INTRODUÇÃO

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CONTEÚDO DE ESTUDO
Conceitos Básicos
Características dos Documentos
Tipos de Documentos
Classificação dos Arquivos
Avaliação dos Documentos
Arquivos Permanentes e Instrumentos de Pesquisa
Introdução aos Métodos de Arquivamento
Protocolo
Provas e Exercícios
O Gerenciamento da informação e a Gestão de Documentos
Automação aplicada aos arquivos: políticas, planejamento e técnicas
Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos
Microfilmagem
Glossário
Provas e Exercícios

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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes.
Antes do conceito de arquivo deve-se conhecer três conceitos básicos que integram a área:
INFORMAÇÃO: pode ser definida como idéia ou conhecimento.
SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.
Qualquer meio utilizado para gravar a informação.
O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único.

Outros tipos de suportes:
CD, DVD, fita cassete, disquete,
microfilme, filme....

DOCUMENTO: é toda a informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprova os fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem
numa determinada época ou lugar.
NO MOMENTO EM QUE O HOMEM REGISTRA SUA IDÉIA EM UM SUPORTE, DÁ ORIGEM A UM DOCUMENTO.
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a
necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua
imediata localização quando necessário. A partir de então começaram a surgir os primeiros arquivos.
CONCEITUAÇÃO MODERNA DE ARQUIVO:

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MATEMÁTICA
ARQUIVOLOGIA
Professora
Juliana
Godoy
Professor
Marcos
Rangel
Fox Drumond

soupleno.com.br

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”
Sólon Buck
CONCEITO COMPLEMENTAR:
“(...) acumulação ordenada dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa,
no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que
poderão oferecer no futuro.”
Marilena Leite Paes
No Brasil, a instituição “arquivo” é definida pelo artigo 2o, Capítulo I da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que “dispõe sobre a política nacional de arquivos e entidades privadas e dá outras providências” e conceitua:
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituiçõesde caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
1- Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente;
2- Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3- Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
DESTAQUE: Cespe-UNB
Além dessas funções principais, pode-se destacar outras:
- Expedição de correspondência;
- Criação dos modelos para os documentos;
- Criação das normas de gestão documental da instituição.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base de
conhecimento da história. Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob a sua guarda.
Portanto, o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para
toda a administração, servindo de base para tomadas de decisões.

(

PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ARQUIVO.
AINDA SOBRE ARQUIVO:
1- Ele deve ser funcional, para isso deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as
necessidades inerentes aos setores. Para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa
conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue;
2- Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;
3- Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual,
iconográfico, audiovisual...);
4- Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de
arquivo possuem uma característica chamada organicidade.
Significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, servindo de prova e
uso para própria organização.

(

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Arquivos, bibliotecas e museus possuem a mesma finalidade:
Guardar e permitir o acesso aos documentos.
Seus OBJETIVOS é que são diferentes, considerando os tipos documentais de cada instituição.
Arquivo: é um conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa
física e instituições públicas e privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza do documento. Lei n0 8.159, de 08/01/ 1991 (dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados).
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Pode ser constituída de coleções temáticas e
seus documentos são adquiridos através de compra, doação ou permuta.
Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
O arquivo tem objetivo funcional, porém com o tempo pode passar a ter caráter cultural, a partir do caráter
histórico que alguns de seus documentos podem adquirir.
Os objetivos das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, devendo-se destacar que os documentos
das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares.
A tabela a seguir apresenta, de forma sucinta, outras características comparativas entre as atividades de
arquivo, biblioteca e museu.

Tipo de
suporte

Tipo de
conjunto

ARQUIVO

BIBLIOTECA

Manuscritos,
impressos,
audiovisuais,
exemplar único.

Impressos,
manuscritos
audiovisuais,
exemplares
múltiplos.

Fundos –
Documentos
unidos pela
origem.

Coleção –
Documentos
unidos pelo
conteúdo.

MUSEU

CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO

Objetos bi/tridimensionais,
exemplar único.

Audiovisuais
(reproduções),
exemplar único ou
exemplares
múltiplos.

Coleção – Documentos
unidos pelo conteúdo ou
pela função.

Coleção –
Documentos
unidos pelo
conteúdo.

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(

MATEMÁTICA
ARQUIVOLOGIA
soupleno.com.br

Professora
Juliana
Godoy
Professor
Marcos
Rangel
Fox Drumond

Produtor

Pessoa física ou
jurídica no
exercício de suas
atividades.

Atividade
humana
individual e
coletiva. Exs:
Trabalhos
acadêmicos,
obras literárias
etc.

Atividade humana. Exs:
Esculturas, quadros,
gravuras.

Atividade humana:
Exs: Normalização
de documentos,
editoração,
elaboração de
bibliografias etc.

Fins de
produção

Administrativos,
jurídicos,
funcionais, legais.

Culturais,
científicos,
técnicos,
artísticos,
educativos.

Culturais, artísticos,
funcionais.

Científicos

Objetivo

Provar,
testemunhar.

Instruir, informar.

Informar, entreter.

Instruir, informar.

Entrada dos
documentos

Passagem natural
de fonte geradora
única.

Compra, doação,
permuta, de
fontes múltiplas.

Compra, doação, permuta,
de fontes múltiplas.

Compra, doação,
permuta

Processament
o técnico

Registro, arranjo,
descrição

Público

Administrador e
pesquisador.

Tombamento,
classificação,
catalogação (em
fichários ou online) e indexação.
Grande público e
pesquisador.

Tombamento, classificação,
inventários, catálogos.

Grande público e
pesquisador.

Tombamento,
classificação,
catalogação (em
fichários ou online) e indexação
Pesquisador

(E) 04. C 02. Cespe-UnB/Ministério do Meio Ambiente. 09.sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas.QUESTÕES DE CONCURSOS 01. C 08. pública ou privada. 07. visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. para fins de prova ou informação. no curso de sua atividade. (Cespe-UnB/DF 2005) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história. C 11. (Cespe-UnB/ 2005) A função principal dos arquivos é facultar o acesso aos documentos.. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação. e preservados para a consecução de seus objetivos. E 10. 03. 08. 10. C GABARITO 05. Cespe-UnB/PRG 2005 A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. ( 01. 05. etc. Cespe-UnB/PRG-DF/2005 Os arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel. 12. Cespe-UnB/MEC/2005 As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituições públicas são. 06. . e é conservado por essas pessoas ou por seus sucessores. CD.SÉRIE 1. C 03. E 09. C 06. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso as informações deixadas sob a sua responsabilidade de guarda. Arquivo é a acumulação não ordenada de documentos.. Cespe-UnB /2006 Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica. Cespe-UnB/Min. a compra. públicas ou privadas. a doação ou a permuta. 02. Cespe-UnB/ MEC/2005 Os documentos existentes nos arquivos são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição produtora.2003 Os Arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte de papel. Cespe-UnB/PRG-DF 2005 A literatura apresenta algumas semelhanças e diferenças entre bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais. C 12. em sua maioria textuais.). C • 07. VHS. preferencialmente.Meio Amb/2003 Os documentos de arquivo são producidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias. E . E 04. 11. disquete. criados por uma instituição ou pessoa.

Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex: parecer. já que são produzidos para desenvolver atividades.10 ( MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. termo. fita cassete (está em forma de som).Atos Normativos: expedidos por autoridades administrativas. AUTENTICIDADE: Esta ligada ao processo de criação. Os documentos são produtos de rotinas processuais que visão ao cumprimento de determinada função ou consecução de alguma atividade.Documentos micrográficos: documentos microfilmados em microformas. um documento iconográfico. certidões. tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado.br CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS IMPARCIALIDADE . e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares. 2.Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e ou imagem em movimento. UM DOCUMENTO PODE SER REGISTRADO EM VÁRIOS SUPORTES DIFERENTES. em função dos seus objetivos práticos. visando a fundamentar uma solução. TIPOS DE DOCUMENTOS Quanto aos tipos os documentos podem ser classificados quanto ao gênero e espécie.Atos de assentamento: são os configurados por registros sobre fatos ou ocorrências. contratos. Eles não são coletados artificialmente. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles. Ex: apostila. portaria. 2. 1. com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. decisão.Atos enunciativos: são os opinativos. decreto. desenhos e gravuras. Ex: relatórios. ata. Ex: mapas. instrução normativa. INTER-RELACIONAMENTO: Os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das atividades e de acordo com suas necessidades. lei. auto de infração. de forma reduzida uma área geográfica. resolução. 5. Ex: filmes (registro filmográfico). Uma fotografia gravada em um CD-ROM. ( . diapositivos (slides).com. 6. medida provisória. ordem de serviço. é também um documento fotográfico e. estatuto. arquivo do Word. mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. como os objetos de um museu.OBS: Fotografias são usualmente chamados de documentos fotográficos.Documentos cartográficos: documentos que representem. Ex: regimento. 4. é um documento digital. atas. É importante destacar que alguns documentos possuem características que lhes permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Os documentos arquivísticos são inerentemente verdadeiros. 1.Documentos textuais: documentos cuja informação esteja registrada em forma escrita ou textual.Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja registrada em forma de imagem estática. voto. negativos. São assegurados pelas rotinas processuais de sua criação. Ex: arquivo em MP3. UNICIDADE: Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. E seu significado depende dessas relações. Tipo Quanto ao Gênero Os documentos são classificados segundo a forma em que a informação foi registrada no mesmo. NATURALIDADE: Diz respeito à maneira como os documentos se acumulam nas administrações. Cada documento está intimamente relacionado com outros. 3. 3. plantas e perfis (tipo de planta). Documentos quanto à Espécie Espécie refere-se aos Atos administrativos. manutenção e custódia. despacho decisório. que esclarecem os assuntos. regulamento. 7. despacho interlocutório. ainda. relatório. Ex: fotografias. Ex: microfilmes e microfichas.

