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GRUPO EDUCATIVO

BARCELONA
INCORPORADOALAS.E.P. CCT 09PBT0319Z
ACUERDOS No. 04FT450 Y 06FT227


MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A




Índice



UNIDAD 1
CARACTERISTICAS DE ACCESS ....................... 1

CONCEPTO DE ACCESS ................................................................... 1
PLATAFORMA DE TRABAJO ............................................................... 1
CATEGORIA ................................................................................... 1
CONCEPTO DE BASE DE DATOS ........................................................ 1
COMPOSICION DE UNA BASE DE DATOS ........................................... 1
FORMAS DE VISUALIZAR UNA BASE DE DATOS .................................. 2
PLANEACION DE UNA BASE DE DATOS .............................................. 2
APLICACIÓN DE ACCESS ................................................................. 3
PASOS PARA ENTRAR ...................................................................... 3
VENTANA INICIAL ........................................................................... 4
VENTANA DE TRABAJO .................................................................... 4
ELEMENTOS DE LA VENTANA ........................................................... 5
EL BOTON ARCHIVO ........................................................................ 7
LA BARRA DE ACCESO RAPIDO ......................................................... 8
BANDA DE OPCIONES Y PESTAÑAS ................................................. 10
PRINCIPALES PESTAÑAS ............................................................... 10
CUADROS COMPLEMENTARIOS ....................................................... 11
ACTIVACION DE PESTAÑAS DESDE EL TECLADO .............................. 13
PASOS PARA SALIR DE ACCESS ..................................................... 13



UNIDAD 2
MANEJO DE ARCHIVOS .............................. 14

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS ..................................................... 14
CATEGORIA ................................................................................. 14
OBJETOS DE LAS BASES DE DATOS DE ACCESS ............................... 14
EL PANEL DE NAVEGACION ............................................................ 15


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MANUAL DE TEORI A
PRINCIPALES AREAS DE TRABAJO .................................................. 16
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO .............................. 17
PLANTILLAS ................................................................................. 17
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS CON PLANTILLA ......................... 18
COMO ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ................................ 18
COMO GUARDAR UNA BASE DE DATOS ........................................... 19
FORMAS DE GUARDADO ................................................................ 19
COMO GUARDAR CON OTRO FORMATO ........................................... 20
COMO CONFIGURAR PAGINA Y MARGENES ...................................... 20
COMO IMPRIMIR OBJETOS ............................................................. 20
COMO CERRAR UNA BASE DE DATOS .............................................. 20



UNIDAD 3
TABLAS Y CONSULTAS ................................ 21

CONCEPTO DE TABLAS .................................................................. 21
COMO CREAR UNA TABLA .............................................................. 21
CARACTERISTICAS DE LOS CAMPOS DE UNA TABLA ......................... 22
CLAVE PRINCIPAL ......................................................................... 24
COMO GUARDAR UNA TABLA ......................................................... 25
COMO CERRAR UNA TABLA ............................................................ 25
COMO ABRIR UNA TABLA ............................................................... 26
FORMAS DE VISUALIZAR UNA TABLA .............................................. 26
DESPLAZAMIENTO EN TABLAS ....................................................... 27
BUSCAR Y REEMPLAZAR ................................................................ 28
FILTROS ...................................................................................... 30
CRITERIOS DE FILTROS AVANZADOS .............................................. 32
ORDENAMIENTO DE INFORMACION ................................................ 35
RELACIONES ENTRE TABLAS .......................................................... 37
TIPOS DE RELACIONES ................................................................. 38
INTEGRIDAD REFERENCIAL Y OPERACIONES EN CASCADA ................ 39
CONCEPTO DE CONSULTAS............................................................ 40
DIFERENCIA ENTRE CONSULTAS Y FILTROS .................................... 40
COMO CREAR UNA CONSULTA ........................................................ 40
CLASES DE CONSULTAS ................................................................ 42
CONSULTAS DE ACCION ................................................................ 43
COMO GUARDAR UNA CONSULTA ................................................... 49
COMO CERRAR UNA CONSULTA ...................................................... 49
COMO ABRIR O APLICAR UNA CONSULTA ........................................ 49
FORMAS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA ........................................ 50
BUSQUEDA, FILTRO Y ORDENAMIENTO ........................................... 51





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MANUAL DE TEORI A
UNIDAD 4
FORMULARIOS E INFORMES ......................... 52

CONCEPTO DE FORMULARIOS ........................................................ 52
COMO CREAR UN FORMULARIO ...................................................... 52
PARTES PRINCIPALES DE LOS FORMULARIOS .................................. 55
PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS ............................................. 56
CUADRO DE CONTROLES ............................................................... 57
PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE DISEÑO ....................................... 58
PRINCIPALES ELEMENTOS DE LOS FORMULARIOS ............................ 60
FORMATO EN FORMULARIOS .......................................................... 61
COMO ABRIR UN FORMULARIO ....................................................... 61
COMO GUARDAR UN FORMULARIO.................................................. 61
COMO CERRAR UN FORMULARIO .................................................... 62
ORDEN DE TABULACION ................................................................ 62
FORMAS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO ...................................... 63
PAGINA DE CODIGO...................................................................... 64
CONCEPTO DE INFORMES .............................................................. 64
COMO CREAR UN INFORME ............................................................ 64
PARTES PRINCIPALES DE LOS INFORMES ........................................ 69
CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS INFORMES .......................... 69
AGRUPAR Y ORDENAR DATOS ........................................................ 70
COMO ABRIR UN INFORME ............................................................ 71
COMO GUARDAR UN INFORME ....................................................... 72
COMO IMPRIMIR UN INFORME ........................................................ 72
COMO CERRAR UN INFORME .......................................................... 73
FORMAS DE VISUALIZAR UN INFORME ............................................ 73
PAGINA DE CODIGO...................................................................... 74
DIFERENCIA ENTRE INFORMES Y FORMULARIOS .............................. 74



UNIDAD 5
MACROS Y MODULOS ................................ 75

CONCEPTO DE MACROS ................................................................ 75
COMO CREAR UNA MACRO ............................................................. 75
CARACTERISTICAS DE LAS MACROS ............................................... 76
MACROS AUTOEXEC ...................................................................... 76
GRUPOS DE MACROS .................................................................... 77
PRINCIPALES ACCIONES DE LAS MACROS ....................................... 79
COMO ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTON ...................................... 79
COMO ABRIR O EJECUTAR UNA MACRO ........................................... 79
COMO GUARDAR UNA MACRO ........................................................ 80
COMO CERRAR UNA MACRO ........................................................... 80


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MANUAL DE TEORI A
FORMAS DE VISUALIZAR UNA MACRO ............................................. 81
CONCEPTO DE MODULOS .............................................................. 81
CLASES DE MODULOS ................................................................... 81
COMO CREAR UN MODULO ESTANDAR ............................................ 82
TIPOS DE MODULOS DE CLASE ...................................................... 82
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO INDEPENDIENTES ............... 83
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO FORMULARIO ..................... 83
COMO CREAR MOCULOS DE CLASE TIPO INFORME ........................... 84
ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS MODULOS .................................. 85




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MANUAL DE TEORI A 1












UNIDAD 1
CARACTERISTICAS DE ACCESS



En esta unidad conoceremos la función que desempeña el programa ACCESS, perteneciente a
la familia de OFFICE y especializado en el manejo de bases de datos para control de información.


CONCEPTO DE
ACCESS.- Es un programa perteneciente a la familia de Office, qué permite la creación y manejo de
sofisticadas bases de datos, de manera profesional y con alta calidad.



PLATAFORMA DE TRABAJO
DE ACCESS

El desarrollo de las funciones de ACCESS requiere tener como plataforma de trabajo, el ambiente
gráfico de Windows 95 o posteriores (dependiendo de la versión de ACCESS).



CATEGORIA DE ACCESS

ACCESS es programa especializado en el manejo de bancos electrónicos de información,
perfeccionando el funcionamiento de los controles manuales de datos, por lo que tiene la categoría de BASE
DE DATOS.

CONCEPTO DE
BASE DE DATOS.- estructura o banco de información formado por campos y registros, que permite
almacenar, controlar y consultar diversos tipos de datos.



COMPOSICION DE UNA BASE DE DATOS

La estructura o banco de información que representa a una base, está formada por los siguientes
elementos principales:

 CAMPOS.- Son las etiquetas y áreas de captura de información que representan a la estructura de
la base de datos ( columnas ).
 REGISTROS.- Es el conjunto de datos que se capturan y controlan en los campos de una base (
filas o renglones ).



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FORMAS DE VISUALIZAR UNA BASE DE DATOS.

La visualización de la información contenida en una base de datos, generalmente se pondrá
manejar de cualquier de las siguientes dos formas:

1. EN FORMULARIO.- Cuando la información se presenta en un formato especial de pantalla.












2. EN TABLA.- Cuando la información se presenta en una cuadrícula de control, similar a una hoja de
cálculo.


CLAVE: NOMBRE: DOMICILIO: TELEFONO: CODIGO POSTAL








PLANEACION DE UNA BASE DE DATOS:

El primer paso que se debe realizar, para crear una base de datos, es planear su funcionamiento,
para esto se deberán considerar los siguientes aspectos:

 Determinar la finalidad de la base de datos
 Establecer el tipo de datos que serán manejados
 Determinar las claves de identificación de datos
 Determinar la búsqueda y visualización de información.
 Establecer los formatos de resultados a manejar
 Establecer la relación entre la información.


CLAVE:
NOMBRE:
DOMICILIO:
TELEFONO:
CODIGO POSTAL:
A04
PEREZ GONZALEZ JUAN
SINALOA #54 COL. ROMA
55-85-79-12
05630
CAMPOS
REGISTROS
CLAVE:
NOMBRE:
DOMICILIO:
TELEFONO:
CODIGO POSTAL:







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APLICACIÓN DE ACCESS

Actualmente ACCESS es uno de los principales programas que se utilizan para el
almacenamiento y manipulación de información, ya que permite crear y manejar bases de datos de alta
calidad que permiten:

 Almacenar todo tipo de datos
 Filtrar información
 Establecer y aplicar consultas de datos
 Localizar registros y ordenar información
 Imprimir resultados
 Modificar y dar de baja registros.


PASOS PARA ENTRAR A ACCESS

Los pasos que se deben realizar para entrar al programa ACCESS de la familia de OFFICE, son
los siguientes:

1. Activar el Menú Inicio
2. Elegir la Opción Todos los programas (Programas)
3. Elegir la Subopción Microsoft Office
4. Dar clic en Microsoft Access





































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MANUAL DE TEORI A 4


VENTANA INICIAL DE ACCESS

Al entrar al programa ACCESS, se mostrará en la pantalla la siguiente ventana inicial para
crear o abrir archivos:


























VENTANA DE TRABAJO DE ACCESS

Al crear o abrir archivos en ACCESS, se mostrará en la pantalla la siguiente ventana de
trabajo:


























BOTON
ARCHIVO
BARRA DE TITULO BOTONES DE
CONTROL
OPCIONES DEL
MENU ARCHIVO
PANEL DE
CREACION
PANEL DE
PLANTILLAS
BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO
BOTON
ARCHIVO
BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO
BARRA DE TITULO
BOTONES DE
CONTROL
CINTA O BANDA
DE OPCIONES
FICHAS O
PESTAÑAS DE
CONTROL
PANEL DE
NAVEGACION
AREA DE
TRABAJO
ICONOS DE
VISUALIZACION
BARRA DE
ESTADO


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ELEMENTOS DE LA VENTANA DE ACCESS

Los principales elementos que contiene la ventana de trabajo de Microsoft ACCESS, son los
siguientes:

BOTON ARCHIVO.- maneja las principales funciones contenidas dentro del Menú Archivo y Botón de Office
en versiones anteriores; tales como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etc.



BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO.- contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer, Repetir.



BARRA DE TITULO.- contiene el nombre de la base de datos sobre la que se está trabajando en ese
momento.



BOTONES DE CONTROL.- modifican la presentación de la ventana en la pantalla.



CINTA O BANDA DE OPCIONES.- contiene las pestañas de control para ejecutar todos los comandos de
ACCESS.



