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ThinkSell, C.A.

Acta de Constitución de Proyecto

NombredeOrganizaciónEjecutante – Documento confidencial 1
Sobre este documento:

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comunicar públicamente la obra, transformar la obra y hacer uso comercial de esta obra. La única condición es
Reconocimiento, dando crédito por la creación original. Más información en este enlace.

Comentarios:
A continuación se muestran los elementos principales de un acta de constitución de proyecto. Se trata de un
modelo, sobre el que es posible realizar variaciones y adaptaciones. Desarrolla las secciones que consideres
más importantes y elimina aquellas que no aporten valor para el proyecto.
Es importante recordar que un acta de constitución de proyecto es una herramienta de comunicación con el
cliente. Hay que redactar el documento con dicho enfoque.
Es conveniente que este documento no supere las tres o cuatro páginas de extensión.
Para saber más sobre el acta de constitución de proyecto, puedes consultar este enlace.

Campaña nuevo modelo de
relacionamiento en Televentas
Acta de Constitución de Proyecto


IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO/FASE
Proyecto Nº del proyecto Tipo de proyecto
Campaña nuevo modelo de relacionamiento en Televentas 15092014_01 --
Nombre del cliente Número de cliente Inicio/fin planificado
ThinkSell, C.A. 15092014 06/10/2014
Organización ejecutante Responsable del proyecto (ejecutante) Responsable del proyecto (cliente)
ThinkSell, C.A. Luis Manuel Palmero Vivas Aliados comerciales
Autor del Documento Fecha del Documento
Luis Manuel Palmero Vivas 12/10/2014


OBJETIVO DEL PROYECTO
Campaña de comunicación sobre el nuevo modelo de relacionamiento con los clientes en los canales de
venta telefónicos

PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
En ThinkSell, C.A., brindamos soluciones en servicios de telemercadeo y de ventas telefónicas con el
personal mejor calificado para ofrecer los productos o servicios de su empresa o negocio. Recientemente
hemos evidenciado, a través de estudios exploratorios, que existe un índice de insatisfacción en los clientes
respecto a la atención brindada por los vendedores al momento de contactarlos para el ofrecimiento de
productos o servicios afectando a los clientes, quienes manifiestan insatisfacción respecto a sus
expectativas de atención y rechazan las ventas. A nuestros aliados comerciales ya que no se cubren las
necesidades de ventas y por ende los ingresos o beneficios esperados al contratar nuestros servicios. Y a la
misma empresa ThinkSell, C.A. y sus colaboradores, ya que afecta los ingresos por ventas efectivas y sus
ingresos variables, respectivamente. Con esa situación, el riesgo inminente es disminuir los volúmenes de
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venta y como consecuencia no poder cubrir los costes de la operación, y eventualmente la perdida de
empresas aliadas.

Con la implementación de este proyecto se pretende incrementar el índice de satisfacción de los clientes,
mejorando la experiencia al momento del contacto y aumentando las ventas de la empresa. Mejorando las
expectativas de venta de mas de cinco (5) empresas que mantienen contrato con nosotros y las de
ThinkSell, C.A., al mantener los ingresos y permitiendo mantener en pie la empresa, con más de 300
vendedores y 30 administrativos.

Con el apoyo del personal de capacitación y facilitadores que laboran en la en la sede de ThinkSell, C.A.
junto al personal administrativo encargado de la operación (Supervisores y Gerente), en un periodo no
mayor a tres (3) meses, al implementar el proyecto de la campaña de comunicación del nuevo modelo de
relacionamiento nos permitirá contar con una herramienta de comunicación potente que transmitirá el
conocimiento que necesitan nuestros colaboradores referente a este modelo y a su vez mantendrá vivo el
contenido del mismo en el tiempo, lo que garantizara su adopción total por todo el personal que labora en la
empresa, convirtiéndolo en parte de la cultura organizativa.

REQUERIMIENTOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
 Desarrollo e implementación del nuevo modelo de relacionamiento con los clientes a través de
nuestros canales de venta.
 Elaboración e implementación de la campaña de intriga y plan comunicacional.
 Planificación y ejecución del cronograma de charlas informativas sobre el nuevo modelo de
relacionamiento con los clientes.
 Ambientación y adecuación de los canales de ventas.

ORGANIZACIONES INVOLUCRADAS EN EL PROYECTO
 ALIADOS COMERCIALES: Todos las organizaciones que formen parte del staff de clientes de ThinkSell,
C.A.
 THINKSELL, C.A.: Organización que brinda soluciones en servicios de telemercadeo y de ventas
telefónicas.

