GERENCIA DE PROYECTOS Y

PROGRAMAS


Informe de Herramientas Metodolgicas
Diagrama de Gantt y CPM (Mtodo de Ruta Critica)



Integrante:
Durcal M Rosales, C.I.: 16.332.610





Octubre, 2014

INFORME
El presente informe tiene como finalidad analizar la importancia, caractersticas,
semejanzas, ventajas y desventajas de las herramientas metodolgicas como los son
el Diagrama de Gantt y el CPM (Mtodo de Ruta Critica), ya que las mismas son
necesarias para realizar proyectos.
Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta
previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de
recursos. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una
modificacin al hogar, o la construccin de un mueble), profesionales (la creacin de
una empresa, o la construccin de una estructura) o investigativos (un proyecto
cientfico), posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente la meta
u objetivo establecido.
La primera es la fase de Planificacin. Esta etapa se caracteriza por ser un perodo
en el que establecen los objetivos a seguir y el modo en cmo se llevarn a cabo las
acciones para lograr cumplirlos.
La segunda fase, la de Ejecucin, es aquella en que se realizan las acciones y
tareas planeadas, y que representan la ejecucin misma del proyecto. Se refiere a la
ejecucin de todo aquello que se organiz durante la fase previa de planificacin.
Por ltimo, la fase de Entrega o Puesta en marcha, la que deber cumplirse en el
tiempo que se estipul en la fase de planificacin. De este modo, en ciertos casos se
concretar con la entrega de la obra a un determinado cliente o la puesta en marcha
de algn sistema que se ha desarrollado, respondiendo a las condiciones previamente
acordadas.
Adems de todas las fases mencionadas, a fin de llevar por el camino del xito a un
proyecto, quien se encuentre a cargo podra implementar algn sistema de control,
es decir, algn mtodo con el que a lo largo de todas las etapas pueda ir
monitorizando los avances del proyecto segn lo planeado, y as, poder realizar a
tiempo las modificaciones que sean necesarias para lograr los mejores resultados y el
logro de los objetivos.
Dentro de las herramientas que se utilizan en la Direccin de Proyectos, es el
Diagrama de Gantt una de las ms tiles y recomendables en lo que respecta a la
gestin del tiempo.


DIAGRAMA DE GANTT / CPM

1.- QUIEN ES GANTT?
Naci el 20 de mayo de 1861 en el Condado de Calvert, Maryland, Estados Unidos.
Ingeniero industrial mecnico. Se le define como un humanista, pues aun siendo
discpulo de Taylor, senta especial simpata por los poco privilegiados. Prest ms
atencin en crear un ambiente que le permitiera obtener mayor cooperacin de sus
trabajadores, al fijarles una tarea bien definida, Sus investigaciones ms importantes
se centraron en el control y planificacin de las operaciones productivas mediante el
uso de tcnicas grficas, entre ellas el llamado diagrama de Gantt, popular en toda
actividad que indique planificacin en el tiempo.


QUE ES UN DIAGRAMA DE GANTT?
Un diagrama de Gantt es una herramienta de representacin grfica y simultnea
tanto de planificacin en el tiempo como de programacin concreta de procesos u
actividades y proyecto, desarrollada por Henry L. Gantt a principios del siglo XX.
Mediante el uso del diagrama de Gantt podemos representar y monitorizar el
desarrollo de las distintas actividades de un proceso o proyecto durante un perodo
de tiempo, de manera fcil y rpida. Calendarizacin
En este tipo de diagramas se representan de forma muy clara las distintas fases de un
proceso o producto, de manera ordenada y en forma de grfica (barras horizontales),
permitindonos planificar y programar las distintas fases de un proceso y/o proyecto.
Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementar con una simple hoja de
clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocida es
Microsoft Project. Tambin existen equivalentes de este tipo de software que son
gratis.

Los diagramas de Gantt se utiliza concretamente para:
La planificacin y programar las actividades a realizar en la resolucin de
problemas.
La planificacin y programacin de tareas derivadas de procesos de mejora.
La planificacin y programacin de proyectos.
La planificacin y programacin de planes de accin.
El diagrama de Gantt es la base para la generacin e implantacin de otras
metodologas de gestin y control de proyectos como PERT, CPM, Cadena Crtica

Generacin del diagrama de Gantt
Para la generacin de un diagrama de Gantt deberemos seguir los puntos que a
continuacin se indican:
1. Definir el proceso y/o proyecto que deseamos planificar/monitorizar con el nivel
de detalle deseado.
2. Dividir el proceso y/o proyecto en fases o tareas, determinando la duracin de
cada una de estas.
3. Disear un cuadro o tabla colocando de izquierda a derecha y en el eje
superior de las X las unidades de tiempo. Las fases o tareas se colocaran de
arriba abajo en el eje de las Y a la izquierda.
4. Las tareas o fases se representarn mediantes barras horizontales con una
longitud equivalente al periodo de tiempo la duracin de cada una de las fases.

