AUDITORA INTEGRAL EN UN LABORATORIO FARMACUTICO

El caso prctico est basado sobre la evaluacin de un laboratorio

farmacutico nacional dedicado a la fabricacin, comercializacin y distribucin
de productos farmacuticos para el consumo humano, cuya razn social es
Laboratorio La calidad, S. A. La evaluacin consistir en analizar su rea de
produccin y sus niveles de productividad en los aos !"! y !"", travs del
mtodo de evaluacin inte#ral.
Antecedentes
El Laboratorio La $alidad, S. A. se constituy por medio de escritura p%blica
el"" de &ulio de ",'(!, ba&o las leyes mercantiles del pa)s. *niciando
operaciones el dos de enero de "'(. La planta de produccin se encuentra
ubicada en el +m. ",., $arretera -oosevelt .ona / 0i1co y sus oficinas
administrativas en"ra $alle "23'/ zona "( $olonia Lavarreda. El laboratorio se
dedica a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos
farmacuticos para consumo humano, utilizando los procesos 4ue #arantizan la
calidad de los productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con
estndares internaciones de calidad y fabricacin. El laboratorio vende sus
productos tanto en el mercado local como as) al resto de pa)ses de
$entroamrica. Actualmente cuenta con trescientos empleados, cien en su
planta de produccin y doscientos en sus reas de administracin, mercadeo,
ventas y distribucin. Su estructura administrativa y or#anizacional, se
encuentran en el inciso mas adelante, as) como el or#ani#rama del rea de
produccin y sus funciones.
El Laboratorio La $alidad, S. A. est re4uiriere los servicios de un $ontador
5%blico, para realizar la auditoria inte#ral, por lo 4ue le env)a una solicitud.
CARTA SOLICITUD DEL LABORATORIO LA CALIDAD, S. A.
LA67-A87-*7 9LA $AL*:A:;
1
<uatemala, 2 de abril del !"
Licenciado
5edro 5ablo $ontreras A4uino
$ontador 5%blico y Auditor
(=. $alle 3>2 zona "!
<uatemala, ciudad.
-espetable Lic. 0arro4u)n
El Laboratorio La $alidad es una empresa de fabricacin, comercializacin y
distribucin de productos farmacuticos para el consumo humano.
El $onse&o de Administracin est re4uiriendo sus servicios para realizar una
Auditoria *nte#ral a su rea de produccin y sus niveles de productividad.
5or lo e1puesto anteriormente 4uedamos a la espera de su carta propuesta
para determinar las condiciones del traba&o y los honorarios del mismo.
Atentamente,
?uan @ranco
5residente del $onse&o de Administracin.
Laboratorio La $alidad S. A.
Familiai!aci"n, In#esti$aci"n, An%lisis & Dia$n"stic' del La('at'i' La
Calidad, S. A.
Alcance de la E#al)aci"n
2
$onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La
$alidad en el ao !!/ y su comparacin con el ao !!( en sus reas de
produccin.
Res)ltad's Es*ead's
0edir el nivel de productividad alcanzado en el ao !"! por el Laboratorio La
$alidad y su comparacin con el ao !"" en sus reas de produccin y
establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas
necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario.
C''dinaci"n
El #rupo de profesionales 4ue llevaran a cabo la evaluacin, estar inte#rada
en la si#uiente formaA
C''dinad' GenealA Estar a car#o de un $ontador 5%blico y Auditor, con
e1periencia en Auditor)a *nte#ral.
G)*' M)ltidisci*linai' de e+*et'sA Estar conformado por los si#uientes
profesionales con e1periencia en su rea de especializacin, *n#eniero Bu)mico
con e1periencia en el mane&o de plantas farmacuticas. $ontador 5%blico y
Auditor con conocimientos de sistemas de informacin y administracin de un
laboratorio farmacutico nacional. Licenciada en @armacia con e1periencia
como :irectora 8cnica en laboratorios farmacuticos. Licenciada en @armacia,
e1perta de la 7r#anizacin 0undial de la Salud C70SD, para la evaluacin de la
planta con relacin al cumplimiento de las 6uenas 5rcticas de 0anufactura de
acuerdo al informe > y #rupo de evaluadores, tcnicos o profesionales con
e1periencia en laboratorios farmacuticos, en las reas de fabricacin, lo#)stica
y mantenimiento.
Res*'nsa(ilidades de l's ,'-esi'nales .)e lle#a%n a ca(' la e#al)aci"n
C''dinad' GenealA Es el responsable de administrar y e&ecutar la
evaluacin inte#ral. Su funcin principal es supervisar el traba&o 4ue
realice el #rupo de evaluadores, desde la planeacin hasta la entre#a
del informe final.
<rupo 0ultidisciplinario de E1pertos
Sus funciones principales sonA
La definicin del dia#nstico #eneral.
La interpretacin de los resultados
3
La &erar4uizacin de los problemas
Las conclusiones y recomendaciones
La definicin del contenido del informe final
G)*' de E#al)ad'esA Son los tcnicos debidamente capacitados 4ue
tendrn a su car#o el traba&o de campo, como es la recopilacin de
informacin 4ue servir de para base para los anlisis, conclusiones y
recomendaciones.
El Ent'n'/
El Laboratorio La $alidad se ve afectado por los si#uientes aspectos
macroeconmicosA
La econom)a del pa)s
La in&erencia del <obierno en lo#rar el abastecimiento de las medicinas
a ba&o precio.
Alto nivel de competencia
La ley de marcas y patentes, recin aprobada por el <obierno, debido a
4ue es un laboratorio de formulacin y no de investi#acin.
La implementacin del *nforme > de 6uenas 5rcticas de 0anufactura
por parte del <obierno.
Estos aspectos afectan el crecimiento y desarrollo del Laboratorio La $alidad,
S. A. y le hacen incrementar sus costos operativos y sus re4uerimientos de
capital.
Base Le$al
-azn o denominacin le#alA Laboratorio La $alidad, S.A. Cnombre
ficticioD
<iroA Empresa 0anufacturera *ndustrial
7b&etoA Es la fabricacin, importacin, distribucin y comercializacin de
productos farmacuticos.
@echa de constitucinA "" de &ulio de "'(!
4
EbicacinA $iudad de <uatemala
0arco <eo#rfico
5or la ubicacin #eo#rfica donde se encuentra el Laboratorio La $alidad, S. A.
los si#uientes aspectos influyen en sus actividadesA
$limaA 8emplado lo cual es una venta&a para la fabricacin y
mantenimiento de las materias primas.
:istanciaA Facia los centros productivos e industriales de
aprovisionamiento el laboratorio se encuentra ubicado dentro del
per)metro urbano, en la cual se encuentra la mayor)a de los centros
productivos y de aprovisionamiento,
-ecursos FumanosA 5or su ubicacin dentro de la ciudad de <uatemala
el obtener recursos humanos no presenta dificultad e1cepto el personal
calificado para sus reas de produccin.
Acces' a l's Mecad's
A los mercados internos se cuenta con total acceso. Los mercados e1ternos o
de e1portacin el acceso se ve limitado por los trmites en los re#istros
sanitarios, por4ue a%n no se encuentran armonizados los pa)ses
centroamericanos y para otros pa)sesG fuera del rea hay restricciones de
acceso por limitaciones #ubernamentales e&emploA 01ico.
Facilidad de Tans*'tes
5or su ubicacin en la ciudad de <uatemala el laboratorio cuenta con servicios
de transporte para la entre#a de sus productos el medio de transporte 4ue
puede ser propio o contratado para ese fin, as) mismo el desarrollo de
empresas de servicio, tipo courier vienen a completar la distribucin de los
productos.
Acces' a l's Se#ici's ,0(lic's & ,i#ad's
Se cuenta con todos los servicios p%blicos, como lo son ener#)a elctrica,
a#ua, limpieza y drena&es entre otros, adems puede contar con la contratacin
de servicios privados en la mayor)a de sus re4uerimientos, e1cepto el servicio
5
de a#ua, para lo 4ue cuenta con pozo propio 4ue le permite desarrollar todas
sus actividades sin nin#%n problema.
