You are on page 1of 47

Capacitacin Representante

del punto de entrega



Aplicacin Censal 5 de
noviembre de 2014


Agenda


Objetivos
Caractersticas de la prueba




Contribuir al mejoramiento de la calidad de la
educacin colombiana mediante la realizacin de
evaluaciones peridicas del desarrollo de las
competencias de los estudiantes de la educacin bsica.

Conocer las fortalezas y debilidades de los estudiantes
de educacin bsica de todos los establecimientos
educativos del pas en el desarrollo de competencias
esenciales para la vida personal, social y laboral.



Objetivos
Agenda


Objetivos
Caractersticas de la prueba



Caractersticas de Saber 3, 5 y 9

Participacin de grupos poblacionales.

Idioma nico de la prueba: Espaol.

Se evalan metodologas de educacin presencial y avaladas por el
ministerio.

Tiene carcter obligatorio. El compromiso con el mejoramiento continuo es
un deber de establecimientos y secretaras de educacin (Ley 715 de 2001,
Ley 1324 de 2009 y Decreto 1290 de 2009).

No evala jornadas nocturnas, fines de semana ni cursos de validacin.

Estudiantes con discapacidades: Fsicas, Sensoriales y Cognitivas debern
presentar las pruebas. Los resultados de estos ltimos sern procesados por
aparte.

Fsica: parlisis total o parcial de algn miembro; falta de algn miembro.
Sensorial: sordera, hipoacusia, ceguera, baja visin o sordoceguera.
Cognitiva: sndrome de Down o sndrome de Asperger (autismo).









Total estudiantes a participar en evaluacin a nivel nacional: Aprox.
2400.000.

Modalidades de aplicacin:

Piloto Controlada
ICFES lidera la aplicacin con
delegados y coordinadores
de salones externos.
Aprox. 58.000 estudiantes.
Censal
Rector lidera la aplicacin.
Aprox. 2342.000 estudiantes.

Los establecimientos (totalidad de sedes jornada) participan en una nica
modalidad de aplicacin, NO las dos.




Caractersticas de Saber 3, 5 y 9
1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
Organizacin
del material
de examen e
instalacin
de equipos.
3 de noviembre
Entrega de
material de
examen a
rectores.
4 de noviembre (7:00-
5:00 Jornada continua)
5 de noviembre (7:00
12:00 m.)
Recepcin
de hojas de
respuestas a
rectores.
5 de noviembre (1:00
5:00), 6 y 7 de
noviembre (7:00 5:00
Jornada continua)
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Generalidades de la aplicacin
1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Material de
examen
3
5
9
3 5
9
Hoja
separadora
Bolsa plstica para empacar las hojas de respuestas aplicadas
Permite identificar el material
para una Sede Jornada.

Todas las hojas separadoras
vienen en un sobre de manila
(no viene dentro de la caja).

La hoja separadora en blanco
se entrega para material
adicional (se tiene que
diligenciar).

Material de examen
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Hoja separadora
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Categoras de Material de Examen




Material empacado
Caja de establecimiento principal
con material organizado
independientemente por SEDE.
Rtulo
Contenido por SEDE.
Contenido del material de
examen (1 paquete por cada
grado) No abrir la caja.
Rtulo: El material adicional
viene rotulado con letra roja.
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Material adicional
Busca garantizar que todos los estudiantes, de los grados 3o., 5o. y 9o.
Pueden presentar la prueba.
Cada punto de entrega cuenta con material adicional.
Empacado por grado en cajas independientes.
Categoras: Reservado y Libre.
Listado de novedades de matrcula Material adicional reservado.
Se entrega mximo 30 cuadernillos por grado.
Si se requieren cantidades muy pequeas de material, infrmele a los
rectores que apliquen la prueba con material de examen ausentes.




Tipo de novedad Cantidad de matrcula
reportada
Establecimientos nuevos
(Inexistente en SIMAT, existencia validada con Secretara)
Matrcula total por grado
Establecimientos que reportaron actualizacin de matrcula
(respecto a informacin SIMAT 30.05.2014)
Diferencia entre matrcula
real y matrcula SIMAT
1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Puntos de Entrega




Punto de entrega tradicional.

Herramientas tecnolgicas
(Pistoleteo, Computadores).

Capacidad de atencin a volumen
significativo de rectores (mas de
3.000 cuadernillos).

Coordinador punto de entrega.

Puede tener varios puntos
satlites asociados.

Entrega y recepcin manual
(Herramientas de plan de
contingencia).

Atencin a nmero reducido de
rectores (Menos de 3.000
cuadernillos.

