Excel 2

Es una aplicacin de Microsoft, que permite realizar clculos matemticos desde los
niveles bsicos hasta lo ms avanzados de ingeniera, administracin, contadura,
finanzas, estadsticas, etc. y tiene la ventaja de que, a diferencia de la calculadora, los
valores quedan almacenados en la posicin determinada para ser utilizados en el
momento necesario.
3. Creacin y modificacin de frmulas.
BARRA DE FRMULAS
La Barra de Frmulas muestra el valor constante o frmula de la celda activa. El cuadro
de nombres nos muestra la celda activa


Para introducir valores nos situamos en la celda, tecleamos y pulsamos INTRO. Se
presentar el valor o el resultado de la frmula en la celda donde se introdujo. Para editar
una celda, presionamos F2 con el cursor en la celda, hacemos un clic en el cuadro de
frmula o un doble clic sobre la propia celda.
El cuadro de nombres, al editar una frmula, es sustituido por un men de funciones.

3.1. Referenciar los datos utilizando frmulas.
Nombre: Roberto Blanco Torres
Matricula: 2143037603
Curso: HAA03 Introduccin a la
Computacin
Maestro: Hctor A. Lpez Miranda
Actividad: Practica 5
Fecha: 31-10-2014
Campus: UAM-Azcapotzalco
Excel
Una frmula siempre se introducir comenzando por el signo de igual (=). Una
frmula puede incluir operadores, referencias a celdas, valores, funciones y
nombres.
Los operadores especifican la tarea que se desea realizar con los elementos de la
frmula. Veamos algunos:
Aritmticos: +, -, /, *, %, ^.
De comparacin: =, >, <, >=, <=, <>.
De texto: &
De referencia: (Rango) ; (Unin)
Cuando vamos a usar la misma frmula para una fila o columna usamos el cuadro
de auto llenado.

3.2 Resumir los datos utilizando una frmula:
Usa el mtodo de Subtotales. Seleccionando una celda en la columna. Presiona el botn
de orden "AZ" (puedes encontrarlo en la barra de herramientas estndar). Luego,
selecciona "Datos" y "Subtotales". Debera aparecer el cuadro de dilogo Subtotales.
Asegurarse de haber marcado LOS PARAMETROS". Presionar "OK" para ver el
resumen de datos en negrita en la hoja de clculos. Presionar el "2" en la esquina
superior izquierda de la hoja para ver slo los datos resumidos.
Intenta con el mtodo Consolidar. Selecciona una celda en blanco a la derecha de tus
datos. Presiona "Datos" y "Consolidar". En la seccin "Referencias" del cuadro de dilogo
"Consolidar", selecciona toda tu tabla y presiona "OK". Esto produce una nueva fila con
totales resumidos. Borra el campo "Datos" en los resultados resumidos.

3.3. Resumir los datos usando subtotales.
Con el mdulo Resume una Tabla del complemento para Excel se puede generar un
resumen de una tabla o base de datos con totales y/o subtotales. Consideremos la
siguiente tabla con las ventas directas y por Internet de una tienda de departamentos con
sucursales en Santiago, Providencia y Concepcin. Necesitamos generar un resumen con
los totales de venta por cada sucursal y departamento, con subtotales por sucursal.

Para ello, selecciona una celda de la tabla, escoge la opcin Resume una Tabla del
complemento para Excel y define los datos como en la siguiente figura. En el
recuadro Resumir por agrega los campos Cod Suc, Sucursal y Dpto, activando la casilla
de Cod Suc para los subtotales por este campo. En el recuadro Campos a
Totalizar selecciona los campos correspondientes a las ventas. Inicialmente estos
campos tienen asociada la funcin suma para obtener los totales, esta funcin puede ser
modificada con el botn fx.

Opcionalmente se puede definir si la tabla con los resultados se genera en una nueva
hoja o en una hoja ya existente.
Resultado: La tabla resumen con los resultados se presenta en la siguiente figura.

