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INDICE

1. Introduccin
2. Objetivos
3. Conceptos Fundamentales
4. Seiri
5. Seiton
6. Seiso
7. Seiketsu
8. Shitsuke
9. Pasos para la implementacin de un programa de 5S
10. Fase de Preparacin
11. Paso 1: La alta direccin anuncia su decisin de
introducir el Programa de 5S
12. Tabla Los diez pasos para la implementacin
13. Paso 2: Crear una organizacin de promocin de las 5S
14. Paso 3: Capacitacin en 5Ss a lderes de la
implementacin
15. Paso 4: Establecer polticas y objetivos del
programa de 5S
16. Paso 5: Disear un plan maestro
17. Fase de implantacin (pasos 7-9)
18. Fase de consolidacin - Paso 10: Afianzar los niveles
logrados y mejorar las metas.
19. Criterios para la evaluacin del premio nacional de 5S
20. Compromiso de la alta direccin
21. Organizacin
22. Implementacin
23. Integracin y resultados
Puntajes por criterios
24. Rubrica de Evaluacin

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INTRODUCCION
A menudo nos encontramos con la necesidad de implementar mejoras en
nuestra organizacin, por lo que somos cada vez ms conscientes de que
en ella se generan un gran nmero de desperdicios. En algunos casos
inclusive hemos intentado aplicar algunas de las herramientas que para
este fin se manejan en el medio, sin embargo nada o muy poco cambia, lo
cual nos llena de incgnitas y desesperanza.
Aunque pueda parecer que las herramientas y tcnicas utilizadas no son
buenas o en todo caso no estn diseadas para nuestro medio, no es del
todo cierto, las herramientas y tcnicas son muy buenas y estn diseadas
para cualquier medio, lo que sucede generalmente es que la cultura de
nuestros trabajadores no estar preparados para asimilar adecuadamente
esta tcnicas, y/o la cultura de nuestra organizacin no est alineada con
las condiciones propicias para el desarrollo de estas herramientas y
tcnicas.
AOTS Per conjuntamente con profesionales miembros de prestigiosas
organizaciones como La Embajada de Japn, La Asociacin Peruano
Japonesa, La Cmara de Comercio e Industria Peruano Japonesa y La
Agencia de Cooperacin Internacional del Japn (JICA) formaron un Comit
Autnomo a mediados del ao 2013, con el objetivo de desarrollar el
proyecto denominado Premio Nacional de 5Ss, el cual permitir que las
organizaciones peruanas que implementen el programa de 5Ss puedan
emprender con xito todos los programas de mejora continua y sostenerlas
con el tiempo, considerando que las 5Ss constituyen la base para crear y
sostener organizaciones de Calidad. En tal sentido, el proyecto busca
premiar cada ao a las organizaciones participantes del concurso que estn
comprometidas con este propsito e implementen adecuadamente el
programa de 5Ss.

pg. 4

La manera de cmo poner en prctica este programa y las bases del

concurso son parte del presente documento.

PREMIO NACIONAL DE 5Ss

1. Objetivos
Crear una cultura organizacional donde sea propicia la prctica de
herramientas de mejora continua y sistemas de gestin de calidad de clase
mundial, logrando adems un armonioso ambiente de trabajo, donde el
personal est motivado a trabajar en equipo y ganar conocimiento de la
actividad en la que participan.
Los objetivos especficos relacionados son:
Incentivar a las empresas peruanas a la prctica intensiva de las 5Ss.
Difundir conocimientos sobre la aplicacin de las 5Ss y herramientas
complementarias de mejora continua a todas las organizaciones
interesadas.
Estandarizar la prctica de las 5Ss
Fomentar el trabajo en equipo a travs de los equipos de 5Ss

2. Conceptos Fundamentales de las 5Ss

Seiri = Seleccionar (Primera S)
Identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar de trabajo todos los
materiales innecesarios, conservando solo los materiales necesarios
que se utilizan.
Ampliemos ms el concepto. Seleccionar es:

pg. 5

 Separar todo lo que es til de lo intil. Todos tenemos en casa o en

nuestro lugar de trabajo un cajn, un estante o un lugar donde
guardamos cosas que no necesitamos porque creemos que en algn
momento las utilizaremos.
No acumular cosas. Muchos tienen el hbito de juntar objetos
intiles, creyendo que un da los necesitarn.
No solicitar cosas en exceso. En algunas organizaciones, los
responsables de cada rea cuando solicitan tiles de oficina para el
mes, solicitan materiales en exceso los cuales terminan siendo mal
utilizados y hasta terminan en otros destinos lo cual genera prdidas
para la organizacin.
No confundir lo bueno con lo malo. A menudo los trabajadores, en
especial el personal de mantenimiento, suelen guardar repuestos,
partes y piezas malogradas, con la idea de que en algn momento
van a necesitarlas.
No guardar informacin desactualizada o sin importancia como por
ejemplo catlogos o brochure de empresas con las que no se trabaja,
no mantener peridicos murales con informacin desactualizada,
manuales y planos tcnicos (en el caso de empresas industriales
donde no han actualizado las modificaciones realizadas),
procedimientos e instructivos en versiones antiguas que ya han
sufrido modificaciones, o lo que es peor, no se cumplen.
En general, los malos hbitos que nos condicionan a actuar as nos
perjudican, no solo a nivel laboral, sino principalmente en el nivel
personal.
Seiton = Ordenar (Segunda S)
Establecer la manera en que deben ubicarse los materiales,
herramientas, utensilios y dems recursos necesarios para el trabajo,
incluyendo su identificacin, con el objetivo de que cualquier persona

pg. 6

que los necesite pueda ubicarlos, utilizarlos y reponerlos de forma fcil

y rpida.
Este concepto, que es bastante general y conocido por todos los que
practican las 5Ss, se puede estructurar en base a tres puntos, para que
su aplicacin sea ms objetiva:
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Una etiqueta para cada cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta.
Las cosas deben ser dispuestas segn su frecuencia de uso, de
manera que se ahorre tiempo y esfuerzo.
El orden de las 5Ss no tiene mucho que ver con el orden cosmtico con
el que solemos vincular esta palabra. El orden de las 5S est orientado a
eliminar desperdicios, generar ahorros y mejorar la eficiencia. Si la
disposicin de las cosas permite ahorrar, tiempo, recursos o dinero,
entonces cumple con este punto.
Seiso = Limpiar (Tercera S)
Se trata de identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando
que todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso.
As como en la estructura de la anterior S, diremos en este caso:

Accin bsica de inspeccin detallada

Accin bsica de conservacin
Elimina o reduce accidentes
Reduce fallas, ya que muy buena parte de las causas races ocurren
por falta de limpieza
Eliminar fuentes que generan suciedad
Seiketsu = Estandarizacin (Cuarta S)

pg. 7

La cuarta quiz sea la ms incomprendida. Se considera sin embargo

como una de las ms importantes, porque asegura el sostenimiento del
sistema y propicia la mejora continua.
Mucha gente utiliza las palabra estandarizacin o estndar en sus
conversaciones, pero ante la pregunta: Qu significa estandarizar?, La
mayora responde:
Es implantar procedimientos o normas.
Es uniformizar.
Es usar piezas iguales, etctera.
Estas respuestas corresponden a formas de estandarizacin y no a la
definicin misma.
Estandarizar significa, tomar acciones que permitan evitar cometer
errores y mantener un nivel ya alcanzado.
Los estndares ms comunes son, los Procedimientos e instructivos,
pero los ms eficaces son los menos conocidos, en ese sentido se
pueden mencionar los controles visuales, los Poka-Yoke (Tcnica
japonesa que significa a prueba de errores) e inclusive el
empoderamiento, el cual puede conformarse en algunos casos como
un buen estndar.
Shitsuke = Disciplina (Quinta S)
Al igual que la Estandarizacin, la Disciplina se constituye en una de las
ms importantes ya que en ella radica la clave del xito para sostener el
sistema con el tiempo. La creacin o formacin de hbitos as como la
adopcin de una nueva cultura de vida y de trabajo en la que se
practiquen los valores morales es fundamental para lograr la
implantacin
total
de
las
5Ss.
Para lograr la implementacin de la Quinta S es importantsimo el
compromiso y la participacin activa de la alta Gerencia quien se
constituye en el lder principal de la implantacin del sistema. Para ello

pg. 8

deber trabajar en equipo con todo su personal utilizando las

herramientas disponibles como son la comunicacin permanente,
auditoras, publicaciones en el peridico mural, revistas, etc.
PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE 5S

