CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E
EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011
PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO AULA 4 - MICROSOFT EXCEL Ol, amigos, A aula de hoje muito interessante. As planilhas eletrnicas so softwares impressionantes! O Excel, ento, um programa que resolve vrios problemas de uma s vez. Eu adoro! Mas devemos tomar cuidado com ele, pois cheio de melindres. um prato cheio para armadilhas! Vamos estudar com bastante ateno e calma. Reserve um tempo para praticar e quando for resolver os exerccios, prefira no usar o computador. Afinal, no dia da prova, no podemos usufruir deste recurso! Para este tema, optei por separar as duas aulas em teoria e exerccios. Assim, focaremos hoje na parte terica e a prxima aula ser focada em exerccios. Isto no significa que no tenhamos exerccios hoje nem que a prxima aula ser apenas de questes comentadas. Os itens do edital so: Excel: Manipulao de planilhas e pastas; Frmulas e funes; Manipulao e apresentao de dados; Grficos e desenhos; Importao e exportao de dados; Proteo de planilhas e dados; Tabelas dinmicas. Para refletir: Adie por um dia e dez dias se passaro. Provrbio coreano. Um forte abrao, Prof. Alexandre Lnin Twitter: @alexandrelenin PS: no deixe de ler meu artigo sobre referncias no Excel! Planilha o nome dado s "folhas" que existem dentro de um arquivo do Excel. Ou o nome dado a cada "folha" contida numa Pasta de Trabalho. Pasta de trabalho Nome dado a umdocumento que, por padro, possui trs planilhas. Portanto, no criamos ou salvamos uma planilha, mas uma pasta de trabalho com uma ou mais planilhas. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br Microsoft Excel 2003 1 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO A planilha eletrnica - tambm conhecida como folha de clculo - uma aplicao que se apresenta como uma matriz, formada por colunas (identificadas por letras) e linhas (identificadas por nmeros). A interseco de uma coluna com uma linha define uma clula, que recebe o nome (ou endereo) desta interseco. O nome da clula (ou endereo) formado pela letra (ou letras) da coluna seguida do nmero da linha. Muitos autores chamam o identificador da clula de referncia. Por exemplo, a referncia da clula da coluna A com a linha 1 A1. O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A at IV e 65.536 linhas. A grande vantagem da planilha a de que, se houver necessidade de alterar algum nmero as frmulas relacionadas sero automaticamente atualizadas. Alm disso, a clula a unidade bsica de uma planilha. Um arquivo desenvolvido no Excel recebe o nome de "Pasta". Ao iniciar um novo trabalho esta nova pasta de trabalho sempre receber o nome genrico de "Pastai " e conforme forem abertas novas planilhas em branco teremos a sequncia de numerao (Pasta2, Pasta3 etc). Cada pasta nova aberta no Excel ser composta de trs planilhas em branco identificadas por "Pl ani ", "Plan2" e "Plan3", como podemos identificar na figura Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 2 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO acima. So nestas planilhas que so desenvolvidos os trabalhos. Esta facilidade de vrias planilhas em um mesmo arquivo permite-nos criar planilhas vinculadas, como, por exemplo, um controle de caixa, onde podemos ter uma planilha para entrada, outra para sada e uma terceira com o resumo. Iniciando uma planilha no Excel Quando iniciamos o Excel percebemos que sua rea de trabalho nos sugere uma planilha, que identificada por letras na parte superior, fazendo referncia s colunas e por nmeros no lado esquerdo da tela como referncia s linhas. Cada clula ser identificada pelo cruzamento destas letras e nmeros, como, por exemplo, Ai , B56, F18, C12 etc. Movimentando-se pela planilha Como o Excel trabalha com planilhas, seu deslocamento um pouco diferente do Word, embora compartilhe algumas semelhanas quanto ao deslocamento de uma tabela. Podemos nos movimentar com o uso do teclado, com o auxlio do mouse ou ainda saltar para uma clula especfica. Intervalo Um intervalo de clulas uma regio da planilha que representada pelo endereo da primeira clula (canto superior esquerdo), dois pontos (:) e o endereo da ltima clula (canto inferior direito). A figura ao lado mostra a seleo de A1:A8. A definio de intervalo muito importante e pode ser aplicada tambm quando selecionamos clulas na mesma linha em diferentes colunas (como, por exemplo, A1:D1) ou ainda quando selecionamos um trecho composto por vrias colunas e linhas, onde a referncia do intervalo se dar pela primeira clula do trecho (a do canto superior esquerdo) e a ltima (do canto inferior esquerdo), por exemplo, A1:D4. O sinal "dois pontos" pode ser equiparado com a palavra "at", ou seja, no intervalo A1:D4 o mesmo que dizer de A1 at D4. DICA: Pressione [ENTER] ou [TAB] para mover-se para baixo ou para direita em uma seleo, [SHIFT] + [ENTER] ou [SHIFT] + [TAB] para inverter o sentido. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 3 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Mover (arrastar) um trecho selecionado Podemos arrastar, ou seja, mover um trecho selecionado dentro da mesma planilha, bastando, para isto, levar o mouse na borda em torno do trecho selecionado e uma seta, semelhante figura ao lado, movimento. Qualquer seleo tambm poder ser arrastada para outra planilha na mesma pasta e deve ser selecionada e movida da mesma forma, sendo arrastada para a guia que indica a outra planilha e pressionando a tecla [Alt]. Inserindo os dados na planilha O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Nmeros, Frmulas e Funes. Todas elas so inseridas de forma muito simples, basta digitar e teclar [Enter] ou [Tab]. Para que sejam canceladas as informaes, basta teclar [Delete] sobre a clula ou para anular a alterar, teclar [ESC]. Tipos de entrada de dados Textos: interpretado como texto toda a informao que se inicia com uma letra ficando alinhados esquerda. Utilizamos o texto em ttulos e definies. Nmeros: interpretado como nmero todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parnteses, / $ %. Utilizamos os nmeros para clculos. Os valores numricos sempre so alinhados direita e podem assumir vrios formatos como: nmero fixo de casas decimais, percentual entre outros. Frmulas: so compostas por nmeros, operadores matemticos, referncias de clulas etc. Funes: so as frmulas criadas pelo Excel. Existem funes estatsticas, matemticas, financeiras etc. Para entrar com as informaes na planilha, basta posicionar o cursor na clula desejada, digitar o contedo e, em seguida, pressionar a tecla [Enter]. Digitar o texto na clula selecionada, confirmando com a tecla [Enter]. Se o texto for maior que a largura da clula, se expandir para as clulas laterais at encontrar uma clula preenchida. Essa expanso ocorre em nvel de tela, apresentado em cima da clula vazia. Podemos colocar at 32.000 caracteres em uma clula. Entrando com nmeros Digitar o nmero na clula selecionada e pressionar a tecla [Enter]. Nas clulas que tiverem o formato de nmero padro, Geral, o Excel exibir os nmeros Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 4 indicar a opo de CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO como inteiros (789), fraes decimais (7,89) ou em notao cientfica (7.89E+08) caso o nmero for maior que a largura da clula. Barra de frmulas Todas as vezes que digitamos dados no Excel eles ficam visveis na barra de frmulas, mostrada na figura abaixo: A barra de frmulas tambm utilizada para editar as