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Manual de

Teoría


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA





Í ndi c e



UNIDAD 1
CARACTERISTICAS DE EXCEL ................................ 1

CONCEPTO DE EXCEL ............................................................................................... 1
PLATAFORMA DE TRABAJO ........................................................................ 1
CATEGORIA ............................................................................................. 1
HOJA DE CALCULO ................................................................................... 1
COMPOSICION DE UNA HOJA DE CALCULO .................................................. 1
PASOS PARA ENTRAR ............................................................................... 2
VENTANA DE EXCEL .................................................................................. 3
ELEMENTOS DE LA VENTANA ..................................................................... 3
EL BOTON ARCHIVO ................................................................................. 7
LA BARRA DE ACCESO RAPIDO .................................................................. 8
BANDA DE OPCIONES Y PESTAÑAS ............................................................. 9
PRINCIPALES PESTAÑAS ......................................................................... 10
CUADROS COMPLEMENTARIOS ................................................................ 12
ACTIVACION DE PESTAÑAS DESDE EL TECLADO ......................................... 13
PASOS PARA SALIR DE EXCEL .................................................................. 14



UNIDAD 2
MANEJO DE ARCHIVOS ...................................... 15

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS ............................................................... 15
CONCEPTO DE LIBRO .............................................................................. 15
COMPOSICION DE UN LIBRO ................................................................... 15
COMO MODIFICAR EL NUMERO DE HOJAS BASE ......................................... 15
COMO INSERTAR HOJAS ......................................................................... 16
COMO ELIMINAR HOJAS .......................................................................... 16
COMO SELECCIONAR HOJAS .................................................................... 16
COMO CAMBIAR DE HOJA ........................................................................ 16
COMO MOVER HOJAS .............................................................................. 16
COMO COPIAR HOJAS ............................................................................. 17
COMO CAMBIAR NOMBRE A LAS HOJAS DE CALCULO .................................. 17
COMO CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS ............................................ 17


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MANUAL DE TEORIA

COMPOSICION DE UNA HOJA ................................................................... 18
COMO INSERTAR FILAS ........................................................................... 18
COMO ELIMINAR FILAS ........................................................................... 18
COMO SELECCIONAR FILAS ..................................................................... 18
COMO MODIFICAR EL ALTO DE UNA FILA ................................................... 18
COMO AUTOAJUSTAR EL ALTO DE UNA FILA............................................... 19
COMO RESTAURAR EL ALTO DE UNA FILA .................................................. 19
COMO MOVER FILAS ............................................................................... 19
COMO COPIAR FILAS .............................................................................. 19
COMO INSERTAR COLUMNAS ................................................................... 20
COMO ELIMINAR COLUMNAS ................................................................... 20
COMO SELECCIONAR COLUMNAS ............................................................. 20
COMO MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA ........................................ 20
COMO AUTOAJUSTAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA .................................... 21
COMO RESTAURAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA ....................................... 21
COMO MOVER COLUMNAS ....................................................................... 21
COMO COPIAR COLUMNAS ...................................................................... 21
COMO INSERTAR CELDAS ........................................................................ 22
COMO ELIMINAR CELDAS ........................................................................ 22
COMO SELECCIONAR CELDAS .................................................................. 22
COMO MOVER CELDAS ............................................................................ 22
COMO COPIAR CELDAS ........................................................................... 23
COMO CREAR UN ARCHIVO NUEVO ........................................................... 23
PLANTILLAS .......................................................................................... 23
PRINCIPALES PLANTILLAS ....................................................................... 23
COMO CREAR UN ARCHIVO NUEVO CON PLATILLA ...................................... 23
COMO CREAR UNA PLANTILLA .................................................................. 24
COMO ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE ...................................................... 24
COMO GUARDAR .................................................................................... 24
VISUALIZACION DE ARCHIVOS ................................................................ 25
COMO ESPECIFICAR PAGINA Y MARGENES ................................................. 25
COMO ESPECIFICAR ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA ................................... 25
COMO AJUSTAR EL CONTENIDO DE PAGINA ............................................... 26
COMO CENTRAR INFORMACIÓN DE IMPRESIÓN .......................................... 26
COMO ESPECIFICAR EL SENTIDO DE IMPRESIÓN ........................................ 26
AREA DE IMPRESIÓN .............................................................................. 26
COMO IMPRIMIR .................................................................................... 27
VISTA PRELIMINAR ................................................................................. 26
EL ZOOM .............................................................................................. 28
COMO CERRAR UN ARCHIVO .................................................................... 28



UNIDAD 3
CREACION, FORMATO Y MANEJO
DE TABLAS DE CONTROL .................................... 29

CONCEPTO DE TABLAS DE CONTROL ........................................................ 29
COMO CREAR UNA TABLA DE CONTROL ..................................................... 29
COMO COMBINAR Y CENTRAR EN VARIAS CELDAS ...................................... 29
FORMATO DE TABLAS DE CONTROL .......................................................... 30
BORDES Y RELLENO ............................................................................... 30


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ALINEACION .......................................................................................... 31
FORMATO DE CONTENIDO ....................................................................... 33
TAMAÑO Y TIPO DE FUENTE ..................................................................... 34
FONDO ................................................................................................. 35
FORMATO CONDICIONAL ......................................................................... 36
MANEJO DE TABLAS DE CONTROL ............................................................ 37
DESPLAZAMIENTO .................................................................................. 38
INMOVILIZAR TITULOS ........................................................................... 38
MOVILIZAR TITULOS .............................................................................. 39
DIVIDIR HOJAS DE CALCULO ................................................................... 39
OCULTAR INFORMACIÓN ......................................................................... 40
PROTEGER INFORMACIÓN ....................................................................... 42
VER PANTALLA COMPLETA ....................................................................... 44
MOSTRAR U OCULTAR LINEAS DE DIVISION .............................................. 44
MOSTRAR U OCULTAR IDENTIFICADORES .................................................. 45
MODIFICAR UBICACIÓN DE LA CELDA ACTIVA ............................................ 45



UNIDAD 4
INTRODUCCION Y MANEJO DE DATOS .................... 46

CONCEPTO DE INTRODUCCION DE DATOS ................................................. 46
TIPOS DE DATOS ................................................................................... 46
COMO INTRODUCIR TEXTO ...................................................................... 46
COMO INTRODUCIR NUMEROS ................................................................. 46
COMO INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ...................................................... 47
COMO INTRODUCIR FORMULAS Y FUNCIONES ............................................ 47
CONCEPTO DE EDICION DE DATOS ........................................................... 47
COMO MOVER INFORMACIÓN ................................................................... 47
COMO COPIAR INFORMACIÓN .................................................................. 47
COMO COPIAR FORMATO......................................................................... 48
COMO ELIMINAR FORMATO ..................................................................... 48
COMO ELIMINAR DATOS ......................................................................... 48
COMO ELIMINAR FORMATO Y DATOS ........................................................ 48
COMO EDITAR UNA CELDA ...................................................................... 49
COMO LLENAR SERIES ............................................................................ 49
AUTOCOMPLETAR INFORMACIÓN .............................................................. 49
BUSQUEDA Y REEMPLAZAMIENTO ............................................................. 50
NOMBRES DE CELDAS Y RANGOS ............................................................. 50
REVISION Y CORRECCION ORTOGRAFICA .................................................. 52
AUTOCORRECCION ................................................................................. 52



UNIDAD 5
FORMULAS Y FUNCIONES .................................... 53

FORMULAS ............................................................................................ 53
ELEMENTOS DE UNA FORMULA ................................................................. 53


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OPERADORES MATEMATICOS ................................................................... 53
ORDEN DE EJECUCION DE OPERACIONES .................................................. 54
COMO INTRODUCIR FORMULAS ................................................................ 54
COMO VISUALIZAR FORMULAS O VALORES ................................................ 54
COMO EDITAR FORMULAS ....................................................................... 55
BARRA DE FORMULAS Y FUNCIONES ......................................................... 55
FORMULAS CON NOMBRES DE CELDAS ..................................................... 56
CALCULAR CON LA BARRA DE ESTADO ...................................................... 56
COPIAR FORMULAS ................................................................................ 57
REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS ...................................... 57
CALCULO MANUAL Y AUTOMATICO ........................................................... 57
FUNCIONES ........................................................................................... 58
ELEMENTOS DE UNA FUNCION ................................................................. 58
OPERADORES LOGICOS .......................................................................... 58
PRINCIPALES FUNCIONES ....................................................................... 59



UNIDAD 6
HERRAMIENTAS ESPECIALES ................................. 65

GRAFICOS ............................................................................................. 65
FILTROS ............................................................................................... 68
ESQUEMAS ............................................................................................ 70
MACROS ............................................................................................... 72
TABLAS DINAMICAS ............................................................................... 75
GRAFICOS DINAMICOS ........................................................................... 77
TEXTO EN COLUMNAS ............................................................................. 77
QUITAR DUPLICADOS ............................................................................. 78
VALIDACION DE DATOS .......................................................................... 78
IMPORTAR DATOS .................................................................................. 79



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MANUAL DE TEORIA 1













UNI DAD 1
CARACTERI STI CAS DE EXCEL




En esta unidad conoceremos la función que desempeña el programa EXCEL, perteneciente a la
familia de OFFICE y especializado en el manejo de hojas de cálculo.

CONCEPTO DE
EXCEL.- es un programa perteneciente a la familia de Office, que permite la creación y manejo de tablas de
control por medio de hojas de cálculo, de manera profesional y con alta calidad.


PLATAFORMA DE TRABAJ O
DE EXCEL

El desarrollo de las funciones de EXCEL requiere tener como plataforma de trabajo, el ambiente
gráfico de Windows 95 o posteriores (dependiendo de la versión de Excel).


CATEGORÍ A DE EXCEL

EXCEL es un programa especializado en la creación y manejo de tablas de control, reemplazando la
función de controles tabulares de información, que tiene la categoría de HOJ A DE CÁLCULO.


HOJ A DE CÁLCULO

Para la clasificación y control de datos, así como la obtención de ciertos resultados, existen en la
informática programas especiales conocidos como hojas de cálculo.

CONCEPTO DE
HOJ A DE CÁLCULO.- es un programa especial encargado de crear y manejar tablas de control y cálculo de
información, por medio de una cuadricula de filas y columnas.


COMPOSI CI ÓN DE UNA HOJ A
DE CÁLCULO

La cuadrícula de control de información que representa a una hoja de cálculo, está formada por las
siguientes partes principales:

1. COLUMNAS.- son las áreas de distribución vertical de información, identificadas por una letra.



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2. FILAS.- son las áreas de distribución horizontal de información, identificadas por un número.

3. CELDAS.- son las áreas de captura de información, formadas por la intersección de una columna y
una dila e identificadas por la letra de la columna y el número de la fila.

4. RANGOS.- son las áreas formadas por un conjunto de celdas, identificadas por la celda inicial
(esquina superior izquierda), dos puntos y la celda final (esquina inferior derecha).
















PASOS PARA ENTRAR A EXCEL

Los pasos que se deben realizar para entrar al programa EXCEL de la familia de OFFICE, son
los siguientes:

1. Entrar al panel de INICIO o METRO
2. Desplazar el panel de INICIO o METRO para visualizar los iconos de aplicaciones de ESCRITORIO
3. Ubicar la sección de Microsoft Office
4. Dar clic en el icono de Microsoft Excel






FILA
(6)
COLUMNA
(D)
CELDA
(D6)
RANGO
(B4:F9)


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VENTANA DE EXCEL

Al entrar al programa EXCEL, se mostrará en la pantalla la siguiente ventana de trabajo:












































ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Los principales elementos que contiene la ventana de trabajo de Microsoft EXCEL, son los
siguientes:

BOTON ARCHIVO.- maneja las principales funciones contenidas dentro del botón de Office o menú Archivo
en versiones anteriores, como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etc.

BOTON
ARCHIVO
BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO
BARRA DE TITULO
BOTONES DE
CONTROL
CINTA O BANDA
DE OPCIONES
FICHAS O
PESTAÑAS DE
CONTROL
VERTICE
BARRA DE
FORMULAS
CUADRO DE
NOMBRES
AREA DE
TRABAJO
CELDA
ACTIVA
LINEAS DE
CUADRICULA
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO
BOTONES DE
DESPLAZAMIENTO
DE ETIQUETAS
ETIQUETAS
VISTAS DE
DOCUMENTO
ZOOM
IDENTIFICADORES
DE COLUMNAS
IDENTIFICADORES
DE FILAS
BARRA DE
ESTADO
INSERTAR
HOJA DE
CÁLCULO
ICONO DE
CONTROL


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BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO.- contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer, Repetir.



BARRA DE TITULO.- contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento.



BOTONES DE CONTROL.- modifican la presentación de la ventana en la pantalla.



CINTA O BANDA DE OPCIONES.- contiene las pestañas de control para ejecutar todos los comandos de
Excel.



FICHAS O PESTAÑAS.- identifican y activan las diferentes aéreas que agrupan a los comandos de trabajo.


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CUADRO DE NOMBRES.- muestra el nombre de la celda activa o el nombre asignado a una celda o rango.



BARRA DE FORMULAS.- permiten ver o editar el contenido de la celda activa y manipular el manejo de
fórmulas y funciones.



VERTICE.- permiten seleccionar todo el contenido de la hoja de cálculo.



IDENTIFICADORES DE COLUMNAS.- muestran las letras con las que se identifican las columnas y
permiten seleccionar el contenido de toda la columna.



IDENTIFICADORES DE FILAS.- muestran los números con las que se identifican las filas y permiten
seleccionar el contenido de toda la fila.



CELDA ACTIVA.- muestra la celda actual en que se está posicionado en la hoja de cálculo.




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AREA DE TRABAJO.- representa a la estructura de la hoja de cálculo que manejara el contenido del
archivo.



LINEAS DE CUADRICULA.- son las líneas de división que representan a las celdas en la hoja de cálculo (las
cuales no salen a impresión).



BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.- permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de cálculo de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.







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BOTONES DE DESPLAZAMIENTO DE ETIQUETAS.- permiten desplazar la visualización de las etiquetas de
las hojas de cálculo del archivo.



ETIQUETAS.- muestran el nombre de la hoja de cálculo.



INSERTAR HOJA DE CÁLCULO.- permite integrar nuevas hojas de cálculo en blanco dentro del archivo.



BARRA DE ESTADO.- muestra las acciones que se ejecutan en la hoja de cálculo.



VISTAS DE DOCUMENTO.- permite activar las diferentes formas de visualización de la hoja de cálculo.



ZOOM.- permite manipular la distancia de acercamiento en la hoja de cálculo.




EL BOTON ARCHI VO

El Botón Archivo, es lo que antes era el Menú Archivo o el Botón de office, que en esta
nueva versión de Excel, aparece como un botón de color verde.




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LA BARRA DE ACCESO RAPI DO

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer y Repetir.



Se puede añadir a la barra de acceso rápido, cualquiera de los grupos de herramientas que aparecen en
cualquier pestaña.

Sólo hay que hacer clic derecho sobre el grupo de herramientas que se desea añadir y en el menú que se
abre, hacer clic en la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.



En la imagen puede observarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de herramientas Ilustraciones.
Luego de hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, se observará el siguiente
cambio en la barra de acceso rápido, donde se agregará un botón de acceso al grupo de herramientas
Ilustraciones.



Para eliminar el botón de acceso rápido de la barra de herramientas Estándar, sólo hay que hacer clic
derecho sobre el botón y seleccionar la opción Eliminar de la barra de acceso rápido.



Si se desea cambiar la posición de la barra de acceso rápido, solo se tendrá que hacer clic sobre la flecha
que tiene a la derecha y luego clic sobre la opción Colocar la barra de herramientas de acceso rápido
por debajo de la banda de opciones.



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MANUAL DE TEORIA 9





La barra de acceso rápido pasará a la parte inferior de la banda de opciones (debajo de los distintos
grupos de herramientas).



BANDA DE OPCI ONES Y PESTAÑAS

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas o pestañas contienen los
comandos de Excel, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo, ya no
existen los tradicionales menús que al hacer clic, abren una lista de herramientas u opciones. Ahora todo
está diseñado con iconos de acceso rápido.

Inicialmente, cuando abrimos Excel aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen
grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados, y podría decirse que casi todos los
comandos utilizados.