El programa de 5S, se implanta normalmente en cuatro fases: Preparacin,

Introduccin, Implantacin y Consolidacin, los cuales pueden
descomponerse en diez pasos (vase tabla)
Fase de preparacin (pasos 1-5)
Es vital elaborar cuidadosa y esmeradamente los fundamentos para un
programa 5S. Si la planificacin es descuidada, se necesitarn repetidas
modificaciones y correcciones durante la implantacin. La fase de
preparacin empieza con el anuncio de la alta direccin de su decisin de
introducir el Programa y se completa cuando se ha formulado el plan
maestro anual de desarrollo del Programa.
Paso 1: La alta direccin anuncia su decisin de introducir el Programa de 5S
Todos los empleados deben comprender el porqu de la introduccin del
Programa en su empresa y estar convencidos de su necesidad. La elevacin
de los costos de las materias primas, errores en los procesos, reclamos de
calidad, la cada de los precios de los productos, y otros factores negativos
del entorno, fuerzan a las empresas a organizarse ms eficientemente.
Muchas empresas estn adoptando el programa como un medio para
resolver complejos problemas internos y luchar contra las turbulencias
econmicas. No es necesario explicar, que la alta direccin debe considerar
cuidadosamente estos puntos antes de anunciar su decisin de introducir
el programa de 5S.
Sin embargo, cuando la alta direccin formule este compromiso, debe
dejar
claro su intencin de seguir el programa 5S hasta su finalizacin. Esto se
pg. 9

informa a todos los empleados y rganos empresariales explicndoles que la

direccin comprende el valor estratgico de las 5S y que facilitar el apoyo
fsico y organizacional necesario para resolver los diversos problemas que
inevitablemente surgirn durante la implantacin. La etapa de preparacin
para el programa de 5S comienza con este anuncio.
Tabla - Los diez pasos para la implementacin de las 5S
Paso
Preparacin
1. Anuncio formal de la decisin de introducir
el Programa de 5Ss
2. Crear una organizacin para promocin
interna de las 5Ss
3. Capacitacin en 5Ss a los lderes de la
implementacin.

4. Establecer los objetivos y polticas del

programa de 5Ss
5. Disear un plan maestro para implantar las
5Ss
6. Lanzamiento del proyecto empresarial del
programa de 5Ss
Implementacin
7. Crear una organizacin corporativa para
maximizar la eficacia en la gestin de planta

71 Formacin de grupos multifuncionales

7-2 Sectorizar la planta y/o instalaciones

asignando responsabilidades a grupos
multifuncionales
8. Entrenar a facilitadores de las 5Ss, masificar
capacitacin

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Puntos clave
La alta direccin anuncia su decisin de
implementar el programa de las 5Ss en una
reunin interna: Publicidad en revista de la
empresa, etc.
Comit de direccin y subgrupos de apoyo
Oficina de promocin de las 5Ss
Empezar con los miembros del comit y
grupos de apoyo.
Disear para los empleados cursos talleres que
sern dictados por facilitadores del grupo de
apoyo
Establecer lneas de actuacin estratgica y
objetivos
Prever efectos
Desde la fase de preparacin hasta la
postulacin al Premio Nacional de 5Ss
Definir plan piloto si es el caso
Invitar a clientes, filiales y subcontratistas
Definir indicadores de control para la
implementacin y progreso en la optimizacin
de los procesos
Los grupos deben ser conformados por
personal de operaciones, mantenimiento,
calidad, etc. En general tomar en cuenta al
personal que comparten roles dentro de un
mismo proceso
No debera quedar ninguna zona de la
organizacin sin grupo responsable
Disear talleres y elaborar plan de capacitacin
a todo el personal

Implementando Campaas
9. Campaa de la 1S
9.1Campaa de la 2S
9.2 Campaa de la 3S
9.3 Campaa de la 4S
9.4 Crear y ejecutar plan de masificacin del
programa de 5Ss a toda la organizacin
10. Consolidacin
Consolidar la implantacin de las 5Ss y
actualizar objetivos y metas del sistema.

Propiciar la participacin masiva en el

lanzamiento del rea seleccionada
Realizar una auditoria de la 1S despus del
lanzamiento
Realizar auditoria de 1 y 2 S despus de este
lanzamiento
Realizar auditoria de 1, 2 y 3 S despus de este
lanzamiento
Realizar auditoria de 1,2,3 y 4 S despus de
este lanzamiento
Analizar la experiencia con el plan piloto y
extender la implementacin al resto de la
organizacin
Postular para el premio Nacional de 5Ss
Contemplar objetivos ms elevados

Paso 2: Crear una organizacin de promocin de las 5Ss

Las 5Ss se promueven a travs de una estructura de pequeos grupos
multifuncionales que se solapan en toda la organizacin. Como muestra la
figura siguiente, en este sistema, los lderes de pequeos grupos de cada
nivel de la organizacin son miembros de pequeos grupos del siguiente
nivel ms elevado. Tambin la alta direccin constituye en s misma un
pequeo grupo. Este sistema es extremadamente eficaz para desplegar las
polticas y objetivos de la alta direccin por toda la organizacin.

pg. 11

As mismo es necesaria la conformacin de un comit de amplia

participacin, en el cual puedan participar las diferentes reas estratgicas
de la organizacin
Como grupo de apoyo a este comit se sugiere la creacin de 3 subgrupos:
1. Facilitadores
2. Grupo de Difusin y
3. Auditores
Es deseable que se cuente con una oficina de promocin que sirva de punto
de reunin de los grupos de apoyo.
Entre las funciones del comit est la preparacin del plan maestro,
coordinar su promocin y crear pautas para mantener las diversas
actividades entre otras cosas. Mientras que los grupos de apoyo se
encargarn de dirigir campaas sobre temas especficos, diseminar
informacin, disear y ejecutar las auditorias, organizar la publicidad,
entrenar y monitorear la implementacin entre otras. La oficina de
pg. 12

promocin juega un papel especialmente importante en la gestin de la

implantacin del sistema.
Paso 3: Capacitacin en 5S a lderes de la implementacin
Antes de poner en prctica un programa de 5Ss, debe comprenderse. Para
garantizar que todos comprenden las caractersticas del programa, y las
razones estratgicas que han llevado a la direccin a aceptarlo, se planifican
seminarios externos y planes de formacin internos adecuados para cada
nivel.
Los seminarios externos estn principalmente orientados al comit y grupos
de apoyo, la capacitacin interna debe ser liderado por el grupo de
facilitadores.
Paso 4: Establecer polticas y objetivos del programa de 5S
La poltica base debe ser parte integral de la poltica global de la empresa y
debe indicar los objetivos y directrices de las actividades a realizar. Los
objetivos de las 5Ss deben relacionarse con la planificacin estratgica de la
empresa, es decir, con los objetivos del negocio a mediano y largo plazo y
deben decidirse solamente despus de consultas prolongadas con todos los
interesados, incluida la alta direccin. El programa 5Ss debe ser de carcter
permanente solo as se podrn obtener los objetivos fijados.
Paso 5: Disear un plan maestro
Para formular un plan maestro de implantacin, primeramente se tienen
que decidir las actividades a poner en prctica para lograr los objetivos de
las 5Ss. Este es un paso importante. Cada empresa debe reflexionar y
decidir sobre los modos ms eficientes de cubrir los desfases entre la
situacin de partida y los objetivos.
Es importante en este paso decidir la aplicacin masiva del programa o la
implementacin gradual comenzando con un plan piloto.
Salvo el caso de empresas muy pequeas siempre es recomendable
comenzar con un plan piloto.

