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The PROJECT PERFECT White Paper Collection

GESTIÓN DE PROYECTOS & METODOLOGÍA DE DESARROLLO DE
SOFTWARE
Neville Turbit
Panorama General
Además de las metodologías comercialmente disponibles como Prince 2 y Rational Unified
Process (RUP), existen muchas metodologías desarrolladas a la medida para organizaciones
individuales. Este artículo trata de proveer un mejor entendimiento de las metodologías y cómo
éstas se pueden desarrollar e implementar.

Metodología de Gestión de Proyectos & Metodología de Desarrollo de Aplicaciones
Es importante diferenciar entre una metodología de gestión de proyectos y una metodología de
desarrollo de aplicaciones o metodología de desarrollo de software. Una metodología de
gestión de proyectos cubre todas las cosas que un gerente de proyectos necesita hacer
independientemente de si se trata de un desarrollo de software, una selección de paquetes, o
una mudanza de su departamento de proyectos.
®

La Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Biblia del PMI) cubre nueve
áreas de la gestión de proyectos, siendo éstas las siguientes:








Gestión del Costo
Gestión del Riesgo
Gestión del Alcance
Gestión de los Recursos
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de la Calidad
Gestión del Tiempo
Gestión de las Adquisiciones
Gestión de la Integración

Como se podrá ver, no se menciona nada acerca de requerimientos, pruebas, o selección de
vendedores. Eso es parte de una metodología de desarrollo de aplicaciones o metodología de
desarrollo de software.

Diferencias entre Metodologías

Una metodología de gestión de proyectos dice que los proyectos deben
descomponerse en fases y debe existir un plan definido para cada fase antes de que
empiecen. Una metodología de desarrollo de aplicaciones define que fases serán y que
actividades deben de ejecutarse en cada una.

Una metodología de gestión de proyectos dice que hay que definir roles y
responsabilidades. Una metodología de desarrollo de aplicaciones define que roles y
responsabilidades habrán en la fase de desarrollo.

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

En esta fase lo que en realidad se está expresando es: “Aquí tienes una lista de cosas que necesitas considerar”.” Una evolución típica para una organización que no tiene un modo definido de hacer las cosas es empezar desarrollando plantillas para ganar algo de consistencia en la manera en que se presentan las cosas. a despliegue de infraestructura. seleccionar software. La siguiente fase es adicionar algunas instrucciones en la plantilla que expliquen que significa cada sección. Entrenar al personal en gestión de proyectos tiene prioridad antes de que aprendan a desarrollar. La diferencia está en que contiene un conjunto diferentes de actividades. Una metodología de desarrollo de aplicaciones es la carne que colocamos sobre los huesos. La prueba auténtica para diferenciar una metodología de gestión de proyectos es hacer la pregunta: “¿Podría colocar otra carne sobre los mismos huesos?” Por ejemplo. Una metodología de desarrollo de aplicaciones define cuales deberían ser los códigos de cuenta para un desarrollo en su organización. Inc. usando la misma metodología.• Una metodología de gestión de proyectos dice que se debe establecer un presupuesto y que debe ser gestionado adecuadamente. a selección de software. La metodología de gestión de proyectos es la estructura de trabajo. . la cual sea de uso común para cualquier tipo de proyecto. Deben saber como elaborar un presupuesto y como gestionarlo. roles. responsabilidades. el personal puede moverse confortablemente de desarrollo de aplicaciones. tenemos algunas plantillas. Cuando se pregunta a la gente si poseen una metodología. y deben saber como hacerlo. Alternativamente se puede crear una guía de usuario de la plantilla. Finalmente se podría desarrollar un proceso o metodología que indique a las personas como obtener la información que termina en la plantilla. Deben saber como hacer una evaluación de riesgos y como gestionar los riesgos. podría tener una metodología de selección de paquetes que podría encajar a la perfección en una metodología de gestión de proyectos. Las personas necesitan saber que deben administrar el alcance. responden “Si. PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute. o incluso antes de hacer algún proyecto que no tenga una metodología definida. riesgos. Metodología de Gestión de Proyectos Metodología de Desarrollo de Aplicaciones Metodología de la Selección de Paquetes Metodología de Despliegue de Infraestructura ¿Por qué es importante conocer la distinción? Es importante porque cualquier organización debe tener una metodología de gestión de proyectos consistente. Una Metodología no es una Plantilla Otra área de confusión es que las personas entreveran plantillas y metodologías. o incluso mudanzas a nuevos edificios. De esta manera. etc.