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MANUAL DE TEORIA 10



PRI NCI PALES PESTAÑAS DE EXCEL

Las principales pestañas de trabajo que se manejan en la banda de opciones de EXCEL y sus
respectivas secciones, son los siguientes:

1. INICIO.- contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las
operaciones de Fuente, Alineaciones de celdas, Formato de números, Estilos, Manipulación de celdas e
información; sus secciones son:

 PORTAPAPELES (CORTAR, COPIAR, PEGAR, COPIAR FORMATO)
 FUENTE (FUENTE, TAMAÑO DE FUENTE, NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO, AUMENTAR TAMAÑO DE
FURNTE, DISMINUIR TAMAÑO DE FUENTE, BORDES, COLOR DE RELLENO, COLOR DE FUENTE)
 ALINEACION (ALINEAR EN LA PARTE SUPERIOR, ALINEAR EN EL MEDIO, ALINEAR EN LA PARTE
INFERIOR, AJUSTAR TEXTO, ALINEAR TEXTO A LA IZQUIERDA, CENTRAR, ALINEAR TEXTO A LA
DERECHA, COMBINAR Y CENTRAR, DISMINUIR SANGRIA, AUMENTAR SANGRIA, ORIENTACION)
 NUMERO (FORMATO DE NUMERO, FORMATO DE NUEMRO DE CONTABILIDAD, ESTILO
PORCENTUAL, ESTILO MILLARES, AUMENTAR DECIMALES, DISMINUIR DECIMALES
 ESTILOS (FORMATO CONDICIONAL, DAR FORMATO COMO TABLA, GALERIA DE ESTILOS)
 CELDAS (INSERTAR CELDAS, ELIMINAR CELDAS, FORMATO)
 MODIFICAR (SUMA, RELLENAR, BORRAR, ORDENAR Y FILTRAR, BUSCAR Y SELECCIONAR)



2. INSERTAR.- contiene las operaciones más comunes sobre la inserción de elementos como Tablas,
Imágenes, Formas, Diagramas, Graficas, WordArt, etc.; sus secciones son:

 TABLAS (TABLA DINAMICA, TABLA)
 ILUSTRACIONES (IMAGEN, IMÁGENES PREDISEÑADAS, FORMAS, SMARTART)
 APLICACIONES (APLICACIONES USADAS RECIENTEMENTE, VER TODO)
 GRAFICOS (COLUMNA, LINEA, CIRCULAR, BARRA, AREA, DISPERSION, OTROS GRAFICOS)
 INFORMES (POWER VIEW)
 MINIGRAFICOS (LINEA, COLUMNA, +/-)
 FILTROS (SEGMENTACION DE DATOS, ESCALA DE TIEMPO)
 VINCULOS (HIPERVINCULO)
 TEXTO (CUADRO DE TEXTO, ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA, WORDART, LINEA DE FIRMA,
OBJETO)
 SIMBOLO (ECUACION, SIMBOLO)



3. DISEÑO DE PAGINA.- contiene las operaciones más comunes sobre Tamaño, Orientación y otros
elementos de página tales como Temas, Márgenes, Fondo, Área de impresión, etc.; sus secciones son:

 TEMAS ( TEMAS, COLORES DEL TEMA, FUENTES DEL TEMA, EFECTOS DELTEMA)
 CONFIGURAR PAGINA (MARGENES, ORIENTACION DE PAGINA, TAMAÑO DE PAGINA, AREA DE
IMPRESION, SALTOS, FONDO, IMPRIMIR TITULOS)
 AJUSTAR AREA DE IMPRESIÓN (ANCHO, ALTO, ESCALA)
 OPCIONES DE LA HOJA (VER LINEAS DE LA CUADRICULA, IMPRIMIR CUADRICULA, VER
ENCABEZADOS, IMPRIMIR ENCABEZADOS)


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 ORGANIZAR (TRAER AL FRENTE, ENVIAR AL FONDO, PANEL DE SELECCION, ALINEAR, AGRUPAR Y
GIRAR)




4. FORMULAS.- contiene las operaciones más comunes sobre el manejo de fórmulas y funciones tales
como Insertar funciones, Nombres de rangos, Auditorías, Cálculos, etc.; sus secciones son:

 BIBLIOTECA DE FUNCIONES (INSERTAR FUNCION, SUMA, USADAS RECIENTEMENTE,
FINANCIERAS, LOGICAS, FUNCION DE TEXTO, FECHA Y HORA, BUSQUEDA Y REFERENCIA,
MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS, MAS FUNCIONES)
 NOMBRES DEFINIDOS (ADMINISTRADOR DE NOMBRES, ASIGNAR NOMBRE A UN RANGO,
UTILIZAR EN LA FORMULA, CREAR DESDE LA SELECCION)
 AUDITORIA DE FORMULAS (RASTREAR PRECEDENTES, RASTREAR DEPENDIENTES, QUITAR
FLECHAS, MOSTRAR FORMULAS, COMPROBACION DE ERRORES, EVALUAR FORMULA, VENTANA DE
INSPECCION)
 CALCULO (OPCIONES PARA EL CALCULO, CALCULAR AHORA, CALCULAR HOJA)




5. DATOS.- contiene las operaciones más comunes sobre la manipulación de los datos en la hoja de
cálculo tales como Ordenar, Filtrar, Duplicados, Subtotal, etc.; sus secciones son:

 OBTENER DATOS EXTERNOS (DESDE ACCESS, DESDE WEB, DESDE TEXTO, DE OTRAS FUENTES,
CONEXIONES EXISTENTES)
 CONEXIONES (ACTUALIZAR TODO, CONEXIONES, PROPIEDADES, EDITAR VINCULOS)
 ORDENAR Y FILTRAR (ORDENAR DE A-Z, ORDENAR DE Z-A, ORDENAR, FILTRO, BORRAR,
VOLVER A PLICAR, AVANZADAS)
 HERRAMIENTAS DE DATOS (TEXTO EN COLUMNAS, QUITAR DUPLICADOS, VALIDACION DE
DATOS, CONSOLIDAR, ANALISIS Y SI)
 ESQUEMA (AGRUPAR, DESAGRUPAR, SUBTOTAL, MOSTRAR DETALLE, OCULTAR DETALLE)




6. REVISAR.- contiene las operaciones más comunes sobre la revisión del contenido de los archivos
tales como Ortografía y gramática, Sinónimos, Comentarios, Protección, etc.; sus secciones son:

 REVISION (ORTOGRAFIA, REFERENCIA, SINONIMOS, TRADUCIR)
 IDIOMA (TRADUCIR)
 COMENTARIOS (NUEVO COMENTARIO, ELIMINAR COMENTARIO, ANTERIOR, SIGUIENTE,
MOSTRAR U OCULTAR COMENTARIOS, MOSTRAR TODOS LOS COMENTARIOS, MOSTRAR
ENTRADAS MANUSCRITAS)


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 CAMBIOS (PROTEGER HOJA, PROTEGER LIBRO, COMPARTIR LIBRO, PROTEGER Y COMPARTIR
LIBRO, PERMITIR QUE LOS USUARIOS MODIFIQUEN RANGOS, CONTROL DE CAMBIOS)




7. VISTA.- contiene las operaciones más comunes sobre la visualización del contenido de los archivos y
elementos de pantalla tales como Diseños, Mostrar u ocultar, Dividir ventanas, Macros, etc.; sus secciones
son:

 VISTAS DE LIBRO (NORMAL, DISEÑO DE PAGINA, VISTA PREVIA DE SALTO DE PAGINA, VISTAS
PERSONALIZADAS, ALTERNAR VISTA PANTALLA COMPLETA)
 MOSTRAR (LINEAS DE LA CUADRICULA, BARRA DE FORMULAS, TITULOS)
 ZOOM (ZOOM, 100%, AMPLIAR SELECCION)
 VENTANA (NUEVA VENTANA, ORGANIZAR TODO, INMOBILIZAR PANELES, DIVIDIR, OCULTAR
VENTANA, MOSTRAR VENTANA, VER EN PARALELO, DESPLAZAMIENTO SINCRONICO, RESTABLECER
POSICION DE VENTANA, GUARDAR AREA DE TRABAJO, CAMBIAR VENTANAS)
 MACROS (VER MACROS, GRABAR MACRO, USAR REFERENCIAS RELATIVAS)



CUADROS COMPLEMENTARI OS

Para complementar las funciones detalladas de los comandos, se podrá tener acceso a cuadros de
dialogo en los grupos de herramientas correspondientes.

Para acceder al cuadro de diálogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botón que
se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos un cuadro de
diálogo como el que se observa a continuación, correspondiente al grupo de herramientas Fuente que se
encuentra en la pestaña Inicio.




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MANUAL DE TEORIA 13




Algunas herramientas de acceso rápido cuentan con un botón en su parte inmediata inferior, que abre más
opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen que se observa a continuación pueden verse las
opciones de la herramienta Márgenes.



Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color
atenuado. Por ejemplo, si no hay nada en el portapapeles, el icono Pegar aparece con el color más claro.



ACTI VACI ON DE PESTAÑAS DESDE EL TECLADO

Las diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o
conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaña Inicio, al presionar
Alt, aparecen los comandos de teclado para activar las distintas herramientas.







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MANUAL DE TEORIA 14



PASOS PARA SALI R DE EXCEL

Una vez terminada nuestra sesión de trabajo con el programa EXCEL, la forma correcta de salir será
la siguiente:

1. Cerrar y guardar todos los archivos que se encuentran abiertos en Excel.
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Salir de Excel
4. También se puede dar clic al botón cerrar de la ventana del programa o usar la combinación ALT+F4.






















































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MANUAL DE TEORIA 15













UNI DAD 2
MANEJ O DE ARCHI VOS




En esta unidad conoceremos el manejo que se le debe dar a los archivos de EXCEL, así como sus
diversas características y funciones.


I DENTI FI CACI ON DE ARCHI VOS

Los archivos creados en el programa EXCEL, se identifican en el Explorador de Windows por el icono
de una hoja y la letra X y dentro de sus propiedades se muestra el tipo de archivo “Hoja de Cálculo de
Microsoft Excel” y maneja una extensión .XLSX.




CATEGORÍ A DE ARCHI VOS

Para el manejo de los archivos en el programa EXCEL, estos son considerados como LIBROS y están
compuestos por HOJAS (hojas de cálculo).

CONCEPTO DE
LI BRO.- Es un archivo de Excel, compuesto por un conjunto de hojas de trabajo, conocidas como hojas de
cálculo.


COMPOSI CI ÓN DE UN LI BRO

Un archivo o libro de EXCEL, está compuesto como base por 1 hoja de trabajo, conocida como hoja
de cálculo, y que el usuario puede incrementar o reducir, si así lo desea.


COMO MODI FI CAR EL NÚMERO
DE HOJ AS BASE

Para modificar el número de hojas base que compondrán a un libro o archivo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:


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MANUAL DE TEORIA 16




1. Dar clic en el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Opciones
3. Dar clic en la categoría General
4. Ir a la sección Al crear nuevos libros
5. En el ajustador Incluir este número de hojas, indicar el número de hojas deseadas (como base 1)


COMO I NSERTAR HOJ AS

Para insertar un número deseado de hojas en un libro de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Insertar y elegir la opción Insertar hoja
5. Se insertará el número de hojas equivalente a las hojas que se encuentren seleccionadas
6. También se puede usar la herramienta Insertar hoja de cálculo (la cual inserta una hoja a la vez), el
menú contextual en la etiqueta o la combinación SHIFT+F11


COMO ELI MI NAR HOJ AS

Para eliminar un número deseado de hojas en un libro de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar las hojas a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Eliminar y elegir la opción Eliminar hoja
5. Confirmar la eliminación (la confirmación solo aparecerá si la hoja tiene información)
6. También se puede usar el menú contextual en la etiqueta


COMO SELECCI ONAR HOJ AS

Para seleccionar hojas de cálculo en un libro de EXCEL, se deberán considerar los siguientes
aspectos:

1. PARA SELECCIONAR UN HOJA.- bastará con dar clic a su etiqueta correspondiente
2. PARA SELECCIONAR VARIAS HOJAS ALTERNAS.- se deberá dar clic en las etiquetas
manteniendo presionada la tecla CONTROL
3. PARA SELECCIONAR VARIAS HOJAS CONTINUAS.- se deberá dar clic en la en la etiqueta de la
hoja inicial, mantener presionada la tecla SHIFT y dar clic en la etiqueta de la hoja final.
4. PARA QUITAR LA SELECCIÓN.- dar clic en la pestaña de una hoja no seleccionada.


COMO CAMBI AR DE HOJ A

Para cambiar de hoja en un libro de EXCEL, bastará con dar clic en la etiqueta correspondiente a la
hoja deseada o usar la combinación de teclas CONTROL y AvPág ó RePág.


COMO MOVER HOJ AS DE CÁLCULO.

Para mover hojas de cálculo dentro de un libro de EXCEL, o de un libro a otro, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:



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MANUAL DE TEORIA 17



1. Seleccionar las hojas que se desean mover.
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Mover o copiar hoja
5. Indicar el tipo de movimiento deseado, en la ventana Mover o Copiar Hoja
6. Cuando se deseen mover las hojas a otro libro, el libro destino deberá estar abierto
7. También se pueden mover hojas de cálculo dando clic sobre sus etiquetas con el mouse y
arrastrando a la posición destino o con el menú contextual de la etiqueta


COMO COPI AR HOJ AS DE CÁLCULO.

Para copiar hojas de cálculo dentro de un libro de EXCEL, o de un libro a otro, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las hojas de cálculo que se desean copiar.
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Mover o copiar hoja
5. Indicar el tipo de copiado deseado, en la ventana Mover o Copiar Hoja (activando la casilla Crear
una copia)
6. Cuando se deseen copiar las hojas a otro libro, el libro destino deberá estar abierto
7. También se pueden copiar hojas de cálculo dando clic sobre sus etiquetas con el mouse y
arrastrando a la posición destino, manteniendo presionada la tecla CONTROL o con el menú
contextual de la etiqueta


COMO CAMBI AR EL NOMBRE A LAS
HOJ AS DE CÁLCULO

Para cambiar el nombre a las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar la hoja deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja
5. Escribir el Nombre deseado y dar enter
6. También se puede cambiar el nombre de una hoja de cálculo, dando doble clic con el mouse en la
etiqueta correspondiente o con el menú contextual de la etiqueta


COMO CAMBI AR EL COLOR
DE LAS ETI QUETAS

Para cambiar el color de las etiquetas a las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar la hoja deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Color de etiqueta
5. Dar clic en el color deseado
6. También se puede usar el menú contextual de la etiqueta







MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 18



COMPOSI CI ÓN DE UNA HOJ A

Las hojas de cálculo que integran a los libros de EXCEL, están compuestas por un total de 16 384
columnas y 1 048 576 filas, las cuales forman una cuadrícula de celdas.

COMO I NSERTAR FI LAS

Para insertar un número deseado de filas dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Insertar y elegir la opción Insertar filas de hoja
5. Se insertará el número de filas equivalente a las filas que se encuentren seleccionadas,
recorriéndose la información actual hacia abajo
6. También se puede usar el menú contextual


COMO ELI MI NAR FI LAS

Para eliminar un número deseado de filas dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Eliminar y elegir la opción Eliminar filas de hoja
5. También se puede usar el menú contextual


COMO SELECCI ONAR FI LAS

Para seleccionar filas en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán considerar los siguientes
aspectos:

1. PARA SELECCIONAR UNA FILA.- bastará con dar clic a su identificador correspondiente (número
de la izquierda)
2. PARA SELECCIONAR VARIAS FILAS ALTERNAS.- se deberá dar clic en los identificadores
manteniendo presionada la tecla CONTROL
3. PARA SELECCIONAR VARIAS FILAS CONTINUAS.- se deberá dar clic en el identificador de la
fila inicial, mantener presionada la tecla SHIFT y dar clic en el identificador de la fila final (o
arrastrar sin SHIFT).
4. PARA QUITAR LA SELECCIÓN.- dar clic en cualquier celda


COMO MODI FI CAR EL ALTO
DE UNA FI LA

Para modificar el alto de filas dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Alto de fila
5. Indicar el alto deseado y aceptar
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de filas



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 19




COMO AUTOAJ USTAR EL ALTO
DE UNA FI LA

Para Autoajustar el alto de una fila a su contenido, dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Autoajustar alto de fila
5. Las filas se ajustaran al alto que corresponda al tamaño de la fuente
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de filas


COMO RESTAURAR EL ALTO
DE UNA FI LA

Para restaurar el alto de una fila a su posición original, dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Alto de fila
5. Indicar el alto estándar (15) y aceptar
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de filas


COMO MOVER FI LAS

Para mover filas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las filas que se desean mover
2. Utilizar la función Cortar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las filas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden mover las filas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino


COMO COPI AR FI LAS

Para copiar filas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las filas que se desean copiar
2. Utilizar la función Copiar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las filas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden copiar las filas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino, manteniendo presionada la tecla CONTROL






MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 20




COMO I NSERTAR COLUMNAS

Para insertar columnas en blanco dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Posicionarse en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Insertar y elegir la opción Insertar columnas de hoja
5. Se insertará el número de columnas equivalente a las columnas que se encuentren seleccionadas,
recorriéndose la información actual hacia la derecha
6. También se puede usar el menú contextual


COMO ELI MI NAR COLUMNAS

Para eliminar un número deseado de columnas dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las columnas a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Eliminar y elegir la opción Eliminar columnas de hoja
5. También se puede usar el menú contextual


COMO SELECCI ONAR COLUMNAS

Para seleccionar columnas en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán considerar los siguientes
aspectos:

1. PARA SELECCIONAR UNA COLUMNA.- bastará con dar clic a su identificador correspondiente
(letra superior)
2. PARA SELECCIONAR VARIAS COLUMNAS ALTERNAS.- se deberá dar clic en los identificadores
manteniendo presionada la tecla CONTROL
3. PARA SELECCIONAR VARIAS COLUMNAS CONTINUAS.- se deberá dar clic en el identificador
de la columna inicial, mantener presionada la tecla SHIFT y dar clic en el identificador de la columna
final (o arrastrar sin SHIFT).
4. PARA QUITAR LA SELECCIÓN.- dar clic en cualquier celda


COMO MODI FI CAR EL ANCHO
DE UNA COLUMNA

Para modificar el ancho de columnas en una hoja de cálculo de un libro de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las columnas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Ancho de columna
5. Indicar el ancho deseado y aceptar
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de columnas







MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 21




COMO AUTOAJ USTAR EL ANCHO
DE UNA COLUMNA

Para Autoajustar el ancho de una columna a su contenido, dentro de una hoja de cálculo de EXCEL,
se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las columnas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Autoajustar ancho de columna
5. Las columnas se ajustaran al ancho que corresponda al tamaño de la fuente
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de columnas


COMO RESTAURAR EL ANCHO
DE UNA COLUMNA

Para restaurar el ancho de una columna a su posición original, dentro de una hoja de cálculo de
EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las columnas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato y elegir la opción Ancho de columna
5. Indicar el alto estándar (10.71) y aceptar
6. También se puede dar clic y arrastrar de la división del identificador de columnas


COMO MOVER COLUMNAS

Para mover columnas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las columnas que se desean mover
2. Utilizar la función Cortar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las columnas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden mover las columnas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino


COMO COPI AR COLUMNAS

Para copiar columnas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las columnas que se desean copiar
2. Utilizar la función Copiar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las columnas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden copiar las columnas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino, manteniendo presionada la tecla CONTROL






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MANUAL DE TEORIA 22




COMO I NSERTAR CELDAS

Para insertar celdas en blanco dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Insertar y elegir la opción Insertar celdas
5. Indicar la inserción y desplazamiento de las celdas
6. Se insertará el número de celdas equivalente a las celdas que se encuentren seleccionadas,
recorriéndose la información actual como se haya indicado
7. También se puede usar el menú contextual


COMO ELI MI NAR CELDAS

Para eliminar celdas en blanco dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Eliminar y elegir la opción Eliminar celdas
5. Indicar la eliminación y desplazamiento de las celdas
6. Se eliminará el número de celdas equivalente a las celdas que se encuentren seleccionadas,
recorriéndose la información actual como se haya indicado
7. También se puede usar el menú contextual


COMO SELECCI ONAR CELDAS

Para seleccionar celdas en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán considerar los siguientes
aspectos:

1. PARA SELECCIONAR UNA CELDA.- bastará con dar clic dentro de la celda correspondiente
2. PARA SELECCIONAR VARIAS CELDAS ALTERNAS.- se deberá dar clic dentro de las celdas
manteniendo presionada la tecla CONTROL
3. PARA SELECCIONAR VARIAS CELDAS CONTINUAS.- se deberá dar clic dentro de la celda
inicial, mantener presionada la tecla SHIFT y dar clic dentro de la celda final (o arrastrar sin SHIFT).
4. PARA QUITAR LA SELECCIÓN.- dar clic en cualquier celda


COMO MOVER CELDAS

Para mover celdas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las celdas que se desean mover
2. Utilizar la función Cortar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las celdas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden mover las celdas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino





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MANUAL DE TEORIA 23




COMO COPI AR CELDAS

Para copiar celdas dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar
2. Utilizar la función Copiar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las celdas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden copiar las celdas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino, manteniendo presionada la tecla CONTROL


COMO CREAR UN ARCHI VO
NUEVO

Para crear un archivo nuevo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En la sección Plantillas dar clic en la categoría Blanco y reciente
4. Dar clic en el icono Libro en blanco
5. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+U


PLANTI LLAS

Además de poder elaborar Libros en blanco, EXCEL cuenta con la ayuda de herramientas
especiales conocidas como PLANTILLAS.

CONCEPTO DE
PLANTI LLA.- Es un modelo estático para la creación de un nuevo Libro, que puede contener texto y
formato (Machote).


PRI NCI PALES PLANTI LLAS

Las principales plantillas que contiene el programa EXCEL, para crear un archivo nuevo, son
los siguientes:

1. Libro en blanco
2. Presupuestos
3. Facturación
4. Informes
5. Gastos


COMO CREAR UN ARCHI VO NUEVO
CON PLANTI LLA

Para crear un archivo nuevo con plantilla dentro del programa EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En la sección Plantillas dar clic en la categoría correspondiente a la plantilla


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 24



4. Dar clic en el icono de la plantilla deseada


COMO CREAR UNA NUEVA
PLANTI LLA

Para crear una nueva plantilla dentro del programa EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Crear y diseñar el libro de trabajo
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Guardar como
4. Indicar la carpeta de destino
5. Escribir el nombre para la plantilla
6. Descolgar el indicador Guardar como tipo
7. Elegir la opción Plantilla de Excel (*.xltx)
8. Dar clic al botón Guardar
9. También se pueden usar la tecla F12


COMO ABRI R UN ARCHI VO
EXI STENTE

Para abrir un archivo de EXCEL, que ya existe dentro de alguna unidad de disco, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Abrir
3. Indicar la carpeta de ubicación
4. Indicar el nombre y ubicación del archivo deseado
5. Dar clic al botón Abrir
6. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+A


COMO GUARDAR UN ARCHI VO

Para guardar los cambios realizados a un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Indicar la carpeta de destino
4. Indicar el nombre y ubicación del archivo si se va a guardar por primera vez
5. Dar clic al botón Guardar
6. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+G o la herramienta de la barra de Acceso
rápido


COMO GUARDAR UN ARCHI VO
CON OTRO FORMATO

Para guardar un archivo de EXCEL, con otro formato de identificación, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar como
3. Indicar la carpeta de destino
4. Indicar el nombre, ubicación y formato para el archivo


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 25



5. Dar clic al botón Guardar
6. También se pueden usar la tecla F12


VI SUALI ZACI ON DE ARCHI VOS

En EXCEL, existen diferentes formas de visualizar el contenido de los archivos, para realizar
distintos tipos de funciones, estas formas de visualización son:

1. NORMAL.- en esta vista se realizan todas las funciones cotidianas de las hojas de cálculo.
2. DISEÑO DE PAGINA.- en esta vista se muestra el documento tal y como saldrá en la página
impresa.
3. VISTA PREVIA DE SALTO DE PÁGINA.- en esta vista se pueden visualizar y modificar los saltos
de página y ajustar el contenido de impresión.


COMO ACTI VAR VI SUALI ZACI ONES

Para activar las diferentes formas de visualizar un documento de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Vistas de Libro
3. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada
4. También se puede usar la barra de herramientas Vistas de documento junto a la barra de Estado


COMO ESPECI FI CAR PAGI NA Y MARGENES

Para especificar el tamaño de la página y los márgenes que se manejarán en una hoja de cálculo de
EXCEL, se deberán desarrollas los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Configurar página
4. Dar clic en las herramientas Márgenes, Orientación y Tamaño
5. Indicar las opciones deseadas


COMO ESPECI FI CAR ENCABEZADO
Y PI E DE PÁGI NA

Para especificar una frase de encabezado y de pie de página, en una hoja de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Insertar
3. Ir a la sección Texto
4. Dar clic en las herramientas Encabezado y Pie de página
5. Escribir y dar formato a las áreas de texto correspondiente
6. También se pueden usar las herramientas internas de encabezado y pie de página o dar clic en las
áreas correspondientes dentro de la vista Diseño de pagina









MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 26



COMO AJ USTAR EL CONTENI DO DE
PAGI NA

Para ajustar el contenido de información de una hoja de cálculo de EXCEL, de tal forma que pueda
ser manejado en una sola página de impresión, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Ajustar área de impresión
4. Dar clic en las herramientas Ancho, Alto o Escala para indicar el ajuste deseado


COMO CENTRAR I NFORMACI ÓN
DE I MPRESI ON

Para centrar el contenido de información de una hoja de cálculo de EXCEL, de tal forma que
aparezca al centro de la página de impresión, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada.
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Configurar página
4. Dar clic en la herramienta Márgenes
5. Dar clic en la opción Márgenes personalizados
6. En la sección Centrar en la página, activar la casilla de verificación correspondiente
(Horizontalmente o Verticalmente)


COMO ESPECI FI CAR EL SENTI DO
DE I MPRESI ÓN

Para especificar el sentido que manejará la computadora para imprimir las páginas de una hoja de
cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada.
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Opciones de la hoja
4. Dar clic en la herramienta del cuadro complementario Configuración de página: hoja
5. En la sección Orden de las páginas de la Carpeta Hoja, indicar el orden deseado para las páginas
de impresión (Hacia abajo, luego hacia la derecha “N” o Hacia la derecha, luego hacia abajo “Z”)


AREA DE I MPRESI ON

Cuando se desea imprimir solo una parte especifica de la información contenida en una hoja de
cálculo de EXCEL, se deberá establecer AREA DE IMPRESIÓN.

CONCEPTO DE
AREA DE I MPRESI ON.- es la parte específica de información que se desea imprimir, de todo el contenido
de una hoja de cálculo de EXCEL.


COMO ESTABLECER EL AREA DE
I MPRESI ÓN

Para establecer un área específica de impresión en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 27



1. Seleccionar el rango de celdas deseado
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Configurar página
4. Dar clic en la herramienta Área de impresión
5. Elegir la opción Establecer área de impresión


COMO BORRAR EL AREA DE
I MPRESI ÓN

Para borrar un área específica de impresión, establecida previamente en una hoja de cálculo de
EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Diseño de página
2. Ir a la sección Configurar página
3. Dar clic en la herramienta Área de impresión
4. Elegir la opción Borrar área de impresión


COMO I MPRI MI R ARCHI VOS

Para mandar a imprimir un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Imprimir
3. Indicar las características de la impresión.
4. También se puede la combinación de teclas CTRL+P


VI STA PRELI MI NAR DE
UN ARCHI VO

Para visualizar en pantalla la forma real y exacta en que saldrá a impresión el contenido de un
archivo de EXCEL, se deberá activar la Vista Preliminar.

CONCEPTO DE
VI STA PRELI MI NAR.- es la visualización en pantalla de la forma en que saldrá a impresión el contenido de
un archivo.

COMO ACTI VAR LA VI STA
PRELI MI NAR

Para activar la vista preliminar de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Imprimir
3. También se puede usar la herramienta Vista previa de impresión e imprimir, de la barra de acceso
rápido


COMO SALI R DE LA VI STA PRELI MI NAR

Para abandonar la vista preliminar de un documento de EXCEL, se deberá dar clic en la herramienta
salir del menú archivo (también se puede presionar la tecla ESC).



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 28




ZOOM

Para visualizar con mayor comodidad el contenido de un archivo de EXCEL, se deberá utilizar la
herramienta ZOOM.

CONCEPTO DE
ZOOM.- es una herramienta que permite acercar o alejar la visualización la visualización del contenido de un
archivo.


COMO MANEJ AR
EL ZOOM

Para manejar el ZOOM en el contenido de información de un archivo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Zoom
3. Dar clic en la herramienta Zoom para activar la ventana de selección de Zoom
4. Dar clic a la herramienta 100% para activar el Zoom al 100% (posición normal)
5. Dar clic en la herramienta Ampliar selección para acercar el área que se encuentre seleccionada
en ese momento (celda o rango)
6. También se puede usar la herramienta ZOOM de la barra de estado


OPCI ONES DEL ZOOM

Las principales opciones de acercamiento que ofrece la herramienta ZOOM dentro de un archivo de
EXCEL son las siguientes:

1. VENTANA DE ZOOM.- permite elegir diferentes acercamientos (200%, 100%, 75%, 50%, 25%,
Ajustar la selección a la ventana, Personalizado).
2. 100%.- activa el acercamiento al 100% (posición normal).
3. AMPLIAR SELECCIÓN.- acerca el área que se encuentre seleccionada en ese momento (celda o
rango).
4. HERRAMIENTA ZOOM (barra de estado).- maneja el acercamiento en una barra deslizable y
permite activar la ventana de ZOOM.


COMO CERRAR ARCHI VOS

Para cerrar un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Guardar los cambios realizados en el archivo
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Cerrar
4. También se puede usar el botón cerrar de la ventana o la combinación CTRL+F4













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MANUAL DE TEORIA 29













UNI DAD 3 CREACI ON,
FORMATO Y MANEJ O DE TABLAS
DE CONTROL




En esta unidad conoceremos la forma en que se deben crear las tablas de control de datos en las
hojas de cálculo de EXCEL, de qué manera ponerlas presentables y como manipular su estructura.

CONCEPTO DE
TABLAS DE CONTROL.- son cuadrículas especiales de almacenamiento y manejo de datos, diseñadas en
las líneas, columnas y celdas de una hoja de cálculo.


COMO CREAR UNA TABLA DE
CONTROL

Para crear una tabla de control de información dentro de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Configurar el tamaño y la orientación de la hoja de impresión
2. Diseñar el título para la tabla
3. Capturar los encabezados de las columnas y líneas en las celdas correspondientes
4. Ajustar el ancho y alto deseado para columnas y líneas
5. Distribuir en varias celdas la información que sea necesaria
6. Dar formato a las celdas de la tabla
7. Activar la vista preliminar para visualizar la presentación de la hoja
8. Establecer márgenes, centrado, distribución y encabezados y pies de página


COMO COMBI NAR Y CENTRAR
EN VARI AS CELDAS

Para combinar y centrar información a lo largo de varias celdas, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Capturar la información en la celda inicial deseada
2. Seleccionar desde la celda inicial y a lo largo de todas las celdas en las que se desea el centrado
hasta la celda final (ya sea en forma horizontal o vertical)
3. Activar la pestaña Inicio
4. Ir a la sección Alineación
5. Dar clic en la herramienta Combinar y centrar



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 30



FORMATO DE TABLAS
DE CONTROL

Para dar presentación a las tablas de control de datos manejadas en las hojas de cálculo de EXCEL,
se deberán considerar las siguientes funciones de formato:

1. Bordes y Relleno.
2. Alineación.
3. Formato de Contenido.
4. Tamaño y Tipo de Fuente.
5. Diseño de Fondo.
6. Formato condicional


BORDES Y RELLENO

Unas de las principales funciones de formato que permiten dar presentación a las tablas de control
en las hojas de cálculo de EXCEL, son los Bordes y el Relleno.

CONCEPTO DE
BORDES.- son líneas especiales de división que marcan el área correspondiente a cada celda de una tabla
de control.


COMO ESTABLECER BORDES

Para establecer bordes a las celdas de una tabla de control en EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Dar clic en la herramienta Formato
5. Elegir la opción Formato de celdas
6. En la carpeta Bordes, establecer el estilo, color y tipo de borde deseado
7. También se puede usar el Menú contextual o la herramienta Borde de la sección Fuente de la
pestaña Inicio

CONCEPTO DE
RELLENO.- es el color del fondo que tendrá un conjunto de celdas de una tabla de control.


COMO ESTABLECER RELLENO

Para establecer un relleno específico a las celdas de una tabla de control en EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Dar clic en la herramienta Formato
5. Elegir la opción Formato de celdas
6. En la carpeta Relleno, establecer el color y tipo de relleno deseado
7. También se puede usar el Menú contextual o la herramienta Color de relleno de la sección Fuente
de la pestaña Inicio






MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 31




ALI NEACI ÓN

Otra de las funciones de formato que es de gran utilidad para dar presentación a las tablas de
control en las hojas de cálculo de EXCEL, es la alineación del texto.

CONCEPTO DE
ALI NEACI ÓN.- es la posición que guarda el contenido de información de una celda, en relación al tamaño
de la misma.


COMO DETERMI NAR ALI NEACI ÓN

Para determinar la alineación que tendrá el contenido de información de una celda, en una hoja de
cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas.
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Dar clic en la herramienta Formato
5. Elegir la opción Formato de celdas
6. En la carpeta Alineación, establecer la alineación deseada
7. También se puede usar el Menú contextual o las herramientas de la sección Alineación de la pestaña
Inicio


TI POS DE ALI NEACI ÓN

Los principales tipos de alineación del contenido de información, de las celdas manejadas en las
tablas de control de EXCEL, son los siguientes:

1. HORIZONTAL.- alinea el contenido de la celda en relación al ancho de la columna.

2. VERTICAL.- alinea el contenido de la celda en relación al alto de la fila.


FORMAS DE ALI NEACI ÓN
HORI ZONTAL

Las principales formas de alineación horizontal del contenido de información de una celda en EXCEL,
son las siguientes:

1. GENERAL.- es la alineación por default que asigna la computadora a las celdas de la hoja de
cálculo.

2. IZQUIERDA (SANGRIA).- alinea el contenido con una sangría específica a la izquierda de la celda.

3. CENTRAR.- alinea el contenido al centro del ancho de la celda.

4. DERECHA (SANGRIA).- alinea el contenido con una sangría específica a la derecha de la celda.

5. RELLENAR.- rellena el ancho de la celda con el contenido de la información.

6. JUSTIFICAR.- extiende el contenido de información al ancho de la celda.

7. CENTRAR EN LA SELECCIÓN.- centra el contenido a lo largo de las celdas seleccionadas, pero sin
combinar las celdas.



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MANUAL DE TEORIA 32



8. DISTRIBUIDO (SANGRIA).- alinea el contenido con una sangría específica tanto a la derecha
como a la izquierda de la celda.