An%lisis de la In-'maci"n O(tenida
Se realizaron entrevistas con los si#uientes e&ecutivos del Laboratorio La
$alidad, S. A.A
<erente de 5roduccin
<erente de @inanzas
<erente de -ecursos Fumanos
Supervisores de las reas de empa4ue y fabricacin
?efe de departamento de Lo#)stica
$on la finalidad de obtener la suficiente informacin 4ue permita conocer los
ob&etivos, planes, pro#ramas, sistemas y los controles, as) como las principales
fortalezas y debilidades para 4ue el #rupo de evaluacin estuviera en la
posibilidad de elaborar la propuesta formal 4ue incluyera 4uienes iban a
realizar la evaluacin, 4ue estudios, tcnicas de apoyo, criterios de medicin,
indicadores y parmetros se iban a utilizar, as) como el tiempo y costo de la
evaluacin.
,RO,UESTA DE SER1ICIOS ,ROFESIONALES
<uatemala, ! de abril del !"
*n#eniero
?uan @ranco
6
5residente del $onse&o de Administracin
Laboratorio la $alidad, S. A.
Estimado *n#eniero @rancoA
A continuacin presentamos nuestra propuesta de servicios profesionales para
realizar una auditor)a inte#ral a su rea de produccin y sus niveles de
productividad en los aos !"! y !"".
$on esta propuesta esperamos confirmar nuestro entendimiento de las
responsabilidades mutuas de nuestro traba&o como auditores del Laboratorio La
$alidad, S. A.
Alcance de la AuditoriaA
$onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La
$alidad, S. A. en el ao !"! y su comparacin con el ao !"" en su rea de
produccin.
-esultados EsperadosA
-esponsabilidad de la AdministracinA
La administracin del Laboratorio la $alidad, S. A. es responsable de
proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en
la pruebas de evaluacin, as) como poner a disposicin al personal tcnico y
profesional para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar se#uimiento a
las recomendaciones 4ue vaya su#iriendo el #rupo de evaluadores, as) como
realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin obtenida.
*nformes a entre#arA
$omo parte de nuestra evaluacin se estar)a entre#ando al Laboratorio, lo
si#uienteA *nforme final de los hallaz#os y recomendaciones de la evaluacin, el
cual se entre#ar el " de &unio del !".
Fonorarios
Huestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo 4ue intervienen
nuestros socios y los profesionales nombrados para realizar la evaluacin.
Femos estimado nuestros honorarios en B.>!,!!!.!! mas *IA, los cuales
debern ser cancelados de la si#uiente maneraA primer del J!K al inicio de la
evaluacin y 2!K contra entre#a del informe final.
Si encontramos al#una circunstancia 4ue pueda afectar si#nificativamente el
alcance de nuestro traba&o y los honorarios antes indicados se los
informaremos de forma inmediata.
Si la propuesta llena sus e1pectativas, favor confirmarnos su aceptacin.
Atentamente
Lic. 5edro 5ablo $ontreras A4uino
$5A $ole#iado Ho. !'''''
CARTA DE ACE,TACI2N DE LA ,RO,UESTA DE AUDITORIA INTEGRAL
7
LA67-A87-*7 9LA $AL*:A:;
<uatemala, , de abril del !!'
Licenciado
?or#e @ernando $ontreras A4uino
$ontador 5%blico y Auditor
(= $alle 3>2, .ona "!
<uatemala, $iudad
Estimado Lic. 0arro4u)nA
Femos le)do con detenimiento su propuesta de servicios para realizar una
auditor)a inte#ral al rea de produccin de nuestro Laboratorio La $alidad, S.A.
5or este medio deseamos confirmar nuestra aceptacin a la misma.
Esperamos 4ue nuestro personal les d la me&or atencin en beneficio de 4ue
la evaluacin a realizar nos d los me&ores resultados en beneficio de nuestro
laboratorio.
Atentamente,
Laboratorio La $alidad, S.A.
*n#. ?uan @ranco
5residente del $onse&o de Administracin
,LANIFICACI2N DEL TRABA3O A DESARROLLAR
El traba&o se desarrollar con base a la necesidad de actividades a realizar
para una auditoria inte#ral.
O(4eti#'s de la A)dit'ia Inte$al
8
$onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La
$alidad, S. A. del ao !"" en su rea de produccin, a travs del mtodo de la
Evaluacin *nte#ral.
In-'maci"n Geneal del Cliente
El Laboratorio la calidad, S. A. se constituy por medio de escritura p%blica el""
de &ulio de ",'(!, ba&o las leyes mercantiles del pa)s, iniciando operaciones el
de enero de "'(. La planta de produccin se encuentra ubicada en el +m.
",., $arretera -oosevelt .ona / de 0i1co y sus oficinas administrativas en "ra
$alle "23'/ .ona "( $olonia Lavarreda. El Laboratorio se dedica a la
fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para
consumo humano, utilizando los procesos 4ue #arantizan la calidad de los
productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con estndares
internacionales de calidad y fabricacin. El Laboratorio vende sus productos
tanto en el mercado local como al resto de $entroamrica.
Le$islaci"n A*lica(le
El Laboratorio La $alidad, S. A. para la realizacin de sus actividades debe
cumplir y respetar con cierta le#islacin 4ue le aplica, entre estas leyes se
pueden mencionar las si#uientesA
$onstitucin 5ol)tica de la -ep%blica de <uatemala.
$di#o $ivil, :ecreto ley "!J.
$di#o de $omercio, :ecreto 3/! del con#reso de la -ep%blica.
Ley de patentes de *nvencin, 0odelos de Etilidad, :ibu&os y :iseos
*ndustriales, :ecreto ley n%mero ",>3(,.
$di#o de Sanidad, :ecreto H%mero "(/' de la 5residencia de la
-ep%blica.
$di#o 0unicipal, :ecreto H%mero ""(>
$di#o de 8raba&o, :ecreto H%mero "22" del $on#reso de La
-ep%blica.
$di#o 5rocesal $ivil y 0ercantil, :ecreto Ley H%mero "!/
$di#o 5enal, :ecreto H%mero "/3/> del $on#reso de La -ep%blica
$di#o 5rocesal 5enal, :ecreto H%mero ,3/> del $on#reso de La
-ep%blica
Ley or#nica del *nstituto <uatemalteco de Se#uridad Social.
9
$di#o 8ributario, :ecreto H%mero J3'" del $on#reso de la -ep%blica.
Ley del *mpuesto al Ialor A#re#ado *IA, :ecreto Ley /3'.
Ley del *mpuesto Sobre La -enta, :ecreto J3'.
Ley del *mpuesto de Solidaridad C*S7D
Ley del *mpuestos de 8imbres @iscales y de 5apel Sellado Especial para
5rotocolos, :ecreto >/3' del $on#reso de la -ep%blica y sus
-eformas.
Est)ct)a Administati#a & O$ani!aci'nal
O$ani$ama del La('at'i' La Calidad, S. A.
10
O$ani$ama del 5ea de ,'d)cci"n.
F)nci'nes Geneales del 5ea de ,'d)cci"n.
La funcin principal del rea de produccin es la de transformar o convertir los
insumos como materias primas y mano de obra en productos terminados,
incluyeA
0ane&o de los procesosA se refiere al diseo de los procesos del sistema
de produccin. Esto es eleccin de tecnolo#)a, distribucin de las
11
instalaciones, anlisis del flu&o de los procesos, ubicacin de las
instalaciones, e4uilibrio de las l)neas, control de los procesos y anlisis
de transporte.
:eterminar los niveles ptimos de produccin. Las cuales incluyen,
planificacin de las instalaciones, pro#ramacin, planificacin de la
capacidad y anlisis de corridas.
0ane&o de los inventarios, se refiere a la administracin del nivel de
materias primas, productos en proceso y productos terminados, se
incluye las decisiones de compras y tiempo de rerdenes.
Administracin del recurso humano, tanto operativo como especializado,
de la capacitacin y motivacin.
-esponsable de #arantizar la calidad de los productos y servicios
producidos.
,es'nal Cla#e
Es el personal con 4ue se realizarn las entrevistas, anlisis y cuestionarios.
<erente de @inanzas
<erente de -ecursos Fumanos
<erente del Lrea de 5roduccin
?efe del :epartamento de Lo#)stica
?efe de mantenimiento del Lrea de 5roduccin
Supervisores de las Lreas de @abricacin y Empa4ue
,)e(as de C'nt'l
El conocimiento del control interno se realizar por medio de cuestionarios y de
narrativa. 5ara probar la eficacia operativa de los controles del Lrea de
5roduccin.
,'cedimient's S)stanti#'s
5ara llevar a cabo las pruebas sustantivas anal)ticas, se basar en el criterio
del <rupo de Evaluadores y del E4uipo 0ultidisciplinario, basado en la
e1periencia de cada uno de estos profesionales, los cuales indicarn la
profundizacin de las mismas, y se concertarn con el <rupo de 5ersonal
$lave.