Para actualizar un resumen ya generado, basta con seleccionar cualquier celda del
cuadro resumen y activar la opcin Resume una Tabla en el men, con lo que se
recuperarn los datos del resumen con la posibilidad de ser modificados.
3.4. Resumir condicionalmente los datos utilizando una frmula:
El formato condicional permite responder preguntas especficas sobre los datos.
Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Excel o
a un informe de tabla dinmica.

Ventajas de utilizar el formato condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco
aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?
Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados en la clase de 4 de secundaria?

Utilizar frmulas para resumir condicionalmente los datos:
Utilizar la funcin SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI calcula el total de slo aquellas celdas que cumplen con un
determinado criterio o condicin. La sintaxis de la funcin SUMAR.SI es
SUMAR.SI(Rango criterio, rango suma). En una frmula, los valores que una
funcin emplea para realizar operaciones o clculos se denominan argumentos.
As, los argumentos para la funcin SUMAR. SI son rango, criterio y rango de
suma. Al emplearse juntos crean una frmula condicional en la que se suman las
celdas que cumplen con el criterio previamente definido. Las celdas dentro del
rango de criterio que no cumplen con dicho criterio, no se incluyen en el total.

3.5. Buscar datos utilizando una frmula:
Una de las acciones ms comunes en Excel es la de buscar un valor dentro de una
columna, razn por la cual la funcin BUSCARV es una de las funciones ms
utilizadas, sin embargo no es la nica alternativa que tenemos para buscar en Excel.
Buscar datos en Excel con BUSCARV.

1. El primer argumento de la funcin BUSCARV indica el valor que vamos a buscar.
En el ejemplo nos referimos al valor de la celda B1 que es Diana.
2. El segundo argumento es el rango donde se realizar la bsqueda y el cual debe
cumplir con dos condiciones. La primera condicin es que la primera columna del
rango debe ser la columna donde se realizar la bsqueda. La segunda condicin
es que la columna con el valor que necesitamos como resultado debe estar
contenida en dicho rango. En nuestro ejemplo, deseamos encontrar el telfono de
Diana y por lo tanto la columna F debe estar incluida en el rango de bsqueda.
3. El tercer argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado.
Nuestro rango (D2:F6) contiene tres columnas, la primera es el Nombre, la
segunda el Apellido y la tercera el Telfono. Ya que necesitamos como resultado
la columna Telfono, es necesario indicar el valor 3 como el tercer argumento de
la funcin.
4. El cuarto argumento de la funcin BUSCARV es opcional e indica el tipo de
bsqueda que deseamos realizar. En nuestro ejemplo utilizamos el valor FALSO
para indicar a la funcin que deseamos una coincidencia exacta del valor buscado.
Como resultado, la funcin BUSCARV nos devuelve el valor de la columna Telfono
que corresponde a Diana. Con solo cambiar el valor en la celda B1 obtendremos el
telfono de la persona indicada.
Desventaja de la funcin BUSCARV
Considerando el mismo ejemplo anterior, si deseo encontrar el telfono de una
persona basado en su apellido, no puedo hacerlo utilizando la misma frmula para
buscar datos ya que la funcin BUSCARV siempre realizar la bsqueda en la primera
columna. Para hacer este tipo de bsqueda debo modificar la frmula de la siguiente
manera:

Los dos cambios realizados a la frmula son los siguientes:
El segundo argumento cambi a E2:F6 porque la funcin BUSCARV siempre
busca en la primera columna, y ya que deseo buscar por apellido, la columna E
debe ser la primera en el rango de bsqueda.
Debido a la modificacin anterior es necesario cambiar tambin el tercer
argumento de la funcin ya que el rango de bsqueda se redujo a la columna
Apellido y a la columna Telfono. Ahora nuestro resultado deseado se encuentra
en la segunda columna del rango de bsqueda y por lo tanto debo indicar el valor
numrico 2 en el tercer argumento.
La funcin COINCIDIR en Excel
Antes de continuar debemos comprender el funcionamiento de la funcin
COINCIDIR la cual busca un valor y nos devuelve su posicin dentro del rango de
bsqueda. Esta funcin tiene tres argumentos y solo dos de ellos son obligatorios.

