Gestión de Expedientes: Ventajas de una plataforma única

La Experiencia del Ayuntamiento de Leganes
Valentín Pérez Almarza Jefe de la Unidad de Organización AYUNTAMIENTO DE LEGANÉS

Sociedad de la Información - 15 de junio de 2004

Ayuntamiento de Leganés – Unidad de Organización

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¿Como nace ?
• Proyecto de Trabajo contemplado en el Plan de Sistemas (1999/2003). • Financiado con Fondos S.I.G.E.M.

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¿Con que objetivos?
• Permitir la rápida puesta en marcha de un sistema de tramitación, control y seguimiento de todos los asuntos que se gestionan en la Institución • Que los procesos de información y de gestión administrativa estén disponibles a través de Internet

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¿Con qué recursos?
• Herramienta estandar • Consultores externos • Personal de Informática y Organización. • Becarios Universidad Carlos III • Colaboración del Personal de las Unidades Administrativas. • Apoyo Político
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¿Qué tipo de herramienta?
• Que se integre con otras aplicaciones
° Registro ° Rentas ° Contabilidad

• Que use las bases de datos corporativas
° Terceros ° Ciudad

• Que permita una tramitación “abierta”
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Grupos de trabajo
• Comisión de Informática (Político/Técnica):
° Seguimiento y Control del proyecto

• Comisión Técnica del Proyecto:
° Seguimiento y Control Técnico ° Redefinición y Ajuste ° Información a la Comisión de Informática

• Equipo del Proyecto:
° Desarrollo Operativo del Proyecto
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Formación del equipo
• Curso de 30 horas en conocimiento de la aplicación informática. • Curso de diagramación.

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Plan de comunicación
• Comunicación a la Institución:
° Presentación Inicial (Políticos y Técnicos) ° Comunicación en el Boletín de RRHH

• Comunicaciones Departamentales
° Antes de cada intervención (todos) ° Tras la implementación en máquina

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Recogida de información
• Entrevistas a los implicados:
° Responsables de Unidad ° Tramitadores

• Recopilación de Documentación
° Normativa Vigente ° Documentación Administrativa

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Definición y normalización
• Descripción del Flujo (Diagrama) • Inclusión de marcadores en documentos • Normalización:
° ° ° ° Adaptación Normas Administrativas Adaptación Imagen Corporativa Normalización de Comportamientos Normalización del Lenguaje

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Formación de usuarios
• Curso RegWin:
° Cuatro sesiones 2 horas

• Curso WinPac:
° Cinco sesiones 2 1/2 horas

• Curso GTWin (liquidaciones):
° Dos sesiones 2 horas

100 usuarios por fase (300 usuarios)
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Prácticas
• Prácticas previas al arranque
° ° ° En base de datos de pruebas Durante un mes Producción “real” (salvo registros)

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Puesta en marcha
• Apoyo directo al usuario (15 días) • Servicio de atención continua

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Areas afectadas
• Primera fase (01/01/01):
° Obras, Industrias y Urbanismo ° Rentas e Inspección Fiscal ° Salud y Consumo

• Segunda fase (01/01/02):
° Oficina Seguridad Ciudadana

• Tercera fase (01/01/03):
° Policía Local ° U.D.M.A.

• Cuarta fase (01/01/04):
° Área de Hacienda

• Quinta fase (01/01/05):
° Expedientes implicación contable ° Servicios Sociales
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Resultados Cuantitativos
• Subtipos Definidos:
° 100 subtipos en las cuatro fases

• Documentos normalizados:
° 1000 (simples/múltiples)

• Expedientes tramitados:
° 45.000 expedientes a 1 de junio

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Riesgos
• Desactualización Documentos (Plantillas)
° Cambios organizativos ° Cambios legales

Cruce con documentos incluidos • Duplicación de Datos
° Base de Datos de Terceros ° Base de Datos de Ciudad

Normas de Grabación Limitación de derechos de Altas Unidad de Mantenimiento de Datos
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Factores críticos
• Integración con las aplicaciones corporativas • Comunicaciones • Voluntad política

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¡ En la red !
Desde febrero de 2003

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¿Qué se ofrece al ciudadano?
• Obtener información del estado de sus expedientes directamente en su casa • Control sobre sus asuntos • Imagen de eficacia

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¿Que ve el ciudadano?
• Expedientes en los que figura como:
° Interesado ° Representante

• Y en cada expediente:
° ° ° ° Operaciones realizadas Fecha de realización Nombre del tramitador Estado del expediente

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¿Con que requisitos?
• Solicitud de clave
° Por Internet ° De forma presencial

• Validación de la clave
° Presencial

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Mejoras previstas
• Mayor detalle en la descripción de las operaciones realizadas • Posibilidad de contemplar los documentos emitidos en cada operación

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Leganes 24 horas on-line
Desde el 17 de marzo de 2004
• Consulta de expedientes • Consulta de datos de padrón
° Volantes y Certificados

• Consulta de datos tributarios
° ° ° Duplicados Certificados de pago Domiciliaciones

• Consulta de datos del Registro • Solicitud de otros servicios
° Retirada de muebles

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Gracias por su atención
Valentín Pérez Almarza Jefe de la Unidad de Organización AYUNTAMIENTO DE LEGANÉS

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