You are on page 1of 47

INSTITUTO PERUANO DE ACCIN EMPRESARIAL

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIN

TRABAJO APLICATIVO EMPRESARIAL


MEJORA DE LA ORGANIZACIN DEL AREA DE
ADMINISTRACIN Y LOGSTICA DE LA EMPRESA ROSASCO
INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L.

INTEGRANTES:
MARIA YSABEL BUSTAMANTE PAREDES
JOSE ROSALES MONTESINOS
ROLANDO LUIS SALDAA LLAJARUNA
FESHIR LUIS GUTIERREZ PAREJA
ASESOR:
ALBERTO SOLIS MANSILLA

LOS OLIVOS, ABRIL 2011

INDICE

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTOS

HOJA DE PRESENTACIN

RESUMEN EJECUTIVO

I.

INFORMACIN GENERAL DE LA INSTITUCIN


1.1

Razn Social

1.2

Resea Histrica.

1.3

Estructura Orgnica

1.3.1 Organigrama

1.3.2 Cuadro de Personal

II.

1.4

Productos que Oferta

1.5

Mercado

1.6

Clientes Principales

1.7

Visin

1.8

Misin

1.9

Valores

1.10

Objetivos Estratgicos

DEFINICIN DEL AREA DE GESTION DEL TRABAJO Y DEL PROBLEMA


2.1

Especificacin del rea

2.2

Descripcin del rea.

2.2.1 Diagramas de Proceso


2.3

Definicin del Problema.

2.4

Objetivos y/o metas.


2.4.1 Objetivo
2.4.2 Metas

III.

ANALISIS ORGANIZACIONAL
3.1

ANALISIS INTERNO
3.1.1 FACERAP
3.1.2 Causa y efecto
3.1.3 Diagrama de Pareto
3.1.4 Factorial y Causal
3.1.5 Matriz EFI.

3.2

ANALISIS EXTERNO
3.2.1 A. del Micro Entorno

MPC

3.2.2 A. del Macro Entorno

Matriz EFE,

3.3

Grfica EFE EFI

Matriz de Tendencias de FODA

Matriz FODA

DIAGNSTICO DE PUNTOS CRTICOS


3.3.1 Puntos Crticos
3.3.2 Diagnstico de Solucin a Puntos Crticos

IV.

PROPUESTA DE SOLUCIN
4.1

Propuesta de Solucin al Punto Crtico

4.2

Plan de Accin.

4.3

Evaluacin de viabilidad y/o beneficio-costo.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS

DEDICATORIA
3

Mary : Para toda mi Familia,


especialmente para mi Hijo y
Mi Padre.
Jos : A mi Madre y a mi Hijo,
las

personas

mas

Importantes de mi Vida
Rolando : Dedico a toda mi
Familia por su motivacin
constante.
Feshir

A mi

Familia

compaeros de Grupo.

AGRADECIMIENTOS:
Todo nuestro agradecimiento primero a nuestras Familias, por habernos apoyado en todo
momento, dndonos aliento y comprendiendo las horas que dejamos de estar con ellos para
cumplir con nuestros deseos de aprender y superarnos.

A nuestros compaeros y Amigos de clase, que en este corto tiempo, nos han permitido
conocerlos un poco mas, compartiendo no solo actividades propias del Diplomado, sino otras
experiencias personales y profesionales, los cuales nos llena de orgullo y felicidad.
A nuestros Maestros, por su sapiencia y paciencia, por sus consejos, por sus exigencias, los que
nos ha permitido culminar con xito este Diplomado.
A la Institucin,

por ampliar sus locales a este Distrito, para poder capacitarnos y concretar

nuestros proyectos personales.


A la Empresa ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS por la informacin brindada.

PRESENTACION DEL GRUPO


MARIA YSABEL BUSTAMANTE PAREDES
Empresa:
ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.RL.
Cargo:
ASISTENTE DE GERENCIA

JOSE MANUEL ROSALES MONTESINOS


Empresa:
CORPORACION LINDLEY S.A.
Cargo:
ASISTENTE FACTURACION_COSTOS

ROLANDO LUIS SALDAA LLAJARUNA


Empresa:
PRO&HOGAR S.A.C
Cargo:
Supervisor de Obras Civiles

FESHIR LUIS GUTIERREZ PAREJA


Empresa:
GRUPO ANDINA S.A.C.
Cargo:
JEFE DE PRODUCCION

RESEA DEL TRABAJO


El Grupo Los Emprendedores viene trabajando desde el inicio del Diplomado ( Agosto 2010 ),
inicialmente formado por 5 integrantes, de los cuales el Sr. Luis Puican se retir por motivos
familiares, y en tiempo que estuvo con nosotros, participaba activamente en los trabajos, siendo el
punto de reunin iniciales en su hogar, que muy amablemente nos ofreca.
Posteriormente el Grupo se ha consolidado a travs del desarrollo de los trabajos continuos y
tareas de los diferentes Mdulos del Diplomado, siendo el punto de reunin en la Empresa de
nuestro Amigo Rolando Saldaa.
Estas labores nos ha permitido conocernos ms y compartir ideas, experiencias y conocimientos
propios de cada integrante, apoyndonos tambin en momentos difciles para cumplir con las
trabajos encomendados en cada Mdulo.

