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TRABAJO COLABORATIVO CON GOOGLE DOCS

Una de las aplicaciones de la web 2.0 que más utilidad está teniendo es la
creación, edición… de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en línea
ya sea por un autor o por varios coautores, gracias a la posibilidad de trabajo
colaborativo que ofrecen dichas herramientas.
Algunas de las aplicaciones que puedes encontrar en la Web y que, se están
abriendo hueco en el ámbito educativo, son las siguientes:
• ZOHO. Ofrece aplicaciones en línea de ofimática, planificación y reuniones
virtuales. Posee un editor de documentos de texto, hoja de cálculo y también la
posibilidad de organizar presentaciones, servicios para la creación de bases de
datos, wikis, gestión de negocios, planificador, etc. Es una buena alternativa al
servicio similar que Google posee, Google Docs.
http://www.zoho.com
• THINKFREE. Ofrece, entre otros, servicios para documentos de texto, hojas de
cálculo y presentaciones, con la posibilidad de generar archivos en formato PDF.
El servicio gratuito ofrece hasta 1 GB de espacio para alojar tus documentos.
http://www.thinkfree.com
• GOOGLE DOCS. Servicio gratuito online de Google que sirve para almacenar
documentos en él. Es también una suite ofimática en donde es posible crear y
editar documentos. Además, dispone de un soporte multiformato para cargar y
descargar archivos del mismo. Muy intuitivo y amigable, posee un procesador de
textos, hoja de cálculo y editor de presentaciones y todos los archivos están
siempre accesible desde cualquier equipo con conexión a Internet.
http://docs.google.com

Accede a Google docs


Accede a Google Docs utilizando tu cuenta de GMail. Para ello introduce en tu
navegador la dirección URL http://docs.google.com e identifícate en el sistema con tu
nombre de usuario y contraseña de GMail.
Verás la página inicial de Google Docs que, de momento, está en inglés, aunque
esto podrás cambiarlo rápidamente si haces clic en el enlace Settings que se halla en
la parte superior derecha de la ventana.

En la siguiente pantalla localiza el apartado Language. Despliega el menú


desplegable y selecciona el idioma Español en la lista.
Haz clic sobre el botón Save y cuando vuelvas a la página inicial de Google Docs
verás que ya se encuentra traducida al idioma español.

El escritorio de Google Docs: crea un nuevo documento

Crea un nuevo documento de texto en Google


Docs haciendo clic en el botón Crear nuevo y
seleccionando en la lista la opción Document.

Observa que aparece una nueva pantalla con el


escritorio de Google Docs. Es similar a cualquiera de los
procesadores de texto que utilizas habitualmente. En él
podrás realizar fácilmente todas las tareas básicas que
un procesador de textos incorpora como crear tablas,
añadir texto y editarlo, añadir comentarios o fórmulas,
crear listas con viñetas, ordenar por columnas, etc. entre
otras muchas otras opciones. Sólo tendrás que
preocuparte de teclear el texto y a continuación,
seleccionarlo para, haciendo clic en los botones de la
barra de herramientas, aplicar la negrita al texto,
subrayar, cambiar la fuente o el tamaño de la fuente,
cambiar el color del texto, etc.
También puedes utilizar un texto ya realizado en tu equipo porque Google Docs
es sensible a las acciones Copiar – Pegar en tu equipo, con cualquier aplicación que
estés utilizando en el ordenador.
Dar formato al texto es muy sencillo. Por ejemplo, para cambiar el color del texto
actúa exactamente igual que como lo haces con cualquier editor de texto: selecciona
primero el texto que quieres editar y después haz clic sobre el botón cuyo icono es una
A. Selecciona el color deseado en el cuadro desplegado.