12
As*ect's a Anali!a
El Entorno, son los aspectos macroeconmicos 4ue estn fuera del
control del Laboratorio La $alidad, S. A., y 4ue es importante su anlisis
para ver el efecto 4ue puedan tener en los crecimientos y su futuro.
La 6ase Le#al, 4ue es importante determinar si cumple en todos los
aspectos con las leyes correspondientes.
El 0arco <eo#rfico, puede determinar beneficios o limitaciones en la
realizacin de sus operaciones del Laboratorio La $alidad, S. A.
El 5ersonal, constituye uno de los factores ms importantes en la
administracin de los recursos del Laboratorio, La $alidad, S. A., por
esta razn es determinante evaluar sus aspectos de capacitacin,
motivacin y profesionalismo.
Las reas relacionadas con la produccin, a4u) se determinar si los
procesos o los servicios 4ue otros departamentos deben brindar al rea
de produccin, no afectan su productividad.
Los sistemas de informacin, determinar si cumplen con las e1pectativas
de control e informacin adecuada para los procesos del rea de
produccin.
T6cnicas & M6t'd's de An%lisis a Utili!a
Entrevistas
$uestionarios
Anlisis de la informacin obtenida
E4ec)ci"n de la E#al)aci"n Inte$al
El Laboratorio La $alidad, S. A. est inte#rado por un con&unto de procesos y
procedimientos 4ue se derivan de diversas especialidadesA
0edicamentos
Envase y embala&e
13
5roductos y procesos 4u)micos
Huevos materiales
5roteccin del medio ambiente
Laboratorio central anal)tico y certificador.
Los ob&etivos planteados por el Laboratorio La $alidad, S. A. a mediano plazo,
son los si#uientesA
*dentificar l)neas de desarrollo tecnol#ico si#nificativas para consolidar
la capacidad productiva.
-eforzar e incrementar mecanismos de vinculacin con la industria
Apoyar al desarrollo de los recursos humanos para la modernizacin
tecnol#ica.
Ase#urar y consolidar la capacidad instalada.
Establecer l)neas de accin institucionales para optimizar las buenas
prcticas de manufactura.
Se identificaron como necesidades bsicas de la industria las si#uientesA
Aumentar la competitividad de las empresas en el mercado nacional e
internacional.
:esarrollar nuevos y me&ores materiales, procesos, mtodos y nuevos
productos para la industria.
0e&orar y restaurar el medio ambiente
-educir los a#otados en la comercializacin de los productos.
$ontar con un marco de referencia adecuado para respaldar la calidad
de los productos.
0e&orar su productividad y ase#uramiento de la calidad.
:esarrollar, adaptar o transferir tecnolo#)a.
0antenerse a la van#uardia de las buenas prcticas de manufactura.
:entro de esta etapa de la revisin inte#ral y para verificar el cumplimiento de
los ob&etivos el #rupo de evaluadores se dio a la tarea de estudiar al#unas
reas y procesos de la empresaG las observaciones se resumen as)A
@alta de cultura administrativa
14
@alta de orientacin de las funciones de la empresa para cumplir las
buenas prcticas de manufactura.
5roblemas de seleccin de personal adecuado
5roblemas estructurales y funcionales
:esorientacin de los ob&etivos.
Al#una *nfraestructura en malas condiciones.
Est)ct)a O$ani!aci'nal
Se encontr la necesidad de reestructurar la or#anizacin actual para poder
cumplir con los ob&etivos, las atribuciones y sus responsabilidades.
:entro de la estructura e1ist)an al#unas reas 4ue no ten)an una ubicacin
adecuada, de manera particular en las direcciones de administracin, finanzas,
promocin y ventas. 8ampoco se contemplaba un rea de or#anizacin y
mtodos lo 4ue repercut)a en la falta de controles y manuales actualizados de
or#anizacin.
O$ani!aci"n
Los manuales de or#anizacin y procedimientos, re4uer)an de actualizacin y
deb)an implantarse a nivel departamental a fin de 4ue el personal los conociera
y utilizara para facilitar y tener eficiente su traba&o.
,'l7ticas Instit)ci'nales & N'mas de O*eaci"n
La empresa se encontraba en un proceso de redefinicin tanto de sus pol)ticas
#enerales de actuacin como de sus normas de operacin en cada una de sus
reas.
Esta decisin fue fundamental para la or#anizacin a fin de limitar y re#ular la
actuacin de cada direccin yMo rea. En el momento de la revisin
funcionaban en completa libertad, de 4ue restrin#iera las posibilidades de
calificar su cumplimiento.
Sistemas & ,'cedimient's
Se observ la necesidad de disear un sistema inte#ral de informacin interna,
4ue vinculada con una red de sistemas y procedimientos, hiciera ms eficaz la
operacin de la empresa, as) como fortalecer la infraestructura e1istente en el
rea de informtica.
Administaci"n del Rec)s' 8)man'
15
Eno de los principales problemas de las %ltimas administraciones fue la
rotacin del personal tcnico calificado. Ho obstante las restricciones salariales,
la empresa hab)a contratado personal para cubrir esta situacin, en las reas
principalesA sin embar#o, la rotacin no ced)a debido a la falta de est)mulos
salriales atractivos y a e1pectativas de desarrollo profesional, por lo 4ue la
empresa no tenia consolidada una plantilla ya 4ue el personal, al obtener
e1periencia prctica, renunciaban para buscar oportunidades me&or
remuneradas.
Se ten)a previsto disear e implantar una serie de acciones tendientes a
optimizar la administracin del personal, entre ellas estabanA
En pro#rama de capacitacin.
El diseo e implantacin de un catalo#o con la descripcin y perfiles de
puestos.
0todos y tcnicas de seleccin y contratacin de personal.
La actualizacin yMo diseo de manuales de or#anizacin, de
procedimientos, formatos e instructivos.
La inte#racin de un manual de pol)ticas institucionales.
El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento el
personal.
C'nt'l Inten'
El propsito de la evaluacin del control interno es determinar el nivel de
confiabilidad del funcionamiento de los procedimientos establecidos, al realizar
la evaluacin se encontr 4ue la situacin del control interno era el si#uienteA
E1ist)a un pro#rama de evaluacin interna 4ue se aplicaba conforme a la
normativa y calendario establecido.
@altaba actualizar e implantar pol)ticas y normas a nivel institucional.
Se re4uer)a perfeccionar parmetros e indicadores 4ue sirvieran para
evaluar el #rado de cumplimiento de los ob&etivos de la empresa en lo
#eneral y en cada una de sus reas en lo particular.
$arec)a de un sistema de informacin #erencial inte#ral, lo 4ue limitaba
la adecuada toma de decisiones.
C)esti'nai's de E#al)aci"n A*licad's en el La('at'i' La Calidad, S. A.
16
A continuacin se presenta los cuestionarios de evaluacin 4ue fueron
utilizados para la evaluacin del Laboratorio La $alidad, S. A. por reas de
productividad, operacin y funcionamiento en el 4ue operaA
.
A)dit'ia Inte$al ,T A 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' 5ea de ,es'nal -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
-eclutamiento, seleccin y contratacin
". NE1iste un pro#rama establecido para el reclutamiento y seleccin de
personalO
17
S* H7
. NBu fuentes de reclutamiento se utilizan normalmenteO
5ersonal S*
A#encia de empleo S*
6olsa de traba&o H7
5eridicos y revistas S*
Eniversidades S*
7tros. H7
>. NLlenan los aspirantes una solicitud de empleo 4ue consi#ne sus datos
personales y los relativos a la escolaridad, especializacin e1periencia y
referencias de traba&oO
S* H7
2. NSe verifican los datos de la solicitud y referencias de empleos anterioresO
S* H7
,. NSe practica e1amen mdicoO
H7, pero se pide tar&eta de salud para el personal de la fbrica
J. NSe hacen pruebas psicomtricasO
S* H7
/. NLos supervisores hacen pruebas prcticasO
S* H7
(. NBu criterios se toman para la seleccin de personalO
Hivel de Estudios, E1periencia, Fistoria Laboral, $apacidad
'. N$ul es la pol)tica 4ue se si#ue para la contratacinO
-ecursos Fumanos propone candidatos y el &efe del departamento eli#e
al mas apropiado para la plaza.
"!. NSe considera 4ue los puestos principales estn ocupados por personas
conA
a. $apacidad tericaO S* H7
b. E1perienciaO S* H7
18
c. FabilidadO S* H7
d. *nte#ridadO S* H7
e. :inamismoO S* H7
"". NSe adaptan los hombres a las funciones o las funciones a los hombresO
8odo puesto se llena con la persona 4ue llene las caracter)sticas del
puesto.
