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Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado
SAIRI

INDICE
INTRODUCCIÓN

02

SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE
RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (SAIRI)
CAPÍTULO 1

03

MANUAL DE INSTALACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE
INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
1.1.
INSTALACION DEL SERVIDOR
1.2.
INSTALACION DE CLIENTES

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06

CAPÍTULO 2

12

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE
INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
2.1.
REGISTRO DE DATOS DEL RESPONSABLE RETENEDOR
2.2.
MENU: PROCESOS
2.2.1
“Contribuyente Retenedor”
2.2.2
“Período de Trabajo”
2.2.3
“Información Fiscal”
2.2.3.1
Ingreso de Datos, vía digitación
2.2.3.1.1
Ingresos de facturas de crédito.
2.2.3.2
Modificación de registro
2.2.3.3
Eliminación de registros
2.2.3.4
Búsqueda de Registro
2.2.3.5
Generación de Informe Previo mensual
2.2.4
“Informes Sustitutivos”
2.2.5
“Generación de Informes”
2.2.6
“Administración de Usuarios”
2.2.7
“Respaldar Base de Datos”
2.3.
MENU: IMPORTAR ARCHIVO
2.4.
MENU: EXPORTAR ARCHIVO
2.4.1
“Informe Consolidado Mensual”
2.4.2
“Informe Anual de Retenciones”
2.4.3
“Archivo para Unificar”

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ANEXOS
ANEXO I: DIAGRAMA DE PROCESO
ANEXO II: RELACION RUC VRS DOCUMENTOS/CONCEPTOS
ANEXO III: ESTRUCTURA DE ARCHIVOS PLANOS Y VALIDACIONES
ANEXO IV: PREGUNTAS MAS FRECUENTES

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Dirección General de Ingresos

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R. facilitará la revisión de sus créditos y les permitirá tener control de la información detallada en sus declaraciones. El SAIRI ayudará a los contribuyentes a elaborar y presentar los anexos de las declaraciones mensuales del I. hemos desarrollado el “Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado (SAIRI)”. (detalle del crédito fiscal) así como el informe de pagos y retenciones en la fuente del I. Dirección General de Ingresos Página 2 de 67 .V. armoniza los canales de entrega información periódica entre los contribuyentes y la Administración Tributaria. con el ánimo de mejorar la calidad de sus servicios. reforzar el proceso de fiscalización y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.A. altamente compatible con diferentes sistemas operativos existentes. ha venido desarrollando un programa de fortalecimiento y modernización de sus sistemas informáticos.. La Dirección General de Ingresos (DGI). En tal sentido. proporcionando información que permita detectar a tiempo posibles desviaciones en la cuantía del pago de los impuestos por parte de terceros. el fraude fiscal y la ampliación de la base tributaria.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI INTRODUCCIÓN SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (SAIRI) La justicia fiscal es meta de toda Administración Tributaria y la colaboración de los contribuyentes es vital en la lucha contra la evasión. con una nueva versión que permitirá la incorporación de facturas de crédito y es compatible con mas sistemas operativos. Es sencillo de usar. para reemplazar y modernizar los mecanismos y medios actuales de presentación de los reportes impresos que se adjuntan a las declaraciones de los impuestos antes mencionados. El SAIRI proporciona todas las facilidades para presentar la información requerida a los contribuyentes responsables del Impuesto al Valor Agregado y retenedores en la fuente del Impuesto sobre la Renta.

Siempre. Recuerde. entonces podrá optar por instalar el sistema en un solo equipo (paquete Servidor). Siempre el primer usuario que se creará en el equipo. estos descomprimen e instalan los archivos necesarios en los directorios apropiados para cada caso. lo único que requiere es poseer una red interna para sus computadoras (instalación de Servidor y Clientes). es decir.2. debe utilizar el instalador contenido en la carpeta “Servidor” y sólo cuando vaya a instalar varios ordenadores como usuarios debe utilizar la carpeta Cliente para instalarles el sistema. si producto de la organización o nivel de transacciones de su empresa requiere que varias personas o departamentos estén encargados de alimentar la base de datos del SAIRI. deberá utilizar en cada uno de ellos el instalador de la carpeta Cliente del programa. cada una posee lo necesario para instalar el SAIRI según las necesidades del contribuyente.6 Dirección General de Ingresos Página 3 de 67 . En caso contrario. donde se instale la versión Servidor. según lo ejemplificado en el párrafo anterior. contenidos en las carpetas Servidor y Cliente.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI CAPITULO 1 MANUAL DE INSTALACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO El SAIRI es un programa versátil que puede ser instalado en una o varias computadoras para trabajo simultáneo. al instalar el sistema. debe utilizar los Instaladores del SAIRI. no puede simplemente copiar los archivos del Disco Compacto (CD) o de la unidad donde los tenga guardados al disco duro de su computador. La ejecución ordenada de los procedimientos descritos. El programa consta de dos carpetas: Servidor y Cliente. Los procedimientos paso a paso para instalar el Servidor y los Clientes (usuarios) se describen a continuación: 1 Las atribuciones del Administrador se explican en el numeral 2. Cuando usted necesite que la información esté centralizada o no es necesario que más de una persona esté a cargo de alimentar el sistema por el volumen de sus operaciones o el mecanismo de incorporación de datos a utilizar (importación o digitación). será el administrador predeterminado por el sistema1. perfectamente podrá instalar el SAIRI en cuantas máquinas estime conveniente. El ordenador que funcione como servidor deberá ser manejado únicamente por el administrador (preferiblemente). dónde se almacenará la base de datos utilizada por el SAIRI. en ambos casos. todo dependerá de las necesidades y condiciones del contribuyente. Para instalar el SAIRI en otros equipos que funcionarán como clientes. Antes de la instalación debe decidir cuál de todos sus equipos disponibles será el Servidor. le permitirá tener un Servidor con una base de datos [única] que almacenará toda la información digitada o importada a través de archivos planos desde cualquiera de sus usuarios (clientes).

INSTALACION DEL SERVIDOR. Haga clic en el botón Examinar. Se recomienda cerrar todas las aplicaciones en uso al momento de instalar el sistema y ejecutar las siguientes instrucciones: 1. En la barra de tarea. luego seleccione con un clic la unidad de CD-ROM. que estará rotulada como SAIRI. pinche “Buscar en”. 6. Gráfico 1 Gráfico 2 También usted puede insertar el USB en el puerto para USB la memoria y descomprimir la carpeta luego haga desde ahí haga clic en el icono setup se le presentará el Gráfico 3 5. En la siguiente ventana (Gráfico 2).1.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 1.. Seleccione la opción y aparecerá la ventana “Ejecutar” (Gráfico 1) 4.. Entre a la carpeta “Servidor” y dentro de ésta haga doble clic sobre el archivo Setup. 2.exe. Inserte el CD en la unidad lectora (CD-ROM) o la memoria USB en el puerto para USB y posiciónese en la pantalla inicial del sistema operativo (escritorio de Windows). haga clic en el botón 3. Gráfico 3 Dirección General de Ingresos Página 4 de 67 .

El segundo mensaje (Gráfico 4) es una recomendación. debe indicar que Sí 11. Presione el botón Aceptar de la ventana “Ejecutar” (Gráfico 1) e inmediatamente el sistema presentará los siguientes mensajes: Gráfico 3 8. suponiendo que es el único programa en ejecución. 12. No cambie el grupo de trabajo. En el Gráfico 5 presione el icono para iniciar la instalación del programa. debe presionar Aceptar para continuar la instalación. Dirección General de Ingresos Página 5 de 67 . hasta que se confirme que “la instalación ha finalizado correctamente”. Siga las instrucciones de instalación que aparecen en pantalla haciendo clic con el ratón donde se solicite. si esta dirección es modificada no podrá entrar al programa. Observe que el programa se instalará y debe instalarse únicamente en C:\. En la ventana representada por el Gráfico 7 únicamente presione Continuar. Es posible que después del Gráfico 5 se le presente el Gráfico 6. De existir otro programa abierto es momento para cerrarlo. 9.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 7. 10.

Dentro de la ventana “Propiedades de SAIRI” ubique la pestaña “Compartir” situada en la parte superior de la misma.2. los cuales debe definir el Administrador. la carpeta SAIRI que fue creada en C:\ al instalar SAIRI Servidor. debido a que los clientes necesitan un usuario y clave para ingresar al sistema. Más detalles en Capítulo 2. Si tiene pensado dar acceso a Clientes es importante que llene los datos del responsable retenedor en la ventana que se presenta al ingresar por primera vez al sistema. indicando que desea conservar el archivo existente. Una vez instalado el programa. el botón luego y por último En esta etapa proceda conforme se indica en el numeral 2. Dirección General de Ingresos Página 6 de 67 . antes de proceder con INSTALACION DE CLIENTES. Esto ocurre porque el programa intenta copiar un archivo que no es más reciente (fecha de creación) que el ya existente en su ordenador.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Es posible que en el transcurso de la instalación se presente una o varias veces la advertencia de conflicto de versiones del (Gráfico 8). 1. b. poner a la disposición de otras computadoras en la red interna de su empresa. luego en el menú contextual seleccione la opción “Propiedades” para abrir la ventana “Propiedades de SAIRI”.2. presione en la barra de tareas. Desde el explorador de Windows (Gráfico 10) localice la carpeta SAIRI y haga clic sobre ella con el botón derecho del ratón. Esta operación no representa ningún riesgo. únicamente debe proceder como se recomienda. Una vez definida la computadora servidor e instalada la versión del SAIRI correspondiente (carpeta servidor) usted está listo (a) para crear los clientes que necesite tener.6. a continuación se detalla el procedimiento a utilizar para Windows 98. En la computadora establecida como Servidor debe compartir. En este segmento se describen los pasos necesarios para una correcta instalación: 1. 13. Para Windows 98 a. Si esto sucede es recomendable que presione Sí. Gráfico 9 INSTALACION DE CLIENTES. La forma de compartir una carpeta varía según el sistema operativo existente. Numeral 2. 2000 y XP.1 del capítulo 2.

Dentro de la pestaña “Compartir” haga clic en la opción “Compartir carpeta” y seguido seleccione el recuadro “Completa”. Una vez compartida la carpeta puede cerrar las ventanas. puede contener el mismo nombre que el del usuario. sin embargo si la ingresa debe recordarla y proporcionársela a los usuarios clasificados como Clientes. Los usuarios se pueden crear desde MI PC.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI c. Observará en la parte derecha de la ventana la lista de usuarios que han sido agregados en su computadora. La contraseña es aconsejable que sea la misma que utiliza el usuario cliente cuando ingresa a su computadora. A continuación llene los datos solicitados en dicha ventana. Para Windows 2000. en la computadora Servidor. dentro de esta existen dos carpetas. Nombre completo. que han de tener acceso a la carpeta SAIRI. en el menú contextual seleccione “Usuario nuevo…” para activar “Usuario nuevo” (Gráfico 12). b. Para crear un usuario haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta “Usuarios”. es recomendable indicar como Nombre de usuario el nombre de la computadora tal y como se observa en la red interna. la siguiente opción. c. En el menú contextual que se desplegará seleccione la opción “Administrar” para activar la ventana “Administración de Equipos” (Gráfico 11). Vista y Seven a. En la parte inferior de la ventana se activarán unas celdas solicitando clave.XP. Localice el icono ya sea en el escritorio (ventana principal de Windows) o el explorador de Windows y selecciónelo haciendo clic con el botón derecho del ratón. esto ahorra inconvenientes a la hora de solicitar acceso a la carpeta SAIRI en el Servidor. Cree el nombre de usuario y clave de las computadoras clasificadas como Cliente. es opcional ingresar clave. seleccione la que se llama “Usuarios”. Una vez llenadas las celdas debe seleccionar la segunda y tercera opción Dirección General de Ingresos Página 7 de 67 . En la ventana “Administración de Equipos” localice la opción “Usuarios locales y Grupos”.

presionando el botón Aplicar seguido del botón Aceptar. concluya la tarea de compartir la carpeta SAIRI. y Lectura y ejecución. Dirección General de Ingresos Página 8 de 67 . Si desea ingresar otro usuario sólo debe repetir el llenado de los datos solicitados en la ventana “Usuario nuevo”. haciendo un clic sobre cada una de ellas. después seleccione el botón Permisos que abrirá la ventana llamada “Permisos de SAIRI” (Gráfico 14). Leer. En esta fracción de la ventana existen dos segmentos: “Nombres de Grupos o Usuarios” y “Permisos de Administradores”. en el segmento “Permisos” establecerá las atribuciones o permisos que tendrá cada usuario. Dentro de la pestaña “Compartir” haga clic en la opción “Compartir esta carpeta” (Gráfico 13). Para Agregar a los usuarios en “Nombres de Grupos o Usuarios” debe presionar el botón Agregar (Gráfico 15). de esto depende que los Clientes puedan grabar en la base de datos del SAIRI (ubicada en el servidor) la información digitada o importada utilizando el programa SAIRI que estará instalado en sus ordenadores (clientes). e. Para Windows 2000 la búsqueda de usuarios/Clientes se hace en la ventana del Gráfico 16. g. debe seleccionarse el nombre de las computadoras que se ingresaron como clientes. verifique que en el recuadro “Nombres de Grupos o Usuarios” exista “Todos” y que en el segmento de “Permisos” (parte inferior) se encuentren activas/marcadas las tres alternativas existentes. d. de la computadora servidor. a continuación presione Aceptar. cuando sombree los nombres presione el botón Agregar y aparecerán en el recuadro inferior los usuarios seleccionados. Ahora seleccione la pestaña “Seguridad” (Gráfico 15) ubicada en la parte superior de la ventana “Propiedades de SAIRI” (Gráfico 13). Mostrar el contenido de la carpeta. en seguida se presentará la ventana “Seleccionar Usuarios o Grupos”. reproduzca las instrucciones de los incisos a y b Para Windows 98. puede seleccionar varios nombres a la vez utilizando la tecla Control del teclado. Para terminar haga clic en Aceptar y regresará a la ventana “Propiedades de SAIRI” (Gráfico 15) donde establecerá los permisos descritos en el inciso (e). es importante que al menos seleccione las opciones de: Escribir. f. Finalizada la creación de los usuarios del Servidor debe proceder a darles acceso en la carpeta SAIRI. en el primero debe Agregar todos los usuarios que tendrán acceso remoto al SAIRI (los que se crearon en el inciso (c)) y que posteriormente se les instalará la versión Cliente del SAIRI.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI detalladas en la parte inferior de la ventana (tal y como se muestra en el gráfico 12) y para finalizar simplemente presione el botón Crear.

inmediatamente le trasladará a la ventana del Gráfico 17 donde debe pinchar el botón Aceptar. aquí oprima el botón Buscar Ahora para escoger de la lista desplegada en el extremo inferior. Esto finaliza la tarea de compartir la carpeta SAIRI del servidor. Dirección General de Ingresos Página 9 de 67 . aquí establecerá los permisos descritos en el inciso (e). Para Windows XP la búsqueda de usuarios/Clientes continua en la ventana “Seleccionar Usuarios o Grupos” Gráfico 17. el o los nombres de las computadoras que se crearon como usuarios. presione el botón Avanzadas… que abrirá la ventana del Gráfico 18. Puede seleccionar varios nombres al mismo tiempo.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI h. esto le llevará nuevamente a la ventana “Propiedades de SAIRI” (Gráfico 15). una vez sombreados los nombres presione el botón Aceptar. después presione el botón Aplicar y seguidamente el botón Aceptar.

4). Cuando el sistema termine de instalarse correctamente le corresponde crear una conexión a la unidad de red SAIRI. conectar de forma permanente la computadora cliente a la carpeta SAIRI que se encuentra en la computadora Servidor. 6. 5. Despliegue el menú Herramientas y seleccione la opción “Conectar a unidad de red” que presenta la ventana “Conectar a unidad de red” (Gráfico 20) Dirección General de Ingresos Página 10 de 67 . valiéndose de la red interna. es decir. y prosiga como se indica en los incisos del 1 al 5 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR (Pág. también se localiza en la ventana “Panel de Control” o simplemente ingrese al “Explorador de Windows”. 3.exe 4. Ahora diríjase a cada uno de los ordenadores que será cliente del SAIRI central. Entre a la carpeta “Cliente” y dentro de ésta haga doble clic sobre el archivo Setup. Continúe ejecutando la instalación del programa de la misma forma que se describe en los incisos del 7 al 11 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR. Las instalación de Cliente no requiere que la carpeta SAIRI esté en C:\. Ingrese a la ventana “Conexiones de red [y de acceso telefónico]” (Gráfico 19) ubicada en Configuración del menú Inicio (barra de tareas de Windows). puede ser ubicada en Archivos de Programas.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 2.

