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8 Consejos para optimizar recursos en una agencia

1. Mejorar la comunicación entre todos los departamentos
Ésta es la clave para mantener un buen ambiente dentro de una agencia. Es muy común que debido a las
prisas, los cambios de última hora y las continuas peticiones de los anunciantes, la información se pierda por
el camino o no llegue a todos de forma detallada al mismo tiempo. Por esto, contar con una herramienta “on
line” donde todos los departamentos vuelquen la información en tiempo real, es primordial para conseguir que
la comunicación interna sea un éxito.
2. Definir roles y procesos sencillos
Definir y documentar la metodología de trabajo en una agencia, argumentar los pasos a seguir por cada
departamento y acotar las responsabilidades de cada puesto, mejorará la productividad, además de facilitar
las relaciones entre los miembros de la plantilla. De esta manera, será más fácil que cada área tenga claras
todas sus funciones.
3. Planificar con antelación la carga de trabajo de los equipos y recursos
Organización, ese es el “quid” de la cuestión. Tener una agenda o planning “on line”, donde todos los
empleados introduzcan sus tareas en curso o pendientes de realizar, permitirá al equipo directivo estar en
todo momento al tanto de todas las campañas en marcha, cerradas o aprobadas en las que habrá que
empezar a trabajar.
4. Mentalizar a los empleados de la importancia de imputar horas contra proyectos
Éste es un punto crucial que proporcionará, en tiempo real y de manera precisa, información para identificar
los clientes y proyectos que son más rentables y los que no lo son tanto; datos que permitirán tomar
decisiones relevantes para el futuro de la agencia.
5. Implicar a toda la plantilla en los resultados de la compañía
Está comprobado que los trabajadores que se benefician de los objetivos obtenidos por su empresa,
desempeñan sus funciones con mayor rendimiento. Hacer partícipes a los empleados de aquellas campañas y
proyectos que han funcionado bien y que aquellos que hayan aportado su trabajo y esfuerzo, se vean
recompensados, supone que la plantilla esté mucho más motivada.
6. Involucrar a los proveedores en nuestra metodología de trabajo
Los anunciantes están acostumbrados a controlar su proceso de compra y facturación con las órdenes de
compra que envían a sus agencias. ¿Por qué no “educar” a los proveedores a funcionar del mismo modo?
Conseguir que los colaboradores, se acostumbren a recibir de las agencias, las órdenes de compra que
adjuntarán más adelante a cada factura emitida, supondrá mayor eficacia a la hora de gestionar todo este
proceso.
7. Controlar la rentabilidad de los clientes de manera periódica
En algunas ocasiones, en el sector publicitario es habitual facturar por “Fees”, otras veces, sin embargo, se
factura al cliente por acción realizada. En ambos casos, es importante controlar, mensual o trimestralmente,
además de la rentabilidad por campaña, el margen de cada cliente (facturación, horas invertidas, compras,
materiales producidos…).
8. Tener todo bajo control para no caer en la Ley de Murphy
Si algo puede salir mal, (pero está controlado, planificado y bien gestionado), NO saldrá mal.
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optimizar-recursos.html#sthash.fuHLczdh.dpuf

Reducción de Costes y Optimización de Recursos
La reducción de costes tiene como objetivo el de optimizar los recursos invertidos
dentro del proceso de producción en las organizaciones, y a través de ello se busca
aumentar la competitividad frente a los demás actores. A continuación se plantean
una serie de factores a tomar en cuenta para lograr tal propósito:
1. Localización de los costes. El conocimiento, identificación e imputación de los
costes de producción dentro de una organización es esencial para la generación de
estrategias que permitan optimizar los recursos utilizados dentro de la cadena de
valor. En el caso de las infraestructuras, será de total importancia para elaborar
presupuestos reales y objetivos que no dejen a la suerte de futuras modificaciones o
adendas a los contratos el éxito y rentabilidad de una obra. Otro caso es el de las
empresas en el sector de los servicios, las cuales se deberán apoyar en métodos de
imputación de costos que permitan asociar aquellos derivados de las actividades
indirectas o de difícil asignación al producto final.
2. Control de Calidad. Es primordial el cumplimiento de los estándares y niveles de
calidad esperados en cada actividad del proceso de producción, con lo cual habrá que
fijar indicadores y parámetros fácilmente evaluables con el fin de detectar y corregir
desviaciones durante el proceso productivo. Estas desviaciones pueden incurrir en
productos defectuosos o en la repetición de actividades, que al final del camino se
traducen en recursos.
3. Reingeniería de procesos. Algo que no se debe perder de vista nunca es el
mejoramiento continuo de los procesos y actividades que se realizan dentro de la
organización. Luego de haber identificado e imputado los costes dentro de la cadena
de valor, habrá que realizar los estudios necesarios para eliminar o mejorar aquellas
prácticas que generen costes no justificables o aceptables. Es esencial hacer
participar de este proceso a los colaboradores de la organización, ya que ellos son los
que en mayor medida pueden detectar las debilidades y proponer alternativas.
4. Política de RRHH. No podemos olvidar que el corazón de una organización es su
gente, sus colaboradores, con lo que deberán ser los principales actores en el
proceso. Una política adecuada de recursos humanos que permita el desarrollo y
crecimiento de los colaboradores dentro de la empresa, en base a incentivos y
capacitación continua, procuraría el aseguramiento de la calidad en el servicio, tanto
dentro del proceso de producción, como en el ofrecido hacia los clientes.