ALCANCE DEL PROYECTO
 Diseñar una campaña de comunicación del nuevo modelo de relacionamiento con los clientes que
permitirá que el canal de ventas se convierta en un referente en cuanto a la satisfacción del cliente
la atención brindada por los vendedores al momento de contactar al cliente para ofrecer los
productos o servicios. El propósito es desarrollar una campaña de intriga sobre el contenido del
modelo que despierte el interés de los colaboradores, resalte la importancia de su contribución y su
papel protagónico en el mismo. También, brindar unas charlas con el detalle del modelo que
explique cada uno de las fases, tareas, funciones, cambios y compromisos que deberá adquirir la
operación para el éxito del proyecto y finalmente crear un ambiente que permita la implementación
de este modelo y que garantice su permanencia en el tiempo. Esto se deberá realizar en su
totalidad al termino del año 2014 con la participación de todas las áreas que hacen vida en la
empresa ThinkSell, C.A..

RESPONSABLES DEL PROYECTO Y RESPONSABILIDADES ASOCIADAS
 Luis Palmero (Líder de Proyecto): Responsable del diseño, desarrollo e implementación del
proyecto.
 Adriana Perez (Líder de Estrategia Comunicacional): Responsable y encargada de elaborar el plan
de comunicación bajo las premisas del proyecto. Reporte directo al líder del proyecto
 Maria Rodriguez (Gestor de Presupuesto): Responsable de elaborar y controlar temas vinculados a
presupuesto y adquisición de materiales. Reporte directo al líder del proyecto
 Equipo de Proyecto: Conformado por los supervisores operativos, personal administrativo y
personal operativo, cumplirán funciones de apoyo en las actividades asignadas.
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EQUIPO DE TRABAJO DEL PROYECTO
 Un (1) Líder de Proyecto
 Un (1) Líder de Estrategia Comunicacional
 Un (1) Gestor de Presupuesto
 Equipo de Proyecto (Diez (10) recursos): compuesto por cinco (4) supervisores operativos, dos (2)
analistas de calidad, dos (2) facilitadores, un (1) analista de RRHH, un (1) administrador.

RECURSOS MATERIALES DEL PROYECTO
 Material de oficina. Básico para el desarrollo del proyecto, libretas, bolígrafos, resmas de papel,
pliegos de papel bond, entre otros recursos. Estos recursos serán asignados por el Gestor de
Presupuesto.
 Cinco (5) computadoras.
 Un (1) proyector.
 Una (1) pantalla para proyección.
 Un (1) talento, servicio prestado por la agencia Talentus, C.A. necesario para la implementación de
las charlas informativas y visitas a los canales de ventas. Estos recursos serán asignados por el
Gestor de Presupuesto.
 Tres (3) rotulados, servicio prestado por la imprenta Rotulo, C.A. necesario para la ambientación de
los canales de ventas. Estos recursos serán asignados por el Gestor de Presupuesto.
 Tres (3) diseños comunicacionales, servicio prestado por la empresa Comunícalo, C.A. distribuidos
en un (1) diseño para la campaña de intriga, un (1) diseño para las charlas informativas y un (1)
para ambientación, necesario para desarrollo del proyecto. Estos recursos serán asignados por el
Gestor de Presupuesto con aprobación del Líder de Estrategia Comunicacional y Líder de Proyecto

PLAZOS DE TIEMPO DEL PROYECTO

Id. Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
1 Campaña nuevo modelo de relacionamiento en
Televentas
25 días lun 06/10/14 vie 07/11/14
2 Diseñar e implementar una campaña de intriga
para despertar interés en los colaboradores
sobre el nuevo modelo de relacionamiento con
los clientes.
10 días lun 06/10/14 vie 17/10/14
3 Elaborar estrategia comunicacional y mensajes
de intriga a través de medios impresos con
mensajes de intriga para distribución entre los
colaboradores.
5 días lun 06/10/14 vie 10/10/14
4 Implementar campaña de intriga en los canales
de ventas
5 días lun 13/10/14 vie 17/10/14
5 Definir, planificar y ejecutar charlas
informativas con el personal para suministrar
todos los detalles relacionados con el nuevo
modelo de relacionamiento con los clientes.
10 días lun 20/10/14 vie 31/10/14
6 Elaborar presentación con los puntos de interés
a tratar
3 días lun 20/10/14 mié 22/10/14
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7 Contratar talento para la presentación y difusión
de información.
7 días jue 23/10/14 vie 31/10/14
8 Diseñar y coordinar la ambientación y material
informativo que garantice la consecución del
modelo de relacionamiento con los clientes en el
tiempo.
10 días lun 27/10/14 vie 07/11/14
9 Elaborar diseños y compra de materiales de
ambientación para los canales de ventas
5 días lun 27/10/14 vie 31/10/14
10 Realizar decoración de carteleras, rotulado y
artes en general en los canales de venta
5 días lun 03/11/14 vie 07/11/14



