Curso de

Administración de
Eventos

Mexicali, B.C. Abril de 2009

Introducción a la
administración de
eventos
Contenido del tema:
• ¿Que es un evento?
• Tipos de evento
• Componentes característicos
• Modo de organización
• Tipos de objetivos
• Fecha, duración y lugar
• Contenido de una propuesta inicial
Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

¿Que es un evento?
• Definición de evento:

“Suceso importante y programado,
de índole social, académica,
artística o deportiva”

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Tipos de eventos
• Sociales: celebraciones, eventos de
beneficencia y eventos religiosos como
bautizos, cumpleaños, bodas, XV años,
aniversarios, etc.
• Culturales: conciertos, festivales
culturales, exposiciones de arte, etc.
• Deportivos: encuentros deportivos,
torneos, exhibiciones, etc.
Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Tipos de eventos
• Entretenimiento: ferias, shows y
exhibiciones.
• Académicos: ciclos de conferencias,
congresos, simposios, seminarios, cursos,
presentaciones de libros, graduaciones.
• Corporativos: convenciones, exposiciones
comerciales, lanzamientos, inauguraciones,
etc.
• Políticos: debates, mitin, informes de
gobierno, votaciones, etc.
Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos
sociales

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos
culturales

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos
deportivos

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos de
entretenimiento

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos
académicos

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali

Ejemplos de eventos corporativos Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Ejemplos de eventos políticos Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

• Eventos no comerciales: eventos gratuitos para los asistentes.Clasificación de eventos • Eventos comerciales: hay ingresos por venta de entradas o patrocinios y buscan una utilidad. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Componentes característicos Organizador Misión Objetivos Contenido Asistentes Duración determinada Sede(s) Inversión Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . aunque esta pueda ser destinada a un fin social. por lo tanto no hay ingresos.

Organizador / comité organizador: quien es responsable de la planeación. materiales o humanos de forma parcial o total para la realización del evento y que busca un beneficio económico por su participación. empresa. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . asociación o gobierno que tiene la idea y la intención de realizar el evento. Inversionista: quien pone recursos financieros. gestión y ejecución del evento.Modo de organización De acuerdo al grado de complejidad del evento pueden existir diferentes formas de organización para la realización del evento: Baja Complejidad Mediana Complejidad Alta Complejidad Interesado Interesado Interesado Organizador Inversionista Inversionistas Proveedores Organizador Consejo Proveedores Comité Organizador Proveedores Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Modo de organización Interesado: puede ser una persona.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Tipos de Objetivos Por más sencillo que sea un evento siempre tendrá al menos 1 objetivo. Proveedores: personas o empresas que son contratadas para proveer de productos o servicios necesarios para la realización del evento.Modo de organización Consejo: órgano rector que supervisa al comité organizador. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Los objetivos varían principalmente de acuerdo al tipo de evento y al interesado. es formado por organizaciones que comparten los objetivos del interesado y que son indispensables para la realización del evento.

• Asistencia: consiste en tener un objetivo en cuanto al número de asistentes. • Filantrópico: consiste en establecer un objetivo social que se pretende apoyar al finalizar el evento mediante la donación parcial ó total de las utilidades. • Económico: consiste en establecer una utilidad. producto de los ingresos del evento. • Ideológico: promover y difundir ideas en torno a una creencia. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Tipos de objetivos • Institucional: consiste en que el evento es organizado para cumplir con un objetivo institucional. • Académico: consiste en aumentar los conocimientos teóricos o prácticos de los participantes del evento.Tipos de objetivos • Emocional: consiste en brindar una experiencia memorable al asistente. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

consiste en un documento básico que describe de manera general el evento en la etapa de creación del concepto. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Antecedentes Sede(s) Descripción del evento Asistencia Misión Contenido Visión Organizador Objetivos Aliados Valores Gastos de organización Fecha y duración Precio Punto de equilibrio Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . tener en cuenta que lo incluido en la propuesta inicial. se darán cambios en la estructura del evento. no representa algo definitivo.Propuesta inicial Una propuesta inicial. ya que en el proceso de desarrollo. Es importante.

entorno social. el porqué se está en él. De una manera simplificada. etc. eventos similares. es “la razón de existir de la empresa”. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Misión: Es una afirmación que describe el concepto de la empresa. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .Elementos de una propuesta inicial Antecedentes: Aquí se incluye antecedentes relevantes al proyecto como resultados de ediciones pasadas. Descripción del evento: Se hace una descripción breve de lo que será el evento. la naturaleza del negocio. a quién sirve y los principios y valores bajo los que se pretende funcionar. organizaciones y aliados involucrados. entorno de la industria.

