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Análisis de sistemas

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Universidad Politécnica de Sinaloa
Ingeniería en Informática


Hernández Sosa Luis Alberto
Bustamante Valdez José Raúl
Reyes Quevedo Víctor Iván
Tirado Villa Jorge



SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA CONTROL DE RESTAURANT


Vanessa Guadalupe Félix Aviña



Mazatlán, Sinaloa Agosto de 2013

Análisis de sistemas


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Funciones

Las funciones principales del sistema consisten en calcular el precio de cada
platillo basándose en los ingredientes y porciones que contiene cada uno de ellos,
así se llevará un mejor control en la administración del negocio y obtener mayores
ingresos. El sistema también contará con la opción de productos donde se tendrá
informado al usuario sobre las existencias. El producto es muy importante para
este negocio, por lo tanto también contará con la opción de proveedores, donde se
capturarán los datos de los proveedores a los que se les comprará la mercancía.
Como será un sistema completo incluirá la opción de informes del día o del mes.

Duración

Aproximadamente el desarrollo del sistema para el restaurant llevará 103 días, en
caso de no ser así, se le informará a nuestro cliente de los problemas presentados
a la hora del desarrollo.

Recursos asignados

Analista:
Se encarga de recopilar toda la información de los requerimientos, obtiene la
problemática para poder realizar un sistema.
Diseñador:
Es el encargado de describir la solución a los problemas (el cómo hacer las cosas).
Programador:
Es el encargado de toda la codificación y funcionalidad del sistema de información
en la fase de desarrollo.

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Computadora con el siguiente SW:
Visual studio 2008: Este software se utilizará para poder codificar el
sistema de información.
SQL Server: Este sistema gestor de base de datos es de gran importancia
para poder almacenar la información capturada en el sistema.
El tiempo:
Se necesita un periodo de tiempo para cumplir con la implantación del sistema
propuesto para el restaurant.
A1: Definición del proyecto.
Hito: Proyecto establecido (H1)
A8: Codificación del sistema.
Hito: SW programado.(H5)
A2: Investigación preliminar.
Hito: Tener información como
antecedentes, objetivos,
políticas.(H2)
A9: Pruebas y depuración.
Hito: No tener errores en el SW.
(H5)
A3: Definir problemas actuales.
Hito: Información de problemas.
(H3)
A10: Liberación del sistema.
Hito: Instalación del SW.(H6)
A4: Estudio de factibilidad.
Hito: Informe de nivel operativo,
económico y técnico.
(H3)
A11: Capacitación.
Hito: Dar a conocer el SW a los
usuarios.(H7)
A5: Determinación de
requerimientos.
Hito: Tener bien definidos los
requerimiento. (H3)
A12: Elaboración de manuales.
Hitos: Descripción del SW a
utilizar.(H8)
A6: Estructurar datos.
Hito: Realizar diagramas
correspondientes.(H4)
A13: Entrega de manuales.
Hito: Los usuarios tengan este
documento.
A7: Diseñar interfaz.
Hitos: Diseño de gráficos del
sistema.(H4)


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Actividad Duración
(días)
Inicio Fin Dependencia
T1 1 29/Sep/2013 29/Sep/2013
T2 4 30/Sep/2013 04/Oct/2013 T1
T3 7 5/Oct/2013 11/Oct/2013 T2
T3.1 5 12/Oct/2013 16/Oct/2013 T3
T3.2 3 17/Oct/2013 19/Oct/2013 T3.1, T3(H3)
T4 15 20/Oct/2013 3/Nov/2013 T3, T3.1, T3,2 (H3)
T4.1 15 4/Nov/2013 18/Nov/2013 T4
T5 30 19/Nov/2013 18/Dic/2013 T4, T4.1 (H4)
T5.1 15 19/Dic/2013 2/Ene/2014 T5
T6 1 3/Ene/2014 3/Ene/2014 T5, T5.1 (H5)
T7 5 4/Ene/2014 9/Ene/2014 T6
T8 1 10/Ene/2014 10/Ene/2014 T7



Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero
29 30 5 12 17 20 4 19 19 3 4 9
