/ 2004. inserem-se os desenhos. intimação. ( 01. estadual ou municipal. Ex: aviso. 03. telegrama. C • 07. arquivos das Lojas Americanas. E 08.Meio Amb/2003 Os arquivos são formados por documentos colecionados de fontes diversas. Arquivos Privados: são mantidos por instituições de caráter particular. B. 06. institucionais. Ex: Arquivo Histórico do Ministério da Defesa. SÉRIE 2. copia autenticada ou idêntica. Ex: arquivo do Bradesco. alvará.Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. adquiridos por compra ou doação.Confidenciais Documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados somente por pessoas credenciadas. notificação.Classificação quanto ao acesso A. 07. 2. Quanto ao genêro. Cespe-MDIC/2006 Quanto a extensão de atuação. comerciais e pessoais. os negativos. oficio. os arquivos podem ser clasificados em públicos. exposição de motivos. carta. E GABARITO 05. Cespe-UnB/STJ – Analista Jud. seja na esfera federal. E CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 1. E 06. acessados somente por militares. 5.4. Ex: Arquivo Nacional e Arquivo Histórico do Ministério da Justiça.Censipan/2006 Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. 04. Cespe-TRT 16ª Região/2005 Documentos Cartográficos são representação geográficas contendo imagens estáticas de suportes sintéticos e podem ser constituídos por documentos escritos ou textuais datilografados ou impressos com formatos e dimensões e rotações variáveis. Cespe. Cespe-UnB/MEC/2005As espécies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatórios. Ex: traslado. C. atestado. contrato. tele fax. 08. telex. Estadual ou municipal e parte. arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. 6. os dispositivos.Franqueados Documentos disponibilizados ao público. Ex: tratado. edital. Ex: arquivo do STJ. . mensagem.Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal. C ( 02. memorando.Classificação Segundo as Entidades Mantenedoras Arquivos Públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público. circular. C 03. certidão.Restritos Documentos referentes à segurança nacional e à ordem política.QUESTÕES DE CONCURSOS 01. contendo registros de imagens não estáticas. decisões. as fotografias e as gravuras 02. Cespe-UnB/MEC/2005 As espécies documentais inseridas nos atos enunciativos incluem os pareceres e os relatórios. E 04.Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos. Cespe-UnB/Min. na categoría de documentos iconográficos. convênio. 05. Cespe-TRT 16ª Região/2005 Iconográficos são documentos em suporte filmíco resultante da microreprodução de imagens com dimensões e rotações variáveis.

fotografias.12 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. Os documentos ficam esperando que transcorram os prazos administrativos. Sua principal característica é ser essencial ao funcionamento do dia-a-dia. arquivo de engenharia. recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados. Por serem utilizadas frequentemente. audiovisuais.documentos que revelam a origem e a constituição da instituição 2. ( . a freqüência de consulta ao documento diminui para a Administração.Classificação dos Arquivos segundo os Estágios de sua Evolução (Essa é a classificação mais importante) A Arquivologia adota a chamada TEORIA DAS TRÊS IDADES ou CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. Ex: Arquivo do departamento de pessoal.acomodar documentos que se acumulam regularmente nas unidades organizacionais. São os arquivos que possuem documentos indispensáveis á manutenção das atividades cotidianas da organização. A permanência desses documentos nesses arquivos é transitória. .Classificação quanto à extensão A. Nesses arquivos. mas ainda podem ser solicitados por quem os produziu ou utilizou. legal e fiscal. . 5. (Os documentos do arquivo corrente podem ser transferidos para o arquivo intermediário. Os documentos são arquivados de forma definitiva. São classificados como documentos permanentes: 1. CDs.Especiais Aquele que tem sob a sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos. 4.1. desocupando lugar para o arquivamento de documentos mais recentes. independentemente dos suportes.2.Especializados O conteúdo trata de assuntos específicos. que são contemplados pela tabela de temporalidade.Classificação quanto à natureza dos documentos A.normas e regulamentos 4. B. 5.Centrais Arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. slides.br 3. Ex: fitas.acomodar documentos de órgãos extintos. Ex: Arquivo-Geral do TSE.Arquivo de Primeira Idade ou Corrente Constituído de documentos em curso (consultados frequentemente).concentrar todos os documentos com valor ou sem valor para se iniciar um programa de arquivo permanente.que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo 3. do setor de distribuição de processos. microfilmes.3-Arquivo de Terceira Idade ou Permanente Esses documentos perderam todo valor de natureza administrativa e se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua avaliação. devem permanecer o mais próximo possível do utilizador. 5.) 5. Os documentos tramitam bastante de um setor para o outro.aqueles que se caracterizam como históricos para a instituição. cartográficos.com. Ex: Arquivo médico. O arquivo intermediário atende a algumas necessidades: . B.Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário São os arquivos que deixaram de ser freqüentemente consultados. da coordenadoria financeira.Setoriais São arquivos originados em um setor determinado da instituição.

e esse valor.Seleção – Triagem dos Documentos que devem permanecer no arquivo. 3. se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. este se torna definitivo. constituição para propor a Tabela de Temporalidade. Refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. análise e levantamento dos grupos documentais do setor. Critérios da avaliação: elaboração de um código de assuntos.Valor Administrativo: é chamado de valor Primário.1. avaliação pelo assunto do documento. 4. que examinará sobre a caducidade. depois dos estudos.Destinação Final 4. As fases do ciclo vital em que os documentos possuem valor primário são as fases corrente e intermediária. Arquivo Histórico Inativo 3ª Idade VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS O documento é guardado pela instituição enquanto possuir valor para a mesma. que será aprovada e assinada por todos os participantes e deverá ter o aval da autoridade máxima competente da instituição. para os prazos legais.Valor Histórico: é chamado valor Secundário.Avaliação – Verificação do valor probatório (de prova) ou informativo. 1. prescrição e decadência. como também aqueles que detêm valor informativo ou probatório. Cria-se a TABELA DE TEMPORALIDADE. ( AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária. de pesquisa dos documentos e estabelecimentos dos prazos de vida dos documentos. quando existir.Análise – Estudo dos documentos recebidos. 2. ou seja. doação ou venda de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. para os prazos fiscais. consulta ao assessor jurídico. O documento. 2. feita pela Comissão Permanente de Avaliação. É no arquivo corrente que se efetiva (tem início) a aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de eventual valor. É quando o documento perde totalmente seu valor administrativo e passa a ser considerado como fonte de pesquisa e informação para terceiros e para própria administração. o documento jamais será eliminado.Denominações mais utilizadas: Arquivo Corrente Setorial Arquivo Intermediário Central Ativo 1ª Idade Semi-ativo 2ª Idade Arquivo Permanente Arquivo Nacional. elaboração por setor de proposta sobre o prazo administrativo de cada grupo de documentos. e uma vez tendo-o adquirido. Eliminação – Destruição. após perder seu valor administrativo. pode ou não adquirir valor histórico. e não por espécie de documento. realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. consulta ao Tribunal de Contas. bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). . Etapas do processo de Avaliação: 1.

14 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno.com. Cópias cujos originais estejam preservados.2. é chamado de transferência. Documentos que se tornem obsoletos. que pode ser permanente (intervalos regulares) ou periódica (intervalos determinados). Documentos de pura formalidade. ( . 4. Quando o deslocamento é feito do arquivo corrente para o intermediário.br Critérios que regulam a eliminação de documentos: Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outro documento de uma maneira mais completa. Recolhimento – É o deslocamento de um documento do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Documentos que cumpram datas específicas.

048/99. a soma das duas fases em questão. mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.173 Controle de entrega de vale transporte e alimentação 05 anos Const. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento. Cada instituição criará sua tabela de temporalidade que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. em virtude das práticas administrativas. TABELA DE TEMPORALIDADE É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária. de acordo com os seguintes fatores: Freqüência de uso das informações contidas nos documentos. naturalmente. bem como a sua destinação final. Guarda Permanente: quando o documento perdeu todo valor administrativo e possui valor histórico.Federal. Necessidade de guarda dos documentos por precaução. que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo.7 Extrato bancário Declaração de informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica .729/03.172/66. quando não houver explicitação de fase será.Federal. Art.172/66. . comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.173 Contrato de estágio 05 anos Const.172/66. Modelo 1.172/66.212/91. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.173 Prestação de contas de viagem 05 anos* Lei 5.PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS É o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. Art. bem como a forma como esta funciona (normas.7 *O prazo inicia no exercício seguinte ao do fato gerador. deverá ser encaminhado à sua destinação final. ao término de seu ciclo vital. luz e telefone 05 anos* Lei 5.46 05 anos* Lei 5. Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais). portanto. Art. o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. Art. Art. regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.3. A tabela de temporalidade será elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e será aprovada pela autoridade máxima do órgão para que possa ser aplicada na instituição. se uma conta de luz venceu no mês de março/2003.DIPJ (Imposto de Renda) Nota fiscal 05 anos* Lei 5.Tabela de Temporalidade Tabela de Temporalidade Documental Simplificada Documento Aviso e recibo de férias Prazo de guarda Suporte Legal 10 anos Dec. Art.257 Contas de água. deve-se utilizar como referência os prazos de guarda estabelecidos pelas legislações. Art.225 Certidão Negativa de Débito 90 dias Decreto 4.Federal. O termo prazo de guarda. Atenção Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental. Art. Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos). O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente é chamado de prazo de guarda da fase corrente e.173 10 anos Lei 8. DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS Todo documento. (prazos precaucionais). Art.7 Espelho ou cartão ponto 05 anos Const. Por exemplo. Eliminação: quando o documento perdeu todo valor administrativo e não tiver valor histórico. documentos que demonstram a origem da instituição. Art. Em geral.

