You are on page 1of 45

Introduccin a la Contabilidad

La contabilidad surge como una necesidad de ordenar diaria y cronolgicamente los hechos
econmicos que ocurren a diario dentro de una empresa y contar con informacin adecuada
para el proceso de toma de decisiones.
As resulta lgico comenzar con el hecho econmico, la unidad econmica, la ubicacin de
la funcin contable, principales objetivos de la Contabilidad y caractersticas de la
informacin contable.
Conceptos Bsicos
El ser humano tiene muchas necesidades y para satisfacerlas procura la obtencin de
bienes, los que pueden ser de dos tipos: Bienes libres, que existen en abundancia cuya
utilizacin no implica un costo, y Bienes econmicos que son limitados cuya adquisicin
demanda esfuerzo.
Todo esfuerzo emprendido por el hombre, ya sea individualmente o en grupos,
y que tenga por objetivo satisfacer sus necesidades, constituye un hecho
econmico.

El hecho econmico es un fenmeno social comprendido dentro de la actividad


econmica. Y en esta ltima, participan diversos grupos sociales, formados por
individuos, que se interrelacionan con el fin de lograr el bienestar material de los hombres
que conforman dichos grupos.
Los grupos que participan en la actividad econmica son:
a) Empresas: Como entes productores y distribuidores de bienes y servicios
destinados a satisfacer necesidades humanas.
b) Consumidores: Como receptores de bienes y servicios y, a la vez, como agentes
que soportan al factor trabajo en el proceso desarrollado por las empresas.
c) Sector Externo: Como originador de importaciones y exportaciones.
d) El Estado: Como agente directivo, normativo y fiscalizador de las acciones
ejercidas por los otros grupos ya sealados.
Se define por lo tanto, la actividad econmica como:

Un conjunto de acciones e interacciones que se desarrollan en un sistema dado (una


unidad, una regin, una nacin, un continente), con el fin de dar satisfaccin a las
necesidades materiales de los hombres que conforman ese sistema.

UNIDAD ECONMICA
Las empresas y los consumidores son conocidos genricamente cono unidades
econmicas, entendindose por tales un conjunto de elementos humanos y materiales que
tiene por finalidad la obtencin de bienes y servicios para satisfacer necesidades presentes y
futuras, segn determinadas reglas de reparto.
CLASIFICACIN DE LAS UNIDADES ECONMICAS
Las unidades econmicas se pueden clasificar en:
1) Unidades de Produccin: Son aquellas que se asocian con el esfuerzo humano, los
recursos materiales y el capital, con el fin de producir bienes y servicios para
satisfacer, en ltima instancia, las necesidades de las unidades de consumo.
En esta unidad de produccin se combinan los distintos factores productivos, constituyendo
lo que se llama empresa, por lo tanto:
Empresa es el conjunto d elementos humanos y materiales tendientes a lograr
un objetivo.

2) Unidades de Consumo: Son aquellas que gracias al aporte en trabajo, obtienen los
medios de cambio que les permiten adquirir bienes y servicios en el mercado.
3) Unidades de Circulacin y Distribucin: Comprenden todas las operaciones que
hacen posible realizar el intercambio o venta del producto a los consumidores, y
cuyo conjunto constituyen lo que se denomina Proceso de Comercializacin.
Las unidades econmicas pueden o no perseguir fines de lucro. En consecuencia el lucro no
es un elemento integrante de ellas.
La unidad econmica satisface las necesidades econmicas del hombre, por lo tanto, es
reglamentada y dirigida por la sociedad.
Clasificacin de las Empresas
Las empresas se pueden clasificar siguientes diferentes criterios:
1. Considerando la empresa desde un punto de vista de su organizacin jurdica.
1.1. Empresario individual: El propietario de la empresa es un individuo, que acta
por s mismo o a travs de un representante.
1.2. Sociedad de personas: Estn formadas atendiendo principalmente a las personas
de los socios. Pueden tomas distintas estructuras jurdicas:
1.2.1. Sociedades Colectivas Simples
1.2.2. Sociedades Colectivas Limitadas
1.2.3. Sociedades en Comanditas Simples.
2

1.3. Sociedades de Capitales. Se crean atendiendo principalmente a la formacin de


capitales. Pertenecen a este grupo:
1.3.1. Cooperativas
1.3.2. Sociedad en Comanditas por Acciones
1.3.3. Sociedades Annimas
Podemos mencionar adems las Asociaciones o Cuentas en Participacin que renen
algunas de las caractersticas de las sociedades, pero que no cumplen con todos los
requisitos, por ejemplo: No tienen personalidad jurdica, por tal motivo no tienen razn
social, domicilio, nacionalidad ni patrimonio.
2. Atendiendo a la propiedad del Capital, tenemos unidades Econmicas o empresas.
2.1. Pblicas: Son aquellas en que el Estado es el dueo del capital con que gira la
empresa. Ejemplo: Codelco.
2.2. Semipblicas o Mixtas: Son aquellas en el capital est integrado por aportes del
estado y de los particulares.
2.3. Privadas: Son aquellas cuyo capital pertenece totalmente a particulares.
3. Considerando la actividad que desarrollan
3.1. Comerciales: son las que se dedican a la compraventa de bienes muebles, es decir,
sirven de nexo entre los productores de bienes y consumidores.
3.2. Financieras: Son aquellas entidades que captan y colocan recursos financieros en
el mercado de dinero.
3.3. De Servicios: son las que fijan su campo de accin en la prestacin de servicios a
otras empresas o a particulares mediante una retribucin especial.
3.4. Industriales: Son las que transforman las materias primas en productos elaborados
que sern transferidos a otras empresas o a particulares.

CONTABILIDAD
La contabilidad cabe ubicarla en el departamento de Administracin, ya que desde all
obtendr las herramientas para cumplir plenamente sus objetivos.
Definicin y objetivos de la Contabilidad.
Concepto:
Es una tcnica, que consiste en registrar diaria y cronolgicamente los hechos econmicos
al interior de una empresa. Este registro genera informacin para el proceso de toma de
decisiones.
Si profundizamos esta definicin, tenemos que la contabilidad:

Es la informacin auxiliar de la organizacin empresarial que da cuenta del


movimiento financiero y econmico de una empresa a un mnimo costo.
La contabilidad es informacin auxiliar de la empresa que tiene como funcin registrar los
procesos que conforman la actividad econmica de forma sistemtica y cuyo objetivo es
proporcionar informacin ptima acerca de su desarrollo y el logro de la eficiencia en esta
actividad humana. Para que la contabilidad pueda satisfacer este concepto debe cumplir los
siguientes requisitos:
o
o
o
o
o

Oportuna
Completa
Referida a un nivel
Significativa
Econmica

La funcin de la contabilidad es registrar, pero la mera accin de anotar hechos o actos


econmicos no significa que exista contabilidad. Para que as sea, es condicin
indispensable que este registro sea sistemtico, es decir, debe existir previamente un
sistema o mtodo, un conjunto de normas que ordenadamente contribuyen a un fin
determinado.
Los principales objetivos de la Contabilidad son:
a) Controlar
Toda entidad persigue ciertos objetivos definidos. Al, planear actividades debe fijar sus
distintas etapas, de tal modo que se encuentran en el macro general de tales objetivos.
Desde ese momento adquiere importancia trascendental para la entidad el control que se
define como:
Un conjunto de tcnicas que facilitan la obtencin del mejor rendimiento posible de
los recursos humanos y materiales con que cuenta para la realizacin de un
determinado objetivo.
El control consiste en:
I. Comparar los resultados con un patrn determinado.
II. Analizar las diferencias producidas
III. Adoptar las decisiones conducentes a eliminar las causas de tales diferencias.
b) Informar
La informacin contable debe satisfacer los siguientes objetivos:
i)

Proveer los antecedentes necesarios para la toma de decisiones, permitiendo


prever los resultados que involucran tales decisiones.

ii)

iii)

Constatar los resultados de las distintas gestiones dentro de la empresa, y


facilitar la identificacin de las causas que motivan las desviaciones respecto
de lo previsto.
Facilitar las funciones de fiscalizacin de los organismos externos facultados
para ello, y la presentacin de las informaciones requeridas por terceros o
previstas para ellos.

Caractersticas de la Informacin Contable.


Para que los usuarios puedan hacer uso de la informacin contable y conseguir el logro de
sus objetivos, es necesario que esta informacin cumpla ciertos requisitos, que a
continuacin se sealan:
Requisitos de la Informacin Contable:
a) La Informacin Contable debe ser significativa, es decir, debe dar a entender o a
conocer con propiedad una cosa.
Para que la informacin sea significativa, debe tener las siguientes cualidades:
i)
ii)
iii)

Verdadera: Debe reflejar slo los hechos reales.


Exacta: debe reflejar estos hechos de forma precisa.
Clara: deben estar bien identificados los conceptos, para evitar las
confusiones.

b) La informacin contable debe estar referida a un nivel: debe disponerse de manera


adecuada, en relacin con el nivel del usuario.
Un usuario de nivel relativamente bajo, necesita informacin detallada y, a medida
que se sube de nivel en la organizacin, esta misma informacin se va concentrando
o sintetizando.
c) La informacin contable deber ser completa.
Debe reflejar todos los hechos econmicos ocurridos, porque de lo contrario podra
inducir a errores a los usuarios de la informacin.
d) La informacin contable debe ser econmica
Es decir, los beneficios que se obtienen al utilizarla, deben ser iguales o superiores
al costo en que se incurre para lograrla.
Si la informacin contable cumple con las cualidades ya mencionadas, podemos
decir que tenemos informacin racional.
e) La informacin contable debe ser oportuna

Debe entregarse en el momento que se necesite, ya sea para la toma de decisiones, o


bien para efectuar el control y aplicar a tiempo las correcciones.
Si la informacin contable racional mencionada anteriormente se entrega con
oportunidades, podemos decir, que la contabilidad proporciona informacin ptima.