Inicio
A1
A2
H2
A3
A4
A5
H3
H1
A6
H4
A8
A7
A9
H5
A10
H6
A11
H7
H8
A12
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Riesgo Probabilidad Efectos
Mala definición de los
requerimientos

Alta Tolerable
La estructura de los datos
para el desarrollo del SW
no está bien definida

Media Serio
Falta de programación
para el desarrollo del SW

Media Serio
El lenguaje de
programación elegido no
es el adecuado para la
codificación del sistema

Alta Tolerable
El periodo de tiempo para
la implementación del
sistema del proyecto

Alta Tolerable
El periodo del tiempo para
la implementación del
sistema es muy corto

Media Catastrófico
Surgimiento de nuevos
requerimientos en los que
se necesita hacer grandes
cambios
Alta Serio


Riesgo Estrategia

Modificación en los requerimientos.
Se deben utilizar técnicas para minimizar el
cambio de los requerimientos.

Mal Seguimiento en el desarrollo del
SW.
Se debe elegir a un líder para que dirija el
desarrollo del software.

La elección del lenguaje de
programación no es el adecuado.
Primeramente se debe analizar muy bien la
problemática para saber en qué lenguaje
se va a codificar el SW y que pueda
adaptarse a la necesidad.


Entrega del sistema fuera de tiempo.
Tener informado al cliente de las
dificultades que se puedan presentar.
Contratar a cierto número de
programadores los cuales estén
disponibles para llevar a cabo el proyecto
de SW.
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Dificultades Si No
Los usuarios realmente
saben los
requerimientos
X
El negocio cuenta con
los recursos
económicos para
obtener el software
X
Influyen factores
políticos en los
requerimientos del
sistema
X
Las repeticiones de los
usuarios son
entendibles
X





Factibilidad
Recursos 0% 50% 75% 100%
Financiamiento (50%) X 50%
Recursos humanos (5%) X 5%
Personal de desarrollo (20%) X 15%
Acceso a la información (10%) X 10%
Software (7%) X 7%
Hardware (7%) X 7%
Resultado: 94%




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Inicio
H1
A1
1 día
A2
30/Sep./13
4 días
H2
A3
A4
A5
7 días 5 días
H3
5/oct/13
3 días
20/oct/13
A6
A7
15 días
15 días
H4
19/Nov/13
A8
A9
H5
30 días
15 días
3/Enero/13
A10
H6
1 día
A11
4/Enero/14
3 días
H7 8/Enero/14
A12
5 días
H8
9/Enero/14
A13
1 día
Fin

Ruta crítica
Hitos
Actividades
Ruta crítica: 67 días

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Avance

El nuevo sistema de información a desarrollar actualmente se encuentra en la fase
de análisis, se tienen todos los requerimientos para ser analizados y
posteriormente continuar con la siguiente fase.
Identificar los interesados
El interesado que desea adquirir este nuevo sistema de información es el dueño
del restaurant, ya que el proceso de las ventas en su negocio no se lleva de una
manera eficiente. Para esto, se le implementará dicho sistema.

Obtener una comprensión inicial del dominio

Actualmente la persona que utilizará el nuevo sistema de información no ha
manejado algún software para llevar a cabo el proceso de ventas.

Construir un modelo inicial de negocios

Este proyecto trata sobre un sistema administrativo de un restaurant en el cual se
desea llevar un control tanto de las ventas realizadas como de los productos
existentes. Así mismo ayudará a los empleados a tener un mejor control y mejora
de las actividades dentro del negocio. Con este sistema administrativo se tendrá
mejor servicio ya que es innovador con base a la tecnología, esto les ayudará a
ser más competitivos dando al restaurant mejores resultados como el aumento de
las ventas así como las ganancias y mejor beneficio a los clientes.

Preparar un conjunto inicial de requisitos

El negocio no cuenta con un equipo de cómputo para poder implantar el software,
se tendrá que adquirir una nueva computadora para trabajar con el sistema de
información. La computadora debe cubrir las siguientes características:
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Procesador Intel dual Core o superior.
2 GB de memoria RAM.
320 GB de disco duro.
Sistema operativo Windows 7
Así mismo, debe instalarse un sistema gestor de base de datos para almacenar la
información capturada.
Si los requisitos no son satisfactorios aún:

 Obtener una comprensión más profunda del dominio

El usuario tiene conocimientos con el manejo de la computadora en el sistema
operativo Windows 7 y también ha utilizado el paquete de Microsoft office.