FICHAS O PESTAÑAS.- identifican y activan las diferentes áreas que agrupan a los comandos de trabajo.




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PANEL DE NAVEGACION.- controla la visualización de los objetos que serán mostrados en el área de
trabajo.



AREA DE TRABAJO.- representa el área de manejo de los objetos de la base de datos.




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MANUAL DE TEORI A 7



BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.- permiten movernos a lo largo y ancho del área de trabajo (dependiendo
de su distancia de acercamiento) de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.





BARRA DE ESTADO.- muestra la vista en que nos encontramos, la activación de Bloq Mayús y Bloq Num y
los iconos de visualización.



ICONOS DE VISUALIZACION.- permite activar las diferentes formas de visualización de los objetos de
trabajo de la base de datos.



















EL BOTON ARCHIVO

El Botón Archivo, es lo que antes era el Menú Archivo y Botón Office, que en esta nueva
versión de ACCESS, aparece como un botón rectangular de color guinda.



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MANUAL DE TEORI A 8





LA BARRA DE ACCESO RAPIDO

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer y Repetir.



Se puede añadir a la barra de acceso rápido, cualquiera de los grupos de herramientas que aparecen en
cualquier pestaña.

Sólo hay que hacer clic derecho sobre el grupo de herramientas que se desea añadir y en el menú que se
abre, hacer clic en la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.




En la imagen puede observarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de herramientas Tablas. Luego
de hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, se observará el siguiente cambio
en la barra de acceso rápido, donde se agregará un botón de acceso al grupo de herramientas Tablas.



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MANUAL DE TEORI A 9





Para eliminar el botón de acceso rápido de la barra de herramientas Estándar, sólo hay que hacer clic
derecho sobre el botón y seleccionar la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.




Si se desea cambiar la posición de la barra de acceso rápido, solo se tendrá que hacer clic sobre la flecha
que tiene a la derecha y luego clic sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.



La barra de acceso rápido pasará a la parte inferior de la banda de opciones (debajo de los distintos
grupos de herramientas).




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MANUAL DE TEORI A 10



BANDA DE OPCIONES Y PESTAÑAS

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas o pestañas contienen los
comandos de ACCESS, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo, ya no
existen los tradicionales menús que al hacer clic, abren una lista de herramientas u opciones. Ahora todo
está diseñado con iconos de acceso rápido.

Inicialmente, cuando abrimos ACCESS aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen
grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados, y podría decirse que casi todos los
comandos utilizados.




PRINCIPALES PESTAÑAS DE ACCESS

Las principales pestañas de trabajo que se manejan en la banda de opciones de ACCESS y sus
respectivas secciones, son los siguientes:

1. INICIO.- contiene las operaciones más comunes sobre vistas, copiar, cortar y pegar, formatos y
registros; sus secciones son:

 VISTAS (HOJA DE DATOS, DISEÑO, FORMULARIO, INFORME)
 PORTAPAPELES (CORTAR, COPIAR, PEGAR, COPIAR FORMATO)
 ORDENAR Y FILTRAR (ASCENDENTE, DESCENDENTE, BORRAR TODOS LOS CRITERIOS DE
ORDENACION, FILTRO, SELECCIÓN, OPCIONES DE FILTRO AVANZADAS, ALTERNAR FILTRO)
 REGISTROS (ACTUALIZAR TODO, NUEVO, GUARDAR, ELIMINAR, TOTALES, REVISION
ORTOGRAFICA, MAS)
 BUSCAR (BUSCAR, REEMPLAZAR, IR A, SELECCIONAR)
 FORMATO DE TEXTO (FUENTE, TAMAÑO DE FUENTE, NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO, ALINEAR
TEXTO A LA IZQUIERDA, CENTRAR, ALINEAR TEXTO A LA DERECHA, COLOR DE FUENTE, COLOR DE
FONDO O DE RELLENO, LINEAS DE DIVISION, COLOR DE FONDO O DE RELLENO ALTERNATIVO,
DISMINUIR NIVEL DE LISTA, AUMENTAR NIVEL DE LISTA, DIRECCION DEL TEXTO DE IZQUIERDA A
DERECHA, NUMERACION, VIÑETAS, COLOR DE RESALTADO DEL TEXTO)




2. CREAR.- contiene las operaciones más comunes sobre la creación de elementos como Tablas,
Formularios, Informes, etc.; sus secciones son:

 PLANTILLAS (ELEMENTOS DE APLICACION)
 TABLAS (TABLA, DISEÑO DE TABLA, LISTAS DE SHAREPOINT)
 CONSULTAS (ASISTENTE PARA CONSULTAS, DISEÑO DE CONSULTA)
 FORMULARIOS (FORMULARIO, DISEÑO DEL FORMULARIO, FORMULARIO EN BLANCO, ASISTENTE
PARA FORMULARIOS, NAVEGACION, MAS FORMULARIOS)
 INFORMES (INFORME, DISEÑO DE INFORME, INFORME EN BLANCO, ASISTENTE PARA INFORMES,
ETIQUETAS)
 MACROS Y CODIGO (MACRO, MODULO, MODULO DE CLASE, VISUAL BASIC)



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MANUAL DE TEORI A 11





3. DATOS EXTERNOS.- contiene las operaciones más comunes sobre Importar, Exportar, Manipular
datos, etc.; sus secciones son:

 IMPORTAR Y VINCULAR (IMPORTACIONES GUARDADAS, ADMINISTRADOR DE TABLAS
VINCULADAS, EXCEL, ACCESS, BASE DE DATOS ODBC, ARCHIVO DE TEXTO, ARCHIVO XML, MAS)
 EXPORTAR (EXPORTACIONES GUARDADAS, EXCEL, ARCHIVO DE TEXTO, ARCHIVO XML, PDF O
XPS, CORREO ELECTRONICO, ACCESS, COMBINAR CON WORD, MAS)
 RECOPILAR DATOS (CREAR CORREO ELECTRONICO, ADMINISTRAR RESPUESTAS)



4. HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS.- contiene las operaciones más comunes sobre el manejo de
Macros, mostrar u ocultar elementos, análisis y movimiento, etc.; sus secciones son:

 HERRAMIENTAS (COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS)
 MACRO (VISUAL BASIC, EJECUTAR MACRO)
 RELACIONES (RELACIONES, DEPENDENCIAS DEL OBJETO)
 ANALIZAR (DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS, ANALIZAR RENDIMIENTO, ANALIZAR TABLA)
 MOVER DATOS (SQL SERVER, BASE DE DATOS DE ACCESS, SHAREPOINT)
 COMPLEMENTOS (ADMINISTRADOR DE COMPLEMENTOS)




En ACCESS además de las pestañas o carpetas anteriores, se mostraran otras especiales cuando se trabaje
con los objetos de la base de datos (VISTA DE HOJA DE DATOS, DISEÑO, ETC.)






CUADROS COMPLEMENTARIOS

Para complementar las funciones detalladas de los comandos, se podrá tener acceso a cuadros de
dialogo en los grupos de herramientas correspondientes.

Para acceder al cuadro de diálogo de un grupo de herramientas determinado, hay que pulsar el botón
que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo de la banda de opciones y obtendremos un cuadro
de diálogo como el que se observa a continuación, correspondiente al grupo de herramientas Formato de
texto (de hoja de datos) que se encuentra en la pestaña Inicio.



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MANUAL DE TEORI A 12





Algunas herramientas de acceso rápido cuentan con un botón en su parte inmediata inferior, que abre más
opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen que se observa a continuación pueden verse las
opciones de la herramienta Ver.



Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color
atenuado. Por ejemplo, si no hay texto seleccionado, los iconos de las herramientas de Formato de texto
aparecen con el color más claro.







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MANUAL DE TEORI A 13


ACTIVACION DE PESTAÑAS DESDE EL TECLADO

Las diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o
conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando. Por ejemplo en la pestaña Inicio, al presionar
Alt, aparecen los comandos de teclado para activar las distintas herramientas.




PASOS PARA SALIR DE ACCESS

Una vez terminada nuestra sesión de trabajo con el programa ACCESS, la forma correcta de salir
será la siguiente:

1. Cerrar y guardar todos los archivos que se encuentran abiertos en ACCESS.
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Salir
4. También se puede dar clic al botón cerrar de la ventana del programa o usar la combinación ALT+F4.







































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UNIDAD 2
MANEJO DE ARCHIVOS



En esta unidad conoceremos el manejo y las características que presentan los archivos de
ACCESS.


IDENTIFICACION DE ARCHIVOS

Los archivos que se manejan en el programa ACCESS se identifican en el Explorador de
Windows y en los cuadros de dialogo correspondientes, por medio de un icono representado por una hoja y
una pequeña llave, en las propiedades del archivo por el tipo de archivo “Base de datos de Microsoft Access”
y desde la línea de comandos de MS-DOS por la extensión .ACCDB








CATEGORÍA DE ARCHIVOS

Para el manejo de los archivos en el programa ACCESS, estos son considerados como BASES DE
DATOS y están compuestos por diferentes objetos, que se utilizan para el control de la información
capturada.


OBJETOS DE LAS BASES DE DATOS DE ACCESS

La estrucura y funcionamiento de las bases de datos de Access, estan compuestos por los siguientes
objetos o elementos principales de trabajo:

1. TABLAS.- Son cuadrículas de control, muy semejantes a las hojas de cálculo, en las cuales se
almacena la información que es capturada en la base de datos.

2. CONSULTAR.- Son elementos especiales para manipular (filtrar, ordenar, calcular, etc.) la
información almacenada en las tablas de datos.

3. FORMULARIOS.- Son formatos especiales para la captura y visualización en pantalla de la
información almacenada en las tablas o consultas de la base de datos.



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MANUAL DE TEORI A 15


4. INFORMES.- Son formatos especiales para la impresión de la información contenida en la base de
datos.

5. MACROS.- Son elementos especiales para automatizar funciones, representados por un conjunto
de comandos que seran ejecutados secuentemente.

6. MODULOS.- Son elemntos especiales de programación de acciones específicas, por medio del
lenguaje VISUAL BASIC


EL PANEL DE NAVEGACION

El Panel de Navegacion es la herramienta de ACCESS que nos permitirá controlar el acceso a los
diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.



El Panel de Navegacion puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botón .

Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario ) o
directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana.




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MANUAL DE TEORI A 16


Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al menú
de visualización:



En el momento de creación y trabajo con la base de datos, quizá la vista más cómoda sea ordenar por Tipo
de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan dependiendo del tipo de objeto al
que pertenecen.



De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es más sencillo encontrar un objeto que
sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.


PRINCIPALES AREAS DE TRABAJO PARA LOS OBJETOS

Los objetos que componen a la base de datos de Access, se podrán manejar en diferentes áreas de
trabajo, de las cuales se condsiderán como principales las siguientes:

 AREAS DE DISEÑO.- Son aquellas áreas de trabajo en las que se crean los objetos o se modifican
sus caraterísticas.

 AREAS DE CAPTURA.- Son asquellas áreas de trabajo en las que se utilizan los objetos parar
introducir o modificar información en la base de datos.

 AREAS DE VISUALIZACION.- Son aquellas en las que se muestran documentos de impresión de
resultados o reportes de información.



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MANUAL DE TEORI A 17


Como crear una base de datos en blanco

Para crear una base de datos en blanco dentro del programa ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En el panel Base de datos en blanco escribir el nombre del archivo y dar clic en la herramienta
para ubicar la base de datos
4. Indicar la ubicación para el archivo
5. Dar clic al botón Crear
6. Se creará la base de datos vacía (para proceder a crear sus objetos)
7. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+U




PLANTILLAS

Además de poder elaborar Bases de datos en blanco, ACCESS cuenta con la ayuda de
herramientas especiales conocidas como PLANTILLAS.

CONCEPTO DE
PLANTILLA.- Es un modelo estático para la creación de una nueva Base de datos, que puede contener texto
y formato (Machote).


