INDICE

INTRODUCCION 4
PRESENTACIÓN 5
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARATI 6
CREACIÓN POLÍTICA DEL DISTRITO DE ECHARATI 6
POBLACION 6
EXTENSION 6
MISION 7
VISION 7
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION 9
CONSEJO MUNICIPAL 10
ALCALDIA 11
OFICINA DE CONTRO, INSTITUCIONAL 11
PROCURADURIA PÚBLICA MUNICIPAL 11
OFICINA DE SECRETARIA GENERAL 12
OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 12
OFICINA DE DEFENSA CIVIL 12
COMISION DE REGIDORES 13
FUNCIONES DEL CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL DISTRITAL DE ECHARATI 13
JUNTAS VECINALES 14
COMISIÓN AMBIENTAL MUNICIPAL – CAM: 14
GERENCIA MUNICIPAL 15
COMITÉ DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL 15
GERENCIA DEMADMINISTRACION Y FINANZAS 15
GERENCIA DE COMUNIDADES INDÍGINAS AMAZÓNICAS 16
GERENCIA SUPERVISIÓN Y LIQUIDACIÓN PROYECTOS 17
UNIDAD DE LOGISTICA 17
OFICINA DE ASESORIA JURIDICA 18
OFICINA DE PLANEAMIENTO DE PRESUPUESTOS 18
OFICINA DE PROGRAMACIONES E INVERSIONES 19
GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL 19
GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO 19
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y DE SERVICIO 20
GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA 20

1. TOMA DE UN RESIDENTE 20
2. TOMA DE SUPERVISOR (INSPECTOR) 20
3. COMPATIBILIDAD DEL PROYECTO 21
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4. PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 21
5. SOLICITUD DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL 21
6. ACTA DE INICIO DE OBRA 22
7. ACTA DE ENTREGA DE TERRENO 22
8. REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y BIENES 22
9. NOTA DE ENTRADA DE MATERIALES 22
10. LLENADO DE LOS VINCARD 23
11. NOTA DE SALIDA DE LOS MATERIALES 23
12. PARTES DIARIAS 23
13. CUADERNO DE OBRA 23
14. INFORME MENSUAL DE OBRA 24
15. INFORME FINAL 24
16. ENTREGA DE DOCUMENTOS 24
17. OFICINA DE LIQUIDACIÓN 24
18. OFICINA DE ARCHIVOS 24
DATOS DE LA OBRAS 25
1.-TOMA DE UN RESIDENTE Y SUPERVISOR (INSPECTOR) 26
2.-COMPATIBILIDAD DEL PROYECTO 26
3.-PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 27
4.- SOLICITUD DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL 28
RESOLUCION DE OBRA 39
5.- ACTA DE INICIO DE OBRA 31
6.- ACTA DE ENTREGA DE TERRENO 32
7.- REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y BIENES 33
8.- NOTA DE ENTRADA DE MATERIALES 34
9.- LLENADO DE LOS VINCARD 36
10.- NOTA DE SALIDA DE LOS MATERIALES 38
11.- PARTES DIARIAS 38
12.- CUADERNO DE OBRA 39
13.- INFORME MENSUAL DE OBRA 42
CONCLUSIONES 43



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INTRODUCCION

En el presente trabajo monográfico se detalla y se describe la
determinación de las necesidades de la documentación que se
requieren en una institución municipal para su buen funcionamiento
de la ejecución de las obras civiles y su correcta elaboración de los
documentos y su adecuado encaminamiento del las mismas para dar
una correcta elevación de los documentos a las oficinas o entidades
superiores.













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PRESENTACIÓN




ING. LUZ MARINA LOAYZA TORREBLANCA, DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD “ALAS
PERUANAS “CUSCO”

De conformidad con el reglamento general de currículo académico de las
Universidades y del Ministerio de Educación nos permitimos presentar el presente trabajo de
determinación de las necesidades de la documentación con el único objetivo de
conocer y aprender más de fondo el tema de manejo de documentos que Ud. ha tenido en
este siglo enseñarnos y lo realiza con todo esmero y dedicación por el bien de sus alumnos.

Para quienes estamos en la etapa tan dura de formación académica, resulta ser un
conjunto de esfuerzos realizados, con el deseo de ver cristalizado nuestro anhelo de ser
profesional; pero también en el inicio de un proceso de constante aprendizaje hacia el
perfeccionamiento intelectual. Ponemos, por tanto a su criterio dictaminar del presente
trabajo grupal, que hemos elaborado y lo presentamos con mucho esmero y dedicación a
efectos de que sea analizado y evaluado por usted.