CAPITULO I
INFORMACION GENERAL DE LA INSTITUCION
I.1

Razn Social
ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L.
R.U.C.: 20295133768

1.2

Resea Histrica
La Empresa Rosasco Ingenieros & Servicios S.R.L. presta los servicios de
mantenimiento, reparacin e instalacin de Sistemas de Aire Acondicionado,
Ventilacin mecnica y Refrigeracin.
Inicia sus operaciones comerciales el 20 de Octubre de 1995 bajo la direccin del
Ingeniero Otto Rosasco Quiroz con un grupo de 5 tcnicos ofreciendo el servicio de
mantenimiento e instalacin de equipos de Aire Acondicionado teniendo como
primer y principal cliente a la empresa DELOSI S.A. dueos de la franquicia de
Kentucky Fried Chicken dedicados a la venta de comida rpida, el funcionamiento

de la empresa comenz en Urb. Santa Teresa Calle Batalln Tarma 294 Santiago
de Surco, Lima, en dichas instalaciones contaban con un pequeo almacn y
algunas pocas herramientas. Durante los aos sucesivos se captaron varios
clientes importantes ampliando el servicio para equipos de ventilacin mecnica y
cmaras por consiguiente se increment el nmero de personal y la capacidad
instalada.
En el 2003 el Ingeniero Otto Rosasco Quiroz viaja a Estados Unidos dejando la
Gerencia a su pap el Ingeniero Otto Rosasco Gerkes, quien hace una
reevaluacin del sistema y reorganiza la empresa con mayores formalidades en
cuanto al proceso y administracin, su cartera de clientes se hace ms slida y
estable con clientes muy importantes sin embargo se encasilla en dichos clientes y
no se realiza la apertura del mercado por diversas razones.
As mismo se presentan dificultades dentro del personal debido a la ausencia del
administrador y del ingeniero de proyectos quienes renuncian y cuyos puestos el
Ingeniero Rosasco no quiso cubrir delegando las funciones a la Asistente de
Gerencia y a la Supervisin tcnica respectivamente, originndose caos entre el
personal por no estar bien delimitadas las funciones, las mismas que poco a poco
se van ordenando pero que sin embargo an a la fecha originan inconvenientes de
roces con el personal y demora en el trabajo.
En febrero del 2011 la empresa se traslada al local de Jr. Elias Aguirre N 167
Bellavista Callao, consolidndose una etapa muy importante para la gerencia y sus
trabajadores

1.3

Estructura Orgnica
1.3.1 Organigrama

1.3.2 Cuadro de Personal


RELACION DE PERSONAL DE ROSASCO INGENIEROS
Gerente General
Ingeniero Otto Rosasco Gerkes
Asistente de Gerencia
Mary Bustamante Paredes
Contador
CPC Willman Salazar Gallegos

10

Asistente de Contabilidad
Carmen Reyes Bustamante
Supervisor Tcnico
Tcnico Marcelo Daz Ruiz
Asistente Johnn Jaramillo Perez
Tcnicos Responsables de Aire Acondicionado
Tcnico Efren Denis Gonzales Vizcarra
Tcnico Hilmer Cipriano Quispe Solis
Tcnico Cristhian Guerrero Perez
Tcnicos Responsables de Cmaras
Tcnico Jos Soto Godoy
Tcnico Manuel Hilario Huaynate
Tcnicos Responsables de Ventilacin
Tcnico Luis Hernndez Jaime
Tcnico Alcides Cotrina Snchez
Tcnico Natividad Chvez Pita
Tcnico Jorge Taboada Palomino
Equipo de Apoyo
Asistente Ronal Cristian Contreras Pacheco
Asistente Geovanni Henry Milla Veliz
Asistente Walter Fernando Cordova Huayta
Asistente Michael Danny Narrea Gallegos
Asistente Allan Albert Flores Marchan
Transporte
Vctor Rodrguez Pita
Richard Vladimir Bolaos Quispe
Almacn
Jos Alfredo Cuba Mar
Conserje
Guillermo Wilmer Avalos Valverde
1.4

Productos que Oferta

Servicio de mantenimiento de equipos de Aire Acondicionado,

Ventilacin

mecnica, Refrigeracin y conservacin.

Servicio de instalacin de equipos de Aire Acondicionado, Ventilacin

mecnica, Refrigeracin y conservacin.


Servicio de reparacin, suministro y cambio de repuestos para equipos de

Aire Acondicionado, Ventilacin mecnica, Refrigeracin y conservacin.


Elaboracin de Proyectos de sistemas de climatizacin.

11

1.5 Mercado
Empresas comerciales, industriales y / o viviendas ubicadas en Lima Distrital

12

LEYENDA
CLIENTES
ROSASCO
INGENIEROS &
SERVICIOS S.R.L.

1.6

Clientes Principales
LISTADO DE NUESTROS CLIENTES

13

1.

DELOSI S.A. (KFC / PINKBERRY)


KFC (Kentucky Fried Chicken): Cadena de establecimientos dedicados a la
preparacin y venta de comida rpida a base de pollo, franquicia con ms de 16
aos en nuestro pas.
Pinkberry: Franquicia nueva en nuestro pas dedicada a la venta de helados, tiene
algunos locales ya en funcionamiento.

2.

SIGDELO S.A.(PIZZA HUT/BURGER KING)


PIZZA HUT: Cadena de establecimientos dedicada a la venta de

pizza con varios locales a nivel nacional y con ms de 10 aos en


nuestro pas.
BURGER KING: Cadena de establecimientos dedicada a la venta
de sndwich variados con varios locales a nivel nacional y con
ms de 10 aos en nuestro pas.

3.

CINDEL S.A. (CHILLIS)


CHILLIS: Cadena de establecimientos dedicada a la preparacin y venta de comida
mexicana y licores, cuenta con varios locales y atencin en horarios prolongados.

14

4. QUAD GRAPHIC PERU S.A.


Empresa dedicada a la impresin de importantes revistas y publicidad para grandes
cadenas de tiendas por departamentos, con muchos aos de labor en nuestro pas.

5. PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA


Importante Universidad que se destacada por impartir educacin al ms alto nivel
acadmico.