Optimización de Recursos
Beneficios Solicitar mas Información
Optimizar los recursos ayuda a las organizaciones a adaptarse al cambio constante, a la
competitividad y a tener el respaldo de la información para gestionar sus operaciones
eficientemente.
Una aplicación efectiva, rápida, sólida, configurable, e inteligente ha desplazado definitivamente a
la antigua planilla Excel que se usaba para todo. Mitrol propone una gestión ágil, integral, eficiente,
trazable, escalable y de uso amigable con una excepcional aptitud para la configuración,
adaptándose a los más rigurosos requerimientos de las organizaciones modernas.
La solución de Mitrol para la optimización de recursos permite definir indicadores y sus valores
típicos, analizar las variables y detectar dónde existe o dónde puede existir potencialmente un
problema de recursos. Contar con esta información es vital para la toma de decisiones en tiempo
real y puede personalizarse con alarmas y notificaciones programables y configurables.
• Permite saber lo que está sucediendo en tiempo real
• Genera reportes personalizados en diferentes formatos
• Es la principal herramienta de análisis para la acción
• Su análisis sirve para corregir y mejorar el uso de los recursos















Diez consejos para optimizar la gestión de sus
recursos humanos

18 Octubre 2010
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Determinar el momento en el que se encuentra la organización y la
dirección a la que se encamina para saber qué hay que pedirle
realmente a la gestión de recursos humanos es, según el decálogo
de Cezanne Software, uno de los primeros elementos a tener en
cuenta para optimizar la gestión en las áreas de RRHH .

Abordar la parte estratégica, disponer de verdaderos líderes capaces de tomar
decisiones comprometidas, flexibilidad para adaptarse a las nuevas situaciones e
implicación de las personas, son algunas otras cuestiones que destaca Cezanne
Software a la hora de definir su particular decálogo.