entradas de dados em uma planilha. Inserir e excluir clulas, linhas e colunas possvel inserir clulas, linhas e colunas atravs do menu "Inserir", escolhendo a opo desejada, ou ainda, com o boto direito do mouse quando posicionado sobre a clula, sobre o nmero de referncia da linha e clicado sobre ele, ou sobre a letra de referncia da coluna e clicado sobre ela, a basta escolher a opo de inserir ou excluir que aparecer no atalho aberto com o clique no boto direito do mouse. Abrir uma pasta de trabalho j existente Quando executamos o Excel, podemos abrir uma planilha j existente por meio do Painel de Tarefas - Ponto de Partida, que aparece na lateral direita do programa. (repare na primeira figura desta aula). Se o Painel de Tarefas no estiver ativado, podemos deix-lo disponvel selecionando no menu "Exibir" a opo "Painel de Tarefas" ou pressionando [Ctrl] + [F1]. Outras formas de localizar uma planilha: 1) menu Arquivo / Abrir 2) cone Abrir na Barra de Ferramentas Padro 3) teclas de atalho [Ctrl] + [A]. Salvando um documento O procedimento para salvar uma pasta no Excel semelhante ao Word e em todos os programas do Pacote Office: podemos usar a opo "Salvar" do "Menu Arquivo", o cone "Salvar" da "Barra de Ferramentas Padro" ou as teclas [Ctrl] + [B]. Para "Salvar como..." existe a opo no "Menu Arquivo" ou pela tecla de atalho "F12". Observe que na caixa de dilogo "Salvar como..." logo abaixo do nome Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 5 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO do arquivo temos a opo "Salvar como tipo:". Esta opo que define a extenso do arquivo e, consequentemente, o tipo de documento formado. O Excel permite que o usurio salve seus arquivos em diversos formatos diferentes. Exemplos: planilhas para visualizao em pginas da Internet (.xml), pginas de web (.html) e outras verses do Excel. Barra de Ferramenta Padro A barra de ferramentas Padro doExcel muito parecida com a do Word. Veja: Barra de Ferramentas Padro - Word Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 6 Barra de Ferramentas Padro - Excel As diferenas esto a partir do boto de Inserir hiperlink. No Excel temos o boto Autosoma, os botes de classificao de dados em ordem crescente e decrescente e o Assistente de grfico: Outra diferena que na barra do Excel, o boto Colar possui uma seta com outras opes de colagem, como mostra a figura a seguir. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Barra de Ferramentas Formatao Assim como a barra Padro, a barra Formatao do Excel tambm bastante parecida com a do Word. Assim como afirmou um colega nosso, til comparar as duas. Barra de Ferramentas Formatao - Word Barra de Ferramentas Formatao - Excel A diferena na barra do Excel a presena dos botes de formatao de As aes de configurar, mover e redimensionar barras so as mesmas nos dois aplicativos. Assim, no Excel, um clique com o boto direito do mouse sobre qualquer lugar em uma barra de ferramentas tambm nos d a opo de exibir ou ocultar qualquer uma das barras do aplicativo. Tanto no Word como no Excel, exiba, pelo menos uma vez, todas as barras de ferramentas. Em cada barra, passe o mouse sobre os botes e veja as dicas de tela para ter um mnimo de familiarizao com os botes de todas essas barras. Formatao Para fazer formataes numa planilha voc pode fazer os seguintes procedimentos: a) Selecione as clulas que sero formatadas; b) Clique no menuFormatar; c) Clique em Clulas. Ou ainda, clicando com o boto direito do mouse sobre a rea que deseja formatar e selecionar a opo "formatar clulas". Lembre-se que para fazer qualquer alterao o trecho que deseja aplicar as formataes deve estar selecionado!! Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 7 valores e do boto "Mesclar e centralizar": CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Estilo dos nmeros O Excel permite que voc defina qual o estilo de nmeros que deseja aplicar, usando o recurso de formatar clulas ou ainda utilizando o os botes de atalho que se encontram na barra de formatao, como mostra a figura abaixo: Em "formatar as clulas", a caixa de dilogo que ir auxiliar ser como mostra a figura ao lado: Aplicando diferentes formatos de nmero, voc pode alterar a aparncia dos nmeros sem alterar o nmero em si. Um formato de nmero no afeta o valor real da clula que o Microsoft Excel usa para executar clculos. O valor real exibido na barra de frmulas. A tabela a seguir um resumo dos formatos de nmero disponveis na guia Nmero da caixa de dilogo Formatar Clulas (menuFormatar, comando Clulas). Alinhamento Para definirmos alinhamento no texto, podemos utilizar as ferramentas que Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br esto na barra de ferramentas de formatao ou ainda, em "formatao de clulas", atravs da caixa de dilogo como mostra a figura abaixo: 8 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Orientao Em Orientao, clique sobre o texto vertical para orientar seu texto na posio vertical ou defina um ngulo de giro para o texto das clulas selecionadas digitando o valor ou utilizando o pequeno controle de ngulo como voc v abaixo: Retorno automtico de texto O retorno automtico de texto faz com que haja uma quebra de linha do texto dentro de uma nica clula. Isso se faz necessrio quando a quantidade de texto grande e voc no quer aumentar demais as colunas para exibi-lo. Nestas situaes, basta clicar em "Quebrar texto automaticamente" na caixa de dilogo "formatar clulas". Reduzir para caber Outra opo quando o texto muito grande para a clula "reduzir para caber"; isto far com que o tamanho da fonte seja reduzido automaticamente. Esta opo anula "quebrar texto automaticamente" e vice-versa. Mesclar clulas Muitas vezes tambm estamos digitando uma planilha e queremos que uma clula seja maior que as demais sem alterar a nossa estrutura. Este recurso mais utilizado para ttulos. Chamamos isto de "mesclar clulas" e podem se dar tanto na horizontal como na vertical. Nestes casos, basta selecionar as clulas que deveram ser mescladas e, para uni-las, transformando-as em uma nica clula selecionar a opo "mesclar clulas" na caixa de dilogo de formatao Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 9 de clulas ou, ainda, clicando no cone de atalho "mesclar clulas" na barra de ferramentas de formatao. presente CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Formatar Fonte J vimos que a barra de formatao parecida com a do Word. Vamos analisar as novidades. Ainda na caixa de dilogo de formatao de clulas, temos a guia "fonte" para formatar (mudar a aparncia) do texto, mudado o tipo de letra (fonte), o tamanho, cor, estilos (negrito e itlico), sublinhado e efeitos. Se preferir uma formatao mais rpida pode usar as ferramentas de formatao na barra de formatao. Borda Na guia "Borda" voc escolhe as bordas para colocar na planilha. Essas bordas so fundamentais para o Excel, pois apesar de a planilha ser num formato de uma tabela com linhas e colunas, essas linhas e colunas no saem na folha quando voc imprimir a planilha (so apenas orientaes de referncia). Para que as linhas e colunas saiam na folha preciso colocar as bordas, e para isto necessrio que as clulas que usaro as bordas estejam selecionadas. Predefinies: voc vai escolher onde a borda vai ser aplicada, se dentro ou fora da rea que est selecionada. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 10 Borda: aqui voc escolhe de que lado da clula a borda vai ser colocada. Linha: aqui voc escolhe o estilo da linha, espessura, formato etc. Cor: aqui voc escolhe a cor que vai ficar as bordas. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Bordas na barra de ferramentas de formatao Se preferir tambm pode colocar as bordas atravs da ferramenta bordas, clicando no cone "bordas" Padres (sombreamento) Podemos tambm alterar o preenchimento de uma ou mais clulas atravs da caixa de dilogo "formatar clulas" clicando na guia "padres", como mostra a figura abaixo: Essa guia serve para voc escolher uma cor para colocar no preenchimento da planilha. Pode ser uma cor para a planilha toda ou uma cor diferente para cada clula. Para colocar apenas uma cor no preenchimento da planilha voc pode usar tambm a ferramenta cor de preenchimento. Largura da coluna e linha A definio de tamanho extremamente comum para as colunas. No Microsoft Excel, as linhas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 11 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Definindo a altura da linha a) Selecione a linha desejada, clicando sobre o nmero da linha e se for o caso, use a extenso da seleo (arrastar o mouse sobre nmeros acima ou abaixo) ou seleo mltipla ([Ctrl] cliques) para mais linhas, no adjacentes; b) Clique no menuFormatar; c) Clique em Linha; d) Clique em Altura; e) O padro de altura das linhas de 12,75 pontos e pode ser alterado, se desejado (ilustrao ao lado); f) Ou, posicione o mouse na linha divisria entre duas linhas. O ponteiro do mouse tem sua forma alterada para uma barra com duas setas. Arraste o mouse para definir a altura da linha; g) As linhas tambm podem ser escondidas ou visualizadas, como no caso das colunas, atravs dos comandos: Formatar, Linha, Ocultar e Reexibir; h) De modo semelhante definio da largura de colunas, existe, na caixa de dilogo correspondente definio de altura de linhas, uma opo para a restaurao da altura padro: Formatar, Linha, AutoAjuste. Definindo a altura da coluna a) Selecione a coluna desejada, clicando sobre a letra da coluna e, se for o caso, use a extenso da seleo (arraste o mouse sobre as letras adjacentes) ou seleo mltipla ([Ctrl] clique) para mais colunas; b) Posicione o mouse na linha divisria entre uma das colunas selecionadas e a coluna seguinte. O ponteiro do mouse alterado em sua forma para uma barra com duas setas; c) Defina a largura da coluna, arrastando o mouse para a esquerda ou para a direita, e acompanhe o valor da largura da coluna em pontos no incio da barra de frmulas; d) Ou, selecione a(s) coluna(s); e) Clique no menuFormatar; f) Clique sobre Coluna; g) E por fim, clique em Largura; h) Defina a largura da coluna e clique no OK ou pressione a tecla [Enter]. Formatao Automtica A formatao automtica de planilhas no Microsoft Excel possibilita agilizar e generalizar a formatao (esttica) das planilhas. Para isso, utilize um dos seguintes comandos: a) Clique no menuFormatar. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 12 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO b) Clique em AutoFormatao. c) Escolha o formato e as opes de formatao desejadas e clique no boto OK. d) Clique em Opes para especificar os elementos de autoformatao que voc deseja aplicar. e) Desmarque as caixas de seleo dos tipos de formato que voc no deseja usar na autoformatao. Existem vrios formatos pr-definidos que o auxiliam na escolha da melhor formatao (apresentao) possvel. A escolha de um desses formatos, denominados AutoFormatao, facilita, agiliza e padroniza o servio nas empresas, no entanto, voc tambm pode escolher vrias formataes vontade, soltando a sua criatividade. Para colocar uma auto-formatao, selecione a regio a ser formatada, depois v ao menu formatar e auto-formatao. Escolha o formato que mais se adequar ao que voc quer e clique em OK. A caixa de dilogo de auto-formatao como mostra a figura a seguir: Grficos Tm apelo visual e facilitam, para os usurios, a visualizao de comparaes, padres e tendncias nos dados. Por exemplo, em vez de ter que analisar vrias colunas de nmeros de planilha, voc pode ver imediatamente se as vendas esto caindo ou subindo a cada trimestre ou como as vendas reais se comparam s vendas estimadas. Voc pode criar um grfico na prpria planilha ou como um objeto incorporado uma planilha. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 13 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO possvel tambm publicar um grfico em uma pgina da Web. Para criar um grfico, primeiro voc deve inserir os dados do grfico na planilha. Em seguida, selecione os dados e use o Assistente de grfico para passar pelo processo de escolha do tipo de grfico e das vrias opes de grficos ou use a barra de ferramentas Grfico para criar um grfico bsico que voc poder formatar posteriormente. Dados da planilha Grfico criado a partir de dados de planilha Um relatrio de grfico dinmico um resumo interativo dos dados em formato de grfico. Ele criado de maneira diferente que a dos grficos normais do Microsoft Excel. Depois de criar um relatrio de grfico dinmico, voc poder exibir diferentes nveis de detalhes ou reorganizar o layout do grfico arrastando seus itens e campos. Um grfico vinculado aos dados da planilha em que foi criado e atualizado automaticamente quando voc altera os dados da planilha. Marcador de Dados Linha de grade principal Nomes de categorias Nomes de sries de dados do grfico Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 14 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Marcador de dados: cada marcador de dados representa um nmero da planilha. Os marcadores de dados com o mesmo padro representam uma srie de dados. No exemplo acima, o marcador de dados mais direita representa o valor Trim2 real de 99. Linha de grade principal:o Microsoft Excel cria valores de eixo a partir dos dados da planilha. Observe que os valores do eixo no exemplo acima variam de 0 a 120, o que compreende o intervalo de valores na planilha. As linhas de grade principais marcam os intervalos principais no eixo. Voc tambm pode exibir linhas de grade secundrias em um grfico, que marcam os intervalos entre os intervalos principais. Nomes das categorias: o Excel usa ttulos de linhas ou colunas nos dados da planilha para nomes do eixo das categorias. No exemplo acima, os ttulos de linha Tri1 e Tri2 da planilha aparecem como nomes de eixo. Nomes de sries de dados do grfico: o Excel tambm usa ttulos de coluna ou de linha nos dados do grfico para nomes de sries. Os nomes das sries aparecem na legenda do grfico. No exemplo acima, os ttulos Projetado e Real aparecem como nomes de sries. Dicas de grfico: quando voc posiciona o ponteiro sobre um item do grfico, aparece uma dica de grfico contendo o nome do item. Por exemplo, ao colocar o ponteiro sobre uma legenda, uma dica de grfico contendo a palavra Legenda aparece. Voc pode criar um grfico em sua prpria planilha de grfico ou como um grfico incorporado em uma planilha. De qualquer maneira, o grfico vinculado aos dados de origem na planilha, o que significa que o grfico ser atualizado quando os dados da planilha forem atualizados. Grficos incorporados: um grfico incorporado considerado um objeto grfico e salvo como parte da planilha em que foi criado. Use grficos incorporados quando quiser exibir ou imprimir um ou mais grficos com seus dados da planilha. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 15 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Folhas de grfico: uma folha de grfico uma folha separada dentro da sua pasta de trabalho que tem um nome prprio. Use uma folha de grfico quando quiser exibir ou editar grficos extensos ou complexos separados dos dados da planilha ou quando desejar preservar espao na tela enquanto trabalha na planilha. Congelar painis A opo congelar painis muito utilizada para planilhas longas cujo ttulo deve ficar ativo quando descermos na pgina para orientao. Nestes casos, v no menu janela e selecione a opo congelar painis. Caso deseje um painel especfico, selecione o trecho. Para desativar, faa o mesmo procedimento, selecionando a opo descongelarpainis. Observe a planilha seguinte. 1 Ttulos de colunas na linha 1. 2 Os ttulos de colunas desaparecem aps rolar para baixo uma ou duas linhas. Ao navegar na planilha, por exemplo rolando a tela para baixo, os ttulos das colunas desaparecem. possvel manter os ttulos (ou qualquer parte da planilha) no permitindo que certas linhas e colunas mudem de lugar na tela. Esta funcionalidade chama-se congelar painis. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 16 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO 1 Clique em Congelar Painis no menuJanela. 2 Os ttulos de colunas so separados do resto da planilha por uma linha horizontal. Para que os ttulos estejam sempre visveis, divida a planilha congelando os ttulos em seu prprio painel. O painel de ttulo ficar travado no mesmo lugar enquanto voc rola pela planilha. Para congelar painis, faa uma seleo na planilha, que ser explicado na prxima seo, e, em seguida, clique em Congelar Painis no menuJanela. Voc pode ver o resultado na imagem. Os ttulos, separados dos dados da planilha por uma linha horizontal, ainda podem ser vistos acima da linha 10. 1 Congele os ttulos de colunas selecionando a linha abaixo. 2 Congele os ttulos de linhas selecionando a coluna direita. 3 Congele os ttulos de colunas e de linhas selecionando a clula imediatamente abaixo dos ttulos de colunas e direita dos ttulos de linhas. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 17 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO No so apenas os ttulos de colunas que voc pode congelar. Tambm possvel congelar os ttulos de linhas, ou ainda ambos ao mesmo tempo para mant-los. Mas h um segredo: para congelar os ttulos, no selecione os ttulos em si. Para congelar: Ttulos de colunas selecione a primeira linha abaixo dos ttulos. Ttulos de linhas selecione a primeira coluna direita (por exemplo, para manter os nomes de fornecedores visveis enquanto rola pela planilha). Ttulos de colunas e de linhas clique na clula que est imediatamente abaixo dos ttulos de colunas e direita dos ttulos de linhas. Se voc no conseguir fazer direito na primeira vez, poder descongelar e tentar novamente. Basta clicar em Descongelar Painis no menuJanela. Dica Voc pode congelar painis em qualquer lugar, e no apenas abaixo da primeira linha ou direita da primeira coluna. Por exemplo, se quiser exibir sempre as informaes nas trs primeiras linhas enquanto rola, selecione a quarta linha e congele-a. Microsoft Excel 2007 Figura. Viso Geral do Excel 2007 1 A Faixa de Opes no incio da pgina. Use os botes e os comandos na Faixa de Opes para informar ao Excel o que voc deseja fazer. A grande novidade da verso 2007 a interface. Mais limpa, organizada e gil. Demora um pouco at acostumar, ou melhor, at localizar e aprender a maneira de trabalhar com a faixa de opes, mas depois desta fase a produtividade melhora. Ao invs de procurar nos menus e janelas de dilogo, Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 18 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO as opes mais utilizadas j esto na prpria faixa de opes, em um grupo que aparece com um clique. A nova interface A principal substituio para menus e barras de ferramentas no Office Excel 2007 a faixa de opes. Projetada para facilitar a navegao, a faixa de opes consiste nas guias que so organizadas em torno de cenrios ou objetos especficos. Os controles em cada guia so organizados mais detalhadamente em diversos grupos. A faixa de opes pode hospedar contedo mais detalhado do que os menus e as barras de ferramentas, incluindo contedo de botes, galerias e caixa de dilogo. 1 Guias. 2 Grupos. 3 Botes de comando. As guias somente so exibidas quando voc necessita delas. Alm do conjunto de guias padro que voc v na faixa de opes sempre que inicia o Excel 2007, existem dois outros tipo de guias, que so exibidas na interface somente quando so teis para o tipo de tarefas que voc est realizando no momento. Ferramentas contextuais: Permitem que voc trabalhe com um objeto que selecionado em uma pgina, como uma tabela, imagem ou desenho. Quando voc clica no objeto, o conjunto pertinente de ferramentas contextuais exibido em uma cor de destaque ao lado das guias padro. 1 Selecione um item em seu documento. 2 O nome das ferramentas contextuais aplicveis exibido em uma cor de destaque, e as guias contextuais so exibidas ao lado do conjunto de guias padro. 3 As guias contextuais fornecem controles para trabalhar com o item selecionado. Guias de programa: substituem o conjunto de guias padro quando voc alterna para certos modos de criao ou modos de exibio, incluindo Visualizar Impresso. Prof. Alexandre Lnin 19 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Menus, barras de ferramentas e outros elementos familiares Alm das guias, grupos e comandos, o Office Excel 2007 usa outros elementos que tambm fornecem caminhos para a realizao de suas tarefas. Os elementos a seguir so mais parecidos com os menus e com as barras de ferramentas do que aqueles com os quais voc est familiarizado das verses anteriores do Excel. Boto do Microsoft Office superior da janela do Excel e abre o menu mostrado aqui. Barra de Ferramentas de Acesso Rpido: localizada por padro na parte superior da janela do Excel, fornece acesso rpido em ferramentas que voc usa com mais freqncia. Voc pode personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, adicionando comandos nela. Inicializadores de Caixa de Dilogo: so pequenos cones que so exibidos em alguns grupos. Clicar em um Iniciador de Caixa de Dilogo abre uma caixa de dilogo ou painel de tarefas relacionado, fornecendo mais opes relacionadas a esse grupo. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 20 Esse boto se encontra no canto esquerdo CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Usar a Faixa de Opes Ao iniciar alguns programas pela primeira vez no Office 2007, possvel que voc fique surpreso com a aparncia. Os menus e as barras de ferramentas de alguns programas foram substitudos pela Faixa de Opes. A Faixa de Opes foi criada para ajud-lo a localizar rapidamente os comandos necessrios para executar uma tarefa. Os comandos so organizados em grupos lgicos, reunidos em guias. Cada guia est relacionada a um tipo de atividade como gravao ou disposio de uma pgina. Para diminuir a desorganizao, algumas guias so exibidas somente quando necessrio. Por exemplo, a guia Ferramentas de Imagem somente exibida quando uma imagem selecionada. Copiar, recortar, colar, desfazer e refazer Para realizar a cpia de clulas, basta selecionar a clula (ou grupo de clulas), Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 21 clicar o boto copiar na aba Incio (ou teclar Ctrl+C) e, em seguida, selecionar a clula destino e clicar o boto colar (ou teclar Ctrl+V). O mesmo processo deve ser realizado quando se deseja mover as clulas, mas ao invs da ao copiar, deve-se realizar a ao recortar (ou Ctrl+X). Estas aes realizam a cpia (ou recorte) da clula por inteiro (valores, frmulas, formatao etc.). possvel realizar a operao indicando detalhes sobre o que ser copiado/movido. Clicar no tringulo abaixo do cone de colar abre um menu de opes de colagem das clulas. Aps selecionar e copiar as clulas possvel escolher o comando Colar Especial (aba Incio) para selecionar vrias opes de colagem. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Acima as opes para colar especial. Transpor inverte as linhas e as colunas do grupo de clulas copiadas na hora de colar. Colar vnculo copia as clulas e mantm um vnculo entra a original e a cpia (alteraes nas clulas de origem refletem nas clucas destino) at que a cpia seja alterada diretamente. A opo colar especial abre a caixa de dilogo correspondente, onde possvel definir como ser efetuada a operao. Vrias Planilhas ao Mesmo Tempo Normalmente quando iniciamos o Excel ele j nos fornece 3 planilhas, mesmo assim podemos inserir e excluir de acordo com sua necessidade, veja: Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 22 Para inserir uma planilha existem vrios maneiras. Vamos mostrar uma das opes. Clique com o boto direito sobre a guia de planilhas e escolha inserir, observe que a nova planilha inserida, sempre com o nome na sequncia e sempre a esquerda da que est sendo usada. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Mas se quiser pode mudar a nova planilha de lugar para que ela fique na posio que voc deseja. Para alterar a posio, clique sobre a guia da planilha que vai mover e arraste para o lugar onde ela vai ficar. Voc pode tambm mudar o nome da planilha. Para renome-la, d um clique duplo sobre o nome da planilha e depois digite o novo nome, ou clique com o boto direito sobre o nome da planilha e depois renomear. Aps digitar o novo nome para a planilha pressione a tecla [Enter]. Se o que voc est querendo excluir (apagar) uma planilha, basta clicar sobre o nome da planilha com o boto direito e depois clicar em excluir, por exemplo. Frmulas Frmulas so equaes que executam clculos sobre valores na planilha. Uma frmula inicia com um sinal de igual (=). Por exemplo, a frmula a seguir multiplica 2 por 3 e depois adiciona 5 ao resultado. =5+2*3 Uma frmula tambm pode conter quaisquer dos seguintes itens: funes, referncias, operadores e constantes. Partes de uma frmula Criar uma frmula simples: As frmulas a seguir contm operadores e constantes. EXEMPLO DE FRMULA O QUE FAZ =128+345 Adiciona 128 e 345 = 5^2 Calcula o quadrado de 5 1. Clique na clula na qual voc deseja inserir a frmula. 2. Digite = (um sinal de igual). 3. Insira a frmula. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 23 Funes: a funo PI() retorna o valor de pi: 3,142... Referncias (ou nomes): A2 retorna o valor que est na clula A2. Constantes: nmeros ou valores de texto inseridos diretamente em uma frmula, como 2. Operadores: o operador ^ (circunflexo) eleva um nmero a uma potncia e o operador * (asterisco) multiplica CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO 4. Pressione ENTER. Criar uma frmula que contm referncias ou nomes: As frmulas a seguir contm referncias relativas a nomes e nomes de outras clulas. A clula que contm a frmula conhecida como uma clula dependente quando seu valor depende dos valores de outras clulas. Por exemplo, a clula B2 ser uma clula dependente se contiver a frmula =C2. EXEMPLO DE FRMULA O QUE FAZ = C2 Usa o valor da clula C2 = Plan2!B2 Usa o valor da clula B2 na Plan2 =Ativo-Passivo Subtrai uma clula denominada Passivo de uma clula denominada Ativo 1. Clique na clula na qual voc deseja inserir a frmula. Para criar uma referncia a um intervalo nomeado, pressione F3, selecione o nome na caixa Colar nome e clique em OK. 4. Pressione ENTER. Criar uma frmula que contm uma funo: As frmulas a seguir contm funes. EXEMPLO DE FRMULA O QUE FAZ = SOMA(A:A) Soma todos os nmeros na coluna A. = MDIA(A1:B4) Calcula a mdia de todos os nmeros no intervalo de A1 at B4. 1. Clique na clula na qual voc deseja inserir a frmula. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 24 2. Na barra de frmulas digite = (sinal de igual). 3. Siga um destes procedimentos: Para criar uma referncia, selecione uma clula, um intervalo de clulas, um local em outra planilha ou um local em outra pasta de trabalho. Voc pode arrastar a borda da seleo de clula para mover a seleo ou arrastar o canto da borda para expandir a seleo. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Operadores Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 25 2. Para iniciar a frmula com a funo, clique em Inserir Funo na barra de frmulas. 3. Selecione as funes que voc deseja usar. Voc pode digitar uma pergunta que descreve o que deseja fazer na caixa Procure por uma funo (por exemplo, "adicionar nmeros" retorna a funo SOMA) ou procurar a partir das categorias na caixa Ou selecione uma categoria. 4. Insira os argumentos. Para inserir referncias de clula como um argumento, clique em Recolher caixa de dilogo para ocultar temporariamente a caixa de dilogo. Selecione as clulas na planilha e pressione Expandir caixa de dilogo 5. Ao concluir a frmula, pressione ENTER. Criar uma frmula com funes aninhadas: Funes aninhadas usam uma funo como um dos argumentos de outra funo. A frmula a seguir somar um conjunto de nmeros (G2:G5) somente se a mdia de outro conjunto de nmeros (F2:F5) for maior que 50. Caso contrrio, ela retornar 0. = SE(MDIA(F2:F5)>50;SOMA(G2:G5);0) 1. Clique na clula na qual voc deseja inserir a frmula. 2. Para iniciar a frmula com a funo, clique em Inserir funo na barra de frmulas. 3. Selecione as funes que voc deseja usar. Voc pode digitar uma pergunta que descreve o que deseja fazer na caixa Procure por uma funo (por exemplo, "adicionar nmeros" retorna a funo SOMA) ou procurar a partir das categorias na caixa Ou selecione uma categoria. 4. Insira os argumentos. Para inserir referncias de clula como um argumento, clique em Recolher caixa de dilogo prximo ao argumento desejado para ocultar temporariamente a caixa de dilogo. Selecione as clulas na planilha e pressione Expandir caixa de dilogo Para inserir outra funo como um argumento, digite-a na caixa do argumento desejado. Por exemplo, voc pode adicionar SOMA(G2:G5) na caixa de edio Valor_se_verdadeiro. Para alternar as partes da frmula exibidas na caixa de dilogo Argumentos da funo, clique no nome de uma funo da barra de frmulas. Por exemplo, se voc clicar em SE, os argumentos da funo SE sero exibidos. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar nos elementos de uma frmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, de texto e de referncia. Tipos de operadores Operadores aritmticos: permite-nos efetuar operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, combinar nmeros e produzir resultados numricos, use estes operadores aritmticos. OPERADOR ARITMTICO SIGNIFICADO (EXEMPLO) + (sinal de mais) Adio (3+3) - (sinal de menos) Subtrao (3-1) Negao (-1) * (asterisco) Multiplicao (3*3) / (sinal de diviso) Diviso (3/3) % (sinal de porcentagem) Porcentagem (20%) ^ (acento circunflexo) Exponenciao (3^2) Operadores de comparao: voc pode comparar dois valores com os operadores a seguir. Quando dois valores so comparados usando esses operadores, o resultado um valor lgico, VERDADEIRO ou FALSO. OPERADOR DE COMPARAO SIGNIFICADO (EXEMPLO) = (sinal de igual) Igual a (A1 = B1) > (sinal de maior que) Maior que (A1>B1) < (sinal de menor que) Menor que (A1<B1) >= (sinal de maior ou igual a) Maior ou igual a (A1> = B1) <= (sinal de menor ou igual a) Menor ou igual a (A1< = B1) <> (sinal de diferente de) Diferente de (A1<>B1) Operador de concatenao de texto:use o 'E' comercial (&) para associar, ou concatenar, uma ou mais seqncias de caracteres de texto para produzir um nico texto. OPERADOR DE TEXTO SIGNIFICADO (EXEMPLO) & (E comercial) Conecta, ou concatena, dois valores para produzir um valor de texto contnuo ("mar&."sucedido") Operadores de referncia: combine intervalos de clulas para clculos com estes operadores. