con este formato
se describe la manera de como el número de cuenta es representado dentro de las pólizas.
El segundo campo es el concepto a que se refiere cada cuenta contable. Es decir,
la descripción de la cuenta contable.
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Afectación de Cuentas Contables
A partir de esta pantalla se generan automáticamente las pólizas contables, de
acuerdo a los asientos contables genéricos que se definan para cada categoría de
movimiento.
Para que esta lista genere correctamente las pólizas contables de los movimientos,
la suma de los porcentajes tanto de los cargos como de los abonos, deben de sumar 100 en
total (por categoría) tanto en los cargos como en los abonos para que no se exceda ó falten
cantidades de los montos totales de cada movimiento.
Ejemplo: Si se realiza un retiro de la categoría de “Mantenimientos” la cual tiene
la clave “Manteni.”, para que COMPU-BANCO genere una póliza donde los asientos
contables señalen que el 100% del retiro proviene de la Cuenta de “Bancos” la cual tiene el
número de cuenta contable 0012-0000, y donde el 90% se destina a “Mantenimiento y
Reparaciones” la cual tiene la cuenta contable 0030-1100, y el 10% restante se destina a la
cuenta “I.V.A. Acreditable” la cual tiene el número de cuenta contable 0001-1111, en la
lista de afectaciones de cuentas contables deberán de aparecer los siguientes renglones:
Retiro Manteni. 0012-0000 Abono 100.00
Retiro Manteni. 0030-1100 Cargo 90.00
Retiro Manteni. 0001-1111 Cargo 10.00
Cabe señalar que esta tabla es llenada de acuerdo con la primer póliza que se
genere para cada categoría. Posteriormente las pólizas se generan automáticamente de
acuerdo a la tabla “Afectación de Cuentas Contables”. Esta tabla puede ser modificada en
caso de ser necesario.
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Edición de Pólizas
Esta opción se encuentra dentro del menú “Edición”, activa la pantalla de Edición de
Pólizas. Esta pantalla contiene los datos de una póliza en particular, los cuales pueden ser
observados, redefinidos, borrados, ó agregados dentro de esta pantalla.
Los datos que en esta pantalla se observan son: El folio de la póliza, el monto del
movimiento al que la póliza se refiere, una lista de las cuentas contables a las que se les
carga ó abona las cantidades que el usuario desea, y la suma total de los cargos y los abonos
que se efectúan para esta póliza representados en la parte inferior de la lista.
Para agregar asientos contables a una póliza se siguen los siguientes pasos:
Primero se selecciona la cuenta contable en el primer campo de entrada de la parte
superior de la lista, en caso de no existir la cuenta contable que se desee introducir se
presiona sobre el botón denominado con la letra “N” para hacer aparecer la pantalla de alta
de cuentas contables, una vez seleccionada la cuenta contable, se introduce el cargo ó el
abono que se les impondrá a dicha cuenta, y por ultimo se procede a guardar dentro de la
lista este asiento contable presionando el botón de “guardar” de la esquina superior derecha
de la lista de asientos contables.
Para Borrar asientos contables de una póliza se siguen los siguientes pasos:
Se selecciona dentro de la lista de asientos contables el asiento que se va a borrar, y se
presiona la tecla <Delete> para que desaparezca de la lista.
Para Modificar asientos contables de una póliza se siguen los siguientes pasos:
Se selecciona dentro de la lista el movimiento que se desea modificar, y se presionan
las teclas <CTRL-Enter> simultáneamente, los datos de este asiento contable aparecerán en
la parte superior de la lista, en donde se realizan los cambios pertinentes de dicho asiento.
Para guardar esta modificación se presiona el botón de “Guardar” de la esquina superior
derecha de la lista de asientos contables.
Una vez que una póliza sea modificada puede ser guardada presionando el botón de
“guardar” de la parte inferior izquierda de la pantalla.
Para retornar de la pantalla sin que los cambios de la póliza se guarden, se presiona
sobre el botón de retorno de la parte inferior izquierda ó solamente se presiona la tecla
<ESC>.
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24 APROVI Software S.A.
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Exportación de Pólizas
Esta opción del menú “Utensilios” muestra la pantalla de Exportación de Pólizas,
esta pantalla ejecuta el proceso con el cual se generan los archivos compatibles con los
programas de contabilidad más comunes. Los movimientos que se toman en cuenta para la
generación del archivo de pólizas, son aquellos movimientos que tienen número de póliza.
Para generar los archivos de pólizas contables se siguen los siguientes pasos:
primero se selecciona el programa de contabilidad del cual se generarán las pólizas, esto se
hace dentro de la lista de programas, después se procede a introducir el nombre del archivo
que contendrá los datos (incluyendo la extensión), posteriormente se determina el rango de
fechas o bien el rango de números de pólizas, para así delimitar los movimientos que se
incluirán en el archivo de póliza, finalmente se presiona el botón de “Guardar”.
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Importación de Catálogos de Cuentas Contables
Esta opción del menú “Utensilios” incorpora las cuentas contables a partir de un
archivo. Para lograr esto, se siguen los siguientes pasos: Seleccionar el programa de
contabilidad de la lista de programas, introducir la ruta y nombre del archivo del cual se
incorporarán las cuentas contables, y presionar con el apuntador del ratón el botón de
“Guardar”.