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En el plan maestro se debe llegar tan lejos como se pueda, en ese sentido
ser muy estimulante proyectarse a participar en el premio nacional y no
descansar hasta ganar el premio mayor.
6. Lanzamiento del proyecto empresarial del programa de 5Ss
Una vez que se ha aprobado el plan maestro, puede tener lugar el
Lanzamiento inicial del programa. Este comienzo debe perfilarse para
cultivar una atmsfera que eleve la moral e inspire dedicacin. Por ejemplo,
en Japn el lanzamiento consiste a menudo en una reunin de todo el
personal con clientes, filiales y subcontratistas. En la reunin, la alta
direccin confirma su compromiso de implantar el Programa e informa de
los planes desarrollados y el trabajo realizado durante la fase de
preparacin.
Dependiendo de las facilidades y caractersticas de la organizacin este
lanzamiento puede ser manejado con diversas estrategias que a su vez sean
respaldadas con diversos elementos de apoyo como:

Videos institucionales
Revistas institucionales
Trpticos
Gigantografias
Reuniones plenarias, etc.

Fase de implantacin (pasos 7-9)

Durante la fase de implantacin, se realizan actividades seleccionadas para
lograr los objetivos del plan maestro. Debe ajustarse el orden y plazo de las
actividades de los pasos 7-9 para adaptarlos a las caractersticas particulares de
la empresa, divisin, o planta. Algunas actividades pueden realizarse
simultneamente.
Fase de consolidacin - Paso 10: Afianzar los niveles logrados y mejorar
las metas.

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Este plan no debe considerarse terminado si no se consigue el premio nacional

de 5Ss, una vez alcanzado el premio las actividades corporativas de 5Ss no
terminan aqu. Las empresas tienen que continuar introducindolas firmemente
en la cultura corporativa hacindolas cada vez ms eficaces.
Una organizacin crece persiguiendo continuamente objetivos cada vez ms
elevados: objetivos que reflejen una visin de lo que la organizacin cree que
debe llegar a ser. Las empresas se estn esforzando en realizar planes
estratgicos que garanticen su supervivencia y rentabilidad en los prximos
aos. Los programas de 5Ss deben apoyarlas en este esfuerzo.

CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL PREMIO NACIONAL DE 5S

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ( 250 puntos)

Este criterio examina el compromiso, participacin y responsabilidad de la alta
gerencia, adems de la forma como apoya y respalda al programa de las 5Ss
y a todos los involucrados en el proyecto de implementacin.
1.1. Planeacin
El sub-criterio Planeacin, examina el proceso de desarrollo de las estrategias
sobre las 5Ss. La Alta Direccin debe incluir la manera como se conciben los
pg. 15

objetivos 5Ss asociados a, los grandes objetivos estratgicos de la

Organizacin, los planes de accin para alcanzar dichos objetivos y los planes
del personal responsables o dueos de sus procesos. Tambin la Alta Direccin
examina la manera o forma en que se despliegan los planes y como se har el
seguimiento al desempeo.
1.1.1. Cmo evidencia la Alta Direccin su compromiso con la promocin
de las 5Ss en su Organizacin?
- En la descripcin del proceso de desarrollo de las estrategias de la
Organizacin, se incluyen las 5Ss, como parte de los objetivos
estratgicos para fortalecer el desempeo y la posicin competitiva de
la Organizacin.
- Existe una alineacin de los objetivos de las 5Ss, con los objetivos
estratgicos de la organizacin.
- Se evidencian en las Matrices Estratgicas de Gestin por reas, la
formulacin de objetivos y metas para implementar las 5Ss. Incluyen
planes de accin, indicadores de medicin, tiempos establecidos y
responsables.
- Se tiene conformado el Comit de las 5Ss, responsable directo de la
implementacin del Programa de las 5Ss en la Organizacin.

- Existe un organigrama Funcional de la Organizacin, donde el Comit de

las 5Ss, o algn Equipo Organizacional de las 5Ss, tenga representacin
con reporte directo a la Alta Direccin o Gerencia General.
1.1.2. Cmo verifica la alta direccin que lo dispuesto se est cumpliendo?
- Participando activamente en reuniones peridicas del comit lo cual se
puede comprobar mediante actas y/o directrices generadas a partir de
su participacin.

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- Revisando los informes de auditora y apoyando las conclusiones a las

que llegue el comit producto de su anlisis.

- Se pueden tambin revisar formatos, reportes o informes mensuales de

avance de los resultados de la implementacin de las 5Ss. En cada caso
se verifican los cronogramas, comparando las fechas establecidas entre
el plan inicial y el plan actual.
- En la manera cmo y en que, se est gastando el presupuesto asignado
al proyecto de implementacin de las 5Ss. Las justificaciones de los
gastos son evidenciadas con documentos y responsables por cada rea
asignada.
- Se verifica con el despliegue de la informacin y comunicacin para el
lanzamiento de las 5Ss en toda la Organizacin: afiches, letreros
visuales, peridico mural, fotos, videos institucionales, revistas, eventos,
charlas y seminarios. El liderazgo corresponde al Comit de las 5Ss y
todos los miembros de su equipo de apoyo para la difusin.
1.1.3. Puede la Alta Direccin demostrar una participacin activa y
permanente en estas actividades?
- En las presentaciones de lanzamiento de las 5Ss, existen los registros
con la participacin (como expositor y/o como asistente al evento),
debidamente firmadas por alguno de los representantes de la Alta
Direccin? En posteriores difusiones de reforzamiento y motivacin
alguno de ellos puede probar su participacin?
- En las reuniones mensuales del Comit de Gerencia, se comprueba con
las actas resumen, que siempre est en agenda algn tema de las 5Ss.
En los informes enviados va e-mail se comprueba que existe referencias
al tema de 5Ss con suficiente detalles como fechas y temas a tratar as
como las decisiones tomadas por la Alta Direccin.
- En la publicacin de un panel o carteln muy visible, donde cada uno de
los miembros de la Alta Direccin, firma el Acta de Compromiso y
pg. 17

Principios de las 5Ss, invitando adems a todo el personal a que sigan su

ejemplo.
- Con la difusin de videos institucionales de las 5Ss, donde cada uno de
los representantes de la Alta Direccin, exponen temas relacionados con
las 5Ss.
1.1.4. Qu clase de nivel le otorga la Alta Direccin a los organizadores de
esta actividad? (bsico, medio, estratgico)
- La Alta Direccin al establecer el Comit de las 5Ss, elige entre sus
miembros a los representantes de las gerencias de sus principales
Unidades de Negocios, para darle un mayor impacto y cobertura al
Programa 5Ss. De esta manera asegura el nivel estratgico del proyecto
5Ss dentro de la Organizacin.
- Si el Comit de las 5S con la aprobacin de la Alta Direccin, est
integrado en su mayora por Coordinadores, Jefaturas o Supervisores,
para hacerse cargo de la implementacin, entonces le est otorgando
solo un nivel medio al proyecto 5Ss dentro de la organizacin.
- En el caso de que la Alta Direccin, no considere por el momento
oportuno la conformacin de un Comit de las 5Ss, y solamente apruebe
la formacin de un Equipo Organizacional o la designacin de un
Coordinador de las Actividades de las 5Ss, entonces se est otorgando
un nivel bsico al proyecto 5Ss dentro de la Organizacin.
1.2. Ejecucin
El sub-criterio Ejecucin, examina la amplitud y la profundidad con que los
enfoques estratgicos de la Alta Direccin son aplicados a las reas relevantes
de la Organizacin, es decir que tan bien se ejecuta y se despliega el enfoque
en el Programa de las 5Ss. La ejecucin es excepcional si la implementacin se
da en todas las reas, de lo contario solo sera limitado. La organizacin debe
garantizar que el despliegue de las estrategias asociadas a las 5Ss logre
alcanzar las metas.