FORMAS DE ALI NEACI ÓN
VERTI CAL

Las principales formas de alineación vertical del contenido de información de una celda en EXCEL,
son las siguientes:

1. INFERIOR.- alinea el contenido en la parte de debajo de la celda (formato por default).

2. SUPERIOR.- alinea el contenido en la parte de arriba de la celda.

3. CENTRAR.- alinea el contenido al centro del alto de la celda.

4. JUSTIFICAR.- extiende el contenido de información al alto de la celda.

5. DISTRIBUIDO.- alinea el contenido de información al alto de la celda.


SANGRI AS EN CELDAS

Al manejar la alineación izquierda, derecha o distribuido de tipo horizontal, para el contenido de una
celda de EXCEL, se podrá asignar una sangría a la información utilizando el indicador de Sangría, en la
carpeta Alineación, de la ventana Formato de celdas.


AJ USTAR TEXTO

Para ajustar el contenido de información de una celda de EXCEL, al ancho que presente la columna
(de tal forma que el texto no salga de la celda sino que ocupe varias líneas), se deberá activar la casilla
Ajustar texto, en la carpeta de Alineación, de la ventana Formato de celdas; también se puede usar la
herramienta Ajustar texto, de la sección Alineación de la pestaña Inicio.



REDUCI R HASTA AJ USTAR

Para reducir el tamaño de los caracteres del contenido de información de una celda de EXCEL, de tal
forma que dicho contenido se ajuste al ancho de la columna, se deberá activar la casilla Reducir hasta
ajustar, en la carpeta Alineación, de la ventana Formato de celdas.


COMBI NAR CELDAS

Para combinar dos o más celdas seleccionadas, en una sola, dentro de EXCEL, se deberá activar la
casilla Combinar celdas, en la carpeta Alineación, de la ventana Formato de celdas; también se puede usar la
herramienta Combinar celdas, de la sección Alineación de la pestaña Inicio.


ORI ENTACI ÓN

Para inclinar en una posición especial el contenido de información de una celda, en EXCEL, se
deberán indicar los grados deseados de orientación, en la carpeta Alineación, de la ventana Formato de
celdas; también se puede usar la herramienta Orientación, de la sección Alineación de la pestaña Inicio.




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MANUAL DE TEORIA 33




FORMATO DE CONTENI DO

Otra función de formato que es de gran utilidad para dar presentación a las tablas de datos de
EXCEL, es el Formato de Contenido.

CONCEPTO DE
FORMATO DE CONTENI DO.- es aquel que determina la presentación y categoría que tendrá el contenido
de información de una celda.


COMO DETERMI NAR FORMATO
DE CONTENI DO

Para determinar el formato para el contenido de información de una celda de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Dar clic en la herramienta Formato
5. Elegir la opción Formato de celdas
6. En la carpeta Número, establecer el formato deseado
7. También se puede usar el Menú contextual o las herramientas de la sección Número de la pestaña
Inicio


CATEGORÍ AS DE FORMATO DE CONTENI DO

Las principales categorías de formato de contenido que se pueden asignar a las celdas de las tablas
de control de EXCEL, son las siguientes:

1. GENERAL.- asigna el formato por default de la computadora, para números y letras.

2. NUMERO.- asigna formato numérico, con o sin decimales y separador de miles.

3. MONEDA.- asigna formato de expresión monetaria, con o sin decimales y símbolo monetario.

4. CONTABILIDAD.- asigna formato de expresión monetaria, alineado al ancho de la columna.

5. FECHA.- asigna formato de fecha y hora en diferentes expresiones.

6. HORA.- asigna formato de hora en diferentes expresiones.

7. PORCENTAJE.- asigna formato de tanto por ciento, con o sin decimales.

8. FRACCION.- asigna formato de fracciones o quebrados, en diferentes expresiones.

9. CIENTÍFICA.- asigna formato de expresión científica, con o sin decimales.

10. TEXTO.- asigna formato de texto a todo tipo de contenido de la celda, incluso números.

11. ESPECIAL.- asigna formatos numéricos especiales para código postal, teléfonos y números del
Seguro Social.

12. PERSONALIZADO.- asigna diversos formatos en distintas categorías, al gusto del usuario.





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MANUAL DE TEORIA 34




TAMAÑO Y TI PO DE
FUENTE

Otra función de formato muy útil para dar presentación a las tablas de datos de EXCEL, es el
tamaño y tipo de fuente.

CONCEPTO DE
FUENTE.- son las letras o caracteres con los que se expresa la captura de texto en una celda.


COMO ASI GNAR TAMAÑO Y
TI PO DE FUENTE

Para asignar un tamaño y tipo de fuente específico al contenido de información de una celda de
EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Dar clic en la herramienta Formato
5. Elegir la opción Formato de celdas
6. En la Carpeta Fuente, determinar las características deseadas para la fuente
7. También se puede usar el Menú contextual o las herramientas de la sección Fuente de la pestaña
Inicio


CARACTERÍ STI CAS DE FUENTES

Las principales características que presentan las fuentes en EXCEL, y que se pueden asignar en el
formato de las tablas de control, son las siguientes:

1. TIPO DE FUENTE.- especifica la clase de letra que será asignada a la información.

2. ESTILO.- determina la presentación y estructura de la fuente.

3. TAMAÑO.- determina la dimensión para la fuente.

4. SUBRAYADO.- asigna un efecto de subrayado a la información.

5. COLOR.- determina un color específico para la fuente.

6. EFECTOS.- especifica efectos especiales para la presentación de la fuente.


PRI NCI PALES ESTI LOS
DE FUENTES

Los principales estilos que determinan la presentación y estructura de las fuentes, en las celdas de
EXCEL, son los siguientes:

1. NORMAL.- asigna el estilo por default de la computadora, para la fuente.

2. CURSIVA.- inclina la fuente hacia la derecha.

3. NEGRITA.- remarca la estructura de la fuente.

4. NEGRITA CURSIVA.- inclina y remarca la fuente.


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MANUAL DE TEORIA 35




PRI NCI PALES SUBRAYADOS
DE FUENTE

Los principales efectos de subrayado que se le pueden asignar a las fuentes en EXCEL, son los
siguientes:

1. NINGUNO.- cuando la fuente no tiene efecto de subrayado.

2. SIMPLE.- cuando la fuente presenta una línea sencilla de subrayado.

3. DOBLE.- cuando la fuente presenta una línea doble de subrayado.

4. SIMPLE CONTABILIDAD.- cuando la fuente presenta una línea sencilla de subrayado, en
categoría contable. (Más abajo del efecto simple).

5. DOBLE CONTABILIDAD.- cuando la fuente presenta una línea doble de subrayado, en categoría
contable. (Más abajo del efecto doble).


PRI NCI PALES EFECTOS DE
PRESENTACI ÓN

Los principales efectos de presentación que se pueden asignar a las fuentes de EXCEL, son los
siguientes:

1. TACHADO.- asigna una línea intermedia de tachado a la fuente.

2. SUPERÍNDICE.- coloca la fuente seleccionada en un tamaño más reducido y hacia arriba de la
línea de captura.

3. SUBÍNDICE.- coloca la fuente seleccionada en un tamaño más reducido y hacia debajo de la línea
de captura.


FUENTE NORMAL

Cuando se desean restablecer los formatos de fuente asignados a la información de una celda de
EXCEL, se deberá activar la casilla Fuente Normal, de la Carpeta Fuente, en la ventana Formato de Celdas.


FONDO

Otra función de formato que permite colocar una imagen por detrás de las celdas de una hoja de
cálculo, es el Fondo, el cual es para su presentación en pantalla y no saldrá a impresión.

CONCEPTO DE
FONDO.- es una imagen que aparece por detrás de las celdas de una hoja de cálculo, al visualizarla en
pantalla, pero no sale a impresión.


COMO ASI GNAR FONDO

Para asignar un fondo a una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la Hoja deseada
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Configurar página


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MANUAL DE TEORIA 36



4. Dar clic en la herramienta Fondo
5. Elegir el archivo de la imagen deseada en el cuadro de diálogo Fondo de Hoja


COMO ELI MI NAR FONDO

Para eliminar el fondo a una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la Hoja deseada
2. Activar la pestaña Diseño de página
3. Ir a la sección Configurar página
4. Dar clic en la herramienta Eliminar fondo


FORMATO CONDI CI ONAL

Cuando se desee identificar con un formato especial a ciertas celdas, dependiendo de su contenido o
de una expresión y resultado de fórmula, se podrá asignar un formato condicional.

CONCEPTO DE
FORMATO CONDI CI ONAL.- es aquel que se aplica a las celdas seleccionadas, cuando se cumplen ciertos
criterios específicos, basados en valores o fórmulas.


COMO ASI GNAR FORMATO
CONDI CI ONAL

Para asignar formato condicional a las celdas de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Estilos
4. Dar clic en la herramienta Estilos
5. Descolgar la herramienta Formato condicional
6. Dar clic en la opción Nueva regla
7. Seleccionar el tipo de regla en la ventana Nueva regla de formato
8. Establecer la condición y el formato deseado


COMO VI SUALI ZAR REGLAS DE FORMATO
CONDI CI ONAL

Para visualizar las reglas de formato condicional asignadas a las celdas de las hojas de cálculo de
EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Estilos
4. Dar clic en la herramienta Estilos
5. Descolgar la herramienta Formato condicional
6. Dar clic en la opción Administrar reglas


COMO MODI FI CAR O ELI MI NAR REGLAS

Para MODIFICAR O ELIMINAR las reglas de formato condicional asignadas a las celdas de las hojas
de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:


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MANUAL DE TEORIA 37




1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Estilos
4. Dar clic en la herramienta Estilos
5. Descolgar la herramienta Formato condicional
6. Dar clic en la opción Administrar reglas
7. Dar clic en la regla deseada
8. Dar clic en el botón Editar regla para modificar la regla
9. Dar clic en el botón Eliminar regla para borrar la regla


COMO BUSCAR FORMATO
CONDI CI ONAL

Para buscar celdas o rangos que contengan formato condicional en las hojas de cálculo de EXCEL,
se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Buscar y seleccionar
5. Dar clic en la opción Formato condicional
6. Se seleccionaran las celdas o rangos que contengan formatos condicionales


COMO ELI MI NAR FORMATO
CONDI CI ONAL

Para asignar formato condicional a las celdas de las hojas de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas deseadas
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Estilos
4. Dar clic en la herramienta Estilos
5. Descolgar la herramienta Formato condicional
6. Posicionarse en la opción Borrar reglas
7. Dar clic en borrar reglas de las celdas seleccionadas
8. Establecer la condición y el formato deseado


MANEJ O DE TABLAS DE
CONTROL

Para manejar la estructura e información de las tablas de control de datos, dentro de las hojas de
cálculo de EXCEL, se deberán considerar las siguientes funciones:

1. Desplazamiento por la información.
2. Inmovilizar títulos.
3. Dividir hojas.
4. Ocultar Información.
5. Proteger Información.
6. Ver Pantalla Completa.
7. Mostrar u Ocultar líneas de división.
8. Mostrar u Ocultar identificadores.
9. Modificar ubicación de celda activa.




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MANUAL DE TEORIA 38



DESPLAZAMI ENTO

Una función muy importante para el manejo de las tablas de control en EXCEL, es el desplazamiento
por la información, la cual permite mover la celda activa por cualquier parte de la hoja de cálculo.

CONCEPTO DE
DESPLAZAMI ENTO.- es la función que consiste en mover la celda activa por cualquier parte de una hoja de
cálculo.


COMO MANEJ AR DESPLAZAMI ENTO

Para manejar las diferentes formas de desplazar la celda activa, en una hoja de cálculo de EXCEL,
se deberán considerar los siguientes aspectos:

1. Para desplazarse una celda a cualquier dirección, se deben usar las flechas del cursor.
2. Para desplazarse a la última columna de la hoja de cálculo o de la tabla de datos, se debe usar la
combinación de teclas CTRL + FLECHA DERECHA del cursor.
3. Para desplazarse a la última fila de la hoja de cálculo o de la tabla de datos, se debe usar la
combinación de teclas CTRL + FLECHA ABAJO del cursor.
4. Para desplazarse a la primer columna de la hoja de cálculo o de la tabla de datos, se debe usar la
combinación de teclas CTRL + FLECHA IZQUIERDA del cursor.
5. Para desplazarse al a primera fila de la hoja de cálculo o de la tabla de datos, se debe usar la
combinación de teclas CTRL + FLECHA ARRIBA del cursor.
6. Para desplazarse una pantalla hacia delante o hacia atrás, se deben usar las teclas AVPAG o REPAG.
7. Para desplazarse al inicio de una fila, se debe usar la tecla INICIO.
8. La tecla FIN activa o desactiva el Modo final que permite (cuando está activado) moverse con las
flechas de desplazamiento al borde de la hoja de cálculo o de la tabla de datos.
9. Para desplazarse a la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (celda A1), se debe usar la
combinación de teclas CTRL + INICIO.
10. Para desplazarse a la esquina inferior derecha del último espacio ocupado de información, se debe
usar la combinación de teclas CTRL + FIN.
11. Para desplazarse a la celda superior que contenga información, usar la combinación de teclas FIN +
FLECHA ARRIBA del cursor.
12. Para desplazarse a la celda inferior que contenga información, usar la combinación de teclas FIN +
FLECHA ABAJO del cursor.
13. Para desplazarse a la celda de la derecha que contenga información, usar la combinación de teclas
FIN + FLECHA DERECHA del cursor.
14. Para desplazarse a la celda de la izquierda que contenga información, usar la combinación de teclas
FIN + FLECHA IZQUIERDA del cursor.
15. Para desplazarse una Hoja hacia la derecha, se deberá usar la combinación de teclas CTRL +
AVPAG.
16. Para desplazarse una Hoja hacia la izquierda, se deberá usar la combinación de teclas CTRL +
REPAG.
17. Para desplazarse a una celda o a una hoja específica, se deberá dar clic con el mouse en la celda o
en la etiqueta de la hoja.
18. Para desplazarse a una celda o rango por medio de su nombre usar la herramienta Cuadro de
nombres


I NMOVI LI ZAR TI TULOS

Otra función importante y de gran utilidad para el manejo de las tablas de control de EXCEL, es la
inmovilización de títulos, la cual permite conservar títulos de referencia durante el desplazamiento por la
hoja de cálculo.

CONCEPTO DE
I NMOVI LI ZAR TI TULOS.- es la función que consiste en fijar las áreas de información que se encuentran a
la izquierda y arriba de la celda activa de una hoja de cálculo, para manejar títulos de
referencia.


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MANUAL DE TEORIA 39




COMO I NMOVI LI ZAR TI TULOS

Para inmovilizar títulos de referencia en una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionar la celda activa en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Vista
3. Ir a la sección Ventana
4. Descolgar la herramienta Inmovilizar paneles
5. Dar clic en la opción Inmovilizar paneles
6. EXCEL fijará los títulos de referencia, en relación al desplazamiento


COMO MOVI LI ZAR TI TULOS

Para regresarle su movimiento normal a una tabla de datos de EXCEL, anulando la inmovilización de
títulos, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Ventana
3. Descolgar la herramienta Inmovilizar paneles
4. Dar clic en la opción Movilizar paneles
5. EXCEL regresará su movimiento normal a la tabla de datos


DI VI DI R HOJ AS DE CÁLCULO

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es la división de las Hojas
de cálculo, la cual permite visualizar dos áreas diferentes del mismo archivo a la vez.

CONCEPTO DE
DI VI DI R HOJ AS.- es la función que consiste en visualizar dos áreas diferentes del mismo archivo de una
Hoja de cálculo a la vez.

COMO DI VI DI R HOJ AS DE CÁLCULO

Para dividir una hoja de cálculo de EXCEL, en diferentes paneles de visualización, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionar la celda activa en el lugar deseado
2. Activar la pestaña Vista
3. Ir a la sección Ventana
4. Dar clic en la herramienta Dividir
5. EXCEL creará paneles de visualización tanto verticales como horizontales

COMO CAMBI AR DE PANEL DE
VI SUALI ZACI ÓN

Para cambiar de Panel de Visualización en una división de Hoja en EXCEL, se deberá dar clic en el
panel deseado o presionar la tecla F6.


COMO ELI MI NAR DI VI SI ÓN DE
HOJ AS DE CÁLCULO

Para eliminar la división de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 40




1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Ventana
3. Dar clic en la herramienta Dividir
4. EXCEL quitará los paneles de visualización tanto verticales como horizontales
5. También se puede quitar la división dando clic en ella y arrastrándola hasta algún extremo de la
pantalla


COMO MODI FI CAR DI VI SI ÓN DE
HOJ AS DE CÁLCULO

Para modificar la posición original de la división de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberá dar clic
con el mouse en la división y desplazarla a la posición deseada.


OCULTAR I NFORMACI ÓN

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es ocultar información, la
cual permite impedir que se visualicen determinadas partes del archivo.

CONCEPTO DE
OCULTAR.- es la función que consiste en impedir que se visualice determinada información en una hoja de
cálculo.


