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Unidad N°4.

Implementación de la documentación
Actividad: Implementación documental del Sistema de Gestión de Calidad
Luego de la documentación total del proceso misional seleccionado en la
unidad anterior, deben divulgar dicha información al personal pertinente, para lo
cual como Gestores de Calidad, necesitan realizar el proceso de sensibilización
para la apropiación de los documentos y de esta forma garantizar la eficaz
implementación y certificación del Sistema de Gestión de Calidad en la
organización. Por añadidura el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes
dos puntos:
1) Definan la metodología ideal a implementar para el Sistema de Gestión
de Calidad, de acuerdo al nivel de complejidad (pequeña, mediana o
gran empresa), necesidad y cultura de la empresa seleccionada en la
unidad N°1.


La metodología ideal para la empresa en misión inicia con los siguientes puntos
estratégicos en la implementación del sistema de gestión.
La empresa es una pequeña de carácter privado, ubicada dentro del ámbito de la
enseñanza. Esta empresa lleva ya varios años en el mercado, trece aproximadamente,
con lo que ya está constituida y tiene un historial de experiencia y egresados
importante.
La metodología ideal para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad es
el siguiente:

*Análisis de la situación actual de la empresa: años de experiencia, cumplimiento de la
normativa, su situación real en el mercado, oferta y demanda.

*Mapeo de procesos: identificación de todos los procesos que se realizan en la
escuela, documentación y gestión de estos. Este proceso es muy importante, porque
nos ayuda a conocer la Institución, y a saber como funciona.

*Identificar los documentos vitales para la implementación del SGC, tales como
Manual de Calidad, un manual en el que se describan las funciones y
responsabilidades de acuerdo a cada puesto de trabajo, unas instrucciones de trabajo,
un plan de calidad.



*Una vez reunida y analizada toda esta información, se realiza una sensibilización de
los diferentes trabajadores de la institución. Al tratarse de una institución educativa, no
quiere decir que sólo están implicados los docentes, sino directivos, ventas servicio y
toda la parte tanto como administrativa como operativa. Todos han de ser capacitados
e informados de la importancia del SGC y de su implementación, para que se sientan
parte de él y motivados a ello.

*Puesta en marcha de la implementación del SGC, realizar una auditoría interna para
ser capaces de medir, evaluar si se ha realizado con éxito la implementación del SGC,
ver posibles fallas y modificarlas o ser capaces de prever posibles “no conformidades”
del producto. Desarrollar también un plan de mejora continua para revisar cada cierto
tiempo el SGC y si es necesario cambiar algún procedimiento. En definitiva, revisión
de los hallazgos de la auditoría y realizar el plan correctivo adecuado.

*Revisión periódica de las necesidades del cliente y del mercado, para adaptarse a
estas y por tanto revisar si es necesario implementar algún cambio en el SGC.

*Objetivos y alcance
*Requisitos del sistema de la gestión de la calidad
*Responsabilidad de la dirección
*Gestión de los recursos
*Realización del producto
*Medición, análisis y mejoramiento








A. Determinación de la estrategia metodológica: para cada uno de los
pasos establecidos en el punto anterior, definan que estrategias se
usarán y los responsables para su eficaz implementación.
Nº Pasos para implementar
eficazmente el S.G.C.
Estrategias para un
sistema exitoso
Responsable
1 Análisis de la empresa Técnico en calidad
y gerencia.
2 Mapeo de procesos Implicar a los diferentes
integrantes de la empresa.
Técnico en calidad
y gerencia.
3 Identificación de
documentos
Realizar un buen
procedimiento de control de
documentos y control de
Técnico en calidad
y administraciòn


registros
4 Capacitación y
sensibilización de los
integrantes
Una buena sensibilización
implica que los empleados
se motiven
Técnico de calidad
y gerencia
5 Puesta en marcha Motivación de empleados Técnico de calidad
y gerencia
6 Auditoría interna Revisión de hallazgos y plan
de acción para corregir,
prever y mejora
Técnico de calidad
y gerencia