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 26 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO OPERADOR DE REFERNCIA SIGNIFICADO (EXEMPLO) : (dois-pontos) Operador de intervalo, que produz uma referncia para todas as clulas entre duas referncias, incluindo as duas referncias (B5:B15) A ordem em que o Excel efetua operaes em frmulas As frmulas calculam valores segundo uma ordem especfica. Uma frmula no Excel sempre comea com um sinal de igual (=). O sinal de igual informa ao Excel que os caracteres a seguir constituem uma frmula. Depois do sinal de igual esto os elementos a serem calculados (os operandos), que so separados por operadores de clculo. O Excel calcula a frmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem especfica para cada operador da frmula. Precedncia de operadores Se voc combinar vrios operadores em uma nica frmula, o Excel executar as operaes na ordem mostrada na tabela a seguir. Se uma frmula contiver operadores com a mesma precedncia por exemplo, se uma frmula contiver um operador de multiplicao e diviso o Excel avaliar os operadores da esquerda para a direita. OPERADOR DESCRIO : (dois-pontos) (espao simples) , (vrgula) Operadores de referncia - Negao (como em -1) % Porcentagem Exponenciao * e / Multiplicao e diviso + e - Adio e subtrao & Conecta duas sequncias de texto (concatenao) = <><= >= <> Comparao Uso de parntesis Para alterar a ordem da avaliao, coloque entre parnteses a parte da frmula a ser calculada primeiro. Por exemplo, a frmula a seguir retorna 11 porque o Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula multiplica 2 por 3 e, em seguida, soma 5 ao resultado. =5+2*3 Por outro lado, se voc usar parnteses para alterar a sintaxe, o Excel somar 5 e 2 e, em seguida, multiplicar o resultado por 3 para produzir 21. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 27 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO = (5 + 2)*3 No exemplo abaixo, os parnteses na primeira parte da frmula foram o Excel a calcular B4+25 primeiro e, em seguida, dividir o resultado pela soma dos valores nas clulas D5, E5 e F5. = (B4+25)/SOMA(D5:F5) Funes Funes so frmulas predefinidas que efetuam clculos usando valores especficos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funes podem ser usadas para executar clculos simples ou complexos. Por exemplo, a funo ARRED arredonda um nmero na clula A10. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 28 Estrutura de uma funo Estrutura. A estrutura de uma funo comea com um sinal de igual (=), seguido do nome da funo, um parntese de abertura, os argumentos da funo separados por vrgulas e um parntese de fechamento. Nome da funo. Para obter uma lista das funes disponveis, clique em uma clula e pressione SHIFT+F3. Argumentos. Os argumentos podem ser nmeros, texto, valores lgicos referncias de clula. O argumento que voc atribuir deve produzir um valor vlido para esse argumento. Os argumentos tambm podem ser constantes, frmulas ou outras funes. como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como Dica de ferramenta Argumentos. Uma dica de ferramenta com a sintaxe e argumentos exibida medida que voc digita a funo. Por exemplo, digite = ROUND( e a dica de ferramenta aparecer. As dicas de ferramenta so exibidas somente para funes internas. Inserir funo: quando voc cria uma frmula que contm uma funo, a caixa de dilogo Inserir funo(assistente) ajuda voc a inserir funes de planilha. Enquanto voc digita uma funo na frmula, a caixa de dilogo Inserir funo exibe o nome, cada um dos argumentos, as descries, o resultado atual e o resultado da frmula inteira. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Na aba "Frmulas" encontramos o boto "Inserir Funo", que tambm abre a caixa de dilogo Inserir funo. Se clicar no boto "Autosoma" e escolher a opo "mais funes", acessa a mesma caixa de dilogo. Observe, na figura, as demais opes da Biblioteca de Funes. Elas organizam as funes disponveis no Excel para facilitar a busca por uma funo. de funes. Na figura a seguir destacamos a barra de frmulas e o boto Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 29 O boto presente na barra de frmulas mais um atalho para o assistente CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Pensa que acabou? Nada. Se digitarmos o smbolo de igual em uma clula, o Excel entende que queremos inserir uma funo. Ele altera a caixa de nome para que passe a conter uma lista de funes. Clique no tringulo no canto da caixa para acessar a lista. Se voc escolher a opo "Mais funes..." adivinha o que vai acontecer? Isso mesmo, abre a caixa de dilogo Inserir funo. Funes aninhadas Em determinados casos, possvel voc precise usar uma funo como um dos argumentos de outra funo. Por exemplo, a frmula a seguir usa uma funo aninhada MDIA e compara o resultado com o valor 50. = SE(MDIA(F2:F5)>50;SOMA(G2:G5);0) Retornos vlidos: Quando uma funo aninhada usada como argumento, ela deve retornar o mesmo tipo de valor utilizado pelo argumento. Por exemplo, se o argumento retornar um valor VERDADEIRO ou FALSO, a funo aninhada dever retornar VERDADEIRO ou FALSO. Se no retornar, o Microsoft Excel exibir um valor de erro #VALOR! Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 30 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Uso do "$"para travar clulas em frmulas Quando criamos frmulas, muitas vezes temos que travar uma ou mais clulas constantes nas frmulas. Para isso, digita-se o "$" antes da letra que representa a coluna, antes do nmero que representa a linha ou antes da letra e tambm do nmero. Por exemplo: A B c D 1 200 20 =A$1+B1 Linha 1 travada 2 34 12 =A2*$B$2 Coluna B e linha 2 travadas 3 12 45 =$A$3+$B$3 Tudo travado 4 20 29 =$A4+B$4 Coluna A e linha 4 travadas 5 Referncias relativas e absolutas Dependendo do tipo de tarefa a ser executada no Excel, devero ser usadas as referncias relativas s clulas (que so referncias relativas posio da frmula) ou referncias absolutas (referncias que apontam sempre para um mesmo local). Na referncia relativa, quando voc copia a frmula, ela alterada para a nova posio, e, na referncia absoluta, a frmula no se altera na cpia. Assim, se um cifro ($)precede uma letra e/ou nmero, como em = $B$2, a referncia de coluna e/ou linha absoluta. Referncias relativas ajustam-se automaticamente quando voc as copia, e as referncias absolutas no. Referncia Exemplos Absoluta = $B$2 Coluna B e linha 2 fixa. Relativa = B2 Coluna B e linha 2 livre. Mista = $B2 Coluna B fixa e linha 2 livre. Mista = B$2 Coluna B livre e linha 2 fixa. Faixa de Opes Vamos ao estudo agora das guias que se encontram na Faixa de Opes do Microsoft Excel 2007, e seus principais botes! Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 31 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Guia INCIO (Klidzio,2007) Algumas observaes mais detalhadas sobre comandos dessa guia: Recortar (CTRL+X) Move o contedo selecionado para a rea de Transferncia. Copiar (CTRL+C) Duplica a seleo para a rea de Transferncia. Colar (CTRL+V) Insere o ltimo item enviado para a rea de transferncia no local onde estiver o cursor, ou ponto de insero. Pincel Copia a formatao de um texto ou objeto selecionado e o aplica a um texto ou objeto clicado. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 32 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Na guia Incio, procure o grupo Fonte. Nesse grupo, voc ver vrios botes e comandos que executam uma ao especfica no documento. Faz o texto ficar em negrito. Faz o texto ficar em itlico. Faz o texto ficar sublinhado. Permite alterar a cor da fonte das letras do texto. Permite alterar o tamanho do texto. Faz o mesmo que o boto anterior, s que apenas usando cliques (cada clique dado no boto, de acordo com qual for selecionado, faz o aumento ou diminuio da fonte). Inserir (ou retirar) bordas (linhas) ao redor do trecho selecionado. Observe a setinha no final do grupo Fonte, que ir abrir a tela seguinte: Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 33 Guia INSERIR CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO (Klidzio,2007) Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 34 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Guia LAYOUT DA PGINA (Klidzio,2007) Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 35 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO (Klidzio,2007) Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 36 Guia FRMULAS CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO (Kl i dzi o,2007) (Kl i dzi o,2007) Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 37 Gui a DADOS Gui a REVISO CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO MICROSOFT EXCEL 2010 Certamente, para quem j conhece alguma verso do Excel, a mudana que mais saltou aos olhos na verso 2007 foi a faixa de opes. Ela traduz uma nova maneira de operar o sistema, prometendo tornar mais fcil encontrar os comandos do aplicativo, antes escondidos em menus complexos e barra de ferramentas. A verso 2010 aprimorou a faixa de opes permitindo que o usurio possa adicionar suas prprias guias ou grupos, alm de poder renomear ou alterar a ordem das guias e grupos internos. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 38 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO A nova interface do Excel 2010 Sabemos que j falamos um pouco sobre a faixa de opes na aula de Word e na parte do Excel 2007, mas importante falar um pouco mais sobre esta novidade. A faixa de opes foi a principal mudana na interface do Office j na verso 2007. Esta faixa de opes consiste nas guias que so organizadas em torno de cenrios ou objetos especficos. Os controles em cada guia so organizados mais detalhadamente em diversos grupos. A faixa de opes pode hospedar contedo mais detalhado do que os menus e as barras de ferramentas, incluindo contedo de botes, galerias e caixa de dilogo. lugar a uma nova Guia, chamada Arquivo. Esta guia aciona uma nova funcionalidade do Microsoft Office ao que a Microsoft chama de Backstage. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 39 Backstage: O boto do Microsoft Office presente na verso 2007, deu CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Anote a: Existem Guias que s aparecem quando necessrio! Ferramentas contextuais: permitem que voc trabalhe com um objeto que selecionado em uma pgina, como uma tabela, imagem ou desenho. Quando voc clica no objeto, o conjunto pertinente de ferramentas contextuais exibido em uma cor de destaque ao lado das guias padro. 1) Selecione um item em seu documento. 2) O nome das ferramentas contextuais aplicveis exibido em uma cor de destaque, e as guias contextuais so exibidas ao lado do conjunto de guias padro. 3) As guias contextuais fornecem controles para trabalhar com o item selecionado. Barra de Ferramentas de Acesso Rpido: encontra-se por padro na parte superior da janela do Excel e fornece acesso rpido em ferramentas que voc usa com mais frequncia. Voc pode personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, adicionando comandos nela. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 40 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Inicializadores de Caixa de Dilogo: so pequenos cones exibidos em alguns grupos. Clicar em um Iniciador de Caixa de Dilogo abre uma caixa de dilogo ou painel de tarefas relacionado, fornecendo mais opes relacionadas a esse grupo. Ala de preenchimento Voc pode usar o comando Preencher para preencher os dados nas clulas da planilha. Tambm possvel utilizar os recursos do Excel para continuar automaticamente uma srie de nmeros, combinaes de nmero e texto, datas ou perodos de tempo, com base em um padro que voc estabeleceu. No entanto, voc pode preencher rapidamente vrios tipos de sries de dados, Preencher frmulas nas clulas adjacentes 1. Selecione a clula que contm a frmula que voc deseja preencher nas clulas adjacentes. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 41 selecionando clulas e arrastando a ala de preenchimento Aps arrastar a ala de preenchimento, o boto Opes de Autopreenchimento I ser exibido, de forma que voc pode escolher como a seleo ser preenchida. Por exemplo, possvel escolher como preencher somente os formatos de clula clicando em Preencher Formatao Somente. Outra opo preencher somente o contedo de uma clula clicando em Preencher sem Formatao. 2. Arraste a ala de preenchimento preencher. obre as clulas que voc deseja 3. Para escolher como voc deseja preencher a seleo, clique em Opes de AutopreenchimentG deseja. em seguida, clique na opo que voc Dicas Voc tambm pode preencher a clula ativa com a frmula da clula adjacente usando o comando Preencher (na guia Pgina Inicial do CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO grupo Edio) ou pressionando CTRL+D ou CTRL+R para preencher uma clula abaixo ou direita da clula contendo a frmula. Voc pode preencher automaticamente a frmula para baixo, para todas as clulas adjacentes que ela se aplicar, clicando duas vezes na ala de preenchimento na primeira clula que contiver a frmula. Por exemplo, voc tem nmeros nas clulas A1:A15 e B1:B15 e digita a frmula =A1 + B1 na clula C1. Para copiar a frmula nas clulas C2:C15, selecione a clula C1 e clique duas vezes na ala de preenchimento. Preencher uma srie de nmeros, datas ou outros itens de srie internos Usando a ala de preenchimento, voc pode preencher rapidamente as clulas em um intervalo de uma srie de nmeros ou datas, ou em uma srie interna de dias, dias da semana, meses ou anos. 1. Selecione a primeira clula no intervalo a ser preenchido. 2. Insira o valor inicial para a srie. 3. Insira um valor na prxima clula para estabelecer um padro. Por exemplo, se desejar obter a srie 1, 2, 3, 4, 5..., digite 1 e 2 nas primeiras duas clulas. Se desejar obter a srie 2, 4, 6, 8..., digite 2 e 4. Para obter a srie 2, 2, 2, 2..., voc poder deixar a segunda clula em branco. 1, 2, 3 4, 5, 6,... 9:00 10:00, 11:00, 12:00,... Seg Ter, Qua, Qui Segunda Tera, Quarta, Quinta,... Jan Fev, Mar, Abr,... Jan, Abr Jul, Out, Jan,... Jan-99, Abr-99 Jul-99, Out-99, Jan-00,... 15-Jan, 15-Abr 15-Jul, 15-Out,... 1999, 2000 2001, 2002, 2003,... 1-Jan, 1-Mar 1-Mai, 1-Jul, 1-Set,... 1o Perodo 2o Perodo, 3o Perodo,... Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 42 Seleo inicial Srie expandida CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO 4. Selecione as clulas que contm os valores iniciais. preencher. Para preencher em ordem crescente, arraste para baixo ou para a direita. Para preencher em ordem decrescente, arraste para cima ou para a esquerda. Adicionar, editar ou excluir um comentrio No Microsoft Office Excel, voc pode adicionar uma observao a uma clula, inserindo um comentrio. Voc pode editar o texto nos comentrios e excluir comentrios que no so mais necessrios. Adicionar um comentrio 1. Clique na clula qual deseja adicionar um comentrio. 