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Unidad N°2.

Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 1
Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad
Luego de conocer la situación actual de la organización con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe
iniciar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad, para así establecer cuál será la estandarización que se
asignará a manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestión de Calidad. Posteriormente, se deberá definir el listado de documentos mandatorios y no mandatorios
que contribuirán al mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, deben solucionar los siguientes cuatro
puntos:
1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada Documento del Sistema de Gestión de Calidad marcando
con una “X”, también adicionen “Documentos” o “Componentes” que consideren necesarios para la eficaz
implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Documentos


Componentes
Manuales Procedimientos Instructivos Formatos Listados
Entre
otros
Encabezado X X X X X
Tabla de
Contenido
X X X



Objetivo del
Documento
X X X
Alcance del
Documento
X X X X
Responsables
del
Documento
X X X X X
Definición de
Términos
X X X X
Flujograma X X X X
Entre otros



A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, de manera que permita la
identificación del documento.

El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de la calidad tales como Manual del Sistema de Gestión de la Calidad,
caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y formatos; de manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los
documentos es “Arial”. Se utilizan a discreción los tamaños de la letra, según las necesidades de diseño y presentación.



El encabezado se contiene los siguientes aspectos:


Colombia ESL S.A.S is a vendor company of Open English LLC.


1. Logo: El Logotipo Colombia ESL S.A.S se utilizar en los documentos es el autorizado por la compañia.
2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se está elaborando (Manual del Sistema de Gestión de la Calidad,
Caracterización de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc.) que relaciona el contenido del mismo y el nombre del documento que se va a
referenciar.
3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual corresponde el documento que se está elaborando.
4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de
Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de correo
electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos.
5. Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se
elaboran, creando una estructura jerárquica que permite parametrizar y asignar un código para cada tipo de documento.
7. Versión: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00. El número de
versión se registra en el encabezado como se indica en la figura. La versión del documento se actualiza conforme a la aprobación de los cambios,
simultáneamente con la fecha de vigencia.
DOCUMENTO COLOMBIA ESL S.A.S CÒDIGO:
PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL VERSIÒN:




2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se evidencien claramente los procedimientos de
dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.



ESTRATEGIA CLAVE SOPORTE





Planificación y
control
financiero
Planificación
estratégica
Definición
políticas
generales
Marketing
Desarrollo de
alianzas
estratégicas
Desarrollo
política equipo
humano
Desarrollo de
productos y
servicios
Contabilidad
Tesorería
y pagos
Gestión
documenta
l
Gestión
financiera
Servicios
generales
Gestión
arquitectura de
procesos
Auditorías

Asesorìa
jurídica
Gestión
de
personal
Soporte a la
prestación de
los servicios.
Necesidades y
expectativas
del cliente.
Cliente
satisfecho
Capacitación
de personal
Ventas
Servicio al
cliente
Soporte
PQR
Gestión de
calidad
Prestación
de servicios
Cobro
Gestión de
satisfacción del
cliente



3) Documentación a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel documental por procesos institucionales.

Proceso Nombre del Documento
Procedencia
Responsable del
Documento Mandatorio ISO
9001:2008
No Mandatorio
Gestión de calidad
Manual de calidad X
Analista de
calidad
Documentaciòn Nivel I
Gestión de calidad
Procedimientos Operativos X Lider del proceso
Documentaciòn nivel II
Gestión de calidad
Instrucciones de trabajo paso a paso X
Gerencia y
docuemntadores
SGC
Documentaciòn nivel III
Gestión de calidad
Foramtos y registros X Work force
Documentaciòn Nivel IV











Actividad Descripción
Procedencia
Responsable
Mandatorio ISO
9001:2008
No Mandatorio
Elaboración del
documento nuevo
o actualización y/o
modificación de
uno existente.
Se elabora, actualiza o modifica el documento en la
sección de calidad, bajo el rol de la persona que realiza
documentos.
X
Documentador del
SGC
Registro: Elaboración de documento
Revisión preliminar
del Proceso
Se verifica el documento en lo correspondiente A posibles
afectaciones delproceso, a su estructura, estándar de
redacción y presentación.
Si hay observaciones de ajuste, se envía el documento
para los ajustes al documentador del SGC, si no hay
observaciones, se envía con el visto bueno respectivo.
X Líder de Proceso
Registro: Elaboración de documento
Ajustes según
observaciones del
proceso
Con base en las notas hechas por el Proceso, se ajusta el
documento y lo libera nuevamente para revisión de dicho
proceso.
X
Documentador del
SGC



Registro: Elaboración de documento
Verificación de
ajustes al
documento
Se hace la revisión de los cambios o ajustes en el
documento. Si encuentra inconsistencias, lo devuelve, de
lo contrario, libera el documento con su respectiva
aprobación
X Líder de Proceso
Registro: Elaboración de documento
Aprobación del
documento
Si el documento se encuentra ajustado a las necesidades
del proceso, imparte su aprobación. Si el documento no es
aprobado por alguna razón, se realizan las observaciones
para nuevos ajustes o modificaciones y se devuelve a
quien lo elaboró, quien debe realizar los ajustes y volver a
liberar el documento para nueva revisión.
X
Representante de
la Dirección
(comité de Calidad
según el caso)
Registro: Documento aprobado.
Monitoreo para
actualización del
Manual de Calidad
A través del seguimiento permanente de elaboración de
documentos, se establece si se han creado nuevos
procesos o procedimientos, o si se ha clasificado como
“obsoleto” uno de los existentes, en cuyo caso es
necesario realizar una actualización del Manual de
Calidad, y continúa con las siguientes actividades.
X
Documentador del
SGC
Registro: Elaboración de documento





Elaboración
informe
actualización
Manual del SGC
Se prepara informe para el gerente administrativo, detallando los
cambios necesarios en la documentación del Sistema, que
implican una actualización del Manual del SGC, el cual se
adjunta como soporte para aprobar dicha actualización.
X
Documentador
del SGC
Registro: Informe de actualizaciòn


4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvieron tras el desarrollo de la presente actividad.


Conclusiones
1 . Uno de los aspectos necesarios en una buena documentación es la identificación del documento, ya que como estos procesos
deben de estar en mejoramiento continuo, esta identificación nos va a informar que versión es quien lo elaboro, quien lo reviso, y
su descripción.
2. La documentación y todo lo que se debe hacer en la empresa, (macro procesos, procesos, sub procesos, formatos, indicadores)
es lo que nos van a llevar por el camino hacia la certificación.
3. . La cadena de valor es muy importante ya que ella nos muestra cuales son los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y
de mejora continua. Es de anotar que la cadena de valor se forma una vez se hayan establecidos todos los macro procesos que
tenesmos en nuestra organización.


Modo de entrega:




 Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada.

Criterios de evaluación
Define la estandarización que aplicará a los documentos del S.G.C.
Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001.
Define los documentos que contribuirán al mantenimiento y mejora continua
del S.G.C.