 Refinar el modelo de negocios

Para iniciar el sistema del restaurant existen 5 razones para llevarlo a cabo:
1. Capacidad
Aumentar la velocidad del procesamiento del registro de ventas, ya que el
encargado de caja realiza los cálculos manualmente y eso lleva un poco de
tiempo.
2. Control
El restaurant necesita mejorar la exactitud y control para aumentar su
desempeño, ya que no se lleva un registro adecuado de los productos o
mercancías que entran y/o salen.
3. Comunicación
La comunicación es muy importante ya que afecta a clientes y empleados y sin
una buena comunicación puede haber malos acuerdos entre ellos y se puede
ver afectado el negocio.
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4. Costo
Evitar errores al momento de efectuar una venta, entregar cambio al cliente.
5. Competitividad
El tener un sistema de información en este negocio mejora el desempeño,
aumento en las ventas y ayuda a ganar ventajas competitivas por ejemplo: ser
un restaurant atractivo y dar un buen servicio al cliente.
 Refinar el conjunto de requisitos

Actualmente en el negocio se localizaron varios problemas que entorpecen las
actividades diarias de los empleados y que de alguna u otra forma, afectan los
procesos dentro del restaurant, estos problemas se definen a continuación:
 Errores en la contabilidad.
Al sacar el inventario existen errores en los cálculos ya que el encargado de caja
tiene que estar anotando en hojas de papel, sacando cuentas con calculadora, etc.
 Lentitud de procesamiento.
Al momento de efectuar una venta, los procesos son lentos ya que el encargado
de caja tiene que saber el consumo que hizo el cliente, estos datos son realizados
por los meseros y posteriormente se tiene que calcular el total del consumo.
 Las existencias de los productos no se actualizan.
Existe un descontrol para saber el total de existencias de los productos que se
utilizan para la elaboración de los platillos, esto ocasiona que haya productos
agotados.


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 Robo de los empleados hacia el restaurant
En algunas ocasiones ha existido abuso en vender productos, vender platillos
clandestinamente o robar dinero, esto ocasiona que exista una ganancia no
favorable para el restaurant.
En caso contrario, terminar el proceso
En caso de que dicho proyecto no sea aceptado por el dueño del restaurant se
procederá a cobrar una cantidad considerable por la evaluación del análisis
realizado y se entregará un informe detallado de los requerimientos.
Requerimientos del cliente

Descripción global

Este sistema logrará tener un mejor control sobre productos, ventas, ahorro de
tiempo al atender al cliente, comodidad. Este sistema proporcionará un mejor
control al restaurant ya que el dueño del negocio podrá darse cuenta de cuáles
son los gastos de entrada y las ganancias obtenidas al final de cada día. Con esta
implementación se omiten los gastos en papelería como comprar blocks para
realizar anotaciones, calculadora, etc. Con la instalación de este sistema permite
que el negocio atraiga mayor clientela ya que este restaurant brindará un mejor
servicio.
Alcance

El software debe cubrir los requerimientos de acuerdo a las necesidades dentro
del negocio todo esto para lograr un mejor control.