Elementos de una propuesta inicial Los elementos que se toman en cuenta para la redacción de una misión son: 1. 5. sus tácticas las cuales resultarán más efectivas. 6. 2. ¿Cuál es la visión de la empresa? Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Importancia de la misión. El organizador que tiene clara su misión le será más fácil fijar sus objetivos y diseñar su estrategia. ¿A qué se dedica la empresa? ¿Qué productos y/ó servicios ofrece? ¿Cuál es su mercado? ¿Cuál es su compromiso social? ¿Cuál es su compromiso económico? ¿En que consiste la filosofía de la empresa? 7. La formulación efectiva de la misión despierta sentimientos y emociones en la organización. 3. 4. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

. Debe ser altamente motivadora para todos los integrantes de la organización. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Las características de la visión: Debe definir claramente el futuro deseado. Debe ser redactada en un lenguaje entendible para toda la organización y.Elementos de una propuesta inicial Visión: Una organización sin una visión clara podría equipararse con un barco a la deriva. Debe tener un enfoque positivo. tener la particularidad de que sean memorizables los elementos básicos de la misma. Una empresa con una visión claramente definida podrá forjarse su propio destino. que irá a donde lo lleve la corriente. Debe presentar para la organización un reto alcanzable. de ser posible. lo que le permitirá predeterminar a donde desea llegar y lo que tiene que hacer para llegar.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Los principales aspectos que pueden ser tomados en cuenta en el establecimiento de visión son: • Incremento de la asistencia • Posicionamiento en el mercado • Evaluación del contenido • Evaluación del servicio • Desarrollo de metodologías propias • Bases de datos • Sistemas Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . es poco común por varios factores: • Muchos eventos se realizan por única ocasión. • El organizador se enfoca en la tarea a la que se ha comprometido.Elementos de una propuesta inicial El establecimiento de una visión en los eventos. • El equipo organizador pueden cambiar en cada edición por lo que se desarrollan nuevos conceptos • Diferentes visiones acerca del futuro del evento. es decir en el resultado del evento que le toca organizar.

Valores: Aunque en muchas ocasiones. parecen sólo un listado de buenas intenciones. -Deben establecer tiempo de realización.  Días de asueto y periodos vacacionales.Elementos de una propuesta inicial Objetivos: Los requisitos de los objetivos: -Deben ser cuantitativos. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Fecha y duración: Factores a considerar para la fecha:  Facilidad para el asistente  Disponibilidad de la sede  Clima  Realización de eventos similares. los valores nos definen la manera en la que se convivirá dentro del equipo organizador. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

hasta 1 semana. estadio. hasta 1 día Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Sede(s): Es el lugar donde se llevara a cabo el evento.Elementos de una propuesta inicial Sobre la duración. Corporativos 4 hrs. etc. hasta 1 mes Entretenimiento 3 hrs. hasta 1 semana. Políticos 2 hrs. hasta 1 mes Deportivos 3 hrs. hasta 1 mes Académicos 2 hrs. Culturales 3 hrs. TIPO DE EVENTO RANGO DE DURACION Sociales 2 hasta 6 hrs. teatro. Factores a considerar para elegir sedes:  Accesibilidad para el asistente  Superficie disponible  Capacidad  Tipo de recinto: auditorio.  Servicios  Costo  Cercanía a hoteles Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . salón. depende directamente sobre el tipo de evento.