PRINCIPALES PLANTILLAS

Las principales plantillas que contiene el programa ACCESS, para crear un archivo nuevo, son
los siguientes:

1. Activos
2. Contactos
3. Contribuciones benéficas
4. Problemas
5. Estudiantes
6. Eventos
7. Facultad
8. Ventas
9. Marketing
10. Tareas




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Como crear una base de datos con plantilla

Para crear una base de datos con plantilla dentro del programa ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Nuevo
3. En la sección plantillas disponibles dar clic en el icono correspondiente al grupo de plantillas
deseadas (Plantillas de ejemplo, Mis plantillas, Plantillas de Office.com
4. Dar clic en el icono de la plantilla deseada




5. En el panel correspondiente a la plantilla, escribir el nombre del archivo y dar clic en la herramienta
para ubicar la base de datos
6. Indicar la ubicación para el archivo
7. Dar clic al botón Crear
8. Se creará la base de datos de la plantilla (permitiendo la modificación de sus objetos)



Como abrir una base de datos existente

Para abrir una base de datos existente dentro del programa ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Abrir


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MANUAL DE TEORI A 19


3. Indicar el nombre y ubicación del archivo deseado
4. Dar clic al botón Abrir
5. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+A, los documentos recientes del Menú
Archivo




Como guardar una base de datos

Para guardar los cambios realizados a una base de datos dentro del programa ACCESS, estos
cambios se guardaran dentro de cada uno de los objetos de trabajo que componen a la base de datos,
desarrollando los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Indicar el nombre del objeto si se va a guardar por primera vez
4. Dar clic al botón Aceptar
5. También se puede usar la combinación de teclas CTRL+G o la herramienta de la barra de Acceso
rápido

Recordemos que la base de datos de ACCESS se guarda desde el momento de crearla, ya que se nos pide el
nombre y la ubicación para el archivo, posteriormente lo que se guarda es la información de los objetos
internos


FORMAS DE GUARDADO DE INFORMACION

A diferencia de otros programas informáticos, en Access, se manejan dos formas de aguardar de la
informacion en sus archivos de base de datos; estas formas son las siguientes:

1. MANUAL.- Cuando se trabaja en áreas de diseño y el usuario deberá ejecutar el procedimiento
cotidiano de guardado

2. AUTOMATICO.- Cuando se trabaja en áreas de captura y el programa va guardando la información
conforme se esta introduciendo (es por esto que ACCESS pide nombre y ubicación de la base de
datos desde el momento de crearla)



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MANUAL DE TEORI A 20


Como guardar una base de datos con otro formato

Para guardar una base de datos con otro formato dentro del programa ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar base de datos como
3. Indicar el nombre, ubicación para el archivo
4. Dar clic al botón Guardar

En ACCESS dar clic en la opción Guardar objeto como del menú Archivo o presionar la tecla F12, servirá
para guardar una copia del objeto de la base de datos que esté seleccionado en ese momento.


Como configurar página y márgenes

Para configurar la página de impresión y los margenes de trabajo, en los objetos de las bases de
datos de Access, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir o seleccionar el objeto deseado en el Panel de exploracion
2. Activar el botón Archivo
3. Posicionarse en la herramienta Imprimir
4. Dar clic en la opción Vista preliminar
5. Utilizar las herramientas de las secciones Tamaño de pagina y Dideño de pagina en la pestaña Vista
preliminar, para especificar el tamaño y orientacion de la página, asi como los margenes de impresión.




Como imprimir objetos

Para mandar a imprimir los objetos de las bases de datos de Access, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir o seleccionar el objeto deseado en el Panel de exploracion
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Imprimir
4. Indicar las características de la impresión.
5. También se pueden usar las subopciones de la herramienta Imprimir o la combinación de teclas
CTRL+P


Como cerrar una base de datos:

Para cerrar una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Guardar los cambios realizados en el archivo y cerrar los objetos que se encuentren abiertos
2. Activar el botón Archivo
3. Dar clic en la herramienta Cerrar base de datos
4. También se puede usar el botón Cerrar de la ventana, la opción Salir del menú Archivo o la
combinación de teclas ALT + F4





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MANUAL DE TEORI A 21












UNIDAD 3
TABLAS Y CONSULTAS



En esta unidad analizaremos el funcionamiento de los dos primeros objetos principales de las bases
de datos de ACCESS, enfocados a almacenar y manipular la información y conocidos como TABLAS y
CONSULTAS


TABLAS

El primer elemento principal de las bases de datos en Access, son las TABLAS, en las cuales se
almacena la información que se captura en la base de datos

CONCEPTO DE
TABLAS.- Son cuadriculas de control, semejantes a las hojas de cálculo, en las cuales se almacena la
infomacion que se captura en la base de datos.


Como crear una tabla:

Para crear una tabla dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Tablas
3. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada



 Tabla abre la Vista Hoja de datos, para introducir directamente los datos en la tabla y según el
valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
 Vista diseño abre la ventana de diseño de la tabla para especificar las características de sus
campos.
 Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
se podrán compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al
mismo sitio.


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MANUAL DE TEORI A 22



Como crear una tabla en Vista Hoja de Datos:

Para crear una tabla en Vista Hoja de Datos dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Tablas
3. Dar clic en la herramienta Tabla
4. Capturar los registros en la tabla
5. Guardar la tabla y activar la Vista de diseño para especificar las características de los campos


Como crear una tabla en Vista Diseño:

Para crear una tabla en Vista Diseño dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Tablas
3. Dar clic en la herramienta Diseño de tabla
4. Definir las características de los campos de la tabla
5. Asignar la Clave principal
6. Guardar la tabla


CARACTERISTICAS DE LOS CAMPOS DE UNA TABLA

Los campos de las tablas de datos de Access, presentan las siguientes caraterísticas principales en
su diseño:

 NOMBRE DEL CAMPO.- Identifica a cada campo de la tabla en la base de datos.
 TIPO DE DATOS.- Determina la clase de valores que se pueden capturar en un campo.
 DESCRIPCION.- Especifica la función de un campo, por medio de una frase de texto que será
mostrada en la barra de estado.
 PROPIEDADES.- Establecen las características particulares de funcionamiento para cada campo.


NOMBRE DEL CAMPO

El nombre del campo es una característica de los campos de las tablas de datos de Acces, el cual
esta representado por una palabra o frase que identificará al campo dentro de la base de datos. Estos
nombres puede constar hasta de 64 caracteres como máximo, incluyendo espacios, pero no aceptan comas,
puntos, apostrofes, corchetes o signos de admiración.

TIPO DE DATOS

Los tipos de datos determinan la clase de valores o información que se pueden capturar en los
campos de una tabla; los principales tipos de datos que se manejan en ACCESS son los siguientes:

 Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.



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MANUAL DE TEORI A 23


 Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud máxima de 65,536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o
documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

En ACCESS se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255
primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

 Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la
propiedad tamaño del campo nos permite concretar más.

En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves
autonuméricas en bases réplicas.

 Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

 Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que
estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

ACCESS recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un
campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda del simbolo decimal y 4 dígitos
a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

 Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.

 Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado).

 Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

 Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como
dirección de hipervínculo.

Una dirección de hipervínculo puede tener las siguientes partes:
1. Texto: el texto que aparece en el campo o control.
2. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
3. Subdirección: posición dentro del archivo o página.
4. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

 Datos adjuntos: como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este
tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de ACCESS.

 Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia
el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basándose en los valores seleccionados en él.

DESCRIPCION

La descripción de un campo es una frase de texto que informa a los usuarios de las bases de datos
de ACCESS, de la función específicas de dicho campo, cada vez que éste sea utilizado. La descripción de los
campos se mostrará en la barra de estado, cada vez que el cursor se posicione en ese campo; estos textos
de descripción pueden tener un tamaño máximo de 255 carácteres.





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MANUAL DE TEORI A 24


PROPIEDADES DEL CAMPO

Las propiedades del campo son carateristicas particulares que describen la función específica de
cada campo en la tabla de datos; las principales propiedades del campo que se manejan en ACCESS son las
siguientes:

1. TAMAÑO DEL CAMPO.-Especifica el número maximo de caracteres que el campo prodrá contener.
2. FORMATO.- Determina el diseño de presentación para los datos del campo.
3. MASCARA DE ENTRADA.- Establece un modelo básico de captura, para los datos del campo.
4. LUGARES DECIMALES.- Limita el número de decimales que mostrará un campo en valores
numericos.
5. TITULO.- Especifica el nombre de la etiqueta que será manejada por el campo.
6. VALOR PREDETERMINADO.-Establece un valor que automáticamente será introducido en el
campo, para los nuevos registros.
7. REGLA DE VALIDACIÓN.- Establece una expresión que limita los valores que podran introducirse
en el campo.
8. TEXTO DE VALIDACION.- Determina el mensaje de error que será manejado cuando no se
cumpla la regla de validación.
9. REQUERIDO.- Hace obligatoria la entrada de datos en el campo.
10. INDEXADO.- Crea un índice electrónico de busqueda para los datos conteniodos en el campo.


CLAVE PRINCIPAL

ACCESS realiza la busqueda de información en tablas de sus bases de datos, por medio de un
campo especial que tiene la categoría de campo llave y se le conoce como Clave Principal.

CONCEPTO DE
CLAVE PRINCIPAL.- Es un campo especial que funciona como campo llave, para la busqueda de
ínformación en las tablas de datos de ACCESS.


FORMAS DE ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL

Para establecer la clave principal dentro de una tabla de datos de ACCESS, se podran manejar
cualquiera de la siguientes dos formas:

1. POR EL PROGRAMA.- Cuando ACCESS asigna un campo especial con categoria ID (Campo de
Identificación)

2. POR EL USUARIO.- Cuando el usuario elige el campo de la tabla que desee y le asigna la categoría de
clave principal.

Como establecer la clave principal

Cuando el usuario desea establecer la clave principal en una tabla de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el campo deseado, en la vista de diseño de la tabla.
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Herramientas
4. Dar clic en la herramienta Clave principal




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MANUAL DE TEORI A 25



A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal
de la tabla.




ELECCION DE UN CAMPO PARA CLAVE PRINCIPAL

Para elegir el campo que funcionará como clave principal en una tabla de datos de ACCESS, se
deberán considerar considerar los siguientes aspectos:

1. Que sea un campo pequeño.
2. Que se encuentre a la izquierda de la tabla.
3. Que sea de los primeros campos.
4. Que almacene valores numéricos preferentemente.
5. Que lleve el nombre de Clave o ID.


Como guardar una tabla

Para guardar los cambios realizados a una tabla de datos de ACCESS, de deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Si la tabla se va a guardar por primera vez, se deberá indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar



4. También se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rápido o usar la combinación
de teclas CTRL +G.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que ACCESS cree una, si le decimos que Sí nos añade
un campo Id de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla
sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.


Como cerrar una tabla

Para cerrar una tabla de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y elegir la opción Cerrar en el menú
contextual



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MANUAL DE TEORI A 26




2. También se puede dar clic el botón Cerrar de la pestaña de la tabla


Como abrir una tabla

Para abrir una tabla de datos de ACCESS, de deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre de la tabla deseada en el Panel de exploracion y elegir la opción Abrir
en el menú contextual



3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de exploración.


FORMAS DE VISUALIZAR UNA TABLA

Las tablas de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes formas:

1. VISTA DE DISEÑO.- Cuando se meneja la ventana de diseño donde crean las tablas ó se modifican sus
caracteristicas.

2. VISTA DE HOJA DE DATOS.- Cuando se maneja la tabla de control y captura de información,
semejante a una hoja de cálculo



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MANUAL DE TEORI A 27



Como activar visualizaciones

Para actrivar las diferentes formas de visualizar una tabla de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la tabla.
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Vistas
4. Desplegar la herramienta Ver
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Hoja de datos o Diseño)



6. También se pueden utilizar los iconos de visualización de la barra de estado o las opciones del menú
contextual de la pestaña de la tabla


DESPLAZAMIENTO EN TABLAS

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla de datos de ACCESS, vamos a utilizar la
barra de desplazamiento de registros:



La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al último registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:



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MANUAL DE TEORI A 28


1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
2. Escribir el número del registro al cual queremos ir.
3. Dar enter

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO,
FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.