9. seleccione única y exclusivamente la letra S:. existen dos campos que debe llenar. En el Gráfico 20. Termine haciendo clic al botón Finalizar. en nuestro caso es SAIRI. El procedimiento descrito desde el numeral 2 hasta el 8 debe repetirlo en cada equipo que se conectará como cliente del SAIRI central o Servidor. Como es primera vez que realizará esta conexión tiene que hacer clic en el botón Examinar…. esto significa que debe saber como se denomina la computadora que estableció como Servidor del SAIRI asi como el grupo de trabajo al que pertenece. Una vez localizada la carpeta SAIRI presione el botón Aceptar del Gráfico 21. a continuación elija la carpeta a la cual va a conectarse.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 7. en el primero. De regreso a la ventana “Conectar a unidad de red” marque (haciendo clic) la casilla “Conectar de nuevo al iniciar sesión”. Dirección General de Ingresos Página 11 de 67 . 8. se presentará la ventana “Buscar carpeta” esto nos permitirá localizar la computadora Servidor que contiene la carpeta compartida SAIRI. Unidad.

Número RUC: debe digitar el Registro Único de Contribuyente (RUC) que corresponde a Persona Natural (Nacional o Extranjero) o Jurídica responsable retenedora.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI CAPITULO 2 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Cuando esté listo para trabajar habiendo instalado la versión Servidor. además que si no lo hace no podrá avanzar en el ingreso al programa. el sistema le Dirección General de Ingresos Página 12 de 67 . 2. los cuales deberá verificar que estén correctos. debe entrar por primera vez al sistema desde el ordenador definido como Servidor. Esta etapa es muy importante porque será el único medio que tendrá para decir quién es el dueño de la información ingresada y por ende de los informes a presentar. y correspondan a su empresa. REGISTRO DE DATOS DEL RESPONSABLE RETENEDOR. y en caso que usted lo requiera también las versiones Cliente para los demás usuarios. no debe incluirse guión. esto se debe a que el primer usuario que ingrese será considerado como el Administrador. este solicitará que digite los datos generales del Responsable Retenedor. Si digita un número errado. Sólo la primera vez que ingrese al programa.1. es la siguiente: Gráfico 22 1. La forma correcta de ingresar los datos correspondientes a la ventana “Configuración del Sistema SAIRI” (Gráfico 22).

el dato de la fecha de nacimiento de este documento no puede ser distinto al del Número RUC antes registrado. Preferiblemente que el número sea el directo del departamento de contabilidad o del responsable de contabilidad. los dígitos de los números RUC pasaran hacer de 14.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI avisará y no le permitirá continuar. Es portante señalar que a partir de octubre del 2010. el dato a ingresar debe corresponder efectivamente al dueño del Número RUC antes registrado. Recuerde que el número debe ser de ocho dígitos. 9. Dirección: Incorpore información actualizada del lugar exacto del domicilio. 8. 2. incluya señas o puntos de referencias especiales de la zona que ayuden a su localización. Dirección General de Ingresos Página 13 de 67 . 4. 5. esto mediante un proceso Administrativo notificado por la Administración Tributaria. Si no tiene correo electrónico deje la celda vacía. Teléfono: digite un número telefónico de la empresa. Se genera automáticamente retomando los primeros tres caracteres del campo “Nombre o Razón Social” más dos números aleatorios.gob. 3. Correo Electrónico: debe introducir la dirección completa del correo electrónico correspondiente al Responsable retenedor. Nombre o Razón Social: en el caso de las Personas Naturales se deben digitar los dos Nombres. Cédula de Identidad: Este valor debe ser llenado cuando el responsable retenedor es una Persona Natural. 6. los Números Ruc para las personas naturales pasarán a ser su cédula de identidad. 7. Admón. ejemplo: fdavila@dgi. debe tomar nota del mismo para poder acceder al programa. de Rentas: podrá seleccionar de la lista el nombre de la Administración de Rentas donde está inscrito.ni. 11. Departamento: podrá seleccionar de la lista el nombre del Departamento donde reside de forma permanente la Persona Natural o Jurídica. Usuario: este dato forma parte de un conjunto de medidas de seguridad incorporadas en el sistema. Evite las abreviaturas digite el nombre completo. Es importante mencionar que a partir de octubre del 2010. para las Personas Jurídicas debe digitarse la Razón Social y no el nombre comercial. 10. Fax: digitar un número telefónico de ocho dígitos que tenga fax. por tanto tendrá que verificar la información e ingresar el número correcto. esto mediante proceso administrativo notificado por la Administración Tributaria. Primer Apellido y Segundo Apellido: Estos campos se llenarán sólo cuando el responsable retenedor es una Persona Natural. Corresponde al domicilio fiscal del contribuyente.

puede desplazarse entre las celdas para sustituir o reemplazar el contenido parcial o total. De igual manera si se ingresa una sola empresa.: JD36). Gráfico 23 Dirección General de Ingresos Página 14 de 67 . debe seleccionar la opción No. el campo Crédito Proporcional. esto restringe el acceso a personal no autorizado disminuyendo el riesgo de pérdida accidental de información por mal uso del programa. Si en ese momento no ingresa a las demás empresas. de acuerdo a la característica del contribuyente Retenedor que está ingresando. e inmediatamente se iniciará el programa solicitándole los datos de acceso. 13. y repetir el mismo procedimiento hasta haber incorporado todas las empresas que necesite. del mensaje de confirmación anterior. según sea el caso) a continuación se iniciará el sistema y presentará la siguiente ventana (Gráfico 23): “Selección de Empresa” deberá elegir la empresa con la cual desea trabajar. Recuerde que a cada empresa le es asignado un código de Usuario diferente. se habilitará o no. Revise la información ingresada antes de grabar los datos. ya que en dependencia de ella.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 12. Institución Estatal o Institución sin fines de lucro). Tipo de empresa: debe seleccionar sólo una de las tres opciones disponibles (Empresa Privada. Esta elección es importante. perfectamente podrá hacerlo a través de la ventana “Contribuyente Retenedor” que se ubica en el menú PROCESOS. Una vez que haga clic en el botón Aceptar de la ventana Configuración. Debe utilizar una clave que recuerde fácilmente. incluso ampliar la información grabada. Si por alguna razón no detectó errores o bien desea en un futuro realizar algún cambio. perfectamente lo puede hacer después a través de la ventana Contribuyente Retenedor del botón Procesos. El único dato que no podrá modificar será el Número RUC del responsable retenedor. cada vez que se esté registrando un monto de IVA pagado. de la última empresa (o en la única. el programa muestra el siguiente mensaje: Si la respuesta es afirmativa deberá ingresar los Datos del siguiente Contribuyente Retenedor. Esta versión fue diseñada para incorporar cuantas empresas sean necesarias o conformen la unidad económica. Contraseña: Puede ser una cadena alfanumérica con un máximo de 4 caracteres (Ej. para ello una vez que se llenan los datos de la ventana de Configuración del primer Contribuyente Retenedor y se acepta la información digitada. y a su vez en la opción Agregar. si alguna es incorrecta. y debe tomar nota de ello y de la contraseña que usted asigne a cada una.

inserción de datos. Dirección General de Ingresos Página 15 de 67 . se le presentará la pantalla principal (Gráfico 24). hacer correcciones a períodos sin que hayan sido remitidos permitiendo ajustar saldos. El Diagrama de Proceso explica el ciclo de introducción de datos. definición de período de trabajo. de tres menús (Gráfico 24). y respaldo de la base de datos del programa. desde donde podrá conocer y utilizar todas la opciones del SAIRI. generación de reportes. El SAIRI consta. así como la salida de información por reportes y archivos planos. los otros dos básicamente ejecutan rutinas que requieren poca injerencia de parte del usuario. La integración de todas las ventanas le permiten ingresar información vital de forma rápida y segura de sus proveedores. están explicados en el Anexo I. generar archivos planos.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Después se activa la ventana “Inicio de sesión” (Acceso al Sistema) se presentará todas las veces que ingrese al sistema. generar reportes ajustados a sus necesidades [para evaluar la consistencia de los datos]. Gráfico 24 El sistema está compuesto básicamente por una ventana para la captura de datos (digitación) y siete ventanas adicionales que asisten en la incorporación y administración de la información por períodos. A continuación se detalla de manera sencilla. los procedimientos para el manejo del programa: actualización de los datos del retenedor. aquí debe digitar su código de Usuario y Contraseña personalizada (cuando introduce su Contraseña esta no se visualiza). Posterior a que el programa le de acceso. sin embargo el menú PROCESOS es el único que enlaza con varias ventanas que son vitales en el proceso. en su pantalla principal. administración de usuarios. y modificar los respaldos de períodos ya entregados a la DGI. elaboración de informes sustitutivos.

así como el contenido del archivo plano que remitirá a la DGI.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 2. Para ejecutarlas basta seleccionarlas haciendo clic con el botón izquierdo del ratón. que le proporciona siete opciones (Gráfico 25). 2. en el mismo orden que se presentan. Para la realización de alguna modificación debe seguir las siguientes instrucciones: 1. esto le permitirá ubicarse donde necesita realizar actualizaciones/cambios. de lo contrario se posicionará en Primer Apellido. ampliación o actualización de los datos generales del Responsable Retenedor que fueron ingresados al ejecutar por primera vez el programa (ventana “Configuración”). debe ingresar al menú PROCESOS. debe hacer clic en el botón Aceptar. MENU: PROCESOS Para iniciar cualquiera de los tres ciclos descritos en el Anexo I. y el cursor se posicionará en la celda Nombre o Razón Social si se trata de una persona jurídica. Cualquier cambio afectará la información de los reportes impresos. Puede navegar entre los campos con el ratón o las teclas ENTER y TAB.2. cada una las opciones del menú PROCESOS: Gráfico 25 2. Todas le llevan a una ventana diferente donde realizará una o varias tareas específicas. A continuación se detallan.2. De inmediato se mostrará la ventana de Confirmación de Contraseña y Correo electrónico. luego de ingresar los datos solicitados.1 “Contribuyente Retenedor”: La presente ventana tiene el objetivo de facilitarle la corrección. Dirección General de Ingresos Página 16 de 67 . Presione el botón Modificar.

I y por consiguiente sólo admite modificaciones a través de una sustitución del informe entregado. ubicada en la esquina De todos los campos. Para cerrar la ventana debe presionar el botón Cerrar o la superior derecha de la ventana. 5. Para mayor información diríjase al numeral 2. Una vez finalizada la tarea debe grabar los cambios presionando el botón Guardar. Se consideran como períodos disponibles en esta ventana a todos aquellos períodos que no hayan sido trabajados y terminados. como primer paso.2 “Período de Trabajo”: Cuando ingrese por vez primera al programa y esté preparado(a) para la incorporación de información. . a diferencia de las que están inhabilitadas. podrá proceder. ya que el valor a cambiar está grabado en la base de datos y conservarla no solucionaría el problema. a saber (Gráfico 28).2.2. la leyenda “Sustitutiva” indica que el período ya se había enviado pero está siendo modificado o reemplazado y por tanto no se ha informado. puede simplemente presionar Cancelar. Las sustitutivas del informe se activan única y exclusivamente en la ventana Informes Sustitutivos ubicada en el menú PROCESOS. por consiguiente siempre que usted necesite trabajar con un período nuevo (iniciar un período). En esta ventana se mostrará a la par de cada período una leyenda que le permitirá identificar los períodos en proceso y pendientes. 4. continuar ingresando datos en un período o ingresar cambios en un informe sustitutivo activo2. ya que este dato es invariable y por consiguiente no está sujeto a actualizaciones. la reinstalación implicará la pérdida de los mismos. Si al identificar el problema usted ya ha ingresado datos.G.4 del presente capítulo. se presentará la leyenda “Original” para indicar que se está trabajando un período que no había sido utilizado antes y por consiguiente aún no se ha informado. solamente el Número RUC no puede ser modificado. Dirección General de Ingresos Página 17 de 67 . Cuando a la par del período no 2 La expresión Informe Sustitutivo Activo es referida a un período de trabajo que ya fue informado (terminado) a la D. 2. a la selección del período de trabajo. el contribuyente se verá obligado a reinstalar el sistema. en esa ocasión observará que en el menú PROCESOS solamente tres opciones estarán activas y se debe a que estas no dependen directamente de la selección de un período de trabajo.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 3. La presente ventana tiene como función activar todos los períodos mensuales disponibles para ingresar o modificar datos. deberá dirigirse a la presente ventana (Gráfico 27) para seleccionar el período deseado. En el supuesto que exista equivocación en el número. Si desiste de realizar los cambios previstos.

Después que usted seleccione en la celda “Período” el mes que desea trabajar y posteriormente presione el botón Aceptar.  Liste las Facturas (de contado y crédito) y Declaraciones aduaneras de tal forma que tenga a mano el dato correspondiente al número del comprobante de pago con que haya cancelado o abonado sus adquisiciones del período mensual seleccionado por usted. es decir.R. son trasladados a la ventana “Informes Sustitutivos” de donde podrán ser activados. es muy importante por sus funciones de captura. Este formulario recopila todas las transacciones de compra de bienes y servicios hechas a personas naturales o jurídicas proveedoras de bienes o servicios. 2.3. modificación.A. que debe trabajarse. búsqueda y eliminación de los datos de terceros contribuyentes que figuran como sus proveedores de bienes y servicios. Antes de iniciar su trabajo le recomendamos hacer previamente un resumen o listado de la información a digitar:  Defina el período a informar. siempre y cuando sea pago de factura o pagos parciales en el caso de las facturas de crédito y un monto pagado del I. mantendrá el mismo estatus. los períodos a trabajar. Siempre se listarán los períodos que no se han completado y que tengan una antigüedad menor o igual a 4 años. Todo correspondiente a un período mensual específico. para lo cual puede existir un monto retenido del I. en la fuente. El “Período” seleccionado o activo se indicará permanentemente en la barra de estado del programa (centro de la parte inferior de la pantalla principal (Gráfico 24) con el propósito de recordarle el mes que está trabajando. pendiente de trabajar e informar. Experimentará que el programa le permite abrir varios períodos a la vez y trabajar simultáneamente con ellos. el programa activará siempre de forma automática la ventana “Información Fiscal de los Proveedores” ahorrándole tiempo en la activación de dicha ventana. Observará que el orden de los períodos es descendente de modo que se mostrará primero el período actual. El usuario siempre deberá ingresar a ella para comparar y verificar que los montos y la cantidad de registros en el SAIRI coinciden con lo descrito en los documentos contables o archivos planos importados que soportan la información ingresada. para tal fin debe activar cada período al que desee entrar desde ésta ventana. Los períodos que se han informado. y conforme pase el tiempo presentará. Declaraciones Aduaneras y/o Comprobantes de pago (comprobantes de egreso).3 “Información Fiscal”: La opción “Información Fiscal” nos da acceso directo a la ventana “Información Fiscal de los Proveedores”. Dirección General de Ingresos Página 18 de 67 . uno a uno. Esta ventana es donde convergen los tres ciclos descritos en el Anexo I. Si en algún momento usted selecciona un período y no le ingresa datos. será un período a la espera de ingreso de datos.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI se visualice texto alguno esto demuestra que es un período pendiente de trabajar e informar. Dichas transacciones deben estar respaldadas por Facturas.V. si es factura de contado y el primer ingreso de la factura de crédito.