pg. 18

1.2.1. Qu facilidades otorga la alta direccin para llevar a cabo esta

actividad?
- Asigna un presupuesto general a las actividades de las 5Ss, etapa por
etapa, y/o otros recursos logsticos como: lugar para reuniones
semanales, mesas de trabajo, muebles pizarras, materiales de
capacitacin, edicin y publicacin de revistas, cmara fotogrfica o
filmadora, tableros de publicacin, etc.
- Respaldando y fortaleciendo las decisiones del Comit de las 5Ss, para
conformar los equipos de Auditores, Facilitadores y/o Lderes del
programa, en las Unidades de Negocio o Divisiones de la Organizacin.
Se debe hacer evidente la conformacin voluntaria de sus miembros,
mediante una reunin de trabajo y declaracin del porqu de su
intencin.
- Mediante el acompaamiento y soporte externo de un Equipo de
Especialista en 5Ss, que apoyen el diseo, planeacin, implementacin,
sostenibilidad y auditorias del Programa 5Ss, en todas sus etapas. Ser
importante hacer primero un Diagnstico inicial para establecer una
lnea base del proyecto y luego la mejora continua.
- En algunos casos, la alta direccin y el Comit de las 5Ss, por cuestiones
de mltiples actividades, funciones, toma de decisiones y tiempo,
deciden delegar el seguimiento de la implementacin a un Coordinador
de las 5Ss. Esta persona, con gran conocimiento de los procesos y
personas, en forma exclusiva y a tiempo completo se encargar de
coordinar entre todos los involucrados la ejecucin de las actividades de
las 5Ss.
1.2.2. Qu canales de comunicacin emplea y como asegura el xito de esta
comunicacin?

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- En la etapa de Difusin y Lanzamiento del Programa de las 5Ss, la alta

direccin pone nfasis en la comunicacin directa de los objetivos de las
5Ss a todo el personal (presentaciones masivas). Se busca establecer
relaciones de compromiso, escucha del personal, el aprendizaje,
necesidades, apoyos y expectativas en todos los niveles de la
Organizacin. Se toman referencias de las ideas de innovacin y
potenciales proyectos de mejora continua en las reas de trabajo.
- De manera programada y peridica es deseable que se inviten a los
Lderes del programa y/o miembros de los grupos de apoyo del comit
de 5Ss, a reuniones de carcter informal (desayunos, almuerzos o cenas)
con alguno de los integrantes de la Alta Direccin y del Comit de las
5Ss, para tomar de primera fuente la informacin acerca del avance de
las 5Ss o aspectos con oportunidad de mejora. Esto no solo mejora la
comunicacin al interior de la organizacin sino principalmente la
motivacin del personal de apoyo, quienes participan en esta actividad
ad honorem.
- Mediante los medios tecnolgicos o las redes sociales, la alta direccin
se apoya para la comunicacin fluida de manera indirecta, pero en
tiempo real para difundir estrategias, cambios, avances, nuevos
miembros o resultados exitosos que merecen ser compartidos por todos.
Ser importante archivar estos mensajes en una carpeta de las 5Ss, o
archivar copias impresas luego de su publicacin en el Tablero de las 5Ss
(peridicos murales), para conocimiento de todo el personal de la
Organizacin.
- Durante las Reuniones Mensuales del Comit de las 5Ss y los integrantes
de su Equipo de Auditores, Facilitadores, el equipo de difusin y/o
Lderes del programa de las 5Ss, se comunican los resultados obtenidos
del avance en la implementacin de las 5Ss. A su vez se ejecuta el
despliegue hacia abajo con los miembros de estos equipos y el
despliegue hacia arriba con el Comit de las 5Ss.

pg. 20

1.2.3. Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento de

esta actividad y todos cuentan con la misma posibilidad de
participacin?
- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del
Programa de las 5Ss, la alta direccin establece un da central
previamente planificado, para que todos estn presentes incluyendo
supervisin y jefaturas. Ese da, algunas actividades son paralizadas o
delegadas al personal ya capacitados en las 5Ss. Hay un formato de
firma de asistencia de todos los participantes, fotos y/o filmacin del
evento.
- En funcin de un diagnstico inicial de capacidades se determina
quienes necesitan refuerzo en conocimientos bsicos para implementar
las 5Ss. La alta direccin de esta manera brinda la oportunidad de
participacin y de nivelacin a todo el personal de lnea.
- De igual manera con el apoyo de Recursos Humanos, todo personal
nuevo que ingresa a la organizacin, tendr un proceso de induccin, y
debe ser de carcter obligatorio que dentro de esta induccin se incluya
el tema de las 5Ss.
- Es compromiso de la Alta direccin, promover y dar facilidades de
soporte a todos los miembros de los Crculos de Calidad en sus proyectos
de mejora continua y 5Ss, en todos los niveles de la Organizacin. Ser
importante que ellos mismos expongan ante la alta direccin sus
propios proyectos de mejora y sus conocimientos de las 5Ss.
1.3. Control
El sub-criterio Control, examina el camino seguido para llevar a cabo la
implementacin del Programa de las 5Ss, verificando el uso de mtodos y
herramientas que la Alta Direccin ha establecido como estndares de
trabajo dentro de las polticas y normas de la Organizacin. Se explica la
manera como se asegura el cumplimiento de los pasos previstos en el

pg. 21

proyecto, la manera en que la Alta Direccin induce a que los equipos y

personas gestionen las reas claves de la Organizacin. El manejo y control de
la documentacin tendr un enfoque sistmico desde su concepcin inicial, y
se elegirn responsables entre los miembros del Comit de las 5Ss para su
administracin.
1.3.1. Cmo se asegura la alta direccin que los principios vertidos en esta
actividad se estn cumpliendo de acuerdo a lo establecido?
- Aprobando, estableciendo y difundiendo las nuevas prcticas
provenientes del Proyecto de las 5Ss, como parte de los nuevos
estndares o principios de la Organizacin. Se elaboran manuales,
procedimientos, formatos de control y auditorias, hojas de chequeo y
verificacin segn los criterios o parmetros emanados de la Alta
Direccin.
- Se debe evidenciar registros de Auditorias cruzadas entre reas de
trabajo y/o en algunos casos la Alta Direccin dispone la contratacin
de un Auditor externo para uniformizar los criterios de evaluacin y
control.
- Existe un departamento y/o rea que con un enfoque sistmico organiza
toda la documentacin, sta depende de la Alta Direccin y se encarga
de la emisin y actualizacin de los archivos y formatos, as como de la
revisin peridica de los conceptos, criterios y sub-criterios, definiciones
y mejora de procesos usando las 5Ss.

1.3.2. Se pueden demostrar que estos controles tienen un carcter de

permanente?
- De la forma como la Organizacin, representada por la Alta Direccin
establece el enfoque sistemtico de sus controles, respondiendo a los
requisitos de los criterios, es decir los mtodos y procedimientos
utilizados para lograr con las 5Ss, productos o servicios de calidad,
pg. 22

depender la continuidad y sostenibilidad del Programa de las 5Ss en el

tiempo.
- Para que el sistema se enfoque en un control sistemtico, tiene que ser
evaluado permanentemente a travs de auditoras, cuyos resultados
llegan a la Alta Direccin a travs de informes de auditoras, quienes en
ltima instancia toman las acciones correctivas que correspondan para
cumplir con los requerimientos de los criterios, efectividad en su uso y
que este alineado con las necesidades de la Organizacin.