6. POLLOS ORLYS (PARDOS CHICKEN SAN BORJA)


7. TIMPU Y LOMO (PARDOS CHICKEN MEGA PLAZA)
8. POLLOS DOSDIECISEIS (PARDOS CHICKEN CHORRILLOS)
9. POLLOS TAURUS (PARDOS CHICKEN ASIA)
10. WYNK INTERNATIONAL (PARDOS CHICKEN SAN ISIDRO)
11. CORSA (PARDOS CHICKEN MAGDALENA)
Cadena de establecimientos dedicados a la preparacin y venta de pollos a la brasa
con diversas variedades.

15

12. SUPERMERCADOS PERUANOS S.A. (PLAZA VEA, SUPER VEA, VIVANDA Y MASS)
Cadena de Supermercados que se destacan por el auge logrado en estos ltimos
aos.

13. PASQUALE HERMANOS


Empresa dedicada a la venta de sndwich con variedad de presentaciones.

1.7

Visin

16

Liderar el mercado abasteciendo de una adecuada climatizacin sin afectar el medio


Ambiente.
1.8

Misin
Alcanzar el mejor servicio en cuanto a cantidad, calidad, continuidad, cobertura y
costo.
Alcanzar un servicio inmejorable en cuanto a Aire acondicionado en viviendas y
edificios, aire acondicionado industrial, difusores y ductos, equipos de aire
acondicionado, extractores, rejillas.
Reparacin y asistencia tcnica, ventilacin forzada, inyeccin y extraccin, montaje e
instalacin de cmaras.

1.9

Valores
De la Empresa

Honestidad con el cliente.


Compromiso y responsabilidad con el cuidado del medio ambiente.
Justicia con nuestro personal tanto al delegar actividades como en el
cumplimiento de nuestras obligaciones.

Del Personal

Honestidad al realizar el trabajo encomendado.


Unidad, trabajo en equipo.
Respeto entre compaeros.
Honradez con nuestros clientes.
Comunicacin constante y permanente.

Del producto o servicio

Calidad en nuestro servicio.


Compromiso en el uso de materiales de primera calidad
Responsabilidad asumiendo inconvenientes propios del trabajo

1.10 Objetivos Estratgicos

Crecimiento sostenido de servicios y clientes estratgicos.


Incrementar rentabilidad.
Mejorar el nivel de satisfaccin de clientes actuales.
Optimizacin de plazos de entrega de trabajos correctivos e instalaciones.
Mejora en la calidad de procesos.
Optimizacin de cadena de aprovisionamiento.
Incentivos y motivacin de RRH

CAPITULO II
DEFINICIN DEL AREA DE GESTION DEL TRABAJO Y DEL PROBLEMA

17

2.1

Especificacin del rea


Administracin y Logstica

2.2

Descripcin del rea.


Actualmente el rea de Administracin y Logstica est a cargo de la Asistente de
Gerencia quien tiene a su cargo un asistente de almacn y dos choferes para el
reparto de herramientas.
Los procesos que realiza dicha rea son los siguientes:

Control de Inventario y Stock de Almacn, tarea que no se realiza


eficientemente debido a las mltiples funciones del personal y a que no

contamos con un sistema informtico.


Revisin y conservacin de herramientas de trabajo.
Despacho de materiales e insumos segn requerimientos para realizar
correctivos, en esta funcin tenemos problemas de cumplimiento de

tiempos.
Coordinacin de ruta para distribucin de herramientas segn prioridades.
Solicitar permisos para ingresar a realizar mantenimientos y trabajos segn

programacin entregada por los seores supervisores.


Hacer seguimiento a los permisos solicitados.
Despachar los mantenimientos confirmados.
Buscar precios competitivos para realizar compras (solicitar cotizaciones por

telfono y/o personalmente segn sea el caso).


Hacer las compras a fin de mantener el almacn con el stock necesario, no
A S IS T E N T E D E G E R E N C IA , L O G S T IC A Y A L M A C N

contamos con una programacin de compras por lo tanto el almacn no est


AREA

IN IC IO
2`
R E C IB E L L A M A D A 5 `
Y /O C O R R E O D E
C L IE N T E

A S IS T E N T E

ALM AC EN
completamenteT abastecido.
TRANSPONTE
E C N IC A
G E R E N C IA
Presentar Inventarios 2 veces al ao como mnimo o cuando lo soliciten.
Llevar el control del1 almacn por medio del kardex,4 no se actualiza el kardex

60`
15`
constantemente.
R E C IB E
E V A L U A C I N
R E esta
C I B E funcin hay
R E Cdemoras
IB E L IS T A
Elaborar las cotizaciones
solicitadas,
I N F O R M E para realizar

R E C E P C I N

T C N IC A

PAR A C O M PR A

20`

60`

30`

4 HRS

hay disponibilidad
de personal.
V E R IF IC A
ELA BO R A
S O L IC IT A
E JE C U TA
ORA
S T O C K Y / O coordinaciones.
quejas
las respectivas
I N F O R Mde
E clientesE LyA Brealizar
A T E N C I N Recepcionar
DE
1
CO M PRA
E M E R G E N C IA

C O T IZ A C I N

T C N IC O

CO M PRA

5`

10`

5`
S O L IC IT A
C O T IZ A C I N

R E Q U E R IM IE N T O

T C N IC O

debido a que se tiene que coordinar con el rea tcnica y muchas veces no

2.2.1 Diagramas de proceso

5`

24 HRS

E N V IA
C O T IZ A C I N
A L C L IE N T E

SI
CO M PLETO

R E C IB E
A P R O B A C I N
SI

15`
APRUEBA

ELABORA
R E Q U E R IM IE N T O

30`

E L A B O R A L IS T A
PAR A C O M PR A

10`
NO

E N V A
R E Q U E R IM IE N T O
A ALM ACN

NO
3

60`
15`

5
A R C H IV A
C O T IZ A C I N

18

R E C IB E
P E D ID O P A R A
D ES PA C H O

25`
P R E PAR A
P E D ID O P A R A
D ESPAC H O

15`
IN C L U Y E E N
R U TA Y E N TR E G A
A TRANSPORTE

ENTREG A
EN LA
T IE N D A

F IN

2.3

Definicin del problema


Mala organizacin de los procesos y funciones en el rea de Administracin y
Logstica.