Utilizando idéntico procedimiento podrás modificar la fuente a utilizar en el texto,


el tamaño de la fuente, editarlo en negrita, cursiva o subrayado, cambiar el color de la
fuente y añadir un fondo de un color determinado al texto para subrayarlo, por este
orden:

Una vez que hayas hecho los cambios que desees al documento, haz clic sobre el botón
Guardar y Cerrar.
Volverás a la pantalla inicial de Google Docs. En la lista Todos los elementos
aparecerá ahora el nuevo documento de texto que acabas de crear. También se
encontrará en el listado Abierto por mí, para recordarte que se trata de un
documento creado por ti.

Como observas en la captura de imagen anterior, el documento ha adoptado


como nombre las primeras palabras que tecleaste en el texto. La siguiente acción que
deberás realizar, por tanto, es cambiar el nombre de este documento por otro que sea
más fácil de reconocer.
Tienes dos opciones para cambiar el nombre de un documento en Google Docs:
1. Valida el cuadro situado a la izquierda del nombre y haz clic en el botón
Cambiar nombre.
2. Utiliza el menú contextual del botón derecho del ratón sobre el nombre del
documento y selecciona la opción Cambiar nombre que localizarás en el menú
desplegable.
El nombre queda resaltado para que ahora teclees el nuevo. Hazlo y pulsa la
tecla Enter para finalizar. Ya tienes tu documento con el nuevo nombre listo para ser de
nuevo utilizado. Para verlo (y editarlo) sólo tienes que hacer clic en el nombre.

Añade una imagen a tu nuevo


documento
Google Docs te permite añadir
imágenes a tu documento. Para ello tendrás
que desplegar el menú Insertar – Imagen.
Pero antes asegúrate de saber dónde se
encuentra ubicado el cursor del ratón porque
será ahí donde se añadirá la imagen a incluir
en el documento. Por tanto, haz clic en
aquella parte del documento en el que
quieras insertar la imagen y acude al menú
Insertar – imagen para añadirla.

La ventana Insertar imagen aparece en pantalla.


En ella puedes observar que tienes diferentes opciones para incluir imágenes en el
documento:
• La opción predeterminada por defecto es Desde este equipo. Te permitirá
insertar una imagen que tengas alojada en alguna carpeta de tu equipo. Utiliza
el botón Examinar para buscar la imagen en tu ordenador. Se abrirá un cuadro
de diálogo que te permitirá navegar por las carpetas y archivos, por los discos
duros o dispositivos externos para seleccionar la imagen deseada. Pulsa en el
botón Abrir para volver a la ventana Insertar imagen. Para añadir la imagen al
documento haz clic sobre el botón Insertar.

• Podrás también incluir en tu documento una imagen publicada en Internet de la


que conozcas su dirección URL. En este caso valida la opción Desde Internet
(URL) y escribe dicha dirección en el cuadro de texto. Si todo va bien verás una
miniatura de la imagen en la misma ventana. Finalmente añade la imagen al
documento pulsando el botón Insertar.

Editar la imagen
Si haces clic en la imagen que acabas de añadir al documento, observarás que
aparecen unos cuadraditos (tiradores) a su alrededor que te permitirán redimensionarla
haciendo clic y estirando – encogiendo de ellos.

Puedes utilizar el enlace Cambiar imagen que se encuentra justamente en la


parte inferior de la imagen, para modificar la imagen con algunas opciones de edición
de la imagen:
Seleccionar el tamaño
Puedes escoger en el menú
desplegable el tamaño de la
imagen que desees de entre los
ofrecidos. Los valores se refieren
siempre al ancho de la imagen,
guardando la proporcionalidad con
el alto de la misma, que se
modificará en consonancia.
• Tamaño original de imagen:
se conserva la imagen con
su tamaño real.
• Tamaño personalizado.
Introduce el ancho máximo:
Permite introducir el ancho
en píxeles, el alto es
calculado automáticamente.
• Ajustar ancho de página. Alarga la imagen para que ocupe toda la página, dentro
de los márgenes.
• El resto de las posibilidades establece un límite para el ancho de la imagen. La
imagen no es modificada a no ser que exceda el límite, reduciéndola entonces
hasta el máximo permitido.