para generar el archivo plano con los requisitos necesarios. Nombres o Razón social). pasan de 10 a 14 dígitos. los dígitos del número RUC. Para mayor información diríjase al numeral 2. El correcto llenado de la información le beneficiará. Recuerde: Que a partir de octubre 2010.1 Ingreso de Datos vía digitación. Para dominar el llenado y funcionamiento de la ventana. incluso si el proveedor fue ingresado en períodos anteriores o es eliminado del Período de Trabajo en que se ingresó por primera vez. Si desea aprovechar la herramienta de la importación de datos le recomendamos que examine los datos mínimos requeridos por registro así como las validaciones planteadas en dependencia de la operación (pagos) efectuada.3.3 del capítulo 2 y a los Anexos II y III. Apellidos. ya que entre las funciones que posee el programa se encuentra ayudarle en la digitación. y en esa medida el personal de informática de su empresa analice la información almacenada en la base de datos del sistema contable de la empresa. el sistema extraerá los datos generales (Cédula de Identidad. puede incluir a todos aquellos cuyos pagos son constantes. Así cada vez que ingrese el Número RUC de un proveedor que en algún tiempo anterior grabó con ese mismo Número RUC o CI. que todos los meses les hace pagos por servicios o bienes.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI  Prepare los números RUC. Razón Social y demás datos generales de todos sus proveedores a los que le hizo pagos en el período. si su proveedor ya cuenta con el nuevo RUC usted debe digitar ese número que está conformado Dirección General de Ingresos Página 19 de 67 .2. siempre y cuando los proveedores posean un número RUC o Cédula de Identidad (CI). sírvase seguir las siguientes instrucciones: 2.

para que usted solamente ingrese los datos correspondientes al pago.. llenar con los datos correctos esta celda4 al momento de ingresar una transacción/pago. NOTA Anteceda cuatro ceros al número RUC pre impreso en la factura. Monto sin impuesto. A su vez.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI alfanumérico. en el caso que el contribuyente no cuente con la nueva nomenclatura del RUC si ya posee el nuevo RUC. los cuales pasarán de 10 a 14 dígitos. La incorporación de información relacionada a “Declaración Aduanera” solamente es permitida al contribuyente usuario del sistema. el ingreso de estos pagos. b. 4 Ingresar el RUC le permitirá reducir el tiempo y la digitación por registro. Presione Agregar para habilitar todas las celdas de la ventana (Gráfico 29) e iniciar el llenado de los campos/celdas solicitados. 1.V. RUC del Proveedor: es deseable. Si en un futuro usted 3 Resumen. Crédito fiscal deducible y retención IR). Dirección General de Ingresos Página 20 de 67 . No digitar el Número RUC: La ausencia del RUC será permitido únicamente cuando el proveedor es una persona Natural. esto le permite llevar cuenta de los montos totales del período seleccionado. 3. si todavía no posee el nuevo RUC usted debe de anteponer cuatro ceros al RUC actual. a. preferible y beneficioso (para el usuario del programa). Digitar el Número RUC: si usted incorpora el número RUC. por cada concepto incorporado en la ventana “Información Fiscal de los Proveedores” (Cantidad de registros sumados.A. este puede ser de una persona Natural Nacional o Extranjera o Jurídica. deberán estar respaldados por un “Comprobante de egreso”. de lo contrario no podrá registrar la información. al digitar el número RUC del responsable retenedor se activará esta opción en el campo “Documento/Concepto”. Cuando los datos a ingresar corresponden a una “Factura” es indispensable llenar el campo con el número RUC correcto (preimpreso en el documento). Si desea ver la ventana igual a la presentada en el Gráfico 29 (con el resumen en el extremo derecho de la ventana) presione el botón Resumen. de donde usted seleccionará el que más represente la transacción realizada. Para las personas naturales será su No. el sistema siempre comparará el número que se está ingresando con los ya grabados y si lo encuentra mandará a llamar los datos generales del proveedor.3 2.de cédula para las personas jurídicas es un número alfanumérico. Para un detalle remítase al Anexo II. Cuando el proveedor es una persona Natural la siguiente celda a llenar será Cédula de Identidad. I. en dependencia de esto el programa le permitirá incorporar ciertos documentos o transacciones ya definidas. A partir de octubre del 2010 se modificaran los números RUC. favor digítelo este es alfanumérico. El programa siempre va a evaluar la información del RUC. en caso contrario corresponderá el campo Nombre o Razón Social. algunas son comunes para ambos y otras no. es un grupo de celdas que reflejan los valores consolidados de todos los registros grabados. En estos casos se activará un grupo específico de Documentos o Conceptos. Por lo tanto.

La selección predefinida está destinada a reducir el trabajo de selección o digitación. todo esto antes de grabar. El programa siempre le mostrará una selección predefinida. No realice abreviaciones. ya que el programa no le permitirá digitar una Declaración Aduanera más de una vez. Si su proveedor es una empresa con Número RUC de persona natural. digite el número preimpreso del documento. aún sean períodos distintos. esto significa que no pueden haber valores inconsistentes con una fecha válida. Así mismo si una factura de crédito acumuló los suficientes pagos parciales de tal forma que se canceló. es decir. 6. Cédula de Identidad: al ingresar una persona Natural debe agregar el número de cédula del proveedor. Nº de Documento: para cada opción seleccionada en la celda “Documento/Concepto” debe registrar un número. Para Facturas y Declaraciones Aduaneras. Como se dijo anteriormente. 5. ya inactiva o cancelada. En el caso de personas jurídicas la Razón Social y no el nombre comercial. Primer apellido: es obligatorio digitar completo el primer apellido. la lista de Documentos o Conceptos cambiará en dependencia del tipo de persona y si esta posee número RUC. Segundo apellido: es importante ingresar el segundo apellido para lograr identificar bien a cada proveedor. Algunas personas no tienen segundo apellido en este caso es permitido no incorporarlo. El número del documento se compone de dos celdas. 7. Si el número de un documento no posee serie. digite completo el segundo apellido. en los otros conceptos debe digitar el número del “comprobante de egreso”. este dato está compuesto por 14 caracteres. Nombres o Razón Social: es completamente obligatorio ingresar los datos solicitados. los dos nombres en el caso de personas Naturales y Razón Social para las Jurídicas. cuando el RUC corresponde a una persona natural. la segunda de mayor tamaño es el número: consecutivo numérico preimpreso del documento o del Comprobante de Pago. 4. Es importante que verifique el número del Documento y que los montos digitados corresponden a todos los bienes o servicios registrados en el documento. Documento/Concepto: entiéndase como el Documento que respalda el pago o el concepto de la transacción que va a registrar. perfectamente puede ser grabado. Dirección General de Ingresos Página 21 de 67 . 8. el dueño de la empresa y no del vendedor o trabajador designado. Para una ampliación sobre el significado de los conceptos y la relación entre el RUC y el campo Documento/Concepto favor diríjase al Anexo II. pero el usuario podrá cambiarla según el caso. la primera ubicada a la izquierda corresponde a la serie: una letra que indicará el conjunto al que pertenece el número (sólo si el documento no posee serie. Ejemplo: A 2091855. 9. es permitido no incorporarla). el número de Cédula debe pertenecer al dueño del número RUC. del cuarto al noveno pertenecen a la fecha de nacimiento de la persona. esto no sucede cuando se trata de un Comprobante de Pago. el programa no le permitirá grabar un nuevo registro con el mismo número de factura.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI obtiene el número RUC del proveedor perfectamente podrá agregárselo a los registros ingresados de dicho proveedor. Este campo acepta un máximo de 15 caracteres.

Si en algún momento compró un bien o producto y no le trasladaron el IVA.: el monto de la retención en la fuente del I. este campo mostrará por defecto un valor de cero. botones. El programa por defecto realiza un cálculo automático del 15% del IVA pagado. Si por alguna razón alguna de sus operaciones no reflejan la retención debe digitar “cero” en la celda. este campo estará inhabilitado y mostrará la descripción grabada en el registro original de la factura. que le corresponde hacer. el monto sin impuesto corresponde al valor CIF. 11. Monto sin impuestos: es el valor de la mercadería. y será calculado hasta que se registren los pagos parciales de la misma. esto se debe porque la información de ambas está Dirección General de Ingresos Página 22 de 67 . servicio o producto. 14. accesorios para máquinas de costura. En función de agilizar la digitación. Para los salarios. En el registro original de una factura de crédito. “importación de”. I.A. Descripción del Pago: cuando se trate de una Factura o Declaración Aduanera. I. digite la correcta. es preferible que se omitan las palabra innecesarias como: “compra de”. Si usted realizó un pago diferente al reflejado por el sistema. 15. haciendo referencia al hecho generador de la transacción. con el propósito de ayudar en la digitación. Solamente en los casos de Factura o Declaración Aduanera se permitirá incorporar documentos con fechas de hasta cuatro años antes a la fecha actual. 12. Fecha de Emisión: se refiere al día en que se elabora o emite la Factura. 13. Si usted realizó una retención diferente a la realizada por el sistema. Cuando se trata de un pago parcial o asociado de factura de crédito. Crédito Proporcional: observará que esta ventana posee un sub recuadro que rodea la celda IVA y Crédito Proporcional.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 10.R. Telas. Electrodomésticos línea blanca. En el caso de las declaraciones aduaneras tampoco incluya los pagos arancelarios por importación. Declaración Aduanera o Comprobante de Pago que está registrando. es el monto después de la deducción del INSS. sin sumar el importe del IVA pagado ni restar la retención que usted haya realizado.V. El concepto debe ser descriptivo y preciso. digite el valor correcto.: el monto del Impuesto al Valor Agregado que le han trasladado al momento de comprar servicios o bienes. y que en cada caso ha realizado en base a las disposiciones legales. con el objetivo de ayudar en la digitación. A continuación un ejemplo de la forma adecuada para describir el concepto de pago: Descripción Incorrecta Pago por servicios profesionales Compra de mercaderías varias Importación de mercadería Descripción Correcta Elaboración de programa informático. deberá digitar “cero”. El formato día/mes/año debe coincidir con el Período de Trabajo activo.R. “servicio de”. el concepto constará de 10 caracteres mínimo. y en el registro de los pagos parciales estará inhabilitado. En el registro original de factura de crédito será grabado el monto de IVA pagado. “pago de”. El programa por defecto realiza un cálculo automático del 1% de la retención IR. hilos.

En el registro original de factura de crédito será grabado a como lo indican los párrafos anteriores y en los pagos parciales se mostrará el registros del crédito fiscal pero estará inhabilitado. (Si identificó algún cambio preferiblemente hágalo antes de guardar).. En todos los casos además de la información requerida puede ingresar otros datos que usted estime conveniente para aclarar el concepto del pago o bien dejar alguna marca que le sirva a usted como recordatorio o enlace con otro registro. la acreditación sólo se admitirá por la parte del IVA que es proporcional al monto relacionado a las operaciones gravadas…”5 Observará que el sistema siempre presenta el valor de 100% (para Empresa Privada) esto como una forma de reducir la digitación.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI intrínsecamente relacionada con lo establecido en los Artículos 43. el de una quincena. Dirección General de Ingresos Página 23 de 67 . pero siempre que el porcentaje real no corresponda a ese valor por defecto. 44. Información complementaria y/o Dirección: aquí debe digitar el número del comprobante de pago para todos los documentos de Facturas y Declaraciones Aduaneras. Para Instituciones Estatales o Sin fines de lucro mostrará el valor de 0% y automáticamente será deshabilitado. Una vez llenadas todas las celdas ya explicadas debe guardar presionando Guardar. 45 de la Ley Nº 453 “Ley de Equidad Fiscal” y Artículos 106. puede ingresar el nombre comercial de su proveedor. no utilice guión para separarlo. 16. Ejemplo: en el caso de las planillas. que corresponda al Crédito Fiscal del responsable recaudador. teniendo presente: “. De manera tal que para cada documento Factura y/o Declaración Aduanera debe confirmarse un valor que indique la proporción del impuesto trasladado. teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:  5 El Número RUC debe estar compuesto de 14 dígitos numéricos y alfanumérico a partir de octubre 2010.. se permite ingresar una vez por mes el pago de cada asalariado. Después que usted presiona Guardar el programa ubica el cursor en la primera celda. por consiguiente el “Nº Documento” corresponderá a un comprobante de pago. obviamente los montos deben contener los dos pagos quincenales que usualmente se hacen. Articulo 45 de la Ley 453 “Ley de Equidad Fiscal”. Cuando los proveedores no posean número RUC debe ingresar la dirección. Además. Para ingresar los siguientes registros debe repetir los pasos del 2 al 15. Si ya no desea ingresar más datos puede presionar Cancelar y/o la de la esquina superior derecha para cerrar la ventana. es su responsabilidad digitar el valor correspondiente. 107 y 108 del Reglamento ya corrida la numeración . IVA. Es importante que registre correctamente los datos en todas las celdas. así que para completar la información usted debe hacer referencia al otro comprobante de pago (la otra quincena) a través de esta celda.Cuando el IVA trasladado sirva a la vez para efectuar operaciones gravadas y exentas.

TRABAJADORES Correcto 00001012763596 00003010739598 COOPERATIVA DE REPARACION VIAL LOS TRABAJADORES DE MANAGUA R. efectúa un pago parcial debe volver a digitar el número de la factura original y el sistema le traerá el historial de dicha factura indicándole el monto original y el saldo pendiente de cancelar. abreviaciones. Dirección General de Ingresos Página 24 de 67 .3. de tal manera que cuando se generé el reporte usted podrá ver la aplicación del IVA en el mes de la operación y se inhabilita la retenciones. guiones.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI  En los campos Nombres o Razón Social y Apellidos no utilice siglas.1.L SINSA SILVA INTERNACIONAL S.A MAR. La primera incorporación de la factura de crédito (el SAIRI le llama factura original) esta habilita la casilla del IVA.2. Si en el mismo mes o en los meses subsiguientes. en cada uno de los numerales correspondiente al Ingreso de Datos vía digitación. 2. MARIANGELES CAJINA DAVILA Nombres y Apellidos o Razón Social 2. se especifica la incorporación de las facturas de crédito. acentos ni comas. puntos. RUC Incorrecto 0000-101276-3596 0000-301073-9598 COOP.1 Incorporación de Facturas de Crédito Esta nueva versión de SAIRI incorpora las facturas de créditos.CAJINA D.  Todas las validaciones y restricciones de la ventana “Información Fiscal de los Proveedores” se describen en el Anexo II y se aplican por igual cuando usted hace una importación de archivo plano. sin embargo aquí detallamos las características de la incorporación de la factura de crédito: 1.