". NSe colocar la persona adecuada en el puesto adecuadoO
S* H7
">. NFay un pro#rama de induccin diri#ido a los nuevos empleados tanto a la
empresa como al puesto 4ue va a desempearO
S* H7
"2. NSe capacita a los operariosO
S* H7
",. NSe capacita a funcionarios y empleadosO
S* H7
"J. NSe cuenta con estudios de anlisis y evaluacin de puestosO
S* H7
"/. NSon revisados peridicamenteO
S* H7
"(. NBuin es el encar#ado de revisarlosO
-ecursos Fumanos
"'. NAsisten funcionarios a cursos fuera de la empresaO
$onforme el plan de capacitacin
!. NAsisten empleados a cursos fuera de la empresaO
En muy raros casos los de 0antenimiento
". NSe imparten cursos a funcionarios dentro de la empresaO
S* H7
. NSe imparten cursos a empleados dentro de la empresaO
19
S* H7
>. NLos e&ecutivos se desarrollan por medio de una rotacin en varios
puestosO
En muy raras ocasiones
2. NSe presenta al personal de nuevo in#reso con todos sus compaeros de
traba&o y se le muestran las instalaciones de la empresaO
S* H7
,. NSe proporciona al personal de nuevo in#reso los elementos necesarios
para 4ue ten#an un conocimiento suficiente de la empresa y un buen
desempeo de su puesto, tales como
a. 0anuales y bienvenidaO S*
b. 0anuales de or#anizacinO H7
c. *nstructivos espec)ficos, etcteraO S*
J. NE1iste un per)odo de capacitacin para ambientarse al traba&o y a la
empresaO
S* H7
/. NE1isten mtodos para el anlisis y evaluacin de puestosO
S* H7
(. NLos funcionarios autorizan las contrataciones del personal de nuevo
in#resoO
S* H7
'. NSe dan a conocer ampliamente las funciones y actividades del puesto a
cada empleadoO
S* H7
>!. NE1isten en los e1pedientes de personal, antecedentes y &ustificacin de su
contratacinO
S* H7
>". N$ontienen los e1pedientes, fechas de in#reso, cate#or)a, salario, periodo
de contratacin, faltas y permisos econmicos, altas y ba&as del *<SSO
S* H7
20
A)dit'ia Inte$al ,T B 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' 5ea Rec)s's
Mateiales -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NLa infraestructura de la 4ue dispone es suficiente y adecuada para el
cumplimiento de sus ob&etivos y responsabilidadesO
S* H7
. NSon suficientes los espacios f)sicosO
S* H7
21
>. NSon adecuadosO
S* H7
2. N$ul es el estado actual de las oficinasO
6ueno C S* D, 0alo C D, -e#ular
,. NE1iste suficiente y adecuada se#uridad para el personal y los bienes de la
empresa en #eneralO
S* H7
J. NE1iste se#uridad tcnica con ob&eto de satisfacer plenamente las
eventualidadesO
S* H7
/. NLa infraestructura es adecuada para el cumplimiento de los pro#ramas de
la empresaO
S* H7
(. NE1iste el e4uipo tcnico para cumplir con eficiencia los pro#ramasO
S* H7
'. NE1iste el e4uipo administrativo para cumplir con eficacia los pro#ramasO
S* H7
"!. NEl e4uipo tcnico es suficiente y adecuado para el cumplimiento de los
pro#ramasO
S* H7
"". NEl e4uipo tcnico administrativo es suficiente y adecuadoO
S* H7
". NEstn ase#urados los e4uiposO
Ho se recibi informacin al respecto
">. NSon vi#entes los contratos de se#urosO
Ho se recibi informacin al respecto
"2. NSe utiliza a su capacidad m1ima el e4uipo disponible en todos los meses
de aoO
La mayor)a de veces si
22
",. N$on 4u re#ularidad traba&an los e4uiposO
( Foras C D, " Foras C P D,
"( Foras C D, 2 Foras C D
"J. NEs necesario renovar, me&orar o cambiar los e4uiposO
8ableteadoras y e4uipo de a#ua desionizada especialmente
"/. NSe dispone de presupuestoO
S* H7
"(. NLos e4uipos son suficientes y adecuados para apoyar los traba&os de
inversiones y desarrollo tecnol#icoO
$on e1cepcin de los mencionados anteriormente
"'. NSe cuenta con servicios de procesamiento de datosO
S* H7
!. N$uenta la empresa con los si#uientes servicios p%blicos y privadosO
a. A#ua S*
b. Ener#)a Elctrica S*
c. <as S*
d. $ombustible S*
e. $omunicacin en #eneral S*
f. 0edios de transporte S*
". NFay al#%n plan de crecimiento debidamente inte#rado para las
instalacionesO
S* H7
. NSe conocen los manuales operativos del e4uipoO
S* H7
>. NSe usan estos manualesO
S* H7
2. NE1iste e4uipo au1iliar para emer#enciasO
Limitado
23
A)dit'ia Inte$al ,T C 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' Aea
Mantenimient' -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NSe dispone para cada e4uipo de pro#ramas de mantenimiento
a. 5reventivoO S*
b. 5roductivoO H7
c. $orrectivoO S*
. NEstn actualizadosO
S* H7
>. NEl mantenimiento lo proporciona personal
24
E1terno C D *nterno C D Ambos CPP D
2. NE1isten contratos de mantenimiento y estn debidamente actualizadosO
S* H7
,. NE1isten repuestos en el mercado nacional para los e4uipos y se pueden
conse#uir de inmediatoO
La mayor parte
J. NEn caso de descompostura mayor e1isten sustitutos de los e4uipos yMo
soportes tcnicos Ctiempo3m4uinaD en otras instalaciones de la empresaO
Ho para todos los e4uipos, son e4uipos importados
/. NSe lleva un control de las rdenes de traba&o 4ue in#resan al rea de
mantenimientoO
S* H7
(. NSe lleva estad)stica de las reparaciones mayores y menores por rea y por
m4uinaO
Se tienen re#istros, pero no estn tabulados
'. NSe cuenta con pro#ramas de mantenimiento preventivo y correctivo para
los inmuebles propios y arrendadosO
S* H7
"!. NLa unidad de mantenimiento puede comprar directamente la partes y
repuestos y contratar con talleres especializados, o se hace por conducto de la
oficina de comprasO
0antenimiento y la <erencia de 5lanta
"". NE1iste un pro#rama anual de mantenimiento preventivo adecuado a los
ob&etivos de productividad en el 4ue se identifi4ue las instalaciones y los
e4uipos 4ue lo re4uieranO
S* H7
25
A)dit'ia Inte$al ,T D 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' Aea Ad.)isici'nes -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NFay un manual de procedimientos actualizado 4ue administre las
ad4uisicionesO
S* H7
. NSe difunde entre los 4ue inte#ran el reaO
S* H7
>. NLas actividades 4ue realizan las oficinas encar#adas del mane&o de
materiales, estn claramente especificadasO
S* H7
2. NEl personal, e4uipo y espacio f)sico asi#nado al rea de ad4uisiciones es el
adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funcionesO
26
S* H7
,. NE1iste un pro#rama calendarizado de ad4uisiciones de materiales de
consumo, bienes y serviciosO
S* H7
J. NEl rea de ad4uisiciones tiene un presupuesto definidoO
S* H7
/. NBu reas participan en la elaboracin del presupuestoO
El presupuesto de $ompras lo traba&a la ?efe de $ompras y el
<erente de 5lanta
(. NBu aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de
compras, pro#ramas de produccin, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos,
nuevos productosO
Ialor del inventario, capacidad instalada, nivel de servicio, tiempo
de ad4uisicin de materiales y tiempo de produccin,
costos y precios de ventas, histrico de ventas y ventas en
el *0S.
'. NA 4u nivel de detalle se elabora el presupuestoO
$uenta de #astos por departamento
"!. N$onoce el rea de compras las disposiciones vi#entes, en lo relativo a
ad4uisiciones, y se han difundido adecuadamente entre los empleados 4ue las
deban aplicarO
S* H7
"". NBu procedimientos re#ulan la recepcin de re4uisiciones de compra de
materiales de consumo y de bienes en cada una de las reasO
Bue el material trai#a certificado de anlisis de un proveedor
calificado y 4ue cumpla con las especificaciones fi&adas por
<arant)a de $alidad, en el tiempo y cantidad solicitados.