Asociado a un punto de entrega
matriz:

Entrega de material
Digitaliza informacin

Matriz
Total = 239
Satlite
Total = 92
Total = 331
1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




Velar por el ptimo funcionamiento del punto de entrega
(PE).

Guiar a rectores en procesos de recepcin de material de
examen y retorno de las hojas de respuestas.

Monitorear atencin a rectores por parte del operador
logstico, garantizando la adecuada organizacin entrega y
recepcin del material de examen.


Representante del punto de
entrega
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




Coordinar con el representante del operador de distribucin un
balance diario de entrega y recepcin de material de examen, para
poder canalizar el contacto requerido con rectores.

Conocer ampliamente los procesos de entrega y retorno de
material.

Coordinar con el representante de la Secretara el contacto y las
comunicaciones con rectores (segn la necesidad), as como la
validacin de la identidad de quien reclama o retorna el material de
examen.

Garantizar que todo Rector sale del punto de entrega con el
material de examen requerido y con sus inquietudes aclaradas.
Representante del punto de
entrega
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones





Tomar decisiones prcticas de carcter administrativo para garantizar el
buen funcionamiento del punto de entrega.

Escalar al Coordinador de Departamento/Municipio, o al nivel nacional
del ICFES (Centro de atencin SABER), decisiones de mayor
complejidad, que requieren aprobacin de un nivel superior.

Mantener comunicacin permanente con el Coordinador de
Departamento/Municipio, mantenindolo al tanto de las novedades y el
funcionamiento del punto de entrega.

Reportar diariamente, en el informe del representante del punto de
entrega. lo correspondiente a material de examen entregado y el no
reclamado, as mismo lo correspondiente a la devolucin de hojas de
respuestas aplicadas.
Representante del punto de
entrega
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




Velar por la custodia, manipulacin y registro de los
movimientos del material de examen en el punto de entrega, as
como su buen funcionamiento y ptima calidad de atencin.

Seguir permanentemente el material de examen asignado al
punto de entrega.

Realizar registro de todo movimiento de material de examen
(entrega y retorno).

Implementar plan de contingencia en caso de falla del sistema,
para garantizar trazabilidad de movimientos del material de
examen.
Representante del operador de
distribucin
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




Liderar el proceso de atencin a rectores para la entrega de
material de examen y recepcin de hojas de respuestas
aplicadas.

Generar recibos de entrega y recepcin de material de examen,
garantizando la firma (propia y del Rector), e inclusin de
observaciones a las que haya lugar.

Proveer copias de recibos de entrega y recepcin al
Representante del punto de entrega.

Representante del operador de
distribucin
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




Informar al Rector las responsabilidades asociadas con la
custodia del material de examen (cuidado de las hojas de
respuestas, evitar intercambio de material entre sedes,
organizacin del material para el retorno) .

Coordinar con el Representante del punto de entrega el
balance diario de entrega y recepcin de material de
examen, para poder canalizar contacto requerido con
rectores.

Custodia y cuidado de la infraestructura y mobiliario del
punto de entrega.

Representante del operador de
distribucin
Procedimientos ANTES de la
aplicacin
Roles y funciones




En todos los puntos de entrega se espera contar con la
presencia de un representante de la Secretara de
Educacin que al representar autoridad legtima ante los
rectores, garantice:

Comunicacin fluida.

Contacto eficiente.

Reclamo y devolucin del material de examen.
Representante de la
Secretara de Educacin
Procedimientos ANTES de la
entrega del material de examen
1. Capacitacin
2. Desplazamiento a los puntos de entrega
Dictada por el ICFES. En ella recibir las instrucciones sobre las
actividades y procedimientos que debe ejecutar en el punto de entrega.
Desplazarse al punto de entrega y permanecer en l durante el tiempo
de operacin (lunes 3 a viernes 7 de noviembre (o hasta completar el
proceso de retorno).

3. Organizacin del punto de entrega Lunes 3 de noviembre
Operador de distribucin:
Revisa infraestructura y muebles del punto de entrega.
Instala y prueba funcionamiento de los equipos.
Organiza material de examen y material adicional.



Procedimientos ANTES de la
entrega del material de examen
4. Recibo del material de examen
Al punto de entrega debe llegar el material de examen empacado
en cajas.

Las cajas que contienen el material empacado deben llevar todas
un rtulo exterior que las identifique.

El operador de distribucin debe verificar que junto con el material
de examen llegue, al punto de entrega, el siguiente material:

Material de examen empacado.
Material adicional.
Bolsas y cajas para empacar material de examen adicional.
Bolsas de seguridad adicionales y rtulos en blanco.
Hojas separadoras sin personalizacin.