En la incorporación de los pagos parciales se inhabilitará el IVA. puesto que este quedo registrado en el registro de la factura original. ya inactiva por estar cancelada. el sistema no le permitirá grabar un nuevo registro con el mismo número de factura.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 3. Si la factura de crédito (factura original) acumuló los suficientes pagos parciales. Dirección General de Ingresos Página 25 de 67 . la descripción del pago y el crédito proporcional. 4. Es decir una vez cancelada el sistema la inactiva para efectos de no acumular más pagos parciales que el monto de la factura de crédito (factura original). estos campos estará inhabilitado y mostrará la descripción grabada en la factura de crédito (factura original). La fecha de emisión. de tal forma que ya se canceló. La celda habilitada será la de retención IR. 5.

debe corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorporó. realizando un sustitutivo.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 6. 7. Dirección General de Ingresos Página 26 de 67 . debe corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorporó realizando un sustitutivo. Si los pagos parciales son mayores que la factura de crédito (factura original) el sistema no le permitirá registrar pagos parciales mayores que el valor de la factura original. esto es para que no quede activa ninguna factura de crédito. en este caso. Si los pagos parciales son inferiores que la factura de crédito (factura original). esto es para que le permita el registro del pago parcial o la cancelación de dicha factura y no quede activa ninguna factura de crédito.

en caso que la información que tiene a mano es el número del documento. debe entrar a la ventana “Información Fiscal de los Proveedores” y desde ahí activar la ventana “Vista de datos de la información fiscal” (Gráfico 30) haciendo clic en el botón Vista Previa (Gráfico 29): Gráfico 30 1. Para modificar un registro simplemente presione el botón Modificar.2. Ejemplo. la ventana se diseñó para facilitarle el ordenamiento de los registros en forma ascendente bajo cualquier criterio de las columnas existentes. Esta modificación en el SAIRI es de suma utilidad por que le permite el registro del IVA en el mes de la transacción y registrar la Retención IR en el momento del pago (parcial o cancelación) de la factura de crédito.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 8. deberá moverse hacia la derecha (con la barra de desplazamiento horizontal) y una vez localizada la columna “Nº de Documento” hacer doble clic en ella. Pensando en la búsqueda de registros. Si una factura de crédito ya fue cancelada y usted quiere volverla a incorporar el SAIRI le indicará que esta factura ya fue cancelada. antes debe localizar y seleccionar el registro que desee modificar. 2. 2. Dirección General de Ingresos Página 27 de 67 . Sin embargo. El SAIRI le tomará como cantidad de registro solo el primer registro de la factura de crédito es decir los pagos parciales no los sumara en la cantidad de registro. si posee el número RUC puede hacer doble clic en el indicativo de columna del RUC que se llama “RUC del proveedor“.2 Modificación de Registro Existe una sola alternativa que permite hacer modificaciones a cualquier registro ingresado. En la esquina superior izquierda de la ventana “Vista de datos de la información fiscal” existen cuatro botones.3. proporcionándole libertad para ordenar los registros acorde a la información que posee. NOTA IMPORTANTE: Almacene los pagos parciales con el mismo número de RUC que registró la factura de crédito originalmente. Recuerde el sistema le llevará control de las facturas de créditos activas y cuanto le falta por cancelarlas.

quizás le resulte más fácil ir al final de la ventana y contar en sentido contrario hasta encontrar el registro. siempre se preguntará si la retención realizada es a una persona Natural o Jurídica. A continuación se ejemplifica el comportamiento y las celdas donde se puede presentar dicha situación. si al momento de cambiar el tipo de “Documento/Concepto” Dirección General de Ingresos Página 28 de 67 . Con presionar “Enter” se le está diciendo al programa que ejecute las operaciones relacionadas. de manera que si usted busca el cuarto registro de un grupo de diez registros ingresados recientemente. por consiguiente. todo depende del tipo de persona que represente el RUC nuevo. Ejemplo. quedando intactos los valores ingresados en los demás campos. este efecto no sucede cuando se utiliza la tecla “Tab” o el ratón.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Por definición el programa almacena cada registro digitado en orden consecutivo de ingreso. de esa forma otorga acceso a ciertas celdas y documentos. Seleccione el registro a modificar haciendo clic sobre la línea que contiene al proveedor. en dependencia de la respuesta el programa habilitará e inhabilitará algunas celdas. esto muchas veces implica que se borren alguna datos. Es posible incluso que la celda “Nº de Documento” sea borrada. esto se debe a que los no residentes no poseen número RUC. por consiguiente los campos de “Primer Apellido”. contenida en la celda “Documento/Concepto”. 4. En ambos casos el sistema siempre verifica si el nuevo RUC es o no jurídico. c) Retención definitiva al seleccionar esta opción. Siempre que usted entre a esta ventana. “Nombres o Razón social” y “Documentos/Conceptos” son automáticamente limpiados (unos) y cambiados (otros). bien puede hacerlo desde el extremo izquierdo de la ventana donde se ubica el indicativo de fila ( ) o haciendo clic en cualquier campo del registro. aquí podrá ubicarse en la celda que desea cambiar. Cuando modifique debe tener presente que al regresar a una celda determinada el sistema recalculará sus validaciones para constatar que la información ingresada cumple con las normas. Cuando presione Modificar se abrirá la ventana “Información Fiscal de los Proveedores”. “Segundo Apellido”. que el último registro digitado se encuentra siempre al final de la lista de registros. que seguramente se ubica en la cuarta posición al contar de abajo hacia arriba. observará el mismo orden predefinido por el sistema. esto hace que se modifiquen los valores digitados producto de recalcular las fórmulas que determinan la retención y el IVA predefinidos. b) Retenciones IR e IVA: estos campos se modifican automáticamente cuando se presiona la tecla “Enter” estando en la celda “Monto sin Impuesto”. es decir. a) RUC del proveedor: existen dos únicas condiciones que permiten el cambio de RUC: Cuando el registro grabado no posee número RUC y Cuando el RUC ingresado no es correcto. por consiguiente debe estar preparado para completarlos si se presenta el caso. 3.

se incorpora otro pago a ese mismo proveedor y los datos generales son grabados igual que la primera vez. El aspecto medular es constatar efectivamente cuáles son los datos correctos cuando se realice una modificación en cualquiera de los campos solicitados. El objetivo es conservar uniforme todos los registros relacionados. ya que ambos números son considerados únicos y no pueden registrarse en dos personas distintas. Tiempo después el usuario identifica a su proveedor y verifica que la información está incompleta. 6 Se considerará información general los siguientes campos: RUC. 5. Para finalizar las modificaciones presione el botón Guardar. Con ambas acciones almacenará los cambios y podrá continuar digitando o seleccionando registros para modificar. ejemplo: A un proveedor con número RUC se le grabó un pago (el concepto o documento es indiferente para estos propósitos). en ese momento decide modificar uno de los registros del proveedor agregando el segundo Nombre y Apellido. en el caso del Gráfico 31.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI existen datos en los campos “Primer y Segundo Apellido” estos se borrarán si se confirma que la retención es a una persona Jurídica. es que el sistema siempre verifica los datos generales6 de los proveedores que se ingresen (nuevos) y/o modifican. siempre que al momento de ser almacenados o modificados posean número RUC y/o Cédula de identidad. pero en los datos generales a este proveedor no se le ingresó un segundo Apellido o bien Nombre. El funcionamiento de esta característica consiste en verificar siempre que los datos generales de los proveedores identificados por su número RUC o Cédula. o bien. Dirección General de Ingresos Página 29 de 67 . es muy probable que no recuerde cuantos registros ingresó de ese proveedor. Evidentemente si se equivoca puede repetir la operación utilizando los valores correctos. He aquí donde el usuario debe tener suma precaución si los datos modificados son efectivamente los correctos. con los datos generales de proveedores que ya han sido grabados. Cédula. habiendo hecho los cambios se dirige a Guardar y el programa le emitirá un mensaje de advertencia (Gráfico 31) solicitando que confirme si la modificación realizada quiere aplicarla a todos los registros existentes que corresponden a ese mismo RUC o Cédula. Otra característica muy importante y valiosa que deberá mantener presente al momento de modificar y grabar nuevos registros. se conserven igual en todos los registros ingresados para esos proveedores. Sucede que el usuario continúa trabajando y al poco tiempo dentro del mismo período de trabajo. Apellidos y Nombre o Razón Social. ya que el programa extrajo sus datos generales con sólo digitar el RUC o la cédula correspondiente. Gráfico 31 6. presione Sí y seguidamente Sí en la ventana que se presenta después.

si desea seleccionar dos o más registros separados entre sí por otros registros que no desea borrar.3. sin importar los documentos.3 Eliminación de Registros.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 2. Active la ventana “Vista de datos de la información fiscal” (Gráfico 30) 2.2. Una vez seleccionado los datos que está seguro de borrar. Dirección General de Ingresos Página 30 de 67 . a continuación se detallan: Eliminación Uno a Uno 1. 3. observará como se sombrean los cinco registros del intervalo. presione el botón Eliminar/Suprimir/Delete del teclado. 2. Eliminación por Criterios 1. ] ubicada en el 3. ya que la importación es el único medio existente para recuperar la información sin mayor esfuerzo. fecha de ingreso o vía de ingreso de los datos. el programa le permite hacerlo de dos formas. 4. Localice él o los registros que necesita eliminar siempre que estos no sean demasiados o no estén muy separados unos de otros. presione la tecla Shift y diríjase a seleccionar el quinto registro. En el recuadro derecho de la ventana se presentan todos los criterios seleccionados para eliminar. encontrará dos grandes opciones: Eliminación total y Eliminación Parcial. ambas muy ágiles y sencillas. La Eliminación Parcial ofrece la oportunidad de seleccionar entre cinco grupos de criterios que agrupan los registros a eliminar. para pinchar sobre distintos registros. Puede seleccionar un registro haciendo clic en el indicador de fila [ extremo izquierdo de la ventana. Esta alternativa es recomendada principalmente cuando el usuario está y ha ingresado únicamente registros por la vía de la Importación de Archivo plano. Recuerde que cuando elimina no puede revertir la operación. ejemplo: seleccione el primer registro de los 5 que desea borrar. Si en algún momento necesita deshacerse de uno o más registros. Ejecute la ventana “Vista de datos de la información fiscal” (Gráfico 30) presione el botón Eliminar que activará la ventana “Eliminación total o parcial de registros”. Eliminación Total: borra absolutamente todos los registros del período activo. (Gráfico 32). Si los registros que desea seleccionar están seguidos utilice la tecla Shift del teclado. utilice el ratón y la tecla Control del teclado.

d. e. Fecha de Ingreso: corresponde al día o rango de días en que se digitó o importó la información en el sistema. b. Tipo de Ingreso: se diferencia claramente entre los registros digitados y los importados desde archivos planos. Los criterios para definir los rangos es igual que para la Fecha de Documento. Tenga presente que si selecciona factura se eliminarán todos los registros cuyo pago sea una factura. un rango bien delimitado cuando indica con precisión la fecha de inicio (Desde) y fin (Hasta) o un rango semi-definido cuando especifica solamente uno de los valores requeridos. siempre y cuando hayan sido ingresados en el período de trabajo activo. que le permitirán: seleccionar un día específico al escribir la misma fecha en ambas celdas. Cuando la fecha se ingrese en “Hasta” significa que desea eliminar todos los documentos con fecha igual o anterior al día señalado. Si selecciona la opción “Registros importados desde archivo” el programa Dirección General de Ingresos Página 31 de 67 . siempre y cuando hayan sido ingresados en el período de trabajo activo. Cédula: podrá seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores que tienen número de Cédula.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Gráfico 32 a. igual para salarios y los demás. c. f. Fecha de Documento: este criterio se refiere a la fecha grabada en los documentos. “Desde” y “Hasta”. Proveedor: podrá seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores que tienen número RUC. es la fecha en que se incorpora al programa cualquier información. es la fecha que usted digita para reflejar el día de la transacción. Documento/Concepto: de los siete tipos de documentos existentes podrá seleccionar uno o varios para los cuales desea que se eliminen los registros. Existen dos celdas. Si ingresa una fecha en “Desde” el programa interpretará que desea eliminar todos los registros que se encuentran en el día especificado y después de esa fecha.

##########. ##########.) ingresados vía “Importación de archivos” en el período de trabajo de Julio 2010 (Fecha de Ingreso): Proveedor: Cédula: Documento/Concepto: Fecha de Documento: Fecha de Ingreso: Tipo de Ingreso: ##########. [vacío] Dietas [vacío] Desde: 01/07/2010 Hasta: 31/07/2010 Registros importados desde archivos. Eliminar los registros “Dietas” de los proveedores con Número RUC (. Ejemplos: a. Eliminar todos los registros de salarios pagados el 15/07/2010 e ingresados el 25/07/2010 vía digitación en el período de trabajo Julio 2010: Proveedor: Cédula: Documento/Concepto: Fecha de Documento: Fecha de Ingreso: Tipo de Ingreso: [vacío] [vacío] Salario 15/07/2010 Desde: 25/07/2010 Hasta: 25/07/2010 Registros digitados. 5. Recuerde que una vez eliminados no existe forma de recuperar esa información.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI eliminará todos los registros almacenados vía importación no importando el día de realización. Una vez definidos los criterios de eliminación proceda a presionar Aceptar. se le presentará la siguiente ventana mostrándole todos los registros que cumplen con la selección definida para su revisión. b. La opción “Registros digitados” es análoga. Cuando termine de revisar y constatar que la selección es correcta y satisface su expectativa. Dirección General de Ingresos Página 32 de 67 ... proceda presionando el botón Eliminar. 4. se le presentará un segundo mensaje de seguridad (Gráfico 34) que le pedirá confirme si está seguro de eliminar una cantidad determinada de registros.

De no seleccionar algún tipo de documento en específico. 2. En el caso de la búsqueda por número RUC deberá ingresar estrictamente los 14 dígitos.2. si desea realizar otra eliminación retoma los pasos del 3 al 5. que le permite fácilmente ubicar o filtrar registros a través de cuatro criterios de selección:      RUC Nombre o Razón Social Primer Apellido Cédula de Identidad Documento/concepto Estos criterios pueden ser combinados con los siete tipos de documentos conceptos existentes. de lo contrario el registro no podrán ser localizado. Los registros son buscados en el período de trabajo activo.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 6. y los catorce caracteres alfanuméricos en la búsqueda por Cédula de Identidad. Es de vital importancia que todos los usuarios del sistema estén conscientes de las consecuencias de utilizar la herramienta de eliminación.3. Dirección General de Ingresos Página 33 de 67 . de lo contrario cierre esta ventana y podrá observar en “Vista de datos de la información fiscal” (Gráfico 30) la ausencia lógica de los datos que borró.4 Búsqueda de Registros. el programa desplegará todos los registros encontrados independientemente del documento. Si confirma la eliminación regresará a la ventana Gráfico 32 para continuar la selección y eliminación de registros. es el botón Buscar. Otra de las opciones que están disponibles en la Ventana Vista Previa.

debe hacer clic en el botón Vista Previa. y de ser encontrado (s) aparecerá (n) agrupados todos los registros que cumplan con el criterio de búsqueda. De no encontrar inconsistencias. habiendo seleccionado el botón Resumen y a su vez el botón Detalle. puede generar el informe previo. 2. por medio de la ventana Información Fiscal de los Proveedores. ésta herramienta le será muy útil y le facilitará el trabajo de encontrar determinado registro o grupo de ellos. siguiendo el mismo procedimiento.2.5 Generación de Informe Previo Mensual El programa cuenta con una valiosa herramienta que le permite antes de generar el Informe Consolidado Mensual que deberá entregar en su Administración de Rentas correspondiente. y le permitirá detectar a tiempo errores cometidos en el ingreso de los tipos de documentos conceptos. ubicado en la esquina inferior derecha: Este informe requiere papel tamaño carta para su correcta impresión (si desea imprimirlo). puede proceder a la generación del informe final o Consolidado Mensual. Si la cantidad de registros es voluminosa.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Una vez definido el criterio de selección. Dirección General de Ingresos Página 34 de 67 . cabe destacar que éste puede ser generado las veces que sean necesarias.3. revisar la información ingresada en el período activo. a través de la generación de un Informe Previo. A medida que vaya ingresando registros. montos y cantidad de registros incorporados.

Se recomienda procurar al máximo. posterior al primer informe remitido. ya que los informes sólo pueden ser sustituidos hasta nueve veces en el SAIRI. “todo contribuyente tiene derecho a realizar las sustitutivas necesarias para corregir datos de sus declaraciones originales en cualquier impuesto” se creo la ventana “Informes Sustitutivos”. mediante la cual se podrán hacer ampliaciones o correcciones a los informes generados. Las sustitutivas a los informes también pueden ser motivadas por errores involuntarios u omisiones en el proceso de elaboración y temprana generación. la inclusión de todos los pagos sin omitir factura alguna que corresponda al “Período de Trabajo”. Active la ventana “Generación de Informes Sustitutivos” desde el menú PROCESOS opción “Informes Sustitutivos”.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 2. justificado principalmente por sustitutivas realizadas a las declaraciones de impuestos que representan cambios en las retenciones y crédito fiscal contenidos en los informes entregados a las Administraciones de Rentas.4 “Informes Sustitutivos”: Bajo el principio que. Dirección General de Ingresos Página 35 de 67 . Gráfico 35 Solamente a través de ésta ventana podrá activar un informe original cerrado (un Período de Trabajo Exportado). así como todos aquellos informes sustitutivos.2.