". NBu pol)ticas se tienen en la ad4uisicin deA
Iol%menes de compra Q Hiveles de *nventario
0a4uinaria y e4uipo Q Hin#uno
0aterias primas Q Hiveles de *nventario
27
0ateriales Q Hiveles de *nventario
">. NSe cuenta con un listado actualizado de proveedoresO
S* H7
"2. N$ontiene al#una o todas las si#uientes especificacionesO
a. :el producto
b. :e control de calidad
c. :e conservacin
d. :e empa4ue
e. :e mane&o
f. :e condiciones de compra
#. :e transporte
h. :e pedidos m)nimos
S* H7
",. N$mo se controlan los descuentos 4ue otor#an los proveedoresO
Se pone el precio en la orden de compra y cuando hay
bonificacin se in#resan con costo cero.
"J. NBu procedimiento se si#ue para las clasificacin de compras menores y
mayor y 4u importes re#ulanO
Las menores son autorizadas por el <erente de 5lanta y las
mayores por el <erente $orporativo
"/. NSe analiza en cada compra las condiciones de mercado y los costos de
transportacinO
En la mayor parte de los casos
"(. NE1iste la coordinacin entre compras, almacenes y cuentas por pa#ar
para el pa#o de proveedoresO
S* H7
"'. NEl personal de ad4uisiciones desempea funciones de ca&a o contabilidad,
adems de llevar los re#istros au1iliares de compraO
5reparan la documentacin para $ontabilidad de $ostos
28
!. NLa recepcin de mercanc)a est confiada a una oficina o persona
independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de
materialesO
El ?efe de 6ode#a
". NSe comprueba 4ue todos los proveedores, sean fabricantes o
comerciantes establecidos y no slo intermediariosO
Fay un procedimiento de precalificacin de 5roveedores
. NBu mtodos se han establecido para verificar 4ue se d aviso oportuno a
las oficinas de compras y de contabilidad respecto de las devoluciones sobre
comprasO
Se pasa un reporte de rechazo de <arant)a de $alidad, solo los
materiales 4ue tienen el aprobado son pa#ados
>. NSe prev 4ue todos los documentos ori#inales y sus avisos, no se utilicen
nuevamente y 4ue su cancelacin sea adecuada a travs de un sello fechador
de 9pa#ado;, 4ue acredite las entradas de materiales comoA
a. @acturasO S*
b. 8alonesO H7
c. $uentas de #astosO H7
d. Hotas de remisinO S*
e. Hotas de entradaO S*
f. 7trosO
2. NE1isten casos en 4ue un pedido mayor se fraccione y de ser as), por 4u
se haceO
Hecesidad de traer el producto mas rpido, se puede pedir una
parte area y otra mar)tima.
,. NBuin autoriza las comprasO
El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo
J. NBuin autoriza las compras mayoresO
El <erente $orporativo
/. NSe verifica 4ue en las re4uisiciones tramitadas, e1ista saldo
presupuestario para proceder a la ad4uisicin
29
H7
(. NEn caso de 4ue no e1ista presupuesto, 4u procedimiento se si#ue para
su autorizacinO
Aprobacin <erencia $orporativa
'. NAntes de autorizar los pedidos de compras, se verifican las e1istencias en
el almacnO
Fay un clculo de materiales 4ue verifica adems los materiales
en trnsito
>!. N:nde y 4uines elaboran el pedido de comprasO
El <erente de 5lanta
>". NEna vez aprobada la re4uisicin, 4uines la firmanO
Se aprueba electrnicamente por el <erente de 5lanta la solicitud
de compra. La orden de $ompra lleva la firma del <erente de
5lanta y el <erente $orporativo.
>. NLos pedidos de compras estn foliadosO
S* H7
>>. NSe lleva un control de pedidos surtidosO
S* H7
>2. NEn 4u consiste el controlO
Se descar#an del trnsito de materiales. Adems, se hacen
e1plosiones de materiales semanalmente para decidir si un
material necesita adelantarse a la fecha de solicitud o para
verificar si hay un atraso y las razones del mismo.
>,. NEn estos controles se indican
a. @echa de entre#aO S*
b. Lu#ar de recepcinO S*
c. *mportes unitario y totalO S*
d. $aracter)sticas, cantidad y calidadO S*
>J. NE1isten pro#ramas de compras menores y mayoresO
8odo est inte#rado.
30
>/. NFay ad4uisiciones directas con base en el presupuesto calendarizadoO
H7
>(. NE1iste el rea de recursos financieros 4ue hace la valuacin real del bienO
S* H7
>'. NSe solicita cotizacin de precios a diferentes proveedoresO
:escriba brevemente el procedimientoA
Se consi#uen > cotizaciones para todos los materiales, con e1cepcin de
las materias primas de los productos ticos, 4ue a solicitud de @A-0A$70*8R
son de un fabricante calificado. Se toma en cuenta tambin las
condiciones de crdito, calidad, costo y nivel de servicio como parte del
sistema de calificacin de proveedores.
2!. NEn los pedidos de compras mayores se si#ue el procedimiento de
celebracin de concursosO
S* H7
2". NSe publican las convocatorias en los diarios de mayor circulacinO
S* H7
2. NEst el rea de recursos materiales, como funcin, debidamente separada
del rea de recurso financieroO
S* H7
2>. NSe efect%an pa#os anticipados a proveedoresO NEn 4u casosO
$uando son ma4uilas, por e&emplo proveedores de productos
inyectables CvacunasD.
22. NBuin autorizaO
El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo.
2,. NBu control se llevaO
$uenta por li4uidar
2J. NSe especifica en el contrato el porcenta&e de anticipoO
S* H7
2/. NEn ese caso se presenta fianzaO
S* H7
31
2(. NSe llevan a cabo compras de importacinO
S* H7
a. NBuin las autorizaO
El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo
b. NBuin realiza los trmites le#ales necesariosO
El ?efe de $ompras
c. N$mo se realiza el pa#oO
<iro o transferencia bancaria
2'. NSe verifican las entre#as en el almacn para constatarO
a. $antidades 4ue ampara el pedido de comprasO
S* H7
b. $alidad de los art)culos cotizadosO
S* H7
c. 5reciosO
S* H7
:escriba brevemente el procedimientoA
8odo material debe traer la orden de compra y certificado de
anlisis, #arant)a de calidad le ad&unta el reporte de aceptacin
o rechazo, compras verifica el precio y lue#o entre#a a
contabilidad.
,!. NSe cuenta con al#%n procedimiento para controlar las entre#as parciales a
cuenta de un pedidoO
S* H7
,". NSe elaboran en forma consistentes las modificaciones al pedidoO
S* H7
,. NBu documentos se remiten a la <erencia @inanciera para el trmite de
pa#o a proveedoresO
La factura del producto, el reporte de aprobado y la orden de
compra autorizada y el in#reso a bode#a.
32
,>. N$on 4u periodicidad se env)anO
8an pronto el material es aprobado por <arant)a de $alidad
,2. NLa direccin de recursos materiales re4uiere de las facturas de los
proveedoresO
Solamente $ompras
,,. N$ul es el procedimiento en el caso de 4ue las entre#as sean directas a
las reas y no al almacnO
8odo entra al almacn
,J. NSe elabora oportunamente la informacin administrativa necesaria para la
toma de decisionesO
Ho siempre
,/. N8iene acceso a ella el personal autorizado de la unidad de ad4uisicionesO
La mayor parte del tiempo 5-7IEE:7-ES
A)dit'ia Inte$al ,T E 9
La('at'i' la Calidad, S. A.
Elaborado
por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' Aea ,'#eed'es
-evisado
por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NSe cuenta con un procedimiento para el re#istro y control de las cuentas
por pa#ar a proveedoresO
S* H7
:escriba brevemente el procedimientoA
8odos los materiales ya in#resados al almacn se in#resan en la
base de datos de cuadro de cobranzas y despus se
descar#an de la base de datos los 4ue ya se pa#aron.
. N$ul es el trmite de recepcin y revisin de facturasO
El departamento de $ontabilidad revisa antes de contabilizar y
pa#ar.
>. N$ul es el rea responsable de elloO
33
$ontabilidad y 8esorer)a
2. NFay mtodos establecidos para controlar las facturas recibidasO
S* H7
:escr)balos brevementeA
Sistema de contrasea con talonarios numerados y personas
responsables de su mane&o
,. NE1iste un procedimiento de revisin previo al pa#oO En caso afirmativo,
NBu rea lo realizaO
Se revisa 4ue toda factura ten#a una orden de compra autorizada,
un informe de recepcin de bode#a, un aprobado de <arant)a
de $alidad.
