INFORME

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
CLARA ELIZABETH BRAVO JIMENEZ

TECNICO EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SENA
VILLAGARZON PUTUMAYO
SEPTIEMBRE – 2014

2014 .INFORME PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ENTREGADO POR: CLARA ELIZABETH B RAVO JIMENEZ PRESENTADO A: JOAQUIN ESCOBAR VALLESCO TECNICO EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SENA VILLAGARZON PUTUMAYO SEPTIEMBRE .

..... DISPOSICIÓN FINAL . BIBLIOGRAFIA .............2... RESUMEN .. CONSERVACION .... DISTRIBUCION ...2........11 2...............2..........7 2.. PRODUCCION .......1.TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION PAG 1.. GLOSARIO .................................4...12 3.................7.....................11 2.......................2................8 2.............10 2.2.......................................16 ............3. CONCLUSION ..........14 4........1....6 CONSULTA ... PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ......9 2.................2....................................2.....................9 2.- 7 2............ RECEPCION ................2............ CONTENIDO .......2.......... PROCESOS .....7 2.................... TRAMITE .......2.......................... ORGANIZACIÓN ..- 5 2....5...8..................15 5..............- 7 2.......

todos estos procedimientos los debemos tener encuenta en los archivos y documentos. tiene como objetivos asegurar. identificación de medios. elaborar o hacer préstamo de un documento. técnicas de producción. que son necesarios a la hora de manejar los documentos. Cada uno de ellos es muy importante tener encuenta a la hora de manipular. por lo cual llevar un mejor control y organización de los documentos. distribución. El programa de gestión documental es un conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar documentos de todo tipo en una organización. los procesos de del programa de gestión documental son los soportes en los cuales están los documentos. manipulación o un mejor control de los documentos. pasos. ya que este programa de gestión documental nos ayuda a tener una mejor administración y control de los documentos. recibo de documentos. diligenciamiento de formularios. tramitar. recepción. eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación e indefinida de los documentos más valiosos. conservación y manipulación de documentos ya que nos dan a conocer muchas cosas sobre los documentos para tener un mejor manejo de ellos y hacer su debido proceso en los diferentes casos que se presenten. los medios de distribución. permitiendo la recuperación de información. todos estos pasos hay que tener encuenta en la manipulación de documentos. ofrecer. verificación de documentos. determinar el tiempo en que los documentos deben guardarse. tramite. reducir métodos y pautas que al interior de una organización permitan portar adecuadamente la documentación de su interés y servirla en el momento oportuno al que la requiera. aplicando principios de racionalización y economía. En el programa de gestión documental encontramos siete procesos o pasos para una buena organización.INTRODUCCION En el presente informe doy a conocer sobre el tema de exposición que nos correspondió programa de gestión documental. sea cual sea su origen o tipo de información contenida en el documento. disposición final. Bueno el programa de gestión documental y sus procesos son una forma muy buena para la producción. y ellos son producción. constancia de recibido. 4 . incorporar. nos puede servir desde los documentos de la casa hasta los documentos que tiene cualquier entidad. etc. conservación. medios. el programa de gestión documental es un proceso o un punto clave en cualquier circunstancia. Todos los procesos tienen una serie de actividades. organización.

5 . organización. disposición final de los documentos. recepción. El programa de gestión documental también se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad. distrital o municipal. OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL • Asegurar: un eficiente tratamiento a la información producida de una organización. • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. creación y diseño de formatos y documentos.RESUMEN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación. tramite y disposición final de la información. PROCESOS • PRODUCCION Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. conservación. • Ofrecer: procedimientos y tecnologías en los procesos de capturas. • Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información. tales como: producción. soportes y equipos de calidad. con el objeto de facilitar su utilización y conservación. distribución. • Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental. radicación y distribución de la correspondencia. se debe designar un grupo especial que responda por el programa de gestión documental. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. trámite. • Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo. desde su origen hasta su destino final. • Normaliza la utilización de materiales. • Incorporar: A la prestación de los servicios nuestra certificación de calidad en los procesos de gestión documental para mejorar el nivel de nuestro servicio. En entidades complejas del orden nacional. los gastos asignados a los servicios en proceso documentales. Lo cual comprende los aspectos de origen. conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. departamental. • Reducir: En los organizaciones.

• DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. • TRAMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. que corresponda a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas. se debe contar con mecanismos de control y verificación. • DISPOSICION FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. 6 . adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. ubicación de los documentos para su consulta. Se debe verificar que estén completos. contar con sistemas de ordenación. Se relaciona con el flujo de los documentos al interior y exterior de la entidad. o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental. • ONSERVACION Conjunto de medidas preventivas o correctivas. como parte integral de los procesos archivísticos. Sin interesar el medio de distribución de los documentos. permanente. transferencia o disposición final. Permite una rápida identificación de los expedientes. con miras a su conservación temporal. sin alterar su contenido. ordenación y descripción de los documentos de una institución.• RECEPCION Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. • ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación.

responsabilidad. apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. elementos necesarios para la participación ciudadana. aplicando principios de racionalización y economía. • Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental. • Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo. 7 . PROCESOS • PRODUCCION Comprende los aspectos de origen. eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. • Reducir: En los organizaciones. • Ofrecer: procedimientos y tecnologías en los procesos de capturas. • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. permitir la recuperación de información desde ellos. • Procurar la racionalización y control en la producción documental. en atención a los procedimientos. tramite y disposición final de la información. los gastos asignados a los servicios en proceso documentales. lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental. radicación y distribución de la correspondencia. • Resaltar la importancia del papel delos documentos y archivos. • Incorporar: A la prestación de los servicios nuestra certificación de calidad en los procesos de gestión documental para mejorar el nivel de nuestro servicio. trámites administrativos y flujos documentales.CONTENIDO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. OBJETIVOS • Asegurar: un eficiente tratamiento a la información producida de una organización. soportes y equipos de calidad. como lenguaje natural de la administración pública. confidencialidad. • Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad. determinar el tiempo que los documentos deben guardarse. para el funcionamiento de la misma. creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. • Normaliza la utilización de materiales. seguridad y accesibilidad. • Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

correo electrónico. • Verificación y confrontación de folios. • Constancia de recibo (sello. • Recibo de documentos oficiales. constancias y certificados e informes cortos MARCO NORMATIVO Ley 43: Sobre el uso indeleble de tinta para documentos oficiales Ley 527 1999: Art. • Registro: Ingresar datos al sistema destinatario remitente tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DE RECEPCION • Identificación de medios de recepción: mensajería. 8 . copias. TIPOS DE DOCUMENTOS • • • Documentos tradicionales Documentos digitalizados Documentos electrónicos ACTIVIDADES DE PRODUCCION • Medios y técnicas de producción • Selección de soportes • Calidad y tipos de soporte • Diligenciamiento de formularios • Dependencias productivas: Formatos y planillas • Tipos de producción: Las actas. • RECEPCION Conjunto de operaciones de y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 7: Sobre mensajes de datos y firmas digitales. • Radicación: Numero consecutivo fecha y hora destinatario planilla de radicación y control. PASOS DE RECEPCION • Verificación: medio que el documento este completo coincidir con la planilla de registro competente para la entidad la cantidad de folios. Artículos 218 a 228: Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. página web. anexos. reloj radicador). fax. firmas. correo tradicional. Acuerdo 060 AGN: Dice que se debe imprimir original y dos copias de cada comunicación y establecer quien firma los documentos.Proceso pretende normalizar la forma de hacer los documentos basados en los principios jurídicos y técnico. otros. anexos y firmas.

• Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Artículos 3. Decreto 2150 de 1995. 5. 11 y 32: Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos. 9 .MARCO NORMATIVO Artículo 15. MEDIOS DE DISTRIBUCION DOCUMENTOS INTERNOS • Identificación de dependencias. es decir la respuesta a una solicitud o requerimiento. • DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. DOCUMENTOS EXTERNOS • Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Acuerdo AGN 060 de 2001. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. MARCO NORMATIVO • Decreto 229 de 1995: Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. • TRAMITE Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. • Acuerdo 060 de 2001. • Registro de control de entrega de documentos recibidos. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. • Artículo 3: Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. • Decreto 2150 de 1995 • Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. • Clasificación de las comunicaciones. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. • Reasignación de documentos mal direccionados. Artículos 1. MARCO NORMATIVO • Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. • Registro de control de entrega de documentos internos. • Organización de documentos en buzones o casilleros. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. 8. 10. • Enrutamiento de documentos a dependencia competente. 11 y 12: Sobre las unidades de correspondencia. ventanilla única.