IMPORTANTE: El primer Informe Consolidado Mensual “ICM” presentado en la Administración Tributaria e incorporado tanto en el portal del SAIRI como en el SIT se le tomará como un informe Original. En la primera línea. Cuando inicie un informe sustitutivo. es decir.5 “Generación de Informes”: El sistema tiene predefinido nueve tipos de reportes básicos que le ayudarán decisivamente en el análisis de su información. Por ejemplo: quizás le interese saber cuánto le ha pagado a un proveedor específico y compararlo con otro que le proporciona igual producto. Generar nuevamente el “Informe Consolidado mensual” desde el menú “Exportar Archivo”. 2. si pasará a ser “Sustitutiva” y qué número. indica si el informe almacenado es original o sustitutivo y qué número de sustitutiva es. La ventana (Gráfico 35) le presenta la información que requiere saber en este momento sobre los períodos visibles. con una antigüedad máxima de 48 meses desde la fecha actual hacia atrás. #” en referencia al tipo de informe y número.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI En la celda desplegable “Períodos Informados” encontrará todos los informes mensuales que haya terminado e informado. También puede imprimir el reporte básico seleccionando únicamente el Informe sin combinar “Criterios de Dirección General de Ingresos Página 36 de 67 . Para tener acceso a la “Generación de Informes” debe presionar dicha opción desde el menú PROCESOS. Una vez que decida hacer una sustitutiva seleccione el período indicado y presione el botón Generar. la siguiente línea. sin embargo en cualquier opción seleccionada es permisible combinarla con los cinco “Criterios de selección”. “Informe a generar”.2. permitiéndole identificar si está cerca del límite de sustitutivas. podrá tenerlo como una herramienta para hacer sus propios cálculos que nada tengan que ver con la entrega del informe. Se dará cuenta que el período seleccionado desaparecerá del listado “Períodos Informados” y adquirirá el estatus de “Sustitutiva”. o podría saber el monto de su inversión período a período en la adquisición de bienes específicos que solo ciertos proveedores le proporcionan. sean originales o sustitutivos. Además. el programa le trasladará a la ventana “Información Fiscal de los Proveedores” y le mostrará como encabezado “Informe Sustitutivo de Crédito fiscal y Retenciones No. que en realidad representan nueve alternativas distintas de combinación. “Ultimo informe generado”. A continuación se describe la correcta conducción de dicha ventana: La ventana se compone de dos grupos de opciones: “Informes disponibles” y “Criterios de selección”. Solo es posible seleccionar una de las siete opciones de “Informes disponibles”. con ellos fácilmente podrá detectar problemas o inconsistencias en los datos ingresados. de manera que cada vez que reingrese al Sistema para retomar su trabajo pendiente. Para finalizar este tipo de informes debe proceder igual que lo hizo con el informe original. necesitará dirigirse a la ventana “Período de Trabajo” para abrir la sustitutiva que activó desde la ventana “Generación de Informes Sustitutivos” y que le falta remitir. indica cual es el valor que adquirirá ese informe. valiéndose de todos los atributos brindados por el programa.

Por las características del mismo tiene la oportunidad de hacer las siguientes combinaciones: Gráfico 36 a. Cuando ha definido su reporte debe presionar Imprimir. Por Número RUC: este reporte le permite observar todos sus proveedores ordenados por el Número RUC. si se digita en “Desde” se presentarán todos los proveedores desde ese hasta el último que contiene información. En él se listan ciertos campos de interés para relacionar un número RUC (Gráfico 37). Por Nombre o Razón Social. “Por Documento/Concepto – Factura de contado”. “Por Documento/Concepto – Retención Definitiva (no residentes)”. se le mostrará un mensaje indicando que el informe requiere un tamaño de papel específico para su correcta impresión. al ingresar los mismos valores en ambas celdas. “Por Documento/Concepto – Declaración Aduanera”. si se digita en “Hasta” se presentarán todos los proveedores desde el inicio hasta el mes ingresado. “Por Documento/Concepto – Dietas”. A continuación se describen los informes básicos: Por Número RUC. “Por Documento/Concepto – Servicios o Bienes (otro documento)”. Por Datos generales de los Proveedores y finalmente Por rangos de fecha (cabe mencionar que se refiere a la fecha de ingreso de los registros y no a la de emisión del documento). El rango puede corresponder a un mismo período. o Un rango indefinido: ingrese un período en una de las dos celdas. “Por Documento/Concepto –Salarios”. los que no poseen RUC se situarán al inicio del informe. Desde y Hasta). Por Primer Apellido. “Por Documento/Concepto – Factura de crédito”. Por Número de Cédula de Identidad. 1. respecto al último del rango de su interés en la celda “Desde” y el mayor en “Hasta”. o Rango de períodos específico: ingrese el período menor. siempre que estos contengan registros. “Criterio de Selección” Nº 1 (Rango de Períodos.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI selección”. Dirección General de Ingresos Página 37 de 67 . Puede solicitar que la información a presentar corresponda a un “Período de Trabajo” definido o a un rango.

Puede combinar con los criterios: a. “Criterio de Selección” Nº 1 (Rango de Períodos. hayan sido terminados o no. “Criterio de Selección” Nº 5 (Subtotales). 2. b. d. si el tipo de informe lo permite usted puede solicitar que se presenten subtotales después de cada proveedor. Nombre o razón social y Primer apellido según el Informe Disponible que seleccione. “Criterio de Selección” Nº 4 (Documento/Concepto). es decir todos los Períodos con Información. puede seleccionar cualquier tipo de documento o concepto de la lista. b. “Criterio de Selección” Nº 2 (Rangos de número RUC. c. la diferencia principal radica en que hará referencia directa a una empresa ingresando su “Razón Social” y quizás le será más fácil seleccionar a un proveedor cuando no tenga los otros datos. Criterio de Selección” Nº 2 (Rangos por Nombre o Razón social. que la información a presentarse corresponda a un número de documento definido o a un rango. Cuando no defina un rango el sistema presentará la información de todos los documentos o proveedores. las celdas siempre funcionan igual. esto hará que se presenten todos los registros que poseen un documento específico. En esta celda también ingresará rangos de RUC. basado en el funcionamiento de las celdas Desde y Hasta descritos en el criterio Nº 1. Por Nombre o Razón Social (Gráfico 38): es análogo al reporte Por Primer Apellido. Dirección General de Ingresos Página 38 de 67 . puede solicitar. Desde y Hasta): o Seleccionar un proveedor específico o un rango de proveedores específico: ingresando el Nombre o Razón Social en ambas celdas o bien el menor (alfabéticamente). respecto al último del rango de su interés en la celda “Desde” y el mayor en “Hasta”. o Un rango indefinido: al ingresar un Nombre o Razón Social en una de las celdas. “Desde” o “Hasta”. ordenado por cualquier criterio que haya definido antes. puede solicitar que se presente un “Período de Trabajo” definido o un rango.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Gráfico 37 Cuando no defina un rango. el sistema presentará todo el universo de la información existente. hayan sido terminados o no. Desde y Hasta). Cuando no defina un rango el sistema presentará la información de todos los Período. Desde y Hasta).

o Seleccionar un rango de período específico: ingrese el mes inicial respecto al último del rango de su interés en la celda “Desde” y el mayor en “Hasta”. Puede ingresar un mismo mes en ambas celdas. Gráfico 38 7 Las imágenes han sido modificadas en su tamaño para efectos del manual del usuario. puede solicitar que se muestren o no. Desde y Hasta). para presentar los registros que poseen dicho documento. Los proveedores jurídicos son ordenados por la Razón Social. d. d. Las características de este informe permiten hacer las siguientes combinaciones: a.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI c. Por Primer Apellido:7 El programa presentará una lista ordenada alfabéticamente de todos los proveedores por el “Primer Apellido” . puede seleccionar cualquier tipo de documento o concepto para presentar a quienes poseen dicho documento ordenados por Apellido. “Criterio de Selección” Nº 1 (Rango de Períodos. puede seleccionar cualquier tipo de documento o concepto de la lista. en estos casos puede digitar solo una letra para definir rangos en vez de un apellido completo. “Criterio de Selección” Nº 3 (Documento/Concepto). puede solicitar que la información a presentarse corresponda a un proveedor definido o un rango. Desde y Hasta). subtotales después de cada proveedor agrupado. “Criterio de Selección” Nº 3 (Documento/Concepto). si se digita en “Desde” se presentará toda la información desde el valor indicado en adelante hasta el final. “Criterio de Selección” Nº 2 (Rangos por Primer Apellido. o Un rango indefinido: ingrese un período en una de las celdas. puede solicitar que se presenten subtotales después de cada proveedor. “Criterio de Selección” Nº 4 (Subtotales). en este caso se agruparán los registros de cada proveedor y al final se sumarán. c. b. si se digita en “Hasta” se presentará toda la información desde el inicio de meses con información hasta el mes indicado. “Criterio de Selección” Nº 4 (Subtotales). Dirección General de Ingresos Página 39 de 67 . 3.

incluso de terceros a los cuales se hace referencia. se presentarán todos los números de ‘Facturas’ de todos los períodos. por Número de Comprobante de Dietas. se le presentaran en forma de listado. Dirección General de Ingresos Página 40 de 67 . En algunos casos deberá ejecutar antes del reporte. incluyendo la serie. porque se permite que un mismo número de comprobante de pago se asigne a varias personas. En estos reportes también puede conseguir que se presente un número específico. Ese administrador es el que temporalmente tendrá todos los derechos. 2. que sí presentaran subtotales por todos aquellos números de documentos que se aplicaron a varios proveedores.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 4. se requiere tener el número de los documentos. Si al final decide no seleccionar ningún número ni rango específico. se presentará un subtotal. una búsqueda en la “Vista Previa” para tomar nota de los valores que debe incorporar en los rangos “Desde” y “Hasta” de los distintos reportes presentados. y no es posible que por negligencia se pierda el arduo trabajo de incorporación de registros. para poder establecer un parámetro de selección. por otro lado si el contribuyente no posee sistema computarizado que le ayude. Si determina un rango que contenga todos los documentos que le interesen. por Número de Comprobante de Salarios. esto es vital si analizamos que los datos almacenados están relacionados con los tributos y que si de alguna manera son distorsionados afectaría gravemente la imagen de una empresa. es decir que si es Factura. debido a que el sistema asigna como Administrador original al primero que ingrese y digite la información general del contribuyente responsable retenedor. Los números se listan de forma ascendente. Al seleccionar un número de documento específico en el Reporte por número de comprobante. es importante que la persona responsable del sistema ingrese inmediatamente los datos del Contribuyente Responsable Retenedor. por Número de Comprobante de Servicios o Bienes (otro documento). principalmente en los reportes de “Factura” y “Declaración Aduanera”. sucederá que se presentarán todos los documentos relacionados al tipo de reporte. no así con los reportes que tienen número de “Comprobantes”.2. por ejemplo el caso de los salarios y las dietas. hasta que él decida ceder derechos de Administrador a otros usuarios. por Número de Comprobante de Retención Definitiva y por Número de Declaración Aduanera. entonces la información solo podrá ser digitada. al menos. Por Documento/Concepto: es decir por Número de Factura (sean de Crédito o de Contado). Gráfico 39 Cuando sea instalado el sistema con la carpeta Servidor en la computadora definida como servidor.6 “Administración de Usuarios”: El sistema le proporciona una herramienta de seguridad para que controle el acceso al programa. mismo que si está repetido en varios proveedores se reflejará por cada uno. Estas opciones tienen un funcionamiento muy similar.

Gráfico 40 Cuando necesite ingresar a usuarios presione el botón Agregar. Para eliminar registros solamente seleccione al usuario y presione el botón Eliminar. Si va a incorporar a otro usuario presione Agregar en la ventana descrita en el Gráfico 39. en la ventana “Cambiar Tipo de Usuario”. Esta ventana lista todos los usuarios agregados al sistema. Ingrese a la ventana “Administración de usuarios del Sistema SAIRI” desde el Menú PROCESOS con la opción Administración de usuarios. se abrirá la Ventana “Incorporación de Usuarios”. Tenga presente que un Administrador tendrá derecho de eliminar a otros usuarios y será el único con capacidad de generar un “Informe Consolidado Mensual” Original. de lo contrario no podrá. pero si la contraseña del Administrador es perdida no habrá solución para los problemas que esto implica. Para definir si un usuario va a ser un Administrador marque el cuadro a la par de “Administrador” en la ventana “Incorporación de usuarios del SAIRI” del Gráfico 40. Recuerde que siempre debe tomar nota del Usuario y Contraseña. También podrá a través del botón Cambiar Modo. el programa producirá automáticamente el código de usuario. mediante el botón del mismo nombre. sin embargo cada acción tiene su propio riesgo. Dirección General de Ingresos Página 41 de 67 . para evitar olvidos. Además podrá cambiar contraseñas de acceso.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Mediante la ventana “Administración de usuarios del Sistema SAIRI” usted podrá agregar nuevos usuarios que tendrán acceso al programa y podrá definir quién de los que usted agregue será Administrador con iguales derechos que el primer usuario que se ingresó al sistema. igualmente será el único que podrá generar el “Informe Anual de Retenciones”. Esta herramienta es principalmente útil cuando instale usuarios Clientes que por medio de una red interna de computadoras tendrán acceso al sistema. SAIRI contiene internamente un registro de todas las operaciones realizadas por cada usuario. cuando presione la teclas Enter o Tab del teclado. para finalizar presione el botón Agregar. la única solución posible es la existencia de dos Administradores. que no haya sido informado. seguidamente usted debe ingresar la contraseña para ese usuario. digite los nombres y apellidos del usuario. antes que los usuarios entren al programa ya deben tener definido el Usuario y contraseña. si tiene permiso para eliminarlo podrá hacerlo. ubicado en el extremo inferior izquierdo de la primera ventana. otorgarle la propiedad de Administrador a un usuario que inicialmente fue ingresado sin esta característica. En caso que esto suceda para un usuario que no es Administrador simplemente puede incorporarlo otra vez y borrar el anterior.

así puede completarse la información faltante vía digitación o importación de forma simultánea y/o alternativa. La presente ventana “Importación de Registros desde Dirección General de Ingresos Página 42 de 67 .2. pero no podrán establecer el derecho de Administrador a esos usuarios. MENU: IMPORTAR ARCHIVO En el diagrama de procesos (Anexo I) se considera a esta parte del proceso como el segundo ciclo posible. Por tal motivo es de mucha importancia realizar respaldos de la base de datos periódicamente. Dicho de otra forma. Gráfico 41 Para respaldar su base de datos. Este es el archivo donde se almacena toda la información ingresada al sistema. Muchos responsables retenedores que poseen sistemas contables computarizados pueden optar a este mecanismo.7 “Respaldar Base de Datos”: El SAIRI tiene la opción de respaldar el archivo “Impuestos_ME. Sin embargo usted podrá seleccionar la Unidad de Destino y Directorio Destino que mejor le convenga para sus propósitos de respaldo. ejemplo: “Impuestos_ME21062010. permite combinar la importación de archivos planos con la digitación. pero no podrán borrar a usuarios incorporados por otras personas como el Administrador. o en un medio de almacenamiento óptico (CD-R o CD-RW). es la base de datos del SAIRI. solamente deben cumplir con los requisitos definidos en el Anexo III. ingrese al menú Procesos y seleccione la última opción: “Respaldar Base de Datos”. es indispensable crear un archivo plano con la información del período fiscal que desea informar. Los usuarios que creen a otros usuarios podrán borrarlos. La importación de archivos planos es otra de las herramientas más importantes contenidas en el SAIRI. Se recomienda realizar el respaldo en otro disco duro (si la computadora tuviera más de uno).mdb”. toda la información ingresada se habrá perdido.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Los usuarios creados por el administrador pueden crear a otros usuarios. Una vez seleccionados. deberá copiarlo en la carpeta C:\SAIRI (si el respaldo lo grabó en otro sitio) y eliminar la fecha del nombre del archivo quedando únicamente “Impuestos_ME. Si posteriormente necesita utilizar el archivo de la base que respaldó. Si ese archivo se daña o se extravía accidentalmente. Esta información debe ser generada desde su sistema cumpliendo con los requisitos del Anexo III. Aparecerá una ventana similar al Gráfico 41. El sistema predeterminadamente selecciona la carpeta C:\SAIRI para guardar el respaldo de la base de datos.mdb” localizado en la carpeta C:\SAIRI. haga clic en el botón Crear Respaldo y se creará el respaldo El nombre del nuevo archivo es “Impuestos_ME” más la fecha del día en que se realizó el respaldo. El sistema es altamente versátil.3. Gráfico 42 Antes de importar un documento. 2.mdb”. 2.