Tabela de Temporalidade TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS SES PRAZO DE GUARDA SÉRIES DOCUMENTAIS/ASSUNTO Ata Balancete Edital de convocação Estatuto Associação de Secretários Estaduais da Saúde DESTINAÇÃO FINAL Arquivo Corrente Arquivo Central 5 anos 15 anos Permanente Até aprovação das contas 15 anos Eliminação 5 anos 15 anos Permanente Enquanto vigora 15 anos Permanente Guia de encaminhamento de processo 1 ano Eliminação Lista de bipartite 4 anos Eliminação presença reunião Moções Nominata conselheiro 2 anos e endereço 15 anos Enquanto vigora OBSERVAÇÕES (cópia) Sistema informatizado Permanente Eliminação Ofício (recebido e expedido) • De atividades finalísticas 5 anos 15 anos Permanente • De cumprimentos 2 anos 3 anos Eliminação • De mero encaminhamento 2 anos 3 anos Eliminação • De pedidos diversos 5 anos 5 anos Eliminação • De rotinas administrativas 5 anos 5 anos Eliminação Organograma Enquanto vigora Pauta reunião 2 anos Planejamento saúde ( pluri-anual de 15 anos Permanente Se existir originais no planejamento descartar Eliminação 2 anos 4 anos Eliminação Portaria (produzida) 5 anos 15 anos Permanente Proposições 5 anos 15 anos Permanente Regimento 5 anos 15 anos Permanente Relatório 5 anos 15 anos Permanente Resolução 5 anos 15 anos Permanente (cópia) .com.MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA 16 soupleno.br ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor Modelo 2.

Esses instrumentos se referem ao acesso e ao controle do acervo. esses documentos só podem ser consultados no local. almejam grande difusão e são publicados em meio impressos ou eletrônicos. * Guia – Normalmente. ARQUIVOS PERMANENTES E OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA ( No arquivo permanente.é preciso proceder a descrição dos documentos. . que pode resultar em diferentes instrumentos de pesquisa. Uma vez que os documentos do arquivo permanente são de acesso público. pois permite um mapeamento panorâmico do acervo e oferece uma visão geral do conjunto de fundos e coleções de um serviço de arquivo ou de um organismo. é o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo. Guarda permanente. ou permanentes. Tecnicamente. os arquivos da terceira idade.DESTAQUE: Cespe-UNB Durante o processo de avaliação de documentos. Logo. A primeira traz os dados gerais sobre a instituição e sobre as condições de consulta. Para que o arquivo permanente cumpra de forma plena a função de atender ao público. Mudança de suporte do documento. por excelência. Reprodução do documento. passam a integrar o chamado patrimônio arquivístico municipal. Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo. através da tabela de temporalidade é possível determinar: Prazo de guarda do documento. Os documentos presentes nos arquivos correntes e intermediários permitem acesso apenas aos seus órgãos produtores. o guia se divide em duas partes distintas. são de acesso público. Logo.2002. Eliminação do documento. Esses documentos uma vez recolhidos.13). Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. Recolhimento do documento. repertório e índices. ficam os documentos de valor histórico cuja guarda definitiva foi indicada no processo de avaliação. catálogos. bibliotecários e demais profissionais da informação tornar esse acervo um atrativo para a população. A descrição de documentos é realizada com fundamento na Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (Isad) que estabelece diretrizes para a preparação de descrições arquivísticas. Em contrapartida. Transferência do documento. tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos. estadual ou nacional. não há mais qualquer modalidade de empréstimo. A segunda parte descreve sucintamente os fundos e as coleções. geralmente permanente. de modo a orientar o investigador. inventários. que possuem pelo menos uma identificação ou organização mínima.p. mas a sua função principal é disponibilizar os documentos para consulta. cabe aos arquivistas. sempre que a instituição responsável dispuser de recursos para isso (LOPEZ. ou seja. ou parte dele. apresentando o funcionamento e a regulamentação. Os instrumentos de pesquisa podem ser guias.

..................academia.................... 5. 7........................................................... Arquivo IVAN LINS............. 3.................................................................................. Endereço e horário de atendimento.............................................................................. 21........................................................ Rui Barbosa – Arquivos........................................................................... Ivan Lins – Arquivos........... 8................................................................................................................. Composição do acervo................ O ARQUIVO DOS ACADÊMICOS.............................................. 2003........... Arquivo ABGAR RENAULT...........................br Exemplo: Guia da Academia Brasileira de Letras ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS ARQUIVO ARQUIVO DOS ACADÊMICOS Guia Geral Rio de Janeiro / 2003 Academia Brasileira de Letras – 2003 DIRETORIA Alberto da Costa e Silva – presidente Ivan Junqueira – secretário-geral Lygia Fagundes Telles – primeira-secretária Carlos Heitor Cony – segundo-secretário Evanildo Bechara – tesoureiro Evaristo de Moraes Filho – diretor do Arquivo CENTRO DE MEMÓRIA Irene Moutinho – chefe Organização do ARQUIVO DOS ACADÊMICOS – GUIA GERAL Sérgio Conde de Albite Silva – coordenação do projeto Paulino Lemes de Sousa Cardoso – revisão geral Maria Oliveira – pesquisa e descrição arquivística PUBLICAÇÕES DA ABL Nair Dametto – organização do ANUÁRIO DA ABL e de Dados biobibliográficos – Cadeiras 1 a 35 do CD-ROM CENTENÁRIO 1997 e do Portal http://www............... 2......... 232 p................................... Arquivo ADELINO FONTOURA.......................................................................... Arquivo MACHADO DE ASSIS................. 1................... I.............. Luís Murat – Arquivos............................................... Arquivo MANUEL BANDEIRA....... Adelino Fontoura – Arquivos............... II........ Breve histórico do Arquivo da ABL..................................................... Metodologia e diretrizes arquivísticas.............................com................ Coelho Neto – Arquivos............. Introdução....................... Arquivo AFONSO DE TAUNAY.............................. fot............ 6........ Instalações e equipamentos.......... Arquivo ADELMAR TAVARES................org................... SUMÁRIO O ARQUIVO DA ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS................... – Rio de Janeiro : Academia Brasileira de Letras.................................. Série................................ Título.................. Arquivos em tratamento...... Normas ISAD(G)........................... 10............................................ Arquivo LUÍS MURAT........ 4.......................... Academia Brasileira de Letras – Arquivos.................................................... Manuel Bandeira – Arquivos............. 9...........br Catalogação na Fonte Biblioteca da Academia Brasileira de Letras ISBN 85-7440-069-6 A153 ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS Arquivo dos Acadêmicos : Guia geral / coordenação de Sérgio Conde de Albite Silva........................................................... Machado de Assis – Arquivos............ ( ... Equipe do Arquivo.. Arquivo ÁLVARES DE AZEVEDO.............5 cm.............................................18 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno..................................................................... Arquivo COELHO NETO.................................. Afonso de Taunay – Arquivos............. Álvares de Azevedo – Arquivos................................... Arquivo RUI BARBOSA........................

Academia Brasileira de Letras – Arquivos. . de assuntos ou matérias ou ainda de datas que permite aceder rapidamente à informação contida numa unidade arquivística. SUMÁRIO Arquivo MACHADO DE ASSIS FUNDO ARQUIVÍSTICO Série 1 – Comodato UFRJ/UNIRIO/ABL Série 2 – Correspondência Pessoal Série 3 – Correspondência de Terceiros Série 4 – Diversos Série 5 – Documentos Familiares Série 6 – Documentos Pessoais Série 7 – Iconografia Série 8 – Presidência da ABL. * Repertório – Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Como os inventários se referem aos conjuntos documentais classificados.geográfico ou por assunto) e lista cronológica – Listagem ordenada de nomes de pessoas. Porém. Ao contrário do guia. Título. Série. uma vida mais útil e mais longa. os inventários devem.* Inventário – Pela ordem hierárquica dos níveis de classificação. o inventário é o instrumento que antecede o guia e identifica as unidades de arquivamento ou de uma de suas divisões. II. abordar os conjuntos documentais com algum nível de organização do ponto de vista da classificação arquivística. O catálogo é um instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação por ordem alfabética. * Tabela de equivalência – Mostra a equivalência entre as antigas notações e as novas adotadas. * Índice (onomástico. respeitando ou não a ordenação destes documentos dentro da série. 2. ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS ARQUIVO ARQUIVO MACHADO DE ASSIS INVENTÁRIO 1. Machado de Assis – Arquivos. têm. necessariamente. ao contrário do guia. I. com a diferença de que agora o catálogo se deterá em cada documento. Ele dará continuidade a descrição iniciada com o inventário. o repertório é chamado de Catálogo Seletivo. de locais. Série 9 – Produção Intelectual Série 10 – Produção Intelectual de Terceiros COLEÇÃO DE DOCUMENTOS Série 1 – Audiovisual Série 2 – Comissão Machado de Assis – 1958 Série 3 – Diversos Série 4 – Documentos Institucionais Série 5 – Hemeroteca Série 6 – Homenagens Série 7 – Iconografia * Catálogo – É um instrumento voltado para a localização específica de unidades documentais. Atualmente. suas informações deverão ser atualizadas sempre que novas inclusões forem feitas.