2.4

Objetivos y Metas
2.4.1 Objetivo:
Mejorar la organizacin del rea de Administracin y Logstica optimizando
los procesos y funciones.
2.4.2 Metas:
Mejorar la organizacin del rea de Administracin y Logstica en un 80% en
un tiempo de 6 meses.

19

CAPITULO III
ANALISIS ORGANIZACIONAL

FACERAP
PUNTA CALIFICAC
JE
IN

RESPONSABL
E

ACCIN

PREVISIN

Gerencia

Elaborar el MOF

Actualizacin del
MOF

Falta de stock de Desconfianza Administracin


repuestos
en el servicio
y Logstica

Elaborar un
cronograma de
compras para
mantener un
stock mnimo

Mantener el
kardex
actualizado en el
almacn

Empresa
ineficiente

Falta de tiempo
por priorizar
otras actividades

Prdida de
clientes

Gerencia

Delegar la
funcin al rea
tcnica

Incluir la funcin
en el MOF

Modificacin de
los Precios

Precios
elevados por
servicio y/
reparacin

No se tiene stock
disponible

Posible
prdida de
clientes

Administracin
y Logstica

Mantener un
stock mnimo
disponible

Control de stock
mnimo

Falta de Equipos
disponibles

Falta de
inversin

Falta de sustento
tcnico

Horas
Hombre
adicionales

Gerencia

Elaborar
sustento de
necesidad de
equipos

Elaborar
Presupuesto
mensual

FALLAS

APARIENCIA

CAUSA

EFECTOS

Demora en la
atencin

Empresa
ineficiente

No se tiene MOF

Cliente
insatisfecho

80

Demora en
abastecimiento de
materiales en
correctivos a los
tcnicos

Empresa poco
solvente

60

Demora en las
cotizaciones

60

40

40

TOTA
L 280
3.1

ANALISIS INTERNO

20

3.1.1 FACERAP

21

ANALISIS DE LAS FALLAS


FALLAS
DETECTADA

Demora en la
atencin

Demora en
abastecimiento de
materiales en
correctivos a los
tcnicos

RESULTANTE

21%

29%

Demora en las
cotizaciones

Modificacin de
los precios

Falta de Equipos
disponibles

21%

14%

14%

Va al Diagnostico

Comentario : Luego del Anlisis de esta herramienta, determinamos que la falla principal es la demora en los
abastecimientos de materiales en los correctivos a los tcnicos, ubicndose en el rea de Administracin y Logstica.

22

3.1.2 Causa y Efecto

Comentario : Esta herramienta nos permite visualizar que el efecto de la demora en la ejecucin de correctivos, tiene entre sus causas
ms importantes, la duplicidad de rutas por requerimientos inesperados y la falta de Stock de repuestos.

23

3.1.3 Pareto

DIAGRAMA DE PARETO
AREA ANALIZADA: ADMINISTRACION Y LOGISTICA
PROCESOS: CORRECTIVOS E INSTALACIONES

24

25

Comentario : En el Grafico se observa que de los 16 defectos encontrados, los 4 primeros


debern ser atacados como prioridad a fin de resolver el 78 % de los defectos totales..

26

3.1.4 Factorial y causal

FACTOR 1 : GERENCIA GENERAL


COMPONENTES DEL FACTOR
1.
Aprobacin de proyectos
1
1.
Supervisin de trabajos en general
2
1.
Coordina con el rea tcnica
3
1.
Coordina con logstica y almacn
4
1.
Coordina con Contabilidad
5
1.
Organiza la empresa
6
FACTOR 2 : ADMINISTRACIN Y LOGISTICA
COMPONENTES DEL FACTOR
Trato directo con el cliente atiende quejas, dudas o
2.1
sugerencias
2.2 Cotizaciones de trabajos correctivos
2.3 Presupuestos de proyectos
2.4 Propuestas de contratos
2.5 Coordina trabajos con el rea tcnica
2.6 Cierra negociaciones
Envo de correos para tramitar permisos para
2.7
trabajos
2.8 Control de stocks
2.9 Actualizacin de kardex
2.1
Despacho de mercadera
0
2.1 Entrega de herramientas e insumos para
1
mantenimientos
2.1 Entrega de herramientas e insumos para trabajos
2
correctivos
2.1
Compra de materiales para almacn
3
2.1
Cotizaciones para realizar compras
4
FACTOR 3 : SUPERVISIN TECNICA
COMPONENTES DEL FACTOR
3.
Programacin de mantenimientos mensuales
1
3.
Programacin de trabajos correctivos
2
3.
Programacin de visitas para cotizar trabajos
3
3.
Ejecucin de mantenimientos
4
27

3.
5
3.
6
3.
7
3.
8

Ejecucin de trabajos correctivos


Atencin de emergencias
Visitas para diagnstico para cotizar
Revisin de documentacin interna

FACTOR 4 : CONTABILIDAD
COMPONENTES DEL FACTOR
4.
Cobranza de facturas pendientes
1
4.
Elaboracin de libros contables
2
4.
Elaboracin de Balances mensuales
3
4.
Facturacin
4
4.
Depsitos
5
4.
Pago a proveedores
6
4.
Caja chica
7

FACTOR 1 :

GERENCIA
a
COMPONENTES DE FACTOR
1.0
0
1.
1
1.
2
1.
3
1.
4
1.
5
1.
6

GENERAL
b
c
d
e
0.7 0.5 0.2 0.0
5
0
5
0

Aprobacin de proyectos

Supervisin de trabajos en
general

2 , 4 2

Coordina con el rea tcnica

Coordina con logstica y


almacn

Coordina con Contabilidad

Organiza la empresa
TOTALES

FACTOR 2:

X
3

ADMINISTRACIN Y LOGISTICA
28

1
0

1
4

FACTOR 3:
FACTOR 4:

SUPERVISIN TECNICA
CONTABILIDAD

EVALUACIN DE
RESULTADOS
FUNCIN DE GERENCIA GENERAL
*
*
*
*
*

MUY
BUENOS
BUENOS
REGULARES
MALOS
MUY MALOS
-

IE =
3
2
1
0
0

FACTORES

3 ELEMENTOS
2
1
0
0

ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
LIMITANTES
(n) 4

FUNCIN DE GERENCIA
GENERAL
(3 x 1,00) + (2 x 0,75) + (1 x 0,50) + (0 x
0,25) + (0 x 0,00)
6
3.0
MARCAS EN a
3 x 1,00 =
0
1.5
MARCAS EN b
2 x 0,75 =
0
0.5
MARCAS EN c
1 x 0,50 =
0
0.0
MARCAS EN d
0 x 0,25 =
0
0.0
MARCAS EN e
0 x 0,00 =
0

INDICE DE EFICIENCIA = IE

IE = 0.80

< > 83 % DE
EFICIENCIA

INDICE DE DEFICIENCIA = ID
ID = 1 - IE = 1 - 0.83

ID=

0.17 < > 17 % DE


29

DEFICIENCIA

PORCENTAJE LIMITANTE =
PL
PL = 1 / n

PL =

1 / 4 = 0.25 =
25 %

FUNCIN DE GERENCIA GENERAL


DETERMINACIN DEL "PLFK"
PLF
=
PLF
=
PLF
=
PLF
=
-

1
2
3
4

0.2
5
0.2
1 x
5
0.2
0 x
5
0.2
2 x
5
1 x

0.2
5
0.2
=
5
0.0
=
0
0.5
=
0
=

(F1 APARECE 1 VEZ)


(F2 APARECE 1 VEZ)
(F3 APARECE 0 VEZ)
(F4 APARECE 2 VEZ)

FACTOR 2 : ADMINISTRACIN Y LOGISTICA


COMPONENTES DE FACTOR
a
b
c
d
e
1.0 0.7 0.5 0.2 0.0
30

0
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7

Trato directo con el cliente


atiende quejas, dudas o
sugerencias
Cotizaciones de trabajos
correctivos
Presupuestos de proyectos
Propuestas de contratos
Coordina trabajos con el rea
tcnica
Cierra negociaciones
Envo de correos para tramitar
permisos para trabajos
Control de stocks
Actualizacin de kardex

2 , 4 2
4
1
X

X
X

2 , 1 2
2 , 1 2

X
X
X
X

2 , 4 2
X

FUNCIN DE ADMINISTRACIN Y
LOGISTICA
MUY BUENOS
6 ELEMENTOS
BUENOS
3 ELEMENTOS
REGULARES
5 ELEMENTOS
MALOS
0 ELEMENTOS
MUY MALOS
0 ELEMENTOS
(n)

GERENCIA GENERAL
SUPERVISIN TECNICA
CONTABILIDAD

FACTORES LIMITANTES

X
X

EVALUACIN DE RESULTADOS

TOTALES

*
*
*
*
*

2.8
2.9
2.1
Despacho de mercadera
0
2.1 Entrega de herramientas e
1
insumos para mantenimientos
Entrega de herramientas e
2.1
insumos para trabajos
2
correctivos
2.1 Compra de materiales para
3
almacn
2.1 Cotizaciones para realizar
4
compras

FACTOR 1:
FACTOR 3:
FACTOR 4:

12

31

2
0

1
1
2

FUNCIN DE ADMINISTRACIN Y LOGISTICA


IE
=
6
3
5
0
0

(6 x 1,00) + (3 x 0,75) + (5 x 0,50) + (0 x


0,25) + (0 x 0,00)
14
MARCAS EN a
6 x 1,00 = 6.00
MARCAS EN b
3 x 0,75 = 2.25
MARCAS EN c
5 x 0,50 = 2.50
MARCAS EN d
0 x 0,25 = 0.00
MARCAS EN e
0 x 0,00 = 0.00

INDICE DE EFICIENCIA = IE

0.7 < > 77 % DE


7 EFICIENCIA

IE =

INDICE DE DEFICIENCIA = ID
ID = 1 - IE = 1 - 0.77

0.23

ID=

< > 23 % DE
DEFICIENCIA

PORCENTAJE LIMITANTE = PL
PL = 1 / n

1 / 12 = 0.083 =
8.3%

PL =

FUNCIN DE ADMINISTRACIN Y LOGISTICA


DETERMINACIN DEL "PLFK"
PLF
=
PLF
=
PLF
=
PLF
=
-

1
2
3
4

0.08
3
0.08
5 x
3
0.08
0 x
3
0.08
5 x
3
2 x

0.1
6
0.4
=
2
0.0
=
0
0.4
=
2
=

(F1 APARECE 2 VEZ)


(F2 APARECE 5 VEZ)
(F3 APARECE 0 VEZ)
(F4 APARECE 5 VEZ)

32

FACTOR 3 :

SUPERVISIN TECNICA
a
b
c
d
e
1.0 0.7 0.5 0.2 0.0
0
5
0
5
0

COMPONENTES DE FACTOR
3.
1
3.
2
3.
3
3.
4
3.
5
3.
6
3.
7
3.
8

Programacin de mantenimientos
mensuales

Programacin de trabajos correctivos

3 , 4 2

Programacin de visitas para cotizar


trabajos

Ejecucin de mantenimientos

Ejecucin de trabajos correctivos

Atencin de emergencias

Revision de documentacin interna


TOTALES

*
*
*
*
*

FACTORES

SUPERVISIN
4 ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
LIMITANTES
(n)