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PRESUPUESTO RESUMIDO DEL PROYECTO

Nombre de tarea Costo
Elaborar estrategia comunicacional y mensajes de intriga a través de
medios impresos con mensajes de intriga para distribución entre los
colaboradores.
Bs. F. 15.000,00
Implementar campaña de intriga en los canales de ventas Bs. F. 3.000,00
Elaborar presentación con los puntos de interés a tratar Bs. F. 0,00
Contratar talento para la presentación y difusión de información. Bs. F. 40.000,00
Elaborar diseños y compra de materiales de ambientación para los
canales de ventas
Bs. F. 10.000,00
Realizar decoración de carteleras, rotulado y artes en general en los
canales de venta
Bs. F. 10.000,00
Total presupuesto Bs. F. 78.000,00

RIESGOS A ALTO NIVEL DEL PROYECTO
 Incumplimiento en los entregables de parte de los terceros (agencia de comunicaciones, agencia de
talentos, imprentas)
 Incumplimiento o dilatación de los tiempos establecidos en el cronograma de actividades del
proyecto.
 Factores económicos e inflacionarios externos que puedan afectar las proyecciones o presupuestos
previamente aprobados.
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CRITERIOS DE TERMINACIÓN, GARANTÍA Y SOPORTE
 Criterios de Terminación. El servicio objeto de esta propuesta se dará por finalizado cuando se
produzca alguna de las siguientes circunstancias:
a) Cumplimiento de las fechas establecidas en el cronograma de actividades del proyecto. El
cumplimiento del cronograma se medirá en función a la variación de los tiempos establecidos,
entre mas cercano a cero sea la variación del cumplimiento de los tiempos mas sano será el
proyecto.
b) Para cerrar el proyecto y cada una de las fases del mismo, se realizara una reunión de cierre
con todas las áreas involucradas mostrando los resultados obtenidos durante la realización del
proyecto. Así mismo se convocara a cada líder de área para firmar un documento con la
aceptación del cierre y cumplimiento de los objetivos planteados. También se archivaran todos
los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información de la empresa para ser
utilizados como datos históricos en futuros proyectos.
c) Se considerar una clausula de finalización de contratos con los proveedores que garantice el
cierre amistoso de las adquisiciones y que no perjudique a ninguna de las partes involucradas.
d) Se medirá en función al logro de los objetivos establecidos en el proyecto y que forman parte de
la columna vertebral del alcance, y su medición en cuanto a porcentaje de cumplimiento en
relación a las fechas establecidas para su finalización.
 Garantía. En este punto, se realiza un informe detallando el desempeño del proyecto en lo relativo
al alcance, cronograma, costos, recursos, calidad y riesgos, el mismo reposara en una unidad
compartida con todas las áreas involucradas en el proyecto. También se realizaran reuniones
extraordinarias con el comité directivo de manera que se pueda revisar, analizar y regular el avance
a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
 Soporte. Para garantizar la calidad de los resultados obtenidos y soporte constante, trabajaremos
de la mano del personal de capacitación para garantizar que se aplique el nuevo modelo de
relacionamiento con los clientes desde el inicio, tanto para los entrenamientos regulares del
personal con antigüedad como en los entrenamientos del personal nuevo ingreso.
Así mismo, el equipo de calidad junto con sus monitores de calidad, serán responsables de realizar
las escuchas y grabaciones de las llamadas para medir y evaluar que efectivamente el modelo se
esté aplicando.
Finalmente, pero no menos importante, el personal de soporte operativo como supervisores y
coordinadores que trabajan diariamente en reforzar la información, dar feedback y couching al
personal en sus respectivas reuniones de staff semanal.

OBSERVACIONES













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Responsable del proyecto (cliente)


No


Nombre Firma Fecha
Responsable del proyecto (proveedor)


No


Nombre: Luis Palmero Firma Fecha