Ventajas
* Su construccin no requiere de gran planificacin.
* Resultan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificacin.
* Son adecuados para la planificacin de actividades relativamente simples.
* Representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilizacin
Desventajas
Una de sus limitaciones es que no muestra la relacin de dependencia que pueda
existir entre grupos de tareas.

* No permite optimizar el desarrollo de un programa.
* Despus de iniciada la ejecucin de la actividad y cuando comienza a efectuarse
modificaciones, el grfico tiende a volverse confuso.
* No ofrece condiciones para el anlisis de opciones.

Caractersticas
* Aplicable a cualquier entorno empresarial.
* Permite mostrar la duracin programada.
* Permite identificar la cantidad de recursos que se estarn empleando en cada tarea.
* Permite reflejar en una nica imagen todo el cronograma de actividades o tareas.
* Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica
su duracin; la altura carece de significado.
* La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y
finalizacin de las tareas a que corresponden

Cmo crear un diagrama de GANTT
En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una lnea, mientras que
las columnas representan los das, semanas, o meses del programa, dependiendo de
la duracin del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a travs de
una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el
extremo derecho determina la fecha de finalizacin estimada. Las tareas se pueden
colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente.

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una
flecha qu desciende de las tareas ms importantes hacia las tareas menos
importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se
haya completado la ms importante.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la
representa hasta llegar al grado de finalizacin. As, es posible obtener una visin
general del progreso del proyecto rastreando una lnea vertical a travs de las tareas
en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de
esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras
que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea. Si la lnea est
cubierta en la parte izquierda, la tarea est demorada respecto de la planificacin del
proyecto!
Idealmente, un diagrama como este no debe incluir ms de 15 20 tareas para que
pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el nmero de tareas es mayor, es
posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las
tareas principales.


Acontecimientos
Adicionalmente, es posible que los eventos ms importantes, que no sean las tareas
mismas, se muestren en la planificacin como puntos de conexin del proyecto: estos
se denominan acontecimientos.
Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente
identificables, evitando que se prolongue la finalizacin del mismo. Un acontecimiento
podra ser la produccin de un documento, la realizacin de una reunin o el producto
final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duracin cero, representadas
en el diagrama por un smbolo especfico, frecuentemente un tringulo invertido o un
diamante.

Recursos
Generalmente es posible (y til) mostrar referencias en el diagrama, humanas o
materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.
Para ser ms concisos, por lo general slo sern necesarios las iniciales o los
nombres de los responsables.

CPM (METODO DE RUTA CRITICA)

El mtodo CPM o Ruta Crtica (equivalente a la sigla en ingls Critical Path Method)
es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo
principal es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo ste como una
secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las actividades
tiene una duracin estimada.
En este sentido el principal supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos de
duracin son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto simplificador
hace que esta metodologa sea fcil de utilizar y en la medida que se quiera ver el
impacto de la incertidumbre en la duracin de un proyecto, se puede utilizar un
mtodo complementario como lo es PERT.
Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este
sentido, la longitud de la ruta crtica es igual a la la trayectoria ms grande del
proyecto. Cabe destacar que la duracin de un proyecto es igual a la ruta crtica.

Para utilizar el mtodo CPM o de Ruta Crtica se necesita seguir
los siguientes pasos:

1.Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.
2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cul debe comenzar
antes y cul debe seguir despus.
3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus
relaciones de precedencia.
4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
5. Identificar la trayectoria ms larga del proyecto, siendo sta la que
determinar la duracin del proyecto (Ruta Crtica).
6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el
proyecto.


Por simplicidad y para facilitar la representacin de cada actividad, frecuentemente se
utiliza la siguiente notacin:


Donde:
IC : Inicio ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede comenzar la actividad.
TC : Trmino ms cercano, es decir, lo ms pronto que puede terminar la actividad.
IL : Inicio ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede comenzar la actividad sin
retrasar el trmino del proyecto.
TL : Trmino ms lejano, es decir, lo ms tarde que puede terminar la actividad sin
retrasar el trmino del proyecto.
Adicionalmente se define el trmino Holgura para cada actividad que consiste en el
tiempo mximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto
retrase la finalizacin del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con
la siguiente frmula:

Holgura = IL - IC = TL - TC

EJEMPLO: A continuacin se presenta un resumen de las actividades que requiere
un proyecto para completarse. El tiempo de duracin de cada actividad en semanas
es fijo. Se solicita que estime la duracin total del proyecto a travs del mtodo CPM.
Actividad Duracin (sem)
Actividad
Predecesora
A 6 -
B 8 -
C 12 A,B
D 4 C
E 6 C
F 15 D,E
G 12 E
H 8 F,G
En consideracin a las etapas del mtodo CPM definidas anteriormente, en este caso
se debe desarrollar el paso 3 y 5. En este sentido es necesario construir el diagrama
identificando las relaciones entre las actividades y con el objetivo de resumir la
metodologa se incorporar inmediatamente el clculo de la Holgura, IC, TC, IL, TL
para cada actividad, junto con la identificacin de la ruta crtica.

