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Repblica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Defensa.


Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada.

Codificacin de Datos.

Prof.
Andry Teran

Bachiller:
20.172.866 Nayarit. Venuti

San Tome, Edo Anzotegui

CODIFICACION DE DATOS
En la actualidad los sistemas computarizados estn automatizando todo un campo de
procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos
estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener
buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen
diversas tcnicas practicas para su control.
Una de estas tcnicas para lograr una buena captura de datos es la codificacin. Esta
consiste en proporcionar cdigos numricos o alfanumricos a diversos procesos para
llevar un seguimiento y control ms profundo de alguna actividad, sin ms que
adelantar se presenta a continuacin.
Codificacin Efectiva
Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es
mediante un empleo como conocimiento de varios cdigos. El proceso de poner datos
ambiguos o problemticos en unos cuantos dgitos o letras fcilmente capturables es
llamado codificacin (que no debe ser confundida con la codificacin de programa).
La codificacin ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia,
debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y
reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificacin tambin puede ayudar
en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de
transformacin de datos.
Adems los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de
almacenamiento. Resumiendo, la codificacin es una forma de ser elocuente, pero
escueto, en la captura de datos.
Objetivos de la Codificacin
Hacer el Seguimiento de Algo
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el
seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con
tapicera personalizada necesita asignar un nmero de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la direccin del cliente, pero el gerente del
taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quin es el
cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El nmero puede
ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la seccin siguiente.
Cdigos de Secuencia Simple:
El cdigo de secuencia simple es un nmero que es asignado a algo que necesita ser
numerado. Por lo tanto, no tiene relacin con los datos mismos. Este es un nmero de
fcil referencia para que la compaa pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es
ms eficiente teclear el trabajo 5676 en vez de esa mecedora caf y negro con
asiento de cuero para el Sr. Arturo Crdenas.
El usar un cdigo de secuencia en vez de un nmero al azar tiene algunas ventajas:

Elimina la posibilidad de asignar un mismo nmero.

Da a los usuarios una aproximacin de cundo fue recibido el pedido.

Los cdigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere
conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en
que se desarrollan los eventos.
Cdigos de Derivacin Alfabtica:
Hay veces en que no es deseable usar cdigos en secuencia. El caso mas obvio es
cuando no se desea que alguien que lea el cdigo se imagine que tantos nmeros han
sido asignados. Otra situacin en donde los cdigos en secuencia pueden no ser tiles
es cuando se desea un cdigo ms complejo para evitar errores costosos, un posible
error podra ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la
cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Cdigo de Derivacin Alfabtica, es un
enfoque usado comnmente para identificar un nmero de cuenta.
Como Clasificar la Informacin
La codificacin logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las
clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qu partes
de un plan de seguro mdico tiene un empleado o mostrar cul estudiante ha
terminado los requerimientos bsicos de sus cursos.
Para ser tiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un
estudiante est en clase F, que significa estudiante de primer ao, habiendo terminado
de 0 a 36 horas de crditos, no debe tambin ser clasificable como estudiante de
segundo ao (S), clases trasladantes podran ser F= 0-36 horas de crditos y S=32-64
horas de crditos, etc. Los datos no son claros y son fcilmente interpretables cuando
la codificacin de las clases no es mutuamente excluyente.
Cdigos de Clasificacin:
Los cdigos de clasificacin, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen
caractersticas especiales de otro. Los cdigos de Clasificacin pueden consistir de
una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar,
cosa o suceso.
Los Cdigos de clasificacin se listan en manuales o se distribuyen para que los
usuarios puedan localizarlos fcilmente. Muchas veces los usuarios llegan a
familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memorizan. Un
usuario clasifica un concepto, y luego teclea su cdigo directamente en la terminal de
su sistema de lnea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.
Cdigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los cdigos en secuencia. El Cdigo de secuencia en bloque
es una extensin del cdigo de secuencia, las principales categoras de software son
hojas de clculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y
paquete de presentacin. A estos le son asignados nmeros secuenciales en los
siguientes bloques o Rangos: hojas de clculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del cdigo de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de
acuerdo con caractersticas comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad
de la asignacin del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto )
para el siguiente concepto se necesita identificacin.
Como Ocultar la Informacin
Se pueden usar cdigos, para ocultar informacin que no queremos que los dems
conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por

ejemplo, tal vez una corporacin no quiera que la informacin de un archivo de


personal sea accesada por el personal de captura de datos.
Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les
muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las
etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede
capturar informacin acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del
mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Informacin mediante cdigos.
Cdigos de Cifrado:
Tal vez el mtodo de codificacin ms simple es la sustitucin directa de una letra por
otra, un nmero por otro o una letra por un nmero. Un tipo popular de acertijo,
llamado un criptograma, es un ejemplo de asociacin de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIN:
A veces es deseable revelar informacin mediante un cdigo, En una tienda de ropa ,
la informacin acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el
precio en la etiqueta de cada artculo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a
localizar el lugar de la mercanca.
Otra razn para revelar informacin mediante cdigos es hacer ms significativa la
captura de datos. Un nmero de parte, nombre o descripcin familiar da soporte a una
captura de datos. Un nmero de parte, nombre o descripcin familiar da soporte a una
captura ms precisa. Los ejemplos de cdigos de la siguiente seccin explican cmo
pueden realizarse esos conceptos.
Cdigos de Subconjuntos de Dgitos Significativos:
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos
subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos
ayude a describirlo.
Para el observador casual o cliente, la descripcin del concepto parece ser un nmero
largo. Sin Embargo, para los vendedores el nmero est compuesto de unos cuantos
nmeros ms pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres
dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres
el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un cdigo de
subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que
pertenecen a determinado grupo o clase
Cdigos Nomnicos:
Un Nemnico, es una ayuda para la memoria. cualquier cdigo que ayude a la
persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario
final recuerde como usar la informacin, puede ser considerado un nemnico, usando
una combinacin de letras y smbolos se logra una forma clara para codificar un
producto de tal forma que el cdigo sea visto y comprendido fcilmente.
Solicitud de Accin Adecuada
Los cdigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las
computadoras o al tomador de decisiones sobre la accin a tomar. A esos cdigos se
les menciona generalmente como cdigos de funcin y toman la forma, por lo
general, de cdigo de secuencia o nemnicos.