FUNDAMENTOS DE TEORIA CONTABLE


PRINCIPIOS BSICOS DE LA CONTABILIDAD
Los principios contables no se encuentran en una fuente nica. En consecuencia, existen
infinidad de aspectos en los que la prctica contable difiere de una empresa a otra.
Existen una serie de principios bsicos de contabilidad, generalmente aceptados:
a) La moneda, comn denominador: en contabilidad se registran solo aquellos
hechos que pueden ser expresados en trminos monetarios.
b) Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin
constante den la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos
contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se
hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben
prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego
en una empresa dada.
c) Entidad Mercantil: la contabilidad se lleva para la empresa y no para l o los
dueos o propietarios de ella.
d) La empresa en marcha: salvo evidencia en contrario, se presume que la
empresa continuar por un definido y largo tiempo.
e) Partida Doble: toda operacin que registra la Contabilidad afecta por lo menos,
a dos partes. Todos los activos de una empresa estn sujetos a los derechos de
alguien, sean stos los propietarios o interesados ajenos a la empresa.
f) Valuacin al costo: El valor de costo, adquisicin o produccin, constituye el
criterio principal y bsico de la valuacin, que condiciona la formulacin de los
estados financieros llamados de situacin, en correspondencia tambin con el
concepto de empresa en marcha, razn por la cual esta norma adquiere
carcter de principio.
Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras
reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, por el contrario,
significa afirmar que en cada caso de no existir una circunstancia especial que
justifique la aplicacin de otro criterio, debe prevalecer es del costo como
concepto bsico de valuacin.
g) Tiempo: la contabilidad debe informar por perodos especficos de tiempo, los
que son conformados por:
i)
El ciclo normal de operacin
ii)
Requisitos legales.
Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin, para que los
resultados de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.
6

h) Devengado: la contabilidad debe considerar todos los recursos y obligaciones


en el perodo en que se produjeron, aunque no hayan sido cobrados o pagados.
i) Consistencia o Uniformidad: todos los registros que utiliza la Contabilidad en un
ejercicio contable, deben ser iguales a los usados en el ejercicio inmediatamente
anterior y si ocurrieran cambios en la prctica, stos se deben mencionar en los
informes.
j) Bienes Econmicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes
econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor
econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos monetarios.
k) Criterio Conservador: Todas las perdidas debe registrarse en cuanto se
conozcan, pero los ingresos, solamente cuando se hayan obtenido. Es decir, se
hace una previsin de las prdidas, pero las utilidades slo se registran cuando
se hayan realizado.
l) Hechos econmicos: La Contabilidad slo registra hechos econmicos y no
hechos humanos, sociales o polticos.
m) Objetividad: La Contabilidad debe registrar los hechos econmicos
efectivamente sucedidos y no los que se suponen, de forma subjetiva, que
puedan suceder.
n) Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando se ha
realizado, o sea, cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde
el punto de vista de la legislacin o delas prcticas comerciales aplicables, y se
encuentran fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe
establecerse con carcter general que el concepto realizado participa del
concepto devengado.
o) Materialidad: La Contabilidad slo debe activar aquellos bienes cuyo costo sea
material o importante en relacin con su contexto.
p) Exposicin: La Contabilidad debe exponer peridicamente un informe acerca
de la situacin de los bienes que posee la entidad y del resultado de las
operaciones del ejercicio.
q) Acumulacin: Los activos y pasivos que requiere la Contabilidad debe llevarse
de forma acumulada, desde el nacimiento de la entidad hasta su trmino.

Luego de hacer un anlisis de los principios se puede afirmar que cada categora quedara
conformada de la siguiente forma:

Principio Fundamental o Postulado bsico


o Equidad

Principio de Fondo o de Valuacin


o Devengado
o Valuacin al costo
o Realizacin

Principios que hacen a las cualidades de la informacin


o Objetividad
7

o
o
o
o

Exposicin
Conservador o prudencia
Uniformidad
Materialidad

Principios dados por el medio socioeconmico


o Entidad Contable
o Bienes econmicos
o Empresa en marcha
o Moneda comn denominador
o Periodicidad

El principio de equidad se lo puede catalogar como fundamental o bsico, dado que marca
como una conducta general a tener en cuenta en el momento de poner en prctica la
contabilidad. En su enunciacin refleja una especie de regla tica para los contadores.
Los principios que se agrupan como los de fondo o de valuacin son tres. Corresponden a
todo lo que se ajuste a los compromisos de pago, cobro, resultado del ejercicio y costos. El
de Valuacin al Costo se incluye en esta clasificacin por su referencia a la valuacin al
costo de adquisicin o fabricacin de un bien. Devengado forma parte de esta
clasificacin, puesto que con su cumplimiento apunta a reflejar los resultados de un
ejercicio independientemente de que el hecho este concluido o no. El principio de
Realizacin se parece mucho al anterior ya que es un mecanismo para reflejar
correctamente los resultados de un ejercicio.
Los principios que hacen a las cualidades de la informacin se clasifican basndose en el
obtencin, demostracin y realizacin de la informacin. El principio de objetividad
representa un punto importantsimo en esta clasificacin, puesto que enuncia que la
informacin que la contabilidad suministra no se debe distorsionar por ninguna razn, debe
representar lo sucedido. El principio referido a la uniformidad marca la importancia de un
sistema heterogneo para manejar los datos y as comparar los ejercicios. Prudencia, al
igual que la materialidad marca formas de registracin para que la informacin sea
verdadera y tratada correctamente. El principio de exposicin es similar a los anteriores y
marca la base de todo trabajo contable. La informacin debe ser clara y concisa para que
sea de fcil acceso y no confusa.
Por ltimo los principios dados por el medio socioeconmico abracan a los que tengan que
ver con la empresa, el medio y la sociedad. Ente se incluye en esta clasificacin por el
simple hecho de que es la empresa. Bienes econmicos es un principio que hace
referencia a los bienes materiales e inmateriales que poseen un valor econmico para la
empresa o ente. Moneda comn denominador, se incluye en esta clasificacin porque
marca la eleccin de una unidad monetaria dependiendo del medio donde se ubique.
Empresa en marcha marca la continuidad de la empresa, se refieres a esta y a su futuro.
Ejercicio porque marca una pauta para poder analizar los progresos, o no, de la empresa
dividiendo en perodos para luego compararlos.

1. La relacin que existe entre los principios de valuacin al costo y la de realizacin es que
ambos establecen el valor que puede tener un bien de cambio. El primero, como su nombre
lo indica, determina el valor de costo; el punto de realizacin determinara el valor de venta
de un bien, ya que para su cuantificacin el evento econmico se ha considerado ya
terminado.
2. La relacin existente entre los principios de realizacin y devengado es que ambos se
aplican cuando el acto econmico se ha llevado a cabo. Esto es de vital importancia ya que
de esta forma los actos econmicos realizados se vern reflejados en los resultados del
perodo al que realmente corresponden y as se podrn tambin cumplir con el principio de
ejercicio.
3. La relacin que existe entre los principios de materialidad y uniformidad es que el
primero es el que alterar al segundo. La uniformidad de un ejercicio se ver afectada
cuando surja un cambio significativo (de importancia relativa). Un ejemplo sera un cambio
de presentacin, en su valuacin, en su descripcin o en cualquier elemento que pudiera
significar algn cambio en las decisiones.
DOCUMENTOS MERCANTILES
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita
de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier pasa
que se d en el campo mercantil se hace constar en algn documento y, en caso de que su
importancia lo justifique, el documento en cuestin puede llevar la firma de algn
funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas
por la empresa requieren la emisin y recepcin de documentos de diversa ndole.
Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se
realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han
efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual
se entrega al cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de
muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria, pero tanto en uno
como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en parte las
posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprende no solamente los papeles
revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra
forma como ocurrira en ltimo extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al departamento de Contabilidad donde los
contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los
asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del
empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr
en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide;

al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo mercancas del mercado
local, nacional o internacional.
En todos los departamentos se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el
cual se entrega en caja y luego se enva al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la
responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos
descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad
de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin
mercantil facilitan la conclusin de esta, informan al contador o auxiliar de contabilidad
respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la anotacin
de los libros de contabilidad.
En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda
constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse
para:
a.
b.

Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.


Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de
contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse
en elemento fundamental para decir un fallo, nunca servirn para destruir la evidencia
surgida de un comprobante escrito y revestido de las caractersticas legales: puede decirse
entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en un archivo
de documentos bien organizados.
Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo 124, entre otras
cosas que:
Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban:
a.
b.
c.
d.
e.

Con documentos pblicos


Con documentos privados
Con facturas aceptadas
Con telegramas
Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

Importancia de la documentacin mercantil


La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de
carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de
simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas,
identificar un envo e dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna
cualquiera como pudiera ser de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin
10

de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido


dentro del plazo establecido.
Clasificacin de los documentos
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos
como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que ms comnmente se
utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin:
1. Documentos corrientes
a. Comprobantes de Compras. El procedimiento que se adopte para las
compras como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a las
organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de las
compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l o los
departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de
compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la
adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos
indiquen. Tendiendo como base estos documentos y una vez consultados los
precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra
a aquel que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables. En
caso de que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a
favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al
contado, o bien se registra una obligacin a favor, si hubiera establecido que
le pago fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en
los libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al
principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
i. Solicitud de Compras. El departamento de compras, de no existir
ste, quin haga sus veces, actuar de acuerdo con una solicitud por
escrito aprobada por un empelado suficientemente calificado que
represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida.
Por ejemplo el Departamento de Vetas puede solicitar que se le
tramite la adquisicin de artculos que se destinen a la reventa.
ii. Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario
propio toda adquisicin autorizada por la empresa. Si sta tiene un
departamento de compras suele hacerse en una hoja impresa
destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta
formada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en
ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del
proveedor.
iii. La factura. Consiste en una relacin detallada e las mercancas
compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del
vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las
instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precio de
las mercancas.
iv. Las notas de dbito. Si las mercancas llegan averiadas, son de
calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn

11

artculo, es preciso obtener un ajuste en el pecio que haya cargado el


proveedor.
v. Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la
venta de mercancas pueden ser muy simples o ms complicados,
segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En
empresas pequeas de venta al por menor no se hace ms registro
que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de
mayor importancia la mquina donde se registran las ventas produce
un ticket, el cual se entrega al cliente.
vi. Comprobantes de operaciones bancarias. Los cheques han
ocupado el lugar del dinero en efectivo en las operaciones ms
importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En
contabilidad suelen considerarse a los cheques cono numerario,
Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que
previamente ha depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus
cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran parte por
cheque de sus clientes.
2. Documentos de crdito
a. Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden
escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de
un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil
mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito a otra (el
librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la
fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un
instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el
librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio
puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad
financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de
vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fecha del
vencimiento.
b. El pagar. Es un documento de crdito en virtud del cual una persona
promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un
ttulo valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual
una persona __ el emisor__ se compromete a pagar a otra persona __el
beneficiario__ una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada
previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosable, es decir, que
se pueden transmitir a un tercero, los pagars pueden emitirlos individuos
particulares, empresas o el Estado.
Segn el artculo 486 al 488: Es una promesa o compromiso, unilateral de
pago escrito, en virtud del cual una persona natural o jurdica se obliga a
pagar a otra o a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha
determinada.
De acuerdo al artculo 486, los pagares deben contener:

12

a.
b.
c.
d.
e.