txt: contiene una copia de los registros que presentaron inconsistencias. “Resumen de importación de registros” (Gráfico 43). es el equivalente al impreso. Recomendamos nombrar el archivo plano haciendo referencia al período fiscal que informará. Debe evaluar los datos.txt. indicando la cantidad de Registros Analizados y el resultado desglosado en Registros Aceptados y Registros Rechazados. Cuando existen registros con problemas de incompatibilidad con la estructura o validaciones (igual que el ejemplo del gráfico). Finalizada la verificación el sistema le mandará un mensaje. Adicionalmente se crearán dos archivos cada vez que ocurra un rechazo de la importación. Cuando se carga está listo para ser verificado. 4. Seleccione el período de trabajo (detalle en Capítulo 2. el campo que posee problemas y las observaciones que indican puntualmente la inconsistencia. este proceso lógico se justifica porque de esa manera se indica a qué informe pertenecerán los datos que se importarán. La ventana “Importación de Registros desde Archivo” mostrará la leyenda: Archivo cargado: C:\SAIRI\[Nombre del Archivo]. archivo de las archivo informe Para corregir el inconveniente presentado tiene dos alternativas: Dirección General de Ingresos Página 43 de 67 . significa que antes de activarla deberá iniciar un “Período de Trabajo”. 2. SAIRI por definición siempre abre la ventana “Abrir” desde la carpeta SAIRI.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Archivo” está íntimamente relacionada con el período de trabajo. presione el botón 7. numeral 2. y donde se almacenarán. Gráfico 42 A continuación se describe el procedimiento a seguir en la importación de datos: 1.log: este permitirá reimprimir el detalle debilidades encontradas en el importado.2. Esta misma información que visualizará desde la ventana podrá ser impresa (presione el botón Informe de errores) para ser analizada. Automáticamente se abrirá la ventana “Importación de Registros desde Archivo”. 5. 6. presentará la ruta de acceso de acuerdo a la ubicación del archivo de texto a importar. la cantidad de inconsistencias. se le mostrará una lista de todas las inconsistencias encontradas.2). en la pantalla inicial del programa (Gráfico 3. estos son: o Registros_Rechazados_13072009_1. Presione el botón Cargar Archivo y se presentará la ventana “Abrir” de Windows desde la que podrá buscar y seleccionar el archivo plano generado por su sistema. Active la ventana al presionar el botón 24). o Errores_13072009_1. El nombre contiene la fecha en que se generó y un número consecutivo que le permitirá identificarlos. indicando con precisión el número de la fila donde se ubica el registro afectado.

opción “Tipo de Ingreso”. MENU: EXPORTAR ARCHIVO Al inicio se dijo que a través del SAIRI será posible cumplir de forma ágil con las obligaciones fiscales. Utilizar el archivo de Registros Rechazados para corregir las inconsistencias. podrá fácilmente cumplir con la entrega del detalle del Crédito Fiscal adjunto a su Dirección General de Ingresos Página 44 de 67 . donde podrá verificar la transferencia de datos y si desea realizar cambios o ampliaciones a la información. como contribuyente responsable retenedor. b. Podrá cerrar la ventana de importación y dirigirse a la ventana “Información Fiscal de los Proveedores”. Debe tener presente que existen varios documentos. Regenerar el archivo plano para importar todo nuevamente. En este caso se recomienda que primero elimine por criterio (Gráfico 32).Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI a. Cuando la importación es un éxito la información se almacena en la base de datos para el mes que usted activó. 2. ingrese al programa todos los datos de pagos por adquisición de bienes y/o servicios así como el desglose de las retenciones efectuadas y pagadas en concepto de IR en la fuente e IVA. Una vez que usted. pueden ser duplicados si se realiza una segunda importación sin haber antes eliminado la primera.4. que por sus características. Gráfico 43 8. si ya había realizado una importación deberá especificar la fecha de ingreso de los registros a eliminar) todos los registros importados antes de reimportar el archivo plano que regenerará desde su sistema. esto le facilita el trabajo porque presenta únicamente los registros con problemas.

En el sistema deberá dirigirse al menú EXPORTAR ARCHIVO para acceder al cumplimiento de sus obligaciones tributarias. a saber: 2. el archivo zip se puede grabar dentro de esta misma carpeta o bien en la de Respaldos. que se respaldarán en la unidad de almacenamiento que usted decida. una vez seleccionada la unidad se ubica la carpeta SAIRI (Gráfico 44B) . Como última etapa de los tres ciclos presentados (Anexo I). en él se observará un detalle consolidado que coincide perfectamente con la información digitada o importada. El reporte impreso se Dirección General de Ingresos Página 45 de 67 . Ambos (archivo y reporte). como se aprecia en el Gráfico 44A la unidad seleccionada para el caso es el disco duro (c:). está diseñado para promover el ahorro para el contribuyente en términos de impresión y documentos. Gráfico 44 A Gráfico 44B El “Informe Consolidado Mensual” contiene datos de las retenciones en la fuente del IR y el crédito fiscal trasladado al responsable retenedor con el pago del IVA. El presente menú consta de tres opciones. La entrega del archivo plano en medio magnético supone la devolución del mismo una vez que en la Administración se haya verificado la originalidad e idoneidad del archivo que se almacenará en nuestras bases de datos. así por cada entrega mensual de este informe estará presentando el Detalle del Crédito Fiscal y el Gráfico 45 Informe de Pagos y Retenciones correspondientes a un mes.1 “Informe Consolidado Mensual”: Este informe es sencillo y compacto. contenida en el archivo que se grabará en la unidad de destino que usted seleccione. con esto se confirma la orientación al ahorro en términos de reducir la utilización de medios. se encuentra la generación de archivos.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI declaración mensual del IVA y al mismo tiempo entregar el informe de pagos y retenciones en la fuente.4. se entregarán en las Administraciones de Rentas correspondientes al cierre de cada período mensual. e impresión de los reportes relacionados. ambos sin tener que digitar dos veces la misma información. Desde cualquiera de estas carpetas se puede mandar a grabar el archivo zip generado a otro medio magnético u óptico.

Se le presentará una ventana de confirmación (Gráfico 45) que le solicitará ingrese la contraseña del Administrador del SAIRI o uno de los Administradores que usted haya definido previamente. en este caso podrá cerrarla usted mismo cuando visualice que en el extremo superior izquierdo de la ventana diga Finalizado. y los que ya se han generado y/o entregado dirán “Informado”. que la ventana del Gráfico 46 no se cierre por sí sola. Si esto sucede no significa que el archivo no ha sido generado. A continuación se explica el procedimiento de generación del informe.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI entregará en la administración de Rentas y en respuesta al acuso de su informe se le entregará un documento que confirmará su transacción. 1. simplemente haga clic en la flecha desplegable del menú EXPORTAR ARCHIVO y seleccione “Informe Consolidado Mensual”. Dirección General de Ingresos Página 46 de 67 . 2. Es posible sin embargo. Esto significa que usted podrá en un futuro regenerar un archivo plano o un informe impreso. Se dará cuenta que en esta lista existen todos los meses que está trabajando y ha trabajado. recibo de aceptación. No es necesario que seleccione previamente el “Período de Trabajo” que va a generar/exportar. La ventana también solicita que confirme o actualice la dirección de correo electrónico del Responsable retenedor. celda “Períodos”. 3. Gráfico 45 Gráfico 46 4. Se le presentará el Gráfico 44A en cuya primera parte. Si el que intenta generar el informe no conoce la clave del administrador no podrá generar el archivo y reporte. debe seleccionar el mes del informe que va a generar o exportar. Los que están pendientes de ser entregados o generados tendrán la leyenda “Sin informar”. principalmente en Windows 98. Para generar el período que solicitó presione el botón Generar. Completada la información presione Aceptar. simplemente el programa de MSDOS no se cerró automáticamente al finalizar. El sistema mostrará una barra indicando el progreso de la generación y presentará otra ventana de MSDOS que rápidamente se cerrará.

Presione el botón Print.. Esta ventana le permite seleccionar la acción que necesita. simplemente seleccione el mes correspondiente y presione Generar en la ventana “Informe Consolidado Mensual” (Gráfico 44). la podrá hacer cualquier usuario. (Gráfico 49) presionando 6. Cuando necesite reimprimir un informe o generar nuevamente el archivo zip de un período. Gráfico 48 Dirección General de Ingresos Página 47 de 67 . Siempre verifique desde el explorador de Windows que el archivo se haya grabado en el directorio seleccionado. Después de presionar Aceptar (Gráfico 47) automáticamente se le presentará.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI 5. con los mismos valores al ejecutar la acción por vez primera. y el sistema le mostrará la ventana “Imprimir” de Windows para realizar la impresión. El archivo se copiará en la unidad de destino que usted haya seleccionado. generar el respaldo (archivo) o ambas cosas. después cierre la ventana en la esquina superior derecha.. Cuando el proceso anterior termine se le mostrará el Gráfico 47 informándole sobre el nombre del archivo que se creo. El documento debe ser impreso en papel con membrete de la empresa y será firmado por el responsable del departamento de contabilidad así como por el representante legal de la empresa. automáticamente se almacenará una copia del mismo en la carpeta Respaldo que se ubica en la carpeta SAIRI de la computadora que genere el informe. la vista previa del Informe Consolidado Mensual (Gráfico 49) que imprimirá para entregar en la Administración de Rentas Gráfico 47 donde tributa. Una reimpresión no necesita que la haga el administrador del sistema. previa advertencia del tamaño del papel necesario. Imprimir solamente El informe (documento). en este momento se le presentará una nueva ventana (Gráfico 48).

Este informe también es producido en dos vías. Para generar otros períodos simplemente repita los pasos del 2 al 5 cuando sea original o el 2 y 6 cuando sea una reimpresión o regeneración del archivo plano. Dirección General de Ingresos Página 48 de 67 .4. Sin embargo es una herramienta útil para el contribuyente. Informe impreso y archivo plano que se guardará automáticamente en la unidad de destino que usted elija.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Gráfico 49 La generación del “Informe Consolidado Mensual” se finaliza con el numeral 5. 2.2 “Informe Anual de Retenciones”: Es importante destacar que los que están obligados al SAIRI no están obligados a la presentación del reporte anual de retenciones.

cuando termine se mostrará el Gráfico 47 informándole sobre el nombre del archivo que se creo. este reflejará esos cambios y dejará de ser igual a cualquier otro que se generase primero. 2. producto que siempre será un original por las posibles sustituciones que se realicen a los períodos mensuales. Después de presionar Aceptar se visualizará un mensaje advirtiendo el tamaño del papel necesario para la correcta impresión del “Informe Anual de Retenciones”. que observará en vista previa (Gráfico 51) cuando presione Aceptar. La información incluida es exclusivamente de los pagos y las retenciones durante un Período Fiscal ordinario (01/Julio a 30/Junio). El informe presenta la información actualizada de todos los períodos fiscales generados o remitidos.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI El informe contiene en detalle los pagos a proveedores. También debe actualizar o confirmar la dirección de correo electrónico del Responsable retenedor. Se presentará la ventana de confirmación (Gráfico 45) que le solicitará ingresar la contraseña del Administrador del SAIRI o uno de los Administradores existentes. estos se activan automáticamente conforme transcurre el tiempo. siempre y cuando exista al menos un período mensual informado o generado. El informe debe imprimirse en papel membreteado de la empresa. 4. Siempre tendrá activos los períodos anteriores y en este caso no habrá nada que le indique si han sido informados o no. 1. ese período activo no será incorporado en la información impresa ni magnética del Informe Anual seleccionado. Cuando necesite generar nuevamente el informe impreso y el archivo plano de un período fiscal simplemente repita los pasos del 1 al 3. Para generar el período que solicitó presione el botón Generar. producto de una sustitución a cualquier mes dentro del Período Fiscal. Gráfico 50 3. firmado y sellado por las dos personas que se detallan al pie del reporte. Haga clic en la opción “Informe Anual de Retenciones” del menú EXPORTAR ARCHIVO. Completada la información presione Aceptar. Dirección General de Ingresos Página 49 de 67 . agrupándolos por tipo de Documento/Concepto. es decir que si se genera el “Informe Anual de Retenciones” y existe algún “Período de Trabajo” activo (no remitido) perteneciente al año fiscal que se escogió. A continuación se explica el procedimiento de generación del informe. Seleccione de la celda “Períodos” (Gráfico 50) uno de los períodos fiscales disponibles. La extensión dependerá de la cantidad de registros y documentos almacenados. El sistema mostrará una barra indicando el progreso de la operación de generación. Un “Informe Anual de Retenciones” puede ser regenerado siempre que se necesite. pero si existen cambios en algún “Período de Trabajo”.

Asimismo toda la información está consolidada en una sola base de datos y podrá generar un único Informe Mensual Consolidado por período (mes) de trabajo. LAN). el SAIRI puede ser utilizado por varios usuarios para ingresar información a una base única desde distintas computadoras conectadas a una red local interna (Local Area Network. El Dirección General de Ingresos Página 50 de 67 . no están ubicadas en el mismo edificio o no se posee una LAN a través de la cual puedan comunicarse. no será posible entregarlos en las Administraciones de Rentas. Existen ocasiones que las áreas encargadas de la información solicitada por el SAIRI. recursos humanos y contabilidad están ubicados en edificios diferentes y no están interconectados por una red.3 “Archivo para Unificar”: Como sabrá. Este debe contener toda la información que se les solicita para presentarlo en la Administración de Renta donde esté inscrito. De esta forma varios usuarios de diferentes áreas de la empresa (por ejemplo. Por cada período de trabajo deben generar un “Informe Consolidado Mensual”. En este caso utilizaremos la opción “Archivo para Unificar”. Si la información del mes (período de trabajo) está disgregada en más de un Informe Consolidado Mensual por ser generados en diferentes áreas que no están interconectadas. Supongamos que dos áreas. pueden ingresar al mismo tiempo la información solicitada en la base de datos del SAIRI. recursos humanos. Es aquí la importancia de la opción “Archivo para Unificar”.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Gráfico 51 4. porque se aceptará únicamente un Informe Consolidado Mensual por período de cada empresa. el cual es único para cada período. tesorería y contabilidad).

4. Contabilidad deberá importar el archivo en su base de datos.1 de este manual 10. Cuando Recursos Humanos termine de ingresar toda la información del período y verifique que no hace falta nada. 3. siguiendo el procedimiento explicado en la Inc 2. 7.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI primero necesita informar todos los pagos en concepto de salarios y dietas. A continuación en el menú Exportar Archivos. El archivo se guardará en la carpeta C:\SAIRI. Gráfico 52. en nuestro ejemplo la oficina de contabilidad.4. seleccionará la opción “Archivo para unificar”. En la ventana Generar Archivo de Importación (Gráfico 53). el segundo informa lo relacionado a compras y pagos de proveedores.1). 2.2. seleccionará el período que desea importar. Tomando este supuesto como ejemplo. Por ejemplo Julio del 2010. Dirección General de Ingresos Página 51 de 67 . como servidor en ambas 2. haremos lo siguiente: 1. Con esta operación habrán terminado de completar la información y consolidado en una sola base de datos la información necesaria para generar el Informe Consolidado Mensual inc.4. Una de las áreas deberá consolidar los informes mensuales. Supongamos que Contabilidad será la encargada de consolidar la información del mes a partir del informe de Recursos Humanos y de su propia información. Instalar el SAIRI dependencias. procederá a generar el Informe Consolidado Mensual (inc. 6. Cuando el sistema termine de generar el archivo plano de importación se le presentará en pantalla un mensaje como el del Gráfico 54. El archivo de texto generado y copiado en el directorio seleccionado deberá entregarse al encargado de unificar la información. Entregar el Informe Consolidado Mensual en la Administración de Rentas que le corresponda. Cada dependencia. Ingresará la información pertinente seleccionando previamente el período de trabajo. Gráfico 52 5.3 de este mismo manual 9. Gráfico 53 8.

por consiguiente debe abrir la ventana “Período de Trabajo” para seleccionar el mes que informará. Después de inicializar el programa. La primera vez que utilice el sistema lo que realizará es un informe original. Si la información es digitada [entramos al PRIMER CICLO descrito en el diagrama].Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Anexo I DIAGRAMA DE PROCESO Como puede apreciar. A continuación se explica a grandes rasgos el funcionamiento de cada uno. una vez ingresado los datos (parcial o totalmente) podrá hacer cambios a los Dirección General de Ingresos Página 52 de 67 . usted tomará la decisión de introducir un informe original o realizar una sustitutiva. en el diagrama de proceso existen tres alternativas o ciclos bien definidos que el usuario puede usar dependiendo de la situación en que se encuentre. deberá dirigirse al menú procesos y seleccionar la opción “Información Fiscal” que abre la ventana “Información Fiscal de los Proveedores”. le corresponde decidir si el ingreso de datos será manual o lo hará a través de importación de archivos planos. Después que seleccionó uno de los meses disponibles.