2. Na guia Reviso, no grupo Comentrios, clique em Novo Comentrio. 3. Na caixa de texto de comentrio, digite o texto do comentrio. 4. Para formatar o texto, selecione-o e use as opes de formatao na guia Pgina Inicial no grupo Fonte. 5. Ao terminar de digitar e formatar o texto, clique fora da caixa de comentrio. DICA Um pequeno tringulo vermelho no canto da clula indica que um comentrio est anexado clula. Quando voc posicionar o ponteiro sobre o tringulo vermelho, o comentrio ser exibido. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 43 Produto 1 Produto 2, Produto 3,... 5. Arraste ala de preenchimento sobre o intervalo que voc deseja CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO IMPORTAAO DE DADOS Etapa 1 de 3 Tipo de dados originais Se os itens do arquivo de texto estiverem separados por tabulaes, dois-pontos, ponto-e-vrgulas, espaos ou outros caracteres, selecioneDelimitado. Se todos os itens em cada coluna tiverem o mesmo tamanho, selecione Largura fixa. Iniciar importao na linha Digite ou selecione um nmero de linha para especificar a primeira linha dos dados que deseja importar. Origem do arquivo Selecione o conjunto de caracteres usado no arquivo de texto. Na maioria dos casos, voc pode deixar essa configurao como o padro. Se souber que o arquivo de texto foi criado com o uso de um conjunto de caracteres diferente do que est sendo usado no seu computador, voc dever alterar a configurao para corresponder a esse conjunto de caracteres. Por exemplo, se o seu computador estiver definido para usar o conjunto de caracteres 1251 (Cirlico, Windows) e voc souber que o arquivo foi produzido com o uso do conjunto de caracteres 1252 (Europeu Ocidental, Windows), ser necessrio definir a Origem do Arquivo como 1252. Visualizao do arquivo Esta caixa de dilogo mostra como o texto ser exibido quando separado em colunas na planilha. Etapa 2 de 3 (Dados delimitados) Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 44 Fonte: Microsoft. Voc pode usar o Microsoft Excel para importar dados de um arquivo de texto para uma planilha. O Assistente de Importao de Texto examina o arquivo de texto que voc est importando e o ajuda a verificar se os dados esto sendo importados da maneira desejada. Observao Para iniciar o Assistente de Importao de Texto, na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Texto. Em seguida, na caixa de dilogo Importar Arquivo de Texto, clique duas vezes no arquivo de texto que voc deseja importar. CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Delimitadores Selecione o caractere que separa valores no arquivo de texto. Se o caractere no estiver listado, marque a caixa de seleo Outros e digite o caractere na caixa que contm o cursor. Essas opes no se encontraro disponveis se o tipo de dados for Largura fixa. Considerar delimitadores consecutivos como um s Marque essa caixa de seleo se os dados contiverem um delimitador de mais de um caractere entre os campos de dados ou se contiverem vrios delimitadores personalizados. Qualificador de texto Selecione o caractere que delimita valores no seu arquivo de texto. Quando o Excel encontrar o caractere qualificador de texto, todo o texto aps o caractere e antes da prxima ocorrncia dele ser importado como um valor, mesmo que o texto contenha um caractere delimitador. Por exemplo, se o delimitador for uma vrgula (,) e o qualificador do texto for uma aspa ("), "Dallas, Texas" ser importado em uma clula como Dallas, Texas. Se nenhum caractere, ou o apstrofo ('), for especificado como qualificador de texto, "Dallas, Texas" ser importado em duas clulas adjacentes como "Dallas e Texas". Se o caractere delimitador ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel omitir os qualificadores no valor importado. Se nenhum caractere delimitador ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel incluir o caractere qualificador no valor importado. Assim, "Dallas Texas" (usando o qualificador de texto aspas) ser importado em uma clula como "Dallas Texas". Visualizao dos dados Releia o texto nesta caixa para verificar se o texto ser separado em colunas na planilha conforme desejado. Etapa 2 de 3 (Dados de largura fixa) Visualizao dos dados Defina as larguras de campo nessa seo. Clique na janela de visualizao para definir uma quebra de coluna, representada por uma linha vertical. Clique duas vezes em uma quebra de coluna para remov- la ou arraste uma quebra de coluna para mov-la. Etapa 3 de 3 Clique no boto Avanado para seguir um ou mais destes procedimentos: Especifique o tipo de separador de decimal ou milhar usado no arquivo de texto. Quando os dados forem importados para o Excel, os separadores correspondero aos especificados para o seu local nas Configuraes Regionais e de Idiomas (Painel de Controle do Windows). Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 45 CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO ^ Especifique que um ou mais valores numricos podem conter um sinal de menos direita. Formato dos dados da coluna Clique no formato dos dados da coluna selecionado na seo Visualizao dos dados. Se voc no desejar importar a coluna selecionada, clique em No importar coluna (ignorar). Depois de selecionar uma opo de formato de dados para a coluna selecionada, o ttulo da coluna em Visualizao dos dados exibir o formato. Se voc selecionar Data, selecione um formato de data na caixa Data. Escolha o formato de dados que corresponda aos dados da visualizao para que o Excel possa converter os dados importados corretamente. Por exemplo: Para converter uma coluna de todos os caracteres numricos de moeda no formato de Moeda do Excel, selecione Geral. 4. Para converter uma coluna de todos os caracteres numricos no formato de Texto do Excel, selecione Texto. Para converter uma coluna de todos os caracteres de data, cada data na ordem de ano, ms e dia, no formato de Data do Excel, selecione Data e depois selecione o tipo de data de AMD na caixa Data. O Excel importar a coluna como Geral se a converso puder produzir resultados indesejveis. Por exemplo: Se a coluna contiver vrios formatos, como caracteres alfabticos e numricos, o Excel converter essa coluna em Geral. Se, em uma coluna de datas, cada data estiver na ordem de ano, ms e dia e voc selecionar Data junto com um tipo de data de MDA, o Excel converter a coluna no formato Geral. Uma coluna que contenha caracteres de data deve corresponder a formatos de data personalizados ou internos do Excel. Se o Excel no converter uma coluna no formato desejado, voc poder converter os dados depois de import-los. Restringir alteraes no Excel 2010 Na guia Reviso, no grupo Alteraes, revise as seguintes opes de proteo: Proteger Planilha Protege a planilha e e o contedo de clulas bloqueadas Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 46 PROTEGENDO A PLANILHA CONHECIMENTOS BSICOS DE INFORMTICA (PACOTE TEORIA E EXERCCIOS) P/ TODOS OS CARGOS -MPE-RJ / 2011 PROFESSOR ALEXANDRE LENIN CARNEIRO Proteger Pasta de Trabalho Protege a pasta de trabalho na estrutura e no Windows Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho Impede a remoo de alteraes controladas Permitir que os Usurios Editem Intervalos Determina os intervalos que podem ser editados CONSIDERAES FINAIS Bem, por hoje s. Na prxima aula exercitaremos bastante. E, ao final, ainda teremos o simulado! Forte abrao e at j. Prof. Alexandre Lnin www.pontodosconcursos.com.br 47