Cdigo de Funcin:
Las funciones que desean el analista o programador que ejecuta la computadora con
los datos son capturadas en cdigos de funcin. Las indicaciones completas sobre las
actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un cdigo numrico
o alfanumrico corto.
Lineamientos Generales para la Codificacin
En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos
de cdigos para capturar y almacenar datos. A continuacin examinaremos unas
cuantas experiencias para establecer un sistema de codificacin.
Sea Conciso, los cdigos deben ser concisos. Los cdigos excesivamente largos
significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los cdigos largos tambin
significan que el almacenamiento de informacin de una base de datos requerirn ms
memoria.
Los cdigos cortos son fciles de recordar y fciles de capturar. Si los cdigos son
largos deben ser divididos en su cdigos. Por ejemplo 5678923453127 puede ser
dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque
ms manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa informacin
en grupos cortos.
Mantenga los Cdigos Estables:
Estabilidad significa que el cdigo de identificacin para un cliente no debe cambiar
cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un cdigo de
derivacin alfabtica para una lista de subscritores de una revista. La fecha de
expiracin no fue parte del cdigo de identificacin del suscriptor, debido a que es muy
probable que cambie.
No cambie las abreviaturas del cdigo en un sistema nemnico. Una vez que ha
escogido las abreviaturas del cdigo no trate de revisarlas, debido a que esto hace
extremadamente difcil la adaptacin del personal de captura.
Asegrese que los Cdigos sean nicos
Para que funcionen los cdigos deben ser nicos. Tome nota de todos los cdigos
usados en el sistema para asegurarse de que no est asignando el mismo nmero o
nombre de cdigo a los mismos conceptos. Los nmeros y nombres de cdigo son
una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos.
Permita que los Cdigos sean Ordenables:
Si va a manejar los datos en forma til, los cdigos deben ordenables. Por ejemplo si
decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres smbolos fueran el
mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el nmero de da y los
dos ltimos el ao, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto
los aos como los meses estaran fuera de orden. Asegrese de que pueda hacer lo
que pretende con los cdigos que crea. Los cdigos numricos son mas fciles de
ordenar que los alfanumricos y, por lo tanto, considere la conversacin a nmeros
cada vez que sea prctica.
Evite los Cdigos Confusos
Trate de evitar el uso de caracteres de codificacin que parezcan o se oigan iguales.
Los caracteres O (la letra O) y el 0 (el numero 0) son fcilmente confundidos, y

tambin sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, cdigos como B1C y 280Z
son insatisfactorios.
En cuanto a la codificacin efectiva los datos pueden ser capturados precisa y
efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios cdigos la codificacin es
de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo
eficiente para la captura de datos que estn codificados.
En los tipos de cdigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferente para el
manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de cdigos
especifican permiten tratar los datos en una forma particular.

Cdigos Simples
# Pedidos

Producto

Cliente

5676

Mecedora con cuero

Zambrano Jos

5677

Sella de comedor

Lpez Juan

5678

Sof doble

Arteaga Maria

5679

Mecedora para nio

Prez Antonio

Cdigos de Derivacin Alfabtica


Cdigo

Explicacin de Cdigo
99999XXX9999XXX
Abreviatura de la revista
4 dgitos de direccin
Primeras 3 consonantes del apellido

555433RDG8765TVG

Cinco primeros nmeros del cdigo postal

Cdigos de Clasificacin
Cdigo

Concepto Deducibles de Impuesto

Pago de intereses

Pagos mdicos

Impuesto

Contribuciones

Deudas

Provisiones

Cdigos de Secuencia en Bloque

Cdigo

Nombre del Paquete de Software Tipo

100
101
102
.
.
.
200
201
202
.

Quatro

Lotus

Excel

300

Access

301

Parados

DBase

Word para Windows

Wordperfect

400

Charisma

401

Freelance

Procesador
palabras

402

Powerpoint

Presentacin

Hoja de Calculo
Base de Datos

Cdigos de Cifrado
Cdigo Significado Ejemplo de una etiqueta de Precios
B

Nombre de la tienda

Cdigo de estilo

Descuento Codificado

Talla de la Prenda

Precio al Cliente

Precio normal del vestido = 35000

Etiqueta con descuento codificado (BIMC)= 10%

de

Cdigos de Subconjuntos de Dgitos Significativos


Cdigo

Mercanca Descrita

Explicacin de Cdigo
202 - 395 - 40 - 10
departamento
(maternidad)
producto
(vestido estilo
395)

Vestido Rojo de Maternidad color (rojo)


2023954010

Estilo 395, talla 10

Talla (10)

Cdigos Nemnicos
Cdigo

Hospitales de la Ciudad

HGS

Hospital General Simn Bolvar

CDN

Clnica divino nio

HSP

Hospital San Pedro

Cdigos de Funcin
Cdigo

Funcin

Entregado

Vendido

Daado

Perdido o Robado

Regresado

Transferencia de Salida

Transferencia de Entrada