J. NBu documentos sirven para verificar 4ue los bienes o servicios fueron
recibidosO
El informe de recepcin de 6ode#a y el aprobado de <arant)a de
$alidad
/. N$mo se controlan estos documentosO
$ompras los inte#ra antes del trmite del pa#o de la factura.
(. NSe re#istra contablemente la documentacin para los compromisos
contra)dos con proveedoresO
S* H7
'. NEstos compromisos estn considerados en el presupuesto autorizado y
clasificados correctamenteO
S* H7
"!. NBu rea controla los pasivosO
<erencia @inanciera
"". NBuin es el responsableO
$ontabilidad
". NSe mantienen debidamente inte#rados y depurados los saldos de la
cuenta de proveedoresO
Ho del todo
34
">. NSe preparan mensualmente anlisis por anti#Sedad de saldos de la
cuenta de proveedoresO
S* H7
"2. NSe efect%an ar4ueos peridicos, de la documentacin pendiente de pa#oO
S* H7
",. NSi se efect%an ar4ueos peridicos, stos se concilian con los re#istros
contablesO
S* H7
"J. NLos anticipos a proveedores se realizan por conceptos e1presamente
autorizadosO
S* H7
"/. NE1iste una calendarizacin adecuada para el pa#o de compromisos con
proveedoresO
S* H7
"(. NSe tienen en cuenta los descuentos por pronto pa#oO
S* H7
"'. NA la fecha se tienen compromisos deven#ados no pa#ados de e&ercicios
anterioresO
S* H7
!. NEstn debidamente contabilizadosO
S* H7
". NE1isten pa#os a proveedores 4ue no contaron con presupuesto
disponibleO
S* H7
. NE1isten pa#os pendientes a proveedores 4ue no cuentan con presupuesto
disponibleO
S* H7
35
>. NSe verifica 4ue la documentacin para pa#o a proveedores cuente con la
autorizacin respectiva, y 4ue re%na los re4uisitos le#ales, fiscales y sealen la
aplicacin contable presupuestal a re#istrarO
S* H7
2. NE1iste el re#istro de firmas ante las instituciones de crdito de las
personas autorizadas para e1pedir che4uesO
S* H7
,. NSe tiene establecido l)mite en importes para firma de los che4ues para los
directivos responsablesO
Ho hay l)mites
J. *ndi4ue cules son.
Ho hay l)mites
/. NEn la pliza de e#resos se re#istra el asiento contable correspondienteO
S* H7
(. NSe tiene establecido la pol)tica de no firmar che4ues en blanco o al
portadorO
S* H7
'. N:escriba brevemente el procedimiento para recabar la autorizacin y
firmas en los che4uesO
El departamento de 8esorer)a es el responsable de la elaboracin
y obtener las firmas de los che4ues como de la entre#a de los
mismos.
>!. NSe tiene establecido un procedimiento, lu#ar y horario personal para
efectuar el pa#oO
S* H7
:escr)balo brevementeA
8esorer)a entre#a los che4ues con un listado a una entidad
bancaria la cual los entre#a a los proveedores una vez a la
semana.
>". NSe usan m4uinas protectoras de che4uesO
S* H7
36
>. NSe cancelan los comprobantes pa#adosO
S* H7
:escriba brevemente el procedimientoA
Al momento de efectuar la entre#a de los mismos.
>>. NSe deduce responsabilidades por pa#os indebidosO
S* H7
>2. NBu tiempo se tiene establecido para 4ue los che4ues permanezcan en
ca&aO
Seis meses
>,. :escriba el procedimiento de cancelacin de che4ues vencidosA
$ada seis meses 8esorer)a anula los che4ues y devuelve a
$ontabilidad los soportes y facturas para su adecuado re#istro
contable nuevamente.
A)dit'ia Inte$al ,T F 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' Aea ,'d)cci"n -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NSe planea la produccin con tiempo suficiente para ase#urar la
disponibilidad de los materiales y mano de obraO
S* H7
. N$mo se planea y controla la produccinO
A partir de un 5ronstico de 0ercadeo se #enera un 5lan de
5roduccin. El <erente de 5lanta traslada el 5lan en forma
de 5ro#rama Semanal al <erente de 5roduccin y al ?efe de
<arant)a de $alidad. El <erente de 5roduccin hace la
funcin de $ontrol.
>. NSe lleva un control presupuestal de la produccin y est debidamente
coordinado con los de venta yMo finanzasO
Se lleva control de meses a mano y nivel de servicio
37
2. NBu tipo de pro#ramacin se lleva a caboO
5lan Anual de 5roduccin con desplazamiento cada dos meses y
5ro#rama Semanal con asi#nacin de recursos.
,. NSe establecen pro#ramas de produccin 4ue incluya datos relativos aO
a. EstndaresO S*
b. IolumenO S*
c. $alidadO Solo hay un standard
d. 8iemposO S*
e. $ostosO S*
f. 7trosO H7
J. NEl pro#rama de produccin se elabora en funcin de pronsticos de venta,
del presupuesto de ventas o del pro#rama de mercadotecniaO
5resupuesto de Ientas
/. N$ules son las reas 4ue participan en la elaboracin de los pro#ramas de
produccinO
El <erente de 5lanta
(. N$ules son los niveles &err4uicos 4ue intervienen en la elaboracin de los
pro#ramas de produccinO
<erencia de 5lanta
'. NBuines conocen los pro#ramas de produccin 4ue se elaboranO
<erente de 5roduccin, ?efe de Empa4ue, Encar#ado de <enerar
re4uerimientos y documentacin, <arant)a de
$alidad, $ompras Cen forma de e1plosin de materialesD,
6ode#a de 0ateriales Cen forma de plan de
re4uerimientosD
"!. NSe cuenta con informacin histrica de periodos de produccin anteriores
para hacer ms precisa la planeacinO
S* H7
"". NBuines conocen las estad)sticas o informacin histrica de produccinO
<erencia de 5lanta
38
". N$mo se elabora el presupuesto de produccinO
Fistrico y actualizacin de costos varios. 8ambin se inte#ra el
pro#rama de mantenimiento preventivo y las inversiones en
reparaciones mayores.
">. N$on 4u periodicidad se elaboraO
Anualmente
"2. NLos pro#ramas presupustales para inversin en e4uipo, inmuebles,
almacenes o plantas se formulan con base en pol)ticas de modernizacin,
competitividad, nuevos proyectos, nuevas necesidades del mercado y
financierasO
$apacidad *nstalada, reduccin de costos CmodernizacinD,
nuevas formas de producto.
",. NSe tiene un rea 4ue se dedi4ue e1clusivamente a la planeacin de la
produccinO
<erencia de 5lanta
"J. N$mo se desarrolla la funcin de planeacin en la produccinO
Se revisan las diferencias entre pronsticos y venta real, se revisa
el nivel de inventario de todos los productos, se revisa el in#reso
de los materiales de produccin, se ordenan los productos por
prioridad, se revisa el status del producto en proceso y se #enera
un plan.
"/. NSe toman en cuenta los informes de control de produccin para tomar
medidas correctivas o adecuaciones en la planeacin peridicaO
S* H7
"(. NBuin elabora la pro#ramacin de los sistemas de produccinO
<erencia de 5lanta
"'. N$mo se mantiene la empresa actualizada respecto de los avances
tecnol#icos relacionados con la actividadO
-evistas especializadas
!. NE1isten en la empresa estndares de produccinO
S* H7
". NSon desarrollados con base en los estndares de otras empresasO
39
S* H7
. NEstos estndares son para todos los procesos y todos los productosO
S* H7
>. NE1isten estndares de control de calidadO *ndi4ue cules
@armacopeas ESA o europea
2. N8iene puntos de control de calidad formalmente establecidosO
S* H7
,. NSe cuenta con un rea 4ue verifi4ue la aplicacin de los estndares de
produccinO
S* H7
J. NBu rea se encar#a de las medidas correctivasO
<erencia de 5lanta y <erencia de 5roduccin.
/. N$mo se controla la distribucin de materiales comprados para las reas
productivasO
8odo material tiene asi#nada una orden de produccin.