COMO OCULTAR FI LAS

Para ocultar filas de información en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato
5. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
6. Dar clic en Ocultar filas
7. EXCEL ocultará a la vista la fila indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la fila


COMO MOSTRAR FI LAS

Para mostrar filas de información, previamente ocultadas, en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila deseada, con la herramienta Cuadro de nombres
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato
5. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
6. Dar clic en Mostrar filas
7. EXCEL mostrará la fila indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la fila







MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 41



COMO OCULTAR COLUMNAS

Para ocultar Columnas de Información en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar la Columna deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato
5. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
6. Dar clic en Ocultar columnas
7. EXCEL ocultará a la vista la columna indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la columna


COMO MOSTRAR COLUMNAS

Para mostrar columnas de información, previamente ocultadas, en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la Columna deseada, con la herramienta Cuadro de nombres
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato
5. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
6. Dar clic en Mostrar columnas
7. EXCEL mostrará la columna indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la columna


COMO OCULTAR HOJ AS

Para ocultar Hojas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la Hoja deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Celdas
4. Descolgar la herramienta Formato
5. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
6. Dar clic en Ocultar hoja
7. EXCEL ocultará a la vista la hoja indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la etiqueta


COMO MOSTRAR HOJ AS

Para mostrar hojas de cálculo, previamente ocultadas, en EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Inicio
2. Ir a la sección Celdas
3. Descolgar la herramienta Formato
4. Posicionarse en la opción Ocultar y mostrar
5. Dar clic en Mostrar hoja
6. En la ventana Mostrar seleccionar la hoja deseada y dar clic en aceptar
7. EXCEL mostrará la hoja indicada
8. También se puede usar el menú contextual de la etiqueta




MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 42




PROTEGER I NFORMACI ÓN

Otra de las funciones importantes en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es proteger la
información, la cual impide que por accidente se lleguen a modificar los datos contenidos en la tabla.

CONCEPTO DE
PROTEGER CELDAS.- es la función que consiste en evitar que se pueda modificar la información contenida
en ciertas celdas o rangos de una hoja de cálculo.

NOTA: Realmente por defecto todas las celdas de las hojas de cálculo de EXCEL están protegidas o
bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida
y esta función se activa hasta que se protege la hoja, por lo tanto más que proteger celdas o rangos
específicos de la hoja, debemos desbloquearlos de la protección para que se puedan manejar a pesar
de que la hoja este protegida


COMO DESBLOQUEAR CELDAS

Para quitar la protección para los datos contenidos en ciertas celdas o rangos de una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas o rangos que se desea no estén protegidos
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Fuente
4. Dar clic en la herramienta del cuadro complementario
5. En la Carpeta Proteger de la ventana Formato de celdas, desactivar la casilla Bloqueada
6. Dar clic en Aceptar
7. Proteger la hoja
8. Excel impedirá la modificación en todas las celdas de la hoja, menos en los rangos y celdas
desbloqueadas previamente


COMO BLOQUEAR CELDAS

Para poner la protección para los datos contenidos en ciertas celdas o rangos de una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Desproteger la hoja
3. Seleccionar las celdas o rangos que se desea estén protegidos nuevamente
4. Activar la pestaña Inicio
5. Ir a la sección Fuente
6. Dar clic en la herramienta del cuadro complementario
7. En la Carpeta Proteger de la ventana Formato de celdas, activar la casilla Bloqueada
8. Dar clic en Aceptar
9. Proteger la hoja
10. Excel impedirá la modificación en todas las celdas de la hoja, sin excepción

NOTA: Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda
visualizar en la barra de fórmulas.




CONCEPTO DE
PROTEGER HOJ A.- es la función que consiste en evitar que se pueda modificar la información contenida en
una hoja de cálculo.



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 43




COMO PROTEGER HOJ A

Para establecer la protección para los datos contenidos en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Revisar
3. Ir a la sección Cambios
4. Dar clic en la herramienta Proteger hoja
5. Indicar la información a proteger y la contraseña si se desea (la contraseña se deberá confirmar)
6. También se puede usar el menú contextual de la etiqueta


COMO DESPROTEGER HOJ A

Para quitar la protección previamente establecida para los datos contenidos en una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

11. Posicionarse en la hoja deseada
12. Activar la pestaña Revisar
13. Ir a la sección Cambios
14. Dar clic en la herramienta Desproteger hoja
15. Indicar la contraseña que se estableció al proteger la hoja (si se asignó contraseña)
16. También se puede usar el menú contextual de la etiqueta


CONCEPTO DE
PROTEGER LI BRO.- es la función que consiste en evitar que se pueda modificar la estructura de un libro de
EXCEL, impidiendo agregar, eliminar o cambiar el nombre de las hojas, la presentación de la
ventana de archivo o el acceso al mismo.


COMO PROTEGER LI BRO

Para establecer la protección de la estructura de un libro de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir el libro deseado
2. Activar la pestaña Revisar
3. Ir a la sección Cambios
4. Descolgar la herramienta Proteger libro
5. Indicar la información a proteger y la contraseña si se desea (la contraseña se deberá confirmar)


COMO DESPROTEGER LI BRO

Para quitar la protección previamente establecida para la estructura de un libro de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir el libro deseado
2. Activar la pestaña Revisar
3. Ir a la sección Cambios
4. Descolgar la herramienta Proteger libro
5. Dar clic en la opción a desproteger, indicando la contraseña que se estableció al proteger el libro (si
se asignó contraseña)





MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 44




VER PATALLA COMPLETA

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es la visualización de
pantalla completa, la cual permite ver en pantalla mayor cantidad de información.

CONCEPTO DE
VER PANTALLA COMPLETA.- es la función que consiste en visualizar una hoja de cálculo, eliminando la
mayoría de los elementos complementarios de la ventana de trabajo.


COMO ACTI VAR PANTALLA
COMPLETA

Para activar la visualización de pantalla completa en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Vistas de libro
3. Dar clic en la herramienta Alternar vista pantalla completa


COMO DESACTI VAR PANTALLA
COMPLETA

Para desactivar la visualización de pantalla completa en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el Menú Contextual en cualquier celda de la hoja
2. Elegir la Opción Cerrar pantalla completa
3. También se puede presionar la tecla ESCAPE


MOSTRAR U OCULTAR LI NEAS
DE DI VI SI ÓN

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es mostrar u ocultar las
líneas de división, la cual permite activar o desactivar la rejilla de la hoja de cálculo.

CONCEPTO DE
LI NEAS DE DI VI SI ÓN.- son las líneas que marcan los límites de texto de las celdas de una hoja de cálculo.


COMO MOSTRAR U OCULTAR
LI NEAS DE DI VI SI ÓN

Para mostrar u ocultar las líneas de división de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Diseño de página
2. Ir a la sección Opciones de la hoja
3. Activar o desactivar la casilla Ver en el área Líneas de la cuadricula
4. También se puede usar la casilla de la herramienta Mostrar u ocultar de la pestaña Vista






MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 45




MOSTRAR U OCULTAR I DENTI FI CADORES

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es mostrar u ocultar los
identificadores de columnas y filas de la hoja de cálculo.

CONCEPTO DE
I DENTI FI CADORES.- son las áreas especiales de letras y números que identifican a las columnas y filas de
una hoja de cálculo.

COMO MOSTRAR U OCULTAR
I DENTI FI CADORES

Para mostrar u ocultar los identificadores de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Diseño de página
2. Ir a la sección Opciones de la hoja
3. Activar o desactivar la casilla Ver en el área Encabezados
4. También se puede usar la casilla de la herramienta Mostrar u ocultar de la pestaña Vista


MODI FI CAR UBI CACI ÓN DE
CELDA ACTI VA

Otra función importante en el manejo de las tablas de control de EXCEL, es modificar la ubicación
de la celda activa, la cual permite controlar la posición que tomará la celda activa después de presionar la
tecla enter.

CONCEPTO DE
UBI CACI ÓN DE CELDA ACTI VA.- es la posición automática que toma la celda activa, después de presionar
la tecla enter.


COMO MODI FI CAR LA UBI CACI ÓN
DE LA CELDA ACTI VA

Para modificar la posición automática de la celda activa, en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic en el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Opciones de Excel
3. Dar clic en la categoría Avanzadas
4. Ir a la sección Opciones de edición
5. Descolgar la lista Dirección debajo de la casilla Después de presionar Entrar, mover selección
6. Indicar la dirección deseada (Hacia abajo, Derecha, Arriba, Izquierda)














MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 46













UNI DAD 4 I NTRODUCCI ON
Y MANEJ O DE DATOS




En esta unidad conoceremos la forma en que se deben introducir y manejar los datos en las hojas
de cálculo de EXCEL.

CONCEPTO DE
I NTRODUCCI ÓN DE DATOS.- es la función que consiste en capturar información en las celdas de las tablas
de control, de una hoja de cálculo de EXCEL.


TI POS DE DATOS

Los principales tipos de datos que se pueden introducir en las celdas de una hoja de cálculo de
EXCEL, son los siguientes:

1. TEXTO.- es la introducción de combinaciones de letras, números y espacios. (Se alinea a la
izquierda de la celda de manera automática).
2. NUMEROS.- es la introducción de caracteres numéricos. (Se alinean a la derecha de la celda de
manera automática).
3. FECHAS Y HORAS.- es la introducción de expresiones de fecha y hora. (Se alinean a la derecha de
la celda automáticamente y manejan un valor interno codificado).
4. FORMULAS Y FUNCIONES.- es la introducción de elementos especiales de cálculo y acción. (Se
alinea su resultado dependiendo del tipo de dato).


COMO I NTRODUCI R TEXTO

Para introducir elementos generales de texto en una celda de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda deseada
2. Capturar el texto
3. Dar enter, Tab o moverse de celda


COMO I NTRODUCI R NUMEROS

Para introducir números en las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda deseada
2. Capturar el número


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 47



3. Dar enter, Tab o moverse de celda


COMO I NTRODUCI R FECHAS
Y HORAS

Para introducir Fechas y Horas en las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda deseada
2. Capturar la fecha u hora, utilizando guiones o diagonales
3. Dar enter, Tab o moverse de celda.


COMO I NTRODUCI R FORMULAS
Y FUNCI ONES

Para introducir fórmulas y funciones en las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda en la que se desee obtener el resultado correspondiente
2. Escribir el signo de igual
3. Escribir la función correspondiente o los elementos de cálculo de la fórmula a aplicar
4. Dar enter, Tab o moverse de celda
5. En las funciones también se puede usar la herramienta Insertar función de la barra de
formulas


EDI CI ON DE DATOS

Después de haber introducido información en las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, en
muchas ocasiones se presenta la necesidad de realizar modificaciones o movimientos a dicha información,
por medio de la edición de datos.

CONCEPTO DE
EDI CI ÓN DE DATOS.- es la función que consiste en realizar modificaciones o movimientos a la información
capturada en las celdas de una hoja de cálculo.


COMO MOVER I NFORMACI ÓN

Para mover información de un lugar a otro en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen la información que se desea mover
2. Utilizar la función Cortar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las celdas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden mover las celdas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino


COMO COPI AR I NFORMACI ÓN

Para copiar información de un lugar a otro en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 48




1. Seleccionar las celdas que contienen la información que se desea copiar
2. Utilizar la función Copiar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
3. Posicionarse en el lugar destino
4. Utilizar la función Pegar (Herramientas, Menú contextual o Combinaciones de teclas)
5. Las celdas existentes en la posición destino serán reemplazadas
6. También se pueden copiar las celdas dando clic sobre la orilla de su selección con el mouse y
arrastrando a la posición destino, manteniendo presionada la tecla CONTROL


COMO COPI AR FORMATO

Para copiar el formato de un rango de celdas a otro, en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas que contiene el formato a copiar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Portapapeles
4. Dar clic en la herramienta Copiar formato
5. También se puede usar la barra de herramientas emergente que sale debajo del menú contextual
6. Dar clic y arrastrar, para seleccionar el rango de celdas a las que se les asignará el formato


COMO ELI MI NAR FORMATO

Para eliminar el formato asignado a un rango de celdas, en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen el formato a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Borrar
5. Dar clic en la opción Borrar formatos


COMO ELI MI NAR DATOS

Para eliminar la información contenida en un rango de celdas, en una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen los datos a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Borrar
5. Dar clic en la opción Borrar contenido
6. También se puede usar el menú contextual o la tecla suprimir


COMO ELI MI NAR FORMATO Y DATOS

Para eliminar el formato y la información contenida en un rango de celdas, en una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen los elementos a eliminar
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Borrar
5. Dar clic en la opción Borrar todo



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 49




COMO EDI TAR UNA CELDA

Para editar el contenido de una celda y modificar en forma parcial su información, en una hoja de
cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda deseada
2. Presionar la tecla F2, dar doble clic en la celda o dar clic en la barra de Fórmulas
3. Modificar el contenido y dar enter


COMO LLENAR SERI ES

Para llenar una serie de celdas con datos progresivos, en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Capturar el valor inicial en la celda correspondiente
2. Seleccionar las celdas que se desean llenar con la serie de datos progresivos
3. Activar la pestaña Inicio
4. Ir a la sección Modificar
5. Descolgar la herramienta Rellenar
6. Dar clic en la opción Series
7. Elegir el Tipo de opción Autorrellenar y dar clic en aceptar
8. También se puede usar el punto de copiado de la celda (esquina inferior derecha) y arrastrar


AUTOCOMPLETAR I NFORMACI ÓN

EXCEL, cuenta con una herramienta especial que al empezar a escribir en una celda, completa
automáticamente la información con los datos similares ya existentes en esa columna.

CONCEPTO DE
AUTOCOMPLETAR.- es la función que consiste en completar automáticamente la información capturada en
una celda, considerando los datos similares existentes en la columna.


COMO AUTOCOMPLETAR I NFORMACI ÓN

Para autocompletar información, bastará con capturar la información inicial deseada en la celda
correspondiente.


COMO ACTI VAR O DESACTI VAR LA
FUNCI ON DE AUTOCOMPLETAR

Para activar o desactivar la función de Autocompletar, en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic en el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Opciones de Excel
3. Dar clic en la categoría Avanzadas
4. Ir a la sección Opciones de edición
5. Activar o desactivar la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda








MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 50




BÚSQUEDA Y REEMPLAZAMI ENTO
DE I NFORMACI ÓN

EXCEL, cuenta con herramientas de búsqueda y reemplazamiento de información, que permiten
localizar información en el contenido de las celdas de la hoja de cálculo y substituirla por otra.

CONCEPTO DE
BUSCAR.- es la función que consiste en localizar la información deseada en el contenido de las celdas de
una hoja de cálculo.


COMO BUSCAR I NFORMACI ÓN

Para localizar información en el contenido de las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda inicial de la tabla
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Buscar y seleccionar
5. Dar clic en la opción Buscar
6. En la ventana Buscar, indicar la información a localizar y el tipo de búsqueda
7. Dar clic en Buscar Siguiente
8. También se puede usar la combinación de teclas CTRL + B


CONCEPTO DE
REEMPLAZAR.- es la función que consiste en localizar la información deseada en el contenido de las celdas
de una hoja de cálculo, y substituirla por otra.


COMO REEMPLAZAR I NFORMACI ÓN

Para localizar información y substituirla por otra en el contenido de las celdas de una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda inicial de la tabla
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Buscar y seleccionar
5. Dar clic en la opción Reemplazar
6. En la ventana Reemplazar, indicar la información a localizar y la información de reemplazo, así
como el tipo de búsqueda
7. Dar clic en Buscar Siguiente
8. Indicar el reemplazamiento con los botones Reemplazar y Reemplazar todos
9. También se puede usar la combinación de teclas CTRL + L


NOMBRES DE CELDAS Y
RANGOS

Para lograr una ubicación e identificación de la información contenida en una hoja de cálculo,
EXCEL, cuenta con herramientas que asignan nombres a celdas y rangos y permiten posicionarse en ellos.

CONCEPTO DE
NOMBRE DE CELDA.- es una palabra específica que identifica la posición de una celda o un rango de
celdas, dentro de una hoja de cálculo.



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 51




COMO DEFI NI R NOMBRES

Para definir nombres de celdas o rangos en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda o el rango al que se le desea asignar nombre
2. Activar la pestaña Formulas
3. Ir a la sección Nombres definidos
4. Descolgar la herramienta Asignar nombre a un rango
5. Dar clic en la opción Definir nombre
6. En la ventana Nuevo nombre, indicar el nombre y sus características
7. Dar clic en Aceptar


COMO ELI MI NAR NOMBRES

Para eliminar nombres de celdas o rangos en una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Formulas
2. Ir a la sección Nombres definidos
3. Dar clic la herramienta Administrador de nombres
4. En la ventana Administrador de nombres, seleccionar el nombre que se desea eliminar
5. Dar clic en Eliminar


UTI LI ZAR NOMBRES

Los nombres de celdas o rangos establecidos en una hoja de cálculo de EXCEL, se podrán utilizar
para ubicar la celda o rango deseado o como elementos dentro de fórmulas y funciones.


COMO UBI CAR NOMBRES

Para ubicarse por medio del nombre de celda o rango dentro de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la hoja deseada
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Modificar
4. Descolgar la herramienta Buscar y seleccionar
5. Dar clic en la opción Ir a
6. En la ventana Ir a elegir el nombre deseado
7. Dar clic en aceptar
8. También se puede usar la herramienta Cuadro de Nombres o la combinación de teclas CTRL + I


COMO MANEJ AR NOMBRES EN FORMULAS
Y FUNCI ONES

Para manejar el nombre de celda o rango en la estructura de fórmulas y funciones dentro de una
hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda en donde se desea el resultado
2. Escribir la formula o función correspondiente marcando las celdas o rangos deseados
3. Excel manejará los nombres de celdas o rangos asignados en lugar de los tradicionales




MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 52




REVI SI ÓN Y CORRECCI ON
ORTOGRAFI CA

Para verificar la correcta escritura de la información contenida en las tablas de control, EXCEL,
cuenta con una herramienta de revisión y corrección ortográfica conocida como ORTOGRAFIA.