- Todo buen Sistema debe ser capaz de repetir indefinidamente sus

resultados, labor que es soportada por sus estndares, este enfoque
permitir a las personas aprender, y ganar conocimiento permanente
sobre su entorno de trabajo. Se basa en la oportunidad de interacciones
y cambios en las personas y los procesos, permitiendo ganar una mayor
madurez a la Organizacin y que debe reflejarse en continuos ciclos de
evaluacin y aprendizaje de las 5Ss.
1.3.3. Cmo participa la alta direccin en este control?
- De la manera como la alta direccin ejercita su liderazgo, formal o
informal en todos los niveles de la Organizacin, es decir el sustento y la
forma en que las decisiones claves de control se toman, se comunican y
se ejecutan. Incluye estructuras y mecanismos para la toma de
decisiones de control, la seleccin y el desarrollo de lderes y gerentes,
as como el refuerzo de valores, prcticas y conductas.
- Este control de la Alta Direccin ser efectivo si evita cadenas de mando
que requieran largas vas de decisin, si incluye mecanismos para la
autoevaluacin y control de los lderes y miembros del Comit de las
5Ss, para recibir retroalimentacin y para mejorar.
- La alta direccin participa del control, durante las reuniones mensuales
del Comit de Gerencia, donde solicita los indicadores claves del
desempeo (KPI) de cada rea o unidad de negocio de la organizacin,
respecto a las 5Ss.

pg. 23

1.3.4. Cmo garantiza la alta direccin que esta herramienta no se

contrapone con otros sistemas coexistentes en la organizacin?
- La alta direccin establece un Modelo Sistmico de Gestin que incluye
al Programa de las 5Ss, para su implementacin en la empresa. Este
modelo define el contexto en el cual opera la Organizacin, y sus
relaciones de trabajo tanto con los clientes internos y como con los
clientes externos, adems define los retos estratgicos que sern
tomados como guas para el desempeo organizacional del Sistema.
- Este modelo sistmico debe garantizar el alineamiento de objetivos en
toda la Organizacin, que debe ser reflejada en los valores y principios
fundamentales de las 5Ss, en la implementacin y la sostenibilidad del
Programa de las 5Ss en el tiempo, y las relaciones causa efecto entre los
criterios de evaluacin por cada etapa.
- La alta direccin muestra un grfico donde se explica el marco general
del modelo sistmico de Gestin donde el Programa de las 5Ss es un
elemento clave, existen adems relaciones funcionales e interacciones
entre todos los elementos de otros sistemas.
1.4. Revisin del Sistema
El punto Revisin del Sistema, est ubicado entre dos ciclos, el final de uno y el
comienzo del siguiente, el propsito de este ejercicio es verificar cunto se ha
alcanzado en un periodo determinado los objetivos y las metas propuestos, al
mismo tiempo se debe verificar que los efectos generados estn dentro de lo
que la organizacin esperaba. Es el momento de afinar detalles, y generar el
aprendizaje de la organizacin, todo esto permitir asimilar la experiencia e
iniciar un nuevo ciclo con algunos detalles mejorados. Este es el punto donde
la mejora se lleva a cabo y permitir a la organizacin estar en un mejor nivel.
1.4.1. Realiza la alta direccin revisiones peridicas de este sistema?
- Durante las reuniones del Comit de Gerencia, la alta direccin revisa
peridicamente el resultado en la gestin de 5Ss y el cumplimiento de
metas y objetivos del periodo, esta revisin debe ser realizada por la
pg. 24

alta direccin y en un periodo mximo de 1 ao, esto les permitir

tomar las acciones correctivas correspondientes.
- En algunas ocasiones la alta direccin puede solicitar el apoyo de
consultores o auditores externos, para encargarles la medicin y el
anlisis (trazabilidad, clima, seleccin, etc.) del desempeo
organizacional, cuando requieran la revisin de algunos de sus
sistemas, pero en ltima instancia esto servir solo como informacin
previa al proceso de revisin del sistema, proceso que estar al cargo de
la alta direccin y el comit en funciones.
1.4.2. Cmo realiza esta revisin?
- La alta direccin hace uso para esta labor, de indicadores, informes y
reportes que le ayudan a comprobar el cumplimiento de los objetivos y
metas
- La alta direccin analiza los datos y la informacin para entender el
desempeo organizacional, incluyen: Tendencias, proyecciones,
correlaciones causa-efecto, costeo de actividades, probabilidades y
estadsticas de procesos de control.

1.4.3. Puede mostrar evidencias de esta revisin?

- La alta direccin, firma todas las versiones actualizadas de los
procedimientos y manuales de funciones creados para todos los
sistemas que intervienen en la implementacin de las 5Ss.
- Existen actas de reuniones de revisin firmadas por la alta direccin y
los miembros del comit, adems de registros estadsticos con registros
pasados y los actualizados en archivos digitales y/o reportes de control,
con las firmas de la alta direccin.
1.4.4. Quines participan de esta revisin?

pg. 25

- La alta direccin, el comit de 5Ss y las gerencias que ellos crean por
conveniente invitar a esta revisin.

1.5. Reconocimientos
El sub-criterio Reconocimientos, se refiere a las polticas existentes en la
Organizacin para reconocer al personal que participa de manera destacada
en el Programa de las 5Ss y en los proyectos de mejora continua. Dicho
reconocimiento debe principalmente satisfacer necesidades intrnsecas y
trascendentes del personal, evitndose hasta donde sea posible premio
monetario individuales. La alta direccin incorpora estas polticas de
reconocimiento, dentro de las polticas del rea de Recursos Humanos.

1.5.1. Qu reconocimientos ha implementado la alta direccin para los

equipos destacados que participan en esta actividad?
El reconocimiento no necesita ser pecuniario es ms si lo es a la larga, se
puede generar el efecto contrario, en este caso se recomienda
reconocimientos ms que individuales por equipos y que sean
generadores de motivacin intrnseca y hasta trascendente.
1.5.2. Forma parte de la estrategia general de la empresa estos
reconocimientos, explique cmo?
Es necesario que la empresa toque este tema como algo muy
importante y sera mejor si esto forma parte de la estrategia general
que tiene la empresa como programa de reconocimientos.
1.5.3. Existen evidencias de que este reconocimiento se est llevando a cabo?
Cualquier forma de demostrar que este plan de reconocimientos se lleva
a cabo puede ser usado en este punto.

pg. 26

2. ORGANIZACIN ( 250 puntos)

Se deben contar con un proceso metdico especialmente diseado para
alcanzar los objetivos propuestos por el programa de 5S.
En este proceso se deben planificar la toma de decisiones al ms alto nivel que
permita a la organizacin tener el control de las actividades del programa,
para orientarlas al logro de los objetivos.

2.1. Planeacin
2.1.1. Cuenta la empresa con algn tipo de organizacin que soporte esta
actividad de manera sostenida y permanente?
Es necesario que la empresa cuente con un comit u organizacin
equivalente multidisciplinaria y soportada por la alta direccin, que
gestione el programa y sirva de filtro y puente de comunicacin con la
alta direccin
2.1.2. La organizacin creada tiene representacin en la empresa?
El comit u organizacin encargada del programa de 5Ss debe tener el
apoyo de la alta direccin y contar con recursos que permita asegurar el
desarrollo de las actividades. Adems debe contar con el apoyo de todas
las gerencias y tener poder de convocatoria.
Es necesario que la empresa pueda demostrar de alguna manera el
cumplimiento de este punto.
2.1.3. El comit u organizacin encargada del Programa de 5Ss cuenta con
principios y funciones estandarizados?
El comit u organizacin encargada del programa de 5Ss debe demostrar
mantener actividades sistemticas y estandarizadas, lo cual se puede
verificar a travs de:
pg. 27

 Estatutos
Normas
Procedimientos
Reglamentos
Valores
Polticas
Roles
Plan general
Planes especficos
En general todo lo que permita comprobar que el comit u organizacin
garantiza la continuidad de sus actividades y lo hace de manera seria y
responsable.
2.2. Ejecucin
Tan importante como hacer una buena planificacin, es ejecutar los
trabajos de acuerdo a lo planeado, en este punto verificaremos que el
accionar del comit este alineado con lo planificado.
2.2.1. Con que facilidades cuenta esta organizacin para el desarrollo de sus
actividades?
Es deseable que el comit u organizacin encargada del programa de 5Ss
as como sus grupos de apoyo cuente con facilidades para el correcto
desempeo de sus actividades, entre las cuales podemos mencionar:
Sala de reuniones
Facilidades de tiempo de parte de sus jefes inmediatos a los
integrantes del comit y grupos de apoyo
Recursos Informticos y/o de comunicacin que facilite su labor
Material bibliogrfico que sirva de apoyo conceptual a los
miembros del comit y grupos de apoyo
En general se debe verificar y registrar todas las facilidades que la
empresa ofrece para el mejor desempeo del comit.