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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ECHARATI
EL DISTRITO DE ECHARATI
Tiene la más grande extensión territorial a nivel distrital del todo el Perú son 21,372.88
Km2 aproximadamente áreas verdes que conformaron gran parte de la Amazonía
Peruana, se caracteriza por el cultivo y producción del Cacao, Café, productos cítricos
y otros.

CREACIÓN POLÍTICA DEL DISTRITO DE ECHARATI
De conformidad a la CONVENCIÓN NACIONAL DE 1855, y mediante la Ley
Transitoria de Municipalidades N° 51 al 02 de 1857 el libertador Ramón Castilla,
Presidente Provisorio de la República; LA CONVENCION NACIONAL, considerando:
Que, para la formación del Registro Cívico, base fundamental de las elecciones
populares, y para satisfacer las necesidades locales de la Administración Pública, es
indispensable y urgente crear desde luego las primeras municipalidades, establecidas
por la Constitución Política del Perú.

POBLACIÓN
Según cifras oficiales del IX Censo Nacional de Población y VI de Vivienda (INEI
2007), la población del distrito de Echarati es de 42,676 habitantes. Pero de las
proyecciones realizadas al 2012, la población del Distrito de Echarati superaría los 50
mil habitantes aproximadamente.

EXTENSIÓN
La superficie territorial del Distrito es de 21,372.88 Km2, siendo uno de los distritos
más grandes del país.


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MISIÓN:
Municipalidad Distrital de Echarati como gobierno local asume su rol promotor del
desarrollo integral, sostenible y armónico del ámbito de su jurisdicción, sus acciones
se guían mediante la planificación y gestión concertada con los actores locales, que
coordina acciones con las demás instancia de gobierno e instituciones y que maneja e
implementa los instrumentos de gestión de Corto, mediano y largo plazo. Una
institución que promueve, fortalece y consolida la participación democrática y el
ejercicio ciudadano, que presta servicios de calidad al usuario, que promueve el
desarrollo económico, social y ambiental, mediante un manejo responsable y
transparente de los recursos públicos en beneficio de la población.

VISIÓN:
La Municipalidad Distrital de Echarati en el año 2012 es una Institución Líder que
promueve el desarrollo Integral, sostenible y en armonía con el medio ambiente,
institucionalizado por su modelo de gestión planificada, democrática, participativa,
concertador y transparente, con recursos humanos capacitados y competentes,
identificados con la institución y comprometidos con el desarrollo del distrito; con
capacidad administrativa y técnica, para la ejecución de actividades y proyectos de
inversión, orientados al mejoramiento de la calidad de vida de la población; que brinda
servicios de calidad al usuario. Una institución de gestión que trabaja articuladamente
con los concejos menores, municipalidad provincial, gobierno regional y nacional.
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ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN

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CONSEJO MUNICIPAL
El Concejo Municipal es el máximo órgano de gobierno de la Municipalidad Distrital.
Está integrado por el Alcalde, quien lo preside, y los Regidores, que tienen potestad
para ejercer sus funciones de conformidad a la Constitución Política del Perú y a la
Ley Orgánica de Municipios, su Reglamento Interno de Consejo (RIC) y demás
disposiciones legales vigentes. Emite acuerdos Obligatorios como ordenanzas
municipales, fiscaliza y resuelve.
FUNCIONES DE GESTIÓN DEL CONSEJO MUNICIPAL
1. Aprobar el Plan de Desarrollo Concertado (PDC) y el Presupuesto Participativo
(PP)
2. Aprobar, monitorear y controlar el programa de inversiones y la ejecución de
proyectos, teniendo en cuenta el PDC y el PP.
3. Aprobar la remuneración del alcalde y las dietas de los regidores.
FUNCIONES DE FISCALIZACIÓN DEL CONSEJO MUNICIPAL
1. Declarar la vacancia o suspensión de los cargos de alcalde y regidor.
2. Solicitar la realización de exámenes especiales, auditorías económicas y otros
actos de control.
3. Autorizar y atender los pedidos de información de los regidores para efectos de
fiscalización.
4. Fiscalizar la gestión de los funcionarios de la municipalidad.
FUNCIONES DE PARTICIPACIÓN VECINAL DE UN CONSEJO MUNICIPAL
1. Aprobar normas que garanticen una efectiva participación vecinal.
2. Aprobar los espacios de concertación y participación vecinal, a propuesta del
alcalde, así como reglamentar su vigencia.