listas.Existen frecuentes confusiones entre plantillas y procesos: • • Un proceso es un modo de hacer las cosas. Quienes deben estar involucrados en cada actividad. Cuál es el propósito. Las plantillas se usan para recolectar las salidas de los procesos. plantillas y otros materiales que pueden apoyar la actividad. y periodos típicos de tiempo para cada componente. Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Plantilla del documento Solo porque se tenga plantillas. Herramientas. PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute. Por ejemplo una plantilla podría tener una sección con un encabezado llamado “Seguridad”. entregables. ¿Cuáles son las entradas o pre-requisitos para cada actividad? ¿Cuáles son las salidas o entregables de cada actividad? Como se lleva a cabo cada actividad. y al final la sección “Seguridad” podría llevar sólo la anotación “No aplicable a este proyecto”. Esta es la diferencia entre una plantilla y un proceso o metodología. Revisar cómo el proyecto será afectado por los nuevos estándares de seguridad a ser introducidos por la arquitectura. objetivos. ejecutando algunas actividades en una cierta secuencia. Cuáles son las principales actividades. Esto se debe hacer en un taller con las siguientes personas… Conversar con la administración de redes e identificar cualquier implicación de seguridad de la red. Etc. no significa que la gente conozca como recolectar la información que va en ellas. Si sólo tenemos disponible una plantilla y no un proceso. El proceso correspondiente podría ser algo como esto: • • • • • Discutir el proyecto con el gerente de seguridad de aplicaciones e identificar que acciones se requerirán para satisfacer los estándares corporativos. . Reunirse con Microsoft y discutir cualquier parche de seguridad que pueda necesitar ser distribuido con el software. la persona que llenará la plantilla quizás no sepa nada de las actividades mencionadas arriba. Inc. ¿Qué debe de cubrir una metodología? Cualquier metodología debería cubrir los siguientes tópicos: Descomposición Panorama Actividades Entradas y Salidas Instrucciones Participantes Materiales de Soporte Cómo se descompondrá el proyecto total en pequeños componentes llamados fases.

donde la persona no entiende el proceso en forma apropiada. Se necesitará tener guías específicas sobre un enfoque pragmático y razonable para cada proyecto. Inc. A veces un pequeño rearreglo de información puede resultar en una solución tipo “refiérase al documento X”. Por lo tanto causará confusión a todos si cada uno usa sus propios procesos. PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute. Si se desea que nuestra organización use una metodología. Existe mucho papeleo • Un par de puntos: Primero. Mi metodología es mejor • Una compañía debe tener un área responsable para revisar y mejorar metodologías.Aseguramiento de Calidad Cómo se gestiona la calidad a nivel de fase o actividad. . La metodología debe ser una ayuda para el proyecto. Tiempos Gobernabilidad Cómo se estima el tiempo para cada actividad. Revise la metodología de gestión de proyectos. necesitan ser desarrollados? La metodología (o plantilla) tiene mucha información • Trátela como un checklist. Objeciones para Usar una Metodología A continuación hay algunas objeciones comunes y la forma en que pueden ser manejadas: ¿Reprime mi creatividad? • La creatividad no significa “Lo haré conforme avanzo”. Ese es el lugar donde se debe promover una nueva metodología. y cómo se pueden incluir otros procesos para unirse a éstos. posee usualmente una metodología. actividades obligatorias. pregunté qué información está. se necesitará tener algunos expertos a quienes puedan recurrir las personas por ayuda. Usando una Metodología Una metodología no podrá ser usada por todos los proyectos que se llevarán a cabo. Podría ser una situación como el tema de seguridad mencionado anteriormente. Aplicarla rígidamente mejoraría el producto en solamente 10%. La razón para usar la metodología de la compañía es que alguien más esta operando dentro de esa metodología. Esto no significa que la metodología variará según el antojo de cada equipo. que haya trabajado en organizaciones. La metodología no es aplicable a mi proyecto • Si no es así ¿Porqué no? Qué componentes son aplicables. roles. Si algo no es aplicable. no un obstáculo. Poseo mi propia metodología • Cualquiera de nosotros. ¿Qué nuevas actividades. o a un cortar y pegar párrafos. Debe significar “Poseo un mecanismo de reconocimiento de problemas y uso mi creatividad para resolverlos”. ¿Qué autoridad es aplicable? Esto puede incluir aprobaciones. y firmas. Una investigación de Gartner Group encontró que una metodología aplicada con holgura podría mejorar la productividad en un 30%. A menos que exista una estructura establecida. Habrá que hacer ajustes por muy buenas razones. los cientos de detalles y problemas no podrán ser controlados. etc. justifique porqué y haga un comentario. puntos de control. En un proyecto la creatividad necesita realizarse dentro un ambiente controlado.