pg. 28

2.2.2. Se puede demostrar la actividad sostenida de esta organizacin?

Es necesario que existan documentos que demuestren actividad sostenida
del comit, entre estos documentos podemos mencionar:
Plan maestro anual
Actas de reunin
Diagramas Gant de seguimiento de proyectos y/o actividades
Informes de auditorias
Informes de seguimiento
En general puede ser til todo documento que pruebe actividad contina
orientada a lo planificado.
2.2.3. Se puede demostrar la participacin activa de cada uno de sus
miembros?
Se debe poder verificar de manera individual, la participacin de cada
uno de los miembros del comit y personal de apoyo. En caso de
ausencias no previstas se debe asignar a un reemplazo.
2.3. Control
2.3.1. Qu controles lleva a cabo la organizacin que asegure el xito de las
actividades de 5Ss?
No existe una buena gestin si no se tienen controles que retroalimenten
el sistema, en este caso el comit de 5Ss de la empresa debe demostrar
tener mecanismos de control que aseguren el xito del programa. Estos
controles pueden ser algunos de los que a continuacin se menciona:
% de cumplimiento del plan maestro
Informes de seguimiento a auditorias
Informes de seguimientos a acciones correctivas y preventivas,
relacionadas con las no-conformidades detectadas en las
auditorias

pg. 29

 Revisin de indicadores relacionados con la prctica de las 5S

Algn indicador que mida el % capacitacin realizada relacionada
con el sistema vs lo planeado, etc.
2.3.2. Cmo demuestra la organizacin que a su vez ellos reciben tambin un
control de sus actividades?
Para asegurar el xito del comit u organizacin encargada del programa
de 5Ss, se debe demostrar que ellos a su vez reciben algn control de sus
actividades de parte de la alta direccin, y para esto pueden servir:
Actas de reuniones peridicas entre el comit y la alta direccin
Verificacin del cumplimiento de los estatutos del comit.
Informes y/o comunicados de alto nivel entre el comit y la alta
direccin, entre otros.

3. IMPLEMENTACIN ( 250 puntos)

La implementacin es una de los factores crticos del xito en el programa de
5Ss, por lo tanto se deber tener mucho cuidado en planificar estas
actividades, y en todo momento deben ser vigiladas y apoyadas por la alta
direccin.
3.1. Planeacin
3.1.1. Existe un plan de implementacin de estas actividades?
Debe existir un plan maestro de implementacin que debi ser elaborado
por el comit y aprobado por la alta direccin
3.1.2. Se han definido indicadores que muestren el desarrollo de la
implementacin y/o logros alcanzados?
El desarrollo del plan maestro de implementacin debe ser revisado
peridicamente por la alta direccin quien tomar si es necesario las
medidas que aseguren su cumplimiento.
pg. 30

3.1.3. En general todo lo relacionado con estas actividades, est planificado?

Una manera de comprobar el grado de organizacin que posee el comit
es verificar si todas las actividades importantes de la implementacin
estn adecuadamente planificadas, para este punto es bueno tomar en
cuenta la 5W + 1H, es decir debemos de verificar:

Qu se va hacer
Por qu se va hacer
Quin es el responsable de su ejecucin
Cundo lo va hacer
Dnde lo va hacer y
Como lo va hacer

Esto acompaado de reportes de actualizacin del proyecto

3.1.4. Qu facilidades se brindan para esta implementacin?
El comit es el responsable (o el intermediario vlido con la alta direccin)
de brindar todas facilidades y recursos para que el plan maestro de
implementacin se pueda llevar a cabo.

3.2. Ejecucin
3.2.1. Los ejecutores de los planes de accin tienen conocimiento de los
planes elaborados?
Es necesario que cada uno de los miembros del comit y principalmente
los ejecutores del plan que por lo general son miembros de los grupos de
apoyo, tengan pleno conocimiento del plan maestro de implementacin,
as como el rol que l juega dentro de este plan.

pg. 31

3.2.2. Los ejecutores representan a todos los sectores y niveles de la

organizacin?
Es necesario que los ejecutores de los planes y/o los miembros de apoyo
se elijan de manera que representen a toda la empresa, esto asegura el
xito general del programa.
3.2.3. Todo el personal involucrado ha sido capacitado e informado
oportunamente de lo que se est haciendo?
Todo el personal involucrado en el programa debe mantener un registro
de sus capacitaciones y entrenamiento en su file personal que
administra RRHH, con mayor razn si la persona participa directamente
en el comit y/o grupos de apoyo.
3.2.4. Se demuestra en la prctica que las facilidades prometidas para la
implementacin se estn cumpliendo?
Se debe comprobar de alguna manera que las facilidades prometidas se
estn cumpliendo, esto incluye entre otras cosas las facilidades para la
realizacin de reuniones en el caso de los miembros del comit y grupos
de apoyo

3.3. Control
3.3.1. Cul es el seguimiento que se realiza de las actividades de
implementacin?
Es una de las prioridades de ms alto nivel, el controlar el nivel de
cumplimiento del plan maestro de implementacin.
3.3.2. Se mantienen un registro de indicadores de implementacin y revisin
permanente de los mismos?
Esta medida complementa el punto anterior.
pg. 32

3.3.3. Se realizan reuniones a todo nivel que mantenga una comunicacin y

preocupacin compartida sobre los resultados de la implementacin?
La empresa a travs de las acciones tomadas por la alta direccin, debe
demostrar que un retraso en la implementacin es un tema muy delicado
y demostrar que toma acciones correctivas coherentes con este nivel de
importancia.
4. INTEGRACION Y RESULTADOS ( 250 puntos)
El cuarto punto tiene como propsito ver el grado de integracin en empresas
que ya estn bien avanzadas en su implementacin, as mismo se busca evaluar
los resultados obtenidos y compararlos con los planeados.
4.1. En qu fase de la implementacin esta la empresa?
Normalmente las implementaciones pasan por las siguientes fases:
Plan Piloto
Generalizacin a toda la empresa
Integracin con proveedores
4.2. Cul es el nivel de avance en la fase actual?
Este nivel de avance debe ser verificado a travs de la revisin del plan
maestro anual.
4.3. Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin?
(Aspectos cualitativos)
La empresa debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cualitativos que
debern ser probados de alguna forma. Por ejemplo:
Encuestas de clima laboral
Premios u distinciones alcanzadas

pg. 33

Mostrando fotos del antes y despus

Entrevistas y reportajes a involucrados
Progreso en los resultados de las auditorias
Proyectos de mejora realizados por el personal
Progreso de indicadores de desempeo, entre otras formas posibles

4.4. Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin?

(Aspectos cuantitativos)
La empresa debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cuantitativos
que debern ser probados de alguna forma. Por ejemplo:

Progreso de indicadores de gestin claves del negocio

Reduccin de costos probados en proyectos realizados
Aumento en los niveles de venta
Incrementos en los niveles de facturacin
Indicadores de crecimiento de mercado, etc.

4.5. Cul ha sido el aporte colateral con otros sistemas?

Normalmente el xito en la implementacin de las 5Ss genera beneficios
colaterales en toda la organizacin que pueden incidir en:
Obtencin certificaciones de calidad
Mejora del clima laboral en la organizacin
Reduccin de la rotacin del personal
Reduccin del porcentaje de ausentismo y tardanzas
La organizacin de nuevas actividades en el personal de operaciones,
como el uso de checklist y participacin en el mantenimiento autnomo
Mayor y mejor comunicacin entre reas
Resolucin de problemas crnicos, como incumplimientos en el uso de
EPPs
Eliminacin de problemas recurrentes
Reduccin de desperdicios de todo tipo y a todo nivel, etc.

pg. 34

4.6. Qu nivel de integracin tienen estas actividades con el resto de los

Stakeholder1?
Cul es el avance de la implementacin en las partes interesadas que son
externas al proceso (Stakeholder1), a estas partes interesadas pueden ser:
Proveedores, El primer Stakeholder1 que se debe atender es el de los
proveedores ms importantes cuya cercana e importancia con los
principales procesos de la
Trabajadores
Clientes
Sociedad

4.7. Cul es el cambio experimentado en el clima organizacional despus

de la implementacin de estas actividades?
En este punto es deseable que se recoja la apreciacin de los trabajadores a
travs de una entrevista, las personas deben ser seleccionadas al azar y no
deben ser menos de 3.

