Reprendre un document Word pour un article Quand on dispose d’un document Word, comment utiliser celui-ci facilement dans

un article SPIP ? La situation est fréquente : soit vous disposez déjà du document Word et vous souhaitez reprendre son contenu, soit vous n’êtes pas encore à l’aise avec l’interface de SPIP et vous préférez écrire votre article dans Word. Si on place en copié-collé le contenu dans le champ "Texte" d’un article SPIP, puis on enregistre et on constate que tout le texte est là, mais que sa disposition (tabulations, retours à la ligne) et le style (gras, italique, intertitre...) ne sont pas respectés. Il faut donc le remettre en forme avec le langage que SPIP comprend.

A la main
La première méthode pour mettre en forme le texte est expliquée dans Conseils aux rédacteurs et Les raccourcis typographiques. Cette réalisation est facilitée par l’utilisation des boutons [1] :

Ce n’est pas difficile pour un texte court, mais pour un article complet, on peut se simplifier le travail avec d’autres procédés.

Avec une Macro
Il existe une macro pour Word qui peut réaliser la mise en forme nécessaire pour SPIP. L’article Macro Word explique son installation, son fonctionnement et ses limites ; la macro est téléchargeable en bas de l’article.

Avec SpipEdit
Encore plus puissant que la macro, il existe un logiciel qui réalise la transformation d’un texte Word en une mise en forme comprise par Spip. Le seul gros défaut de ce logiciel (mais à mon avis, c’est gênant) est de n’être disponible que pour PC. Il se trouve sur le site Atoute réalisé par Dominique Dupagne.

[1] Ces boutons sont disposés en haut du champ "Texte" malheureusement, sur Mac, ils ne sont disponibles que si on utilise Firefox.

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On y trouve non seulement les modèles proposés par Word, mais aussi les modèles que l'on aura créés soi-même ou que l'on aura importés. Pour qu'un modèle apparaisse dans la fenêtre (onglet Général), il doit avoir été placé dans le dossier idoine : sous windows 2000, Disque local (C:)\Documents and Settings\nomutilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles [2] sous windows 98, C:\WINDOWS\(Profiles\nomutilisateur\)Application Data\Microsoft\Modèles ou, lorsqu'on est seul utilisateur de la machine, C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Modèles. Travaux pratiques Utiliser Ens_Lyon.dot Ens_Lyon.dot est un modèle pré-fabriqué différent de Normal.dot (seul modèle applicable par défaut) : Menu Fichier Nouveau ; sélectionner Ens_Lyon.dot ; vérifier que la case "Document", en bas à droite, est cochée ; bouton OK. Télécharger, installer et ouvrir un nouveau modèle On prend l'exemple de These.dot, un modèle adapté à la rédaction des travaux universitaires (cf. Cyberthèses, modèle et styles). Il est disponible sur le site Cid-Cedille : avec un navigateur, se rendre sur la page où le modèle est téléchargeable [3] ; avec le bouton droit de la souris, cliquer sur le lien de téléchargement ; fonction Enregistrer la cible sous ; installer directement le fichier dans le dossier réservé aux modèles word (cf. ci-dessus les chemins sous windows 2000 et windows 98) ; sous Word, menu Fichier Nouveau ; sélectionner These.dot ; bouton OK. Modifier Normal.dot On peut souhaiter modifier le modèle que Word propose par défaut. Dans l'exemple qui suit, on change les quatre marges (2 cm au lieu de 2,5 cm), ainsi que la police du paragraphe normal (Arial 10 au lieu de Times 12). Il existe plusieurs manière de procéder. Celle que nous proposons consiste à ouvrir le modèle en tant que tel, à procéder aux modifications et à les enregistrer [4] : menu Fichier Ouvrir… ; "Type de fichiers" = Modèles de document (*.dot) ; "Regarder dans" = accéder au dossier des modèles ; sélectionner Normal.dot ; bouton Ouvrir.