C E E . concluído o processo de recolhimento na terceira fase. eliminação e mudança de suporte de documentos. coleções Unidades documentais selecionados SÉRIE 3. Cespe-TRE/MT/2005 ( ) Segundo a Teoria Arquivística. ( ) Nos arquivos correntes são guardados os documentos utilizados com muita frequência pelos funcionários do órgão. E • 07.20 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA soupleno.25). 03. índices NÍVEL BASE DE DESCRIÇÃO Conjuntos documentais Amplos Séries Assunto recorte temático Instituição Fundos. ( 01. Cespe-UnB/Antaq/2005 ( )O Plano de Classificação é o instrumento que determina prazos para a transferência.br ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor Diferentes tipos de instrumentos de pesquisa se definem em função da menor ou maior profundidade desejada da descrição dos níveis da classificação arquivística.com. os documentos producidos pelo TRE/MT que reflitam a origen da instituição são de caráter permanente. C ( 02. E 04. recolhimento. 02.QUESTÕES DE CONCURSOS 01. 05. Cespe-UNB/TRE-TO/2005 ( ) Objetivando facilitar a recuperação das informações em um curto período de tempo.2002. a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. INSTRUMENTOS Guia Inventário Catálogos seletivos. deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação. cuja a finalização ocorreu na instituição produtora. Cespe-UnB/Policía Federal/2004) ( )A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. Cespe-UnB/MEC/2005 ( ) No que se refere aos procedimentos operacionais adotados nos arquivos. C E C 06.p. 07. os documentos que compõem a fase intermediária de um processo são preservados junto aos órgãos que os produziram. por isso. 06. Cespe-TRE-Al/2004) ( ) Os procedimentos teóricos da arquivistica indicam que o arquivamento de documentos devem ser posterior a sua classificação. ( ) O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão. obedecendo o ciclo vital. ( ) Cumprindo o ciclo vital. ( ) Na fase permanente. os documentos são transferidos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. E 03. os documentos cumprem um prazo de guarda e serão preservadosa aqueles que obedeceram a um trâmite interno. C GABARITO 05. os documentos serão submetidos a um último descarte. grupos. Cespe-UnB/TRE/PA/2005) O processo de tranferência corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. sendo os demais descartados. 04. A tabela a seguir resume a relação entre cada tipo de instrumento de pesquisa e o nível da descrição (LOPES.

balancetes).. Alfabetação Organização de forma alfabética. sub-séries. Existem basicamente três métodos de classificação: Estrutural: conforme a estrutura administrativa da entidade produtora. Existem alguns métodos mais comuns para organizar arquivos ou fichários: Método alfabético: organiza a partir de nomes Método numérico: numérico simples: organiza por um número relativo ao documento. de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperação.. sub-grupos. contas a pagar/ a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor. Ambos são representados hierarquicamente. dossiês. Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto Sistema Direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados. O Plano de Classificação . Por assunto: conforme o conteúdo dos documentos e suas relações com as atividades desempenhadas pela entidade produtora.( INTRODUÇÃO AOS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS Classificação e Arquivamento Existem várias formas de se organizar os documentos. através da divisão dos conjuntos de elementos em níveis e subníveis (classes. 2. A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades.utilizado para arquivos correntes e intermediários. O melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão e pela estrutura da instituição. antes de determinar qual o sistema mais adequado é preciso conhecer a documentação a ser tratada. sub-classes. ou representar o método ideográfico que classifica os documentos por assunto.) DESTAQUE – Cespe-UNB Classificação pode ser considerada como o conjunto de métodos utilizados por uma instituição para o arquivamento de seus documentos. Método geográfico: pelo local de produção. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. É o caso da utilização de fichários. necessita-se antes consultar um índice ou um código. Ex: cronológico é organizado por data. podendo ser a data de produção do documento ou o período a que se refere. . Sistema Indireto: é aquele em que para se localizar o documento. Método Numérico Cronológico Organiza-se os documentos tomando por base uma data. Os instrumentos utilizados no processo de classificação são: 1. grupos. visando sua localização futura. Método ideográfico: pelo assunto do documento. Método ideal para arquivar documentos contábeis (balanços. Quadro de Arranjo – utilizado para arquivos permanentes. Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado é seu NÚMERO. séries. Funcional: conforme as funções desempenhadas pela entidade produtora.

de. Edvaldo 5. Paulo Santa Maria. Graziela de Fátima Grando. Santa. Adalvanio Rodinei Grando. Sobrenomes compostos de substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam: Fábio Bom Tempo Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Bom Tempo.1. uma): Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia de Câmara Arnaldo do Couto ( . Artigos e preposições não são considerados. Eliane Cristina 1. Grando. E.br Regras: 1. Eliane Cristina Grando. Paulo Rogério Grando. da. Heitor 3. Ricardo Santa Rita.com. Sobrenomes compostos com as palavras Santo. Camilo Villa-Lobos. Felipe Campos. Iniciais abreviativas de prenomes precedem na classificação de sobrenomes iguais. Edson Grando. d’. São não se separam: Paulo Santa Catarina Joana Santa Rita Ricardo Santa Maria Arquivam-se: Santa Catarina. (a. Silvia Oneide 2. E. Joana 4. e. Fábio Castelo Branco. do. o. Grando Edvaldo Grando Edson Grando Arquivam-se: Grando. um.22 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. Quando os sobrenomes forem iguais. Nome de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome: Eliane Cristina Grando Felipe Araújo Paulo Rogério Campos Arquivam-se: Araújo. prevalece a ordem alfabética do prenome: Eliane Cristina Grando Adalvanio Rodinei Grando Silvia Oneide Grando Graziela de Fátima Grando Arquivam-se: Grando.

Carlos (Professor) Pontes. José Ferreira Silva. Pedro de Andrade. Arnaldo do Ou ainda. Jorge (Ministro) Fernandes. Quando existirem. Lúcia da Couto. Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho. George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush. José dos Santos 6. Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emérson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso. Os títulos não são considerados na alfabetação. corresponde ao sobrenome de família do pai. Raimundo (Doutor) 8. José Ferreira Silva José dos Santos Silva Arquivam-se: Silva. Charles Hitler. Edison Miranda Neto. que. São colocados após o nome completo. George Walker Chaplin. Márcio Miranda Júnior. entre parênteses. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez . Osório 7. Adolf 9. mas não são considerados na ordenação alfabética. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras n. devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. Emérson (Coronel) Torres. Ricardo d’ Câmara. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome.os 10 e 11). tradicionalmente.Arquivam-se: Almeida.

que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Pablo 10.24 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno.br Arquivam-se: Gutierrez Salazar. reuniões. assembléias e assemelhados os números arábicos. empresas. Associação Educacional do DF Associação dos Jornalistas Companhia Petrolífera Nacional Embratel Fundação Bradesco País (El) Tentação (A) Washington Post (The) 12. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. Admite-se. II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3. Embratel Antonio Silva & Cia.japoneses chineses e árabes .º) Encontro Nacional de Arquivistas (II) ( . Maria Puentes Hernandez. para facilitar a ordenação. Os nomes orientais . instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam não se considerando. Li Yutang -> (chinês) Osama Bin Laden -> (árabe) Sasazaki Yonoyama -> (japonês) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11.com. Fundação Bradesco A Tentação The Washington Post Companhia Petrolífera Nacional Associação dos Jornalistas Associação Educacional do DF El País Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. conferências. os artigos e preposições que os constituem. porém. Nos títulos de congressos. entre parênteses. para fins de ordenação.são registrados como se apresentam.º Curso de Ciências Contábeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3. Os nomes de firmas. Enrico Pereira de la Fuente.

É imprescindível porém. Gilson Nesse caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados. Nome do Estado. Exemplo: Estado CIDADE CORRESPONDENTE Amazonas Manaus (capital) Sobreira. Maria . Silva. cidade e correspondente. PAÍS França França Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (Capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim. José Albuquerque.Nome do estado. Marcos Correspondência com outros países. em segundo lugar. independente da ordem alfabética em relação às demais cidades. as capitais dever ser alfabetadas em primeiro lugar. Antonio J. Quando se organiza um arquivo por estados.Nome da cidade. Letícia Amazonas Itacoatiara Santos. Alfabeta-se em primeiro lugar o país. Exemplo: Brasília (Distrito Federal) – Silva. Gilson São Paulo Lorena Silva. 1. João de Santos. Estado e correspondente. Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. João de São Paulo São Paulo (capital) Corrêa. Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues. Nome da Cidade.MÉTODO GEOGRÁFICO O método geográfico é do sistema direto. Roger Pereira. por estado. que as pastas tragam os nomes dos estados. estado e correspondente. que deveram estar dispostas após as capitais. após as respectivas capitais dos países a que se referem. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética. deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades. Herculano Brasília (Minas Gerais) – Costa. não havendo destaque para as capitais. Mateus Sobreira. Santiago Ferreira. pois a busca é feita diretamente ao documento. Mateus 3. pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. Antonio J. Ítalo Rio de Janeiro Campos Almeida. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Letícia Rodrigues. 2. seguido da capital e do correspondente. Ítalo Corrêa. Esse método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro São Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo CORRESPONDENTE Almeida. As melhores ordenações geográficas são: 1. cidade e correspondente. Quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado.

confidenciais ou reservados) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. b) guardar os documentos históricos. 02. d) Todos os itens estão certos. Controle da Tramitação e Movimentação Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.br PROTOCOLO ( É o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão. I. O registro tem quatro elementos necessários e obrigatórios: 1. Número progressivo 2. ou seja. secretos. Cassificação (Quanto ao nível de sigilo) Uma vez recebido os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados. Regesto. c) diminuir os custos com a duplicação de documentos. II.26 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno.com. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens abaixo. (Cespe/TSE/2007) O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. sem a necessidade se serem protocolizados ou classificados pois têm acesso restrito. classificando-os de acordo com o assunto tratado. Constitui objetivo do arquivo intermediário: a) evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho. Remetente ou destinatário 4. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. III. e expedição quando direcionada a outra instituição. O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento É a etapa de recebimento dos documentos tanto os produzidos internamente quantos os encaminhados a instituição por outras empresas. c) Apenas os itens I e III estão certos. Assinale a opção correta. na sua específica esfera de competência. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Registro e Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). A atividade de protocolo é típica da fase corrente. ( . de forma a recuperá-los com rapidez quando necessário. garantindo o acesso a informação. a) Nenhum item está certo. Data de recebimento ou de saída 3. Expedição e Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos. antes de serem encaminhados a seus destinatários. b) Apenas os itens I e II estão certos. breve resumo do conteúdo da correspondência. PROVAS DE CONCURSOS e Exercícios 01. A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos. relativos a documentos públicos. Documentos particulares ou sigilosos (ultra-secretos. Chama-se distribuição quando é interna.