EJEMPLO DE EVENTO Concierto Partido de basquetbol Feria de la ciudad Simposium Lanzamiento                CONTENIDO Rueda de prensa Firma de autógrafos Presentación de artista Presentación de equipos Inicio del juego Show de medio tiempo Juegos Mecánicos Área de comida Presentación de artistas Evento rompehielo Conferencias Mesas redondas Video introductorio Demostración de producto Rifa . EVENTOS NO COMERCIALES EVENTOS COMERCIALES Presupuesto disponible Sede seleccionada Mercado Asistencia en eventos similares o ediciones pasadas Sede seleccionada Cortesías Patrocinadores y medios de comunicación Personal staff del comité organizador Asistencia superior al punto de equilibrio Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Contenido: Es la actividad o actividades centrales del evento por las cuales asisten los invitados.Elementos de una propuesta inicial Asistencia: Es la cantidad de asistentes que como organizadores deseamos tener en nuestro evento y podemos atender con el mismo nivel de servicio.

Regularmente sirven de aval del proyecto de evento. gestión y ejecución del evento. También puede haber diferentes precios en base a la anticipación de compra. Si la sede cuenta con diferentes locaciones se establecen diferentes precios. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Aliados: Aquí se mencionan organizaciones e instituciones vinculadas al evento. Se puede presentar un esquema de la estructura organizacional que se pretende formar. Precio: Es el valor económico para un asistente por acceder a un evento comercial.Elementos de una propuesta inicial Organizador: Es el o los responsables de la planeación. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Elementos de una propuesta inicial Gastos de organización: Monto de la inversión para la realización del evento en base a un presupuesto de egresos preliminar.

contemplando otros ingresos como patrocinios y/o donaciones. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Planeación Contenido del tema: • • • • Comité organizador Manual de organización Programa general del evento Plan de trabajo y cronograma de actividades • Gestión Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .Elementos de una propuesta inicial Punto de equilibrio: En el caso de los eventos comerciales. el punto de equilibrio representa la cantidad de asistentes necesarias para que se cubran los gastos de organización.

Comité organizador Elementos que lo integran: Miembros.Son las personas que integran el comité organizador.. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . es decir es el propósito por el cual fue creado y por el cual terminará su existencia.Es la razón por la cual el comité existe. Objetivo común.. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Comité organizador Tipos de miembros: • Coordinador general • Coordinadores de departamento • Miembros de coordinaciones • Voluntarios • Asesores Dependiendo de la naturaleza del evento los miembros serán de carácter honorarios o bajo contratación.

regularmente está conformada por diferentes departamentos. El objetivo es integrar subequipos de trabajo que tengan funciones específicas.Manual de organización Elementos básicos de un manual de organización:  Organigrama. Se sugieren también establecer:  Políticas  Descripción de puestos  Procedimientos Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Estructura organizacional tradicional y perfiles sugeridos La estructura organizacional u organigrama en un comité organizador. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . coordinaciones o comisiones.  Descripción de departamentos  Reglamento interno.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Su función es la de coordinar todos los esfuerzos encaminados a lograr el éxito del evento.  Cualidades: comunicador. organizado y debe saber delegar trabajo. Usualmente se ven apoyados directamente por un secretario general. responsable y puntual.Ejemplo de organigrama Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Coordinación General o Presidencia: Es la autoridad máxima en el comité organizador.  Habilidades: liderazgo.

 Cualidades: formal. facilidad para relacionarse y negociador.  Cualidades: honesto y responsable. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . ya sean por patrocinios. buena imagen y puntual.  Habilidades: expresarse en público.Manual de organización Coordinación de Finanzas o Tesorería: Es el departamento encargado del manejo de los fondos monetarios del comité. venta de boletos u otras fuentes.  Habilidades: numérico. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Coordinación de Patrocinios: Este departamento se encarga de gestionar recursos monetarios y materiales (en especie) que permitan al comité tener una solvencia financiera para hacer frente a los gastos en que incurra. organizado y negociador.

entusiasta y excelente presentación. organizado y negociador. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Coordinación de Ventas: Este departamento es el responsable de implementar las diferentes estrategias de promoción y mercadeo. buena imagen y manejo de protocolo.  Cualidades: accesible. con la finalidad de vender boletos del evento. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .  Habilidades: de comunicación y para hacer relaciones.  Cualidades: amigable. facilidad para relacionarse y persuasivo.  Habilidades: manejo de técnicas para hablar en público.Manual de organización Coordinación de Contenido: Es el departamento encargado de diseñar y gestionar el contenido del evento.