Cuando no se encuentra ningún error. el sistema incorporará todos los datos en su base de datos. señalará en un listado todas las líneas cuyos registros. Para tal fin se debe activar la ventana “Generación de informes sustitutivos” desde la opción “Informes Sustitutivos” en el menú “Procesos”. se encuentran los informes sustitutivos que usted podrá hacer. Todos le proporcionan agilidad en el análisis y verificación de datos. COMO TERCER CICLO y última alternativa del proceso. por ende usted tendrá que realizar los cambios indicados. entonces dará paso al SEGUNDO CICLO visible en el diagrama. Desde este portal buscará el archivo plano (el programa busca por definición en la carpeta SAIRI) generado por su sistema contable computarizado y una vez captado será evaluado de acuerdo a la estructura de la base de datos y validaciones definidas en el ANEXO II para determinar la idoneidad de la información. Cuando el usuario decida que el ingreso de datos no será vía digitación. o bien la estructura de la tabla. Dirección General de Ingresos Página 53 de 67 .Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI mismos desde ésta ventana al presionar el botón “Vista Previa” que abrirá la ventana “Vista de datos de la información fiscal”. RECUERDE Los sustitutivos aquí mencionados son los que genera el SAIRI. no necesariamente son los presentados a la Administración Tributaria. Para finalizar éste ciclo. definiendo para cada uno un rango de períodos específico. Al finalizar la inserción de datos y depuración de los mismos. solo falta la impresión (en papel con membrete de la empresa. La decisión de realizar un informe sustitutivo dependerá básicamente de la existencia de uno o varios informes originales remitido y que estos requieran de correcciones que afectan la información remitida en el archivo plano y las declaración hechas en los formularios de cada impuesto.txt que se creará siempre con los registros rechazados. Si existen inconsistencias en los datos. Si el sistema detecta errores en una parte del archivo importado entonces separará los registros buenos de los malos. el usuario está listo para realizar el respaldo (‘Exportar [el] Archivo’) del “Informe consolidado mensual” que entregará a la DGI. hasta un máximo de nueve veces para cada Informe original generado cuando sea necesario [para corregir posibles inconsistencias]. Una vez superada la evaluación usted podrá hacer ampliaciones ingresando más registros. no coinciden con los parámetros definidos en el sistema. donde el contribuyente deberá abrir la Ventana “Importación de registros desde archivos” a través del menú “Importar Archivo”. de modo que solo los correctos se incorporarán al sistema y para los restantes se desplegará un listado de las fallas encontradas el cual usted tiene la opción de imprimirlos y/o corregirlos desde el archivo Registros_Rechazados_[fecha:ddmmaaaa]_[consecutivo]. se encuentran las nueve opciones predefinidas de reportes (impresión de datos con distintos criterios). A partir de aquí el proceso a seguir es el mismo que en el primer ciclo. Si decide no corregir los registros desde el archivo “Registros_Rechazados…” deberá generar nuevamente el archivo plano y cargarlo en el sistema para su evaluación. Como herramienta eficaz para determinar la consistencia de la información y ausencia de errores con respecto a sus registros. el SAIRI emita el mensaje correspondiente para cada caso. que en dependencia de las combinaciones que realice puede generar hasta un máximo de 42 reportes. generar reportes y exportar el archivo que entregará a la DGI. para visualizar todos los registros incorporados (por digitación o importación de archivo plano) y escoger el que desee modificar e incluso eliminar. solo así logrará incorporar los datos. aquí se escogerá el período del informe a sustituir y los cambios se deberán realizar en la ventana “Información Fiscal de los Proveedores”. sello y firma del responsable de contabilidad y el representante legal) del reporte o carta de presentación que respalda al contribuyente en la entrega a la DGI del archivo plano que contiene el “Informe consolidado mensual”.

y este a su vez puede realizar importaciones. Personas Jurídicas: Incluye todas las sociedades. Servicios o bienes (otro documento). Las acciones comerciales realizadas (pagos) en combinación con la naturaleza del proveedor nos llevan a definir la celda Documentos y Conceptos bien específicos. DOCUMENTOS/CONCEPTOS El sistema SAIRI ha sido diseñado para proporcionar la mayor cantidad de facilidades posibles. esto nos conduce a deducir inicialmente tres tipos de proveedores: 1. Dirección General de Ingresos Página 54 de 67 . (que registrará los datos en el SAIRI). a saber: 1. Documentos: Factura de Contado o de Crédito (bienes o servicios) y Declaraciones Aduaneras. Dietas. se suele hacer compras a personas naturales que no poseen número RUC. gobierno. Naturales sin RUC: En este grupo tenemos a los profesionales que trabajan de forma independiente ofreciendo sus servicios profesionales. ONG. Retención definitiva. Cualquiera de las personas descritas puede vender bienes o brindar servicios al Responsable Retenedor. 3. asalariados y las personas extranjeras no residentes y no domiciliados ya sean personas naturales o jurídicas. persona natural o jurídica. En consecuencia se desarrolla la siguiente relación que entrelaza la naturaleza del proveedor y la transacción realizada. Todos los extranjeros no residentes a los cuales se les realiza pagos serán registrados sin RUC. 2. Naturales con RUC: Incluye todas las personas físicas. con esa orientación el programa le indicará qué tipo de operaciones o documentos puede registrar en dependencia del tipo de proveedor al que le haya pagado. etc. 2. que poseen negocios a título personal o son prestadores de servicios profesionales. Con el número RUC el sistema puede determinar la diferencia. Conceptos: Salarios.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI ANEXO II RELACION RUC VRS. que nos indicará cuales son los documentos o transacciones que se pueden registrar para cada persona (ver cuadro en página siguiente). sin embargo en las operaciones cotidianas.

Monto s/Impuesto e IR. Salarios 3. Documento (consecutivo preimpreso). Monto s/Impuesto e IR. Documento (consecutivo preimpreso). Servicios o bienes (otro Dirección General de Ingresos No. No. Factura de Crédito o Contado (bienes o servicios) Pagos Parciales de factura de crédito.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Naturaleza del Proveedor Personas Jurídicas (siempre deben tener RUC) Documento/Concepto Celdas a habilitar / llenar No. No. Documento (consecutivo preimpreso). No. Crédito Proporcional e Información complementaria y/o dirección (número de comprobante de pago). No. Documento (número de Página 55 de 67 . Fecha de emisión. Monto s/Impuesto e IR. Concepto de pago. Crédito 1. Fecha de emisión. Concepto de pago. Dieta 3. Concepto de Pago. No. Documento (número de comprobante de pago). IR e Información complementaria y/o dirección (número de comprobante de pago). Monto sin Impuesto. Documento (número de comprobante de pago). Monto sin Impuesto. IR e crédito. IR e Información complementaria y/o dirección (Dirección). Documento (consecutivo preimpreso). Factura de Contado o de crédito Proporcional e Información complementaria y/o dirección (número de comprobante de pago). Salarios Persona Natural sinRUC 2. Monto sin Pagos Parciales de factura de Impuesto(pago total o parcial). Documento (número de comprobante de pago). No. Fecha de Emisión. Concepto de pago. IR IVA. No. Monto sin Impuesto(pago total o parcial). Persona Natural con RUC 2. Documento (número de comprobante de pago). Monto s/Impuesto e IR. Fecha de Emisión. Monto s/Impuesto. No. Dietas Retención definitiva 4. Fecha de emisión. IR IVA. Información complementaria y/o dirección (número de comprobante de pago). Fecha de emisión. Retención definitiva 1. Fecha de emisión. Concepto de Pago. Documento (número de comprobante de pago). Servicios o bienes (otro documento) 1.

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Naturaleza del Proveedor

Responsable Retenedor
(quien elabora el informe)

Documento/Concepto
documento)

Celdas a habilitar / llenar
comprobante de pago), Fecha de
emisión, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto, IR e Información
complementaria
y/o
dirección
(Dirección).
No. Documento (número de
4. Retención definitiva (no
comprobante de pago), Fecha de
residentes sean naturales o jurídicos) emisión, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto e IR.
No.
Documento
(consecutivo
preimpreso), Fecha de Emisión,
Concepto de Pago. Monto sin
Impuesto,
IVA,
Crédito
Proporcional
e
Información
complementaria
y/o
dirección
(número de comprobante de
pago.
1.

Declaración aduanera

2.
3.

Auto Retención Definitiva

Servicios o bienes
(otro documento)

No. Documento No de recibo fiscal
(consecutivo preimpreso), Fecha
de Emisión, Concepto de Pago.
Monto sin Impuesto,Retención e
Información complementaria y/o
dirección
(número
de
comprobante de pago.

Los campos que se describen en la columna 3 (celdas a habilitar) corresponden a los que se
encuentran después de los datos generales de los proveedores o asalariados. Las personas
naturales, con o sin número ruc, también pueden ser ingresadas con la Cédula de Identidad.

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ANEXO III

ESTRUCTURA DE ARCHIVOS PLANOS
Archivo Plano utilizado para la Importación de Registros
El Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado (SAIRI) ofrece
una característica importante para aquellas organizaciones que dispongan de algún sistema
contable, la cual consiste en capturar los datos de las transacciones efectuadas haciendo uso de
un archivo plano (con formato de texto). Placiste
El archivo plano deberá contener los atributos según se detallan a continuación:
Campo/ Celda
Límite Inicial
Tamaño/ Ancho
RUC del proveedor
1
14
Cédula de Identidad
15
16
Primer Apellido
31
25
Segundo Apellido
56
25
Nombre o Razón Social
81
50
Tipo de documento/concepto
131
1
Serie de Documento
132
1
Número de Documento
133
15
Fecha de emisión
148
10
Descripción del pago
158
70
Monto sin Impuestos
228
14
Monto de IVA
242
14
Monto de Retención IR
256
14
Crédito Proporcional
270
6
Información Complementaria y/o Dirección
276
100
Tamaño de Registro
1
371
Otras consideraciones indispensables a tomar en cuenta para una efectiva migración del archivo
plano al Sistema SAIRI son:
o
o
o
o

El archivo de texto debe tener asociada la extensión “txt”.
El archivo de texto debe estar perfectamente tabulado, es decir, cada atributo deberá
encontrarse en las posiciones que le correspondan.
Todos los atributos deben cumplir con las validaciones pertinentes.
Cada registro debe poseer 15 atributos y una longitud fija de 371 caracteres.

Validaciones aplicadas en la Importación de archivos planos
RUC del Proveedor
Definición: RUC de proveedores, importadores, asalariados o miembros de juntas directivas,
etc.
Tamaño: 14 caracteres.

Si el proveedor tiene RUC, la longitud es estrictamente de 14 dígitos alfanuméricos.
Debe ser un número entero positivo.

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Se permiten caracteres alfanuméricos.
El ruc del proveedor debe contener formato texto
Cuando se informan Declaraciones aduaneras y Facturas de Autoconsumo, el RUC del
Proveedor debe ser estrictamente el RUC del Retenedor, el cual sólo puede informar
Declaraciones aduaneras y Facturas de autoconsumo y auto retención definitiva.
El RUC del Proveedor es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.

Cédula de Identidad
Definición: Cédula de identidad del proveedor de bienes o servicios (sólo para personas
naturales).
Tamaño: 16 caracteres.



Si el proveedor (persona natural) tiene cédula de identidad, la longitud es estrictamente de 16
caracteres.
El formato válido para la cédula es: “###-######-####[A-Z]”.
Únicamente se permiten caracteres alfanuméricos y el guión.
La cédula de identidad debe contener una fecha válida entre los dígitos 5 al 10 (en formato
ddmmaa) y debe corresponder con la fecha registrada en el RUC del proveedor (si tiene un
RUC asociado).

Primer Apellido
Definición: Primer apellido del proveedor.
Tamaño: 25 caracteres.



Es obligatorio para personas naturales y debe tener una longitud mínima de 3 caracteres.
Debe ser vacío para personas jurídicas.
Únicamente se permiten los siguientes caracteres:
“ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ” y el espacio en blanco.

Segundo Apellido
Definición: Segundo apellido del proveedor.
Tamaño: 25 caracteres.

Es opcional para personas naturales, pero si tiene algún contenido debe tener una longitud
mínima de 3 caracteres.
 Debe ser vacío para personas jurídicas.
 Únicamente se permiten los siguientes caracteres:
“ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ” y el espacio en blanco.

Nombres o Razón Social
Definición: Nombre (personas naturales) o razón social (personas jurídicas) del proveedor.
Tamaño: 50 caracteres.


Es obligatorio tanto para personas naturales como jurídicas y debe tener una longitud
mínima de 3 caracteres.
Únicamente se permiten los siguientes caracteres:
“ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ&” y el espacio en blanco.

Dirección General de Ingresos

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Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI  Se verifica que todos los nombres o razón social a un mismo RUC o Cédula. Cuando reporta una Fecha de emisión de documento. Únicamente se permiten los siguientes caracteres: “ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ”. no se permite que un mismo RUC o Cédula tenga más de un nombre o razón social. Los valores permisibles corresponden a: Valor 1 2 3 4 5 6 7 Tipo de Documento / Concepto Factura de Contado (bienes o servicios) Salarios Dietas Servicios o bienes (otro documento) Retenciones definitivas Declaración aduanera Factura de Crédito (bienes o servicios) Serie de Documento Definición: Serie del documento que se informa. Tamaño: 15 caracteres. Fecha de Emisión Definición: Fecha de emisión del documento que se informa.   Es obligatorio para cada registro del archivo plano y debe ser un entero positivo de 1 dígito. Tamaño: 10 caracteres. Los Números de documentos (Serie y Número de documento) no pueden repetirse para un mismo Proveedor y Tipo de documento. Número de Documento Definición: Número del documento que se informa. Únicamente se permiten caracteres numéricos. Únicamente se permiten carácter numéricos y el carácter divisor “/”. Tamaño: 1 carácter. Tamaño: 1 carácter. Tipo de Documento/Concepto Definición: Tipo del documento que se informa.     Debe ser una fecha válida en el formato “dd/mm/aaaa”. Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.  Cuando reporta una Serie de documento. debe reportar el número de documento.      Debe ser un número entero positivo con hasta 15 dígitos. De tal forma. debe especificar obligatoriamente un Número de documento. debe reportar la fecha de emisión del documento. Cuando reporta un Número de documento.   Es opcional para cada registro del archivo plano y debe ser 1 carácter alfabético. Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. Dirección General de Ingresos Página 59 de 67 . sean estrictamente iguales.

No puede ser posterior al período al cual se encuentra asociado el documento. Es obligatorio para los registros informados como Facturas. Debe ser un número positivo con precisión máxima de 11 enteros y 2 decimales. Para los registros informados como Facturas o Declaraciones aduaneras. Para almacenar pagos parciales de facturas de crédito este campo no debe ser llenado Monto sin Impuestos Definición: Valor del documento sin incluir impuestos y otros recargos. Tamaño: 70 caracteres. Monto de IVA Definición: Monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA). debe ser un número positivo con precisión máxima de 11 enteros y 2 decimales. Monto de Retención IR Definición: Monto de la retención efectuada al proveedor. Servicios o bienes (otro documento). la fecha de emisión debe estar comprendida en el período que se informa. debe tener una longitud mínima de 10 caracteres. También podrá ser el valor pagado en concepto de salarios o dietas. excepto para las Declaraciones aduaneras en las cuales debe ser vacío. Debe ser vacío para registros informados como Salarios o Dietas.#$/-” y el espacio en blanco.       Únicamente se permiten los siguientes caracteres: “ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ 0123456789.    Es obligatorio para todos los tipos de documentos. la fecha de emisión no puede ser anterior a 4 años del período que se informa. Tamaño: 14 caracteres.. Para los restantes tipos de documentos. debe tener una longitud mínima de 5 caracteres. Retenciones definitivas o Declaraciones aduaneras. Cuando su contenido es obligatorio. Para almacenar pagos parciales de facturas de crédito este campo debe llenarse con un cero. Para almacenar pagos parciales de facturas de crédito este campo no debe ser llenado.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI    Para Facturas o Declaraciones aduaneras. No puede ser mayor o igual que el monto sin impuestos. Dirección General de Ingresos Página 60 de 67 . Tamaño: 14 caracteres. Para los registros informados como Servicios o bienes (otro documento) o Retenciones definitivas. Cuando su contenido es obligatorio. No puede ser mayor que el 18% calculado sobre el monto sin impuestos. debe ser un número positivo con precisión máxima de 11 enteros y 2 decimales. Descripción del Pago Definición: Descripción del pago o documento que se informa. Tamaño: 14 caracteres. Debe ser vacío para los restantes tipos de documentos.   Es obligatorio para todos los tipos de documentos.     Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.