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ALCALDIA
El alcalde es el funcionario público electo cada cuatro años para presidir los
municipios provinciales o distritos del país. El alcalde es el cargo unipersonal más
importante de cada provincia o distrito de la organización territorial del Perú. El alcalde
electo es quien encabeza la lista ganadora en las elecciones. Es responsable de la
administración pública municipal y de los servicios comunales. Es representante
político del municipio.

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL
El Órgano de Control Institucional (OCI) es el encargado de realizar el control
gubernamental en el Ministerio, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, sus normas
reglamentarias, modificatorias y complementarias. Se ubica en el mayor nivel
jerárquico organizacional.

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Ministerio en
cumplimiento del Plan Anual de Control, así como ejercer el control externo por
encargo de la Contraloría General de la República;
b) Promover la gestión correcta y transparente de los recursos y bienes del Ministerio,
cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, mediante la ejecución
de labores de control;
PROCURADURIA PÚBLICA MUNICIPAL
La Procuraduría Pública Municipal es el órgano encargado de representar y defender
los derechos e intereses de la Municipalidad, ante los Órganos Jurisdiccionales de los
diferentes Distritos Judiciales de la República, interviniendo en todas las Instancias en
los fueros Constitucional, Civil, Laboral y Penal.



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Funciones:
Ejecutar el Plan Operativo y Presupuesto Municipal correspondiente a la Procuraduría
Pública Municipal, disponiendo eficiente y eficazmente los recursos presupuestales,
económicos, financieros, materiales y equipos asignados.
Ejercer la representación de la Municipalidad para la defensa de los intereses y
derechos de ésta, tanto judicialmente como ante procesos arbitrales y administrativos,
al igual que ante el Ministerio Público y la Policía Nacional del Perú, en
investigaciones promovidas por denuncias que afecten a la Municipalidad.
OFICINA DE SECRETARIA GENERAL

La Secretaría General es el órgano encargado de organizar y controlar el servicio de
trámite documentario y archivo administrativo de la municipalidad. El cargo requiere
Dedicación Exclusiva.

OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
La Oficina de Imagen Institucional es la encargada de organizar y ejecutar la difusión
de las actividades de la municipalidad, y de establecer canales de comunicación
interna y externa, además de promover relaciones Interinstitucionales.
FUNCIONES DE LA OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL:
Programar, coordinar y ejecutar las actividades de difusión e información, tendiendo a
preservar la buena imagen de la institución ante la colectividad.
Desarrollar acciones que fomenten la comunicación interna y externa.

OFICINA DE DEFENSA CIVIL
La Unidad de Defensa Civil es la encargada de determinar y sistematizar los
procedimientos establecidos para la gestión del riesgo de desastres como
espacios internos de articulación para la formulación de normas y planes de
evaluación y organización de los procesos de gestión del riesgo de desastres a
través de la Plataforma de Defensa Civil en nuestro distrito. La Unidad de Defensa
Civil depende estructuralmente de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural.

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COMISION DE REGIDORES
Las Comisiones de Regidores son órganos consultivos del Concejo Municipal, cuya
finalidad consiste en realizar estudios, formular propuestas y proyectos de
Reglamento de los servicios respectivos y emitir dictámenes sobre los asuntos de su
competencia o que el Concejo les encargue. Las comisiones del concejo municipal se
definen en base a sus funciones y atribuciones de los regidores, que son: Proponer
proyectos de Ordenanzas y Acuerdos. Formular pedidos, informes y mociones.
Desempeñar, vía delegación de funciones, las atribuciones políticas del alcalde.
Desempeñar funciones de fiscalización de la gestión municipal.
EL CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL (CCL)
El CCL es uno de los mecanismos que institucionaliza la participación ciudadana en la
gestión y desarrollo local en el nuevo marco de la reforma descentralista. La Ley lo
define como un órgano de coordinación y consulta en el nivel municipal para las
tareas que demanden los planes de desarrollo concertado y los presupuestos
participativos, y para promover la formación de Fondos de estímulo a la inversión
privada en apoyo del desarrollo económico local sostenible.
FUNCIONES DEL CONSEJO DE COORDINACIÓN LOCAL DISTRITAL DE
ECHARATI
 Verificar que el Presupuesto Participativo se sujete a los Planes de
Desarrollo Local Concertados, a la Visión General y a los Lineamientos
Estratégicos de los mismos.
 Participar y promover activamente el proceso del Presupuesto Participativo,
así como atender a las convocatorias que realicen las autoridades de la
Municipalidad.
 Coordinar con el Comité de Vigilancia el cumplimiento de las acciones
acordadas en el Presupuesto Participativo.