La fecha de emisin y firma del documento


La cantidad en nmeros y letras.
La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
La persona a quin o a cuya orden debe ser pagado.
La expresin de si es por valor recibido y en que especie o por
valor en cuenta.

Al pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las


establecidas para las letras de cambio:
Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a
da fijo, a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto
trmino visto.
Lo relativo al endoso.
Los trminos para la presentacin, cobro protesto.
Lo referente al aval.
Lo relativo al pago
Lo concerniente al protesto.
Lo trminos de la prescripcin
El portador de un pagar protestado por falta de pago,
tiene derecho a cobrar de los responsables.
El valor de la obligacin
Los intereses desde la fecha de protesto.
Los gastos del protesto
Los intereses de estos desde la demanda judicial.
Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
c. El cheque. Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la
cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero
para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique
o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un ttulo de
crdito que permite al librador disponer, a favor de una determinada persona
o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en un
banco. El cheque deber contener: la denominacin de cheque inserta en el
texto mismo del ttulo, el mandato puro y simple de pagar una suma
determinada de dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina
librado), que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el
lugar de la emisin del cheque, la firma del que lo expide, al que se
denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podr solicitar al
banco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la
autenticidad de ste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del
librador. El cheque puede ser librado para que se pague a persona
determinada, con o sin clusula a la orden o no a la orden; puede
tambin ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se
transmite mediante su entrega o tradicin; el cheque extendido a favor de
una persona concreta, con o sin la clusula a la orden, es transmisible por
medio de endoso. En endoso deber ser total, puro y simple; deber adems,
escribirse en el cheque y ser firmado por el endosante. El endoso transmite
13

todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podr


garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe.
Esta garanta podr ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque
es pagadero a la vista. Cualquier mencin contraria se reputa no escrita. El
librado podr exigir, al pago el cheque, que ste sea entregado con el
recib del portador. Se presumir pagado el cheque que despus de su
vencimiento se hallare en poder del librado.
d. Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra
de cambio independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y
el endosante. Firma que se pone al pie de una letra u otro documento de
crdito, para responder de su pago en caso de no efectuarlo la persona
principalmente obligada a l. Es un trmino utilizado con frecuencia en la
prctica de los negocios para referirse a cualquier clase de garanta personal.
Otras veces se utiliza este trmino como sinnimo de fianza, por lo que sera
el contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir con un tercero
(avalado) en el supuesto de no hacerlo ste.
En Derecho mercantil se denomina avala cambiario a un contrato
perteneciente al gnero de la fianza personal destinada a garantizar el pago
de una letra de cambio. El aval es una obligacin accesoria de la obligacin
cambiaria, que es la principal, por lo que se extingue en el caso de hacerlo
sta. Es adems subsidiaria, pues el avalista slo est obligado a pagar si el
deudor no paga. Por las peculiaridades del trfico en el que se produce el
aval cambiario, la subsidiaridad no se suele entender de una forma estricta y
basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago
al avalista, sin requerir ningn tipo de persecucin especial de los bienes del
deudor. Por ello, desde que llegado el momento del cumplimiento el deudor
no lo hace, el acreedor puede dirigirse tanto contra el deudor principal como
contra el avalista, pues entre ambos ha quedado establecido un autntico
vnculo de solidaridad. En el caso en que el avalista se vea obligado a
satisfacer la deuda adquirir un derecho de reintegro contra el deudor. El
aval puede ser limitado para un perodo de tiempo marcado, con relacin a
un caso especfico, en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta,
cuando slo responde el avalista frente a un acreedor individualizado o
definido, y no frente a cualquiera. Este puede ser absoluto o limitado.
La persona que da un aval absoluto, responde solidariamente del pago de
la letra de la misma forma que el librador y el endosante.
El aval limitado es el que reduce la garanta a tiempo, cantidad o persona
expresamente determinados; dado en estos trminos, no produce ms
responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da ste ms derechos
que contra la persona a quien garantizado y los endosantes anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra
cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado.
Cuando el aval se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la
firma del librador la firma del avalista en la forma siguiente:
Por Aval
Marcos Garca
14

e. Fianza. Obligacin que alguien adquiere de hacer algo a lo que otra persona
se ha obligado en caso de que esta no lo haga. Que supone un pacto por el
que un tercero asume la condicin de obligado con carcter subsidiario al
pago, para afrontar el supuesto de que no cumpla el deudor principal.

CONCEPTOS DE ACTIVO, PASIVO Y RESULTADOS


ECUACIN DEL INVENTARIO Y EL PRINCIPIO DE DOBLE PARTIDA.
ECUACIN DEL INVENTARIO
La Contabilidad est basada en u hecho fundamental que se encuentra en toda empresa
mercantil, que consiste en:
ACTIVO = PASIVO
El Activo incluye todos los bienes y derechos que la empresa posee, y que tiene un valor
monetario.
El Pasivo comprende todas las obligaciones financieras de la empresa y se divide en:
a) Pasivos u obligaciones con terceros o simplemente pasivo.
b) Pasivo a favor de los dueos o patrimonio o capital lquido o simplemente, capital.
Esto dicho de otra manera, tiene la siguiente expresin:

ACTIVO = PASIVO

LO QUE
+
SE TIENE

BIENES

LO QUE SE
ADEUDA

DERECHOS

+ CAPITAL

= LAS DEUDAS CON


TERCEROS

+ LA DEUDA CON EL
CON EL PROPIETARIO

= OBLIGACIONES

INVARIABILIDAD DEL CAPITAL


Es una teora que establece que los capitales tienen que permanecer invariables, con el fin
de determinar el incremento o disminucin en el transcurso de un perodo operacional de la
empresa.
As, una empresa puede comprar su capital inicial con su capital y determinar as que:
a) Capital inicial es menor que el capital final. Significa que se ha obtenido una
utilidad.
15

b) Capital inicial es mayor que el capital final. Significa que se ha obtenido una
prdida.
Es decir, el capital aumenta con las utilidades obtenidas como resultado de las
transacciones comerciales realizadas y disminuye con las prdidas.
Como el capital no pude de variar durante el ejercicio, se crean dos cuentas que son las de
resultados:
a) Prdidas
b) Ganancias
1.2 Variacin de la Ecuacin
Las transacciones u operaciones que se sucedan irn haciendo variar los valores del activo y
pasivo. Mientras la igualdad se mantenga, mientras el activo sea igual al pasivo, querr
decir que an no hay resultados. Cuando este equilibrio se rompa, tendremos dos
posibilidades:
a) Activo mayor que el pasivo, significa que se ha producido un resultado positivo
(ganancia).
b) Pasivo mayor que el activo, significa que se ha producido un resultado negativo
(Prdida).
Con la incorporacin de las Ganancias y las Prdidas, la ecuacin comienza a variar y
tenemos:

ACTIVO = PASIVO (INCLUYE CAPITAL) + RESULTADO - PERDIDA

1.3 Principio de la Partida Doble.


Cuando el hombre inicia el intercambio comercial, siente muy pronto la necesidad de
registrar aquellos acontecimientos que reflejan el desarrollo de su actividad mercantil. Es
as que establece una especie de diario de vida. Actualmente este sistema es utilizado por
empresarios para llevar el control de las deudas a favor o en contra. Esta modalidad se pude
denominar partida doble, es la mera anotacin de un suceso econmico.
La partida doble se define:
i)
ii)
iii)

El juego de derechos y obligaciones que, ineludiblemente, van atados a cada


hecho econmico.
No existe cuenta deudora ni su respectiva acreedora
No hay cargo sin abono.

16

A continuacin se detallarn un conjunto de cuentas tpicas, muchas de las cuales son


utilizadas normalmente por cualquier organizacin o empresa:
Cuentas de Activo
Caja
Banco
Cuentas por cobrar
Letras por cobrar
Mercaderas
Materias primas
Mueles y tiles
Equipos
Instalaciones
Vehculo
Edificios
Facturas por cobrar
Depsitos a plazo
Maquinarias
Cuentas de Pasivo
Cuentas por pagar
Letras por pagar
Facturas por pagar
Proveedores
Deuda bancaria
Impuestos por pagar
Sueldos por pagar
Imposiciones por pagar
Honorarios por pagar
Prestamos hipotecarios
Pasivo no exigible
Reservas legales
Utilidades no distribuidas.
Etc.
Cuentas de Prdidas
Gastos Generales
Sueldos
Honorarios
Gastos de administracin
Gastos de ventas
Energa
Intereses pagados
Gastos de mantencin
Arriendos
Seguros
Etc.
17

Cuentas de Capital
Capital
Reservas
Utilidades Acumuladas
Cuentas de Ganancias
Otros Ingresos
Ingresos por Ventas
Ingresos por Servicios
Intereses Ganados
Utilidad en venta de Activo

LA CUENTA
El hecho fundamenta de la contabilidad es:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Sabemos que le activo esta formado por bienes y derechos y el pasivo, por obligaciones con
personas ajenas de la empresa.
Dentro de los bienes tenemos:

Mercaderas
Caja

Y en las obligaciones tenemos:

Acreedores
Deudas con bancos

Cada uno de estos elementos constituye una cuenta.