(. N$ul es la estructura de los horarios y &ornadas de traba&oO
:e /A>! a "JA>! y con horas e1tra hasta las "(A>!. Se traba&a
tambin en horas e1tra los sbados
'. NSe les ensea a los nuevos obreros en las reas donde traba&arnO
S* H7
>!. NSe averi#uan las causas de por 4u los traba&adores no alcanzan cierta
norma de desempeoO
S* H7
>". NLas condiciones y ambiente de traba&o son adecuadas en cuanto aA
a. *luminacin suficiente y uniformeO si
b. Limpieza, ventilacinO si
c. Hivel de ruidoO si
d. 5olvoO no
>. NE1iste e4uipo de proteccin personalO
40
S* H7
>>. NSe cuenta con e4uipo contra incendioO
S* H7
>2. NEst preparado el personal para una emer#enciaO
S* H7
>,. NEn 4u condiciones se encuentran los e4uipos de emer#enciaO
6uen estado
>J. NBu sistemas de salarios tienen establecidosO
5iramidal con a&ustes por anti#Sedad y competitividad
>/. NBu sistemas de costos utilizanO
Standard
A)dit'ia Inte$al ,T G 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
C)esti'nai' 5ea ,'d)cci"n/
In$enie7a Ind)stial -evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
". NSe cuenta con manuales e instructivos de operacin para la utilizacin de
ma4uinaria y e4uipoO
S* H7
. N$ul es el porcenta&e de utilizacin real, con respecto a la capacidad
potencial de ma4uinaria y e4uipoO
'/K para la mayor parte de los e4uipos
>. Si el porcenta&e es ba&o, N$ules razones &ustifican tal aprovechamientoO
2. NSe hacen estudios de mtodos de produccinO
Ho actualmente
,. NSe utilizan dia#ramas de anlisis del proceso y dia#ramas de recorridos
para el estudio de mtodosO
Ho actualmente
J. NLa colocacin de e4uipo y ma4uinaria, NEs ptima y funcionalO
41
S* H7
/. NSe utiliza plantilla para el estudio de la mayor disposicin de e4uipo y
ma4uinariaO
S* H7
(. NSe realizan estudios de tiempos y movimientosO
Ho actualmente
'. N$on 4u periodicidad se revisan para su actualizacinO
$ada tres o cuatro aos
"!. NSe realizan dia#ramas de hilos para el estudio de movimientosO
S* H7
"". NBu me&oras se han introducido en el %ltimo ao 4ue han permitido
eliminar operaciones o tareas innecesariasO
Eti4uetadora automtica, t%nel para termoenco#ible
". NSe analizan las causas de las fallas de operacinO
S* H7
">. NSe llevan a cabo las medidas correctivas de una vez analizadas dichas
fallasO
S* H7
"2. NEs eficaz el sistema de trfico internoO
S* H7
",. NSe efect%an estudios para el mane&o de materialesO
S* H7
"J. NBu e4uipos se utilizan para mane&ar materialesO
5ortapaletas y tro4uets
"/. NBu mtodo de recuperacin se si#ue para disponer de los materiales yMo
art)culos defectuososO
Se realizan de acuerdo al procedimiento de reprocesos
"(. N$mo se controlan las mermas yMo desperdiciosO
42
Se investi#an las desviaciones de acuerdo a 6uenas 5rcticas de
0anufactura
"'. NBu porcenta&e representa de la produccin terminada las mermas yMo
desperdiciosO
:e > a ,K
!. NBu departamento es el encar#ado de esa recuperacinO
Esa merma no es recuperable
". N$mo se mane&an los art)culos obsoletos o sobrantesO
Se planifica un plan de desalo&o de bode#a con la <erencia
$orporativa
A)dit'ia Inte$al ,T 8 9
La('at'i' la Calidad, S. A. Elaborado por L@55 @echa "/M!,M"
8alla!$'s & Rec'mendaci'nes *aa
Me4'a la ,'d)cti#idad del
La('at'i' La Calidad, S. A.
-evisado por 006< @echa "'M!,M"
Ene':3)ni' ;<9;
Los resultados de la evaluacin de la auditoria inte#ral de la productividad del
Laboratorio La $alidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y
entrevista con el personal de las reas su&etas a esta evaluacin y de los
)ndices e indicadores de productividad son los si#uientesA
8alla!$'s
". :el 5ersonalA
aD 5ractican un e1amen mdico #eneral al personal 4ue labora en
las reas de 5roduccin y <arant)a de $alidad.
bD La capacitacin es bsicamente sobre el traba&o a realizar no
tiene pol)tica de contratar con anticipacin, sobre todo en los
puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta
pol)tica.
cD Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de
puestos.
dD Establecer un pro#rama sobre capacitacin e1terna en estas
reas.
43
eD Establecer la pol)tica de rotacin de puestos.
fD Elaborar los manuales de or#anizacin.
#D :isear e implementar pro#ramas de capacitacin, motivacin y
desarrollo de personal.
hD Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin
de personal.
. -ecursos 0aterialesA
aD *nformar si sus e4uipos estn ase#urados o no.
bD Establecer pro#ramas para la ubicacin de toda la capacidad
instalada.
cD Elaborar un pro#rama de renovacin y cambio de e4uipo, sobre
todo por el nivel de especializacin.
dD Analizar la ad4uisicin de e4uipo para cumplir con el desarrollo de
la productividad del laboratorio.
eD Ad4uirir el e4uipo adecuado para emer#encias.
fD Es necesario elaborar un pro#rama institucional de ad4uisiciones.
#D :isear los controles faltantes y me&orar los ya e1istentes en los
proyectos de ad4uisicin y cumplir con la normatividad en todos
los concursos y compras.
hD Se re4uiere contratar personal con e1periencia para 4ue traba&e
en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin.
>. 0antenimientoA
aD Elaborar contratos de mantenimiento
bD Ad4uirir stocTs de repuestos para e4uipos 4ue no se encuentran
en plaza
cD 0antener control estad)stico de las reparaciones de e4uipo.
2. Ad4uisiciones
aD Elaborar manual de procedimiento para las compras.
44
bD Establecer pol)ticas para la ad4uisicin de la ma4uinaria y e4uipo.
cD 0antener listado actualizado y con todas sus referencias de sus
proveedores
dD Evitar las compras de ur#encias perdiendo oportunidad de
me&ores condiciones comerciales y de calidad.
eD Establecer un procedimiento espec)fico de control sobre la
papeler)a utilizada en los procesos de compra.
fD Establecer una pol)tica clara en el mane&o de presupuestos para
la compra de activos.
#D Establecer el mecanismo de control para los pa#os anticipados.
hD Elaborar procedimiento para el control de las entre#as parciales.
iD La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte
del tiempo.
,. 5roveedoresA
aD Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de
mantenerse actualizados.
bD Elaborar los procedimientos para el mane&o y control de los
proveedores y 4ue sean su&etos a aspectos de auditor)a interna.
cD Elaborar el manual para procedimientos y reas de
responsabilidad.
J. 5roduccin
aD Ho e1iste una adecuada coordinacin entre las reas de
5roduccin y 0ercadeo para la planificacin y lo#)stica.
bD Ho hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de
produccin, %nicamente una vez al ao.
cD Ho hay pro#rama de informacin tecnol#ica 4ue manten#a
actualizado al laboratorio.
dD Ho se utiliza estndares comparativos de la *ndustria
@armacuticas.
eD Ho hay sistema de medicin del rendimiento del personal.
fD Los lu#ares de traba&o se ven e1puestos al polvo.
/. *n#enier)a *ndustrial
45
aD @altan estudios de mtodos de produccin
bD Ho hay dia#ramas de anlisis de proceso y dia#ramas de
recorridos para el estudio de mtodos.
cD Ho hay estudios para el mane&o de los materiales
dD Ho hay estudios de tiempos y movimientos.
eD Ho hay control de mermas yMo desperdicios
(. -ecomendacionesA
aD *mplementar la realizacin de e1menes mdicos a todo el
personal 4ue interviene directamente en los procesos de
fabricacin y #arant)a de calidad.
bD Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de
produccin y #arant)a de la calidad, tanto interna como e1terna,
as) como un sistema de informacin 4ue les manten#a
actualizados con los avances y la tecnolo#)a.
cD Establecer pol)ticas y procedimientos con sus respectivos
manuales.
dD *mplementar pro#ramas de motivacin al personal para me&orar
los procesos de produccin y productividad.
eD Establecer indicadores de productividad y estndares de
produccin.
fD -ealizar un anlisis de e4uipo con 4ue se cuenta, para establecer
un plan de inversin de e4uipo 4ue contribuya al me&oramiento de
la productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
#D Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al mane&o del
e4uipo para 4ue el <erente de 5lanta vele por4ue su e4uipo este
ase#urado, contar con planes de mantenimiento y sistemas de
contin#encia en caso de falta de respuestas.
hD Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de
produccin y 0ercadeo con relacin a los pronsticos de venta y
la planificacin de produccin
iD Entrar en un pro#rama de calificacin como *S7 '!!".