Perspectiva del sistema

El fin de realizar un sistema de información es para apoyar las actividades dentro
del negocio para la que es diseñado cubriendo sus necesidades, dicho sistema
debe cubrir ciertos objetivos, por ejemplo:
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 Automatizar el proceso de venta en el restaurant para que este sea más
rápido.
 Simplificar los procesos de inventarios, venta y registro de productos.
 Controlar tanto el proceso de ventas como el de inventario de los productos.
 Cierre de caja: elaborar de manera más exacta y rápida el proceso.
 Eficacia para lograr las metas del negocio ahorrando los recursos propios.
Funciones del sistema
Menú:
Esta es la ventana principal que contiene todos los submenús que se utilizarán en
el proceso de ventas.
Ventas:
En este menú desplegable se encuentran funciones básicas en todo proceso de
venta así como los específicos que maneja el negocio para efectuar una venta.
Nueva venta:
Este menú sirve para realizar una nueva venta.
Ticket:
Este menú te imprime el ticket de la venta.
Producto:
En el menú desplegable producto están las opciones para agregar, eliminar y
modificar, para llevar un mejor control de inventario.
Agregar producto:
Sirve para agregar los productos que surte el proveedor.
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Eliminar producto:
Esta opción sirve para dar de baja algún producto del almacén.
Modificar Producto:
Esta opción sirve para modificar uno de los productos.
Proveedor:
En este menú se lleva un registro de todos los proveedores del negocio así como
las opciones para agregar, buscar, eliminar y modificar datos de algún proveedor.
Registrar proveedor:
En esta opción se registra los proveedores a los cuales se requerian los
productos necesarios para el negocio.
Modificar proveedor:
Esta opción te sirve para modificar los datos de los proveedores, si se realizan
cambios quedan registrados.
Eliminar proveedor:
En este apartado se eliminan los proveedores a los cuales ya no se necesitarán de
su servicio.
Buscar proveedor
Esta opción es para buscar uno de los proveedores de la empresa.
Utilerias:
Las opciones que aquí se encuentran son utilidades que requiere el sistema del
restaurant para su óptimo desempeño como son restaurar, modificar y respaldar.

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Restaurar:
Sirve para recuperar informacion de algún tiempo atrás.
Modificar:
Sirve para cambiar la contraseña de un usuario.
Respaldar:
Sirve para hacer una copia de seguridad de información.
Informes:
En este menú estan las opciones para mostrar un reporte impreso en papel o en
pantalla de las ventas totales del día. Además de un control en el inventario de los
productos existentes conforme se venden.
Ventas:
En esté apartado se hace un inventario de las ventas del día, para poder concluir
si hubo ganancias o perdidas.
productos:
En esta opción se elabora un análisis de los productos existentes y despues se
realizan más pedidos si se necesita.
Proveedores:
Se muestran los proveedores que surten los productos en el restaurant.
Características del usuario

 Incrementar la velocidad de uso.
 Facilidad de utilizar el sistema sin personal externo.
 Seguridad.
 Minimizar errores en la contabilidad.
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Restricciones

El sistema contendrá la seguridad apropiada para que ningún otro usuario pueda
hacer uso de la información ya que es de gran importancia mantener la integridad
de los datos y no hacer mal uso de ella. Cada usuario que manejará el sistema se
le proporcionará un id y un passsword.


Estudio de factibilidad

El estudio de factibilidad se realizó en 3 niveles:

 Nivel Económico
Para el negocio será de gran beneficio tener el sistema ya que se facilitarán los
procesos de venta, proporcionará información confiable y eficaz para la toma
de decisiones. El dueño del negocio cuenta con los recursos económicos
suficientes para poder implantar el nuevo sistema.
 Nivel Operativo
El encargado de caja no ha manejado un sistema de información, será
necesario capacitarlo, la persona está de acuerdo en recibir la capacitación
para el uso del sistema.
 Nivel técnico
Para poder instalar el sistema de información será necesario adquirir un nuevo
equipo de cómputo con las características ya mencionadas anteriormente, el
dueño aprobó está compra.



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Requerimientos detallados
Interfaz de Usuario
En esta interfaz se encontrará un menú con las diferentes funciones con las que
contará el sistema de información, facilitará el proceso de captura del consumo de
los clientes. Con el sistema implementado el usuario podrá agilizar las ventas.
Interfaz de Hardware
En esta interfaz se encuentran los dispositivos con los cuales el usuario podrá
interactuar al momento de capturar información sobre algún pedido de un cliente.
En la interfaz de Hardware se incluye (Mouse,
Teclado, Monitor, Impresora, CPU).


Interfaz de Software
En esta interfaz se muestra visualizado el programa con el cual va a trabajar el usuario
Pantalla de inicio.