BUSCAR Y REEMPLAZAR

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de ACCESS.

CONCEPTO DE
BUSCAR.- Es la función que consiste en localizar datos especificos almacenados en las tablas de las bases
de datos de ACCESS.


Como buscar datos en una tabla

Para buscar datos en una tabla de ACCESS, debemos abrir la tabla en la vista Hoja de datos, a
continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en la
herramienta Buscar de la seccion Buscar en la pestaña Inicio



Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar



En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto toma el
campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista Documento actual.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

 Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
 Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo, ya sea al inicio,
en medio o al final.
 Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo (izquierda de la
columna).

Después podemos indicarle en Buscar: (la dirección de la busqueda)

 Todos para buscar en todos los registros de la tabla.


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MANUAL DE TEORI A 29


 Arriba para buscar del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados.
 Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.

Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas distingue a la hora de buscar entre mayúsculas y
minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).

Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer
registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, debemos hacer clic
nuevamente sobre el botón Buscar siguiente y así sucesivamente para encontrar todos los valores que
buscamos.

Terminada la busqueda cerramos el cuadro de dialogo.

Tambien se pueden realizar busquedas con la herramienta correspondiente que aparece en la barra de
registros



Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la funcion Reemplazar.

CONCEPTO DE
REEMPLAZAR.- Es la función que consiste en localizar datos especificos almacenados en las tablas de las
bases de datos de ACCESS y cambiarlos por otros.

Como reemplazar datos en una tabla

Para reemplazar informacion en una tabla de ACCESS. debemos abrir la tabla en la vista Hoja de datos a
continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en la
herramienta Reemplazar de la seccion Buscar de la pestaña Inicio.



Tambien se puede ejecutar la herramienta Buscar y seleccionar la pestaña Reemplazar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar



La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el
valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde
nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitución.

Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados
sobre todo si no utilizamos adecuadamente sus comandos.



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MANUAL DE TEORI A 30


FILTROS DE DATOS EN TABLAS

Para visualizar únicamente los datos que necesitamos en una tabla de datos de ACCESS, se prodrán
utilizar herramientas especiales llamadas filtros.

CONCEPTO DE
FILTROS.- Son herramientas especiales que permiten ocultar a la vista los datos inecesarios de una tabla y
mostrar solo los que se requieran.

CLASES DE FILTROS

De acuerdo a sus caracteristicas y funciones, los filtros de ACCESS, se clasifican de la siguiente
forma:

1. FILTROS DIRECTOS.- Aquellos que se aplican con las opciones directas del menu Filtros de cada
campo
2. FILTROS POR SELECCIÓN.- Aquellos que dejan visibles los registros seleccionados y ocultan el resto
de la información, por medio de las suiguientes opciones:

 IGUAL A
 NO ES IGUAL A
 MENOR O IGUAL QUE
 MAYOR O IGUAL QUE
 ENTRE
 CONTIENE
 NO CONTIENE

3. FILTROS POR FORMULARIOS.- Aquellos que convierten los encabezados de la tabla en listas
desplegables con opciones de filtraje.
4. FILTRO U ORDEN AVANZADO.- Aquellos que mostrarán registros solicitados por criterios especificos,
establecidos en una ventana de diseño, muy senmejante al diseño de una consulta.

Como crear filtros

Para crear un filtro de información en las tablas de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir la tabla deseada para el filtro, en la vista Hoja de datos
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta correspondiente al filtro deseado (Filtro, Selección, Opciones de filtro
avanzadas)


5. Indicar los criterios de filtraje
6. Tambien se puede utilizar el indicador desplegable del filtro correspondiente a cada campo




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MANUAL DE TEORI A 31



Como aplicar filtros

Para aplicar filtros de información en las tablas de datos de ACCESS, y poder visualizar los registros
deseados, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear el filtro
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Dar clic en la herramienta Alternar filtro



5. En la mayoría de los casos los filtros también son aplicados al momento de crearlos


Como quitar filtros

Para anular la aplicación de filtros y volver a visualizar todos los registros existentes en la tabla de
datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Inicio
2. Ir a la sección Ordenar y filtrar
3. Dar clic en la herramienta Alternar filtro



Tambien se pueden aplicar o quitar los filtro con la herramienta correspondiente que aparece en la barra de
registros






Como borrar filtros

Para eliminar los criterios de filtros establecidos en la tabla de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Inicio
2. Ir a la sección Ordenar y filtrar
3. Descolgar la herramienta Avanzadas
4. Dar clic en la herramienta Borrar todos los filtros



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MANUAL DE TEORI A 32




5. También se puede usar la opción correspondiente de la lista desplegable de filtros o la casilla de
verificación Seleccionar todo




CRITERIOS PARA FILTROS AVANZADOS

Para indicarle el programa ACCESS, los registros que se desean visualizar en la aplicación de filtros
de información a sus tablas de datos , se deberan utilizar expresiones especiales llamadas CRITERIOS.

CONCEPTO DE
CRITERIOS.- Es una expresión especial que plantea una condición específica de trabajo para la
computadora.

COMPOSICION DE CRITERIOS DE FILTRAJE

Los criterios de filtraje de información manejados en ACCESS, estan compuestos por los siguientes
elementos principales.

1. OPERADORES LOGICOS.- Son símbolos especiales que indican la condicion del criterio.
2. EXPRESIONES.- Son especificaciones que indican la acción del filtro.

PRINCIPALES OPERADORES LOGICOS

Los principales operadores lógicos se utilizan para restablecer criterios de filtraje en Access, son los
siguientes:



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MANUAL DE TEORI A 33


1.- MENOR QUE < .- Establece que el contenido del campo deberá ser menor a lo especificado en el
criterio.

CRITERIO CAMPO ACCION:

<20000 LIMITE Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo LIMITE sea
MENOR A $ 20 000.-

2.- MAYOR QUE >.- Establece que el contenido del campo deberá ser mayor a lo especificado en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:

>03/01/97 FECHA DE VENCIMIENTO Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FECHA DE
VENCIMIENTO sea una fecha
posterior al 03 de enero de 1997

3.-. IGUAL A =.- Establece que el contenido del campo deberá ser igual especificado en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:

=CREDITO CONDICIONES Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo CONDICIONES
sea CREDITO.

4.- MENOR O IGUAL A <=.- Establece que el contenido del campo deberá ser menor o igual a lo
especificadeo en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:

<=G* NOMBRE Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo NOMBRE sean
nombres que inicien con las letras de
la A a la G

5.- MAYOR O IGUAL A <=.- Establece que el contenido del campo deberá ser mayor o igual a lo
especificado en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:

>=23 EDAD Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo EDAD sean
edades de 23 años en adelante.


6.- DIFERENTE <>.- Establece que el contenido del campo deberá ser diferente a lo especificado en el
criterio.

CRITERIO: CAMPO: ACCION

<>26 CANTIDAD Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo CANTIDAD
sea diferente a 26


7.- ENTRE....Y ( BETWEEN...AND).- Establece que el contenido del campo deberá encontrarse en el rango
de valores espeficicados por el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION



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MANUAL DE TEORI A 34


Entre 123 y 200 FACTURA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FACTURA
sean facturas del número 123 al 200


8.- EN (IN).- Establece que el contenido del campo deberá coincidir con cualquiera de los valores
especificados en el criterio.

CRITERIO: CAMPO: ACCION:
(In) En (Norte, Sur) ZONA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo ZONA sean
las zonas Norte o Sur


9.-VACIO O NULO( IS NULL).- Establece que el contenido del campo deberá estar vacio.

CRITERIO: CAMPO: ACCCION:
Es nulo FECHA DE PAGO Muestra todos los registros cuyo
Contenido del campo FECHA DE
PAGO este vacio


10.- COMO (LIKE).- Establece que el contenido del campo coincida con los grupos de valores especificados
en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:
Como*/06/99 FECHA DE Muestra todos los registros cuyo
CONTRATACIÓN contenido del campo FECHA DE
CONTRATACION sean fechas del
mes de junio del 1999


11.- NEGADO COMO ( NOT).- Establece que el contenido del campo no coincida con los grupos de valores
especificados en el criterio.

CRITERIO: CAMPO: ACCION:
Negado como*/03/98 FECHA DE ALTA Muestra todos los registros cuyo
contenido del campo FECHA DE
ALTA no sean fechas del mes de
Marzo de 1998


12.- Y (AND).- Establece que el contenido del campo deberá cumplir con todas las condiciones
especificadas en el criterio

CRITERIO CAMPO: ACCION:
Como R* y NOMBRE Muestra todos los registros cuyo
Como *GONZALEZ* contenido del campo NOMBRE sean
nombres que inicien con R y tengan
el apellido GONZALEZ


13.- O (Or).- Establece que el contenido del campo deberá cumplir con cualquier de las condiciones
especificadas en el criterio

CRITERIO: CAMPO: ACCION:
Como Cheque o FORMA DE PAGO Muestra todos los registos cuyo
Como Tarjeta contenido del campo FORMA DE
PAGO sean cheque o tarjeta.




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MANUAL DE TEORI A 35


ORDENAMIENTO DE INFORMACION EN TABLAS

En muchas ocaciones deseamos observar el contenido de la información de una tabla de datos de
ACCESS, en un orden especial y diferente al orden de captura; para esto se podrá aplicar una herramienta
especial de ordenamiento de información.

CONCEPTO DE
ORDENAMIENTO.- Es una herramienta que permite acomodar la información de una tabla de datos en un
orden especial y diferente al de captura.


SECUENCIAS DE ORDENAMIENTO

De acuerdo a la forma en que se desee acomodar la información en tablas de datos de ACCESS, se
pueden manejar las siguientes secuencias de ordenamiento:

1. ASCENDENTE.- Cuando se ordena de la A a la Z,del mas chico al mas grande o del mas viejo al mas
nuevo.

2. DESCENDENTE.- Cuando se ordena de la Z a la A, del mas grande al mas chico o del mas nuevo al mas
viejo.

CLASES DE ORDENAMIENTO

De acuerdo a la forma de establecer y manejar el ordenamiento de información en tablas de datos
de ACCESS, este ordenamiento se clasifica de la siguiente manera:

3. POR CAMPO.- Cuando se ordena la información de acuerdo al campo de donde se encuentre
posicionado el cursor.

4. POR FILTRO U ORDEN AVANZADO.- Cuando se utiliza la linea de ordenamiento en la ventana de
diseño de filtros avanzados.

Como ordenar por campo

Para ordenar la información de un tabla de ACCESS, de acuerdo al campo en que se encuentre el
cursor, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la tabla a ordenar en la vista Hoja de datos
2. Posicionarse en el campo que se tomará de referencia para el ordenamiento
3. Descolgar la lista desplegable del filtro
4. Elegir del Menú la opcion correspondiente al ordenamiento deseado (Ascendente o Descendente)




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MANUAL DE TEORI A 36


5. Tambien se pueden usar las herramientas Ascendente y Descendente de la sección Ordenar y filtrar de
la pestaña Inicio



Como ordenar por filtro u orden avanzado

Para ordenar la información de una tabla de datos de ACCESS, utilizando el filtro u orden avanzado,
se deberán desarrolllar los siguientes pasos:

1. Abrir la tabla a ordenar en la vista Hoja de datos
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Ordenar y filtrar
4. Descolgar la herramienta Opciones de filtro avanzadas
5. Dar clic en la herramienta Filtro avanzado/Ordenar
6. Describir las caracteristicas del fitro
7. En la linea orden, del campo deseado para ordenarmiento, elegir el tipo de orden a plicar (Ascendente o
Descendente)




Como aplicar el ordenamiento de información

Para aplicar el ordenamiento de información en una tabla de datos de ACCESS, visualizado los
registros en el orden deseado, bastará con aplicar el procedimiento correspondiente a la clase de orden
deseado.


Como identificar campos ordenados:

Para identificar los campos que tienen ordenamiento de información en una tabla de datos de
ACCESS, se visualizará junto al indicador de despliegue del filtro el icono de una flecha (Ascendente o
Descendente).