46
In-'me de 8alla!$'s & Rec'mendaci'nes de la A)dit'ia Inte$al
eali!ada al %ea de ,'d)cci"n & s)s Ni#eles de ,'d)cti#idad en l's
a='s ;<9< & ;<9; del La('at'i' La Calidad, S. A.
*n#eniero
?uan @ranco
5residente del $onse&o de Administracin
Laboratorio La $alidad, S. A.
Femos realizado la Auditor)a *nte#ral al rea de produccin y sus niveles de
productividad en los aos !"! y !"". As) como un detalle de los hallaz#os
encontrados y las recomendaciones 4ue su#erimos implementar para me&orar
sus niveles de productividad al rea de produccin.
-esponsabilidad de la Administracin
La administracin del Laboratorio La $alidad, S. A., es responsable de
proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en
las pruebas de evaluacin, as) como poner a disposicin al personal tcnico y
profesional, para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar se#uimiento a
las recomendaciones 4ue su#ieran el #rupo de evaluadores, as) como realizar
las reuniones necesarias para ampliar la informacin o las pruebas obtenidas.
-esponsabilidad del Auditor
Huestra responsabilidad es medir el nivel de productividad alcanzado en el
ao!"! y su comparacin con el ao !"" en el rea de produccin y
establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas
necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario, as) como
evaluar los procesos o departamentos operativos relacionados con el rea de
produccin a travs de entrevistas y cuestionarios, para su#erir las
recomendaciones necesarias, basado en los hallaz#os encontrados.
8alla!$'s enc'ntad's
47
Estructura 7r#anizacionalA
Es necesario reestructurarla para 4ue pueda cumplir con los ob&etivos
previstos.
0anuales de 7r#anizacinA
Los manuales se encuentran desactualizados, y deben implementarse en los
departamentos operativos.
Sistemas y 5rocedimientosA
Es necesario disear un sistema inte#ral de informacin interna, 4ue vinculada
una red de sistemas y procedimientos ha#a ms eficaz la operacin del con
Laboratorio.
Administracin del -ecurso FumanoA
Eno de los problemas mayores es la alta rotacin del personal tcnico
calificado.
Es necesario disear e implementar acciones tendientes a optimizar la
administracin del personal, entre ellas estnA
5ro#rama de capacitacin
0anual con la descripcin y perfiles de puestos
0todos y tcnicas de seleccin y contratacin del personal
El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento del
personal.
C)esti'nai's/
Los resultados de la evaluacin de la auditoria inte#ral de la productividad del
Laboratorio La $alidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y
entrevista con el personal de las reas su&etas a esta evaluacin, son los
si#uientesA
". 5ersonalA
aD 5ractican un e1amen mdico #eneral al personal 4ue labora en
las reas de 5roduccin y <arant)a de $alidad.
bD La capacitacin es bsicamente sobre el traba&o a realizar no
tiene pol)tica de contratar con anticipacin, sobre todo en los
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puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta
pol)tica.
cD Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de
puestos.
dD Establecer un pro#rama sobre capacitacin e1terna en estas
reas.
eD Establecer la pol)tica de rotacin de puestos.
fD Elaborar los manuales de or#anizacin.
#D :isear e implementar pro#ramas de capacitacin, motivacin y
desarrollo de personal.
hD Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin
de personal.
. -ecursos 0aterialesA
aD *nformar si sus e4uipos estn ase#urados o no .
bD Establecer pro#ramas para la ubicacin de toda la capacidad
instalada.
cD Elaborar un pro#rama de renovacin y cambio de e4uipo, sobre
todo por el nivel de especializacin.
dD Analizar la ad4uisicin de e4uipo para cumplir con el desarrollo de
la productividad del laboratorio.
eD Ad4uirir el e4uipo adecuado para emer#encias.
fD Es necesario elaborar un pro#rama institucional de ad4uisiciones.
#D :isear los controles faltantes y me&orar los ya e1istentes en los
proyectos de ad4uisicin y cumplir con la normatividad en todos
los concursos y compras.
hD Se re4uiere contratar personal con e1periencia para 4ue traba&e
en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin.
>. 0antenimientoA
aD Elaborar contratos de mantenimiento
bD Ad4uirir stocTs de repuestos para e4uipos 4ue no se encuentran
en plaza
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cD 0antener control estad)stico de las reparaciones de e4uipo.
2. Ad4uisiciones
aD Elaborar manual de procedimiento para las compras.
bD Establecer pol)ticas para la ad4uisicin de la ma4uinaria y e4uipo.
cD 0antener listado actualizado y con todas sus referencias de sus
proveedores
dD Evitar las compras de ur#encias perdiendo oportunidad de
me&ores condiciones comerciales y de calidad.
eD Establecer un procedimiento espec)fico de control sobre la
papeler)a utilizada en los procesos de compra.
fD Establecer una pol)tica clara en el mane&o de presupuestos parala
compra de activos.
#D Establecer el mecanismo de control para los pa#os anticipados.
hD Elaborar procedimiento para el control de las entre#as parciales.
iD La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte
del tiempo.
,. 5roveedoresA
aD Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de
mantenerse actualizados.
bD Elaborar los procedimientos para el mane&o y control de los
proveedores y 4ue sean su&etos a aspectos de auditor)a interna.
cD Elaborar el manual para procedimientos y reas de
responsabilidad.
J. 5roduccin
aD Ho e1iste una adecuada coordinacin entre las reas de
5roduccin y 0ercadeo para la planificacin y lo#)stica.
bD Ho hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de
produccin, %nicamente una vez al ao.
cD Ho hay pro#rama de informacin tecnol#ica 4ue manten#a
actualizado al laboratorio.
dD Ho se utiliza estndares comparativos de la *ndustria
@armacuticas.
50
eD Ho hay sistema de medicin del rendimiento del personal.
fD Los lu#ares de traba&o se ven e1puestos al polvo.
/. *n#enier)a *ndustrial
aD @altan estudios de mtodos de produccin
bD Ho hay dia#ramas de anlisis de proceso y dia#ramas de
recorridos para el estudio de mtodos.
cD Ho hay estudios para el mane&o de los materiales
dD Ho hay estudios de tiempos y movimientos.
eD Ho hay control de mermas yMo desperdicios
Rec'mendaci'nes
aD *mplementar la realizacin de e1menes mdicos a todo el personal 4ue
interviene directamente en los procesos de fabricacin y #arant)a de
calidad.
bD Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de produccin y
#arant)a de la calidad, tanto interna como e1terna, as) como un sistema
de informacin 4ue les manten#a actualizados con los avances y la
tecnolo#)a.
cD Establecer pol)ticas y procedimientos con sus respectivos manuales.
dD *mplementar pro#ramas de motivacin al personal para me&orar los
procesos de produccin y productividad.
eD Establecer indicadores de productividad y estndares de produccin.
fD -ealizar un anlisis de e4uipo con 4ue se cuenta, para establecer un
plan de inversin de e4uipo 4ue contribuya al me&oramiento de la
productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
#D Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al mane&o del e4uipo
para 4ue el <erente de 5lanta vele por4ue su e4uipo est ase#urado,
contar con planes de mantenimiento y sistemas de contin#encia en caso
de falta de respuestas.
hD Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de
produccin y 0ercadeo con relacin a los pronsticos de venta y la
planificacin de produccin
iD Entrar en un pro#rama de calificacin como *S7 '!!".
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El incremento en su nivel de a#otados se debi a 4ue la mezcla de las ventas
de los productos fue diferente a la planificada en sus pronsticos de ventas 4ue
son la base para la compra y produccin. El Laboratorio se encuentra en
proceso de revisin de estos estimados de acuerdo a los cambios 4ue se han
dado en el mercado.
El nivel de inventarios creci debido al no cumplimiento de los ob&etivos
presupuestados de ventas. Se encuentran en la revisin de estos e1cedentes
para la planificacin de actividades promocinales.
$onsideramos 4ue la evidencia 4ue hemos obtenido es suficiente y apropiada
para proporcionar una base para nuestro informe de hallaz#os y
recomendaciones y 4ue stas representan los aspectos ms importantes del
rea de produccin.
Atentamente
Lic. 5edro 5ablo $ontreras A4uino
$5A cole#iado Ho. '''''
52