Figura 1





Figura 1.2
Figura 1.3
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Inicio del sistema:
La (Figura 1) es la primera que aparecerá en el sistema, en el centro de esta
pantalla se muestra el cuadro de “INICIO DE SESION” (Figura1.1) donde se
iniciará por el Correo electrónico o por el nombre de usuario y una contraseña,
Cuando el usuario o contraseña son incorrectos se mostrará una tacha roja a la
derecha del cuadro donde está el error (Figura 1.4) de lo contrario aparecerá una
pantalla dándole la bienvenida al sistema (Figura 1.3).
También se tiene la opción de “REGISTRAR USUARIO” (Figura1.2) donde el
administrador capturará a los trabajadores dándoles un usuario y un código que se
generara automáticamente, se captura el nombre y apellido, correo electrónico,
dirección, teléfono, edad, puesto, contraseña y sexo del trabajador, cuando el
nombre del usuario este repetido se muestra una cruz del lado derecho de la
ventana señalando dicha acción (Figura 1.4).
En “REGISTRAR USUARIO” no se deben dejar cuadros sin llenar, si al momento
de presionar el botón “REGISTRAR” un campo está vacío, el programa señalara
con una cruz roja los campos que hacen falta llenar (Figura 1.4)

Figura (1.3) Figura (1.4)

Pantalla Menú del sistema
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En la pantalla de “Menú” se encuentran 6 botones con diferente funciones:
producto, proveedor, ventas, usuarios, donde al presionar uno de esos botones
aparecerán 4 opciones distintas, de las cuales son Agregar, Modificar, Buscar y
eliminar (Figura 2.1), dependiendo de la opción seleccionada se muestran los
datos para realizar esa dicha acción, por ejemplo, presionamos botón agregar y
nos aparecerá los datos a llenar. Figura 2.2
Existe un botón para utilerías donde podremos respaldar y restaurar nuestra base
de datos.


Figura 2.3 Figura 2.4
Al momento de querer guardar en la base de datos primeramente tendrá que
confirmar si los datos estan correctos (Figura 2.3), al presionar el boton “Si”
Figura 2
Figura 2.2
Figura 2.1
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aparecera un mensaje confirmando la acción (Figura 2.4). al presionar “No” podrá
corregir los datos que no están correctos.
Interfaz de Comunicación
Esta interfaz es la que se encarga de mantener una comunicación continua de los
dispositivos del equipo de trabajo con los dispositivos periféricos (Teclado, Mouse,
Monitor, Impresora, USB) a través de cableado con sus respectivos puertos de
conexión de red o inalámbrico con el fin de permitir el intercambio de información.

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Diagramas de secuencia
















Clases




Ventas
*Folio_venta
No_platillos
Subtotal
Total
Fecha_compra
Ticket
*Folio
Consumo
Subtotal_consumo
Total_consumo
Fecha
Producto
* Codigo_producto
Nombre_producto
Precio_producto
Existencias_producto
Proveedor
Proveedores
* Rfc_proveedor
Nombre_proveedor
Domicilio_proveedor
Telefono_proveedor
Cliente Mesero Encargado de caja Cocineros
Pide comida
Dar la orden
Entrega orden
Entregar
platillo
Enviar orden
por pantalla
Proceso de
Paga
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Requerimientos de desempeño
Un punto clave para que el sistema ya desarrollado tenga su máximo uso es que
el sistema no debe de ser un obstáculo, cada proceso debe ser fácilmente
entendido por el usuario todo esto con el fin de lograr una mayor eficiencia en el
sistema de información.
Conclusión
Los sistemas de información sirven para poder llevar un control de las actividades
que realiza en un negocio, mediante el uso del mismo se puede automatizar
procesos y estos permiten que se tenga una mejor inversión del tiempo laboral.
Dada la importancia de los sistemas en el mundo de empresas existentes
buscan posicionarse y ofrecer siempre un mejor servicio, es necesario saber
desarrollar e implementar con éxito cualquier sistema de información.
Llegamos a la conclusión de que es de gran importancia tener bien
establecidos los requerimientos del cliente al que se le va a vender el sistema ya
que si no se tienen muy claros las necesidades del negocio el sistema no se
podría desarrollar de una buena manera. Para tener un buen análisis del sistema
se debe llevar a cabo un estudio de factibilidad.