Cuenta: es una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relativos a la misma
persona o grupo o asunto, que se registran bajo un encabezamiento o ttulo apropiado.
Toda cuenta debe tener un nombre con el objeto de identificarla, debe sealar de forma
resumida y/o nemotcnica los elementos del activo, pasivo o capital que representan. Es
decir, el nombre debe ser claro y significativo.

18

CUENTA

En forma sencilla se denomina cuenta T .


Una cuenta tiene dos partes, y por convencin, se llaman debe la de la izquierda y haber la
de la derecha.

DEBE

HABER

Hacer una anotacin en el Debe de una cuenta se llama cargar o debitar y hacerla en el
haber se denomina abonar o acreditar.
La suma de los cargos (anotaciones en el Debe), se llama dbitos y la suma de los abonos
(anotaciones en el haber) se denomina crditos.
La diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo.
D

Cargos

CAJA
300
50
600

900
Dbitos

150
80 Abonos
170
200

600
Crditos

Si el Dbito es mayor que el crdito, entonces es saldo deudor.


Si el Dbito es menor que el crdito, entonces es saldo acreedor
Si el dbito es igual al crdito entonces es una cuenta saldada.

19

Una cuenta puede aumentar o disminuir. De esto podemos deducir lo siguiente al observar
la ecuacin del inventario y aislar el activo:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Si nuestro activo aumenta, deberemos anotar el lado izquierdo de la ecuacin y, por lo


tanto, al lado izquierdo de las cuentas o sea deberemos cargarla. En el caso que disminuya
deberemos abonarlas.
En otras palabras:

Un cargo aumenta las cuentas del activo


Un abono disminuye las cuentas del activo

Para el caso del pasivo, se hace el mismo anlisis, y deberemos anotar al lado derecho de la
ecuacin y por lo tanto al lado derecho de la cuenta, es decir deberemos abonarla.
Si nuestro pasivo disminuye, deberemos cargar la cuenta, o sea un abono aumenta las
cuentas pasivos. Y un cargo disminuye las cuentas de pasivo.
Es decir:
Un abono aumenta las cuentas de pasivo o capital
Un cargo disminuye las cuentas de pasivo o capital.
Las cuentas de resultados registran las variaciones de capital y por lo tanto, al igual que
este, tenemos:

Los abonos significan ganancias, ya que representan un aumento de capital


Los cargos significan prdidas, ya que representan disminucin de capital.

Recuerde que los trminos debe y haber son trminos convencionales y perfectamente se
les podra llamar de otra manera, usando expresiones que reflejarn con mas claridad la
funcin que cumple cada lado de la cuenta.
Objetivos de la cuenta
Estos son:
1. Agrupar las transacciones de una misma naturaleza.
2. Tener la informacin oportuna y ordenada, cada vez que se desee formular la
igualdad del inventario
3. Facilitar el control respecto de determinadas operaciones.

20

Tipologa de las cuentas


a) Cuentas de Activo: Son todos los bienes y derechos a favor de la empresa.
Su principal caracterstica es que todas las cuentas de activo deben tener
saldo deudor.
Tratamiento:

Aumenta con los cargos.


Disminuye con los abonos.

b) Cuentas de Pasivo: Son todas las deudas y obligaciones que las empresas
tienen contradas con terceros. Su principal caracterstica es que todas las
cuentas de pasivo deben tener saldo acreedor.
Tratamiento:

Disminuye con los cargos.


Aumenta con los abonos.

c) Cuentas de Capital: Es la deuda que tiene la empresa con los dueos de esta.
Su principal caracterstica es que todas las cuentas de pasivo deben tener
saldo acreedor.
Tratamiento:

Disminuye con los cargos.


Aumenta con los abonos
d) Cuentas de Resultados: Estn destinadas a registrar las variaciones de capital
producida por prdidas o por ganancias. Su principal caracterstica es que
todas las cuentas de resultado se dividen en:

Cuentas de Resultado Prdida.


Cuentas de Resultado Ganancias

La principal caractersticas son:


Las de Resultado prdida siempre deben tener saldo deudor, el que se indica en
cuanto ha disminuido el capital durante el ejercicio.
Las de Resultado ganancia siempre deben tener saldo acreedor, el que se indica en
cuanto ha aumentado el capital durante el ejercicio
Las cuentas no permiten mantener la invariabilidad el capital.
Plan de Cuentas
Las cuentas que se utilizarn y lo que se registra en cada una de ellas, es definido por cada
organizacin o empresa. El documento en donde se detallan todas las cuentas se denomina
Plan de Cuentas, y el documento donde se explica que y como se registrar en cada
cuenta, se denomina manual de cuentas.

21

Estos dos documentos deben ser definidos previo al inicio de la operacin o


funcionamiento del sistema contable. De tal forma de tener uniformidad y continuidad a
travs del tiempo para ordenar y agrupar los datos en las diferentes cuentas preestablecidas.
El conjunto de cuentas (plan de cuentas) que selecciona cada organizacin o empresa,
depende de la naturaleza de la operacin de cada una de ellas y de la necesidad de
informacin.
Una empresa que produce y vende zapatos, efecta operaciones diferentes a otra que vende
servicios de salud (clnica) y a su vez necesidad de informacin diferente.
La empresa que produce y vende zapatos adquiere mquinas, materias primas, transforma
las materia primas en zapatos, almacena, transporta y vende dichos productos.
Posiblemente necesitar saber cual es el costo de producir para cada par de zapatos, cuanto
dinero necesitar para cancelar los salarios semanales, cual es el monto de existencias de
materias primas o de zapatos, etc. Las caractersticas de sus operaciones y las necesidades
de informacin determinarn el plan de cuentas a utilizar.
En el caso de una organizacin o empresa que vende servicios de salud, una clnica por
ejemplo, realiza operaciones diferentes. El PRODUCTO que vende no es producido, ni
almacenado con anterioridad al consumo por parte del consumidor; sino que dicho
producto, denominado servicio, es producido en el momento en que una persona
profesional (mdico) est examinando a un paciente, o un especialista aplicando un examen
de laboratorio. Por lo tanto, esta empresa no requiere adquirir materias primas, ni mantener
un stock de productos terminados. Asimismo las necesidades de informacin sern
diferentes. En consecuencia el plan de cuentas reflejar las operaciones que efectan este
tipo de organizacin y las necesidades de informacin propias.
An cuando existen diferencias en las operaciones y en las necesidades de informacin de
cada organizacin; hay cuentas que son comunes. Por ejemplo: caja, banco, cuentas por
cobrar, edificios, muebles y tiles, cuentas por pagar, capital, ingresos por ventas,
remuneraciones, etc.
Existen otras organizaciones u organismos que pertenecen al estado y cuyo plan de cuentas
est establecido en forma estndar (uniforme) para toda la administracin pblica u
organismo del estado.

22

ASIENTOS CONTABLES
Es un tecnicismo que permite expresar los hechos econmicos en un lenguaje apropiado
para el registro contable. Existen asientos:
a)

Simples: si slo intervienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora:


X
Mercadera

1.000
Caja

1.000

Compra al contado segn F./ 018


X
b)

Compuesto: Si intervienen ms de dos cuentas.


X
Mercadera

5.000
Caja
Proveedores

1.000
4.000
X

EL PROCESO CONTABLE
Componentes Bsicos
Es necesario recordar el anlisis que se ha efectuado en los tpicos anteriores y que
bsicamente se puede resumir en:

Anlisis del concepto de la ecuacin contable y la definicin de cada uno de sus


componentes el cual da origen al principio bsico en el que se fundamenta el
sistema de informacin contable: el principio de partida doble.
Aplicando el concepto de una manera lgica y con un lenguaje comn, se ha
logrado registrar, ordenar y transformar en informacin, datos provenientes de
eventos o hechos econmicos que suceden en una entidad contable.
Tambin hemos definido el concepto de cuenta, su estructura y reglas de
funcionamiento y la mecnica del asiento contable, incorporado en el anlisis, los
elementos y las reglas bsicas del proceso contable. La aplicacin prctica de estos
conceptos tcnicos has permitido expresar los registros y la clasificacin de los
datos contables en un lenguaje contable.

23

En este tpico se estudiar cul es el proceso contable bsico mediante el cual los datos se
transforman en informacin.

DATOS

PROCESO

ENTRADA

INFORMACION

SALIDA

El proceso se basa en un principio fundamental: Principio de Partida Doble y en dos


conceptos bsicos, la cuenta y el asiento.
Se estudiar el proceso Contable Bsico, denominado jornalizador. En la actualidad este
sistema es aplicado en organizaciones o empresas con un bajo nivel de operaciones, sin
embargo, conceptualmente es igualmente vlido para procesos de mayor complejidad.
Componentes o elementos bsicos del proceso.
Los componentes del proceso bsico son:
1. Libro Diario
2. Libro Mayor
3. Balance
Libro Diario: En l se registrarn cronolgicamente, los asientos de cada una y todas las
transacciones o hechos econmicos que ocurren en la organizacin o empresa.
Conceptualmente, este libro es para registrar todas las transacciones expresarlas en un
lenguaje contable. El elemento contable que se utiliza es el asiento.
Las formalidades que debe cumplir el libro diario, corresponden a la estructura y mecnica
del asiento, estudiadas en el tpico anterior. Deben registrarse la fecha, las cuentas que
intervienen, las cantidades que corresponden en el DEBE y HABER y una descripcin
resumida de la transaccin, glosa, indicando los documentos que la respaldan.
Asimismo, el Diario debe cumplir con ciertas normas generales:
a) Se debe registrar todas las operaciones econmicas ocurridas, en orden cronolgico.
b) La suma de los dbitos (cargos) de todas las transacciones registradas, debe ser igual a la
misma de todos los crditos (abonos).
La estructura de un libro se muestra a continuacin:

24

Fecha
02 Marzo 96

Cuenta y Glosa
Asiento N

DEBE

Banco
Caja

100.000

HABER

REF.