Es un trmino ingls utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach (Pitman,
1984), para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa.

pg. 35

PUNTAJES POR CRITERIO

CRITERIO
Puntuacin total de la evaluacin

Puntos
1000

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ( 250 puntos)

250
1.1. Planeacin
50
1.1.1. Cmo evidencia la Alta Direccin su compromiso con la promocin de las 5S en su Organizacin?
12.5
1.1.2. Cmo verifica la alta direccin que lo dispuesto se est cumpliendo?
12.5
1.1.3. Puede la Alta Direccin demostrar una participacin activa y permanente en estas actividades?
12.5
1.1.4. Qu clase de nivel le otorga la Alta Direccin a los organizadores de esta actividad? (bsico, medio, estratgico)
12.5
1.2. Ejecucin
50
1.2.1. Qu facilidades otorga la alta direccin para llevar a cabo esta actividad?
17
1.2.2. Qu canales de comunicacin emplea y como asegura el xito de esta comunicacin?
16.5
1.2.3. Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento de esta actividad y todos cuentan con la misma
posibilidad de participacin?
16.5
1.3. Control
50
1.3.1. Cmo se asegura la alta direccin que los principios vertidos en esta actividad se estn cumpliendo de acuerdo a
12.5
lo establecido?
1.3.2. Se pueden demostrar que estos controles tienen un carcter de permanente?
12.5
12.5
1.3.3. Cmo participa la alta direccin en este control?
1.3.4. Cmo garantiza la alta direccin que esta herramienta no se contrapone con otros sistemas coexistentes en la organizacin?
12.5
1.4. Revisin del Sistema
50
1.4.1. Realiza la alta direccin revisiones peridicas de este sistema?
12.5
1.4.2. Cmo realiza esta revisin?
12.5
1.4.3. Puede mostrar evidencias de esta revisin?
12.5
1.4.4. Quines participan de esta revisin?
12.5
1.5. Reconocimientos
50
1.5.1. Qu reconocimientos ha implementado la alta direccin para los equipos destacados que participan en esta
17
actividad?
1.5.2. Forma parte de la estrategia general de la empresa estos reconocimientos, explique cmo?
16.5
1.5.3. Existen evidencias de que este reconocimiento se est llevando a cabo?
16.5

pg. 36

2. ORGANIZACIN ( 250 puntos)

2.1. Planeacin
2.1.1. Cuenta la empresa con algn tipo de organizacin que soporte esta actividad de manera sostenida y permanente?
2.1.2. La organizacin creada tiene representacin en la empresa?
2.1.3. El comit u organizacin encargada del Programa de 5S cuenta con principios y funciones estandarizados?
2.2. Ejecucin
2.2.1. Con que facilidades cuenta esta organizacin para el desarrollo de sus actividades?
2.2.2. Se puede demostrar la actividad sostenida de esta organizacin?
2.2.3. Se puede demostrar la participacin activa de cada uno de sus miembros?
2.3. Control
2.3.1. Qu controles lleva a cabo la organizacin que asegure el xito de las actividades de 5S?
2.3.2. Cmo demuestra la organizacin que a su vez ellos reciben tambin un control de sus actividades?

250
84
28
28
28
83
28
27.5
27.5
83
41.5
41.5

3. IMPLEMENTACIN
3.1. Planeacin
3.1.1. Existe un plan de implementacin de estas actividades?
3.1.2. Se han definido indicadores que muestren el desarrollo de la implementacin y/o logros alcanzados?

250
84
21
21

3.1.3. En general todo lo relacionado con estas actividades, est planificado?

3.1.4. Qu facilidades se brindan para esta implementacin?
3.2. Ejecucin
3.2.1. Los ejecutores de los planes de accin tienen conocimiento de los planes elaborados?
3.2.2. Los ejecutores representan a todos los sectores y niveles de la organizacin?
3.2.3. Todo el personal involucrado ha sido capacitado e informado oportunamente de lo que se est haciendo?
3.2.4. Se demuestra en la prctica que las facilidades prometidas para la implementacin se estn cumpliendo?
3.3. Control
3.3.1. Cul es el seguimiento que se realiza de las actividades de implementacin?
3.3.2. Se mantienen un registro de indicadores de implementacin y revisin permanente de los mismos?

21
21
83
21
21
20.5
20.5
83
41.5
41.5

4. INTEGRACION Y RESULTADOS
4.1 En qu fase de la implementacin esta la empresa?
4.2 Cul es el nivel de avance en la fase actual?
4.3 Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin? (Aspectos cualitativos)
4.4 Cules son los resultados obtenidos despus de la implementacin? (Aspectos cuantitativos)
4.5 Cul ha sido el aporte colateral con otros sistemas?
4.6 Qu nivel de integracin tienen estas actividades con el resto de los Stakeholder1?
4.7 Cul es el cambio experimentado en el clima organizacional despus de la implementacin de estas actividades?

250
36
36
35.6
35.6
35.6
35.6
35.6

RUBRICA DE EVALUACION
NIVEL
CRITERIOS DE
EVALUACION

BRONCE
POCO DESARROLLO
(menos de 250 puntos)
- No existe un
involucramiento probado
de la Alta Direccin.
- No existe un plan
definido de
implementacin.
- Se invierten muy pocos
recursos en la
implementacin de las 5S.

COMPROMISO DE
LA ALTA
DIRECCIN

- No se evidencia un real
conocimiento de la
metodologa de las 5S.
- No se ha conformado un
comit o equipo
organizacional que se
ORGANIZACIN responsabilice de la
implementacin y el
mantenimiento de las 5S.
- No se evidencia planes
de accin para la
implementacin de las 5S.

- El nivel de
implementacin de las 5S,
todava no esta terminada
- La capacitacin en la
metodologa de las 5S, no
ha incluido a todo el
personal del rea donde
IMPLEMENTACIO se realiza la
N
implementacin de las 5S.
- La Auditoria de
Evaluacin de las 5S, tiene
un resultado menor a
20/100 (>20%).
- Solo se esta trabajando
la implementacin de las
5S dentro del rea piloto.
- La implementacin de
las 5S es solamente una
iniciativa localizada.
- No se cuenta con el
apoyo de otras reas de
la Organizacin.
INTEGRACION

- No se observan
resultados medibles,
solamente un incipiente
desarrollo focalizado en
algn rea de trabajo.
- La implementacin del
programa de 5S solo esta
en progreso en una fase
de plan piloto
5

INTEGRACION Y
RESULTADOS

PLATA

ORO

DESARROLLO BASICO (entre 250 BUEN DESARROLLO (mas de 500 y menos MUY BUEN DESARROLLO (entre los
y 500 puntos)
de 700)
700 y 1000 puntos)
- Existe un relativo apoyo de la
Alta Direccin.
- No se hacen controles ni
revisiones comprobadas del
sistema
- No existe un programa de
reconocimiento
- Se han destinado algunos
recursos para la implementacin
de las 5S.

- Existe el compromiso de la Alta

Direccin.
- Se destinan algunos recursos al
programa de 5S
- La alta direccin controla y revisa las
actividades del comit de las 5S.
- Existen algunos avances en el manejo de
reconocimientos al personal que participa
con xito en el programa

- Existe el compromiso comprobado

de la Alta Direccin.
- Se han realizado presentaciones de
la Alta Direccin, especificas para el
tema de las 5S (no necesariamente
extendidas a toda la Organizacin).
- Se ha conformado el Comit de las
5S, donde participa por lo menos un
gerente de alto nivel dentro de la
Organizacin.
- Existe un control probado de la alta
direccin sobre el comit u grupo
organizacional encargado del
programa de 5S.