“Para gestionar a las personas no basta con tener buenas herramientas que te
faciliten la información necesaria sobre ellas o que automaticen los procesos. Para
que la gestión sea óptima es necesario pensar en la parte estratégica de los
recursos humanos, que es la etapa en la que se estructuran los equipos de trabajo
partiendo no sólo de valoraciones, evaluaciones y planificaciones”,explica Manuel
Ortega, Product Manager y responsable de Preventa de Cezanne Software
Ibérica. "En esta fase hay que estar cerca de las personas, aunque hablemos de
organizaciones descentralizadas. Una tecnología adecuada facilita esa cercanía
con el equipo porque pone a disposición tanto de los managers como del propio
equipo, las herramientas necesarias para su comunicación bidireccional”.
Los diez puntos clave de la tecnología aplicada a la gestión
El decálogo para optimizar la gestión de recursos humanos elaborado por
Cezanne Software Ibérica incluye los siguientes puntos:
o Detectar las necesidades de la organización. Para ello, primero hay que saber en qué
momento exacto se encuentra la compañía. Puede que ésta esté inmersa en un proceso
de fusión, de compra o venta, que aunque tenga bien establecidos sus procesos internos
en sus distintas áreas de negocio, precisen de un sistema que facilite una gestión global o
sencillamente, puede que esté presionada por la obligatoriedad de reducir los costes.
Conociendo el punto de partida de la empresa, se puede determinar lo que se espera de
un sistema de gestión de recursos humanos, es decir, marcar los objetivos. Entre todos
estos objetivos podemos destacar la creación de una única base de datos que permita el
intercambio de información, el aumento de la consistencia de los procesos de recursos
humanos dentro de la propia organización, la visión más amplia de los talentos de la
compañía, el traslado de algunos procesos transaccionales a los managers o, por el
contrario, el fomento de la autogestión de los empleados.
o Recopilar los datos adecuados. Primero hay que conocer los datos de los que dispone
el sistema con el que se trabaja (aunque sea una sencilla hoja de cálculo) y después hay
que determinar si se deben trasladar a la nueva solución y con qué otros datos es
necesario partir de cero. Hay que comprobar la precisión de los datos y “limpiarlos” si
fuera preciso, antes de la migración. Si el nuevo sistema es capaz de contrastar o validar
la información que se le va introduciendo para evitar duplicidades o errores, es un paso
también importante.
o Mentalidad constructiva y pensar más allá del momento actual en el que se encuentra la
compañía, el sector en el que opera e, incluso el propio entorno socio-económico. En este
sentido, la tecnología debe ayudar a las empresas a prepararse para el nuevo escenario
global que surgirá después de la crisis mundial que estamos atravesando. Para ello, es
necesario apostar por una tecnología que tenga la vista puesta en aspectos relacionados
con el medio ambiente, con las nuevas demandas profesionales, con las nuevas formas
de comunicación que surgen al amparo de la Red, con las reformas estructurales que
todo ello implicará para las compañías, etc., algo que pasa necesariamente por ser
creativos y tener la capacidad de innovar, de adaptarse y de capacitarse.
o Abordar la parte estratégica. Es decir, no basta con suprimir o agilizar los procesos
administrativos, se trata de incorporar la gestión de los recursos humanos al área
corporativa, de hacer que este departamento aporte valor a la compañía y que participe
en la toma de decisiones críticas. Para lograrlo con éxito es necesario conocer a las
personas, el trabajo que desarrollan, su capacidad de liderazgo, lo que aportan a la
corporación, a lo que aspiran dentro de la compañía y, sobretodo, dónde se encuentran
los verdaderos talentos, los que ya están desarrollados y los potenciales.
o Capacidad de liderazgo ya que por muy buena que sea la tecnología que se utilice en la
organización si en ésta no existe capacidad de liderazgo entre sus managers y directivos,
la gestión de recursos humanos será un fracaso. Ser un/a pensador/a estratégico/a, tener
relaciones personales estrechas fuera y dentro de la organización, tener habilidades como
negociador y empatizar con el equipo para involucrarle en los proyectos que emprenda la
compañía, son algunas de las habilidades que destacan de un buen líder.
o 
Aplicar la tecnología al mundo de la gestión, es decir, hacer que la
tecnología se convierta en un aliado de la gestión y no al revés, subordinando todos
los procesos de la organización a una tecnología que o se pasa o se queda corta. Lo
ideal es que las herramientas tecnológicas proporcionen una gestión sencilla dirigida
no sólo al profesional de los recursos humanos, sino al jefe de equipo y al propio
empleado. Todos ellos forman un equipo en la gestión de RRHH de forma que
interactúan, por ejemplo, en los procesos de formación y evaluación mediante
herramientas 100 por cienweb que permiten a los distintos actores colaborar
(participar) en dichos procesos. La tecnología debe ser cercana a RRHH, lo
suficientemente completa como para cubrir las necesidades de la organización, pero
sin tender a ser un bloque monolítico de funcionalidades difícil de entender y poner
en marcha. El alcance de la tecnología, o mejor dicho, de la solución seleccionada,
debe ser el adecuado. Ni ser una súper-producción de software al tipo de los ERP
clásicos ni un pequeño paquete informático, tipo solución ofimática que nos permita
cubrir los requerimientos que las áreas de recursos humanos demandan.
o  Flexibilidad para adaptarse a las necesidades actuales que muestre la compañía
pero sobretodo, a los requerimientos que pueda plantear en un futuro. Por eso es
importante optar por una solución modular que permita ir incorporando
componentes a medida que la organización vaya demandando más funcionalidades.
o  Implicación de las personas no sólo de los profesionales del área de recursos
humanos, sino de los empleados y, por supuesto, de la propia dirección. Un
proyecto de estas características no resulta ni viable ni rentable, si las personas que
utilizarán este sistema no están convencidas de las ventajas que les reportará. Y
conocer estos beneficios, no será posible si los profesionales que deben liderar el
proyecto (managers y cuerpo directivo) no son capaces de transmitírselo a sus
colaboradores. Hacer partícipes a todos los miembros de la organización en el
proceso de cambio es estratégico para motivarles y que sumen al proyecto en lugar
de que resten resistiéndose al cambio con excusas y quejas constantes. El sistema
debe generar confianza desde el principio.
o  Precio asequible especialmente en estos tiempos que corren en los que
plantearse grandes inversiones resulta prácticamente impensable. En este sentido,
cobran particular interés las soluciones tecnológicas que se utilizan en modo SaaS,
es decir, desde el punto de vista del software como servicio. Esta modalidad,
garantiza el uso de la parte del sistema que las empresas necesitan, con todas las
garantías de seguridad y confidencialidad posibles, con acceso a todas las
actualizaciones que el proveedor vaya presentando de forma inmediata y gratuita,
sin tener que preocuparse por infraestructuras tecnológicas o mantenimiento y a
precios (abonados en mensualidades) más que asequibles.
o  Expectativas a corto o a largo plazo esta es la eterna cuestión. Lo cierto es
que determinar el ROI siempre requiere algo más de tiempo porque es necesario
comprobar que los empleados van mejorando su productividad, que se es capaz de
retener mejor a los empleados más cualificados y que, aquellos colaboradores que
no llegaban al nivel de competencias y conocimientos requeridos para el puesto que
ocupaban, van desarrollando esas cualidades. En este sentido, hay que decir que no
se puede esperar un retorno de la inversión inmediata, sino más bien a medio plazo.
Lo que sí se puede constatar de forma más rápida es cómo cambia la cultura del
departamento de recursos humanos en la compañía pasando de tener una
perspectiva departamental a una visión más corporativa, empezando a definirse
políticas de RRHH cuyo objetivo final se centre en el rendimiento global de la
compañía.


