Recuerde que el rector se debe llevar
Procedimientos ANTES de la
entrega del material de examen

Cajas de material de examen (establecimiento principal con sus sedes).


Dentro de las cajas de material de examen, se encuentran empacadas:
las hojas separadoras y
las bolsas plsticas para la devolucin de las hojas de respuestas.

Si reclama material de examen adicional recuerde que el Rector debe llevar
sus hojas separadoras diligenciadas.






Procedimientos ANTES de la
entrega del material de examen
5. Identificacin y organizacin del material adicional
El operador de distribucin debe organizar el material adicional
conservando el orden preestablecido en el empaque, para garantizar que se
entregue al Rector que lo solicite, siguiendo este mismo orden.

Es tambin responsabilidad del operador de distribucin establecer un
sistema que le permita asegurar que para los establecimientos educativos
registrados en el Listado de novedades de matrcula con datos de matrcula
superiores a cero, se reservan tantas unidades por grado como indique el
listado.

6. Preparacin para la recepcin de las hojas de respuestas
aplicadas
Fechas y horario de entrega de material de examen
Noviembre 5 (1:00 5:00 p.m.), 6 y 7 (jornada continua de 7:00 a.m. a 5:00
p.m.).


Procedimientos ANTES de la
entrega del material de examen
Personas autorizadas para reclamar el material de examen
Establecimientos no reportados en BD del operador logstico
Rectores de las instituciones debidamente identificados.

Delegados de los rectores debidamente autorizados.

Documentos completos: Cdula (u otro documento vlido de identificacin), autorizacin por
escrito (si es delegado del Rector), cdigo DANE del establecimiento y matrcula por grado y por
sede jornada del establecimiento para solicitar material adicional (de ser necesario).

El que no lleve ninguna identificacin debe diligenciar un acta de entrega (si no hay ningn
representante de la Secretara de Educacin).


Verificar con el representante de la Secretara de educacin la existencia de la institucin.
Entregar material nicamente si se cumplen las siguientes condiciones:

El representante de la Secretara da el aval para que se le entregue material a este
establecimiento y firma el Acta de autorizacin para entrega de material adicional en el punto
de entrega.

Usted, el operador de distribucin el Rector firman el Acta de autorizacin de entrega de
material.
1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
1. Entrega del material de examen por parte del operador logstico
Si el Rector o la persona que el haya delegado cumplen con la
documentacin requerida, se le entrega el material y se le genera el
recibo.

Si le llega a sobrar material al Rector, este debe conservarlo y usarlo
para fines acadmicos.

Si le llega a hacer falta material al Rector:

Si esta en el listado de novedades de matrcula se le debe entregar
el material reservado para l.
Si hay material disponible entregar la cantidad solicitada, siempre y
cuando sea mayor a 8 cuadernillos o menor de 30.

Registrar la transaccin de entrega. En caso de no poder utilizar el
sistema el registro debe ser manual.



Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
2. Plan de contingencia para la entrega del material de examen
3. Informacin para el Rector al finalizar la entrega del material
Se deben utilizar los listados y formatos previstos en caso que se
presente una falla con los equipos o falte la electricidad.

Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
El operador de distribucin debe informar al Rector de los diferentes
manejos que debe dar al material, el diligenciamiento del informe, y las
fechas para devolucin de las hojas de respuestas.

Usted debe estar en capacidad de resolver las dudas que lleguen a tener
los rectores. En caso de no ser posible debe contactar al coordinador de
departamento para que el rector no salga con dudas del punto de entrega.

Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
5. Atencin a rectores ante dudas de procedimientos
de la aplicacin
4. Reporte de material no entregado
Se deben hacer balances del material no entregado cada uno de los das
e informar a las Secretaras para evaluar el impacto.

Despus del balance del primer da se debe realizar una campaa para
impulsar a los rectores a recoger el material.

Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
6. Monitoreo del proceso de entrega del material de
examen
Verifique el cumplimiento de las siguientes actividades:

Antes del inicio de atencin a rectores:

Durante la atencin a rectores verifique que el representante del
operador de distribucin:

Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
Procedimientos DURANTE de la
entrega del material de examen
7. Reporte del proceso de entrega del material de examen
Al finalizar el da usted debe saber el porcentaje de rectores que
recogieron material, cuales establecimientos, que novedades hubo y
quienes no se presentaron.

Recuerde impulsar a los que no hayan ido y realizar los balances
diarios.