encaminadas a comunicar de una manera efectiva la realización del evento a los distintos mercados de interés. en cuanto al uso de recursos humanos y materiales en tiempo y forma.  Cualidades: creativo y responsable. promoción y de ventas.  Habilidades: perfeccionista. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Coordinación de Logística: Este departamento busca la perfección en el desarrollo del evento.  Habilidades: pensar estratégicamente y facilidad para hacer relaciones. organizado y negociador.Manual de organización Coordinación de Mercadotecnia: Este departamento es el encargado de diseñar las estrategias de posicionamiento. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .  Cualidades: dinámico y creativo.

 Cualidades: perfeccionista y organizado. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Manual de organización Memoria: Este departamento es el encargado de la cobertura del evento con la finalidad de contar con una memoria impresa.Manual de organización Coordinación de Eventos Sociales: Este departamento es el encargado de organizar actividades sociales para que los asistentes interactúen en un ambiente mas relajado. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .  Habilidades: cultura visual. redacción y preferentemente con conocimientos básicos en manejo de cámaras fotográficas y video. Cualidades: social y creativo. Habilidades: facilidad para relacionarse y negociador. electrónica o en video del evento.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Beneficios a comité Consideraciones a miembros del comité organizador: Acceso general al evento.Manual de organización Coordinaciones especiales: Adicionalmente la mayoría de los comités organizadores. Reconocimiento de participación como organizador Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . es decir que debido a necesidades específicas del evento. Pago total o parcial de uniformes. Pago de comidas los días del evento. Apoyo en tarjetas telefónicas. Material del evento. Apoyo para transportación. establecen coordinaciones especiales.

es importante diseñar un programa preliminar de manera que sea compartido a los organizadores como apoyo a sus actividades de gestión. duración.Programa general del evento El programa general del evento es el detalle de las actividades mas relevantes que incluirá el evento. mencionando tiempos de inicio. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Programa general del evento . recesos y tiempo libre. Aunque a un nivel de planeación difícilmente tendremos confirmadas algunas actividades. lugar.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Plan de trabajo ¿Cómo se diseña el plan de trabajo? Fijar metas: ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cuándo? ¿Dónde? Diseñar estrategias para cada meta: ¿Cómo? Desarrollar tácticas para cada estrategia: ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Dónde? Asignar el trabajo: ¿Quién es responsable? Listar actividades para cada táctica: ¿Qué necesitamos para implementar las tácticas? Diseñar cronograma: ¿Cuándo? . Este documento es la base mediante la cual cada coordinador de departamento y el coordinador general pueden dar seguimiento a sus actividades y evaluar el avance alcanzado en un determinado momento.Plan de trabajo Concepto Un Plan de Trabajo es una guía donde se establecen actividades y objetivos que se pretenden realizar en un periodo de tiempo.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Plan de trabajo Diseñar estrategias.Plan de trabajo Ejemplo: La Feria del libro de la UABC requiere de ayuda para cumplir con la meta de asistentes en especial de los jóvenes de preparatoria y universidad. Asignar el trabajo. Se han fijado las siguientes metas. Utilización de medios masivos. Responsable: Coordinador de Medios. Mercadotecnia directa. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Enterar del evento a 40. Desarrollar tácticas. 1. Táctica 1: Transmisión de spots de radio en estaciones juveniles en la ciudad. Estrategia 1: Utilización de medios masivos.000 alumnos de preparatoria y universidad en Mexicali sobre el evento 1 mes antes de su inicio el 12 de Agosto de 2009. 2.