Como anular el ordenamiento de información

Para anular el ordenamiento de informacipónb en las tablas de datos de ACCESS, y volver a
visualizar el orden original de captura, deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Inicio
2. Ir a la sección Ordenar y filtrar
3. Dar clic en la herramienta Quitar orden



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MANUAL DE TEORI A 37




4. Tambien se puede usar la opción Sin ordenar de la ventana de Filtro avanzado



RELACIONES ENTRE TABLAS

Cuando la información que contienne dos o mas tablas de datos de ACCESS, cuentan con campos
en común, será conveniemte crear realciones entre dichas tablas, para facilitar el manejo de los datos
almacenados.

CONCEPTO DE
RELACIONES ENTRE TABLAS.- Es la situación especial que existe entre dos o mas tablas de datos, que
tiene campos en común, para facilitar el manejo de información.

Como crear relaciones entre tablas

Para crear relaciones entre los campos de las tablas de datos de ACCESS, de deberán desarrollar los
siguientes pasos.

1. Activar la pestaña Herramientas de base de datos
2. Ir a la sección Relaciones
3. Dar clic en la herramienta Relaciones



4. En la ventana Mostrar tabla seleccionar las tablas que intervendrán en las relaciones y dar clic en el
botón Agregar



5. Cerrar la ventana Mostrar tabla


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MANUAL DE TEORI A 38


6. En la Ventana Relaciones aparecerán pequeñas ventanas representando a cada tabla con sus campos



7. Para crear las relaciones se debe dar clic en el campo de la tabla Origen y arrastrar y soltar encima del
campo de la tabla Destino
8. Verificar la relación en la ventana Modificar relaciones y dar clic en el botón Crear



9. La relación se mostrará con una línea entre los dos campos





TIPOS DE RELACIONES

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones entre las tablas de datos de ACCESS, estas relaciones
son:

 Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único
registro de la otra tabla y viceversa.



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MANUAL DE TEORI A 39


Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente
de una población.

 Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla
(tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá
(estará empadronado) en una única población.

 Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de
un registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se
venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo
podrá ser vendido a más de un cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.
Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.


INTEGRIDAD REFERENCIAL Y OPERACIONES EN CASCADA

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza ACCESS para asegurarse que las
relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos
relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a ACCESS que no nos deje introducir
datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un
campo Poblacion que me indica en qué población vive el habitante, las dos tablas deberían estar
relacionadas por el campo Poblacion, en esta relación de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla
principal y la tabla Habitantes la secundaria (una población tiene varios habitantes).

Si marcamos la casilla Integridad Referencial, ACCESS no nos dejará asignar a un habitante una población
que no exista en la tabla Poblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

 Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo
de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la
tabla secundaria.

Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población B. JUAREZ por JUAREZ en la tabla
Poblaciones, automáticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de B. JUAREZ se
cambiarán a JUAREZ.

 Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla
principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si borramos la población B. JUAREZ en la tabla Poblaciones, automáticamente
todos los habitantes de B. JUAREZ se borrarán de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones ACCESS no nos dejará ni cambiar el nombre de una población ni
eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados.




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MANUAL DE TEORI A 40


FINALIDAD DE LAS RELACIONES ENTRE TABLAS

El establecer relaciones entre las tablas de datos de ACCESS, tiene como finalidad facilitar la
realización de diversas actividades dentro de la base de datos, como la emisión de reportes, actualizaciones,
busquedas, etc; al crear en ella una organización interna.




CONSULTAS

El segundo elemento de las bases de datos de ACCESS, son las CONSULTAS, en las cuales se
podrá visualizar la información deseada y en el orden requerido, en forma similar a los filtros de las tablas

CONCEPTO DE
CONSULTAS.- Son elementos especiales para filtrar y ordenar la información almacenada en tablas de
datos de ACCESS, mostrando sus resultados en una tabla especial llamada Dynaset (conjunto
dinamico de datos)


DIFERENCIA ENTRE CONSULTAS Y FILTROS

Aunque las consultas y los filtros de ACCESS, tienen la misma finalidad de mostar u ocultar la
información alamacenada en las tablas de datos, estos se distinguen en que las consultas son permanentes y
los filtros temporales.


Como crear una consulta:

Para crear una consulta dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada



 Asistente para consultas activa el asistente que nos ayuda paso a paso en la creación de la
consulta.

 Diseño de consulta permite crear una consulta en blanco en la vista de diseño para
especificar directamente sus características.

4. Indicar la referencia, campos y características para la consulta
5. Guardar la consulta


Como crear una consulta con asistente:

Para crear una consulta con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:


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MANUAL DE TEORI A 41



1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta Asistente para consultas
4. En la ventana Nueva consulta elegir la opción correspondiente al tipo de consulta que se desea
elaborar y dar clic en Aceptar



5. Esperar a que cargue el asistente y seguir los pasos que se vayan indicando


PRINCIPALES ASISTENTES PARA CONSULTAS

Los principales asistentes para consultas que se manejan en ACCESS, son los siguientes:

1.- Para consultas sencillas.
2.- Para consultas de referencia cruzadas.
3.- Para consultas de busqueda de duplicados.
4.- Para consultas de busqueda de no coincidentes.


Como crear una consulta en Vista Diseño:

Para crear una consulta en Vista Diseño dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta Diseño de consulta
4. Seleccionar la referencia para la consulta (Tabla o Consulta) de la ventana Mostrar tabla




MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 42



5. Cerrar la ventana Mostrar tabla
6. Indicar en la ventana de diseño los campos que intervendrán en la consulta y sus características


CLASES DE CONSULTAS

De acuerdo a us caracteristicas y funciones, las consultas que se manejan en las bases de datos de
ACCESS, se clasifican de la siguiente forma:

1. CONSULTA DE SELECCIÓN.- Son aquellas en las que se extrae, de una tabla o de otra consulta, una
copia de los registros solicitados por ciertos criterios.

2. CONSULTAS DE CALCULO.- Son aquellas en que se relacionan los valores de ciertos campos, para que
por medio de operaciones matemáticas se obtegan resultados en otros campos.

3. CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS.- Son aquellas que relacionan los registros de ciertas
tablas, para obtener un resumen de su contenido.

4. CONSULTAS DE BUSQUEDA DE DUPLICADOS.- Son aquellas que localizan y despliegan una lista de
los registros duplicados en la tabla o consulta de referencia.

5. CONSULTAS DE BUSQUEDA DE NO-COINCIDENTES.- Son aquellas que localizan y despliegan una
lista de los registros de una tabla, que aun no aparecen en otra.

6. CONSULTAS DE ACCION.- son aquellas que realizan una función especifica con sus resultados.


Como crear una consulta de selección

Para crear una consulta de selección en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada
4. Realizar el procedimiento con asistente o en vista de diseño
5. Indicar la referencia, campos y criterios para la consulta
6. Guardar la consulta


Como crear una consulta de cálculo

Para crear una consulta de cálculo en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. En la vista de diseño editar los campos en los que se desea obtener un resultado
3. Iniciar la formula de cálculo despues del nombre del campo, escribiendo dos puntos
4. Encerrar las operaciones de cálculo entre parentesis
5. Indicar el nombre de campos existentes entre cochetes
6. Confirmar las formulas dando enter
7. Guardar la consulta
8. Probar que los resultados de las formulas se obtengan correctamente


Como crear una consulta de referencias cruzadas

Para crear una consulta de referencias cruzadas en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:



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MANUAL DE TEORI A 43


1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta Asistente para consultas
4. Elegir el Asistente para consultas de referencias cruzadas y dar clic en Aceptar
5. Seleccionar la tabla o consulta que se tomará como origen de los datos y dar clic en Siguiente
6. Seleccionar el campo cuyo contenido unico se manejará como título de las filas (CONCEPTO) y dar clic
en Siguiente
7. Seleccionar el campo cuyo contenido unico se manejará como títulos de la columnas ( ENCABEZADO) y
dar clic en Siguiente

Si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera
como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas

8. Indicar el campo y forma para obtener totales y dar clic en Siguiente
9. Indicar el nombre para la consulta y dar clic en Finalizar


Como crear una consulta de búsqueda de duplicados

Para crear una consulta de busqueda de duplicados en ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta Asistente para consultas
4. Elegir el Asistente para consultas de busqueda de duplicados y dar clic en Aceptar
5. Seleccionar la tabla o consulta de referencia donde se desean buscar los valores duplicados y dar clic en
Siguiente
6. Seleccionar los campos que puedan tener información duplicada y dar clic en Siguiente
7. Indicar el nombre para la consulta y dar clic en Finalizar


Como crear una consulta de búsqueda de no-coincidentes

Para crrear una consulta de busqueda de no-coincidentes en ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Consultas
3. Dar clic en la herramienta Asistente para consultas
4. Elegir el Asistente para consultas de busqueda de no coincidentes y dar clic en Aceptar
5. Indicar la tabla o consulta de referencia que no contenga los registros relacionados y dar clic en
Siguiente (mostrará los registros que no aparezcan en la otra tabla o consulta)
6. Indicar la tabla o consulta de referencia que contenga los registros relacionados y dar clic en Siguiente
7. Indicar los campos que deben contener la misma información y dar clic en Siguiente
8. Indicar los campos que se desean ver en el resultado de la consulta y dar clic en Siguiente
9. Indicar el nombre para la consulta y dar clic en Finalizar



CONSULTAS DE ACCION

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en
una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los
datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.




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MANUAL DE TEORI A 44


Como crear una consulta de acción

Para crear una consulta de acción en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. Activar la vista de diseño de la consulta
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Tipo de consulta
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada
6. Elegir las Opciones correspondientes al tipo de consulta deseada


PRINCIPALES CONSULTAS DE ACCION

Las principales consultas de acción que se manejan en las bases de datos de Access, son las
siguientes:

1. CONSULTAS DE CREACION DE TABLA.- Son aquellas que generan una nueva tabla de datos con la
información obtenida por los criterios.

2. CONSULTAS DE ACTUALIZACION.- Son aquellas que realizan modificaciones o cambios a los
registros de la tabla o consulta de referencia, según lo especificado por los criterios.

3. CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS.- Son aquellos que integran a una tabla ya existente, los
registros obtenidos por los criterios.

4. CONSULTAS DE ELIMINACION.- Son aquellas que borran de la tabla o consulta de referencia, los
registros especificados por los criterios.


Como crear una consulta de creación de tabla

Para crear una consulta de Creación de tablas en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes
pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. Activar la vista de diseño de la consulta
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Tipo de consulta
5. Dar clic en la herramienta Crear tabla
6. Indicar el nombre que llevará la tabla a crear, la base de datos y dar clic en Aceptar



7. Cerrar y guardar la consulta

La consulta aparecera con un icono diferente en el panel de exploracion lo cual la identifica como consulta de
Creacion de tabla



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MANUAL DE TEORI A 45




Al abrir esta consulta ACCESS mostrará un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de Creación
de tabla y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)


ACCESS indicará los registros que seran integrados en la nueva tabla (Dar clic en Si)



ACCESS creará la nueva tabla con los registros correspondientes (si esta tabla ya existiera será reemplazada
con la nueva información)


Como crear una consulta de actualización

Para crear una consulta de Actualización en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. Activar la vista de diseño de la consulta
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Tipo de consulta
5. Dar clic en la herramienta Actualizar
6. Seleccionar los campos que continen los valores o datos a actualizar y especificar los criterios
correspondientes
7. En la linea actualizar a, indicar los nuevos valores o datos que deberan contener el campo a ser
actualizado



8. Cerrar y guardar la consulta



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MANUAL DE TEORI A 46


La consulta aparecera con un icono diferente en el panel de exploracion lo cual la identifica como consulta de
Actualización



Al abrir esta consulta ACCESS mostrará un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de
Actualización y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)


ACCESS indicará los registros que seran actualizados en la tabla (Dar clic en Si)



ACCESS actualizará los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia (haciendo los cambios
indicados en la consulta de actualizacion)


Como crear una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de Datos anexados en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. Activar la vista de diseño de la consulta
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Tipo de consulta
5. Dar clic en la herramienta Anexar
6. Indicar el nombre de la tabla a donde seran anexados los registros correspondientes, la base de datos y
dar clic en Aceptar



