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Empresa Extintores Bucaramanga

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la
distribución de un documento?
Para facilitar la comprensión del presente documento, se
definen los siguientes términos:
• COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
• RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y
externas (solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos
ejecutivos, libros, folletos, publicidad).
• RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento.
• ORDENACION: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en las fases de Clasificación.

que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. todas las comunicaciones producidas o recibidas. correo electrónico u otros. entre otros. • DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se envía y se controla oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial. registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria. las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia. Nombre del funcionario responsable del trámite. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s). . mediante servicios de mensajería interna y externa. Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita). fax.• CLASIFICACIÓN: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura orgánico funcional de la unidad productora • REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual. Número de radicación.

3.2. Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino? . Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa. Se maneja de ambas formas ya que de forma interna cuando se genera un memorando. a los empleados informando algo relacionado a la compañía. y externa a los clientes para que conozcan algún cambio o nueva información que se va a implementar en la empresa.