-Se ha conformado un Comit de

las 5S.
- No existe ningn control que
asegure que la practica de las 5S se
convertir en una practica
sostenida en el tiempo
- No se evidencia el apoyo de la
alta direccin a las actividades del
programa

- Se ha conformado un Comit de las 5S.

- Existe un equipo organizacional que
controla y revisa las actividades de las 5S.
- Se evidencia apoyo a las actividades del
programa, de parte de alta direccin.

- Existe un Comit de las 5S integrado - Se ha capacitado a todo el personal de la Organizacin (en todos los niveles,
por gerentes y/o miembros
empleados, jefes y gerentes) incluyendo a los contratistas y dems personas
representativos de la organizacin
involucradas en las diversas actividades de la Organizacin.
- El Comit controla y revisa
comprobadamente las actividades de
las 5S.
- Se evidencia un buen apoyo a las
actividades del programa, de parte de
alta direccin.

- Se ha implementado las 5S en
toda la Organizacin, o por lo
menos en el 80%.
- Se ha logrado alcanzar como
mnimo un puntaje de 30/100 (
30%) en la Auditoria de
Evaluacin de las 5S.
- Existen muchas personas que no
han sido incluidas en la
capacitacin de 5S

- Se ha implementado las 5S en toda la

Organizacin, incluye adems a por lo
menos una de las empresas contratistas
relacionadas con las actividades de la
Organizacin.
- Se ha logrado alcanzar como mnimo un
puntaje de 40/100 (40%) en la Auditoria
de Evaluacin de las 5S.
- Se han capacitado al todo el personal

- Se ha implementado las 5S a toda la Organizacin, incluyendo a todas las

empresas contratista relacionadas con las actividades de la Organizacin.
- Se ha logrado alcanzar como mnimo un puntaje de 80/100 (80%) en la
Auditoria de Evaluacin de las 5S.
- La Organizacin puede probar en forma documentaria, que tiene las 5S
funcionando con mas de 1.5 aos de antigedad.
- La capacitacin es un tema institucional manejado por el comit y
constantemente se estn actualizando los temas y analizando los resultados

- Las 5S, integran o involucran a

por lo menos el 50% de los
participantes relacionados con las
gerencias de la Organizacin.
- Las actividades de las 5S todava
no estn plenamente integradas a
los Sistemas de Gestin y de
Calidad de la Organizacin.

- Las 5S, integran o involucran a por lo

menos el 80% de los participantes
relacionados con las gerencias de la
Organizacin.
- Todas las actividades de las 5S estn
integradas a los Sistemas de Gestin y de
Calidad de la Organizacin.

- Se ha implementado las 5S en toda

la Organizacin, adems incluye a
dos o mas empresas contratista
relacionadas con las actividades de la
Organizacin.
- Se logrado alcanzar como mnimo
un puntaje de 60/100 (60%) en la
Auditoria de Evaluacin de las 5S.
- Existe un buen control de la
capacitacin y refresco de la misma
liderado por el rea de Recursos
Humanos
- Existe un programa de induccin
que incluye la formacin bsica en
5S
- El equipo de facilitadores esta muy
- Las 5S integran a toda la
Organizacin (con por lo menos un
miembro en el Comit de las 5S, que
representa a cada gerencia) y existen
planes de extender su alcance a los
contratistas mas importantes
involucrados en la actividad de la
Organizacin.
- Todas las actividades de la 5S estn
integradas a los Sistemas de Gestin
y Calidad de la Organizacin.

- Los resultados de la
implementacin de las 5S, no son
tan notorios, dan la impresin que
son esfuerzos aislados de algunas
reas de trabajo entusiastas.
- No hay Proyectos de Mejora o
Crculos de Calidad, derivados de
la practica de las 5S.
- La implementacin de las 5S,
han pasado desapercibidas en
gran parte de la Organizacin.
- No es posible medir el impacto
positivo de las 5S en otros
Sistemas y/o actividades de la
Organizacin.
- No existe un manejo sistemtico
y ordenado de la capacitacin en
las 5S.
- La implementacin esta
cumplida en la fase de plan piloto

- Los resultados de la implementacin de

las 5S, resaltan a la vista solo en el rea
donde se aplica con mas intensidad, pero
todava no se usan indicadores que midan
el avance o los resultados de la
implementacin de las 5S.
- Son pocos o ninguno los Proyectos de
Mejora Continua derivados de la practica
de las 5S.
- La implementacin de las 5S, ha
mejorado el Clima Laboral de la
Organizacin.
- Las 5S tienen un impacto positivo solo en
el rea donde se esta aplicando con
mayor intensidad.
- No se puede comprobar
documentariamente que cada trabajador
de la Organizacin recibe capacitacin.
- La implementacin esta en la fase de
generalizacin a toda la empresa

- Los resultados de la
implementacin de las 5S, resaltan a
la vista pero todava esta en proceso
generar indicadores que muestren el
resultado conseguido.
- Existen algunos Proyectos de
Mejora en marcha, derivados de la
practica de las 5S.
- La implementacin de las 5S, esta
mejorando el Clima Laboral de la
Organizacin.
- Las 5S tienen un impacto positivo en
otros Sistemas y/o actividades de la
Organizacin.
- Se puede comprobar con
documentos, que cada trabajador de
la Organizacin recibe capacitacin
en las 5S, al menos el 2% del total de
las Horas - Hombre trabajadas al
ao.
- La implementacin en toda la
organizacin esta terminada

- Los resultados de la implementacin de las 5S, resaltan a la vista y tambin

se pueden comprobar con por lo menos 2 indicadores de medicin.
- Existen mltiples Proyectos de Mejora Continua, derivados de la practica de
las 5S.
- La implementacin de las 5S, ha mejorado el Clima Laboral de la
Organizacin.
- Las 5S, tienen un impacto positivo y medible en otros Sistemas y/o
actividades de la Organizacin.
- Se puede comprobar con documentos que cada trabajador de la
Organizacin recibe capacitacin en las 5S, en promedio el 2% del total de las
Horas - Hombre trabajadas al ao.
- La empresa esta en plena extensin del programa de 5S entre sus
proveedores y socios estratgicos.

Es necesario que para estar en un nivel de cualquiera cumplir con el puntaje indicado en la parte superior de la rubrica

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DIAMANTE
GANADOR POR 3 AOS CONSECUTIVOS DEL NIVEL ORO,
(o la Obtencin del Premio con un Nivel de 1000 puntos)
- Existe un gran compromiso probado de la Alta Direccin.
- Se han realizado presentaciones masivas (a toda la Organizacin) de la Alta
Direccin, especificas para el tema de las 5S (presenciales, escritas y/o a
travs de videos a todo el personal de la Organizacin).
- Se ha conformado un Comit de las 5S, donde intervienen gerentes del mas
alto nivel dentro de la Organizacin.
- El presidente del Comit de las 5S, reporta directamente los avances del
sistema al Gerente General de la Organizacin.
- Existe un equipo organizacional en paralelo dentro de la Organizacin que
dirige y controla las actividades de las 5S.
- Se ha incluido los principios de las 5S, como parte de las polticas, los valores
o principios de la Organizacin.
- Existen un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, dedicados a las
acciones de capacitacin permanente para el personal de la Organizacin.
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, dedicados a
reforzar y mantener una cultura propia en la Organizacin sinrgica a las 5S
(incluye edicin de revistas institucionales, peridicos murales y dems
actividades formativas de las buenas practicas organizacionales).
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, que planifica y
realiza auditorias cruzadas y permanentes en toda la Organizacin.

- Las 5S integran a toda la Organizacin (en trminos de participantes del

Comit de las 5S, estn representadas todas las gerencias de la Organizacin)
y adems incluye la participacin en el Comit de la 5S, de algn
representante de los contratistas mas importantes involucrados en la
actividad de la Organizacin.
- Todas las actividades de la 5S estn integradas a los Sistemas de Gestin y de
Calidad de la Organizacin. Se realizan Auditorias Integradas, as como el
manejo integrado de los Sistemas de Informacin SAC y SAP.

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