7. En la ventana de diseño la linea Mostrar: cambiará por Anexar a: y en ella se mostraran los campos
de la tabla destino donde se anexaran los resultados



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MANUAL DE TEORI A 47




8. Cerrar y guardar la consulta


La consulta aparecera con un icono diferente en el panel de exploracion lo cual la identifica como consulta de
Datos anexados



Al abrir esta consulta ACCESS mostrará un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de Datos
anexados y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)



ACCESS indicará los registros que seran anexados en la tabla (Dar clic en Si)



ACCESS anexará los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia


Como crear una consulta de eliminación

Para crear una consulta de Eliminación en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Crear la consulta como consulta de selección
2. Activar la vista de diseño de la consulta
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Tipo de consulta
5. Dar clic en la herramienta Eliminar


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MANUAL DE TEORI A 48


6. Seleccionar los campos que contienen los valores o datos a eliminar y especificar los criterios
correspondientes
7. En la ventana de diseño las lineas Orden: y Mostrar: se cambiarán por Eliminar: y en ella se
mostraran la palabra Dónde (que indica que los registros seran eliminados donde se cumpla con los
criterios especificados)



8. Cerrar y guardar la consulta

La consulta aparecera con un icono diferente en el panel de exploracion lo cual la identifica como consulta de
Eliminación



Al abrir esta consulta ACCESS mostrará un mensaje indicando que se va a ejecutar una consulta de
Eliminación y las acciones que se daran como consecuencia (Dar clic en Si)



ACCESS indicará los registros que seran eliminados en la tabla (Dar clic en Si)



ACCESS eliminará los registros correponientes en la tabla o consulta de referencia






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MANUAL DE TEORI A 49


Como guardar una consulta

Para guardar los cambios realizados a una consulta de datos de ACCESS, de deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Si la consulta se va a guardar por primera vez, se deberá indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar



4. También se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rápido o usar la combinación
de teclas CTRL +G.


Como cerrar una consulta

Para cerrar una consulta de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la consulta y elegir la opción Cerrar en el menú
contextual



2. También se puede dar clic el botón Cerrar de la pestaña de la consulta


Como abrir o aplicar una consulta

Para abrir una consulta de datos en ACCESS y aplicar su funcionamiento, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre de la consulta deseada en el Panel de exploracion y elegir la opción
Abrir en el menú contextual



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MANUAL DE TEORI A 50




3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la consulta en el Panel de exploración.

Cuando se trate de una consulta de acción, ACCESS procederá a mostrar los mensajes correspondientes
antes de aplicar la acción de la consulta










FORMAS DE VISUALIZAR UNA CONSULTA

Las consultas de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes formas:

1. VISTA DE DISEÑO.- Cuando se meneja la ventana de diseño donde crean las consultas ó se modifican
sus caracteristicas.

2. VISTA DE HOJA DE DATOS.- Cuando se maneja la tabla DYNASET de control y captura de
información, semejante a una hoja de cálculo

3. VISTA SQL.- Cuando se muestra la ventana de leguaje de consulta estructurado (Structured Query
Lenguage), para mostrar la interpretación interna de la consulta.


Como activar visualizaciones

Para actrivar las diferentes formas de visualizar una consulta de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la consulta
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Vistas
4. Desplegar la herramienta Ver
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Hoja de datos, SQL o Diseño)



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MANUAL DE TEORI A 51




6. También se pueden utilizar los iconos de visualización de la barra de estado o las opciones del menú
contextual de la pestaña de la consulta


BUSQUEDA, FILTRO Y ORDENAMIENTO DE DATOS

Las consulta de datos de ACCESS, manejan la busqueda, filtraje y ordenamiento de información de
la misma forma que las tablas de datos.






































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MANUAL DE TEORI A 52











UNIDAD 4
FORMULARIOS E INFORMES



En esta unidad analizaremos el funcionamiento y las caracteristicas de los siguientes dos objetos
principales de las bases de datos de ACCESS, enfocados a capturar y visualizar la información almacenada,
así como manejar la impresión de reportes de resultados y conocidos como FORMULARIOS e INFORMES

FORMULARIOS

El tercer elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los FORMULARIOS, con los
cuales se visualizan y capturan los registros correspondientes:

CONCEPTO DE
FORMULARIOS.- Son formatos especiales para captura o visualización en pantalla de la información
almacenada en la tablas o consultas de una base de datos.


Como crear un formulario

Para crear un formulario dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Formularios
4. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada



 Formulario crea automáticamente un nuevo formulario (autoformulario) que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en ese momento en el Panel de Exploración.
 Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño para ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la
mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades.
 Formulario en blanco abrirá un formulario en blanco para integrar los campos deseados de las
tablas, mostrándolo en la Vista Presentación.
 Asistente para formularios activa el asistente que nos ayuda a crear formularios en forma rápida
y sencilla.


MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 53


 Navegación crea un formulario para explorar distintos formularios o informes.
 Mas formularios crea formularios de Varios elementos, Hoja de datos, Formulario dividido,
Cuadro de dialogo modal, Grafico dinámico y Tabla dinámica.

Como crear un formulario con asistente

Para crear un formulario con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Formularios
3. Dar clic en la herramienta
4. Esperar a que cargue el asistente
5. En la primer pantalla indicar la tabla o consulta de referencia para el formulario, los campos a
manejar y dar clic en Siguiente



6. En la siguiente ventana elegir la distribución deseada para el formulario y dar clic en Siguiente



7. En la última ventana debemos indicar el título para el formulario, la forma en que se abrirá y dar clic
en finalizar



MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 54




8. El asistente entregará el formulario ya elaborado de acuerdo a la información indicada.



Si se desea modificar el diseño del formulario se debera activar la Vista de diseño


Como crear un formulario en Vista Diseño

Para crear un formulario en Vista Diseño dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Formularios
3. Dar clic en la herramienta
4. ACCESS abrirá una ventana de diseño de formulario en blanco y la lista de campos de las tablas
existentes



MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 55




5. Insertar los campos deseados en la ventana de diseño
6. Dar formato al formulario
7. Cerrar y guardar el formulario


PARTES PRINCIPALES DE LOS FORMULARIOS

Las partes que componen a los formularios de datos de ACCESS, son las siguientes:

1. ENCABEZADO DE FORMULARIO.- Es la parte superior del formulario, que se utiliza generalmente
para colocar el título o nombre de dicho formulario

2. AREA DE DETALLE.- Es la parte central y principal del formulario, que se utiliza generalmente para
distribuir los campos que muestran a los registros.

3. PIE DE FORMULARIO.- Es la parte inferior del formulario, que se utiliza generalmente para colocar
botones de comando.


Como visualizar encabezado y pie de formulario

Al crear un formulario de datos en ACCESS, por default unicamente se visualiza su área de detalle;
para ver las áreas de encabezado y pie de formulario, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Visualizar el formulario en Vista de diseño
2. Clic derecho en el área de detalle del formulario
3. Dar clic en la herramienta Encabezado o pie de formulario




MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 56



4. ACCESS mostrará u ocultará las áreas de encabezado y pie de formulario

NOTA: si se ocultan las áreas de encabezado y pie de formulario cuando contienen información, esta
información se perderá y no volverá aunque visualicemos nuevamente estas áreas (ojo).

Como insertar campos en un formulario

Para insertar los campos provenientes de la tabla o consulta de referencia, en un formulario de
ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del formulario
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Herramientas
4. Dar clic en la herramienta Agregar campos existentes para mostrar la Lista de campos



5. Dar clic al campo deseado y arrastarlo al área de detalle


PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS

Para dar formato y presentación a un formulario de ACCESS y a sus elementos, se cuenta con una
serie de propiedades o caracteristicas que pueden ser modificadas.

CONCEPTO DE
PROPIEDADES.- Son un conjunto de caracteristicas que representan y controlan los aspectos o funciones
de un elemento

TIPOS DE PROPIEDADES

Las principales propiedades o carcateristicas que presentan los formularios de ACCESS y sus
elementos, se clasifican en los siguientes tipos:



MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 57


1. PROPIEDADES DE FORMATO.- Manejan las caracteristicas de fuentes, colores, bordes, aspectos, etc.

2. PROPIEDADES DE DATOS.- Manejan las caracteristicas relacionadas a la información como son
nombres de identificación, números de controles, origen de datos, etc.

3. PROPIEDADES DE EVENTOS.- Manejan las caracteristicas de las acciones ejecutadas por programas
o macros.

4. OTRAS PROPIEDADES.- Manejan caracteristicas diversas y particulares de cada tipo de elemento.

Como visualizar propiedades

Para activar la visualización de la lista de propiedades o caracteristicas de los formularios de
ACCESS y de sus elementos, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del formulario
2. Seleccionar un elemento especifico si se desdea
3. Activar la pestaña Diseño
4. Ir a la sección Herramientas
5. Dar clic en la herramienta Hoja de propiedades para mostrar la Ventana de propiedades



6. Elegir el tipo de propiedades que se desean manejar


CUADRO DE CONTROLES

Para mejorar la presentación y funcionamiento de los formularios de ACCESS, existe un conjunto de
herramientas de diseño, manejadas en una sección especial, conocida con el nombre de CUADRO DE
CONTROLES.


MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 58


CONCEPTO DE
CUADRO DE CONTROLES,.-Es un conjunto de herramientas de diseño, que se utilizan para mejorar las
caracteristicas y funciones de ciertos elementos.

PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE DISEÑO

Las principales herramientas de diseño que presenta el cuadro de controles de ACCESS, son las
siguientes:

SELECCIONAR.- Selecciona los objetos o elementos que contiene el formulario, al darle clic con el mouse.




ASISTENTE PARA CONTROLES.- Activa o desactiva los programas de ayuda de Access, para la creación
de ciertos controles.




ETIQUETA.- Crea una etiqueta para presentar texto descriptivo.




CUADRO DE TEXTO.- Crea un cuadro para presentar y editar texto o integrar campos independientes.




GRUPO DE OPCIONES.- Crea un grupo de controles que permiten una elección única




BOTON DE ALTENAR.- .Crea un boton de elección que indica un valor verdadero al estar presionado




BOTON DE OPCION.- Crea un boton de elección, que indica un valor verdadero al estar marcado




CASILLA DE VERIFICACION.- Crea una casilla de elección, que indica un valor verdadero al estar
activada.




CUADRO COMBINADO.- Crea una lista desplegable para elegir una opción




CUADRO DE LISTA.- Crea una lista de opciones que permiten una elección






MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 59


BOTON.- Crea un boton para ejecutar una acción, programada por medio de una macro o un procedimiento
de evento.




IMAGEN.- Integra una imagen estatica que no puede ser modificada dentro de Access.




MARCO DE OBJETO INDEPENDIENTE.- Crea un área especial para insertar un objeto proveniente de otra
aplicación.




MARCO DE OBJETO DEPENDIENTE.- Crea un área especial para mostrar un objeto almacenado en el
campo de una tabla de datos.




SALTO DE PAGINA.- Marca el comienzo de una nueva pantalla o página de impresión




CONTROL DE PESTAÑAS.- Crea un control para mostrar diversas fichas o carpetas de trabajo




SUBFORMULARIO/ SUBINFORME.- Crea un área especial para mostrar un formulario incrustado




LINEA.- Crea lineas rectas




RECTANGULO.- Crea rectangulos o cuadros






Como activar herramientas de diseño

Para activar las herramienyas de diseño de ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del formulario
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Controles
4. Dar clic en la herramienta deseada




MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 60


PRINCIPALES ELEMENTOS DE LOS FORMULARIOS

Los principales elementos que integran a los formularios de ACCESS, son los siguientes:

1. Etiquetas.
2. Cuadro de texto.
3. Grupo de opciones.
4. Controles de elección.
5. Listas.
6. Botones de comando.
7. Imágenes y objetos.
8. Salto de página.
9. Fichas.
10. Subformularios.
11. Líneas.
12. Cuadros.


