VIA E-MAIL ONLY

:
October 20, 2014 
 
 
 

Reply to:
Lisa Newton
Office of the Access & Privacy Coordinator 
613-533-6000, ext. 74024
Queen’s University 
lisa.newton@queensu.ca
Kingston, Ontario Canada K7L3N6 
Tel. (613) 533‐2211 
Fax. (613) 533‐6263 
access.privacy@queensu.ca 
 

Dear Mr. Koebrich:
Re: FIPPA Request 2014‐012 
This letter is in response to your recent request, under Ontario’s Freedom of Information 
and Protection of Privacy Act, for information on how Queen’s University has responded 
to reports of sexual assault received by Campus Security between September 1, 2009 and 
April 30, 2014. 
This issue is foremost of mind with Queen’s University Administrators and the public, 
given  the  recent  coverage  of  other  universities  in  Canada  and  the  United  States.    At 
Queen’s we are proud of the wide array of resources, both preventative and responsive, 
to which students have access during their time at Queen’s.  Queen’s also has a robust 
internal non‐academic discipline system to address allegations of sexual assault, while 
respecting respondents’ right to education and the legal presumption of innocence. 
At its September meeting, the Audit Committee of the Board of Trustees authorized the 
publication  of  an  internal  report  titled  Report  on  Policies,  Procedures,  and  Support 
Programmes in Place to Address Sexual Assault Involving Students.  Shortly, this report will 
be available on the Queen’s website, I will advise you by email when it has been posted; 
I trust that you will find it helpful and informative. 
As discussed, the University is unable to release the records that you requested under 
Ontario’s  Freedom  of  Information  and  Protection  of  Privacy  Act  because  they  contain 
individuals’  personal  information,  the  privacy  and  confidentiality  of  which  the 
University is obligated to protect.  However, given the public interest in this issue, the 
University is committed to transparency in how reports of on‐campus sexual assault are 
handled at Queen’s.  As such, my office has prepared an anonymized summary of the 
information responsive to your request.  Following discussion with my Legal Assistant, 
you agreed that this form of response was appropriate and acceptable, given the subject‐
matter and the highly sensitive nature of the information involved. 

The  summary  below  outlines  the  list  of  incidents  reported  to  Campus  Security  that 
correspond  to  the  timeframe  covered  by  your  request,  accompanied  by  a  high‐level 
summary of the University’s response(s). 
Incident #1 - 2009

Campus Security was called to meet with an individual and his/her Residence Don.  The 
individual reported to the Residence Don that an assault had taken place that evening in 
a residence room belonging to a friend of the individual.  The Residence Don contacted 
Campus Security. 
Campus Security provided the individual with a number of available options including:  
(i) having either the Kingston Police or Campus Security speak with the respondent; and 
(ii) a referral to the Human Rights Office for assistance/guidance/counselling. 
The individual felt that contacting the Human Rights Office would be the best course of 
action.  Campus Security undertook to follow‐up by telephone with the Human Rights 
Office to advise that they might receive a call from an individual seeking assistance about 
a  sexual  assault.    The  individual  was  also  advised  to  immediately  contact  Campus 
Security if s/he needed any further assistance.  For protection of personal privacy, facts 
about whether or not the individual sought or received any counselling and/or advice 
will not be disclosed and thus are not included in this summary.  
Campus  Security  will  normally  only  report  an  incident  to  Kingston  Police  with  the 
consent of the complainant.  None was received in this case. 
Residence  Life  did  initiate  an  investigation  and  disciplinary  hearing;  the  process  was 
subsequently discontinued at the request of the complainant. 
Incident #2 – 2009

Campus  Security  received  a  report  from  a  third  person  that  an  individual  had  been 
sexually assaulted in the individual’s residence room.  The individual did not want to 
speak with Campus Security but authorized the third person to do so.   
The individual was escorted to hospital by the third person.  Campus Security provided 
the  third  person  with  contact  information  for  a  counsellor  in  Health  Counselling  and 
Disability Services and encouraged the third person to try to persuade the individual to 
contact  Campus  Security  to  make  a  report.      As  no  report  from  the  individual  was 
received, Campus Security could take no further action.   
Campus  Security  will  normally  only  report  an  incident  to  Kingston  Police  with  the 
consent of the complainant.  None was received in this case. 