1
3
0
0

FUNCIN DE SUPERVISIN
TECNICA
IE
(4 x 1,00) + (1 x 0,75) + (3 x 0,50) + (0 x
33

GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACIN Y LOGISTICA
CONTABILIDAD

FUNCIN DE
TECNICA
MUY
BUENOS
BUENOS
REGULARES
MALOS
MUY MALOS

3 , 4 2

Visitas para diagnstico para cotizar

FACTOR 1 :
FACTOR 2 :
FACTOR 4 :

0,25) + (0 x 0,00)
8

=
4 MARCAS EN

4 x 1,00 =

1 MARCAS EN

1 x 0,75 =

3 MARCAS EN

3 x 0,50 =

0 MARCAS EN

0 x 0,25 =

0 MARCAS EN

0 x 0,00 =

4.0
0
0.7
5
1.5
0
0.0
0
0.0
0

INDICE DE EFICIENCIA = IE

IE =

0.7 < > 78 % DE


8 EFICIENCIA

INDICE DE DEFICIENCIA = ID
ID = 1 - IE = 1 - 0.78

ID=

0.2 < > 22 % DE


2 DEFICIENCIA

PORCENTAJE LIMITANTE = PL
PL = 1 / n

PL =

1 / 6 = 0.17 =
17 %

FUNCIN DE SUPERVISIN TECNICA

DETERMINACIN DEL "PLFK"


PLF 1
0.1
0.0
0 x
=
(F1 APARECE
=
7
0
PLF 2
0.1
0.0
0 x
=
(F2 APARECE
=
7
0
PLF 3
0.1
0.3
2 x
=
(F3 APARECE
=
7
3
PLF 4
0.1
0.6
4 x
=
(F4 APARECE
=
7
7

34

0 VEZ)
0 VEZ)
2 VEZ)
4 VEZ)

FACTOR 4 :

CONTABILIDAD
a
1.0
0

COMPONENTES DE FACTOR
4.
1
4.
2
4.
3
4.
4
4.
5
4.
6
4.
7

Cobranza de facturas pendientes

c
0.5
0

Elaboracin de Balances mensuales

Depsitos

Pago a proveedores

Caja chica

X
TOTALES

3 , 4 2

ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS
ELEMENTOS

FACTORES LIMITANTES

(n)

FUNCIN DE CONTABILIDAD
IE
=
5
2
0
0
0

FUNCIN DE CONTABILIDAD
5
2
0
0
0

GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACIN Y LOGISTICA
SUPERVISIN TECNICA

MUY BUENOS
BUENOS
REGULARES
MALOS
MUY MALOS

e
0.0
0

(5 x 1,00) + (2 x 0,75) + (0 x 0,50) + (0 x 0,25)


+ (0 x 0,00)
7
5x
5.0
MARCAS EN a
=
1,00
0
2x
1.5
MARCAS EN b
=
0,75
0
0x
0.0
MARCAS EN c
=
0,50
0
0x
0.0
MARCAS EN d
=
0,25
0
MARCAS EN e
0 x = 0.0
35

Facturacin

*
*
*
*
*

d
0.2
5

Elaboracin de libros contables

FACTOR 1 :
FACTOR 2 :
FACTOR 3 :

b
0.7
5

0,00

INDICE DE EFICIENCIA = IE

IE=

0.9 < > 93 % DE


3 EFICIENCIA

INDICE DE DEFICIENCIA = ID
ID = 1 - IE = 1 - 0.93

ID=

0.0 < > 7 % DE


7 DEFICIENCIA

PORCENTAJE LIMITANTE = PL
PL = 1 / n

PL =

1 / 3 = 0.33 =
33 %

FUNCIN DE CONTABILIDAD

DETERMINACIN DEL "PLFK"


PLF 1
0.3
0.0
0 x
=
(F1 APARECE
=
3
0
PLF 2
0.3
0.3
1 x
=
(F2 APARECE
=
3
3
PLF 3
0.3
0.3
1 x
=
(F3 APARECE
=
3
3
PLF 4
0.3
0.3
1 x
=
(F4 APARECE
=
3
3

36

0 VEZ)
1 VEZ)
1 VEZ)
1 VEZ)

Comentario: Se observa que el rea de Administracin y Logstica es la que tiene menor


eficiencia en relacin a las otras reas de la Empresa.

37

3.1.5 Matriz EFI.

MATRIZ EFI
FACTORES CRITICOS PARA EL XITO
FORTALEZAS
1.- Experiencia en el mercado
2.- Personal altamente calificado
3.- Atencin de emergencias las 24 horas
4.- Productos utilizados de las mejores marcas
5.- Capacidad instalada optima
6.- Garanta por instalacin de 1 ao
7.- Presentacin del personal impecable
8.- Capacidad de inversin en proyectos
9.- Puntualidad en entrega de proyectos
10.- Calidad en el servicio
DEBILIDADES
1.- Falta de Sistema Informtico
2.- Elevadas horas muertas en temporada invierno
3.- rea de Administracin y Logstica
desorganizado
4.- No contamos con manual de funciones
5.- No contamos con manual de procedimientos
6.- Falta de identificacin del personal tcnico
7.- Falta de planeamiento estratgico
8.- Deseamos ser representantes y distribuir
marcas de equipos
9.- Falta de publicidad
10.- Deseamos tener posicionamiento en el
mercado
TOTAL

PESO

CALIFICACIN

TOTAL
PONDERADO

0.08
0.07
0.07
0.06
0.06
0.04
0.03
0.05
0.05
0.08

4
4
4
3
4
3
3
3
4
4

0.32
0.28
0.28
0.18
0.24
0.12
0.09
0.15
0.20
0.32

0.05
0.02

1
2

0.05
0.04

0.05
0.04
0.04
0.04
0.04

1
1
1
1
1

0.05
0.04
0.04
0.04
0.04

0.02
0.05

2
2

0.04
0.10

0.06
1.00

0.12
2.74

1= DEBILIDAD MAYOR 2= DEBILIDAD MENOR 3=FORTALEZA MENOR 4=FORTALEZA MAYOR

Comentario: Segn la aplicacin y anlisis de la matriz EFI podemos observar que la empresa
ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L. es una empresa fuerte porque tiene ms
fortalezas que debilidades por lo tanto el promedio est por encima de la media.