diminuindo o volume documental total. b) abertura de processo. acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. Acerca dessas diferenças. Carlos Braga Sobrinho. Antônio III. b) Apenas os itens I e II estão certos. mapas. c) Apenas os itens I e III estão certos. pelas particularidades das atividades geradoras. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento. fotografias. julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo. iconográfico. Milton de Sousa Ferreira. 03. b) Apenas os itens I e 11 estão certos. 06. d) preparação de instrumento de descrição. diapositivo. o valor secundário dos documentos. d) plano de preservação. I. Campos. (Cespe/TSE/2007) Julgue os itens a seguir.d) manter os documentos de maneira descentralizada. André Muller. Assinale a opção correta. audiovisua . (Cespe/TSE/2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem: (QUESTÃO ANULADA É IMPORTANTE SABER O PORQUÊ) a) papel. c) distribuição de documentos. com objetivos culturais. Paul Sousa. em um único exemplar ou em limitado número de cópias. b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca. nessa fase. película videográfica. b) listagem de eliminação. a) Apenas um item está certo. c) Apenas os itens I e III estão certos. c) mídia eletrônica. Antônio José II. papel fotográfico. por atividades organizacionais. b) plantas. 04. c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos pré-determinados e os de biblioteca. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte. (Cespe/TSE/2007) O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a): a) plano de classificação. d) negativo fotográfico. Nesse sentido. Almeida. d) Todos os itens estão certos. Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos Assinale a opção correta. a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca. Pedro de Almeida Filho. (Cespe/TSE/2007) A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. pela importância administrativa que eles têm. c) tabela de temporalidade. Prevalece. d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca. II. assinale a opção correta. (Cespe/TSE /2007) As atividades típicas do protocolo não incluem o(a): a) recebimento de correspondência. 07. 05. d) Todos os itens estão certos. III. a) Nenhum item está certo. 08. João Almeida São Paulo. película filmográfica. (Cespe/TSE/2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. I.

mas cada uma. mapa. ela deve primeiro ser aprovada pela autoridade competente.28 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada. c) Controlar o trâmite dos documentos na organização. ( ) O termo formato é usado para designar a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas. julgue os próximos itens. 10. de acordo com as diferentes estruturas. o que lhes atribui uma estruturação e uma coesão espontâneas. foram estabelecidos alguns dos elementos característicos usados para análise e definição de documentos de arquivo. ( ) A autenticidade é a qualidade que um documento possui quando corresponde às formalidades diplomáticas necessárias para que cumpra os procedimentos regulares de determinada função ou atividade. referentes tanto aos registros documentais tradicionais quanto aos eletrônicos. em função do seu contexto de origem. quando cumpre uma função diferente. credibilidade e acessibilidade às informações arquivísticas e considerando as qualidades e as características fundamentais dos arquivos. eletrônico etc. original. eliminação e reprodução de documentos. ( ) Duas características dos arquivos são diretamente vinculada. o lugar e as circunstâncias. denomina-se forma o estágio de preparação e de transição de documentos. porque o conjunto de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único. ( ) Em arquivologia. d) Receber a correspondência para expedição. Será responsável pela definição dos prazos de cada documento e de sua destinação final: a) Diretor de RH da instituição. é única em seu lugar. 13) (Cespe/CLDF/2006) Julgue os itens a seguir com base nos conceitos e nos princípios fundamentais da arquivologia. imagético. ( . Essa qualidade se mantém a despeito de forma. progressiva e natural em função das atividades realizadas pelas instituições. que é fundamental para a compreensão de seu significado e para a garantia de sua autenticidade. rascunho etc. Ambas são embasadas no inter-relacionamento dos documentos.com. A naturalidade refere-se ao fato de que os registros arquivísticos são acumulados de maneira contínua. distribui os documentos de um arquivo em agrupamentos lógicos. sobretudo na esfera publica. Cartaz. A organicidade refere-se à maneira como os arquivos refletem estrutura. por exemplo. ( ) A unicidade é a característica dos documentos de arquivo que resulta do fato de que cada registro documental assume um único lugar na estrutura documental do grupo ao qual pertence. caderno. exceto: a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular. recolhimento. Aneel/2004. minuta. garantindo a veracidade e confiabilidade de seu conteúdo. ( ) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação. (Cespe/CLDF/2006) No que se refere aos suportes documentais tradicionais e eletrônicos e às noções básicas da arquivologia a respeito dos elementos para a análise documental. como. funções e atividades da entidade produtora. cópia. e) Ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes. livro. Ela é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para a transferência. de acordo com a natureza e com o modo como foi confeccionado. ( ) O termo ordenação refere-se à seqüência de operações que. 12.br 09. Constituem atividades de protocolo. ( ) O termo suporte refere-se à configuração que um documento assume segundo o modo como foi confeccionado e o sistema de signos utilizado para comunicar seu conteúdo. rolo de filme são exemplos de formatos. espécie ou tipo. audiovisual. Tais normas variam conforme a época. São exemplos de suporte: textual. funções e atividades da entidade acumuladora. Com base nessa disciplina. estabelecidos segundo critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos. podem existir cópias de um registro. julgue os itens que se seguem. ( ) A arquivologia define espécie documental como a configuração que assume um documento escrito segundo a natureza jurídica de seu conteúdo e as normas precisas de redação a que obedecem. b) Chefe do setor de arquivo da instituição d) Comissão de Avaliação de Documentos c) Acionistas da instituição e) Comissão de Estagiários da Instituição 11. b) Eliminar a correspondência destituída de valor secundário. ( ) A disciplina que estuda a estrutura formal e a autenticidade dos documentos é conhecida como diplomática. (Cespe/CLDF/2006) Acerca da importância de se garantir autenticidade.

isto é. (Cespe/DPF-DF/2004) A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento . o temático. Determina. ( ) A eliminação de documentos de valor permanente produzidos por instituições públicas e de caráter público somente poderá ser realizada mediante autorização da instituição arquivística. seja nos estados ou nos municípios. ( ) O princípio da proveniência vincula o documento ao seu produtor. com exceção dos documentos cujo sigilo seja imprescindível à sociedade e ao Estado. responsável pela produção e acumulação dos documentos. ( ) O termo classificação refere-se ao estabelecimento de restrições quanto ao acesso e ao uso de arquivos. poderá ocorrer o acesso. o numérico simples. (Cespe/CLDF/2006) Julgue os seguintes itens.no máximo 10 anos e) varia de documento para documento c) de 10 a 20 anos d) em caráter definitivo 16. os documentos deverão ser arquivados: a) por até 5 anos b) por. em uma modalidade reservada. como ultra-secreto. ( ) Os arquivos públicos gerados pelo poder judiciário em todas as instâncias. que os arquivos de uma instituição (ou pessoa) devem manter sua individualidade. pois determina que os arquivos devem ser organizados segundo as competências e as atividades da instituição (ou pessoa). (Cespe/Antaq/2005) Com base no conhecimento arquivístico sistematizado. Entretanto. adota-se a consulta de índices para a localização de documentos. 15. ( ) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoção de um índice alfabético. ( ) No método alfabético dicionário. os serviços de protocolo devem ser responsáveis pelo controle do trâmite de documentos. ( ) Os documentos arquivísticos que apresentam grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverão ser armazenados em arquivos de segurança. a) Recebimento b) Avaliação c) Autuação d) Distribuição e) Controle da Movimentação 17. ainda. ( ) O método numérico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar um índice onomástico para as atividades de arquivamento. um órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional. impostas pela pessoa física ou jurídica que originou tais arquivos. tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. 19. confidencial ou reservado. Assinale o item que não apresenta uma atividade de protocolo. seja nos tribunais superiores. secreto. Os principais métodos utilizados para o arranjo são o alfabético.( ) Chama-se arranjo à atividade de organizar os documentos segundo o sistema de classes dispostas em determinada ordem. É responsável também por fixar as diretrizes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). julgue os itens a seguir. Na fase permanente. ( ) O Conarq. na sua esfera específica de competência. segundo critérios que permitam a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. o alfanumérico. serão considerados de competência federal. pública. 18. ( ) Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital. a preservação e o acesso aos documentos de arquivos nos órgãos do sistema. mesmo nesse caso. não podem do ser misturados a outros de origens diferentes. obedecendo a um título genérico. ( ) O plano de classificação é o instrumento que determina prazos para a transferência. ( ) Todo cidadão tem direito de acesso pleno aos documentos públicos. 14. documentos ou informações. a fase intermediária. ( ) No método de arquivamento alfabético. orientando a gestão. Essa atividade classifica o documento. os temas obedecem uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada. considerando a legislação nacional acerca da política de arquivos públicos e privados. (Cespe/Antaq/2005) Acerca dos métodos de arquivamento adotados pela arquivística julgue os itens que se seguem. a partir de elemento convencionado para a sua recuperação. eliminação e mudança de suporte de documentos. cronológico. por motivo de segurança. o geográfico e o numérico cronológico. segundo a natureza de seu conteúdo. recolhimento. ( ) Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes. ( ) Nas organizações. ( ) Para identificação das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrográficas e esferográficas pois esmaecem com rapidez. quando o poder judiciário determinar que esse acesso seja indispensável à defesa de direito ou ao esclarecimento de situação pessoal do cidadão.