100.000

Se deposita en el Banco
depsito N

03 Marzo 96

Asiento N
Crdito Comercial
Banco

20.000
20.000

Se cancela cuota crdito


Cheque N

La columna REF., se utiliza para indicar el traspaso al Mayor.


Mayor. Es un registro clasificado por cuentas. Lo fundamental de este componente es que
la unidad o elemento bsico que utiliza es la cuenta.
Este registro permite ordenar los datos contables, previamente registrados en el diario, de
acuerdo a su naturaleza similar o comn. De esta forma se puede clasificar, sumar, restar y
presentar de una manera lgica y til.
El Mayor puede tener diferentes formas: de libro propiamente tal, en el que se le asigna un
nmero de pginas de cada cuenta, de tarjetas o cartolas individuales, en que cada una
representa una cuenta a la cual se le agrega tantas cartolas como requiere el movimiento de
una cuenta; de mayores columnares, en el que en la parte izquierda se registra la
transaccin y a continuacin las columnas de las diferentes cuentas en donde se registran
las cantidades involucradas, finalmente el mayor puede ser un archivo magntico en un
computador en el cual se registra el detalle del movimiento de cada cuenta.
Balance de Comprobacin y Saldos. El tercer componente es el balance de
Comprobacin y Saldos, el cual se utiliza para resumir y ordenar la informacin que
proviene del mayor (cuentas).
Si en un instante dado se quiere determinar cual es la situacin contable (situacin final)
resultado de un conjunto de eventos o transacciones econmicas, se totalizan las columnas
DEBE y HABER de cada cuenta del Mayor y se determinan los respectivos saldos. Dichos
saldos son los datos que se incorporan en el balance de Comprobacin y Saldos, el cual
cumple dos funciones principales:
1. Verificar las aplicaciones del principio de partida doble, suma de los dbitos igual a la
suma de los crditos.

25

2. Ordenar la informacin de acuerdo a la estructura de la ecuacin contable, lo que permite


conocer los activos y pasivos actuales de la empresa y los resultados obtenidos en el
perodo en el cual ocurrieron los hechos.
La estructura de este componente es la siguiente:
BALANCE
Saldo
Cuentas

Dbitos

Crditos

Deudor

Acreedor

Inventario
Activo

Pasivo

Resultados
Prdida

Ganancia

LOS ESTADOS FINANCIEROS


Las salidas del Sistema de Informacin Contable
El sistema de informacin contable, grficamente est representado por:

PROCESOS
DATOS
E
Eventos o
hechos
econmicos

Entradas

Diario
Mayor
Balance de
comprobacin
y saldos

ESTADOS
FINANCIEROS

Salidas

Balance
Estado de
resultados

PRINCIPIOS

Los estados financieros tpicos que resultan del sistema son: el balance y el estado de
Resultados. Sin embargo, existe otra informacin de salida como por ejemplo: los estados
de clientes, los estados de proveedores, las liquidaciones de remuneraciones, etc.

26

BALANCE.
Es un estado de que relaciona los diferentes Activos, pasivos y Capital, que una
organizacin o empresa posee en un instante del tiempo. Es una fotografa de los activos y
pasivos en la fecha en que se confecciona.
Tambin se puede definir pasivo como la fuente u origen de los recursos financieros
(prestamos, capital, utilidades) y activo como los usos que se les d a dichos recursos o en
qu se han invertido (dinero, inventarios, muebles, edificios, etc). En consecuencia, el
balance ser un estado financiero que muestra las diferentes fuentes y los diferentes usos
que se le da a los recursos financieros.
Conceptualmente, es un estado que muestra la composicin de activos y pasivos, en el que
se cumple: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
BALANCE GENERAL CLASIFICADO
Es una forma de presentar los activos y pasivos. El criterio de presentacin de las diferentes
cuentas de activos y pasivos, es de acuerdo a su liquidez y grado de exigibilidad
respectivamente.
Un activo ser ms lquido en la medida en que se puede transformar en dinero
rpidamente, por ejemplo: Cuentas por cobrar se transforma en dinero en el corto plazo. El
activo ms lquido es caja, banco, pues es dinero de disponibilidad inmediata. Un activo
ser menos lquido cuando ms se demore en transformarse en dinero.
A los activos lquidos se les denomina activo circulante y a los menos lquidos, activos
inmovilizados.
Los pasivos son ms exigibles en la medida en que el plazo para pagarlos sea ms corto. De
acuerdo a este criterio se puede clasificar en:
1 Exigible de corto plazo: Son aquellos que se exigen menos de un ao para cancelarlos.
A estos pasivos se les denomina, Pasivo Circulante.
2 Exigible de Largo Plazo: Son aquellos pasivos cuyo plazo para cancelarlos son ms de
un ao. Se les denomina Pasivo Largo Plazo.
3 No exigible: Son los aportes que los dueos han hecho y cuyo nimo no es retirarlos.
Son el capital y las utilidades no retiradas o no distribuidas.

27

Estructura del Balance General Clasificado


Aplicando estos criterios, el Balance General Clasificado se estructura de la siguiente
forma:
ACTIVOS
ACTIVOS CIRCULANTES
Disponible (Caja y Banco)
Depsitos a Plazo
Cuentas por cobrar
Letras por cobrar
Existencias
Total Activo Circulante
ACTIVOS FIJOS
Edificios y Terrenos
Maquinarias y Equipos
Muebles y tiles
Instalaciones
Subtotal
Menos: Depreciacin Acumulada
Total Activo Fijo
OTROS ACTIVOS
Inversiones en otras Compaas
Marcas y Patentes
Total Otros Activos
TOTAL ACTIVOS
PASIVO
PASIVO CIRCULANTE
Crdito Bancario (A menos de 1 ao plazo)
Cuentas por pagar
Letras por pagar
Sueldos por pagar
Total Pasivo Circulante
PASIVO LARGO PLAZO
Crdito Bancario (a ms de 1 ao plazo)
Otros crditos de Largo Plazo
Total Pasivo largo Plazo
TOTAL PASIVOS
CAPITAL Y RESERVAS
Capital Social
Utilidades Retenidas
Utilidad (Prdida) ejercicio
TOTAL PASIVOS, CAPITAL Y RESERVAS

28

ESTADOS DE RESULTADOS
Es un estado financiero que muestra como estructur el resultado global del perodo.
Conceptualmente indica todas las variaciones del capital en un perodo dado. Es necesario
recordar que una prdida es una disminucin del capital y una ganancia un aumento. En
consecuencia el estado de resultados se utiliza para mostrar todas las variaciones negativas
(prdidas) y positivas (ganancias) del capital durante un perodo. Por lo tanto al final de ese
perodo el resultado neto (ganancias menos prdidas) deber sumarse o restarse al capital;
lo que significa que el estado de resultado en un complemento del Balance.
Desde el punto de vista de la informacin, es til ordenar la informacin del estado de
Resultados. Un criterio a utilizar, es el de clasificar el resultado entre operacional y no
operacional.
Resultado operacional, es el que proviene de la operacin fundamental de la Organizacin
o Empresa. Ejemplo: venta, ingresos por servicios, costo de explotacin o produccin,
gastos de administracin, gastos de ventas, etc.
Resultado no operacional, es el que provienen de actividades ajenas a la operacin
fundamental de la organizacin o empresa. Ejemplo: ingresos por intereses, ingresos por
aportes del estado, ingresos por inversiones en otras empresas, gastos por intereses, etc.
Estructura del Estado de Resultado
Resultados Operacionales.
Ingresos de Explotacin
Menos: Costo de Explotacin
Resultado Bruto
Menos: Gasto de Administracin
Gastos de Ventas
Resultado Operacional
Resultados No Operacionales.
Ingresos fuera de Explotacin
Menos: Gastos
Ms / menos: Correccin Monetaria
Resultado antes de Impuestos
Menos Impuestos a la venta
Utilidad (Prdida) neta del ejercicio

La estructura del Balance y estado de Resultados Clasificados, es solo una forma de


presentar la informacin que se obtiene en el Balance de Comprobacin y Saldos. En

29

consecuencia, los conceptos y definiciones estudiadas son igualmente aplicables a esta


forma de presentacin.
ESTADOS FINANCIEROS
Los dueos y gerentes de negocios necesitan tener informacin financiera actualizada para
tomas las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La informacin
financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las
transacciones que ocurren durante el perodo fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los
cambios deben reportarse peridicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el proceso de
globalizacin en las empresas, la informacin financiera cumple un rol muy importante al
producir datos indispensables para la administracin y el desarrollo del sistema econmico.
La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar
informacin de carcter general sobre la entidad econmica. Esta informacin es mostrada
por los estados financieros. La expresin estados financieros comprende: Balance
General, Estados de Ganancias y Prdidas, Estado de Cambios en el patrimonio neto,
estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se
identifica como parte de los estados financieros.
Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin financiera son utilidad y
confiabilidad.
La utilidad, como caracterstica de la informacin financiera, es la cualidad de adecuar sta
al propsito de los usuarios, entre los que se encuentran los accionistas, los inversionistas,
los trabajadores, los proveedores, los acreedores, el gobierno y, en general, la sociedad.
La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que sucede en la
empresa.
1. ESTADOS FINANCIEROS
Estados Financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en
la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y
su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un perodo determinado.
La expresin pesos constantes, representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del
balance general (ltimo ejercicio reportado tratndose de estados financieros
comparativos).
Algunos estados financieros:

30

1.1 ESTADO FINANCIERO PROYECTADO


Estado Financiero a una fecha o perodo futuro., basados en clculos estimativos de
transacciones que an no se han realizado; es un estado estimado que acompaa
frecuentemente a un presupuesto; un estado pro forma.
1.2 ESTADO FINANCIERO AUDITADOS
Son aquellos que han pasado por un proceso de revisin y verificacin de la informacin;
este examen es ejecutado por contadores pblicos independientes quienes finalmente
expresan una opinin acerca de la razonalidad de la situacin financiera, resultados de
operacin y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un
ejercicio en particular.
1.3 ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Aquellos que son publicados por compaas legalmente independientes que muestran la
posicin financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compaas fueran una
sola entidad legal.
CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS
1. Balance General
2. Estado de Resultados u Operaciones
3. Estados de Flujos
4. Otros
1. Balance General
Documento contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento
del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos
patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La
legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los
bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa, y el segundo
la tesorera, los derechos de cobro y las mercaderas. En el pasivo se distingue entre
recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de
la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a
largo plazo (prstamos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto
plazo (crdito comercial, deudas a corto plazo). Existen diversos tipos de balance segn el
momento y la finalidad. Es el estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una
empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de
contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.