38

3.2

ANALISIS EXTERNO
3.2.1 A. del Micro Entorno

MPC
MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO MPC
FACTORES IMPORTANTES PARA EL XITO

VALOR

ROSASCO
CORPORACION
INGENIEROS Y
DE
SERVICIOS
REFRIGERACION
S.R.L.
SAC
CLAS. PUNT. CLAS.
PUNT.

GRUPO AIRFAN
SERVICES S.A.C.
CLAS.
PUNT.

ASB
INDUSTRIAL
SERVICES S.A.C.
CLAS.
PUNT.

1.- Experiencia en el mercado

0.07

0.28

0.28

0.21

0.07

2.- Calidad del Servicio

0.07

0.28

0.28

0.21

0.14

3.- Puntualidad en el cumplimiento del Servicio

0.04

0.12

0.12

0.08

0.08

4.- Calidad de los productos usados en los trabajos

0.04

0.16

0.16

0.08

0.04

5.- Atencin al cliente brindando informes

0.03

0.09

0.09

0.09

0.09

6.- Posicin en el mercado

0.09

0.09

0.36

0.18

0.27

7.- Presentacin del personal

0.03

0.09

0.09

0.03

0.03

8.- Competitividad de precios

0.07

0.14

0.14

0.28

0.28

9.- Seguimiento de los servicios brindados

0.04

0.16

0.08

0.08

0.08

10.- Expansin global

0.06

0.18

0.24

0.12

0.12

11.- Especializacin en servicios de cadenas de tiendas

0.07

0.28

0.14

0.21

0.21

12.- Publicidad

0.06

0.06

0.24

0.12

0.18

13.- Atencin de emergencias las 24 horas

0.06

0.24

0.06

0.06

0.06

14.- Personal experimentado y altamente calificado

0.06

0.24

0.18

0.06

0.06

15.- Posicin Financiera

0.05

0.15

0.2

0.15

0.1

16.- Capacidad Instalada

0.07

0.28

0.28

0.28

0.14

0.09

0.36

0.36

0.27

0.18

17.- Fidelizacin del cliente


TOTAL

1.00

3.20

3.30

2.51

2.13

1= DEBILIDAD PRINCIPIAL 2= DEBILIDAD MENRO 3= FORTALEZA MENOR 4= FORTALEZA PRINCIPAL

Comentario: Segn el anlisis y aplicacin de la matriz MPC se observa lo siguiente:


El Sector del mercado es bastante competitivo debido a que el promedio de los puntajes de las empresas en
cuestin estn por encima de la media.
La empresa CORPORACION DE REFRIGERACION SAC lidera el mercado con 3.30 estando muy cerca la empresa
ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS con 3.20.

39

3.2.2

A. del Macro Entorno


Matriz EFE

MATRIZ EFE
FACTORES CRITICOS PARA EL XITO
PESO
OPORTUNIDADES

CALIFICACIN

TOTAL
PONDERADO

1.- Las polticas del cuidado del medio ambiente estan


obligando a las empresas a instalar nuevos equipos
ecolgicos

0.07

0.28

2.- Factores climticos (verano)

0.08

0.24

3.- Disminucin del IGV al 18%

0.05

0.1

4.- Mayor competitividad de precios debido a la apertura del


mercado para el ingreso de nuevas marcas de equipos por
los TLC con China y EEUU.

0.06

0.18

5.- Cada del dlar

0.06

0.24

6.- Estabilidad econmica permite mayor inversin nacional


y extranjera

0.05

0.15

7.- Avance de la tecnologa permite mayor publicidad en la


web

0.03

0.09

8.- Construccin de nuevos Centros Comerciales

0.06

0.12

9.- Exigencia de INDECI de Certificacin despus de cada


mantenimiento

0.07

0.28

10.- Incremento de cursos especializados en el rubro para


actualizar al personal
AMENAZAS

0.06

0.18

1.- Factores climticos (invierno)

0.08

0.08

2.- Polticas del cuidado del medio ambiente nos exige el uso
de materiales ecolgicos que incrementan
considerablemente los costos

0.07

0.28

3.- Persona natural con negocio ofrece bajos costos

0.03

0.06

4.- Empresas posicionadas en el mercado

0.03

0.09

5.- Empresas representantes de marcas de equipos

0.03

0.09

6.- Avance de la tecnologa nos obliga a sistematizar los


procesos

0.04

0.08

7.- Coyuntura poltica actual

0.03

0.06

8.- Competidores con cobertura Nacional

0.03

0.09

9.- Aumento de la demanda de personal calificado

0.04

0.08

10.- Ingreso al pas de repuestos de baja calidad a bajo costo


utilizado por la competencia para bajar los precios.