B. Diseñen, realicen y entreguen mínimo tres de las estrategias planteadas
en el punto anterior. (Se valorará el nivel creativo de cada uno en la
producción de estrategias).
*Capacitación y sensibilización de los integrantes:
-Realizar una capacitación con conceptos básicos de calidad
-Introducir la importancia de la calidad en el ámbito laboral
-Conceptos sobre la normalización a nivel internacional, diferentes organismos que
existen a nivel mundial, regional, nacional…
-Introducción a las normas ISO
-Enfocar el aprendizaje a la ISO 9001:2008
-Rol-play y evaluación del aprendizaje

*Motivación de los empleados

Para motivar a los empleados y sean conscientes de la importancia de su papel en
cada procedimiento, emplearemos la técnica del “Gung Ho”, que es una técnica
revolucionaria para estimular el entusiasmo y el desempeño en cualquier
organización.
- El espíritu de la ardilla (Squirrel). “Trabajo que vale la pena”.

1. Saber que estamos haciendo que el mundo sea un mejor lugar.
2. Todos trabajan hacia una meta compartida.
3. Los valores guían todos los planes, decisiones y acciones.

El método del castor (Beaver). “Mantener el control para alcanzar la meta. Dejar que
decidan para alcanzar la meta”.
1. Un terreno de juego que tiene marcado el territorio con claridad.


2. Los pensamientos, sentimientos, necesidades y sueños se respetan, se escuchan y
se actúa al respecto.
3. Capaces pero sometidos a un reto.
El Don del Ganso (Goose).
Darnos ánimos unos a otros, felicitar a nuestros empleados aun cuando no hayan
llegado a su meta, los felicitamos por su avance.


*Revisión de hallazgos y plan de acción para corregir, prever y mejorar
Tras la realización de la auditoría, es muy importante la obtención de un informe
de resultados para un correcto análisis y evaluación de las áreas de mejora.

-Obtención del Informe de auditoría
-Análisis de los resultados (hallazgos)
-Valoración de los hallazgos (ha habido muchos hallazgos menores, mayores…)
-Corrección de estos hallazgos, y desarrollar un plan para que no vuelvan a repetirse
-Realizar un plan de prevención para evitar posibles hallazgos detectados como algo
que pudiera ocurrir en el futuro
-Realizar un plan de mejora, en el que se fijen unos objetivos y unos indicadores
medibles, que nos ayuden a conocer si efectivamente, esa mejora se está llevando a
cabo.

C. Actividad de campo: divulguen en su entorno de trabajo, los pasos
para implementar el Sistema de Gestión de Calidad establecidos en el
punto 1 de la presente actividad. Para lo cual, deberán diseñar una
presentación en PowerPoint con la secuencia metodológica de
implementación y demás información pertinente para la temática a tratar.

Productos a entregar en este punto:
 Diapositivas en PowerPoint.

 Registro de asistencia a capacitaciones que mínimo contenga: fecha de
capacitación, capacitador (aprendiz), orden del día, nombres, cargos y
firma del personal asistente.

 Acta de asignación de responsabilidad con el sistema de gestión por
cada líder de proceso que mínimo contenga: fecha, proceso, nombre y
cargo del líder del proceso y firma de compromiso.





2) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvieron tras el
desarrollo de la presente actividad.


Conclusiones
1. Es de gran importancia implementar una metodología para el sistema de
gestión de Calidad teniendo en cuenta el nivel de complejidad de acuerdo el
tipo de organización o empresa que se tenga.
2. Definir estrategias para cada uno de los pasos a implementar en el sistema
de gestión de calidad con lleva a que la empresa obtenga buenos resultados en
el manejo de los procesos, productos y servicios que la misma presta.
3. Hay que diseñar diferentes estrategias para la puesta en marcha del
proceso, ya que la planeación de la puesta en marcha es vital para una
correcta implementación
4. Desde el principio, la importancia de la documentación y de la gestión de los
documentas y dejar registro hasta de las capacitaciones, tiene que ser
transmitido.

Modo de entrega:

 Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad.

Criterios de evaluación
Establece la secuencia lógica de implementación de un sistema de calidad
de acuerdo al tipo, cultura y necesidades de la empresa.
Crea herramientas para comunicar y sensibilizar a los trabajadores hacia la
cultura de calidad organizacional.