Primero se construye el diagrama identificando cada actividad en un nodo (crculo)
con su nombre respectivo y entre parntesis el tiempo estimado. Las flechas entre
actividades sealan las relaciones de predecencia, por ejemplo, la actividad F slo
puede comenzar una vez terminadas las actividades D y E.
Luego, se identifica para cada actividad los indicadores IC y TC. Por ejemplo, para la
actividad C el inicio ms cercano es 8 (esto porque C slo puede comenzar una vez
terminada A y B, siendo B la que ms se demora y termina en 8) y el trmino ms
cercano es 20 (dado que la actividad C demora 12 semanas).
Posteriormente se obtiene el IL y TL para cada actividad. Con esta informacin el
clculo de la holgura de cada actividad es simple. Para obtener el IL y TL de cada
actividad nos "movemos" desde el final hasta el inicio. En este caso la actividad que
termina ms tarde es H (49 sem) y por tanto nos preguntamos cundo es lo ms tarde
que podra terminar H sin retrasar el proyecto (TL), esto claramente es 49. Por tanto si
lo ms tarde que puede terminar H es 49, lo ms tarde que puede comenzar H para
cumplir este tiempo es 41 (dado que H dura 8 sem). Luego, la holgura de H es cero.
Notar que las actividades con holgura igual a cero corresponden a las
actividades de la ruta crtica. Adicionalmente, un proyecto puede tener ms de
una ruta crtica.
En nuestro ejemplo la ruta crtica (nica) est conformada por las actividades B-C-E-
F-H con una duracin total de 49 semanas.

Ventajas:

El mtodo es fcil de entender.
Mejora de la planificacin antes del comienzo de los trabajos.
Mejora en la comunicacin entre los trabajadores.
Mejor control sobre los riesgos e incertidumbres.
Reduccin de los retrasos.
Ahorro de tiempo.
Respuesta ms rpida a los problemas.
Ahorro de costos.

Desventajas:
Los administradores y directores de proyectos de construccin no utilizan el
software lo suficiente para tener conocimiento de los retrasos.
Requiere mucho trabajo para implementarlo.
Hay mucha dependencia de especialistas.
Debe mantenerse al da si es para confiar en ella.
Demasiada interpretacin lleva a desconfiar de propietario y uso indebido.





Caractersticas
Especificar las actividades individuales.
Determinar la secuencia de esas actividades.
Dibujar un diagrama de la red.
Estimar la poca de la terminacin para cada actividad.
Identificar la trayectoria crtica (la trayectoria ms larga a travs de la red).
Poner al da el diagrama del CPM.


Diferencias

Diagrama de Gantt:
Muestra las actividades, los responsables de su ejecucin y los tiempos de
inicio y trmino de cada una hasta la conclusin del proyecto.

Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se
pueden realizar simultneamente.

Los participantes en el proyecto observan la importancia de su participacin y
su responsabilidad para el alcance de las metas programadas.

Se utiliza ampliamente para dar seguimiento a las actividades.


El CPM (mtodo de la ruta crtica):

El mtodo de ruta crtica es un proceso administrativo (planeacin,
organizacin, direccin y control) de todas y cada una de las actividades
componentes de un proyecto que debe desarrollarse durante un tiempo crtico
y al costo ptimo.

La aplicacin potencial del mtodo de la ruta crtica, debido a su gran
flexibilidad y adaptacin, abarca desde los estudios iniciales para un proyecto
determinado, hasta la planeacin y operacin de sus instalaciones.
es aplicable y til en cualquier situacin en la que se tenga que llevar a cabo
una serie de actividades relacionadas entre s para alcanzar un objetivo
determinado.

El mtodo es aplicable en tareas tales como: construccin, estudios
econmicos, planeacin de carreras universitarias, censos de poblacin,
estudios tcnicos, etc.

Los beneficios derivados de la aplicacin del mtodo de la ruta crtica se
presentarn en relacin directa a la habilidad con que se haya aplicado.

















CONCLUSION

Podemos concluir que cuando queremos realizar algn proyecto de manera
organizada, la mejor forma de hacerlo es dividindolo en actividades, pudiendo as
mismo dividir las actividades en sub-actividades, permitindonos trabajar de una
manera flexible y ordenada; ya que a travs del diagrama se puede ver quin va a
realizar cada actividad y en qu periodo debe realizarla permitindole al Jefe
chequear el desarrollo de las actividades rpidamente, controlando de esta manera el
proyecto y realizar cambios si es preciso.
El Diagrama de Gantt es unos de los primeros mtodos y el ms utilizado en la
administracin de proyectos. A travs de esta grfica se puede planificar diversas
actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo
que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operacin
antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminacin global.
El camino crtico en un proyecto es la sucesin de actividades que dan lugar al
mximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo ms corto que podemos tardar en
hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Es necesario
conocer la duracin de las actividades.
Es por ello que para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (superiores
a 25 actividades) se requiere el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia
como CPM. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar
el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la
asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin
embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo.
Por ultimo podemos decir que una correcta gestin del tiempo es vital para el xito del
proyecto, teniendo especial importancia el establecer la relacin entre el tiempo
dedicado a cada actividad y la carga de trabajo que supone.