00% y 100.00%.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI Crédito Proporcional Definición: Crédito proporcional aplicable al documento que se informa.  Para los Servicios o bienes (otro documento).    Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. debe contener el número de comprobante de pago y con una longitud mínima de 3 caracteres. Información Complementaria y/o Dirección Definición: Otra información adicional. por tanto el rango de valores permisibles está entre 0.  Para las Facturas o Declaraciones aduaneras. Dirección General de Ingresos Página 61 de 67 . Debe ser vacío para los restantes tipos de documentos. Tamaño: 100 caracteres. Tamaño: 6 caracteres./#” y el espacio en blanco. debe contener la dirección del proveedor y con una longitud mínima de 10 caracteres.  Únicamente se permiten los siguientes caracteres: “ABCDEFGHIJKLMNÑOPQRSTUVWXYZÁÉÍÓÚÜ0123456789. debe ser un número positivo con precisión máxima de 3 enteros y 2 decimales. Cuando su contenido es obligatorio. Para almacenar pagos parciales de facturas de crédito este campo debe llenarse con un cero..

3. o bien Cambiar/Quitar para iniciar la desinstalación del programa seleccionado. esto indudablemente implica la pérdida de cualquier información almacenada. (3) dentro de esta ventana se presenta un listado de todos los programas instalados en su sistema. Presionar el botón Agregar o quitar. En caso que haya ingresado a otros usuarios verifique si alguno tiene propiedad de Administrador. Al final un mensaje le indicará que la desinstalación ha sido un éxito. Si no existe otro administrador deberá desinstalar e instalar nuevamente el sistema. la estructura de esta ventana cambia según la versión de Windows. Me equivoqué en el ingreso del número RUC de la compañía ¿Cómo hago para corregirlo? Deberá reinstalar el sistema. sí lo encuentra perfectamente podrá ingresar nuevamente al usuario que se le perdió la contraseña. Se me olvidó la contraseña del Administrador! ¿Qué puedo hacer? No existe posibilidad de conocer la contraseña ingresada. (1) ingrese al “Panel de Control” por medio de la opción Configuración que se ubica dentro del Menú Inicio (Barra de tareas). en este caso la opción recomendada es no quitar ninguno. busque y seleccione Sistema SAIRI. En el programa no existe ninguna ventana por medio de la cual se pueda cambiar el número RUC del contribuyente que realiza los reportes. Cualquier otra alternativa escogida queda a total criterio y responsabilidad del usuario del sistema. (2) localice la opción “Agregar o quitar programas” normalmente identificado con el icono . (4) cuando inicia la desinstalación siempre aparece un mensaje preguntando ¿Realmente desea quitar SAIRI y todos sus componentes? Responda Sí.. ¿Cómo desintalar el sistema SAIRI? Siga los siguientes pasos. 2. Debe tener cuidado ya que hay una opción adjunta llamada “quitar todo” y puede confundirse. Dirección General de Ingresos Página 62 de 67 . posteriormente se presenta otro mensaje que le informa de la existencia de e Componentes Compartidos que si borra afectarían el funcionamiento de otros programas.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI ANEXO IV PREGUNTAS MÁS FRECUENTES PREGUNTAS RESPUESTAS 1.

una vez instalado el SAIRI de la carpeta Cliente. es decir ingresará con su clave y verá los dato digitados.: SAIRI-2). sin embargo no los podrá abrir para hacer sustitutivas de los mismos. tal y como se indica en el manual numeral: 1. podrá simplemente agregarle uno o dos caracteres (ej. 5. o bien (segundo caso) si ésta ya ha sido creada significa que la carpeta SAIRI del servidor no está compartida o no es localizada en la red.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI PREGUNTAS 4. (c) instale nuevamente el sistema. En caso que hayan sido borrados el buscador no los detectará aún si se encuentran en la papelera de reciclaje. debe proceder de la siguiente manera: (a) cambiar el nombre de la carpeta SAIRI. (2) reinstalar el sistema para crear nuevamente el archivo ejecutable y la base de datos. Si uno de estos archivos desaparece de la carpeta SAIRI y se encuentra en otra.exe al que hace referencia este acceso directo ha cambiado o ha sido movido por lo que el acceso directo no funcionará correctamente. Error 3044 en tiempo de ejecución: S:\Impuestos. lo único que no perderá serán los períodos remitidos cuyos datos están en la carpeta Respaldo. dentro de ella encontrará el archivo ´sairi. Todo este procedimiento le debe dar como resultado la iniciación del programa en iguales condiciones a como lo dejó por última vez.mdb no es una ruta de acceso válida. ¿Cómo soluciono los errores descritos? En los dos escenarios presentados. Cuando el archivo desaparecido es ´Impuestos.exe´ que deberá copiar a la carpeta SAIRI-2. Para solucionar este problema debe cerciorarse de crear la unidad lógica S. los cambió de posición. la única explicación para esto es que alguien.2 punto 7. Página 63 de 67 . (d) localice la nueva carpeta SAIRI.exe y usted ya tiene datos ingresados en la base de datos. (3) en caso que el único archivo ausente sea SAIRI. el problema radica en la ausencia de los archivos ´Impuestos. Como primer alternativa. Si la búsqueda es un fracaso tiene dos alternativas más. Asegúrese que la ruta esté escrita correctamente y que está conectado al servidor donde se encuentra el archivo. ambos de vital importancia para el funcionamiento del sistema.mdb “El elemento SAIRI.mdb´ y ´sairi. (1) debe buscar dentro del disco duro de su PC ambos archivos. luego renombre la carpeta SAIRI-2 como SAIRI. en caso que el buscador detecte algún archivo con los mismos nombres deberá copiarlos a la carpeta SAIRI ubicada en la raíz del disco duro de su PC.exe´. se ingresa al sistema sin haber creado la conexión lógica a la unidad S. presenta el error: RESPUESTAS antes ahora Error 3024 en tiempo de ejecución: no se pudo encontrar el archivo ‘C:\SAIRI\Impuestos. El programa funcionaba bien. consciente o inconscientemente.mdb´ inevitablemente perderá la información almacenada y la única salida será la reinstalación del SAIRI e incorporar la información de los períodos que no habían sido exportados. (b) después proceda a desintalar el programa. ¿Qué puedo hacer? Dirección General de Ingresos Este error se presenta únicamente cuando. (e) elimine la carpeta SAIRI.

cuando esté listo para Dirección General de Ingresos Página 64 de 67 . El SAIRI está programado para retomar la fecha que posea el sistema operativo de la computadora donde se instala permitiendo actualizar los meses en curso cuando finalice el anterior. ícono. cuando la computadora cliente tiene deshabilitada su conexión a la red. completa y apegada a sus documentos contables. 6. en estos casos usted podrá grabar el registro pero ha de tener presente la actualización posterior. Es posible que al momento de ingresar los datos de sus proveedores usted no posea la información completa o quizás no esté seguro(a) de la veracidad de los mismos. 7. Cuando se ingresa un nuevo pago. ¿Cómo corregir los datos generales de un proveedor cuyos pagos han sido registrados. No puedo entrar al SAIRI. si desconoce el procedimiento siga las siguientes instrucciones: (1) entre al “Panel de control” de su sistema operativo a través de Configuración en el botón Inicio (barra de tareas). todo depende de que los registros posean al menos el número de RUC o Cédula de Identidad. solamente posiciónese donde aparece la hora en la “Barra de Tareas” de Windows (esquina inferior derecha) y haga doble clic para visualizar la ventana “Propiedades de fecha y hora”. el sistema reconoce y extrae los datos generales relacionados a dicho número. según sea el caso. La solución es activar la conexión de red o reiniciar el equipo. Presentados los datos usted podrá completar o sustituir. es decir. Existen dos formas de cambiar los datos con información actualizada a uno o varios registros relacionados a la vez: (1)Al registrar un nuevo pago del proveedor que va a actualizar. ¿Qué hago? Este error se presenta en los ordenadores clientes cuando la conexión a la unidad de red S no puede entrar en la red. ¿Cómo corrijo esta situación? Si la fecha del ordenador no coincide con el año calendario actual debe actualizar la fecha de su computadora. La fecha del SAIRI no concuerda con el año calendario que estoy trabajando o deseo trabajar. Si desea tomar el camino corto. esto incluye cualquier celda. (3) en la ventana “Propiedades de fecha y hora” haga los cambios. En este sentido SAIRI proporciona las facilidades para actualizar muchos registros con sólo modificar uno. la información. utilizando un número RUC o Cédula de identidad. sin tener que cambiar uno a uno los registros? Es responsabilidad del contribuyente cerciorarse que toda la información ingresada es cierta. producto de pagos anteriormente grabados con esos valores. (2) busque y haga doble clic sobre a opción Hora y Fecha . 8. Error 3043 en tiempo de ejecución: error e disco o de red.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI PREGUNTAS RESPUESTAS En el segundo caso debe compartir la carpeta SAIRI del servidor y cerciorarse que es accesible desde la computadora usuario.

Razón Social: MILAGROS. Para corregir estos inconvenientes debe ir a la opción de impresora y predefinir según corresponda el tamaño del papel a utilizar. Será necesario configurar una impresora para el ordenador. 9. no aparecen completamente en la hoja? El SAIRI basa sus opciones en las características definidas en su sistema operativo. Los siete reportes que el sistema puede generar a través de Vista Previa están diseñados para ser impresos en un papel legal tamaño de 8 1/2” X 14” (216 mm X 355 mm). ¿Por qué gran parte de la Dirección General de Ingresos El SAIRI está configurado para lograr que sus imágenes se Página 65 de 67 . Cédula: 001-241294-0002I. que los cambios sugeridos se realizarán a todos los registros relacionados al número RUC o de Cédula digitados. (2) dirigirse a la “Vista Previa” para seleccionar un registro del proveedor que desee modificar y así cambiar o ampliar los datos correspondientes. Ejemplo: usted registra diez pagos al proveedor con RUC: 00002412943596. nunca se podrá hacer una impresión adecuada. Segundo Apellido: DAVILA. y al momento de grabar el sistema le preguntará si desea reemplazar los valores almacenados para ese número RUC.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI PREGUNTAS RESPUESTAS guardar los cambios debe tener presente. por consiguiente cuando digita el RUC y el sistema carga los datos guardados usted podrá cambiarlos o completarlos. Primer Apellido: CAJINA. esto significa que si la selección automática del papel por parte de la impresora no corresponde al papel utilizado por el reporte. todos sus registros tienen la misma información general. de tal forma que si usted acepta los cambios se aplicarán a todos los registros relacionados al RUC 00002412943596. Esta alternativa es prácticamente igual excepto porque el camino para cambiar es modificar uno de los registros del proveedor y no ingresar otro pago. Nombre: MILAGROS MARJENNY. pudiendo corregir o actualizar datos generales posteriores a su ingreso y de una forma automática. cuyas dimensiones son 8 1/2” X 11” (216 mm X 279 mm). el sistema le mandará un mensaje de error indicando que no encuentra ningún medio de impresión. Primer Apellido: CAJINA. De lo contrario se conservará la información almacenada. Con estos procedimientos usted se ahorra el esfuerzo de modificar uno a uno los registros pertenecientes a un mismo proveedor. para la carta de presentación se utiliza un papel carta. ¿Qué debo hacer cuando al momento de imprimir cualquiera de los reportes personalizados y/o los informes que se han de entregar a la DGI. tal y como se lo expondrá el sistema. En este caso la vista previa se presentará pero no podrá imprimirla. 10. Evidentemente los datos generales han cambiado. Si el ordenador donde se instaló SAIRI no posee ninguna impresora instalada y considerada predeterminada. Tiempo después usted desea agregar el segundo nombre de ese mismo proveedor que en conjunto se leería: RUC: 00002412943596.

en seguida se mostrará un mensaje aclarando lo que sucederá . Mostrar cero a la izquierda (0. (3) observará en la parte inferior derecha un recuadro llamado “Área de pantalla” con un indicador que se puede desplazar de más a menos o viceversa.G. Número de dígitos decimales (2 [dos]). Cuando la resolución es mayor las imágenes se presentarán más pequeñas.V. corra la flecha hacia la derecha o izquierda hasta alcanzar la resolución ´800 X 600´.Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI PREGUNTAS RESPUESTAS pantalla principal y las demás ventanas no se visualizan en su totalidad? muestren completamente en una resolución de pantalla 800 X 600 píxeles. a excepción de símbolo de moneda (C$ [signo de Córdoba]) que es diferente. ¿Cómo se ingresan las facturas de productos “Exentos” o “Exonerados”? Simplemente debe ingresar los datos como cualquier otro pago. y en la celda “Información Complementaria” o dirección debe aclarar que el bien adquirido está “exento” o ha sido “exonerado”. 13. Para solucionar el problema lea la pregunta 11. (2) seleccione la opción Pantalla y dentro de ella la pestaña Configuración. para este último indique el número de la carta e exoneración extendida por la D. Sustituya el disquete por uno bueno. [coma]). Ingrese nuevamente al programa y realice la digitación para confirmar los cambios. 14. Cuando no se visualiza por completo la pantalla es porque el monitor tiene una resolución menor. (4) una vez hecho el cambio presione Aplicar. posteriormente otro mensaje le preguntará si desea conservar los cambios a la configuración debiendo responder sí. la excepción radica en la celda I.7 [sí]). de tal forma que los valores no están separados por el punto decimal sino por una coma y si la digito no me acepta más de dos caracteres después de ella.789 [tres]). Dirección General de Ingresos Con toda seguridad el disquete que usted está utilizando está dañado.[punto]). Al momento de generar un Archivo para Unificar se me presenta el error 5. (2) seleccione la subcarpeta Números para verificar que los siguientes conceptos estén correctamente definidos: Símbolo decimal (. 11. El sistema no me está aceptando los decimales. Número de dígitos en grupo (123. Separador de listas (. Este inconveniente tiene relación directa con la configuración regional del sistema.A que deberá contener como valor el 0 (cero). ¿Cómo obtener la resolución de pantalla adecuada? A continuación se describe el procedimiento de modificación de la resolución (1) diríjase al “Panel de Control” (guíese con lo propuesto en los incisos anteriores). en la parte inferior del recuadro se puede leer la cantidad de píxeles.456. (4) como en todos los casos. una vez terminado cierre las ventanas abiertas y visualice el sistema SAIRI.I. debe presionar Aplicar para guardar los cambios y que todos los programas retomen la configuración. Símbolo separador de miles (.[coma]). para corregirlo siga las siguientes instrucciones: (1) abra el “Panel de control” y active la opción ¿Qué puedo hacer para digitar correctamente los valores? Configuración Regional . Página 66 de 67 . 12. (3) posteriormente seleccione la subcarpeta Moneda donde uniformará el contenido de las celdas que son comunes con las contenidas en la subcarpeta anterior que ya definió. aquí debe presionar Aceptar.

Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado SAIRI PREGUNTAS 15. 16. Dirección General de Ingresos Página 67 de 67 . Si tiene preguntas que no se contemplan en este Anexo o el Manual.gob. RESPUESTAS Con toda seguridad el disquete que usted está utilizando está dañado. o bien al correo electrónico kgutierrez@dgi.gob. por favor comuníquese al teléfono 2278-2517. fbaltodano@dgi. . gcerna@dgi. Cuando estaba generando el Informe Consolidado Mensual. Sustituya el disquete por uno bueno.ni.ni . Al momento de instalar el SAIRI me presenta el siguiente mensaje C:\WINNTST6UNST. Deshabilitar las opciones restrictivas del antivirus y proceder a instalar nuevamente el SAIRI. se generó el Error 6 en tiempo de ejecución.gob. Con certeza usted tiene Windows 2000 o XP e instalado un antivirus con restricciones habilitadas para impedir la instalación de sistemas y modificación de archivos como las librerías del sistema.ni.EXE Infracción de acceso al copiar el archivo.