Page 2

For protection of personal privacy, facts about whether or not the individual sought or 
received any counselling and/or advice will not be disclosed and thus are not included in 
this summary.  
Incident #3 – 2010

Campus Security was called to respond to an incident in the ARC.   The individual was 
offered an escort home by Security Services and information about available counselling 
and support services.  The individual assured Campus Security that s/he was fine, but 
wanted to make sure the incident had been reported.   
Based on the nature and severity of the reported incident, the accused’s had his/her ARC 
membership  revoked  and  Campus  Security  issued  a  Notice  of  Prohibition  barring  all 
access to campus. 
Ultimately, the individual reported the incident to Kingston Police and criminal charges 
were laid, to which the accused pled guilty. 
For protection of personal privacy, facts about whether or not the individual sought or 
received any counselling and/or advice will not be disclosed and thus are not included in 
this summary.  
Incident #4 - 2011

An individual was escorted to Security Services by a Residence Life Coordinator to report 
an incident of sexual assault that had occurred some months previously, in 2010.  The 
individual did not wish to pursue a complaint any further than to provide a report to 
Campus Security.    
The individual was advised that based on the description of the incident a sexual assault, 
per the definition in the Criminal Code, had occurred but that a report to Kingston Police 
would  only  be  made  with  the  individual’s  consent.    Consent  was  not  given.      The 
individual  received  guidance  about  available  counselling  and  indicated  s/he  would 
follow‐up  on  counselling  once  the  academic  term  was  over.    The  individual  expressly 
asked that no further action be taken by the University and that no others be advised of 
this situation, including Kingston Police. 
For protection of personal privacy, facts about whether or not the individual sought or 
received any counselling and/or advice will not be disclosed and thus are not included in 
this summary.  
Incident #5 - 2012

Campus Security and Kingston Police received a report of an incident in residence from 
a third person who was asked by an individual to contact Campus Security to report that 

Page 3

s/he was sexually assaulted.  Campus Security, with the individual’s consent, attended at 
a  location  chosen  by  the  individual  and  took  his/her  statement.    Campus  Security 
provided  the  individual  with  information  about  the  various  counselling  and  support 
services available.   
The  individual  expressed  a  wish  to  speak  with  Kingston  Police.    Campus  Security 
contacted Kingston Police, who attended to speak with the individual and also secure the 
location of the incident for forensic investigation.  The individual also asked for medical 
attention and was taken to hospital.  At the individual’s request, s/he was accompanied 
to hospital only by his/her friends. 
Campus Security provided assistance to Kingston Police that permitted identification of 
the  accused,  including  security  footage  from  the  reported  location  of  the  assault.  
Kingston Police laid criminal charges.   
The accused was required to attend at Health Counselling and Disability Services for a 
threat  assessment.    Based  on  the  nature  and  severity  of  the  allegations,  the  University 
served the accused with a Notice of Prohibition barring access to all University residence 
properties, including his/her own residence.  This case remains open and a trial date has 
been set. 
For protection of personal privacy, facts about whether or not the individual sought or 
received any counselling and/or advice will not be disclosed and thus are not included in 
this summary.  
Incident #6 - 2012

Residence Life received a report of an on‐campus incident of sexual assault.  A Residence 
Life Coordinator alerted Campus Security who spoke with the individual and witnesses.  
Campus  Security  offered  medical  assistance  to  the  individual,  which  was  declined.  
Campus  Security  encouraged  the  individual  to  make  a  report  to  Kingston  Police  and 
offered to facilitate a meeting with the Police.  Campus Security provided the individual 
with  information  about  the  various  counselling  and  support  services  available.    For 
protection  of  personal  privacy,  facts  about  whether  or  not  the  individual  sought  or 
received any counselling and/or advice will not be disclosed and thus are not included in 
this summary.  
Subsequently  Campus  Security  was  advised  that  the  individual  wished  to  remain 
anonymous and did not want to file a report with Kingston Police. 
Based on information provided by the individual and witnesses the University was able 
to identify the respondent.  Having regard for the nature and severity of the allegation 

Page 4

reported,  Residence  Life  initiated  an  investigation  and  the  University  served  the 
respondent with a Notice of Prohibition baring access to a particular residence building 
and from consuming any alcohol pending the outcome of the investigation.  A hearing 
was  held  and  a  finding  of  responsibility  was  made.    A  sanction  was  imposed  by 
Residence  Life  involving  mandatory  sex  education,  a  bar  on  all  interaction  with  the 
complainant and anyone else involved in the hearing, and a complete bar from entering 
a particular residence building. 
Incident #7 – 2013

Campus Security received a report of an off‐campus incident.  Campus Security asked 
the complainant if s/he wished to make a report to Kingston Police and the complainant 
responded that s/he did.  Campus Security notified Kingston Police.  Campus Security 
offered  medical  assistance  which  was  accepted  and  the  individual  was  escorted  by 
Campus  Security  to  the  hospital.    Campus  Security  advised  Kingston  Police  that  the 
individual was at the hospital. 
Campus Security provided the complainant with information about available counselling 
and support services.  For protection of personal privacy, facts about whether or not the 
individual sought or received any counselling and/or advice will not be disclosed and 
thus are not included in this summary.  

Sincerely,

Lisa Newton
Access & Privacy Coordinator
copy to: file 

Page 5