7 Tips para optimizar los recursos financieros de tu
empresa
Fecha: 23 de octubre del 2012

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Al iniciar una empresa es muy importante ahorrar ya que al emprender un negocio existen riesgos o nuevas
oportunidades y se debe de estar preparado para todo. Para esto es necesario que el empresario sepa cuando está
ganando o perdiendo dinero, para así poder tomar decisiones como abrir una franquicia, expandir, introducir un
nuevo producto o contratar nuevos empleados.

Para poder lograr el ahorro en la empresa, aquí les ponemos 7 tips:

1. Objetivos: Debemos establecer objetivos que sean reales, para lograr esto debemos saber qué es lo queremos
alcanzar y a donde queremos llegar, para así destinar los recursos necesarios y trabajar sobre nuestras posibilidades.

2. Plazos: Debemos establecer plazos para alcanzar los objetivos que queremos lograr. Si no se alcanzan en un
tiempo determinado debemos analizar por qué está sucediendo esto y considerar las distintas alternativas y
soluciones.

3. Presupuesto anual: Se debe preparar un presupuesto anual, para así saber si se está ganando dinero o perdiendo.
Si se está perdiendo es necesario ver por qué y modificar la forma en que se están haciendo las cosas, y si se está
ganando es necesario decidir si se ahorrará o invertirá.

4. Prioridades: Establecer las prioridades, saber qué objetivos son más importantes o urgentes que otros es
importante para saber qué camino tomar.

5. Descuentos: Es importante aprovechar los descuentos u ofertas que se puedan presentar, esto para optimizar los
recursos con los que se cuenta en la empresa. Debemos de tener capacidad de negociación con nuestros
proveedores para obtener precios especiales.

6. Socios: Muchas veces el tener a alguien de apoyo, que sabemos que esta apasionado por nuestro proyecto es un
gran alivio, ya que esta persona o personas nos ayudan a afrontar dificultades, a ver puntos que nosotros vemos y a
optimizar recursos. Es por esto que es muy importante el saber escoger bien a nuestros socios.

7. Vendedores: Debemos de contar con una buena fuerza de ventas, ya que ellos son los que se relacionan
directamente con los clientes y con el producto, por buena nos referimos a que estén motivados y capacitados para
cerrar una venta de forma exitosa, que puedan generar relaciones con los clientes y hacerlos querer nuestro
producto y/o servicio.