estudio de 2 días 13 de Julio 5 días 11 de Julio entrega Transmisión de spots. diarios por estación y cotejar presupuesto. Diseño de spot de radio: creatividad para diseño de guión y musicalización.Plan de trabajo Listar Actividades. Actividad Duración Fecha de 21 días 12 de Agosto Enviar las pautas a cada radiodifusora. Determinar estaciones juveniles en la ciudad. Determinar el número de spots necesarios diarios por estación. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Plan de trabajo Diseñar cronograma. Diseño de spot de radio: creatividad para diseño de guión y musicalización. 1 día 22 de Julio Contratar los espacios con cada radiodifusora. Enviar las pautas a cada radiodifusora. Grabación: locutores y estudio de grabación. Contratar los espacios con cada radiodifusora. Supervisar transmisión de pauta. 5 días 18 de Julio Producción de spot: locutores. Elegir las estaciones más atractivas. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . 2 días 21 de Julio Determinar el número de spots necesarios 1 día 19 de Julio Determinar estaciones juveniles en la ciudad. grabación.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . la organización puede llevar desde 1 mes hasta 1 año previo al evento. Una vez revisados y corregidos. el coordinador general integrará todos los planes en el Plan General de Trabajo.Plan de trabajo Una vez que los departamentos hayan establecido sus cronogramas para cada táctica. El coordinador general revisará cada plan de trabajo con el coordinador del departamento. Dependiendo del evento y la experiencia de los organizadores. que contenga de manera resumida las actividades más importantes y sus fechas de entrega. deberán diseñar un plan de trabajo del departamento. son las juntas o sesiones que llevan a cabo durante el desarrollo del evento. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Gestión Juntas de seguimiento Uno de los espacios donde los organizadores conviven.

Gestión El comité organizador debe establecer: • Lugar para sesionar • Día. hora y duración de las reuniones • Frecuencia de las juntas • Establecer juntas para presentar informes • Capacitaciones Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Gestión Control y seguimiento de juntas El coordinador general con apoyo del secretario son responsables de establecer por reunión: • Objetivos a alcanzar en dicha reunión • Orden del día • Minuta de acuerdos Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

para recordar de los puntos a tratar en futuras reuniones y los acuerdos tomados.Gestión Estas dos herramientas. ayudan en gran medida al coordinador para el seguimiento y administración del plan de trabajo. Ambas herramientas pueden ser enviadas a los miembros del comité organizador por vía electrónica. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto y aspectos legales Contenido: • Introducción • Presupuesto de egresos • Costo fijo VS variable • Presupuesto de ingresos • Fijación del precio • Flujo de efectivo • Proyecciones financieras • Administración • Aspectos legales Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

Respetar dicha planeación. Una correcta planeación financiera prevendrá a la coordinación general para una buena toma de decisiones. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de egresos Concepto El presupuesto de egresos. El presupuesto de egresos debe elaborarlo cada departamento dentro del comité y éstos a su vez deben entregarlo al departamento de finanzas ó tesorería para su autorización y posterior integración al Presupuesto General del evento.Introducción La parte financiera de cualquier evento es una parte muy delicada. es una relación de gastos que necesitan ser pagados en efectivo por el organizador. haciendo un manejo eficiente de los recursos llevará a disminuir el riesgo de pérdidas al final del evento. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

excluyendo los que tienen una gran probabilidad de ser patrocinados en especie. . Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de egresos Procedimiento para elaborar identificar gastos de organización Analizar el plan de trabajo del departamento. Hacer la suma de los conceptos.00 M. Analizar las cotizaciones recibidas. tiempo de entrega y trato recibido por el proveedor . asegurándonos que las características de los productos y servicios sean las mismas. preguntándonos ¿qué ocupo pagar para hacer cada actividad? Listar todos los conceptos de gasto y las cantidades estimadas necesarias.N. marca Paper mate. Solicitar cotizaciones a cada proveedor. tomando en cuenta el precio. forma de pago.Presupuesto de egresos Elementos que lo integran Ejemplo: Concepto Plumas negra Costo Unitario Unidades tinta .90 centavos 450 Costo Total $ 405. Integrar el presupuesto del departamento eligiendo las mejores opciones de cada concepto. Investigar al menos 2 posibles proveedores de los productos y servicios enlistados. Analizar cuales conceptos son susceptibles de ser patrocinados en especie por el proveedor u otra empresa y estimar el porcentaje de patrocinio.

Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de egresos Costos fijos VS variables Costo fijo. Por ejemplo: renta del auditorio o lugar donde se llevará el evento. Por ejemplo: los alimentos para los asistentes al evento.Presupuesto de egresos Gastos suceptibles de patrocinio Es muy importante que exista una comunicación constante con el tesorero para informarle de que patrocinios han sido conseguidos.. ya que el tesorero debe estar preparado con un plan alternativo de no lograrse dichos patrocinios en especie.Es aquel que costo que puede variar por otros factores.. Dentro del presupuesto se recomienda que sólo se consideren los conceptos que requerirán salida de efectivo y separar los conceptos que pueden ser patrocinados. Costo variable. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .Es aquel que costo que tendrá el evento independientemente de otros factores.

Presupuesto de egresos Costos fjos Vs variables Se puede afirmar. dificultando la maniobrabilidad para hacer cambios en los costos variables. ya que aunque se puede tener información anticipadamente por el número de asistentes. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . es difícil manipular los costos variables. principalmente los relacionados con impresión y producción piden de 3 a 15 días como tiempo de entrega. son aquellos que se tendrán que realizar independientemente del número de asistentes al evento y los costos variables. siempre existe la incertidumbre de que en los últimos días se logren las metas establecidas. La mayoría de los proveedores. que los costos fijos. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de egresos Sin embargo. son aquellos que podemos manipular en un momento dado que se vendan mas ó menos entradas del evento.

El presupuesto de ingresos debe elaborarlo cada departamento dentro del comité y estos a su vez deben entregarlo al departamento de finanzas ó tesorería. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de ingresos Elementos que lo integran Ejemplo: Concepto Monto Unidades Monto Total 450 $ Unitario Boletos evento. del $ 400.00 MN Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali 180.00 .Presupuesto de ingresos Concepto Es una proyección de las entradas de efectivo que el organizador pretende recibir por diferentes fuentes de ingreso. Regularmente los departamentos que generan ingresos son: patrocinios y ventas.000.

etc. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .Presupuesto de ingresos Fuentes de ingreso y financiamiento • ¿Cómo se financia un evento? • ¿Dependen totalmente de la venta de entradas? • ¿Qué tanto apoyo en patrocinios consiguen? Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Presupuesto de ingresos Las fuentes de ingreso más comunes son: Patrocinios en efectivo (empresas. gobierno. Derechos de transmisión. organizaciones. Donativos (aportaciones de instituciones o personas) Venta de módulos o espacios para venta de productos.) Venta de alimentos y bebidas. Venta de boletos.

costos y competencia Los factores que nos ayudan a fijar de manera correcta el precio para un evento son los siguientes: • Producto • Costos • Competencia • Rentabilidad. Es la cantidad que el cliente esta dispuesta a pagar y la cual permitirá cubrir costos y alcanzar utilidades a una organización.Fijación de Precio Concepto El precio. es el valor que asignamos a un producto o servicio. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Fijación de Precio Producto. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .

000 pesos. nuestro costo por asistente es de $150 pesos. por lo tanto no podemos fijar un precio menor a $ 150. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Fijación de Precio Ejemplo: Si nuestro presupuesto para un evento de 1.000 personas es de $150. Costos: Este factor se refiere a lo que nos cuesta financieramente nuestro evento. servicios adicionales incluidos. sede. La suma de todos nuestros gastos por concepto de contenido. actividades.Fijación de Precio Producto: Este factor se refiere a lo que es el evento: contenido. innovaciones. etc. mercadotecnia. duración. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . etc. logística.

es decir lo obtenemos de la información de otros eventos similares.Fijación de Precio Oferta: Este factor esta en el ambiente externo. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .000 pesos. se busca al menos una utilidad de $50. Si desarrollamos ventajas competitivas en nuestro evento.000. que el mercado pueda percibirlas fácilmente. entonces si podremos fijar un precio más elevado al de otros eventos. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Fijación de Precio Rentabilidad: Este factor establece un mínimo de utilidad deseada por la inversión para el desarrollo del evento. es decir un 33%. Se puede expresar como un porcentaje de la inversión total o un monto fijo. Ejemplo: Si nuestra inversión será de $150.

