En lo sucesivo indagare lo concerniente a lo que respecta a la auditoria administrativa de los
sistemas y procedimientos, especficamente la auditoria analtica, la cual busca de lleno hacia el anlisis; pero no un anlisis somero y simple, sino un anlisis que lleva al compromiso de buscar y encontrar las relaciones entre los procesos, entre las operaciones, entre las transacciones, entre los datos y otros. Pues dicha auditoria analtica constituye una parte importante de un programa general de auditora administrativa para ello es necesario conocer su conceptualizacin, ventajas, ejecucin y aspectos ms importantes para el desarrollo de la misma
Qu es la Auditora Analtica? Es una tcnica que sirve para evaluar sistemticamente de manera detallada la eficiencia de una funcin o de una unidad de trabajo tomando como referencia las normas, polticas o reglas de operacin ya sea de un ente privado (empresa) o pblico (Gobierno) con la finalidad elemental de encontrar diferencias e irregularidades que a la postre permitan generar recomendaciones. Es la auditoria a travs o dentro del sistema - tambin llamada auditoria de detalle de operaciones- , donde se toman muestras y se realizan operaciones obtenindose as resultados de pruebas de cumplimiento de los controles y sustantivas sobre los saldos de las cuentas. CUANDO APLICAR LA AUDITORIA ANALITICA
All donde exista un formalismo, papeleo, formas, actividades y un control interno se requiere un examen y una evaluacin de sistema de control y del operativo, para determinar su eficacia, eficiencia y la confianza de que en ellos pueda tenerse.
Por ejemplo: Cuando el personal administrativo es poco, se carece de elementos de control suficientes para confiar en los registros. Esto no significa que no haya control, sino que es insuficiente la actividad admirativa para efectos de verificacin. Si por lo contrario existe una estructura organizacional mas amplia, la responsabilidad recaer sobre el director administrativo. Pero ese control no permite un anlisis esquemtico. En tales casos elcriterio del auditor no debe formarse con base en el poder del sistema de control, si no del conocimiento que tenga sobre las actitudes de las operaciones.
Estructura: Auditoria analitic Anlisis de sistemas y procedimientos examen de reas f problema
Identificacin del sistema actual Anlisis y sntesis del sistema Jerarquizacin y evaluacin de resultados
Anlisis detallado de problemas importantes Propuestas de cambio Seleccin y jerarquizacin de cambios propuestos Caractersticas principales de nuevos sistemas y procedimientos
Por qu se necesita?
El entendimiento de la Auditoria Analtica es muy bsico ya que su naturaleza surge de la necesidad de conocer los detalles y la exactitud de los procedimientos, mtodos, costos, anlisis de sistemas y procedimientos, actividades, costos, puestos, formas, no puede determinarse por la simple verificacin procesal o funcional Cules son sus objetivos? Sus principales objetivos son: Asegurar el cumplimiento de controles. Fundamentar una opinin slida sobre la actuacin del sistema operativo. Conocer el sistema de control y operativo para dar sugerencias que incrementen la eficiencia y eficacia de la estructura del procedimiento. VENTAJAS
- Comprensin clara del sistema de control y del sistema operativo. - Mayor apreciacin del control interno de la empresa. - Se proporcionan recomendaciones objetivas, tanto del sistema como del control interno como de la eficacia de los sistemas y procedimientos. - Se lleva a cabo una racionalizacin administrativa en reas que requieren mayor atencin. - Fomenta el crecimiento de la productividad al lograr un mayor rendimiento del personal Ejecucin Primera: anlisis de sistemas y procedimientos, llevndose a cabo para identificar el sistema actual, mediante la recopilacin de informacin a travs de entrevistas programadas, organizacin de la informacin, anlisis y sntesis del sistema y jerarquizacin y evaluacin de resultados (sntesis del sistema actual) Segunda: en el examen de las partes o reas problema, se lleva a cabo un anlisis detallado de programas importantes mediante entrevista programado y observacin de cambios propuestos, sntesis de las caractersticas principales de nuevos subsistemas y procedimientos en su caso. CULES SON ALGUNOS DE LOS BENEFICIOS? Vale la pena sealar aqu algunos de los beneficios que se pueden obtener de la auditora analtica: a) Una mejor interpretacin del negocio y del sector de la empresa cliente. La interpretacin del negocio del cliente es fundamental para una buena auditoria. Las comparaciones con razones y proporciones del sector resultan especialmente tiles para mejorar esta interpretacin. b) Evidencia. Los auditores pueden sustituir otros procedimientos de auditoria por verificaciones analticas, reduciendo as potencialmente los costos de auditoria, a la vez que, con frecuencia, se proporciona un nivel de seguridad ms amplio. c) Identificacin de las reas problemticas. Los auditores, mediante el anlisis de razones o indicadores y otras verificaciones analticas, pueden detectar aquellas reas en las que parece existir una elevada probabilidad de errores. Este es un instrumento fundamental a la hora de determinar la profundidad relativa que debe darse en las diversas etapas de la auditoria. d) Prediccin de un fracaso financiero. Los auditores tienen que evaluar si es probable que una empresa fracase. La revisin analtica constituye un instrumento muy importante para la consecucin de ese objetivo. e) La asistencia al cliente como parte del enfoque de servicio. Los auditores pueden ayudar a detectar reas problemticas y presentar sugerencias a la direccin en este campo especficamente.
ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORA ANALTICA Polticas: la empresa moderna tiene una gran variedad de objetivos, son tan variados que se deben de clasificar, por ejemplo objetivos generales y particulares, y a su vez se pueden dividir en departamentales o individuales, cada uno de estos objetivos son perseguidos mediante orientaciones de la conducta, lo cual recibe el nombre de poltica, es recomendable que siempre sean entregadas por escrito, para as evitar mal entendidos. Organizacin: un anlisis de las funciones mediante una grfica adecuada revelar, aun sin investigaciones detalladas, los peligros de esta estructura, descubriendo funciones que aunque muy importantes, se desarrollan errneamente. Objetivos del sistema: una vez conocidos los problemas se deben estableces los objetivos del sistema que ayuden a solucionarlos. Una vez diseado el sistema, su funcin principal consiste en proporcionar a los usuarios datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar decisiones para mejorar al mximo las relaciones recprocas entre recursos humanos, financieros y materiales, para alcanzar ms eficientemente las metas. Informacin sobre el volumen de trabajo: es necesario para la planeacin de las operaciones que se realizarn con motivo del estudio por efectuar, jerarquizando los diferentes trabajos y operaciones; ayudando y permitiendo conocer otros elementos relacionados con la medicin del trabajo. Informacin sobre el atraso de la operacin: la labor del auditor consistir en analizar lo que realmente sucede en las dems taras que efecten los que intervienen en este trabajo, estudiando los puntos de demora. Secuencia de actividades: cuando el auditor tiene una visin clara del propsito y del alcance de su trabajo debe desarrollarse un plan de actuacin detallado, para as evitar movimientos falsos de coordinacin, la mejor forma de hacerlo es con la escritura del plan y su revisin peridica de acuerdo con las circunstancias que vayan apareciendo. Actitud de alerta: el auditor debe de estar alerta sobre la informacin obtenida, aceptando solo los datos cuando se tenga la seguridad de que son ciertos Costo de operacin: en caso de ser posible la comparacin es preferible hacerla con cifras relativas. EJEMPLOS ENFOQUE PRCTICO DE LA AUDITORA ANALTICA La Auditoria Analtica se debe aplicar cuando se requiera explicar el detalle de alguna diferencia y se ejecuta por medio de dos pasos: a) El anlisis de sistemas y de los procedimientos. b) El examen de las partes o reas problemas. En el primero se comprenden y, si se quiere decir, se descomponen en partes comprensibles principalmente los sistemas de informacin y comunicacin y el de sistema contable; y ms dentro los procesos especficos tales como ingresos por ventas o servicios, compras, clculo y pago de la nmina, gastos necesarios para la operacin, tan slo para indicar algunos significativos. El segundo revisa en detalle los contratos, requisitos, puestos, costos de publicidad, ventas, cotizaciones, comunicados y autorizaciones de gastos; y me quedo corto con la lista que podra hoy desglosarles
CONCLUSIN La auditoria analtica es un instrumento que sirve para evaluar de manera detallada la eficiencia de una unidad de trabajo tomando como referencia las normas, polticas o reglas de operacin ya sea de un ente privado como las empresas, o ente pblico como el Gobierno, con la finalidad elemental de encontrar diferencias e irregularidades que permitan generar recomendaciones.
La auditora analtica siempre ha existido; necesitamos incurrir con ms acuciosidad en ella para implementarla. Conocer las reglas del negocio y la mecnica de las operaciones es fundamental para tener una clara orientacin hacia el anlisis de los datos. Cabe decir, que resulta imposible hacer la auditora analtica sin herramientas tecnolgicas para cubrir el 100%; si fuera posible hacerlo manualmente el alcance no sera el deseado. Por lo que, lo mejor posible es hacer una auditora analtica con ayuda de la tecnologa de manera permanente con excelentes y oportunos resultados