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JUNTAS VECINALES
Una junta de vecinos es una organización comunitaria de carácter territorial,
representativas de las personas que residen en un mismo barrio y cuyo objeto es
promover el desarrollo de la comunidad, defender los intereses y velar por los
derechos de los vecinos.
FUNCIONES DE LAS JUNTAS VECINALES

COMISIÓN AMBIENTAL MUNICIPAL – CAM:
Teniendo en cuenta la preocupación de esta Corporación Edil respecto a la protección
del derecho de todos los residentes del distrito a gozar de un ambiente adecuado,
conforme lo consagra el numeral 22 del artículo 2º de nuestra Constitución Política,
por la Ordenanza
Nº 265-2007-MPL se creó una Comisión Ambiental Municipal en el Distrito de Echarati
que coordine acciones entre las instituciones locales y el Ministerio Nacional del
Ambiente - MINAM, con la finalidad de formular participativamente el Plan, la Agenda
Ambiental Local, entre otros instrumentos de gestión ambiental así como elaborar
propuestas para el funcionamiento, aplicación y evaluación de los instrumentos de
gestión ambiental y la ejecución de políticas ambientales en el distrito, a efectos de
promover diversos mecanismos de participación de la sociedad civil en la gestión
ambiental.
FUNCIONES GENERALES
a) Ser la instancia de coordinación y concertación de la política ambiental local distrital
con la participación de los diversos actores del distrito para la implementación del
Sistema



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GERENCIA MUNICIPAL
La Gerencia Municipal es el órgano de dirección del más alto nivel administrativo,
después de la alcaldía. El ámbito de competencia funcional de la Gerencia Municipal
comprende planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de la
administración municipal a su cargo, con plena sujeción a las normas vigentes,
asimismo, es el órgano responsable de la gestión de la calidad de todas las
operaciones, y de manera particular, los que se refieren a la atención directa al
ciudadano.
FUNCIONES
• Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones de la administración y los
servicios municipales.

• Planificar, organizar, dirigir y controlar la gestión de calidad, aplicada a todas
las operaciones administrativas y técnicas de la municipalidad.

COMITÉ DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL
El Comité de Coordinación Interinstitucional, es el órgano de coordinación y
concertación de la Política Nacional de proyectos, y de la formulación, ejecución y
evaluación de los Planes de los órganos conformantes.

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

La Gerencia de Administración y Finanzas es el órgano de apoyo responsable de
dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la administración del potencial humano, los
recursos económicos, financieros, materiales, así como proporcionar los servicios que
requieran las diferentes áreas de la municipalidad.

Está a cargo de un funcionario de confianza con categoría de Gerente, que depende
funcional y jerárquicamente de la Gerencia Municipal. Su denominación es Gerente
de Administración y Finanzas.


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GERENCIA DE COMUNIDADES INDÍGINAS AMAZÓNICAS
Es el Órgano encargado de promover la consulta y participación de los pueblos
indígenas y sus organizaciones en el proceso de gestión y desarrollo del distrito, de
tal manera que se garantice la conservación de su identidad cultural y social, así
como fortalecer sus organizaciones y los espacios de participación en sus distintos
niveles; estará a cargo de un funcionario de confianza designado por el Alcalde,
dependiendo jerárquicamente de la Gerencia Municipal y de Alcaldía.

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GERENCIA SUPERVISIÓN Y LIQUIDACIÓN PROYECTOS
Es la Unidad Orgánica de Línea encargada de la Supervisión y de efectuar la
Liquidación de Obras que ejecuta la Sub Gerencia de Ejecución de Proyectos de
Inversión Pública de la Municipalidad.