General $ Total Egresos: $ Concepto Patrocinios $ Venta de entradas $ Otros $ Total Ingresos: $ Saldo: $ $ $ $ . De esta manera se puede determinar si el organizador contará con los recursos suficientes para hacer frente a sus gastos. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Flujo de efectivo Coordinación FEB MAR ABR TOTAL Mercadotecnia $ Logística $ Patrocinios $ Contenido $ Coord.Flujo de efectivo Concepto El flujo de efectivo es una herramienta que nos permite conocer cuales serán las necesidades de efectivo mensuales y los ingresos estimados en los mismos periodos.

Se sugiere por lo menos desarrollar 3 escenarios:  Optimista  Pesimista  Conservador Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Proyecciones financieras Ejemplo: Variable Optimista Patrocinios Venta boletos de Conservador Pesimista Lograr la meta establecida. Lograr un 20% de la meta establecida. Vender todos los boletos disponibles (capacidad máxima) Lograr una asistencia del 70% de la capacidad. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Lograr una asistencia del 40% de la capacidad. Lograr un 50% de la meta establecida. desarrollar diferentes escenarios financieros para el evento.Proyecciones financieras Es responsabilidad del departamento de finanzas ó tesorero.

Incluso el coordinador general no debe de tener acceso. preparación de reportes financieros. solamente en situaciones extraordinarias. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Administración de recursos El manejo de las cuentas debe ser responsabilidad única del tesorero del comité.Administración de recursos La administración de los recursos financieros recae en el departamento de finanzas o tesorero. entre otras responsabilidades. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . Dentro de las responsabilidades de este departamento está el manejo de cuentas bancarias. es decir nadie más debe de poder realizar transacciones sin antes ser autorizado por el tesorero. Se recomienda crear una o varias cuentas bancaria para el manejo de los recursos del evento.

personalidades y conferencistas. Algunos puntos clave: -Debe cubrir las necesidades del evento. • Contrato para artistas. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali .Aspectos legales Contratos En evento podemos encontrar diferentes contratos: • Contrato de arrendamiento de sede. • Contratos con proveedores. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Aspectos legales Importancia y recomendaciones La formalización con proveedores a través de contratos debe ser prioridad en las actividades estratégicas de contenido del evento. Estos contratos son de carácter civil por lo que se rigen en base a la ley del Código Civil. -Hay que identificar gastos adicionales no incluidos en el servicio. -Evaluar y negociar penalizaciones por cancelación de eventos por ambas partes.

Dependencias involucradas: • Recaudación de rentas municipal • Recaudación de rentas del estado de la Secretaria de Planeación y Finanzas Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Aspectos legales Ayuntamiento de Mexicali Para dar de alta el evento y contar con el permiso del ayuntamiento se requiere contar con: • Contrato de arrendamiento. en caso de ser en un lugar rentado. en caso de que haya venta de alcohol. • Vigilancia (copia de recibo) • Ambulancia (copia de recibo) • Bomberos Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . • Permiso de alcoholes.Aspectos legales Permisos ante Gobierno Son obligatorios para: • TODOS los eventos comerciales y no comerciales.

Aspectos legales La autorización dura 72 horas. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . sin embargo se solicita que se solicite de 2 a 3 semanas antes del evento. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Aspectos legales Gobierno del Estado de Baja California Se requiere presentar una carta solicitando el servicio para sellar los boletos del evento. El permiso de Alcoholes “Anuencia municipal temporal”. se tramita en el Departamento de Supervisión y Permisos. Se gestiona en el Departamento de Recaudación de Rentas Municipal ubicado en Palacio Municipal. El permiso se gestiona en Departamento de Recaudación de Rentas. El tramite tarda 2 días hábiles.

pero debe realizarse antes de gestionar los permisos.800 • 4% sobre venta de boletos • $600 por gastos de intervención. Gobierno del Estado: • 5% sobre venta de boletos • $500 por gastos de intervención. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali . DIF puede realizar el tramite o el organizador directamente.Aspectos legales Impuestos al gobierno Ayuntamiento: • Costo de permiso: $1. Curso Administración de Eventos – CETYS Univesidad Mexicali Aspectos legales Sugerencia para bajar tasa de impuestos En el caso de los impuestos municipales. se puede gestionar el ceder los impuestos en beneficio de DIF Municipal.