On modifie les marges : menu Fichier Mise en page… ; onglet Marges : "Haut" = 2 cm, "Bas" = 2 cm, "Gauche" = 2 cm, "Droite" = 2 cm ; bouton OK. On modifie la police du paragraphe normal : menu Format Style… ; bouton Modifier… ; bouton Format, Police… ; onglet Police, style et attributs : "Police" = Arial, "Taille" = 10 ; bouton OK (deux fois) ; bouton Appliquer. Puis, on sauvegarde les modifications : menu Fichier Enregistrer ; menu Fichier Quitter. A l'ouverture suivante de Word, le document par défaut qui s'ouvrira aura les nouvelles caractéristiques du modèle Normal.dot. Attention ! la fonction Fichier Ouvrir… aura conservé la valeur "Modèles de document (*.dot)" à la rubrique "Type de fichiers". Il faudra donc penser à rétablir la valeur "Documents Word (*.doc)". Créer un modèle personnel (Perso.dot) Pour créer un modèle inédit, il suffit d'ouvrir un nouveau document, de le modifier ad libitum, puis d'enregistrer le résultat comme un modèle : lancer Word ; modifier les paramètres de mise en page ; créer ou modifier des styles de paragraphe ; créer des styles de caractères : etc. ; Enregistrer le résultat : menu Fichier Enregistrer sous… ; "Type de fichiers" = Modèles de document (*.dot) (le dossier Modèles s'ouvre automatiquement) ; "Nom du fichier" = Perso (sans extension) ; bouton Enregistrer. Le nouveau modèle est alors définitivement enregistré sur la machine où il a été conçu. Il sera mobilisable comme les autres. Il faudra le copier, par un moyen ou par un autre, pour qu'il devienne actif sur d'autres machines.

Depuis presque un an, j'ai pris l'habitude de répondre aux pièces jointes Word par un message poli expliquant pourquoi il est mauvais d'envoyer des fichiers Word, et priant la personne de renvoyer le document dans un format qui ne soit pas secret. Cela fait bien moins de travail que d'essayer de lire le texte dans l'ASCII abscons d'un ficher Word. Et il se trouve souvent des gens pour comprendre le problème, et beaucoup disent qu'ils n'enverront plus de documents Word aux autres. Si nous nous y mettons tous, notre impact sera plus important. Les gens qui ignorent un message poli peuvent changer de comportement quand ils en reçoivent plusieurs, venant de personnes différentes. Peut-être même pouvons-nous donner aux mots «N'envoyez pas au format Word» le statut de règle de netiquette, si nous soulevons systématiquement le problème avec tous ceux qui nous envoient des fichiers Word? Pour un effort efficace, vous voudrez sans doute développer une réponse «de série», que vous pourrez envoyer rapidement à chaque fois que nécessaire. J'ai donc inclus ci-dessous deux exemples : la version que j'ai utilisée récemment, suivie d'une nouvelle version qui apprend à un utilisateur de Word comment convertir vers d'autres formats utiles. Ils sont suivis par plusieurs suggestions envoyées par d'autres personnes. Vous pouvez utiliser ces réponses telles quelles si vous le désirez, vous pouvez les personnaliser, ou encore écrire les vôtres. Essayez autant que possible de construire une réponse qui corresponde à vos opinions et à votre personnalité : si les réponses sont personnalisées et toutes différentes, cela rendra la campagne plus efficace. Ces réponses sont destinées à des personnes physiques ayant envoyé des fichiers Word. Quand vous rencontrez une organisation qui impose l'utilisation du format Word, une réponse d'un autre type s'impose; vous pouvez alors soulevez le problème de l'équité, qui ne s'appliquerait pas pour des actions individuelles. En nombre, et simplement en demandant, nous pouvons changer les choses.