2. además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios. ordenación y descripción de los documentos de una institución. según funciones de las dependencias. como parte integral de los procesos archivísticos.  Organización: De documentos: relaciona las clases de los documentos en forma de letras o números o la combinación de ambos. analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos. Recepción de solicitud o trámite • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Decreto 01 de 1984: Código Contencioso Administrativo Derecho de petición. • Determinación de competencia. • Proyección y preparación de respuesta. • Identificación del trámite. de acuerdo a su ciclo vital.• • Ley 58 de 1982: Reglamentación trámite peticiones. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar. • Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. Respuesta • Análisis de antecedentes y compilación de información. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS  Clasificación: Establecer las clases o grupos de documentos. PASOS DEL TRÁMITE 1. • Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 10 . • ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación. SELECCIÓN DOCUMENTAL Este proceso permite programar las transferencias de documentos.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios. previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. La conservación nos ayuda a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo. equipos y materiales. sin alterar su contenido (GRGA). ASPECTOS A TENER ENCUENTA • Ubicación • Aspectos estructurales • Distribución • Estanterías 11 . adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. • CONSULTA Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Esto permite además disponer de un mayor espacio físico. preservando su integridad y estabilidad. • CONSERVACIÓN Conjunto de medidas preventivas o correctivas. IMPORTANCIA • Para proponer una eliminación de documentos se requiere: • Inventarios de eliminación • Muestras de las series documentales a eliminarse.

con miras a su conservación temporal. • Artículo 22.• Capacidad de almacenamiento • Distribución de la estantería • Mobiliario • CONDICIONES AMBIENTALES • • • Ventilación Iluminación Mantenimiento Código Procedimiento Civil. para su conservación permanente. MICROFILMACION 12 . exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. • Ley 39 de 1981: Sobre microfilmación y certificación de archivos. o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. • Ley 47 de 1920: Sobre protección del patrimonio documental y artístico.2. impresos todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. estructura. • LEY 6 DE 1992: Se expiden normas en material tributario. permanente. EIMINACON DE DOCUMENTOS Se aplica para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. es decir por disposición legal o informan sobre el origen. ACTIVIDADES CONSERVACION FINAL Se aplica a los que tienen valor permanente. convirtiéndose en testimonio de actividad y transcendencia.3 y 4 • Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohíbe la importancia. • Ley 14 de 1936: Sobre protección de muebles de valor histórico. so otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna. procedimientos y políticas de entidad productora. • Artículos 1. SELECCION DOCUMENTAL Con fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo. • DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. desarrollo. • Artículo 251: “Distintas clases de documentos Son los escritos.

cine. DIGITALIZACION Permite reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel. sonido. solo puede ser leída o interpretada por computadora.Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en películas. otros). 13 . video.

la gestión documental da información a las personas solicitantes de la documentación.CONCLUSIÓN En conclusión la gestión documental aporta una de las grandes ventajas que es. funcionales y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. el ahorro de tiempo. sea en la organización o fuera de ésta. 14 . es vital para la permanencia de cualquier organización. la organización y mantenimiento correcto de los documentos de una empresa. sin importar su tamaño. es una tarea clave que nos puede ahorrar mucho tiempo y dinero al querer encontrar un documento o información. También debe tener encuenta un buen sistema de administración de documentos que permitan almacenar y recuperar información. Como recursos. éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información. también permite conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos. El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas.

siguiendo la organización de las series documentales. FUNCION ARCHIVISTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico. INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detalla de las unidades de un fondo. desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. general. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo. Puede ser esquemático. los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo. analítico y preliminar. una institución o persona.GLOSARIO COLECCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. AUTOMATIZACION: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal. histórico o cultural. Tipo documental: Unidad documental simple. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección. 15 . hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. responsable de definir las políticas.

Artículos 3.2.BIBLIOGRAFIA La ley 594 de 2000 en su artículo 22 Ley 43 Ley 527 1999: Art. Artículo 3 Artículo 23 Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Artículo 251 Ley 47 de 1920 Artículo 22 Ley 14 de 1936 Ley 39 de 1981. 8. 7 Acuerdo 060 AGN Artículos 218 a 228 Artículo 15. 10. Artículos 1. Artículos 1. Decreto 2150 de 1995. 3 y 4 Ley 63 de 1986 LEY 6 DE 1992 PAG GOOGLE PAG GOOGLE ARCHIVO PDF: PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 16 . 11 y 32 Acuerdo AGN 060 de 2001. Párrafo 3 Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. 5. 11 y 12 Decreto 229 de 1995 Decreto 2150 de 1995 Artículo 25 Acuerdo 060 de 2001.