FUNCIONES
1. Supervisar y/o efectuar el control de calidad de los proyectos de los proyectos y
obras de inversión pública en la fase de ejecución.
2. Efectuar la liquidación oportuna de las obras resultantes de la ejecución de los
proyectos de inversión, conforme a legislación vigente.
3. Asegurar que la información del proceso de supervisión, sea pertinente,
imparcial, cuantificable, oportuna y verificable a efecto de apoyar el proceso de
adopción de decisiones del gobierno local y en el sector no público, en relación
con el control y la planificación de las obras.
4. Exigir al residente de obra la correcta conducción del cuaderno de obra, el
control de ingreso y salida de materiales, control de salida de personal y
rendimientos en obra por administración directa.
UNIDAD DE LOGISTICA
Es la unidad orgánica encargada de lograr los recursos materiales y servicios en la
cantidad, calidad y oportunidad requerida por los usuarios internos, para el
cumplimiento de los objetivos estratégicos y funcionales del Hospital; depende de la
Oficina de Administración y tiene asignados los siguientes objetivos funcionales:
UNIDAD DE LIQUIDACION DE PROYECTOS
La Oficina de Supervisión y Liquidación de Inversiones, es la unidad orgánica
responsable de la revisión, aprobación y supervisión de los proyectos de inversión y
estudios de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, plantea acciones correctivas
necesarias, coordina sus actividades con las demás unidades orgánicas de la
Municipalidad. Está a cargo de un Director, que depende de la Gerencia Municipal.


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FUNCIONES DE LA OFICINA DE SUPERVISIÓN Y LIQUIDACIÓN DE
INVERSIONES.
1. Revisar y dar conformidad a los expedientes técnicos elaborados por la
dependencia encargada de acuerdo al Sistema Nacional de Inversión Pública y
aprobados en el proceso del Presupuesto Participativo para el año fiscal
correspondiente.
2. Supervisar y controlar el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas,
planos y presupuesto de las obras de infraestructura que ejecuta la Municipalidad, por
administración directa, por convenio, o por contrata.
3. Revisar y dar conformidad a los expedientes de pre liquidación de obra en el
aspecto técnico financiero y remitir a la Comisión de Liquidación de Obras.

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA
La Oficina de Asesoría Jurídica se encarga de prestar asesoramiento y emitir opinión
en asuntos de carácter jurídico y legal; sintetizar y racionalizar el ordenamiento
jurídico del sector y propone las modificaciones correspondientes.
OFICINA DE PLANEAMIENTO DE PRESUPUESTOS
La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP) es el órgano de
administración interna responsable de asesorar a la Alta Dirección, a los órganos y
unidades orgánicas del Ministerio, en las materias de planeamiento institucional,
presupuesto, desarrollo organizacional y modernización de la gestión institucional, la
gestión de proyectos, programación de inversiones y cooperación internacional.
La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto cuenta con las siguientes
unidades orgánicas:
OFICINA DE PLANEAMIENTO
Es la unidad orgánica encargada de conducir el planeamiento estratégico sectorial,
multianual y el planeamiento operativo a nivel institucional. Es responsable de
coordinar y proponer los lineamientos de política del sector Cultura, así como
monitorear y evaluar su aplicación. También propone las normas y criterios técnico-
metodológicas dentro de su competencia; elabora y actualiza el diagnóstico sectorial y
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la memoria anual del Ministerio, así como los informes técnicos en materia de su
competencia.
OFICINA DE PRESUPUESTO
Es la unidad orgánica responsable de conducir el proceso de gestión presupuestaria
del pliego en sus fases de programación, formulación, ejecución y evaluación. Efectúa
el control del gasto de las unidades ejecutoras del pliego. Asimismo, supervisa la
ejecución presupuestaria y realiza el seguimiento de todas las fases del proceso
presupuestario del pliego.

OFICINA DE PROGRAMACIONES E INVERSIONES

La Oficina de Programación e Inversiones, es el órgano encargado de optimizar el uso
de los recursos de la municipalidad destinado a la inversión, mediante Procesos,
Metodologías y Normas Técnicas, relacionadas con las diversas fases de los
Proyectos de Inversión.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIONES:
a. Cumplir con los planes estratégicos diseñados a través de la Oficina de Inversiones
del Ministerio de Economía y Finanzas.
b. Las demás que señala la Ley.