Vous m'avez envoyé une pièce jointe au format Microsoft Word, format propriétaire et tenu secret, ce qui fait que je ne peux le lire. Si vous me l'envoyez au format texte brut, HTML ou PDF, je serai alors en mesure d'en prendre connaissance. Envoyer aux gens des documents au format Word est mauvais, parce que cela les force à utiliser des logiciels de Microsoft. Vous vous constituez ainsi pilier du monopole de Microsoft. Ce problème précis constitue un obstacle majeur à l'adoption massive de GNU/Linux. Pourriez-vous, s'il vous plaît, reconsidérer l'utilisation du format Word pour communiquer avec les autres?

Vous m'avez envoyé une pièce jointe au format Microsoft Word, format propriétaire et tenu secret, ce qui fait que je ne peux le lire. Si vous me l'envoyez au format texte brut, HTML ou PDF, je serai alors en mesure d'en prendre connaissance. La diffusion de documents au format Word est mauvaise pour vous et pour les autres. Vous ne pouvez être sûr de la manière dont ils seront affichés si quelqu'un les regarde avec une version différente de Word; ils peuvent même ne pas fonctionner du tout.

Recevoir des pièces jointes au format Word est mauvais pour vous : ils peuvent servir de vecteurs à la propagation de virus (voir http://fr.wikipedia.org/wiki/Macro-virus). Envoyer des documents Word est mauvais pour vous, parce que ces documents incorporent normalement des informations cachées sur l'auteur, permettant à ceux qui le savent de se pencher dans les activés de l'auteur (peut-être les vôtres), le texte que vous croyez avoir effacé pouvant être encore présent, pour votre plus grand embarras. Voir http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm pour plus d'informations. Mais par dessus tout, envoyer aux gens des documents Word les force à utiliser des produits Microsoft et leur interdit tout autre choix. Dans les faits, vous vous constituez ainsi pilier du monopole de Microsoft. Cette pratique constitue un obstacle majeur pour une large adoption du logiciel libre. Pourriez-vous, s'il vous plaît, reconsidérer l'utilisation du format Word pour communiquer avec les autres? Il est aisé de convertir le fichier en HTML depuis Word. Ouvrez le document, «cliquez» sur «Fichier», puis «Enregistrer sous», et dans la boîte de dialogue «Enregistrer au format» au bas de la boîte, choisissez «Document HTML» ou «Page Web». Puis choisissez «Enregistrer». Vous pouvez alors attacher le nouveau document HTML à la place du document Word. Notez que Word change de façon imprévisible; si vous observez des noms légèrement différents pour les choix de menu, merci de les essayer. Convertir en texte brut se fait quasiment de la même manière : au lieu de «Document HTML», choisissez «Texte seulement» dans «Enregistrer au format». Un programme de conversion au format pdf peut aussi être disponible sur votre ordinateur. Sélectionnez «Fichier => Imprimer». Parcourez les différentes imprimantes disponibles et sélectionnez le «Convertisseur pdf». Cliquez sur le bouton «Imprimer» et, quand la boîte de dialogue vous le demande, entrez un nom pour le ficher pdf.

Voici une autre approche, proposée par Bob Chassell. Elle nécessite que vous l'éditiez pour votre exemple, et elle requiert que vous disposiez d'un système pour extraire le contenu et en déterminer la longueur.

Je suis surpris. Pourquoi avez-vous choisi de m'envoyer 876 377 octets dans votre dernier message, alors que le contenu utile se réduit à seulement 27 133 octets? Vous m'avez envoyé cinq fichiers au format .doc, non-standard, dense et tenu secret par Microsoft, plutôt que dans le format texte pur, international, public et plus efficace. Microsoft peut (et l'a fait récemment au Kenya et au Brésil) disposer de forces de polices locales pour faire respecter des lois qui interdisent aux étudiants d'analyser le code, qui interdisent à des entrepreneurs de construire de nouvelles sociétés, et qui interdisent à des professionnels d'offrir leurs services. S'il vous plaît, n'apportez pas votre support à ces actions!

John D. Ramsdell suggère de décourager l'utilisation de pièces jointes aux formats Word et PowerPoint en émettant une remarque dans leur fichier .signature :