SELECCIONAR ELEMENTOS

Para seleccionar un elemento dentro de un formulario de ACCESS basta hacer clic sobre él. Cuando
un elemento está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos ajustadores de
movimiento (los más grandes) y ajustadores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente
imagen:


A veces puede resultar un poco complicado seleccionar elementos porque, o bien son demasiado pequeños o
finos (como en el caso de las líneas), o porque se encuentran solapados (encimados). En estos casos es muy
útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
Propiedades.



MOVIMIENTO TAMAÑO


MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 61



Como seleccionar elementos en los formularios

Para seleccionar los elementos o partes de un formulario de ACCESS, se deberán considerar los
siguientes aspectos:

1. Para seleccionar elementos individuales, se les deberá dar clic con el mouse.
2. Para seleccionar varios elementos, se deberá dar clic con el mouse, mantemiendo presionada la tecla
SHIFT.
3. Para seleccionar un grupo de elementos, se deben encerrar con el mouse en un área de selección.
4. Para quitar la selección de elementos se debe dar clic en una área fuera de los elementos seleccionados.
5. Para quitar la selección a algunos elementos de un grupo seleccionado, se les debe dar clic a los
elementos seleccionados manteniendo presionada la tecla SHIFT.


FORMATO EN FORMULARIOS

Para dar una mejor presentacion a los formularios de datos de ACCESS, se pueden aplicar en sus
elementos las ya conocidas herramientas de formato o utilizar los diseños contenidos en el programa, para
esto se deberá seleccionar el elemento deseado y utilizar las herramientas correspondientes de las pestaña
Inicio, Diseño y Organizar, de la banda de opciones.


Como abrir un formulario

Para abrir un formulario de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre del formulario deseado en el Panel de exploracion y elegir la opción
Abrir en el menú contextual



3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre del formulario en el Panel de exploración.


Como guardar un formulario

Para guardar los cambios realizados a un formulario de ACCESS, de deberán desarrollar los
siguientes pasos:



MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 62


1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Si el formulario se va a guardar por primera vez, se deberá indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar



4. También se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rápido o usar la combinación
de teclas CTRL +G.


Como cerrar un formulario

Para cerrar un formulario de datos en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaña con el nombre del formulario y elegir la opción Cerrar en el menú
contextual



2. También se puede dar clic el botón Cerrar de la pestaña del formulario


ORDEN DE TABULACION

El orden de tabulación es la secuencia en la cual se posiciona el teclado en cada uno de los
controles que contiene un formulario (campos o botones), cuando se presiona la tecla TAB (Tabulador)


AJUSTAR EL ORDEN DE TABULACION

En ocaciones cuando se eliminan, integran o modifican controles dentro de los formularios de
ACCESS, se llega a alterar el orden de tabulación y por lo tanto hay necesidad de ajustarlo.

Como ajustar el orden de tabulación

Para ajustar el orden de tabulacion en un formulario de datos en ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del formulario
2. Activar la pestaña Diseño


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MANUAL DE TEORI A 63


3. Ir a la sección Herramientas
4. Dar clic en la herramienta Orden de tabulación
5. En la ventana Orden de tabulación indicar el orden deseado y Aceptar




FORMAS DE VISUALIZAR UN FORMULARIO

Los formularios de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes tres
formas:

1. VISTA DE DISEÑO.- Cuando se maneja la ventana de diseño, donde se crean los formularios y se
modfifican sus caracteristicas

2. VISTA DE FORMULARIO.- Cuando se maneja la presentación en pantalla del formulario, para la
visualización y captura de datos.

3. VISTA PRESENTACION.- Cuando nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la
Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los
datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, si
previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.




MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 64



Recordemos que la visualizacion de esta Hoja de propiedades se lleva a cabo en la Vista Diseño dell
formulario.


Como activar visualizaciones

Para actrivar las diferentes formas de visualizar un formulario de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir el formulario
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Vistas
4. Desplegar la herramienta Ver
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Formulario, Presentación o Diseño)



6. También se pueden utilizar los iconos de visualización de la barra de estado o las opciones del menú
contextual de la pestaña del formulario


PAGINA DE CODIGO

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic
en la herramienta Ver codigo , en la seccion Herramientas, de la pestaña Diseño, desde luego en la Vista
de Diseño del formulario.


INFORMES

EL cuarto elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los INFORMES, con los cuales
se podrán imprimir reportes de resultados.

CONCEPTO DE
INFORMES.- Son formatos especiales para la impresión de la información contenida en las tablas o
consultas de una base de datos.

Como crear un informe

Para crear un informe dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Informes


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MANUAL DE TEORI A 65


5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la creación deseada



 Informe crea automáticamente un nuevo informe (autoinforme) que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en ese momento en el Panel de Exploración.
 Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño para ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los
casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el
informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
 Informe en blanco abrirá un Informe en blanco para integrar los campos deseados de las tablas,
mostrándolo en la Vista Presentación.
 Asistente para informes activa el asistente para informes que nos guiará paso a paso en la
creación de un informe.
 Etiquetas activa el asistente para etiquetas que permite crear etiquetas estándar o personalizadas.

Como crear un informe con asistente

Para crear un informe con asistente dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Informes
3. Dar clic en la herramienta Asistente para informes
4. Esperar a que cargue el asistente
5. En la primer pantalla indicar la tabla o consulta de referencia para el informe, los campos a manejar
y dar clic en Siguiente



6. En la siguiente ventana agregar los niveles de agrupamiento y dar clic en Siguiente




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MANUAL DE TEORI A 66



Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, debemos hacer clic sobre el campo por el
cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro.



Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón
aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:




En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo
que define el grupo en Campos de grupo: y la lista Intervalos de agrupamiento:, desplegando esta lista
podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo (normal) o que utilice la
primera letra, las dos primeras, etc.

Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana donde nos encontrábamos.


7. En la siguiente ventana indicar los criterios de ordenación para los registros y dar clic en Siguiente



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MANUAL DE TEORI A 67





En esta ventana podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación.


Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si
queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic
sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.


Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.


8. En la siguiente ventana elegir la distribución y orientación deseada para el informe y dar clic en
Siguiente




9. En la última ventana debemos indicar el título para el informe, la forma en que se abrirá y dar clic en
finalizar





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MANUAL DE TEORI A 68



10. El asistente entregará el informe ya elaborado de acuerdo a la información indicada.



Si se desea modificar el diseño del informe se debera activar la Vista de diseño


Como crear un informe en Vista Diseño

Para crear un informe en Vista Diseño dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Informes
3. Dar clic en la herramienta Diseño de informe
4. ACCESS abrirá una ventana de diseño de informe en blanco y la lista de campos de las tablas
existentes



5. Insertar los campos deseados en la ventana de diseño
6. Dar formato al informe
7. Cerrar y guardar el informe



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MANUAL DE TEORI A 69


PARTES PRINCIPALES DE LOS INFORMES

Las partes que componen a los informes de datos de ACCESS, son las siguientes:

1. ENCABEZADO DE INFORME.- Es la parte superior del informe, en ella ponemos lo que queremos
que aparezca al principio del informe.

2. ENCABEZADO DE PAGINA.- Es la parte superior del informe que se encuentra debajo del
emcabezado de informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

3. AREA DE DETALLE.- Es la parte central y principal del informe, que se utiliza generalmente para
distribuir los campos que muestran a los registros.

4. PIE DE PAGINA.- Es la parte inferior del informe, que se encuentra encima del pie de informe, en
ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

5. PIE DE INFORME.- Es la parte inferior del informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al
final del informe.

Como visualizar encabezado y pie de informe

Al crear un informe de datos en ACCESS, por default unicamente se visualiza su encabezado de
pagina, área de detalle y pie de pagina; para ver las áreas de encabezado y pie de informe, se deberan
desarrollar los siguientes pasos:

1. Visualizar el informe en Vista de diseño
2. Clic derecho en el área de detalle del informe
3. Dar clic en la herramienta Encabezado o pie de página del informe



4. ACCESS mostrará u ocultará las áreas de encabezado y pie de informe

NOTA: si se ocultan las áreas de encabezado y pie de informe cuando contienen información, esta
información se perderá y no volverá aunque visualicemos nuevamente estas áreas.


CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS INFORMES

Los informes de datos de ACCESS, presentan carateristicas generales muy similares a los
formularios, en lo que se refiere a los siguientes aspectos:

 Insertar campos.
 Manejar propiedades.
 Manejar cuadro de controles.
 Manejar elementos.
 Dar formato.


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MANUAL DE TEORI A 70


AGRUPAR Y ORDENAR DATOS

Los registros que se manejan en los informes de ACCESS, se podran acomodar en una forma
especifica, utilizando una herramienta especial llamada AGRUPAR Y ORDENAR.

CONCEPTO DE
AGRUPAR Y ORDENAR.- Es una herramienta especial que permite mostrar la información de un informe
por grupos de datos o en un orden específico.


Como agrupar y ordenar

Para agrupar y ordenar los registros contenidos en un informe de ACCESS, se deberán desarrollar
los siguientes pasos:

1. Visualizar el informe en Vista de diseño
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Agrupación y totales
4. Dar clic en la herramienta Agrupar y ordenar
5. Access mostrará debajo del área de diseño la ventana de Agrupación, orden y total



6. Dar clic en los botones Agregar un grupo o Agregar un orden
7. Access mostrará las ventanas correspondientes de especificación




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MANUAL DE TEORI A 71



8. Dar clic en el campo deseado para el grupo u orden


(aquí se muestra la indicación de un grupo en base al campo LINEA)

9. Visualizar el informe para apreciar el resultado





Como modificar o eliminar grupos y ordenamientos

Para modificar o eliminar grupos y ordenamientos de datos en un informe de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Visualizar el informe en Vista de diseño
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Agrupación y totales
4. Dar clic en la herramienta Agrupar y ordenar
5. En la ventana de Agrupación, orden y total dar clic en las herramientas correspondientes SUBIR
, BAJAR o ELIMINAR


Como abrir un informe

Para abrir un informe de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre del informe deseado en el Panel de exploracion y elegir la opción Abrir
en el menú contextual


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MANUAL DE TEORI A 72





3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre del informe en el Panel de exploración.


Como guardar un informe

Para guardar los cambios realizados a un informe de ACCESS, de deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Si el informe se va a guardar por primera vez, se deberá indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar



4. También se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rápido o usar la combinación
de teclas CTRL +G.


Como imprimir un informe

Para imprimir un informe de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir el informe
2. Visualizarlo en Vista preliminar
3. Dar clic sobre el informe para acercar o alejar su visualización
4. Activar la pestaña Vista preliminar
5. Ir a la sección Imprimir
6. Dar clic en la herramienta Imprimir
7. Indicar las caraterísticas para la impresión en el cuadro de dialogo correspondiente
8. También se puede usar la herramienta imprimir del menú Archivo o usar la combinación de teclas
CTRL+P


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MANUAL DE TEORI A 73


Como cerrar un informe

Para cerrar un informe de datos en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaña con el nombre del informe y elegir la opción Cerrar en el menú
contextual



2. También se puede dar clic el botón Cerrar de la pestaña del formulario








FORMAS DE VISUALIZAR UN INFORME

Los informes de datos de ACCESS, se pueden visualizar de cualquiera de las siguientes tres formas:

1. VISTA DE INFORME.- Cuando se maneja la presentación en pantalla del informe, para la visualización
de datos.

2. VISTA PRELIMINAR.- Cuando nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe
a impresora.

3. VISTA PRESENTACION.- Cuando nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la
Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Informe, pues nos muestra a tiempo real los datos
del informe para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

4. VISTA DE DISEÑO.- Cuando se maneja la ventana de diseño, donde se crean los formularios y se
modfifican sus caracteristicas

Como activar visualizaciones

Para actrivar las diferentes formas de visualizar un informe de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Abrir el informe
2. Activar la pestaña Inicio
3. Ir a la sección Vistas
4. Desplegar la herramienta Ver
5. Dar clic en la herramienta correspondiente a la vista deseada (Informe, Vista preliminar, Presentación o
Diseño)



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MANUAL DE TEORI A 74




6. También se pueden utilizar los iconos de visualización de la barra de estado o las opciones del menú
contextual de la pestaña del informe


PAGINA DE CODIGO

Todo informe, al igual que los formularios, tambien tiene asociada una página de código en la que
podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esta página de código haciendo clic en la herramienta Ver codigo , en la seccion Herramientas, de la
pestaña Diseño, desde luego en la Vista de Diseño del informe.