deve-se guarda-lo em caixas ou pastas suspensas. ( ) Arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou que. sejam objetos de consultas freqüentes. ( ) O protocolo não faz parte das atribuições dos arquivos correntes. ( ) Os arquivos correntes são formados apenas por correspondências e processos. ou em dependências próximas. aumento de recursos humanos e materiais. ( ) O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituições como o STJ denomina-se folha de autuação. 21. ( ) A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos. ( ) Para bem ordenar os documentos. são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão. movimentação e classificação de documentos. ( ) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. ( ) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.br técnico de acervos arquivísticos. o arquivo do STJ fará uso de instrumentos auxiliares. ( ) O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos. ( ) Os arquivos correntes são mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou produziram. a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda. pode ser eliminado. ( ) Documentos originais não devem ser desmembrados de seus compostos (princípio da unidade). julgue os itens a seguir. o controle da tramitação.30 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. Com referência a esses instrumentos e às práticas arquivistas. ( ) A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de 3ª idade. que são conhecidas como as três idades: corrente. ( ) Recebimento. e devem-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar. ( ) O plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de documentos. (Cespe/DPF-DF/2004) A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. julgue os itens a seguir. julgue os itens que se seguem. julgue os itens. Considerando esse pressuposto. aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase intermediária. ( ) Nos arquivos correntes. ( ) Como um dos requisitos básicos de sua função. o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. ( ) Para melhor preservação dos documentos. (Cespe/Funcap-PA/2004) Julgue os itens seguintes em certos ou errados. 23. ( . após o período de permanência em um arquivo corrente. transferido a um arquivo intermediário ou recolhido a um arquivo permanente. ( ) A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. ( ) O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão. como o geográfico. julgue os itens. de forma a facilitar o seu acesso. o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos. registro. (Cespe/STJ-DF/2004) Acerca da produção e do trâmite de documentos. ( ) São armazenados nos arquivos correntes apenas os documentos de valor histórico. mesmo sem movimentação. 22. intermediária e permanente. acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira. é recomendável evitar a reprodução desnecessária de documentos. ( ) Todo documento.com. ( ) A avaliação documental provoca necessariamente. (Cespe/Funcap-PA/2004) Os arquivos podem ser divididos em três fases. (Cespe /STJ-DF/2004) Ao implantar um programa de gestão documental. 20. Em relação a essa função. ( ) Antes de seu arquivamento. ( ) As minutas de documentos devem receber classificação individualizadas em função do prazo de guarda a elas atribuído. o alfabético e o numérico-cronológico. ( ) Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente. os documentos devem ser devidamente classificados. Quanto aos arquivos correntes. ( ) Para que a produção documental se dê de forma racionalizada. ( ) Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação. são atividades relacionadas a arquivos correntes. 24. por isso deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.

do. essencialmente. VFFFV 19. FVFFF 23. Sobrinho. ( ) realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central. ( ) de grandes dimensões. * 26. uma. V V V F F . ( ) Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte papel. julgue os itens que seguem. C 05. * 27. arquivos correntes. FVFVV 20. são considerados para ordenação. ( GABARITO • 01. (Cespe/Seteps-PA/2004) Quanto ao arquivamento de documentos. não são considerados parte integrante do último sobrenome. ( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Neto. o. como Filho. da. sem dúvida nenhuma. 27. 30. e. FFVVF 29. D 06. ( ) permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. VFVFV 21. ( ) O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do sistema decimal de Dewey. 28. VFVVF 13. prevalece a ordem alfabética do prenome. A 08. em base do conhecimento da história. FFVV 15. VFFF 24. tais como a. (Cespe/Min. conjunções e preposições. Eles constituem-se. Júnior. 29. 25. ( )Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ligados por um hífen não se separam. ( ) Todo documento com mais de cinco anos arquivados em um arquivo corrente deve ser eliminado. FFVVV 28. ( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. FVFVV 14. ( ) Nos nomes de pessoas físicas. A 09. VVV 12. ( ) desenhos. um. VFVVF 18. (Cespe/Crea-DF/2003) Documentos do gênero cartográfico incluem: ( ) litogravuras. ( ) Os arquivos. VFVVF * 21 V V V F F * 25 V V F V F * 26. A respeito da ordenação alfabética dos documentos. ( ) A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento. ( ) audiovisuais. ( ) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou local. ( ) cartazes. julgue os itens abaixo. d'. número e assunto dos documentos. D 11. assim como as bibliotecas. B 02. um acesso rápido à informação. VCVFF 25. ( ) são. Meio Ambiente/2003) Julgue os itens a seguir em certos ou errados. ( ) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco. ( ) podem descartar documentos. 26. é correto afirmar que eles: ( ) devem se localizar junto aos órgãos produtores. * 22. D 16. ( ) de engenharia. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. são formados por documentos produzidos e conservados com objetivos culturais. ( ) Artigos. VVFFF 30. ( ) inconográficos. ( ) No caso de sobrenomes iguais.( ) Os arquivos correntes são constituídos somente do gênero escrito ou textual. ( ) A função principal do arquivo é tomar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. B 17. (Cespe/Crea-DF/2003) Quanto às características dos arquivos setoriais. com o decorrer do tempo. (Cespe/Seteps-PA/2004) A ordenação de documentos e a forma de ordená-los garantirão. (Cespe/Crea-DF/2003) Consubstanciam-se como especializados os arquivos: ( ) médicos. B 10. A 03. C 07. ( ) O método alfanumérico é uma combinação de letras. ( ) plantas. A 04. ( ) Os documentos de arquivos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias. ( ) perfis.

de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes. evitando-se a produção daqueles não essenciais.assegurar. deve-se otimizar a criação de documentos. DIAGNÓSTICO É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição. Fases As três fases básicas da gestão de documentos são: produção. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos: 1. 5) espaço físico ocupado. 2.garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos. assim como sua guarda após cessar seu trâmite.32 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. coordenação dos recursos humanos. processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação. a produção. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. armazenado e eliminado. 3. uso.159-1991. Nesta fase. do espaço físico e dos equipamentos com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. ou seja. A gestão de documentos é atingida através do planejamento. 2ª Fase (Utilização) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. tramitação. umidade. em seu parágrafo 3º. Essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação. implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. O arquivamento também será controlado nesta etapa. controlado. luminosidade). permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo. goteiras.). administração.contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal. garantindo assim. 3ª Fase (Destinação) Envolve as atividades de análise. 7) controle de empréstimos (freqüência de consultas). 6) volume documental. estará inserida na gestão de documentos. organização e elaboração de instrumentos e recuperação da informação. 2) condições ambientais (temperatura. organização. O diagnóstico proporciona informações como: 1) instalações físicas (infiltrações. de forma eficiente. pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo. ( . luz solar etc.com. define Gestão de Documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção. Recomenda-se. Assim. legal ou para a pesquisa científica. controle. 4) estado de conservação do documento. 4. 3) condições de armazenamento. Desenvolve-se. também. poeira.assegurar o uso adequado da micrográfica. necessário ao cumprimento de sua função administrativa. diminuindo o volume a ser manuseado. a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação. nessa fase. 1ª Fase (Produção) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.br ( O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS A Lei n º 8. avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. utilização e destinação. evitar e reprodução desnecessária de documentos. manutenção e destinação de documentos. qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes na instituição de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas. o uso adequado dos recursos de reprodução e de automação. 5.

informações sobre criptografia. em seu art. A resolução No. pode-se dizer que os metadados são dados sobre dados. e até mesmo a internet. 10) gênero dos documentos (escritos ou textuais. Metadado é frequentemente identificado como dado acerca de. ao longo de sua história. a intranet. em que há uma multiplicidade de suportes para armazenar a informação. micrográficos e informáticos). 2004). algoritmos de compressão. Atualmente.Contexto Tecnológico: Formato do arquivo. cartográficos. iconográficos. como os suportes digitais. No entanto. imagem e até mesmo arquivos na forma digital. têm produzido informações orgânicas em papel (memorandos. formação profissional). cada vez mais as informações deixam de estar disponíveis apenas no suporte papel e passam a estar disponíveis em outros tipos de suporte. microfilme. 12) Tipos de acondicionamento (pastas caixas. 4. tipologia documental. atas de reunião. vários ministérios já disponibilizam informações de caráter público por meio da internet. datas. o Governo Federal tem empenhado esforços em administrar melhor seus documentos. código de classificação. 11) classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados). que visam garantir a integridade a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. GED – É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital.estejam preparadas para efetuar a gestão das informações organizacionais. 3º determina: A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos. A questão é saber como essas informações são armazenadas em seus respectivos bancos de dados. requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos. tamanho do arquivo. como papel.8) recursos humanos (número de pessoas. Um exemplo do empenho do Governo Federal nesse sentido é o Decreto nº 4. independentemente de seu suporte.522. estabelece o seguinte conjunto de metadados: 1. por meio da Resolução nº 20 de 16 de janeiro de 2004.Localização física do documento. as normas brasileiras para sistemas de gestão eletrônica de documentos foram estabelecidas em 2004. De maneira simplista. som. que dispõe sobre o Sistema de Geração e Transmissão de Documentos Oficiais (Sidof). assinatura digital e outras mascas digitais. nível de escolaridade. ( AUTOMAÇÃO APLICADA AOS ARQUIVOS POLÍTICAS. 20 do Conarq que ¨ dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos e órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos¨(Brasil. destinação. com o advento da tecnologia e a facilidade de acesso às mesmas. tipos de mídias. arquivos ou ainda unidades de conhecimento . que adotará requisitos funcionais. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias. exige que as unidades responsáveis pelas informações das empresas – sejam bibliotecas. local. de 17 de dezembro de 2002. idioma e indexação. É um sumário de informações sobre a forma e o conteúdo de um recurso eletrônico. documentos relacionados. como o correio eletrônico. instituição produtora. amarrados etc. Além disso. PLANEJAMENTO E TÉCNICAS As empresas. versão. 3. 2. temporalidade. ou informação sobre informação que está no espaço digital e virtual. audiovisuais. os canais de comunicação. Essa nova realidade. nomes. 9) acesso à informação. Afinal. Em âmbito nacional. passaram a disponibilizar informações em suportes eletrônicos ou digitais. que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. ofícios etc). envelopes. e dá outras providências.). assunto.Identificação e Contexto documental: Identificador único. . O Conarq. Nesse contexto. dependências de hardware e software. surgem o sistema de Gerência Eletrônica de Documentos (GED) e fluxos de trabalhos automatizados (workflow).Segurança: Categoria de sigilo.

controlam níveis de segurança etc. a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização. No princípio. feita por um escâner. temperatura e luminosidade inadequadas e alterações químicas das substâncias que entram na composição do papel também causam a sua degradação. são mais do que simples sistemas de gerenciamento de arquivos. CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ( Assim como o homem. A evolução do GED confirma sua importância. os livros e documentos sofrem alterações resultantes de agentes tais como microorganismos. pois programam categorização de documentos e tabelas de temporalidade.br Os Sistemas GED. etc) e a poluição atmosférica que causa a oxidação da celulose. e-mails). roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido. atualmente. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros e documentos são os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do homem que dele se utiliza. Umidade. Maus tratos dos documentos ( . tornando-se vitais para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. No entanto. a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos (arquivos Word ou Excel.. quando observam a metodologia arquivística de gestão de documentos. de um documento gerado em papel.34 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno.com. gelatina. insetos.