Reporte los balances diarios de:

Instalacin de puntos de entrega.
Funcionamiento de los puntos de entrega en cuanto al aspecto
relacionado con la tecnologa (PC, impresoras, lectores de cdigo
de barras, etc.)
Cantidad de instituciones que han recogido el material de examen.
Cantidad de instituciones que han entregado hoja de respuestas
diligenciadas.



1. Antes de la aplicacin
I. Generalidades
II. Material de Examen
III. Puntos de Entrega
IV. Roles y Funciones
2. Antes de la entrega del material de examen
3. Durante la entrega del material de examen
4. Para el retorno de hojas de respuestas


Procedimientos:
1. Organizacin del punto de
entrega para el retorno de las HR1
Los rectores solo deben regresar las hojas de respuestas, al recibir el
material se genera un recibo para el rector.

Los puntos de entrega estn habilitados para recibir las hojas de
respuestas a partir del 5 de noviembre a la 1:00 p.m.

La hoja separadora debe venir ubicada encima de las hojas de
respuestas diligenciadas y deben estar organizadas como se muestra a
continuacin:

NOTA: La hoja separadora en blanco
se entrega para material adicional
(se tiene que diligenciar).







Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
Material de
examen
Hoja
separadora
3. Retorno de hojas de respuestas de los puntos de entrega
satlites
Es responsabilidad del operador de distribucin que la lectura de los
puntos satlites sea realizada en las matrices correspondientes.

Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
2. Plan de contingencia para el retorno de las HR
Si se llega a presentar una falla en los equipos o falta de electricidad el
operador de distribucin debe realizar el conteo de hojas de respuestas
manualmente y al tener acceso realizar la lectura con los equipos.

Si el problema no es solucionado durante la estada en el punto de
entrega debe realizar la lectura al llegar a Bogot.

Durante el proceso de recepcin se debe ir organizando y sellando el
material.

El operador de distribucin no debe partir las sedes jornadas en las cajas
(deben ir completas).

Se debe garantizar que las hojas de respuestas no sufran daos.

4. Organizacin de las cajas donde retornarn las hojas de
respuestas a Bogot
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
Procedimientos para retorno de hojas
de respuesta diligenciadas
1. Pistoleteo de rotulo de la institucin.

2. Pistoleteo hoja por hoja (primero tipo A y luego tipo B).

3. Generar el recibo de recepcin de hojas de respuesta.

4. Firmar por parte del representante del punto de entrega el
recibido y el rector la devolucin de hojas de respuesta.
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
5. Monitoreo del proceso de retorno de hojas de
respuesta
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
Verifique que el rector:


Verifique que el operador de distribucin:
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
Al finalizar cada da debe conocer y reportar:
% rectores que recogieron material (cuntos y cules, novedades).

Coordinar con el representante de Secretara la estrategia para los
rectores que faltaron por retornar las hojas de respuestas.

Al finalizar el proceso de retorno, conocer y reportar:
Cuntos y cules establecimientos no retornaron
hojas de respuestas.
Reportarlo al Coordinador Departamento/Municipio

Coordinar con la Secretara la estrategia para recuperar hojas de
respuestas pendientes.

Conservar en detalle la informacin, para incluirla en el Informe de
gestin.

6. Reporte del retorno de hojas de respuesta
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
Al finalizar la jornada de retorno de material usted debe tener conocimiento
de (cantidad, porcentaje, listado detallado) establecimientos que:
Reclamaron material y retornaron hojas
de respuestas.
Reclamaron material y no retornaron
hojas de respuestas.
No reclamaron material.
Material adicional sobrante.
Novedades ocurridas.
Reportar a Coordinador Depatamento / Municipio e informe de gestin.
7. Reporte final e informe del representante del punto de entrega
Procedimientos para el RETORNO
de hojas de respuestas
En su informe final debe reportar:

Cdigo y nombre del punto de entrega.


Organizacin y atencin:

Describir las novedades y casos especiales ocurridos durante la
organizacin y atencin en el punto de entrega.


Entrega de material

Describir el detalle de las novedades y casos especiales
ocurridos durante la entrega de material de examen a rectores.
Informe web del representante del
punto de entrega
Material adicional:

Describir aspectos relacionados con el material adicional (proceso de
reclamo por parte de los rectores, fue suficiente).

Recepcin hojas de respuestas:

Describir el detalle de las novedades y casos especiales ocurridos
durante el retorno del material de examen.

Total de establecimientos educativos que reclamaron el material de
examen y retornaron las hojas de respuestas o no retornaron las hojas de
respuestas y total establecimientos educativos que no reclamaron el
material de examen.
Informe web del representante del
punto de entrega