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL
Es un Órgano de Línea, de Segundo Nivel organizacional, responsable de planificar,
dirigir, ejecutar y controlar las acciones relativas a la ejecución de obras públicas,
realizar estudios y proyectos, administrar la maquinarias que permita ejecutar obras
en concordancia con el Reglamento Nacional de Edificaciones y otras normas
conexas.
GERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO
Es un Órgano de Línea, de Segundo Nivel Organizacional, responsable de dirigir,
coordinar, concertar, controlar, supervisar y evaluar, las acciones tendientes a lograr
el desarrollo económico integral sostenido y equilibrado del Distrito de Echarati, con el
fin de fomentar el desarrollo socioeconómico dando las oportunidades de empleo y
bienestar para la sociedad del distrito

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GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL Y DE SERVICIO
Es un Órgano de Línea de Segundo Nivel Organizacional, responsable del Desarrollo
de los Servicios Públicos Municipales, cuyas funciones y atribuciones son: conducir
los planes, programas, proyectos y actividades locales referidos a la educación,
cultura y deportes, ciencia y tecnología, recreación, salud, vivienda, desarrollo social e
igualdad de oportunidades en el ámbito del Distrito de Echarati en concordancia con
los lineamientos de política local, regional y nacional.

GERENCIA DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

Es el Órgano de Línea, de Segundo Nivel Organizacional, Responsable de proponer
la política relativa a la infraestructura vial, supervisa y evalúa su ejecución, es
responsable de la construcción, mejoramiento, rehabilitación y conservación de la red
vial y obras de arte, organizar, dirigir y coordinar el suministro del equipo mecánico
para ejecutar labores de mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura en el
ámbito distrital.


1. TOMA DE UN RESIDENTE
La entidad tomara los servicios de un ingeniero civil para realizar el trabajo de
ejecución de obra al cual se le denominara como residente para dicha función
no se requiere años de experiencia, y para lo cual se da mediante una
resolución de la subgerencia de obra.
2. TOMA DE SUPERVISOR (INSPECTOR)
La entidad tomara los servicios de un ingeniero civil para realizar los trabajos
de supervisión de obra al cual se le denominara como inspector- supervisor
para dicho cargo se requiere 3 años de experiencia.
Gerencia de supervisión y liquidación de proyectos realiza un memorándum
para que tome posesión del control y supervisión de la obra

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3. COMPATIBILIDAD DEL PROYECTO
Es la comparación del expediente técnico con el terreno ínsito para ver
deficiencias en el planteamiento del proyecto.
El residente realizara un informe de compatibilidad al gerente de infraestructura
que es su jefe inmediato.
Formato que se presenta antes del inicio de una obra haciendo constar lo que
existe en el terreno, lo que el expediente ha omitido, y justificar las
observaciones de los trabajos para obtener un presupuesto adicional en un
determinado plazo de tiempo.
4. PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
Es el trabajo a realizarse de cada partida en un determinado tiempo con
respecto a los rendimientos ya sea del operario, del oficial y del peón.
Propuesta presentada por el proyectista que el residente podría modificar de
acuerdo a los obstáculos que tengan que presentarse durante la ejecución de
la obra (lo cual en el formato es sombreado de color rojo).
El residente realizara un informe de programación y ejecución de obra al
gerente de infraestructura a su vez el remitirá a la oficina de planeamiento y de
presupuesto.
5. SOLICITUD DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL
Documento por el cual el residente solicita la asignación presupuestal por cada
año:
- En obras pequeñas el monto total asignado, cuando la duración de obra es
de un año se solicita cada mes o cada tres meses de acuerdo al avance
- En obras grandes el prepuesto solicitado de acuerdo al avance puede ser
anual o cada tres meses en obras de tres a mas años
El residente realizara el informe al gerente de infraestructura (jefe inmediato), y
el a su vez remitirá con otro informe a la oficina de planificación y presupuesto.

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6. ACTA DE INICIO DE OBRA
Es un documento legal firmado, que se elabora para dar inicio a la ejecución de
la obra donde deben firmar: el residente de obra, la junta directiva de la
comunidad, el supervisor; dichos documentos tienen que ser bien guardadas
hasta la finalización de obra, para el informe y la liquidación posterior o
inmediata.
7. ACTA DE ENTREGA DE TERRENO
Documento que firma el residente, supervisor y comuneros para ello el terreno
debe de estar completamente saneado.
Es el acta que la comunidad entrega al residente autorizando la ejecución de
dicha obra, y se guardan las actas para poner en el cuaderno de obra y
posterior liquidación de la obra para que no existan suspicacias que la obra se
ha ejecutado en contra de la voluntad de ellos.

8. REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y BIENES
Es la actividad que realiza el residente para adquirir bienes y materiales, de
acuerdo al expediente técnico, partidas e ítems (S10) donde indican la cantidad
de material requerido, por ejemplo:
Para la construcción de carreteras será necesario: combustible, llantas, picos,
palas, carretillas, cemento, fierro.
Solicita al residente administración (aprueba) logística (cotización)
gerencia de administración (cuadro comparativo) asesoramiento (emite
contrato) los materiales y bienes son enviados a la obra.
9. NOTA DE ENTRADA DE MATERIALES
Documento que se elabora para el control interno de la obra en el cual se anota
todo el material (llenado diariamente) que se ha requerido y el residente es la
persona indicada para el manejo del control interno de la obra, donde firman: el
residente, supervisor, almacenero.
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10. LLENADO DE LOS VINCARD
Documento público para el control interno del almacén donde el almacenero
maneja la entrada (nota de entrada) y salida (nota de salida) de materiales es
un resumen del control de materiales.
11. NOTA DE SALIDA DE LOS MATERIALES
Es el documento de llenado diario que se elabora entre el almacenero, maestro
de obra y/o el residente de todo el material que se saca por día para la
ejecución en dicha obra.
12. PARTES DIARIAS
Es el documento donde se llena el control de los equipos o maquinarias
pesadas:
Maquinaria propia: solo se controla combustible.
- Maquinaria alquilada se controla las horas efectivas de trabajo
Ambos son controlados por el subgerente de obra
13. CUADERNO DE OBRA
Documento más importante de llenado diario manejado solo por el supervisor y
residente de la obra, en dicho documento es llenado con:
- Nombre del proyecto
- Modalidad de ejecución
- Ubicación del proyecto
- Fecha
- Numero de asiento
- Ocurrencias
o Servicios
o Cantidad de personal
o Materiales a utilizar
o Avance de obra
o Metrados
- Solicitud de autorización de inicio de las siguientes actividades
- Autorización del supervisor
- Firma del supervisor y del residente.
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14. INFORME MENSUAL DE OBRA
Es el documento que se entrega mensualmente del avance físico y financiero
de una obra entre ellos entra la valorización del avance de rendimientos por día
y de las partidas.

INFORME FINAL
Documento que se elabora a la culminación de la obra para ello el residente
emite un informe final hacia el sub-gerente de infraestructura y el a su vez
emite a la oficina de supervisión y dará visto bueno y lo deriva a la oficina de
liquidación que pertenece también a la oficina de gerencia de supervisión.
15. ENTREGA DE DOCUMENTOS
Debidamente foliado, con información que incluye un índice, lo que respalda al
residente.
16. OFICINA DE LIQUIDACIÓN
Liquida las obras de forma financiera, ordenada, observando el control de
servicio técnico por el ingeniero residente y/o supervisor.
17. OFICINA DE ARCHIVOS
Genera liquidación con resolución aprobada.


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DATOS DE LA OBRAS










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PASOS PARA INICIAR LA OBRA:
1.-TOMA DE UN RESIDENTE Y SUPERVISOR (INSPECTOR)

2.-COMPATIBILIDAD DEL PROYECTO


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3.-PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA





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4.- SOLICITUD DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL


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RESOLUCION DE OBRA

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5.- ACTA DE INICIO DE OBRA


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6.- ACTA DE ENTREGA DE TERRENO


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7.- REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y BIENES


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8.- NOTA DE ENTRADA DE MATERIALES

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9.- LLENADO DE LOS VINCARD

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10.- NOTA DE SALIDA DE LOS MATERIALES

11.- PARTES DIARIAS


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12.- CUADERNO DE OBRA

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13.- INFORME MENSUAL DE OBRA

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CONCLUSIONES



El presente trabajo grupal trata sobre LA DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE
LA DOCUMENTACIÓN en la cual hemos aprendido a analizar, elaborar documentos y la
correcta elevación de las mismas a las oficinas desde un acta de entrega de obra que se
elabora en el campo hasta las oficinas de liquidación de obras pasando por todas las
instancias así como la ley de las municipalidades exigen en su reglamento

sobre todo hemos aprendido a trabajar en grupo y elevar documentos a las instancias
superiores tal como exigen las ordenanzas municipales.