1. El primer argumento de la funcin COINCIDIR es el valor a buscar. En el ejemplo
anterior ser el valor de la celda B1.
2. El segundo argumento es el rango de bsqueda y que para nuestro ejemplo son
las celdas que contienen todos los nombres.
3. El tercer argumento es opciones y nos permite especificar el tipo de bsqueda a
realizar. Para obtener una coincidencia exacta debemos especificar el valor cero.
Como resultado obtenemos el valor 3 que nos indica que Diana es el tercer
nombre dentro del rango D2:D6. El hecho de obtener esta posicin es de mucha
ayuda porque si queremos conocer el telfono de Diana debemos obtener el
valor en la posicin 3 bajo la columna Telfono y eso es precisamente lo que
haremos en el siguiente paso.
Frmula para buscar datos en Excel
Ahora que ya sabemos cmo encontrar la posicin de un valor con la funcin
COINCIDIR, solo nos falta encontrar el valor correspondiente en otra columna y
para eso utilizamos la funcin INDICE. La forma ms simple de esta funcin
requiere de solo dos argumentos, el primero de ellos es el rango de bsqueda y el
segundo ser la posicin, dentro de dicho rango, que deseamos obtener.

En este ejemplo estamos buscando el telfono de Diana y ya sabemos, por la
funcin COINCIDIR, que se encuentra en la posicin 3 bajo la columna Nombre.
Ahora utilizamos la funcin INDICE sobre los datos de la columna Telfono y en su
segundo argumento le indicamos que deseamos obtener la posicin devuelta por
la funcin COINCIDIR. El resultado es correcto y la frmula recin creada es til
para obtener el telfono de cualquier otra persona que indiquemos en la celda B1:

3.6. Crear frmulas condicionales:
Comprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar comparaciones
lgicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear
frmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI.
La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

Frmula con la funcin SI
1. prueba_lgica: condicin que se desea comprobar
2. valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple.
3. valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.
4. Crear una frmula condicional que devuelva un valor lgico (VERDADERO O
FALSO)
Para realizar esta tarea, utilice las funciones Y, O y NO, as como
los operadores correspondientes

Crear una frmula condicional que devuelva otro clculo o valores distintos a
VERDADERO o FALSO
Para realizar esta tarea, utilice las funciones SI, Y y O.

3.7. Dar formato o modificar el texto utilizando frmulas
Funcin Concatenar:
La funcin CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una
misma celda lo cual es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y
necesitamos hacer una concatenacin.
=CONCATENAR
Funcin Carcter:
La funcin CARACTER en Excel regresa un carcter especfico para un nmero
entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego
de caracteres con un nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el
que debemos proporcionar como argumento.
La funcin CARACTER puede ayudarnos a hacer uso de caracteres especiales o
smbolos dentro de alguna celda como pueden ser los saltos de lnea o encontrar
alguna letra del alfabeto.
3.8 Imprimir formulas y mostrarlas en la hoja
Para imprimir frmulas, necesita mostrarlas en la hoja de clculo. Para ello, haga
clic en la ficha Frmulas y, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar
frmulas .
A continuacin, haga clic en el botn de Microsoft Office en la parte superior
izquierda y haga clic en Imprimir.

Sugerencias para mostrar formulas:
Para ocultar las frmulas en la hoja de clculo, realice el mismo procedimiento que
para mostrarlas.
Tambin puede presionar CTRL+` (la tecla ` se encuentra al lado de la tecla del
nmero 1 en la mayora de los teclados) para mostrar y ocultar las frmulas.
Al mostrar las frmulas tambin es ms fcil detectar los errores.