31

Es un documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya sea


de una organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un
anlisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica
de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posicin financiera,
capacidad de lucro y fuentes de fondo.
1.1 BALANCE GENERAL COMPARATIVO
Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en
relacin con uno o ms perodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la
posicin financiera de una empresa y facilitar su anlisis.
1.2 BALANCE GENERAL CONSOLIDADO
Es aquel que muestra la situacin financiera y resultados de operacin de una entidad
compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una
sola unidad econmica.
Se formula sustituyendo la inversin de la tenedora en acciones de compaas subsidiarias,
con los activos y pasivos de stas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las
distintas compaas, as como las utilidades no realizadas por la entidad.
Otros Balances generales
1.3 BALANCE GENERAL ESTIMATIVO
Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente son sujetos de
rectificacin.
1.4 BALANCE GENERAL PROFORMA
Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una
propuesta o una situacin financiera futura probable.
1.5 METODOS DE PRESENTACION DEL BALANCE
La presentacin de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en
funcin de su orden creciente o decreciente de liquidez. El mtodo es creciente cuando se
presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuacin en este
orden de importancia las dems cuentas. Se dice que le balance est clasificado en orden de
liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan
primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes.

32

1.6 BALANCE OPERACIONAL FINANCIERO DEL SECTOR PBLICO


Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y dficit de las
dependencias y entidades del sector pblico deducidas de las operaciones compensadas
realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera dficit o supervit
econmico.
1.7 BALANCE PRESUPUESTARIO
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno ms los de las entidades
paraestatales de control presupuestario directo.
1.8 BALANCE PRIMARIO DEL SECTOR PBLICO
El Balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos del Sector Pblico y sus
gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses
de un ejercicio fiscal est determinado por la acumulacin de deuda de ejercicios anteriores,
el balance primario mide el esfuerzo realizado en el perodo corriente para ajustar las
finanzas pblicas.
2. ESTADO DE RESULTADOS
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, prdida
remanente y excedente) de una entidad durante un perodo determinado.
Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como
parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa.
Generalmente acompaa a la Hoja de Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes
modalidades, venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados
por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las
entidades del Sector paraestatal en un perodo determinado.

33

DEPRECIACIN
Las depreciaciones afectan a los bienes del Activo Fijo y se definen como el menor valor
que sufren estos bienes por efecto del uso y transcurso del tiempo. Este menor valor,
disminuye el monto del activo fijo y constituye un gasto operacional.
Recordemos que el activo fijo comprende a todos los bienes de uso durable, adquiridos para
ser empleados en la explotacin econmica u objeto social de las empresas, sin el nimo de
venderlos.
La caracterstica de uso durable de estos bienes indica que su vida til de servicio abarca
varios ejercicios o cuando menos ms de uno. Esto se aprecia en bienes tales como
edificios, vehculos, maquinarias, muebles y equipos de oficina, todos integrantes del activo
fijo.
La vida til es independiente de cada bien y particular para cada empresa, aunque muchas
veces se consideran y emplean las especificaciones generales contenidas en normas
tcnicas de fabricacin o construccin o en disposiciones legales con fines impositivos
(tributarios). En todo caso la vida til debe adoptarse o estimarse al entrar en servicio el
bien, para ir calculando al trmino de los ejercicios la depreciacin correspondiente y
distribuir equitativamente el costo del bien en los diversos perodos que se benefician con
su utilizacin.
Se exceptan de depreciacin los terrenos, por cuanto estos bienes del activo fijo no se
desgastan con el uso y su vida til es indeterminada. Tampoco se deprecian los activos fijos
en fase de construccin o aquellos que no han entrado en servicio, por ejemplo: una
mquina comprada pero no instalada an.
Clculo y Contabilizacin
La cuota de depreciacin de un ejercicio se obtiene dividiendo el costo del activo (valor de
adquisicin ms los costos incurridos para ponerlo en servicio: flete, seguros, instalaciones,
pruebas), sobre la vida til, lo que se representa en la siguiente frmula:

Depreciacin del ejercicio =

Costo del Activo Fijo


Vida til

Para ilustrar lo anterior, considere el siguiente ejemplo:

Compra de una mquina el 02 de marzo en


$ 2.300.000
Se incurri en costos de traslado e instalacin por $ 700.000
La vida til se estim en 10 aos
La mquina entr en servicio el mismo 02 de marzo

34

El valor de adquisicin de la mquina y los costos de traslado e instalacin se cargan en la


cuenta de maquinaria, cuyo saldo deudor indica el costo de este bien. Con estos
antecedentes la depreciacin del primer ao es:

$ 3.000.000 = $ 300.000 Depreciacin anual


10

Para la contabilizacin de la depreciacin existen dos posibilidades: en forma directa o


indirecta. La forma directa consiste en cargar una cuenta de resultado prdida que puede
denominarse Depreciacin Maquinaria y rebajar directamente del activo el monto de la
depreciacin, abonando la cuenta Maquinaria en la que se encuentra registrado dicho bien,
esto es:

____________________ X __________________
Depreciacin Maquinaria
Maquinaria

300.000
300.000

Depreciacin anual de maquinarias


____________________ X __________________

En el Balance al 31 de Diciembre del mismo ao, la cuenta maquinaria presenta un saldo de


$2.700.000 (cargos por $3.000.000 y abonos por $300.000) el cual representa el valor en
libros de la mquina despus de un ao de operaciones. Y, en el estado de Resultados del
mismo ao figura la cuenta depreciacin Maquinaria en el rubro de gastos operacionales
del ejercicio.
En la forma indirecta, a su vez, se mantiene el cargo a resultado prdida en la cuenta
Depreciacin Maquinaria, pero se emplea una cuenta complementaria del Activo Fijo para
abonar el monto de la depreciacin, cuyo nombre puede se Depreciacin Acumulada, como
se aprecia en el asiento siguiente:
____________________ X __________________

Depreciacin Maquinaria
300.000
Depreciacin Acumulada Maquinaria

300.000

Depreciacin anual de maquinarias


____________________ X __________________
35

En la prctica se ha generalizado el uso de esta segunda forma de contabilizar la


depreciacin, porque ofrece mejor informacin de las cuentas de activo fijo. Por una parte,
se mantiene le valor original del bien en la cuenta principal y, por otra, se refleja el monto
de la depreciaciones acumuladas en la cuenta complementaria, expresndose el valor en
libros como diferencia entre el saldo deudor de la cuenta principal (Maquinaria) menos el
saldo acreedor de su cuenta complementaria (Depreciacin Acumulada Maquinaria), lo que
figura en el Balance as:
Activo Fijo:
Maquinaria
(-) Depreciacin Acumulada de maquinaria
Valor Libro

$ 3.000.000
300.000
$ 2.700.000

La cuenta Depreciacin Acumulada Maquinaria, como toda cuenta complementaria, tiene


un tratamiento inverso a su cuenta principal. Es una cuenta de activo, complementaria de la
cuenta Maquinaria, se abona por la depreciacin de cada ejercicio, su saldo es acreedor,
significa las depreciaciones acumuladas del bien y se presenta rebajando el saldo de la
cuenta principal. Los cargos que la afectan se producen cuando hay ventas, bajas o retiros
del activo fijo respectivo.
Vida til, Valor a depreciar y Mtodos de Clculo
La vida til, para mejor reflejar la distribucin del costo del activo en los diversos ejercicios
que se benefician, se puede expresar en diversas formas. As, la vida til de un vehculo se
puede fijar en kilmetros de recorrido o toneladas transportadas, la de una mquina
industrial, en unidades de produccin u horas de funcionamiento, la de un edificio, en aos
de servicios, la de muebles de oficina tambin en aos de servicios; o emplear otras
medidas de acuerdo al tipo y caractersticas e los bienes que estn integrando el activo fijo.
No obstante, lo ms frecuente es encontrar la vida til expresada en aos de servicios o en
porcentajes de desgaste (conversin de los aos en porcentaje; por ejemplo: la vida til de
un edificio en 50 aos es equivalente al 2% de depreciacin anual, la vida til de un mueble
en 20 aos equivale a 5% de depreciacin anual; la vida til de una maquinaria de 10 aos
corresponde al 10% de depreciacin anual).
Respecto del valor de depreciar, se determina restando del valor de costo o valor del bien
cierto valor residual o de desecho, emplendose la siguiente frmula:
Depreciacin = Valor de costo - Valor residual
Vida til
El valor residual es el que tendra el bien al finalizar su vida til y correspondera al monto
que se obtendra con la venta del activo como tal, en partes o convertido en chatarra. Este
valor se estimaba al entrar en servicio el bien y por tratarse de un valor final, eventualmente
recuperable, se exclua del valor a depreciar.