CONCEPTO DE
ORTOGRAFI A.- es una herramienta especial que verifica y corrige la escritura de información dentro de las
celdas y elementos de una hoja de cálculo.


COMO APLI CAR LA REVI SI ÓN Y CORRECCI ON
ORTOGRAFI CA

Para aplicar la revisión y corrección ortográfica a la información de una hoja de cálculo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda inicial de la hoja de cálculo
2. Activar la pestaña Revisar
3. Ir a la sección Revisión
4. Dar clic en la herramienta Ortografía
5. Realizar las correcciones necesarias por medio de los botones correspondientes, en el cuadro de
diálogo Ortografía
6. También se puede usar la tecla F7


AUTOCORRECCI ON

En EXCEL, existe una herramienta especial llamada Autocorrección, que le permite al usuario
establecer correcciones específicas para ciertas palabras o frases.

CONCEPTO DE
AUTOCORRECCI ON.- es la función que consiste en especificar ciertas correcciones de texto, para que sean
manejadas automáticamente por la computadora.


COMO ESPECI FI CAR AUTOCORRECCI ONES

Para especificar autocorrecciones en EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic en el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Opciones de Excel
3. Dar clic en la categoría Revisión
4. Ir a la sección Opciones de Autocorrección
5. Dar clic en el botón Opciones de Autocorrección
6. En la ventana Autocorrección indicar en el área Reemplazar, la palabra o frase que se desea
autocorregir
7. Indicar en el área Con, la palabra o frase de corrección
8. Dar clic en Agregar











MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 53













UNI DAD 5 FORMULAS Y
FUNCI ONES




En esta unidad analizaremos la forma de estructurar y aplicar fórmulas y funciones que permitan
manipular la información de las hojas de cálculo de EXCEL, para obtener los datos deseados.


FORMULAS

La forma tradicional de obtener resultados relacionando la información de las celdas de una hoja de
cálculo de EXCEL, es por medio de fórmulas, las cuales permiten aplicar las operaciones aritméticas básicas
para lograr este fin.

CONCEPTO DE
FORMULA.- es una estructura de cálculo que permite relacionar la información contenida en las celdas de
una hoja, para que por medio de operaciones aritméticas se obtengan ciertos resultados.


ELEMENTOS DE UNA FORMULA

Los principales elementos que componen a las fórmulas de EXCEL, son los siguientes:

1. SIGNO DE IGUAL.- es el elemento inicial de la estructura de una fórmula.

2. REFERENCIAS DE CELDAO VALORES.- son los nombres de celdas o rangos a considerar o las
cantidades a manejar en la fórmula.

3. OPERADORES MATEMÁTICOS.- son los signos especiales que se utilizan para indicar las
operaciones a realizar en la fórmula.



PRI NCI PALES OPERADORES
MATEMÁTI COS DE EXCEL

Los principales operadores matemáticos que se manejan en la estructura de las fórmulas de cálculo
de EXCEL, son los siguientes:

1.- SUMA.- permite obtener el total de las referencias de celda o valores indicados en una fórmula +.

=A1+A2
=B5+10



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 54



2.- RESTA.- permite obtener la diferencia de las referencias de celda o valores en una fórmula - .

=A1-A2
=B5-10

3.- MULTIPLICACIÓN.- permite obtener el producto de las referencias de celda o valores indicados en una
fórmula * .

=F7*F8
=G10*5

4.- DIVISION.- permite obtener el cociente de las referencias de celda o valores indicados en una fórmula
/ .

=H3/H4
=M2/5

5.- EXPONENCIACION.- permite elevar las referencias de celda o valores indicados en la fórmula, a la
potencia especificada ^

=E7^2
=14^3

6.- COMBINACIÓN.- permite utilizar varios operadores en la estructura de una fórmula ( ).

=(D7+D8+D9)*5
=(D10*3)+D15


ORDEN DE EJ ECUCI ÓN DE
OPERACI ONES

El orden en el que EXCEL, ejecuta las operaciones indicadas en una fórmula, dentro de sus hojas de
cálculo, es el siguiente:

1. Primero se ejecutan EXPONENTES y OPERACIONES INDICADAS ENTRE PARÉNTESIS.

2. Después se ejecutan MULTIPLICACIONES y DIVISIONES.

3. Por último se ejecutan SUMAS Y RESTAS.


COMO I NTRODUCI R FORMULAS

Para introducir fórmulas en las celdas de una hoja de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda en donde se desea que aparezca el resultado
2. Escribir el signo de igual
3. Estructurar la fórmula deseada, la cual aparecerá en la barra de fórmulas, ya que en la celda solo se
mostrará el resultado correspondiente (al dar enter)
4. Dar enter para registrar la fórmula y obtener el resultado


COMO VI SUALI ZAR FORMULAS
O VALORES

Para visualizar las fórmulas o sus resultados correspondientes, en las celdas de una hoja de cálculo
de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 55




1. Activar la pestaña Formulas
2. Ir a la sección Auditoria de formulas
3. Descolgar la herramienta Auditoria de formulas
4. Dar clic en la opción Mostrar formulas


COMO EDI TAR FÓRMULAS

Para editar o modificar la estructura de una fórmula de cálculo en EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en la celda que contiene la fórmula a editar
2. Hacer clic en la Barra de Fórmulas o presionar la tecla F2
3. Realizar las modificaciones deseadas
4. Dar enter o clic en la herramienta Introducir , de la barra de fórmulas
5. También se puede dar doble clic a la celda de la fórmula
6. Para cancelar la edición se puede presionar la tecla ESCAPE o dar clic en la herramienta Cancelar
de la barra de formulas


BARRA DE FORMULAS Y
FUNCI ONES

Para la estructuración y modificación de las fórmulas y funciones de una hoja de cálculo de EXCEL,
existe una barra especial de trabajo llamada Barra de fórmulas.

CONCEPTO DE
BARRA DE FORMULAS.- es una barra especial de trabajo que muestra el contenido real de una celda y
permite cambiar su información, así como estructurar y modificar fórmulas y funciones de
cálculo.




ELEMENTOS DE LA BARRA DE
FORMULAS Y FUNCI ONES

Los principales elementos que contiene la barra de fórmulas y funciones de EXCEL, son los
siguientes:

1. HERRAMIENTA CUADRO
DE NOMBRES.- muestra la posición actual de la celda activa y ubica la celda activa en un nombre
de celda o rango específico.



2. HERRAMIENTA CANCELAR.- anula la creación o edición de la fórmula.



3. HERRAMIENTA INTRODUCIR.- registra e introduce la fórmula correspondiente en la celda.





MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 56



4. HERRAMIENTA INSERTAR FUNCION.- muestra la lista de las principales funciones de cálculo a
aplicar.



5. BARRA DE MODIFICACIÓN.- muestra el contenido de información de la celda o la estructura de
la fórmula y permite modificaciones.




COMO MANEJ AR FORMULAS
CON NOMBRES DE CELDA

Para manejar fórmulas de cálculo, utilizando nombres específicos de celdas o rangos en EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Asignar nombre a las celdas o rangos que se manejarán en la fórmula
2. Posicionarse en la celda en donde se desea el resultado
3. Estructurar la fórmula utilizando como referencia los nombres de celda o rango correspondientes
4. Dar enter


COMO CALCULAR CON LA BARRA
DE ESTADO

Para obtener resultados sin introducir fórmulas y utilizando la herramienta de cálculo de la Barra de
Estado de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen las cantidades a calcular
2. Visualizar en el área de cálculo de la barra de estado, el resultado correspondiente




OPERACI ONES DE LA BARRA DE ESTADO

Las principales operaciones de cálculo que puede realizar la barra de estado de EXCEL, sin introducir
fórmulas en las celdas, son las siguientes:


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 57




1. PROMEDIO.- calcula el promedio de los números existentes en las celdas seleccionadas.
2. RECUENTO.- muestra el número total de las celdas seleccionadas que contengan información.
3. SUMA.- calcula el total de los números existentes en las celdas seleccionadas.


COMO COPI AR FORMULAS

Para copiar fórmulas de cálculo contenidas en las celdas de EXCEL, se deberán realizar los mismos
procedimientos de copiado ya analizados en el contenido normal de información de una celda; pero en el
copiado de las fórmulas las referencias de celda se actualizarán automáticamente a la nueva posición.


TI POS DE REFERENCI AS DE CELDA
PARA COPI AR FÓRMULAS

Las referencias de celda que se manejan en la estructura de una fórmula de cálculo de EXCEL, se
clasifican de acuerdo a sus características y funciones, en los siguientes tres tipos:

1.- REFERENCIAS RELATIVAS.- son aquellas referencias de celda de una fórmula, que se ajustan cuando
se copia la fórmula a otra posición.

=A2+B2 =A3+B3

2.- REFERENCIAS ABSOLUTAS.- son aquellas referencias de celda de una fórmula, que no cambian
cuando se copia la fórmula a otra posición.

=$A$2+$B$2

3.- REFERENCIAS MIXTAS.- son aquellas referencias de celda de una fórmula, que solo se ajusta una
parte y otra no, cuando se copia la fórmula a otra posición.

=$A2+B$2 =$A3+B$2
=A$2+$C2


FORMAS DE CALCULO DE
EXCEL

Para el manejo de Fórmulas y la obtención de sus resultados correspondientes, EXCEL, maneja las
siguientes dos formas de cálculo en sus hojas de trabajo.

1. MANUAL.- calcula el resultado de las fórmulas creadas o modificadas, hasta que el usuario lo
indique.

2. AUTOMATICO.- calcula el resultado de las fórmulas creadas o modificadas, inmediatamente
después de su introducción.


COMO ACTI VAR O DESACTI VAR
FORMAS DE CÁLCULO

Para activar y desactivar las formas de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaña Formulas
2. Ir a la sección Cálculo
3. Dar clic en la herramienta Cálculo


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 58



4. Descolgar la herramienta Opciones para el cálculo
5. Dar clic en las opciones Automático o Manual


COMO MANEJ AR CALCULO
MANUAL

Para calcular las fórmulas existentes en una hoja de cálculo de EXCEL, cuando está activado el
cálculo manual, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Formulas
2. Ir a la sección Cálculo
3. Dar clic en la herramienta Cálculo
4. Dar clic el botón Calcular Ahora
5. También se puede presionar la tecla F9


FUNCI ONES

Además de las fórmulas para determinar resultados en las celdas de la hoja de cálculo, EXCEL
cuenta con el manejo de palabras especiales de cálculo o de acción, llamadas funciones.

CONCEPTO DE
FUNCI ONES.- son estructuras especiales de cálculo que permiten obtener ciertos resultados o cumplir con
determinadas acciones, indicadas por una palabra o frase especial.


ELEMENTOS DE UNA FUNCI ON

Los principales elementos que componen a las funciones de EXCEL, son los siguientes:

1. SIGNO DE IGUAL.- es el elemento inicial de la función, si ésta se encuentra al principio de la
estructura de cálculo.

2. NOMBRE.- es la palabra o frase especial que identifica a la función.

3. PARÉNTESIS.- son los símbolos que encierran los argumentos.

4. ARGUMENTOS.- son las expresiones de los puntos de acción de la función.

5. COMA (o punto y coma).- son los símbolos separadores de argumentos.

6. OPERADORES LÓGICOS.- son los signos especiales que se utilizan para establecer relaciones
entre los argumentos.


PRI NCI PALES OPERADORES LÓGI COS DE EXCEL


Los principales operadores lógicos que se manejan en la estructura de las funciones de cálculo de
EXCEL, son los siguientes:

1.- MENOR QUE.- especifica que un argumento deberá ser menor a otro < .

A1<B1

2.- MAYOR QUE.- especifica que un argumento deberá ser mayor a otro > .

A1>B1


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 59




3.- IGUAL A.- especifica que un argumento deberá ser igual a otro = .

A1=B1

4.- MENOR O IGUAL A.- especifica que un argumento deberá ser menor o igual a otro <=

A1<=B1

5.- MAYOR O IGUAL A.- especifica que un argumento deberá ser mayor o igual a otro >=

A1>=B1

6.- DIFERENTE.- especifica que un argumento debe ser diferente a otro <>

A1<>B1


COMO I NTRODUCI R, VI SUALI ZAR
Y EDI TAR FUCI ONES

Para Introducir, Visualizar y Editar funciones de cálculo de EXCEL, se deberán desarrollar los
mismos procedimientos ya analizados para las fórmulas.


PRI NCI PALES FUNCI ONES DE
EXCEL

Las principales funciones de cálculo que se aplican con mayor frecuencia en las hojas de EXCEL, así
como la forma de utilizarlas, son las siguientes:

1.- AHORA.- devuelve el código numérico de la fecha y hora del sistema.
SINTAXIS: =AHORA( )
EJEMPLO: =AHORA( )

OBSERVACIONES.- esta función se actualiza automáticamente, cada vez que se realiza una nueva entrada
de información.

2.- ENTERO.- redondea el valor de un número hasta el entero inferior más próximo.
SINTAXIS: =ENTERO(Número a redondear).
EJEMPLO: =ENTERO(B7)

3.- NUMERO ROMANO.- convierte un número arábigo en número romano.
SINTAXIS: =NUMERO, ROMANO(Número a convertir)
EJEMPLO: =NUMERO, ROMANO(69)

4.- PI.- devuelve el valor matemático de PI, con precisión de 15 dígitos.
SINTAXIS: =PI ( )
EJEMPLO: =PI ( )

5.- POTENCIA.- devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.
SINTAXIS: =POTENCIA(Número a elevar, Potencia)
EJEMPLO: =POTENCIA(B5,2)

6.- PRODUCTO.- devuelve el producto de la multiplicación de una serie de argumentos.
SINTAXIS: =PRODUCTO(Número a Multiplicar)
EJEMPLO: =PRODUCTO(B6,C6)



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 60



OBSERVACIONES.- en esta función los argumentos o referencias pueden ser celdas individuales o rangos de
celdas.

7.- RAIZ.- devuelve la raíz cuadrada de un número.
SINTAXIS: =RAIZ(Número)
EJEMPLO: =RAIZ(B7)

8.- REDONDEAR.- redondea un número al número de decimales especificado.
SINTAXIS: =REDONDEAR(Número a redondear, Número de decimales)
EJEMPLO: =REDONDEAR(B8,2)

9.- RESIDUO.- proporciona el residuo sobrante, después de dividir un dividendo con un divisor.
SINTAXIS: =RESIDUO(Dividendo,Divisor)
EJEMPLO: =RESIDUO(B9,4)

OBSERVACIONES.- el dividendo es el número a distribuir y el divisor es el número de referencia para la
distribución.

10.- SUMA.- obtiene el total de una serie de cantidades específicas.
SINTAXIS: =SUMA(Cantidades a sumar)
EJEMPLO: =SUMA(B5:F5)

OBSERVACIONES.- en esta función las cantidades a sumar pueden estar en celdas individuales o en rangos
de celdas.

11.- SUMAR.SI.- suma el contenido de las celdas que cumplen determinado criterio o condición.
SINTAXIS: =SUMAR.SI(Rango a evaluar, criterio, Rango a sumar)
EJEMPLO: =SUMAR.SI(C11:C13,”pagado”,B11:B13)

12.- CONTAR.- cuenta el número de celdas que contienen números en el rango especificado.
SINTAXIS: =CONTAR(Rango)
EJEMPLO: =CONTAR(B14:E15)

13.- CONTAR.BLANCO.- cuenta el número de celdas en blanco o vacías, que existen en el rango
especificado.
SINTAXIS: =CONTAR.BLANCO(Rango)
EJEMPLO: =CONTAR.BLANCO(G19:K24)

14.- CONTAR.SI.- cuenta las celdas que cumplen con determinado criterio o condición, en el rango
especificado.
SINTAXIS: =CONTAR.SI(Rango,Condición)
EJEMPLO: =CONTAR.SI(E17:H30,”aprobado”)

15.- CONTARA.- cuenta el número de celdas que presentan contenido de información, dentro del rango
especificado.
SINTAXIS: =CONTARA (Rango)
EJEMPLO: =CONTARA (F20:N30)

16.- MAX.- devuelve el valor máximo existente en las celdas del rango especificado.
SINTAXIS: =MAX(Rango)
EJEMPLO: =MAX(C18:E28)

17.- MIN.- devuelve el valor mínimo existente en las celdas del rango especificado.
SINTAXIS: =MIN(Rango)
EJEMPLO: =MIN(A21:J34)

18.- PROMEDIO.- devuelve el valor promedio, calculado con los valores numéricos existentes en las celdas
del rango especificado.
SINTAXIS: =PROMEDIO(Rango)
EJEMPLO: =PROMEDIO(A10:F15)



MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 61



OBSERVACIONES.- esta función considera únicamente las celdas que contienen valores numéricos dentro del
rango especificado.

