ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL

TUTORA
KAREN PATRICIA DE LAS SALAS CARRILLO

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
Tabla de contenido

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en
la actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio
4. Los aportes realizados en el foro temtico.

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

Conforme al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el
proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este
caso, es la correspondencia recibida en ventanilla nica de la
Universidad del Cauca, es importante revisar factores como los cogidos,
las series, las sub series, el consecutivo del documento, la fechas los
anexos y tambin las copias. Es importante tambin entregar la carta
de recibido y luego el funcionario debe ingresar todos los datos
mencionados en el sistema y tambin debe registrar una planilla de
control de entrega de documentos. En conclusin es muy importante
seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para tener
un eficiente orden.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en

la actividad de contextualizacin.

1. Clasificar la documentacin ya sean: correspondencia, documentos

contables, publicaciones y comunicaciones institucionales
2. Mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de
la correspondencia.
4. Garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Seguir el manual de correspondencia.

3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar

de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones
oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte
en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes aspectos:
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la
distribucin de un documento?
R. La empresa escogida es una que vende servicios para realizar
este ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de
documentacin:

Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin

revisando los datos ms importantes como fecha, numero de
documento, anexos y tambin las copias.

Una vez se realiza la revisin se recepciona el documento a

travs de una plantilla de recepcin donde se registran los
datos ms relevantes como la fecha de recepcin, tipo de
documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que

entrego el documento.

Luego la persona encargada de la recepcin de la

documentacin que en este caso es la asistente procede a
guardar la documentacin y anexos si fuera el caso en una
carpeta,

dicha

carpeta

est

organizada

por

nombre

alfabtico de la empresa.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

R.

La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma

interna y externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en

general

tambin

individuales

hacia

los

empleados,

esta

comunicacin se realiza mediante el uso de correo electrnico, el

cual tiene la respectiva numeracin y radicacin.

La

comunicacin

externa

se

realiza

mediante

envi

de

documentos y correspondencia. Parte de la comunicacin externa

tambin se la realiza mediante correo electrnico.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la
empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y
para que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de
Outlook donde se maneja toda la informacin relacionada de
manera muy clasificada es decir, est clasificada por el tipo de
comunicacin como: informacin al personal, memorndums,
comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al
destinatario que va con copia al gerente general de la empresa y se
activa la opcin de correo ledo para verificar que la comunicacin
haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.

Comunicacin
dentro de una
empresa

Comunicacin
Interna

Comunicacin
interna a traves de
correo electronico

Mandar email al destinatario

Confirmaci n de recibido destinatario

Comunicacin
Externa

Comunicacin
externa a traves de
correspondencia

Revisin de correspondencia
Anexos, radicaci n, fecha, etc.

Recpecion de correspondencia, plantilla

de recepci n
Carta de recibido de documentaci n

Almacenamiento de documentacion

4. Los aportes realizados en el foro temtico.

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las
comunicaciones internas y externas?
R.

La

importancia

del

proceso

de

clasificacin

de

las

comunicaciones internas y externas radica en que el proceso de

comunicacin interno y externo es muy trascendental ya que es un
recurso de vital escala para el buen funcionamiento de la
organizacin de la empresa y cada una de sus dependencias. Es
importante porque nos permiten llevar un control integral de todos
los

procesos

que

se

llevan

en

la

empresa.

Ya que hoy da la comunicacin se ha convertido, en una

herramienta estratgica dentro de la institucin que quiere estar bien
posesionada

en

el

mercado.

Esto

no

quiere

decir que la

comunicacin sea la clave del xito, pero s que forma parte de l y

de echo a travs de ella vamos a acercarnos al mercado, la imagen
que queremos que se tenga, lo que nos va a permitir posesionarnos
de

manera

Siempre
Es

cuando

importante

ms

competitiva.

se

de

una

normatividad

tambin,

por

que

la

determinada.

comunicacin

en

una

organizacin que se ve forzada cuando observamos las mltiples

ventajas que se derivan de ella, tanto como para una organizacin
como para las personas. Es adems un instrumento de cambio.

La

comunicacin

interna,

permite

la

introduccin,

difusin,

aceptacin e interiorizacin delos nuevos valores y pautas de gestin

que

acompaa

el

desarrollo

organizacional.

Comunicacin externa, se define como un conjunto de operaciones

de comunicacin destinadas a los pblicos externos de una empresa
o instituciones es decir tanto al pblico directamente o por medios
de periodistas como a sus proveedores y accionistas.

En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las

lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione
dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que
seleccion en la actividad de apropiacin.
R/. Considero que en la empresa que escog para la realizacin de
mi trabajo todos estos aspectos se cumplen en su totalidad. En la
empresa que seleccion, se realiza el procedimiento de las Tablas de
retencin documental, se consignan Listados de series y sus
correspondientes tipos documentales, el documento electrnico de
archivo, es el procedimiento donde existe un registro de informacin
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrnicos

tambin

procedimiento

fsico.