Documentos em caixas Documentos em pastas Documentos devidamente arquivados .

Blatta orientalis (barata) . uma biblioteca. nessa seção. Todos os materiais orgânicos são extremamente frágeis e facilmente deterioráveis por agentes físicos. Agentes exteriores que danificam os documentos: Agentes Físicos: * Luminosidade – A luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismos. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química. objetos de arte. portanto. Conservar bens culturais (livros. ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. Por isso. O arquivista – bibliotecário. é necessário permanente fiscalização das condições ambientais.com. paciência. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural. a legibilidade do objeto. praticam-se verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais. por meio de técnicas apropriadas. Conservação – É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três idéias: preservação. historiador etc. etc. Agentes Biológicos * Insetos – O ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas. duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração. O principal objetivo da conservação. portanto.br O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome decisão no sentido de criar condições favoráveis de armazenagem em uso para reduzir ao máximo os fatores causadores de sua degradação. * Poluição atmosférica – A celulose é atacada pelos ácidos. químicos e biológicos. a isso se chama envelhecimento natural. pois. proteção e manutenção. momento adequado para restauração. amor à arte. * Temperatura – O papel se deteriora com o tempo. Conceito de Conservação e restauração Dentro de um arquivo. p.) é defender esses bens da ação dos agentes físicos. em média) e. químicos e biológicos que os atacam. destruindo coleções e documentos preciosos. Para isso. e consiste na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. do manuseio e do armazenamento. isto é. Alguns exemplos de insetos: . em intervalos regulares de tempo. em função do desconhecimento das causas que provocam a deterioração dos materiais. ou seja. Agentes Químicos * Acidez do papel – Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH5.36 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno.Anobiídeos (brocas ou carunchos) -Thysanura (traça) . uma permanência duvidosa. (SERIPIERRI.). ou museu. A higienização corresponde a limpeza da superfície. mesmo que as condições de conservação sejam boas.Roedores ( . intervalos regulares para higienização etc. é o de estender a vida útil dos materiais. documentos. Tintas – A tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. – responsável pela conservação e pela preservação do acervo que lhe é conferido encontra grandes dificuldades (controle de temperatura. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade. dando a eles o tratamento correto. devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causados pela umidade. retirada de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos.Fungos . * Umidade – O excesso de umidade estraga muito mais o papel do que a deficiência de água. A cor original se altera e se torna frágil.33) Restauração – Tem por objetivo revitalizar a concepção original. A manutenção e a limpeza periódica são a base da preservação.

. escovas macias e flanelas de algodão. cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de urr. . .as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem).manter os disquetes em local fresco. . . . * Humanos – O homem. .devem receber proteção individual de boa qualidade. removem-se grampos metálicos. 6. . .a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos. . para maior proteção do documento.escrever o necessário somente no verso.utilizar materiais de acondicionamento adequados (carteias flexíveis de polietileno ou polipropileno). arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade.durante a limpeza. . 3. .devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço.para a limpeza das folhas.Microfilmes: . evitando o pernoite do lixo.para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros. .Caixas de arquivo: . umedecido com Kodak Film Cleaner. 2. provocam manchas irreversíveis onde aplicados: . utilizar lápis. volume em degradação.não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes. e ainda permitem eventuais correções. papéis e cartões ácidos. * Poeira – Um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos é a presença de pó. . .evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo.arejar os armários onde os livros estejam guardados.manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos. . é um outro inimigo dos livros e documentos.devem ser feitas duplicatas. .não dobrar as páginas. utilizam-se trinchas. pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros.Fotografias: . Esses materiais possuem alta acidez.não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido. etiquetas. seco e longe do computador. produzir duplicatas para projeções frequentes. abrindo suas portas por algumas horas.usar os disquetes de boa qualidade.Agentes Ambientais * Ventilação – A falta de ventilação é um outro fator que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos quando há pouca aeração.substituir os vidros quebrados das janelas.deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos.Disquetes e CD-ROM: . se necessário.usar programas antivírus. fitas adesivas. que não agridem tanto o papel quanto as canetas.utilizar mobiliário metálico. ao lados dos insetos e microorganismos. .Diapositivos: .evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos: .não forçar a separação de uma fotografia da outra. adaptada com tecido de filó ou gaze. 4. .devem ser armazenados em cofres. A melhor estratégia preventiva para evitar a presença de insetos e roedores: .não escrever nos documentos. Cuidados gerais na conservação dos documentos: 1. 5.não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar.evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala ao lado de guarda do acervo. . . com lápis macio.proteger o CD contra arranhões e poeira. embora devêssemos imaginar que ele deveria ser um cuidadoso guardião.retirar o lixo do dia após o final do expediente. . .quando houver necessidade de observações nos documentos.Documentos em papel: .

Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. aplicadas com pasta de amido. As principais técnicas de conservação e restauração aplicadas aos arquivos são as descritas a seguir. que é a fase posterior à fumigação. RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS Entende-se por restauração de documentos a aplicação de técnicas que permitam recuperar o estado físico do documento. a fim de evitar o seu deslocamento para a superfície das estantes e para os documentos. cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza. destruindo completamente os insetos. pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. para a limpeza do mesmo. esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. o que aumenta a sua resistência. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. É necessário que a poeira grude no pano. pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. 3. Em seguida.Limpeza Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza. durante uma hora. o pano deve ser lavado ou substituído por outro. calços.utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico. na impossibilidade de ter aspirador de pó. pois higiene e limpeza são fatores essenciais de preservação e devem ser realizados em todas as fases do arquivamento. por pano úmido e aspiradores. quando necessário. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. Ao ficar saturado de sujidade. Procurar utilizar. observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando.para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. o que traz danos irreversíveis para os mesmos. Na falta dessas instalações usa-se um pano macio. ( . 2. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra. . Finalmente. devendo-se optar. de modo a eliminar. uma escova ou um aspirador de pó. em máquinas elétricas. a vassoura revestida de pano levemente umedecido.Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço. ou pelo menos minimizar.Limpeza do assoalho: . onde se faz o vácuo e se aplicam produtos químicos por um prazo de 48 a 72 horas. é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo.Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. O mais eficiente é a fumigação.Desinfestação Consiste no método de combate a insetos.na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente. folha por folha. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores corno na higienização doméstica. . que consiste em introduzir os documentos numa câmara especial para este fim. deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso de líquido. 1. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. evitando-se inclusive a limpeza do piso com água. pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo. 5. 4. são passados a ferro. 7.38 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. evitando o seu deslocamento para outra área do acervo. evitando-se a utilização de canetas hidrográficas ou esferográficas.a remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó. . em uma câmara de umidificação.em todo esse processo é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado.com. evitando que os mesmos se dobrem dentro delas. Para saber se está no ponto correio de utilização.br . o desgaste provocado pêlos inúmeros fatores de deterioração existentes.

7. Por fora das gavetas. no entanto.6. permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança). os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente. acondicionamento e manuseio. por dispensar os equipamentos mecanizados.799. da eficiência de sua catalogação e indexação. permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado. um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade são pouco prejudicados. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose.Laminação Processo em que se envolve o documento. que são substituídos pela acetona. por se tratar de um material fotográfico. Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplicação. e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver valor histórico. protegido de sinistros (essa cópia de segurança deverá. nas duas faces. • Redução sensível de espaço. há arquivos próprios. consequência das pequenas dimensões das microformas. tormando muito fácil a consulta. o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação. A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço. que. como mostrado na figura a seguir. é. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior.respeitando-se determinadas normas da microfilmagem. Para permitir a localização dos documentos. em alguns casos.a microfilmagem é um processo repro-gráfico autorizado pela Lei n° 5. devido ao pequeno volume. • Durabilidade . chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas. deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes. portanto.Silking Este método utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda). devido ao uso de adesivo à base de amido. • Segurança. colocando-se numa prensa hidráulica. ( MICROFILMAGEM A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equipamentos que permitam ler tais documentos. o arquivo microfilmado. de 8/5/1968. que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. • Acesso fácil e rápido. • Garantia da confidencialidade das informações. obrigatoriamente. de 30/1/1996. Para organizar o arquivo de microfilmes. mas que não utiliza calor nem pressão. mas. É. sob pressão e alta temperatura. além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo. são marcados os códigos dos rolos que elas abrigam. O documento se torna imune à ação de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com água e sabão. ARQUIVO DE MICROFILMES Benefícios para o uso da microfilmagem: • Validade Legal . 8. estar em local separado da cópia de trabalho).Laminação manual E um processo semelhante à laminação. cada rolo deverá conter um índice. afeta suas qualidades permanentes. e pelo Decreto n° l . A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. Naturalmente. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. 9. A Resolução nº 10 do Conarq apresenta os símbolos a serem utilizados em casos especiais durante a microfilmagem: .433. que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel. que serviu de base para sua criação. comparativamente aos arquivos convencionais em papel.

0076 (*) Fim do rolo.SÍMBOLOS UTILIZADOS . 0075 (*) 2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos.com. Continued from another roll. Continued on another roll.ISO 9878/1990 1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos: Início do rolo.br ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor ANEXO I . 0077 (*) Texto deteriorado. Beginning of roll. caso a documentação tenha continuidade: Continua em outro rolo. Encadernação defeituosa. 0491 (*) 3) Símbolos a serem microfilmados junto com os documentos.40 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA soupleno. Original difficult to read. Damaged text. 0490 (*) Continuação de outro rolo. 0078 (8) ( . conforme sua situação: Original ilegível. End of roll. Wrong binding.