19.- MODA.UNO.- devuelve el valor más frecuente o que más se repite, en el rango de celdas especificado.
SINTAXIS: =MODA.UNO(Rango)
EJEMPLO: =MODA.UNO(B1:B40)

20.- BUSCAR.- localiza un valor en una línea o columna de un rango de celdas y devuelve el valor de la
línea o columna contigua.
SINTAXIS: =BUSCAR(Valor a buscar, Rango de referencia, Rango de resultado)
EJEMPLOS: =BUSCAR(A30, B30:B33, C30:C33)
=BUSCAR(A20, E20:G20, E21:G21)

21.- BUSCARV.- localiza un valor en la columna de la izquierda de una tabla y devuelve el valor solicitado
de una columna especificada en la misma línea..
SINTAXIS: =CONSULTAV(Valor a buscar, Rango de búsqueda, Respuesta)
EJEMPLO: =CONSULTAV(A9, D14:H25,3)

OBSERVACIONES.- en esta función las columnas de la tabla del rango de búsqueda, se cuentan de izquierda
a derecha, del 1 en adelante, para identificar el resultado deseado.

22.- BUSCARH.- localiza un valor en la línea superior de una tabla y devuelve el valor solicitado de una
línea especificada en la misma columna.
SINTAXIS: =CONSULTAH(Valor a buscar, Rango de búsqueda, Resultado)
EJEMPLO: =CONSULTAH(R24, P20:T30, 5)

OBSERVACIONES.- en esta función las líneas de la tabla del rango de búsqueda, se cuentan de arriba hacia
abajo, de 1 en adelante, para identificar el resultado deseado.

23.- COLUMNA.- devuelve el número de la columna en la que se encuentra una referencia especificada.
SINTAXIS: =COLUMNA(Referencia)
EJEMPLO: =COLUMNA(69)

OBSERVACIONES.- en esta función las columnas se cuentan en forma ascendente, del 1 en adelante desde
la columna A; manejando como referencia una celda individual o un rango y considerando al rango como una
columna.

24.- COLUMNAS.- devuelve el número de columnas que integran al rango de celdas especificado en la
referencia.
SINTAXIS: =COLUMNAS(Rango)
EJEMPLO: =COLUMNAS(F14:J20)

OBSERVACIONES.- en esta función se contarán únicamente las celdas que comprende el rango especificado
en la referencia.

25.- FILA.- devuelve el número de línea en la que se encuentra una referencia especificada.
SINTAXIS: =FILA(Referencia)
EJEJMPLO: =FILA(B44)

OBSERVACIONES.- en esta función las líneas se cuentan en forma ascendente, del 1 en adelante desde la
línea 1; manejando como referencia una celda individual o un rango de celdas y considerando al rango como
un línea.

26.- FILAS.- devuelve el número de filas que integran al rango de celdas especificado en la referencia.
SINTAXIS: =FILAS(Rango)
EJEMPLO: =FILAS(C4:G10)

OBSERVACIONES.- en esta función se contarán únicamente las celdas que comprende el rango especificado
en la referencia.

27.- CARACTER.- devuelve el carácter solicitado por el número de código manejado en la referencia.


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 62



SINTAXIS: =CARACTER(Código)
EJEMPLO: =CARACTER(B5)

OBSERVACIONES.- esta función maneja códigos que van del 1 al 255 y que funcionaran de acuerdo a la
configuración de la computadora.

28.- CODIGO.- devuelve el código numérico solicitado por el carácter indicado en la referencia.
SINTAXIS: =CODIGO(Carácter)
EJEMPLO: =CODIGO(F23)

OBSERVACIONES.- esta función maneja los mismos códigos numéricos que la función carácter.

29.- CONCATENAR.- une varios elementos de texto en uno solo, indicados por las referencias.
SINTAXIS: =CONCATENAR(Elementos a unir)
EJEMPLO: =CONCATENAR(B5,C5,D5)

OBSERVACIONES.- esta función maneja la unión de 1 hasta 30 elementos, ya sean texto, números o
referencias; pero no trabaja con rangos.

30.- IZQUIERDA.- extrae el número de caracteres solicitados, del lado izquierdo de una cadena de texto.
SINTAXIS: =IZQUIERDA(Texto, Número de caracteres)
EJEMPLO. =IZQUIERDA(B5,3)

OBSERVACIONES.- en esta función los caracteres se cuentan de izquierda a derecha, desde el inicio de la
cadena de texto.

31.- DERECHA.- extrae el número de caracteres solicitados, del lado derecho de una cadena de texto.
SINTAXIS: =DERECHA(Texto, Número de caracteres)
EJEMPLO: =DERECHA(B5,4)

OBSERVACIONES.- en esta función los caracteres se cuentan de derecha a izquierda, desde la parte final de
la cadena de texto.

32.- EXTRAE.- devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando a contar
en la posición especificada.
SINTAXIS: =EXTRAE(Texto, Posición Inicial, Número de Caracteres)
EJEMPLO: =EXTRAE(G21,4,2)

OBSERVACIONES.- en esta función los caracteres a extraer y la posición inicial se cuentan de izquierda a
derecha, desde el inicio de la cadena de texto.

33.- IGUAL.- compara dos elementos especificados por las referencias, si los elementos comparados son
iguales devuelve VERDADERO si no devuelve FALSO.
SINTAXIS: =IGUAL(Elemento 1, Elemento 2)
EJEMPLO: =IGUAL(F6:F7)
OBSERVACIONES.- esta función realiza la comparación de elementos considerándolos con categoría de texto.

34.- LARGO.- devuelve el número de caracteres que contiene la cadena de texto especificada en la
referencia.
SINTAXIS. =LARGO(Cadena de texto)
EJEMPLO: =LARGO(C10)

OBSERVACIONES.- en esta función los espacios cuentan como caracteres.

35.- MAYUSC.- convierte en mayúsculas la cadena de texto especificada por la referencia.
SINTAXIS: =MAYUSC(Cadena de texto)
EJEMPLO. =MAYUSC(A24)

OBSERVACIONES.- en esta función no se manejan rangos como referencia.

36.- MINUSC.- convierte en minúsculas la cadena de texto especificada por la referencia.


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MANUAL DE TEORIA 63



SINTAXIS: =MINUSC(Cadena de texto)
EJEMPLO: =MINUSC(H30)

OBSERVACIONES.- en esta función no se manejan rangos como referencias.

37.- MONEDA.- convierte un número en texto, presentándolo con formato de moneda.
SINTAXIS: =MONEDA(Número, Decimales)
EJEMPLO: =MONEDA(D8,2)

OBSERVACIONES.- los números convertidos a texto por esta función, sí se podrán manejar en operaciones
aritméticas.

38.- NOMPROPIO.- pone en mayúsculas la primer letra de cada palabra de la cadena de texto especificada
en la referencia, poniendo las demás letras en minúsculas.
SINTAXIS: =NOMPROPIO(Cadena de texto)
EJEMPLO: =NOMPROPIO(J9)

OBSERVACIONES.- esta función no maneja rangos como referencias.

39.- REEMPLAZAR.- substituye parte de una cadena de texto con otra, según las referencias especificadas.
SINTAXIS: =REEMPLAZAR(Texto Original, Posición Inicial, Número de caracteres, Texto Nuevo)
EJEMPLO: =REEMPLAZAR(B6,3,4,C6)

OBSERVACIONES.- esta función puede manejar números o texto en sus referencias, pero el resultado lo
mostrará con categoría de texto.

40.- REPETIR.- repite el contenido de la referencia, un número especificado de veces.
SINTAXIS: =REPETIR(Texto, Número de veces)
EJEMPLO: =REPETIR(H7,5)

OBSERVACIONES.- esta función también maneja números, pero el resultado lo presenta con categoría de
texto.

41.- SUSTITUIR.- reemplaza el texto existente con texto nuevo, en la referencia especificada.
SINTAXIS: =SUSTITUIR(Texto, Texto Original, Nuevo Texto).
EJEMPLO: =SUSTITUIR(E6,F6,G6)

42.- VERDADERO.- devuelve el valor lógico verdadero.
SINTAXIS. =VERDADERO( )
EJEMPLO: =VERDADERO( )

OBSERVACIONES.- esta función no maneja argumentos.

43.- FALSO.- devuelve el valor lógico falso.
SINTAXIS =FALSO( )
EJEMPLO: =FALSO( )

OBSERVACIONES.- esta función no maneja argumentos.

44.- NO.- invierte el valor lógico de un argumento, cambiando verdadero por falso y falso por verdadero.
SINTAXIS: =NO(Valor lógico)
EJEMPLO: =NO(A7)

45.- Y.- devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos y falso, si todos los argumentos son
falsos.
SINTAXIS: =Y(Argumentos)
EJEMPLO: =Y(B9>6,B9<100)

46.- O.- devuelve verdadero si una de los argumentos es verdadero y falso si todos los argumentos son
falsos.
SINTAXIS: =O(Argumentos)


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MANUAL DE TEORIA 64



EJEMPLO: =O(B8=”HUGO”,B8=”PACO”,B8=”LUIS”)

47.- SI.- devuelve un valor si la condición planteada es verdadera y otro si es falsa.
SINTAXIS: =SI(Condición, Verdadero, Falso)
EJEMPLO: =SI(F9>=60,”APROBADO”,”REPROBADO”)

OBSERVACIONES.- esta función se puede manejar varias veces en una estructura, para plantear distintas
alternativas de condición.

48.- ESBLANCO.- devuelve el valor lógico verdadero, si la referencia es una celda vacía.
SINTAXIS: =ESBLANCO(Referencia)
EJEMPLO: =ESBLANCO(K9)

49.- ESNUMERO.- devuelve el valor lógico verdadero, si la referencia es una celda que contiene números.
SINTAXIS: =ESNUMERO(Referencia)
EJEMPLO: =ESNUMERO(J3)

50.- ESTEXTO.- devuelve el valor lógico verdadero, si la referencia es una celda que contenga texto.
SINTAXIS: =ESTEXTO(Referencia)
EJEMPLO: =ESTEXTO(N4)











































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MANUAL DE TEORIA 65













UNI DAD 6 HERRAMI ENTAS
ESPECI ALES




En esta unidad conoceremos la forma de manejar las principales herramientas especiales que se
pueden trabajar en las hojas de cálculo de EXCEL..


GRAFI COS

Una de las finalidades que se tienen al manejar información en una hoja de cálculo, es representar
los datos o resultados que contienen las tablas de control gráficamente, para esto EXCEL cuenta con una
herramienta especial llamada GRAFICOS

CONCEPTO DE
GRAFI CO.- es la representación por medio de un esquema, de la información contenida en las tablas de
datos de una hoja de cálculo.


TI POS DE GRAFI COS

Los principales tipos de gráficos que se pueden manejar en EXCEL, para mostrar los datos y
resultados de las hojas de cálculo, son los siguientes:

1. GRAFICO DE BARRAS.- permite comparar valores en un punto determinado, en el tiempo.

2. GRAFICO DE COLUMNAS.- permite visualizar la diferencia entre los elementos comparados.

3. GRAFICO DE LINEAS.- permite visualizar la relación entre los valores mostrados.

4. GRAFICO CIRCULAR.- permite visualizar los valores en un punto de porcentajes.



ELEMENTOS PRI NCI PALES
DE LOS GRAFI COS

Los principales elementos que componen generalmente a los gráficos en EXCEL, son los siguientes:

1. SERIES DE DATOS.- están representadas por los valores graficados, que generalmente aparecen
en las filas de la tabla de datos.

2. CATEGORÍAS.- están representadas por las referencias de graficación, que generalmente aparecen
en los encabezados de las columnas de la tabla de datos.


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MANUAL DE TEORIA 66




3. EJE DE X.- es el eje horizontal que se encuentra en la parte inferior del gráfico y que generalmente
muestra las categorías y series de los datos graficados.

4. EJE DE Y.- es el eje vertical que se encuentra en el lado izquierdo del gráfico y que generalmente
muestra los valores de los datos graficados.

5. LEYENDAS.- es el nombre y referencia con la que se identifican las series de los datos graficados.

6. LINEAS DE DIVISIÓN.- son líneas de referencia para ubicar con precisión los resultados
graficados.

7. ROTULOS DE DATOS.- son etiquetas para identificar el valor de los datos graficados.

8. TITULOS.- son líneas de textos que identifican el tipo de información manejada en el gráfico.







































COMO CREAR UN
GRAFI CO

Para crear un gráfico de resultados en EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar los datos a graficar
90
100
90
80 80
95
70
95
70
80
90
70
0
20
40
60
80
100
120
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
C
A
L
I
F
I
C
A
C
I
O
N
E
S
TRIMESTRES
REPORTE DE CALIFICACIONES
ESPAÑOL
INGLES
FRANCES
SERIES DE
DATOS
CATEGORIAS
EJE DE X
EJE DE Y
LEYENDAS
LINEAS DE
DIVISION
ROTULOS DE
DATOS
TITULOS


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MANUAL DE TEORIA 67



2. Activar la pestaña Insertar
3. Ir a la sección Gráficos
4. Descolgar la herramienta correspondiente al tipo de gráfico deseado
5. Dar clic el botón del gráfico a crear
6. Describir las características del gráfico y darle formato con las pestañas especiales de Diseño,
Presentación y Formato que aparecen al seleccionar el gráfico


UBI CACI ON DE GRAFI COS

Los gráficos de datos de EXCEL, pueden ser ubicados de cualquiera de las siguientes formas:

1. EN HOJA NUEVA.- cuando el gráfico se presenta en una hoja especial anexa.

2. COMO OBJETO.- cuando el gráfico aparece como objeto incrustado, en la hoja de cálculo que
contiene la tabla de datos graficados.


COMO MODI FI CAR CARACTERI STI CAS
DEL GRAFI CO

Para modificar algunas de las características de los elementos principales de un gráfico de EXCEL,
se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el gráfico
2. Dar clic en las pestañas Diseño, Presentación o Formato
3. Modificar las características deseadas utilizando las herramientas correspondientes


COMO MODI FI CAR EL TI PO
DE GRAFI CO

Para modificar el tipo de gráfico utilizado en la representación de datos en EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el gráfico deseado
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Tipo
4. Dar clic en la herramienta Cambiar tipo de gráfico
5. En la Ventana Cambiar tipo de gráfico, elegir el tipo y subtipo de gráfico deseado
6. Dar clic en Aceptar


COMO MODI FI CAR LOS DATOS
DE ORI GEN

Para modificar los datos de origen de un gráfico de EXCEL, y personalizar sus series, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el gráfico deseado
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Datos
4. Dar clic en la herramienta Seleccionar datos
5. En la ventana Seleccionar origen de datos, dar clic en el indicador de contracción de Rango de
datos del gráfico y seleccionar el rango de datos
6. En la sección Entrada de leyenda (Series), seleccionar la serie y dar clic al botón Editar para
personalizar las series de datos



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MANUAL DE TEORIA 68





COMO MODI FI CAR LA
UBI CACI ON

Para modificar la ubicación actual de un gráfico de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar el gráfico
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Ubicación
4. Dar clic en la herramienta Mover gráfico
5. En la ventana Mover del Gráfico, elegir la ubicación deseada (Hoja nueva/Objeto en)
6. Dar clic en Aceptar


COMO MODI FI CAR ELEMENTOS
UN GRAFI CO

Para modificar los elementos de un gráfico de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el elemento deseado del gráfico
2. Activar la pestaña Presentación
3. Ir a la sección relacionada al elemento deseado
4. Dar clic en la herramienta correspondiente para asignar la modificación


COMO DAR FORMATO A
UN GRAFI CO

Para dar formato o presentación a los elementos de un gráfico de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar el elemento deseado del gráfico
2. Activar la pestaña Formato
3. Ir a la sección relacionada al formato deseado
4. Dar clic en la herramienta correspondiente para asignar el formato
5. También se pueden usar los menús contextuales o de acceso rápido


FI LTROS

Otra finalidad importante que se tiene al manejar información en una hoja de cálculo, es poder
visualizar y consultar dicha información en la forma deseada y en el momento requerido; para esto EXCEL
cuenta con una herramienta especial llamada FILTROS.

CONCEPTO DE
FI LTRO.- es una herramienta especial que permite visualizar cierta información y ocultar otra, dentro de
una tabla de datos.


CLASES DE FI LTROS

Los filtros que se pueden aplicar a la información contenida en una hoja de cálculo de EXCEL, se
clasifican en los siguientes dos grupos:

1. AUTOFI LTRO.- es aquel que genera listas desplegables con criterios de filtraje automático.



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MANUAL DE TEORIA 69



2. FI LTRO AVANZADO.- es aquel que maneja rangos de información y criterios para el filtraje.

COMO ASI GNAR AUTOFI LTROS

Para asignar autofiltros a la información contenida en las tablas de datos de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar los encabezados inmediatos de las columnas que contienen la información a filtrar
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta Filtro
5. EXCEL asignará indicadores desplegables a los encabezados seleccionados


COMO UTI LI ZAR AUTOFI LTROS

Para utilizar los autofiltros establecidos en una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Dar clic al indicador desplegable de criterios, en el encabezado de la columna deseada
2. Elegir el criterio de filtraje, dando clic a la opción correspondiente del filtro


OPCI ONES DE AUTOFI LTRO

Las principales opciones de trabajo que se presentan en las listas desplegables de criterios en los
autofiltros de EXCEL, son las siguientes:

1. ORDENAR DE MENOR A MAYOR.- muestra los registros más bajos en la parte superior de la
columna.
2. ORDENAR DE MAYOR A MENOR.- muestra los registros más altos en la parte superior de la
columna.
3. ORDENAR POR COLOR.- muestra los registros en el orden del color indicado por los criterios.
4. BORRAR FI LTRO DE.- cancela el filtro de la columna en cuestión, mostrando nuevamente todos
los registros.
5. FI LTRAR POR COLOR.- muestra los registros de acuerdo al color indicado.
6. FI LTROS DE ( número, texto, fecha, etc.) .- muestra los registros de acuerdo a diferentes
criterios de filtraje, dependiendo de la información contenida en la columna.
7. FI LTRO PERSONALI ZADO.- permite manejar criterios más específicos de filtraje.
8. SELECCI ONAR TODO.- muestra todos los registros existentes en la tabla de datos (anula filtros
aplicados).
9. REGI STROS EXI STENTES.- muestra los registros existentes en la tabla de datos, como criterios u
opciones de búsqueda (activando o desactivando la casilla de verificación correspondiente).
10. VACI AS.- muestra los registros que contengan celda de ese valor vacía.