Modificar la posición en el documento

Permite elegir la
alineación de la imagen con
la página. Google Docs
ofrece la posibilidad de alinear la imagen a la izquierda, a la derecha o centrarla en el
documento:
Si validas la opción Ajustar texto alrededor de la imagen el texto se colocará
en la misma línea que la imagen rodeándolo:

Añade un dibujo al documento


Google Docs permite también incluir dibujos vectoriales diversos en el
documento para resaltarlo o mejorarlo, como líneas, flechas, figuras planas (óvalos,
círculos, rectángulos…), estrellas, símbolos, bocadillos, etc. e incluso líneas a mano
alzada y elementos en 3D como cubos, por ejemplo. Podrás modificar el ancho de línea,
el color, su tamaño, etc. y podrás pintar el interior de los mismos del color que quieras.
También podrás moverlos de sitio, redimensionarlos, cambiar su forma e incluso
girarlos.
Para utilizar la herramienta de dibujo dirígete al menú Insertar – dibujo.
Aparecerá una ventana emergente donde podrás realizar tus creaciones. Una vez
finalizado, el dibujo será insertado en el documento en la posición del cursor.
• Mover el dibujo de sitio. Sólo tienes que hacer clic en cualquiera de ellos y, sin
soltar el ratón, arrastrarlo hacia otra posición. Si mantienes la tecla Mayús
mientras lo arrastras puedes limitar el movimiento al eje horizontal o vertical
más próximo y controlar aún más el cambio de posición.
• Redimensionar el dibujo. Haz clic en él y utiliza los tiradores para ampliar o
reducir el tamaño del objeto. Puedes redimensionar a escala si pulsas la tecla
Mayús a la vez que arrastras uno de los tiradores de las esquinas.
• Voltear horizontal y verticalmente el dibujo. Puedes voltear el objeto
simplemente arrastrando uno de los tiradores de
redimensionamiento hacia el lado contrario.
• Cambiar la forma del dibujo. Algunos objetos pueden ser
modificados en su forma. En este caso incluirán mandos
amarillos. Sólo tienes que arrastrar estos mandos de ajuste
para cambiar la apariencia del objeto.
• Girar el dibujo. En este caso los dibujos incluirán un mando de
rotación en color verde que te permitirá girar el objeto. Si se mantiene pulsada la
tecla Mayus durante el giro limitarás la rotación en incrementos de 15 grados.
Puedes también utilizar el menú contextual del botón derecho del ratón para
girar en incrementos de 90 grados y rotar en horizontal y vertical.
Si tienes varios dibujos en el lienzo también puedes aplicar todos estos cambios a la
vez a todos ellos. Para ello mantén pulsada la tecla Mayús mientras haces clic en cada
uno de los dibujos para seleccionarlos (el mismo efecto consigues arrastrando el ratón
en el fondo del dibujo para seleccionar varias formas).

Añade una tabla al documento


Puedes incluir tablas en el documento. Para ello acude al menú Insertar – Tabla:
En pantalla se abrirá una ventana
emergente en la que podrás configurar la
nueva tabla a crear, como el número de
filas y columnas, el tamaño de la tabla
tanto en el ancho como el alto, el grosor y
color del borde, la alineación del texto en
las celdas, el espaciado del texto en la
celda, el color de fondo de la tabla, etc.
Cuando introduzcas los valores deseados,
pulsa el botón Insertar.

La tabla incluida en el
documento es sensible al
menú contextual del botón
derecho del ratón. Las
opciones de este menú
emergente te permitirán
controlar el formato de las
celdas, de las filas y columnas,
añadir nuevas filas o columnas o eliminar alguna de las existentes con sólo
seleccionarlas. Puedes mover filas y columnas de posición, eliminar la tabla e incluso
insertar código html en el elemento de la tabla que tengas seleccionado.