DIFERENCIA ENTRE INFORMES Y FORMULARIOS

Anque los informes y formularios de ACCESS, presentan caraterísticas muy similares, los informes
se destinan a la impresión de reportes de resultados y los formularios a su manejo en pantalla.






























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MANUAL DE TEORI A 75












UNIDAD 5
MACROS Y MODULOS



En esta unidad, analizaremos el funcionamiento y las características de los últimos dos elementos
principales de las bases de datos de ACCESS, enfocados a la automatización de funciones cotidianas y
conocidos como MACROS y MODULOS


MACROS

El quinto elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son las MACROS, con las cuales se
automatizan funciones que serán ejecutadas en forma secuencial.

CONCEPTO DE
MACROS.- Son un conjuto de instrucciones o comandos que se ejecutan secuencialmente y de manera
automática, identificandos y activados por un nombre.

Como crear una macro

Para crear una macro dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Macros y código
3. Dar clic en la herramienta Macro



4. ACCESS mostrará la ventana de diseño de macros


Como crear una macro en Vista Diseño

Para crear una macro en Vista Diseño dentro de una base de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear


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MANUAL DE TEORI A 76


2. Ir a la sección Macros y código
3. Dar clic en la herramienta Macro



4. ACCESS abrirá una ventana de diseño de Macros para especificar las acciones deseadas



5. Indicar las acciones y sus características
6. Cerrar y guardar la macro


FORMAS DE CREAR UNA MACRO

A diferencia de otros elementos de ACCESS, las Macros solo se pueden crear en blanco (Vista de
Diseño), ya que no existen asistentes para esta función.


CARACTERISTICAS DE LAS MACROS

Las principales características que presentan las macros de ACCESS, para describir sus funciones
son las siguientes:

1. ACCION.-Determina las diferentes actividades que seran ejecutadas en la macro, así como la
secuencia de su activación
2. ARGUMENTOS DE ACCION.- Especifican información adicional requerida por las acciones de la macro
(no todas las acciones requieren argumentos).



MACROS AUTOEXEC

Cuando se desea que las acciones de una macro de ACCESS, sean ejecutadas al abrirse el archivo
de la base de datos que la contiene, dicha macro se deberá manejar con la categoría de AUTOEXEC y se le
deberá dar este nombre.



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MANUAL DE TEORI A 77


CONCEPTO DE
MACRO AUTOEXEC.- Es una macro especial que ejecuta todas sus acciones al abrirse el archivo de la base
de datos que la contiene.

Como crear una macro autoexec

Para crear una macro autoexec en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Crear la macro como macro normal
2. Guardar la macro con el nombre AUTOEXEC


MACROS AUTOEXEC POR ARCHIVO

Cada archivo de base de datos en ACCESS, podrá contener una sola macro autoexec, ya que solo se
permite que una macro lleve este nombre en cada archivo y cumpla con esas funciones especiales.












GRUPOS DE MACROS

Si se desean agrupar varias macros relacionadas a un mismo elemento o función, dicha macro se
pueden organizar como grupo de macros.

CONCEPTO DE
GRUPO DE MACROS.- Es un conjunto de macros relacionadas a un mismo elemento o función, y
organizadas bajo un nombre específico.

Como crear grupos de macros

Para crear un grupo de macros en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Macros y código
3. Dar clic en la herramienta Macro



4. ACCESS abrirá una ventana de diseño de Macros para especificar las acciones deseadas



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MANUAL DE TEORI A 78




5. Dar doble clic en Grupo, dentro del Catálogo de acciones
6. Indicar el nombre del grupo, las acciones y sus características
7. Cerrar y guardar el grupo de macros, asignando su nombre correspondiente


Como visualizar el Catálogo de acciones

Para activar la visualización del Catálogo de acciones, al crear un grupo de macros en ACCESS, se
deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del grupo de macros
2. Activar la pestaña Diseño
3. Ir a la sección Mostrar u ocultar
4. Dar clic en la herramienta Catálogo de acciones






IDENTIFICAR MACROS DE UN GRUPO

Para identificar las macros de un grupo de macros de ACCESS, se hará referencia a ellas indicando
el nombre del grupo, un punto y el nombre de la macro.


ELEMENT_ART.FORMULARIO





GRUPO MACRO


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MANUAL DE TEORI A 79


PRINCIPALES ACCIONES DE LAS MACROS

Las macros de ACCESS, pueden desarrollar una gran variedad de acciones específicas, identificadas
por nombres concretros; de estas acciones, algunas de las principales son las siguientes:

1. Abrir elementos.
2. Aplicar funciones.
3. Emitir tonos bip.
4. Buscar registros.
5. Cerrar elementos.
6. Enviar cuadros MSJ.
7. Desplazar o modificar tamaño de ventanas.
8. Maximizar, miniminza o restaurar ventanas.
9. Guardar.
10. Imprimir.
11. Ir a.
12. Salir.


Como asignar una macro a un botón

Para aignar una macro de ACCESS a un botón de comando, de deberan desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar las propiedades del boton de comando deseado
2. Elegir las propiedades de eventos
3. Elegir el evento “ AL HACER CLIC”
4. Descolgar el indicador desplegable y elegir la macro deseada


Como abrir o ejecutar una macro

Para abrir o ejecutar una macro en una base de datos en ACCESS, se deberan desarrollar los
siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos.
2. Dar clic derecho sobre el nombre de la macro deseada en el Panel de exploracion y elegir la opción
Ejecutar en el menú contextual



3. Tambien se puede dar doble clic sobre el nombre de la macro en el Panel de exploración o usar la
herramienta Ejecutar, de la sección Herramientas, en la pestaña Diseño (desde la Vista de diseño de
la macro)



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MANUAL DE TEORI A 80





NOTA: Para abrir una macro en Vista de diseño, en lugar de dar clic en la opcion Ejecutar, se debe elegir
la opción Vista Diseño del menú contextual




Como guardar una macro

Para guardar los cambios realizados a una macro de ACCESS, de deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Activar el botón Archivo
2. Dar clic en la herramienta Guardar
3. Si la macro se va a guardar por primera vez, se deberá indicar su nombre en el cuadro de dialogo
correspondiente y dar clic en Aceptar



4. También se puede dar clic a la herramienta Guardar, de la barra de Acceso rápido o usar la combinación
de teclas CTRL +G.


Como cerrar una macro

Para cerrar una macro en una base de datos en ACCESS, se deberán desarrollar los siguientes
pasos:

1. Dar clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la macro y elegir la opción Cerrar en el menú
contextual



MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 81




2. También se puede dar clic el botón Cerrar de la pestaña de la macro


FORMAS DE VISUALIZAR UNA MACRO

A diferencia de otros elelmentos, las Macros de ACCESS, solo se pueden visualizar en la vista de
diseño la cual permite crear la macro y modificar sus caraterísticas.

1. VISTA DE DISEÑO.- Cuando se maneja la ventana de diseño, donde se crean las macros y se
modfifican sus caracteristicas


Como activar visualizaciones

Para actrivar la vista de diseño de las macros en las bases de datos de ACCESS, se deberán
desarrollar los siguientes pasos:

1. Dar clic derecho sobre el nombre de la macro en el Panel de Exploración y elegir la opción Vista Diseño
en el menú contextual




MODULOS

El sexto y último elemento principal de las bases de datos de ACCESS, son los modulos, con los
cuales se programan acciones específicas en el lenguaje VISUAL BASIC.

CONCEPTO DE
MODULOS.-Es un elemento especial de programación de acciones específicas, por medio del lenguaje
VISUAL BASIC.


CLASES DE MODULOS

Los modulos de programación en ACCESS, se clasifican de acuerdo a sus características y funciones,
en los siguientes dos grandes grupo:

1. MODULOS ESTANDAR.- Son aquellos en los que se integran procedimientos SUB Y FUNCTION, que se
deseen tener disponibles en otros procedimientos de la base de datos (MODULOS GENERALES).

2. MODULOS DE CLASES.-Son aquellos que continen la definición de funciones para un nuevo objeto, ya
sea independiente o asociado con un formulario informe (MODULOS PARTICULARES).




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MANUAL DE TEORI A 82


FORMAS DE CREAR UN MODULO

Al igual que las macros, los modulos de programación de ACCESS, solo se pueden crear en blanco,
ya que no existen asistentes para esta función.


Como crear un módulo estándar

Para crear un módulo estándar o general de programación en una base de datos de ACCESS, se
deberan desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Macros y Módulos
3. Dar clic en la herramienta Módulo
4. ACCESS abrirá una ventana de diseño de Módulos para especificar las acciones deseadas en el lenguaje
VISUAL BASIC



5. Desarrollar el programa correspondiente a las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
6. Cerrar y guardar el modulo, asignando su nombre correspondiente


TIPOS DE MODULOS DE CLASE

Los modulos de clase o particulares que se manejan en ACCESS, se clasifican de acuerdo a sus
características y funciones , en los siguientes tres tipos:

1. INDEPENDIENTES.- Son aquellos que contienen programación de acciones relacionadas al inicio o
terminación de las funciones de la base de datos.

2. DE FORMULARIOS.- Son aquellos que contienen programación de acciones relacionadas a un
formulario o a los elementos que lo integran.

3. DE INFORMES.- Son aquellos que contienen programas de acciones relacionadas a un informe o a los
elementos que integran.




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MANUAL DE TEORI A 83


Como crear módulos de clase tipo independientes

Para crear módulos de clase tipo independientes en una base de datos de ACCESS, se deberan
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la pestaña Crear
2. Ir a la sección Otros
3. Descolgar la herramienta Macro
4. Dar clic en la herramienta Modulo de clase
5. ACCESS abrirá una ventana de diseño de Módulos para especificar las acciones deseadas en el lenguaje
VISUAL BASIC



6. Desarrollar el programa correspondiente a las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
7. Cerrar y guardar el modulo, asignando su nombre correspondiente







Como crear módulos de clase tipo formulario

Para crear módulos de clase tipo formulario en una base de datos de ACCESS, se deberan
desarrollar los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del formulario
2. Seleccionar el elemento del formulario, del que se desea hacer el modulo de clase
3. Activar las propiedades del elemento seleccionado
4. Elegir las porpiedades de eventos
5. Elegir el evento deseado
6. Descolgar el indicador desplegable y elegir la opción procediemiento de evento
7. Dar clic al boton generador (tambien se puede usar la herramienta Ver código , de la sección
Herramientas, en la pestaña Diseño)



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MANUAL DE TEORI A 84




8. Desarrollar el programa correspondiente las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
9. Cerrar el moduilo de clase y checar su funcionamiento









Como crear módulos de clase tipo informe

Para crear módulos de clase tipo informe en una base de datos de ACCESS, se deberan desarrollar
los siguientes pasos:

1. Activar la vista de diseño del informe
2. Sleccionar el elemento del informe, del que se desea hacer el modulo de clase
3. Activar las propiedades del elemento seleccionado
4. Elegir las propiedades de eventos
5. Elegir el evento deseado
6. Descolgar el indicador desplegable y elegir la opción procedimiento de evento
7. Dar clic al boton generador (tambien se puede usar la herramienta Ver código , de la sección
Herramientas, en la pestaña Diseño)




MI CROSOFT ACCESS


MANUAL DE TEORI A 85





8. Desarrollar el programa correspondiente a las acciones deseadas, usando el lenguaje VISUAL BASIC
9. Cerrar el modulo de clase y checar su funcionamiento


ELEMENTOS PRINCIPALES DE LOS MODULOS

Los principales elementos que integran a los módulos de programación de ACCESS, son los
siguientes:

1. OBJETO.-Es el elemento de la base de datos con el que se relacionará el programa.
2. EVENTOS.- Es la acción o acontecimiento con el que se condiciona la ejecución del programa.
3. DECALARACIONES.- Son específicaciones de condiciones de acción del programa.
4. PROCEDIMIENTOS.- Son estructuras de función del programa.