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LA ORGANIZACIÓN DEL

DEPARTAMENTO FINANCIERO




1. INTRODUCCIÓN


No importa el tamaño de la empresa en la que desarrollemos nuestra labor
profesional. No importa el número de personas que compongan el
departamento al que nos vamos a referir.

Sea grande o pequeña la empresa, una o varias personas las que formen el
departamento financiero, lo importante es tener una estructura definida para
asignar o asignarse responsabilidades para cada una de las áreas que más
adelante describiremos.


2. LA GESTIÓN FINANCIERA


El concepto de gestión financiera puede llegar a ser muy amplio, ya que las
funciones como la planificación, previsión, contabilidad, empleo, control de
gestión, rentabilidad de fondos, etc., pueden abarcar amplias funciones.

La gestión financiera es indispensable en cualquier actividad organizada o
sujeta a una planificación o presupuesto. Los recursos financieros son limitados
y costosos, por lo que la gestión financiera debe compatibilizar las demandas
de recursos para la consecución de unos objetivos con obtener la máxima
rentabilidad, y si es posible ahorro.



3. EL DEPARTAMENTO FINANCIERO


Muchos autores proponen diferentes organigramas del Departamento
Financiero en función del tamaño de la empresa. Este planteamiento limita la
visión global y local de cada área por la reducción de subsecciones, si se trata
de una empresa pequeña.

Pensar así, es como contar solamente con el plano de una pequeña
parte de tu empresa o el de toda la empresa; al dividirlo podremos prestar una
atención personalizada a cada una de sus divisiones y sincronizarlas para
obtener los recursos más apropiados a nuestro propósito final.


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4. LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

Normalmente el Departamento Financiero se responsabiliza de
funciones que son típicamente financieras, y también de funciones económicas
y administrativas. Por ello, empezaremos dividiéndolo en dos grandes áreas:

• La gestión financiera.
• El control de gestión.

Esta subdivisión inicial y las posteriores favorecerán la especialización
funcional de cada una de ellas y nos conducirán con toda seguridad a una
mayor eficacia de sus funciones. En la figura siguiente observaremos las
diversas áreas de trabajo más convenientes:


Consejo de Administración
Dirección General
Otras direcciones
Dirección Financiera
Control de Gestión Gestión Financiera
Contabilidad
Administración
Tesorería
Ctas a Cobrar
Ctas a Pagar





5. INTEGRACIÓN DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO


Una vez definidas las áreas, diseñaremos un sistema de integración
para que todo funcione como un sofisticado reloj de precisión.

En la actualidad existen programas informáticos modulares que nos
permiten cruzar todo tipo de información entre sí para obtener la información
que se precise en tiempo real.

Un modelo de sistema integrado sería el que muestra la siguiente figura:


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MODELO DE GESTIÓN INTEGRADA
Contabi l i dad
Tesorería
Bancos
Admi ni straci ón
(Facturaci ón)
Admi ni straci ón
(Compras)
Cuentas
a pagar
Cuentas
a cobrar
C
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P
r
o
v
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d
o
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6. LAS FUNCIONES DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO
FINACIERO


6.1.- TESORERÍA


La gestión financiera se apoya principalmente en el tesorero. El resto de
los sistemas de gestión de tesorería (cash management) estarán conectados
con el resto de las áreas del departamento, en particular con la contabilidad.

Es fundamental disponer de una información bancaria integrada con el
fin de obtener la mejor y más rápida información, para ello potenciaremos la
conexión con la banca electrónica o Internet con cada una de las entidades
financieras con las que trabajemos, realizando la captura de movimientos
mediante la utilización de productos informáticos de conexión multibancaria.


Será responsabilidad de la Tesorería:

• Centralizar la información financiera.
• Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
• Recepcionar los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las áreas.
• Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
• Relaciones con las entidades bancarias.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas bancarias.
• Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su rentabilidad y
no mantener saldos ociosos y onerosos.
• Asegurar la liquidez.




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6.2.- ÁREAS DE CUENTAS A COBRAR

Los créditos a clientes generan muchos riesgos y problemas, por esta
razón, deberemos racionalizar los créditos que concedamos al mismo tiempo
que mejoraremos su cobro poniendo de nuestra parte todo el esfuerzo
necesario y medios para acortar los plazos de cobro y los riesgos de
morosidad.