36

Como este valor residual se puede establecer tambin y de mejor forma al trmino de la
vida til del activo, actualmente en la mayora de los clculos peridicos de depreciacin
no se le considera al inicio. Ms bien, en el ltimo ejercicio o ao de servicio del activo, al
registrarse la depreciacin final, se deja aquella parte del valor del bien que se estime como
valor residual. Para efectos impositivos y de control, el valor residual se estima en un peso.
Cabe sealar que existen una serie de mtodos para calcular la depreciacin, pero los
aceptados en Chile son el mtodo Lineal y Acelerado.
Depreciacin y Reparaciones
Los bienes del Activo Fijo requieren de constantes servicios de mantenimiento y
reparaciones para mantenerse en buen estado de funcionamiento, siendo necesario, en
algunas ocasiones, efectuarles reparaciones mayores, hacerles adiciones o introducirles
mejoras.
Las erogaciones por los servicios de mantenimiento, reparaciones y otros trabajos
relacionados con gastos de funcionamiento normal, constituyen gastos del ejercicio en que
se efectan, los que se cargan a resultados en tal condicin.
En cambio, las reparaciones mayores, adiciones, mejoras u otras erogaciones que aumenten
el valor del activo o le prolonguen su vida til se capitalizan, es decir, el valor de ellas se
incorpora al costo del activo.
Estas erogaciones capitalizables, incorporadas al costo del Activo Fijo, quedan entonces
sometidas a las reglas de correccin monetaria y de depreciacin a contar de la fecha en que
se efectuaron.
Depreciacin y Retiros
El retiro de servicio de los bienes del Activo Fijo puede producirse por diversas causas,
entre las cuales est el trmino de la vida til, la eventual venta, posibles siniestros o bajas.
En el caso de la venta debemos analizar el valor libro del activo, y compararlo con el valor
de la venta y determinar si existe prdida o utilidad por la venta.
Por ejemplo, suponga que un activo se compr en $3.600.000. Se vende en el tercer ao a
un valor de $2.500.000 al contado. La vida til es de 4 aos. Por lo tanto, tenemos:
Valor de adquisicin
$ 3.600.000
(-)Depreciacin acumulada $ 2.700.000
Valor libro
$ 900.000

Valor de venta
(-) Valor Libro
Utilidad por venta

$ 2.500.000
$ 900.000
$ 1.600.000
37

El asiento contable sera:

___________________ x __________________
Caja
2.500.000
Depreciacin Acumulada
2.700.000
Activo
$ 3.600.000
Utilidad por venta
$ 1.600.000
Venta de activo al contado
___________________x ____________________

Suponga ahora que el valor de venta hubiera sido $800.000, entonces tendramos lo
siguiente:
Valor de venta
(-) Valor Libro
Prdida por venta

$
$
$

800.000
900.000
100.000

___________________ x __________________
Caja
800.000
Depreciacin Acumulada
2.700.000
Prdida por venta
100.000
Activo
$ 3.600.000
Venta de activo al contado
___________________x ____________________

AMORTIZACION
La amortizacin es un concepto similar a la depreciacin, pero se encuentra referido a los
activos intangibles. La norma legal, seala que se debe imputar un valor con un tope de
hasta seis aos.

38

METODOS DE VALORIZACION DE MERCADERIAS


Las mercaderas quedan registradas en un instrumento denominado Tarjetas de Control de
existencias. Si comprramos la mercadera a un mismo precio no habra dificultad alguna
para establecer el costo de la mercera vendida, ni tampoco el costo de las unidades que
quedan en existencia.
Por ejemplo, si se compra a $20 la unidad y se repite este valor en las dems compras, el
costo unitario de las existencias viene a ser el mismo de las compras; por consiguiente, al
vender, el costo unitario de la venta ser tambin de $20, independientemente del precio de
venta que se fije.
En la prctica y realidad de los negocios, aun cuando haya estabilidad econmica, los
precios de las mercaderas son fluctuantes; lo que plantea el problema de cmo valorizar las
existencias y cmo determinar el costo de las mercaderas vendidas cuando existen
diferentes precios de compras.
Estas interrogantes quedan bien representadas en las cuentas afectadas, empleando el
esquema de las cuentas T, as:
Mercaderas
Compras a
Diferentes
Precios

Saldo deudor =?

Costo de
Ventas?

Costo de ventas
Costo de
Ventas?

Saldo Deudor =?

Las causas de las fluctuaciones de precios de las mercaderas son de variada naturaleza. Sin
profundizar en este tema, ms relacionado con estudios de economa y mercados, podemos
mencionar algunas de estas causas, como las siguientes:
a) Cambios en los niveles de precio ocurridos por razones de oferta o demanda
b) Fluctuaciones de precios por los volmenes de compras (descuentos por Volumen: a
mayor cantidad de compra, menor precio unitario).
c) Variaciones de precio por razones financieras y de plazos de pago (Descuentos por
pronto pago: las compras al contado tienen ms bajo precio que compras a plazo).
d) Modificaciones en los niveles de precio debido a razones inflacionarias (tendencia
generalizada y sostenida al aumento en los precios).
Para resolver los efectos del problema tcnico que plantea la fluctuacin de los precios de
compra en la valorizacin de las mercaderas en existencia y en la determinacin del costo
de las ventas, estudiaremos a continuacin tres mtodos de valorizacin, conocidos por las
siglas FIFO o PEPS, LIFO o UEPS y PMP, todos los cuales responden adecuadamente al
principio contable del Costo como Base de Valuacin.

39

A estas herramientas de contabilidad, en ocasiones, se les denomina mtodos de


valorizacin de existencia, lo que sugiere su utilidad para valorizar slo el stock de
mercaderas, restndole importancia a la valorizacin y costeo de aquellas que han sido
vendidas.
MTODO FIFO
La sigla FIFO corresponde a la expresin inglesa first in first out que en espaol equivale a
primeras en entrar, primeras en salir. Este significado ha dado lugar a la abreviatura
PEPS con la que tambin se conoce este mtodo de valorizacin de mercaderas.
El mtodo FIFO o PEPS considera, para efectos de costo, que los precios unitarios de las
primeras unidades recibidas son los que primero se utilizan, por lo tanto, el costo de salida
o costo de venta corresponde a los precios ms antiguos; mientras que las unidades que
queden en existencias se valorizan a los ltimos precios de compra.
Si, por ejemplo, se efecta una compra a $100 la unidad, luego otra a $110 la unidad y una
tercera compra a $120 por unidad; al vender debe emplearse el precio de la primera compra
para valorizar las unidades que salen, es decir, $100 la unidad. Este valor se utilizar hasta
agotar las existencias de la primera partida comprada; luego, las ventas siguientes se
valorizarn con el precio que le sigue en antigedad, en este caso $110, hasta agotar stock a
este precio. A continuacin se emplear el precio que sigue y as sucesivamente se
continuar con las dems salidas. Las unidades que se mantienen en existencia, por su
parte, deben valorizarse a los precios de las ltimas compras, o sea, a $120 la unidad. Y, si
quedan productos de las compras anteriores se valorizarn con los precios de esas compras,
en este caso, con $110 por unidad, o incluso con el precio de $100.
Veamos un ejemplo, y para ello vamos a suponer los siguientes antecedentes del producto
XYZ:
Compras:
02/07 800 unidades a $10
05/07 900 unidades a $12
15/07 500 unidades a $13
20/07 400 unidades a $14
Ventas:
10/07 300 unidades en $6.000
30/07 1.500 unidades en $30.000

40

Producto XYZ
UNIDADES
Fecha

Detalle

precio

Entrada

02/07
05/07
10/07
15/07
20/07
30/07

Compra
Compra
Venta
Compra
Compra
Venta

10
12

800
900

Salida

300
13
14

500
400
1500

VALORES
Saldo

Entrada

800
1700
1400
1900
2300
800

8000
10800

Salida

3000
6500
5600
17100

Saldo

Costo
unit.

8000
18800
15800
22300
27900
10800

10

Tenemos en este cuadro que, para dar salida a las 300 unidades de venta se emple el
precio unitario de $10 por ser el primer precio de compra (recordemos que primero en
entrar, primero en salir). Luego de esta venta, las 1.400 unidades que quedan en existencia
al 10/07, tiene un costo de $15.800, el que se compone de 900 unidades a $12 c/u ($10.800)
ms 500 unidades a $10 c/u ($5.000). Estos valores indican que las existencias quedan
valorizadas a los precios ms recientes.
El costo e las existencias de los das 15 y 20 de Julio corresponden al valor de $15.800
antes explicado ms la suma de las nuevas compras efectuadas en las citadas fechas.
En cuanto a la venta de 1.500 unidades del da 30/07, se le asign los precios ms antiguos
de compras para determinar su costo, esto es: 500 unidades a $10 ($5.000) ms 900
unidades a $12 ($10.800) y ms 100 unidades a $13 c/u ($1.300) completando as el costo
de $17.100 con que se les dio salida. Las 800 unidades en existencia, a ese mismo da
quedan con un costo de $10.800, desglosado en 400 unidades a $13 ($5.200) ms 400
unidades a $14 ($5.600). De esta manera se cumple el procedimiento de costeo de este
mtodo en cuanto a valorizar las salidas de mercaderas a los primeros precios de compra
(precios ms antiguos) y las unidades que quedan en existencia a los ltimos precios de
compra (precios ms recientes).
MTODO LIFO
La abreviatura LIFO con que se identifica a este mtodo corresponde a la expresin inglesa
last in last out. La traduccin e expresin en espaol viene a ser ltimas en entrar,
primeras en salir y cuya abreviatura es UEPS.
Con este mtodo, las salidas de mercaderas se valorizan a los ltimos precios de compra y
las existencias en inventario se valorizan a los primeros precios; procedindose de manera
inversa al funcionamiento del mtodo FIFO.
Empleando el mismo ejemplo anterior, la tarjeta de existencia reflejar los siguientes
valores con este mtodo:

41

Producto XYZ
UNIDADES
Fecha

Detalle

precio

Entrada

02/07
05/07
10/07
15/07
20/07
30/07

Compra
Compra
Venta
Compra
Compra
Venta

10
12

800
900

Salida

300
13
14

500
400
1500

VALORES
Saldo

Entrada

800
1700
1400
1900
2300
800

8000
10800

Salida

3600
6500
5600
19300

Saldo

Costo
unit.