Incorrect numbering. sem qualquer tipo de adorno.Numeração incorreta. que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1. deverão ser apresentados na fonte ARIAL.: As letras e números das mensagens. Missing pages And/or issues 0081 (*) (*) Números de refência da Norma ISO 7000/1984. Na ausência da fonte ARIAL. Repetition of imagem. Incorrect date. Para os símbolos indicados no item 2. usar letras e números não seriados. isto é. Original in colour. Obs. . 0079 (*) Original em cores. em tamanho igual ou superior a 70 pontos. o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. Data incorreta. o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. 0488 (*) Repetição de imagem. em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2. incluídos na ISo 9878/1990. 0080 (*) Páginas e/ou números em falta.

guardar e dispor para o uso conjuntos de documentos. Também denominado classificação. Atividade meio . ordenar. Arquivamento . visando estabelecer a sua destinação. 2. 4. caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica.Profissional de arquivo.Metodologia de programas para controlar a criação. 2. a normalização. desenhos. De acordo com a natureza do suporte.br GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA Acervo . segundo os princípios e técnicas arquivísticas. de microformas. do próprio punho do autor. em decorrência de suas funções específicas administrativas.1.1. Administração de documento . famílias ou pessoas físicas.Denominação genérica para conjuntos de registros de sons.1.São esclarecimentos ou opiniões sobre assuntos do processo. Atividade fim . Assinatura ou rubrica. para fins de prova ou informação. Arquivos correntes . Atos enunciativos . Arquivos iconográficos . dos itens documentais dentro das séries. Processo que. a guarda. Administração de arquivo . 2. gravuras. a proteção e a destinação de documentos.estrutural ou funcional . onde são guardados os conjuntos arquivísticos.Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente.Direção. Também denominado arquivo de movimento. aquarelas etc. Arquivos audiovisuais .Uso da informática como apoio para o desempenho de funções arquivísticas.Conjunto de documentos que são preservados. O prédio ou uma de suas partes.Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais. ciência e arte dos arquivos. Móvel destinado à guarda de documentos. respeitada a destinação estabelecida. Unidade administrativa cuja função é reunir. Autógrafo . o uso. na organização de arquivos permanentes. na ordenação das séries dentro dos fundos e. Arquivos privados . numérica ou alfanumérica.Possibilidade de consulta a arquivo. de acordo com seus valores probatórios e informativos.com.Arquivos ou coleções de fotografias. quer em positivo. quer em negativo. Arquivologia . se necessário. organização. a manutenção. em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Arquivística . esteja assinado ou não.Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes.Arquivos ou coleções de representações figuradas de diversos gêneros: litografias. que aguardam destinação final. Arquivos permanentes . informático. supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares. iconográfico. como. palavras e imagens em discos.Processo de análise da documentação de arquivos. de nível superior. Arquivos públicos . estadual ou municipal. Avaliação .dos documentos em fundos.Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente. por exemplo: arquivo audiovisual.Princípios e técnicas a serem observados na constituição.1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal.Estudo. 3. Processo que.42 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. judiciárias ou legislativas. fotográfico. Arquivos fotográficos . Automação . em decorrência de seu valor probatório e informativo. 2. consiste na ordenação . fitas magnéticas e películas. o arquivo terá a qualificação respectiva. consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética. Arranjo .Totalidade dos documentos conservados em um arquivo. como resultado de autorização legal. Arquivista . desenvolvimento e utilização dos arquivos. Arquivos em depósitos . em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. Destinam-se a oferecer subsídios para solução do que constitui o seu objeto. na organização de arquivos correntes. pública ou privada. ( . Arquivos intermediários .Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. Designação de documento manuscrito. embora não pertençam ao seu acervo. Acesso . Instituição arquivística franqueada ao público. Arquivo .Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

com caráter irrevogável.Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. oficial ou particular.1. cartas.Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. Espécie de documentos . Depósito .Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. ofícios. Esse processo foi muito usado no século XIX e no começo do século XX. que constitui uma unidade de arquivamento.Ver Arranjo. Documento sigiloso . nas quais se fazia a copia de documentos expedidos. Reprodução de um documento. em virtude da supressão da unidade produtora. podendo ser interna ou externa.Fundo ao qual são sistematicamente acrescentados novos documentos.Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados. Livro contendo folhas “em papel de trapos”. Eliminação .Ver Eliminação. sob custódia de terceiros.Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros . Reprodução de um documento.Aquele que. certidão. determina medidas especiais de proteção quanta a sua guarda e acesso ao público. memorandos. requerimento. Desclassificação . Descrição . bilhetes.de livre vontade.Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto. Classificação . série. em ordem cronológica. guia etc. sem que haja transferência da posse ou propriedade. Indexação.Conjunto de documentos com características comuns. obtida a partir do original. recebida (passiva) ou expedida (ativa). nas quais eram transcritas. iconográficos e cartográficos.Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. ofícios e outros tipos de correspondência expedida. dossiê. constitua elemento de prova ou de informação. mediante umidade e pressão. Datas-limite . cronológico. mapa etc. Aquele que. no desempenho de suas atividades. sem retribuição pecuniária.Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático.Fundo ao qual não são acrescentados novos documentos. pelos próprios autores ou por copistas. relatório. Documento público . carta. descritos de forma sumária ou pormenorizada. Coleção .É o registro da data e destino do encaminhamento de papéis ou dossiês. A guia fora também é chamada de fantasma ou ficha-fantasma. planta. reunidos intencionalmente. apresentada sob várias formas (cartas. Dossiê . Doação .Comunicação escrita.Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Fundo aberto . ofício. produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada. Guia . pela natureza de seu conteúdo informativo. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. gravura.Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos. Catálogo . diapositivo.Instrumento de pesquisa destinado a orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.1. edital. Destinação . no arquivo permanente.Elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo. Copia . usando-se processo de transferência direta da tinta do original. possuindo ou não valor legal. 2. decreto. sua eliminação ou sua microfilmagem.Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais. Guia fora . passa a conviver com arquivos de outras. fundo ou coleção. do qual deverão constar as condições da cessão . destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente.Carga . incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundo.Unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que. onomástico ou geográfico.Aquele que.1. filme. Documento de arquivo . Livro que contém páginas em papel liso ou pautado. fisicamente. . telegramas). Fundo fechado . 2. no exercício de suas atividades. audiovisuais. significado 2.). adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico. Documento . Descarte . ostensiva ou sigilosa. Correspondência . Copiador . Fundo . obtida simultaneamente à execução do original. por meio de instrumento jurídico adequado.Aquele produzido e recebido pelos órgãos do Poder Público.Designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata.a documentação que lhe pertence. Documento oficial. 2. Gênero de documentos . cartões postais.

que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. registro. Lista de eliminação – Relação de documentos específicos a serem eliminados.Ver Notação. Tais conjuntos. pastas. em tamanho altamente reduzido. resume ou transcreve.Manifestação de órgãos técnicos sobre assuntos submetidos a sua consideração. seja ela estrutural. Proveniência . num mesmo fundo.O menor conjunto de documentos. Transferência .Instrumento de destinação. fundos. para permitir sua localização nos depósitos. pormenorizadamente. Protocolo . Movimentação . pormenorizada.Lista sistemática. em geral.44 MATEMÁTICA ARQUIVOLOGIA ProfessoraMarcos JulianaRangel GodoyFox Drumond Professor soupleno. Unidade de arquivamento . Tabela de temporalidade . moldado para atender as necessidades das bibliotecas individuais. cronológico. Relatório . Item documental . distribuição e movimentação de documentos em curso.Identificação das unidades de arquivamento.Obra de referência. onde as instituições acertam a troca de publicações e as condições da transação (Heloisa Benetti Schreiner). O número de protocolo. e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.Curso do documento desde a sua produção ou recepção ate o cumprimento de sua função administrativa. reunidos em capa especial.A menor unidade arquivística materialmente indivisível. Inventário analítico . O tramite também é chamado de movimentação. podendo ser elaborado segundo critério temático. Repertório . Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. em diferentes graus e amplitudes. dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos.Profissional de arquivo de nível médio.Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e brevemente descritas. séries e peças documentais existentes num arquivo permanente. Microfilmagem . Processo . Inventário sumário . Técnico de arquivo .Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo. Permuta . Instrumento de pesquisa . ( . Recolhimento . Símbolo . pertencentes a uma ou mais fundos. Série . 3. disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.br Índice . Tabela de equivalência . As séries podem ser subdivididas em subséries. Legado – Doação feita por declaração de última vontade. Notação . feita por meio de números. Seleção . Triagem . Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto. que identifica.Instrumento de pesquisa no qual são descritos.instrumento de pesquisa auxiliar. onomástico ou geográfico. localiza. são denominados. repetido externamente na capa.Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.É a forma de intercâmbio operacionalizada por meio de um acordo bilateral. aprovado pela autoridade competente. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento.Ver Avaliação. Tramitação . que refletem a natureza de sua composição.Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos. estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. documentos previamente selecionados. é o elemento de controle e arquivamento do processo.Ver avaliação. que determina os prazos pelos quais os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários. Respect des fonds d’archives – Ver Proveniência.Termo geralmente usado na Administração Pública para designar o conjunto de documentos. publicada ou não.Processo de transferência para terceiros de atividades e serviços de uma empresa. 2. todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.1. letras ou combinações de números e letras.Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. maços ou pacotilhas.Designação dada as subdivisões de um fundo.Ver tramitação. ou recolhidos aos arquivos permanentes. grupos.com.Produção de imagens fotográficas de um documento. Parecer . reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. funcional ou por espécie documental. Terceirização . Tem caráter opinativo (sem conclusões).Exposição a autoridade superior da execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução inerentes ao exercício do cargo em determinado período. Corresponde a expressão francesa respect des fonds. devidamente aprovada pela autoridade competente. e à inglesa provenance.

Pronunciamento de cada membro do órgão colegiado a respeito de matéria submetida a deliberação do plenário. .Voto .