En el área de cuentas a cobrar serán analizados los riesgos con los
clientes, utilizando las herramientas necesarias y bases de datos disponibles o
informes comerciales.

Esta área deberá coordinar su labor con la Dirección Comercial,
teniendo en cuenta que por inercia, el comercial intenta vender en las
condiciones más óptimas y con las máximas facilidades, entre ellas el
aplazamiento del pago, así pues, éste área deberá controlar que las
condiciones de riesgo asumido respondan a unos parámetros preestablecidos y
asumidos por la Dirección General.

Entre sus obligaciones están:

• Recibir y remitir las facturas de créditos.
• Relaciones con los clientes.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas de clientes.
• Control de impagados y ejecución de procesos y protocolos establecidos de
recobro.
• Mantenimiento y actualización de una base de datos de clientes.
• Solicitar información financiera de clientes potenciales, evaluarla e informar
al Departamento Comercial.



6.3.- ÁREA DE CUENTAS A PAGAR


Este área aportará a la gestión financiera una mayor agilidad al
centralizar los procesos de tramitación de facturas y a la Tesorería previsiones
de pagos con la antelación suficiente.

Aunque el área de Cuentas a Pagar y su responsable está menos
implantada que la del responsable de Cuentas a Cobrar, se incluye
últimamente en las grandes organizaciones por las numerosas ventajas que
aporta.

Aportará el máximo orden a su gestión y la mejor imagen de cara a los
acreedores, que dispondrán de un interlocutor específico dentro de la empresa
para tratar los problemas de cobros que puedan presentarse.

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Deberá estar muy coordinada con el J efe de Compras en orden a
cumplir los plazos de pago acordados o bloquear pagos por incumplimientos.

Entre sus funciones estarán:
• Recepción de albaranes, su comprobación, archivo y contabilización.
• Recepción de facturas, su comprobación, conformidad y contabilización.
• Seguimiento y conciliación de las cuentas de acreedores.
• Relación con los acreedores.
• Cancelación de saldos mediante los sistemas de pago establecidos por la
empresa.
• Conjuntamente con el J efe de Compras establecerá la política de
aplazamiento de pago, cuyo cumplimiento vigilará.



6.4.- CONTABILIDAD


El área de contabilidad será la responsable de la contabilización de
documentos que no sean facturas a cobrar o facturas a pagar, así como de sus
cobros y pagos.

El dominio del Plan General Contable y su aplicación será fundamental,
así como la homogeneización de los criterios para la imputación de los gastos e
ingresos a sus respectivas cuentas contables.

Debe ser consciente de que será la responsable de la mayor y mejor
fuente de información que posee la empresa, para ello, pondrá todos los
medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa información de una forma
rápida, eficaz y fiable.

Asimismo, pondrá su máximo empeño y medios para evitar cualquier
error en su trabajo, pues de ello depende obtener una información que sea fiel
reflejo de la realidad y apoyo para decisiones empresariales.

Entre sus funciones estarán:

• Contabilización de documentos.
• Verificación de los documentos contabilizados.
• Archivo de documentos.
• Gestión del inmovilizado y su amortización.
• Control de costes y su correcta imputación.
• Planificación, análisis, control y seguimiento de las inversiones.
• Confección de informes y sistemas de información para la dirección.





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6.5.- ADMINISTRACIÓN


El área de administración es de vital importancia para el buen
funcionamiento de las restantes áreas del departamento. Además, será la
responsable de funciones como la gestión del efectivo, las relaciones con las
administraciones públicas, facturación, etc.

La complejidad de esta área radica en la diversidad de sus funciones,
por lo tanto, es ineludible una excelente predisposición para que las relaciones
con el resto de las áreas del departamento se lleve a cabo de la forma más
fluida y efectiva.

Entre sus funciones tenemos:

• Relaciones con las administraciones públicas.
• Planificación y gestión de las obligaciones fiscales.
• Gestión de los ingresos en metálico y su ingreso en bancos.
• Facturación a clientes.
• Estadísticas de producción, ventas,...
• Valoración e inventarios.
• Recepción y distribución de documentos.
• Logística y aprovisionamiento del departamento financiero.











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