Comprenda que está tratando de cambiar el modo de pensar y trabajar de las personas. pero no es una metodología. lo mejor será que empiecen por un solo plan estándar para todo el proyecto. y restricciones. Aborde el asunto lentamente o se encontrará obteniendo pocos resultados o ninguno. trabajaba con los equipos. Para muchas personas la metodología es una palabra sucia. Se necesita superar esto proveyendo soporte y flexibilidad en la manera de aplicar la metodología. Ellos tienen un coordinador de la metodología a tiempo completo. La metodología no permanecerá inmóvil. Una de las implantaciones más exitosas de una metodología en la cual he participado. Resumen Colocar algunas plantillas es un buen primer paso. Finalmente. después de haber establecido el primer punto de control. examine cada documento y vea si es realmente necesario. Es un proceso que necesita ser adaptado a la medida de cada situación. Todavía no he visto una metodología que tenga éxito con tan solo presentar a las personas una serie de libros y plantillas. aprenda a caminar antes de correr. para encontrar lo que es relevante para ellos en ese momento. no funciona. También entienda la diferencia entre una metodología de gestión de proyectos y otras metodologías. Significa burocracia. encontró al menos una razón para recibir cada uno de ellos. tiene muchas más probabilidades de éxito. Para esto se necesita de alguien con quien el equipo se pueda comunicar. Implementando una Metodología Una metodología no es una serie de plantillas. dejando lo más complicado para el final. Si la meta es tener personas elaborando un plan para cada fase. actas o reportes semanales. Tercero. La retroalimentación es muy importante. Una bien estructurada presentación vía Web. introdúzcalos uno a la vez. Todo se debía simplemente a que no estaba acostumbrado a ver agendas. que tendrá que cambiar tan sólo ligeramente su proceso para establecer los otros dos puntos de control. Las personas necesitan ser capaces de profundizar rápidamente a través de unos cuantos clicks. y presentándoles la información en un formato donde puedan encontrar fácilmente la parte que es relevante para la labor que están realizando. Entrenarlos en el layout del website de la metodología probablemente tendrá mayor impacto que entrenarlos en el detalle de la metodología. Si decide introducir tres puntos de control para la aprobación de recursos. Asegúrese de entender la diferencia entre las plantillas y los procesos. fue la de un departamento de gobierno. Pedir a las personas que lean 400 hojas de un manual. Después de revisar cerca de diez documentos que tenía sobre su escritorio. Los programadores adoran tener sus manos en el teclado. . e integra la retroalimentación dentro de la metodología. Probablemente encontrará. Primero implante pasos simples en la metodología. el cual será el mentor de los equipos en el uso de la metodología. Evolucionará volviéndose más aplicable en la organización. pero es más eficiente construir algo en papel antes de hacerlo en código.Segundo. PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute. La disponibilidad es otro asunto a tratar. Hay una resistencia al cambio. papeleo. es una condición indispensable. Proporcionarles un entrenamiento de alto nivel. Hice este ejercicio con un CFO (Chief Financial Officer) quien hizo un comentario acerca de la cantidad de papel que estábamos generando. Inc. Un cambio radical en el modo en que la gente trabaja no tendrá probablemente tanto éxito como un cambio progresivo. En este sentido se necesitará un mecanismo establecido que se ocupe del “aprendizaje a partir de la experiencia” Proceda de manera gradual. quien entrena. es más barato y fácil desechar papel que código.

Su foco es proveer soluciones creativas aunque pragmáticas para los problemas de la Gestión de Proyectos.com.com.pdf PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute. Project Perfect vende el software “Project Administrator”. Inc. Project Perfect es una organización de consultoría y entrenamiento localizada en Sydney.au/downloads/Info/info_methodology_implementation. Australia. presupuestos. También ha creado una técnica para levantar información llamada “Method H”. . el cual es una herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar mejor los riesgos del proyecto.au CRÉDITOS Autor:  Neville Turbit E-mail: project@projectperfect.Neville Turbit tiene más de 15 años de experiencia como Consultor TI y casi el mismo tiempo en Negocios.com. documentación del planeamiento. y programación de actividades.au Fuente: Project Perfect Enlace artículo original: http://www. alcance. problemas.projectperfect. y vende software para soportar dicha técnica. Es el director principal de Project Perfect.projectperfect. Para mayor información sobre Herramientas para Proyectos o Gestión de Proyectos visite www.