Inserta enlaces en el documento


Google Docs ofrece diferentes opciones para incluir enlaces en un documento,
desde enlazar palabras, texto, imágenes o dibujos seleccionados con direcciones URL
externas, hasta enlazar con otros documentos de Google Docs, con marcadores dentro
de un documento o con una dirección de correo electrónico.

Enlaza con una dirección URL externa


Puedes seleccionar el texto a enlazar o bien colocar el cursor donde quieras que
aparezca el enlace en el documento. Selecciona Insertar – Enlace (o el enlace
Insertar en la barra de herramientas de Google Docs) y en la nueva ventana que
aparece en pantalla asegúrate de tener validada la opción Enlace a URL.
Teclea o
copia – pega la
dirección URL en el
cuadro de texto
URL. Escribe el
texto que quieras
enlazar con dicha
dirección en el
cuadro de texto
Texto. Teclea, si lo
deseas un texto
emergente en el
cuadro de texto
correspondiente si
deseas que
aparezca cuando el
cursor del ratón se
acerque al enlace.
Y, por último, valida
o no la opción
Abrir enlace en ventana nueva si quieres que el enlace se abra en una ventana
aparte del documento o no.
Enlaza con uno de tus documentos de Google Docs
En este caso asegúrate de validar la opción Documento de la ventana Insertar
vínculo. La única novedad con respecto al apartado anterior es que deberás seleccionar
en el apartado Documento uno de tus documentos ya realizados en Google Docs y que
aparecerán en el listado emergente. Las demás opciones son idénticas a las señaladas
en el apartado anterior.
Enlaza con un marcador en tus documentos
Esta opción te permitirá incluir vínculos en tu documento al contenido que se
encuentra dentro del documento. Los marcadores son accesos directos a lugares
concretos de un documento. Son muy útiles para crear índices o para saltar de una
parte de un documento largo a otra sin tener que desplazarse por él.
Lógicamente para
enlazar con un
marcador en tu
documento primero
habrás de crearlo. Para
ello haz clic en el lugar
del documento en el
que desees colocar el
marcador. Acude, a
continuación, al menú
Insertar – Marcador y
en la ventana que
aparece en pantalla
escribe un nombre corto
descriptivo para el
marcador que estás
creando.
Cuando finalices haz clic en Insertar.
Una vez que has añadido un marcador en el documento podrás incluir un vínculo
al mismo. Para ello selecciona el texto que actuará como enlace y elige la opción
Insertar – Enlace. Asegúrate de validar la opción Marcador. La única novedad con
respecto a los procedimientos anteriores es que deberás seleccionar en el listado
desplegable Marcador el nombre del marcador que acabas de crear.

Haz clic finalmente en Insertar y comprueba el funcionamiento del enlace. Para


ello acude al menú Ver – Vista previa de la página web y prueba el vínculo.
Si deseas mejorar la navegación por tus documentos largos de Google Docs
tampoco olvides incluir marcadores que te permitan volver al punto inicial de partida o
al comienzo del documento, por ejemplo. Sólo tendrás que repetir el procedimiento
señalado para crear todos los marcadores y enlaces a los marcadores que precises.

Enlaza con una dirección de correo electrónico


La única diferencia con respecto a los procedimientos anteriores es introducir la
dirección email en el campo de texto correspondiente:

Compartir, revisar y publicar documentos


Hasta este momento has utilizado Google Docs – Documentos como si estuvieras
utilizando el procesador de textos que tienes instalado en tu equipo: la ventaja de este
servicio Web 2.0 es que podrás utilizarlo desde cualquier ordenador en cualquier lugar
sin estar sujeto a su utilización en tu ordenador personal o en el ordenador del aula de
informática y, además, al ser una aplicación Web sólo necesitarás disponer de un
navegador sea cual sea el sistema operativo que estés empleando.
La magia de Google Docs no es exclusivamente ésta y lo mejor de su aplicación
educativa tampoco. La potencia didáctica de Google Docs radica en sus procedimientos
para compartir, revisar y publicar los documentos que creas y editas en el servicio
online.
Te explicamos cómo.