0.03

0.03

TOTAL
1.00
2.80
1= RESPUESTA MALA 2= RESPUESTA ES LA MEDIA 3=RESPUESTA POR ARRIBA DE LA MEDIA 4=RESPUESTA
SUPERIOR

Comentario: Segn la aplicacin y anlisis de la matriz EFE observamos que la empresa


ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L. aprovecha sus oportunidades y minimiza
sus amenazas debido a que su puntaje supera la media con 2.80

40

Grfica EFE EFI

EFE

EFI

2.80

2.74

Comentario: Segn el grfico de la matriz EFI podemos observar que la empresa ROSASCO
INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L. es una empresa fuerte porque tiene ms fortalezas que
debilidades por lo tanto el promedio est por encima de la media con 2.74, en el caso del grfico
de la matriz EFE observamos que la empresa aprovecha sus oportunidades y minimiza sus
amenazas debido a que su puntaje supera la media con 2.80

41

Matriz de Tendencias de FODA

42

Matriz FODA

43

3.3

DIAGNSTICO DE PUNTOS CRTICOS


3.3.1 Puntos Crticos
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.

rea de Administracin y Logstica desorganizada


Demora en abastecimiento de materiales en correctivos a los tcnicos
Demora en la ejecucin de los correctivos reparaciones.
Desorganizacin en el Almacn.
Ineficiencia en el rea de Administracin y Logstica.
No existe Manual de Procedimientos, ni Manual de Funciones.
Falta de Posicionamiento en el mercado.
Falta de Sistema Informtico
Elevadas horas muertas en temporada invierno
Falta de identificacin del personal tcnico
Falta de planeamiento estratgico
Deseamos ser representantes y distribuir marcas de equipos
Falta de publicidad

3.3.2 Diagnstico de Solucin a Puntos Crticos


Descrito los puntos crticos anteriores; hemos visto conveniente analizar los
de mayor relevancia e importancia como son:

a. rea de Administracin y Logstica desorganizada


b. Demora en abastecimiento de materiales en correctivos a los tcnicos

IV.

PROPUESTA DE SOLUCIN

4.1

Propuesta de Solucin al Punto Crtico


Ejecutar nuestra estrategia seleccionada como es:
Implementar programa para mejorar la organizacin del rea de Administracin y
Logstica.
Dicha propuesta incluye alcanzar las siguientes metas:

44

CONCLUSIONES
El presente Trabajo Aplicativo Empresarial MEJORA DE LA ORGANIZACIN DEL AREA DE
ADMINISTRACIN Y LOGSTICA DE LA EMPRESA ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS
S.R.L. trae consigo un detallado anlisis y evaluacin de alternativas que ayuden a mejorar la
eficiencia de una empresa.

45

La empresa ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L. empresa con 20 aos de


experiencia brinda servicios de mantenimiento y comercializa productos sistema de Aire
Acondicionado en todo Lima Metropolitana. El funcionamiento y la eficiencia de la empresa, est
basada en el buen rendimiento de las reas: Contabilidad y Administracin & Logstica, cuyas
actividades de control, de procesos y de resultados representan el primer orden en importancia.
Nuestro trabajo tiene como finalidad el mejoramiento de los procesos y funciones en el rea de
Administracin y Logstica; para lo cual el uso de algunas herramientas y/o cuadros conceptuales
han mostrado y demostrado los principales problemas del rea; que a su vez generan en gran
medida una alta ineficiencia del rea y sus resultados. Las herramientas sealan un rea de
Administracin y Logstica desorganizada, demora en abastecimiento de materiales en correctivos
a los tcnicos y otros problemas actividades mal efectuadas que son parte del transcurrir diario
dentro de la empresa.
Con el propsito de afrontar dichos problemas se evalu como alternativa viable de solucin el
Implementar un programa para mejorar la organizacin del rea de Administracin y Logstica.
Dicho programa de mejora incluye estrategias, metas alcanzables, costos econmicos y
beneficios proyectados a obtener en un periodo determinado de tiempo.
Todo esto nos indica la necesidad de ejecutar un mejoramiento integral en la empresa en la cual el
aporte de cada una de las reas ser de vital importancia, debido a que la nueva forma de llevar la
organizacin incluye una interrelacin entre las reas de toda la empresa.

RECOMENDACIONES
El presente Trabajo Aplicativo Empresarial MEJORA DE LA ORGANIZACIN DEL AREA DE
ADMINISTRACIN Y LOGSTICA DE LA EMPRESA ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS
S.R.L. trae consigo un detallado anlisis y evaluacin de alternativas que ayuden a mejorar la
eficiencia de una empresa.

46

La empresa ROSASCO INGENIEROS & SERVICIOS S.R.L. empresa con 20 aos de


experiencia brinda servicios de mantenimiento y comercializa productos sistema de Aire
Acondicionado en todo Lima Metropolitana. El funcionamiento y la eficiencia de la empresa, est
basada en el buen rendimiento de las reas: Contabilidad y Administracin & Logstica, cuyas
actividades de control, de procesos y de resultados representan el primer orden en importancia.
Nuestro trabajo tiene como finalidad el mejoramiento de los procesos y funciones en el rea de
Administracin y Logstica; para lo cual el uso de algunas herramientas y/o cuadros conceptuales
han mostrado y demostrado los principales problemas del rea; que a su vez generan en gran
medida una alta ineficiencia del rea y sus resultados. Las herramientas sealan un rea de
Administracin y Logstica desorganizada, demora en abastecimiento de materiales en correctivos
a los tcnicos y otros problemas actividades mal efectuadas que son parte del transcurrir diario
dentro de la empresa.
Con el propsito de afrontar dichos problemas se evalu como alternativa viable de solucin el
Implementar un programa para mejorar la organizacin del rea de Administracin y Logstica.
Dicho programa de mejora incluye estrategias, metas alcanzables, costos econmicos y
beneficios proyectados a obtener en un periodo determinado de tiempo.
Todo esto nos indica la necesidad de ejecutar un mejoramiento integral en la empresa en la cual el
aporte de cada una de las reas ser de vital importancia, debido a que la nueva forma de llevar la
organizacin incluye una interrelacin entre las reas de toda la empresa.

47