COMO DESACTI VAR EL
AUTOFI LTRO

Para desactivar el autofiltro asignado a una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. No tener filtrada ninguna columna de información.
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta Filtro
5. EXCEL quitará los indicadores desplegables a los encabezados de las columnas

NOTA: solo se puede asignar un rango de autofiltro por cada hoja de cálculo


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MANUAL DE TEORIA 70





COMO ASI GNAR FI LTROS
AVANZADOS

Para asignar Filtros Avanzados a la información contenida en las tablas de datos de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Datos
2. Ir a la sección Ordenar y filtrar
3. Dar clic en la herramienta Avanzadas
4. Indicar el Rango de Lista
5. Indicar el Rango de Criterios
6. Especificar el destino de los resultados del filtro
7. Dar clic en Aceptar


RANGOS PARA FI LTROS
AVANZADOS

Para manejar los Filtros Avanzados de EXCEL, será necesario especificar los siguientes rangos
especiales de trabajo:

1. RANGO DE LI STA.- es el rango que representa a las celdas de toda la tabla de datos a filtrar.
2. RANGO DE CRI TERI OS.- es el rango que representa a las celdas que manejan rótulos similares a
los encabezados de la tabla de datos, y una línea en blanco para establecer criterios de filtraje.
3. COPI AR A.- es el rango de celdas de destino, en donde aparecerán los resultados del filtro, cuando
se activa la opción Copiar a otro lugar.


COMO UTI LI ZAR FI LTROS
AVANZADOS

Para utilizar los Filtros Avanzados establecidos en una tabla de datos de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Indicar el criterio de filtraje deseado, en el rango de criterios
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta Avanzadas
5. Verificar los rangos de Filtraje
6. Dar clic en Aceptar

NOTA: para que el filtraje reconozca rangos y establecidos, antes de su ejecución, la celda activa deberá
estar al principio de la tabla de datos.


ESQUEMAS

En algunos casos la estructura de información contenida en las hojas de cálculo permitirá agrupar
datos tanto en filas como columnas mostrando un resumen de dicha información; para esto EXCEL cuenta
con una herramienta especial llamada ESQUEMAS.

CONCEPTO DE
ESQUEMAS.- es una herramienta especial que permite agrupar datos tanto en filas como en columnas, para
mostrar un resumen de información dentro de una hoja de cálculo.




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MANUAL DE TEORIA 71





ELABORACI ON DE ESQUEMAS

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en el
contenido de la información de la tabla de datos:

 Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.

 En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos
datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

 Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado.


CLASES DE ESQUEMAS

Los esquemas de información en las hojas de cálculo de EXCEL, de acuerdo a su elaboración, se
clasifican de la siguiente forma:

1. AUTOMATICO.- es aquel que EXCEL elabora de manera directa con la información de una tabla de
datos.

2. MANUAL.- es aquel en el cual se le indica a EXCEL que columnas y filas debe considerar de la tabla
de datos.


ESQUEMAS AUTOMATI COS

Para elaborar un esquema automático la información de la tabla de datos deberá cumplir los
siguientes requisitos:

 Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
 Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.


COMO CREAR UN ESQUEMA
AUTOMATI CO

Para crear un esquema automático en una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse en cualquier celda de la tabla de datos
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Esquema
4. Descolgar la herramienta Agrupar
5. Dar clic en Autoesquema
6. EXCEL creara los grupos de filas y columnas necesarios


ESQUEMAS MANUALES

Para elaborar un esquema manual la información de la tabla de datos se deberá manejar de la
siguiente forma:

 Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del
tipo de esquema que queramos hacer.


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MANUAL DE TEORIA 72



 Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de las filas) o
columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero
no debemos incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de sumario.


COMO CREAR UN ESQUEMA
MANUAL

Para utilizar crear un esquema manual en una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas o columnas deseadas
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Esquema
4. Descolgar la herramienta Agrupar
5. Dar clic en Agrupar (para formar grupos)
6. Descolgar la herramienta Desagrupar
7. Dar clic en Desagrupar (para eliminar grupos)
8. EXCEL creará o eliminará los grupos de filas y columnas indicados


COMO MOSTRAR U OCULTAR
UN ESQUEMA

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema,
pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y
automáticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la
combinación de teclas Ctrl+8.


COMO BORRAR UN ESQUEMA

Para borrar un esquema en una tabla de datos de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Posicionarse en cualquier celda de la tabla de datos
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Esquema
4. Descolgar la herramienta Desagrupar
5. Dar clic en Borrar esquema
6. EXCEL quitará los grupos de filas y columnas existentes


MACROS

Ejecutar la realización de varias actividades en secuencia y en forma automática, permite agilizar el
trabajo en las hojas de cálculo; para esto EXCEL cuenta con una herramienta especial llamada MACROS.

CONCEPTO DE
MACROS.- es una herramienta especial que permite ejecutar un conjunto de órdenes o comandos de
manera secuencial y en forma automática dentro de una hoja de cálculo.


TI POS DE MACROS

Los principales tipos de macros que se pueden manejar para automatizar funciones en una
hoja de cálculo de EXCEL, son las siguientes:



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MANUAL DE TEORIA 73



1. Normales. Son aquellas que se elaboran en un módulo de programación de Visual Basic.
2. Automáticas. Son aquellas que el usuario crea grabando la realización de las actividades
deseadas.


COMO CREAR UNA MACRO
NORMAL

Para crear macros normales dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Macros
3. Dar clic en la herramienta Macros
4. Dar clic en la opción Ver macros
5. Establecer el nombre de la Macro
6. Dar clic en el botón crear
7. Programar las acciones de la macro


COMO CREAR UNA MACRO
AUTOMATI CA

Para crear macros automáticas dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Macros
3. Dar clic en la herramienta Macros
4. Dar clic en la opción Grabar Macro…
5. Establecer el nombre de la Macro
6. Grabar las acciones deseadas
7. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado o accedemos nuevamente a la herramienta Macros y hacemos clic en
, para concluir la creación de la macro.


USAR REFERENCI AS RELATI VAS

Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones
relativas a la celda inicial seleccionada, es decir, al activar esta opción antes de iniciar la grabación de una
macro, la macro se ejecutara dependiendo la posición que tenga la celda activa en el momento de la
ejecución.


COMO ACTI VAR O DESACTI VAR
REFERENCI AS RELATI VAS

Para activar o desactivar la función REFERENCIAS RELATIVAS dentro de un archivo de EXCEL, se
deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Macros
3. Dar clic en la herramienta Macros
4. Dar clic en la opción Usar referencias relativas



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MANUAL DE TEORIA 74



NOTA: la función REFERENCIAS RELATIVAS se deberá activar o desactivar, según se desee, antes de grabar
la macro correspondiente.


COMO EJ ECUTAR UNA
MACRO

Para ejecutar una macro dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Macros
3. Dar clic en la herramienta Macros
4. Dar clic en la opción Ver macros
5. Seleccionar la Macro deseada
6. Dar clic en Ejecutar


ASI GNAR A UN BOTON

La forma más práctica de ejecutar las acciones de una macro es asignar dicha macro a un botón de
comando, para esto se deberá tener tanto la macro como el botón.


COMO CREAR UN BOTON
DE COMANDO

Para crear un botón de comando dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Opciones de Excel
3. Dar clic en la categoría Personalizar
4. Descolgar la lista Comandos disponibles en:
5. Elegir la opción Comandos que no están en la cinta de opciones
6. En la lista de contenido dar clic en Botón de comando (control Activex)
7. Dar clic en el botón Agregar
8. Dar clic en Aceptar (la herramienta de Botón de comando aparecerá en la barra de herramientas de
acceso rápido)
9. Dar clic en la herramienta Botón de comando (control Activex)
10. Dar clic en el área de trabajo para crear el botón
11. Dar clic derecho sobre el botón y elegir la opción Propiedades para definir sus características


COMO ASI GNAR LA MACRO
A UN BOTON

Para asignar una macro a un botón de comando dentro de un archivo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón
2. Dar clic derecho sobre el botón y elegir la opción Ver código
3. En la ventana de módulo de Visual Basic escribir el nombre de la macro dentro del código
correspondiente


NOTA: para que los botones funcionen al darles clic, se deberá cerrar y guardar el archivo, abriéndolo
posteriormente. Para volver a seleccionar los botones, se deberá crear un nuevo botón para activar el
área de diseño.


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MANUAL DE TEORIA 75




COMO ELI MI NAR UNA
MACRO

Para eliminar una macro dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Vista
2. Ir a la sección Macros
3. Dar clic en la herramienta Macros
4. Dar clic en la opción Ver macros
5. Seleccionar la Macro deseada
6. Dar clic en Eliminar
7. Confirmar eliminación


COMO GUARDAR UN ARCHI VO
CON MACROS

Para guardar un archivo con macros en EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic en la herramienta Guardar de la barra de acceso rápido (también se pueden usar las
opciones del Botón Archivo)
2. Indicar el nombre y ubicación para el archivo
3. En la sección Guardar como tipo, descolgar y elegir la opción Libro de Excel habilitado para
macros
4. Dar clic en guardar

NOTA: Los libros de Excel habilitados para macros reciben un icono especial de identificación y la extensión
.xlsm


ADVERTENCI A DE
SEGURI DAD

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este mensaje bajo la
banda de opciones:



Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código
podrían realizar acciones que fueran perjudiciales para nuestro equipo.

Si confiamos en las Macros que contenga el archivo o las hemos creado nosotros daremos clic en el botón
Habilitar contenido para activarlas.


TABLAS DI NAMI CAS

Una tabla dinámica es otra herramienta especial de EXCEL consiste en el resumen de un conjunto
de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que
nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc

CONCEPTO DE
TABLAS DI NAMI CAS.- es una herramienta especial que permite mostrar un resumen de información de
una tabla de datos atendiendo a varios criterios, identificando los campos por rótulos de fila,
rótulos de columna, suma de valores y filtro de informe.


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MANUAL DE TEORIA 76




AREAS DE LAS TABLAS
DI NAMI CAS

La estructura de información de una tabla dinámica de EXCEL está compuesta por las siguientes
áreas principales:

1. LISTA DE CAMPOS.- área que contiene los campos de información provenientes de la tabla de
datos.
2. FILTRO DE INFORME.- área para manejar los campos que se utilizaran como filtro directo de los
datos de la tabla.
3. ROTULOS DE COLUMNA.- área para manejar los campos que se utilizaran como encabezados
(parte superior) de los datos de la tabla.
4. ROTULOS DE FILA.- área para manejar los campos que se utilizaran como conceptos (lado
izquierdo) de los datos de la tabla.
5. SUMA DE VALORES.- área para manejar los campos que se utilizaran como totales generales
(parte inferior y lado derecho) de los datos de la tabla.




COMO CREAR UNA TABLA
DI NAMI CA

Para crear una tabla dinámica dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Posicionarse dentro de la tabla de datos deseada
2. Activar la pestaña Insertar
3. Ir a la sección Tablas
4. Descolgar la herramienta Tabla dinámica
5. Dar clic en la opción Tabla dinámica
6. Seleccionar el rango de datos deseados
7. Elegir dónde colocar el informe de la tabla (Nueva hoja de cálculo/Hoja de cálculo existente)
8. Dar clic en aceptar
9. Seleccionar los campos para agregar al informe de la tabla, activando las casillas correspondientes
10. Arrastrar los campos seleccionados a las áreas correspondientes (Filtro de informe, Rótulos de
columna, Rótulos de fila, Suma de valores), según la distribución que se le quiera dar al informe de
la tabla


COMO ACTUALI ZAR UNA TABLA
DI NAMI CA

Para actualizar una tabla dinámica dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Posicionarse dentro de la tabla de datos
2. Realizar los cambios deseados en el contenido de la tabla de datos
3. Posicionarse dentro de la tabla dinámica
4. Activar la pestaña Opciones
5. Ir a la sección Datos
6. Descolgar la herramienta Actualizar
7. Dar clic en la opción Actualizar
8. También se puede usar la combinación ALT+F5
9. EXCEL actualizara los resultados de la tabla dinámica con la nueva información




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MANUAL DE TEORIA 77



GRAFI COS DI NAMI COS

Como complemento de las Tablas dinámicas, EXCEL maneja los Gráficos dinámicos que permiten
mostrar los resultados del informe de las tablas dinámicas

CONCEPTO DE
GRAFI COS DI NAMI COS.- es una herramienta especial que permite mostrar gráficamente los resultados de
un informe de tabla dinámica.


COMO CREAR UN GRAFI CO
DI NAMI CO

Para crear un gráfico dinámico dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Posicionarse dentro de la tabla dinámica deseada
2. Activar la pestaña Opciones
3. Ir a la sección Herramientas
4. Descolgar la herramienta Herramientas
5. Dar clic en la herramienta Gráfico dinámico
6. Elegir el tipo de gráfico que convenga a los datos de la tabla
7. Dar clic en aceptar
8. EXCEL generará una gráfica con los datos de la tabla dinámica


COMO ACTUALI ZAR UN GRAFI CO
DI NAMI CO

Para actualizar un Gráfico dinámico bastara con actualizar la tabla dinámica de la cual proviene para
que automáticamente se actualice la gráfica.


TEXTO EN COLUMNAS

Cuando necesitemos distribuir el contenido de información de ciertas celdas en diferentes columnas,
EXCEL cuenta con una herramienta especial llamada TEXTO EN COLUMNAS

CONCEPTO DE
TEXTO EN COLUMNAS.- es una herramienta especial que permite obtener una réplica de la información
contenida en ciertas celdas y mostrarla en diferentes columnas.


COMO DI VI DI R TEXTO EN
COLUMNAS

Para dividir texto en columnas dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Seleccionar las celdas que contienen la información a dividir
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Herramientas de datos
4. Dar clic en la herramienta Texto en columnas
5. Indicar Tipo de datos originales (Delimitados)
6. Indicar Separadores (Espacio)
7. Indicar Formato de los datos en columnas (General) y el rango de destino
8. Dar clic en Finalizar


MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 78



9. EXCEL dividirá la información de las celdas en columnas y mostrara el resultado en el destino
especificado


QUI TAR DUPLI CADOS

Cuando necesitemos eliminar de una tabla las filas que contengan información duplicada, EXCEL
cuenta con una herramienta especial llamada QUITAR DUPLICADOS

CONCEPTO DE
QUI TAR DUPLI CADOS.- es una herramienta especial que permite eliminar las filas que contenga
información duplicada en ciertas columnas.


COMO QUI TAR DUPLI CADOS

Para eliminar información duplicada en las filas dentro de un archivo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la tabla de datos desde sus encabezados
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Herramientas de datos
4. Dar clic en la herramienta Quitar duplicados
5. Activar la casilla de verificación correspondiente a la columna que contenga la información duplicada
6. Dar clic en Aceptar
7. EXCEL procederá a eliminar la información de las filas que contenían datos duplicados en la columna
indicada, mostrando un mensaje de los resultados


VALI DACI ON DE DATOS

Cuando se desea evitar la entrada de datos no validos en una celda, EXCEL cuenta con una
herramienta especial llamada VALIDACION DE DATOS

CONCEPTO DE
VALI DACI ON DE DATOS.- es una herramienta especial que impide la entrada de datos no validos en las
celdas de la hoja de cálculo.


COMO VALI DAR DATOS

Para impedir la entrada de datos no validos dentro de un archivo de EXCEL, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a validar
2. Activar la pestaña Datos
3. Ir a la sección Herramientas de datos
4. Descolgar la herramienta Validación de datos
5. Dar clic en Validación de datos
6. En la carpeta Configuración indicar el Criterio de validación (Información a permitir y datos)
7. En la carpeta Mensaje de entrada indicar la información que se desea mostrar cuando se seleccione
la celda validada
8. En la carpeta Mensaje de error indicar la información que se desea mostrar cuando se introducen
datos no validos en la celda validada
9. Dar clic en Aceptar
10. EXCEL mostrará la información al seleccionar las celdas validadas e impedirá la entrada de datos no
validos




MICROSOFT EXCEL



MANUAL DE TEORIA 79



I MPORTAR DATOS

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en EXCEL con datos procedentes de otras
aplicaciones, para esto se cuenta con la herramienta especial llamada IMPORTAR

CONCEPTO DE
I MPORTAR.- es una herramienta especial que permite traer información de otros archivos para ser
manejada dentro de EXCEL.


COMO I MPORTAR DATOS

Para importar datos de otros archivos y manejarlos dentro de un archivo de EXCEL, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Datos
2. Ir a la sección Obtener datos externos
3. Descolgar la herramienta Obtener datos externos
4. Dar clic en la herramienta correspondiente al origen de los datos
5. Seguir los pasos indicados por el asistente