Evalúa y revisa: el menú Revisiones


El menú Revisiones te permite utilizar el modo de revisión para controlar los
cambios realizados en el documento, funcionando tanto si se trata de un solo autor,
como si son varios los autores del mismo.
Utiliza el menú contextual del botón derecho del ratón sobre el documento y
selecciona la opción Revisions. En página aparte se abrirá el historial de revisiones en
el que podrás comprobar los diferentes cambios que se han realizado en el documento
y, sobre todo, los autores de los mismos y cuándo fueron realizados. ¿Intuyes por tanto,
su utilidad a la hora de evaluar el desarrollo del trabajo por parte de tus alumnos?
Sabrás cuáles son los más activos, los que apenas han colaborado, la parte del
documento que ha realizado cada uno, etc.
Comparte un documento en Google Docs
Otra de las opciones de Google Docs con alto valor educativo es la posibilidad de
compartir el documento creado con otros usuarios. De esta forma los alumnos (en
equipos de trabajo) o los profesores… podrán trabajar en él de forma colaborativa sin
tener que mandarse correos electrónico con adjuntos, lo que además de ser incómodo
da lugar a que nadie sepa bien cuál es la última versión del documento.
Compartir un documento es muy sencillo. Google Docs ofrece dos opciones para
hacerlo:
1. Directamente desde el listado
de documentos. Sólo es
necesario validar el
documento que va a ser
compartido haciendo clic en
el cuadradito situado a la
izquierda de su nombre y
hacer clic sobre el botón
Compartir – Invitar a
usuarios.

2. Abriendo el
documento con un
clic en su nombre y,
una vez abierto,
pulsar el botón
Compartir que
localizarás en la
parte superior
derecha de la
pantalla y, a
continuación,
seleccionar Invitar a
usuarios.

Se abrirá una ventana emergente en la que tendrás que escribir la dirección de


correo electrónico de los usuarios con los que quieras compartir el documento (si son
varias, sepáralas por comas) en el campo de texto Invitar.
Si lo deseas puedes escribir un mensaje en el campo de texto Mensaje para
explicar al usuario las razones, los motivos o alguna indicación sobre el documento
compartido.
Antes de finalizar el proceso debes configurar los permisos avanzados.
Observa que puedes validar o no la posibilidad de que los editores puedan, a su vez,
invitar a otros usuarios y permitir el reenvío de invitaciones.

Salvo que tengas muy claro estas dos posibilidades, te recomendamos que las
desactives antes de pulsar definitivamente el botón Enviar.
Google Docs te mostrará una
ventana con un resumen de
los usuarios que comparten
ya este documento:

Haz clic finalmente en


Guardar y cerrar. Y observa
que en el listado de tus
documentos, el que acabas
de compartir ya muestra que
se encuentra compartido con
otros usuarios.

Por su parte, el usuario o usuarios con los que has compartido el documento
recibirán un mensaje en su correo electrónico indicándoles que, en efecto, un usuario
de Google Docs ha compartido un documento con él. En su interior localizará un enlace
para acceder al documento compartido:
Participa en el documento compartido
Cuando un usuario de Google Docs te invita a participar en un documento,
recibes en tu cuenta de correo una invitación con los datos necesarios para acceder a
ese documento.
En dicho correo electrónico podrás ver el enlace que te permitirá acceder al
documento. En cuanto hagas clic en él el navegador se conectará con la página inicial
de acceso a Google Docs donde tendrás que acreditarte con tu cuenta de usuario de
Google.
Tras tu acreditación ya podrás escribir en el documento aquello que quieras. Una
vez que has terminado de escribir y editar el documento pulsa en el botón Guardar y
cerrar. Los cambios se habrán realizado en el momento y el siguiente usuario ya
accederá a él tal y como está editado.