8000
18800
15200
21700
27300
8000

10

Podemos observar en esta tarjeta, el mtodo de valorizacin LIFO no presenta diferencia


alguna con los datos del mtodo FIFO sino hasta la columna de salida de valores
En efecto, el costo de venta aqu es diferente las salidas de mercaderas, con este mtodo,
se valorizan al ltimo precio que haba ingresado, es decir, las 300 unidades de venta se
valorizaron a $12 c/u resultando el costo de $3.600 para dicha venta. Las 1.400 unidades
que se mantienen en existencia, luego de esta venta, quedan valorizadas a los precios
unitarios ms antiguos, en este caso 800 unidades a $10 ($8.000) ms 600 unidades a $12
($7.200), lo que explica el costo de $15.200 para dichas 1.400 unidades.
A los saldos de estas existencias (unidades y valores9 se van sumando las compras
siguientes, obtenindose nuevos saldos como se aprecia en las transacciones del da 15 y 20
de Julio.
Con la venta del da 30 de Julio, se disminuyen las unidades en existencia a 800 y las 1.500
que salen se valorizan a partir del ltimo precio de compra, o sea a $14 por unidad.
Agotada esta partida se recurre al precio inmediatamente anterior a as sucesivamente hasta
completar las unidades vendidas con su respectivo costo. Esto es: 400 unidades a $14
($5.600) ms 500 unidades a $13 ($6.500) y ms 600 unidades a $12 /$7.200), lo que
totaliza el costo de $19.300 para las 1.500 unidades vendidas.
El costo de venta as determinado se rebaja al saldo anterior para mostrar un nuevo saldo de
existencia: $8.000, el cual corresponde a las 800 unidades que permanecen en stock,
valorizadas, segn este mtodo, al precio de entrada ms antiguo, o sea, a $10 la unidad.
MTODO PMP
Esta abreviatura se refiere al precio medio ponderado que constituye el tercer mtodo.
Con este mtodo se valorizan las salidas y las existencias a un mismo precio unitario, el
precio promedio.
El PMP se obtiene al dividir el costo total de las existencias por el nmero total de unidades
en existencia (saldo de valores sobre el saldo de unidades). EL precio promedio se
modifica cuando hay nuevas compras a precios unitarios diferentes a los del promedio que
tienen las unidades en existencias, debindose calcular un nuevo PMP de la manera antes
indicada.
42

Veamos como queda el cuadro con los antecedentes anteriores:


Producto XYZ
UNIDADES
Fecha

Detalle

precio

Entrada

02/07
05/07
10/07
15/07
20/07
30/07

Compra
Compra
Venta
Compra
Compra
Venta

10
12

800
900

13
14

500
400

Salida

300

1500

VALORES
Saldo

Entrada

800
1700
1400
1900
2300
800

8000
10800

Salida

3318
6500
5600
17988

Saldo

Costo
unit.

8000
18800
15482
21982
27582
9594

10
11.059
11.059
11.569
11.992
11.992

Obsrvese que las diferencias en el ordenamiento de los datos al emplear el mtodo PMP
de valorizacin, respecto de los otros dos mtodos, se presentan slo a partir de la columna
salidas de valores, mantenindose iguales todas las anteriores.
Ntese tambin, que el costo de las 300 unidades vendidas el da 10 no es de $10 ni de $12
por unidad como ocurri al aplicar los anteriores mtodos; ni tampoco es el promedio
simple entre los precios unitarios de las compras anteriores a esta venta (10 + 12 : 2 = $11).
El costo unitario, calculado y empleado en el caso del PMP, es de $11.059 y corresponde al
cuociente de la divisin 18.800/1.700 (saldo de valores dividido por el saldo de unidades).
Con este precio medio, debidamente ponderado, se determin el costo de las 300 unidades
vendidas, el que asciende a $3.318 (300 unidades * $ 11.059). De igual manera, con este
mismo precio medio ponderado, se valorizaron las 1.400 unidades que permanecen en
existencia al da 10 de Julio (1.400 unidades * $ 11.059 = $ 15.482). Como el PMP es el
cuociente de la divisin descrito, para efectos de exactitud en la aplicacin del costo
unitario as determinado, es recomendable usar no menos de tres decimales en dicho precio
unitario.
Este costo promedio se fue modificando con las siguientes compras, pues los precios
unitarios de stas fueron diferentes al promedio anterior, as se observa en la tarjeta de
control para los das 15 y 20. Al momento de la venta del da 30 el precio promedio vigente
es de $11.992 y con l se valorizan las 1.500 unidades que salen por concepto de la venta;
emplendose este mismo precio promedio en la valorizacin de las 800 unidades que
quedan en existencia.
Tratamiento de las Devoluciones de Compras y de Ventas
Las devoluciones de compras constituyen salidas de mercaderas las que se registran en las
tarjetas de control de existencia al valor que seale la nota de crdito del proveedor, valor
que puede o no coincidir con el precio al que haba sido inicialmente ingresada.
Las salidas por devoluciones de compras se anotan en las columnas de salida para unidades
y para valores de la tarjeta; o bien, se pueden tambin anotar con signos negativos o entre
43

parntesis en las columnas de entradas, con el fin de reflejar en estas columnas las entradas
netas de mercaderas.
Las devoluciones de ventas, en tanto, son reingresos e mercaderas, las que deben
registrarse al valor de salida que tuvieron al efectuarse la venta, o si no es posible
identificar la devolucin con la venta, se pueden valorizar con el ltimo valor de costo
unitario que figure en la tarjeta de control.
Los reingresos de mercaderas que ocasionan las devoluciones de ventas, se anotan en las
columnas de entradas para unidades y valores; o tambin se pueden anotar con signos
negativos o entre parntesis en las columnas de salidas, porque en definitiva constituyen
menores salidas de mercaderas.
Estos criterios para valorizar y anotar en la tarjeta las devoluciones de compras y de ventas
son igualmente vlidos para los tres mtodos de valorizacin comentados (PEPS, PMP y
UEPS) y no ofrecen ningn tipo de diferenciaciones.
Efectos Comparativos de los Mtodos FIFO, LIFO y PMP
Para la adopcin de uno u otro de estos mtodos de valorizacin de las mercaderas es
preciso tener cierta claridad acerca de los efectos que cada uno produce, particularmente en
cuanto a:
a.
b.
c.

El costo de la mercadera vendida.


El margen operacional, por ser el resultado de los ingresos por ventas menos el
costo de las mercaderas vendidas, y
El costo de la mercadera que permanece en existencia.

Considerando estas tres variables y el valor de $36.000 indicado anteriormente para la


venta de las 1.800 unidades, en el siguiente cuadro comparativo con los datos de los
mtodos descritos, obtenemos lo siguiente:
FIFO
Ventas (1.800 unidades)
(-) Costo de Ventas
________________________
Margen Operacional

36.000
20.100
________
15.900

Costo de la mercadera en existencia 10.800

LIFO

PMP

36.000
22.900
________
13.100

36.000
21.306
________
14.694

8.000

9.594

Teniendo presente, como premisa de este anlisis, la tendencia incremental de los precios
de compra de nuestro ejemplo, veamos los efectos en las tres variables objeto de este
anlisis.

44

a) Costo de mercadera Vendida. Observando la lnea del costo de venta y el valor bajo
cada mtodo de valorizacin se aprecia que el costo ms bajo lo presenta el mtodo FIFO,
el ms alto lo muestra el LIFO y ocupando un valor intermedio entre stos se encuentra
PMP.
La razn de ello se debe a que con el mtodo FIFO se valorizaron las salidas a los primeros
precios de compra y como estos son los ms bajos resulta obvio que el costo de las ventas,
con este mtodo, sea el menor de los tres valores. Por la razn inversa es que con el mtodo
LIFO se produjo el ms alto costo: se valorizaron las salidas a los ltimos precios (ltimas
entradas, primeras salidas), los cuales son mayores que los valores de las primeras compras.
El precio medio ponderado, a su vez, proporcion valores intermedios entre los del FIFO y
el LIFO, suavizando las diferencias entre valores extremos, pues como ya se ha dicho, no se
emplearon de manera excluyente los primeros ni los ltimos precios de las compras, sino
que se calcularon costos promedios de acuerdo a los diversos precios de compra existentes.
b) Margen de Operaciones. En cuanto a esta segunda variable, sabemos que corresponde a
la diferencia entre el valor de ventas menos el costo de las mismas, por lo que el costo es un
factor determinante en el margen que se obtenga: Sobre la base de lo anterior, el mtodo
FIFO produce el mayor margen, en razn a que los costos de ventas son ms bajos. Menor
margen ofrece el mtodo LIFO pues con este mtodo el costo fue de mayor monto. El PMP,
en tanto, presenta un margen cuyo valor se ubica entre el del FIFO y el del LIFO, debido a
que le costo de ventas obtenido con el mtodo PMP fue un valor promedio que tambin se
situ entre los valores de costos de venta de los otros dos mtodos.
c) Costo de las mercaderas en Existencia. Respecto de esta ltima variable, la situacin
es inversa al resultado obtenido en el anlisis del costo de ventas. En efecto, las
mercaderas en stock quedaron a mayor valor con el mtodo FIFO, a menor valor con el
LIFO y nuevamente el PMP present valores intermedios. La causa de ello se encuentra en
que con el mtodo FIFO las existencias se valorizaron a los ltimos precios de entrada, los
cuales en situaciones inflacionarias o simplemente de alzas constantes, como en este caso,
son ms altos que los precios de las primeras compras; en tanto que el mtodo LIFO
valoriz el stock a los precios ms antiguos los cuales eran los ms bajos.
El PMP, por su parte, al promediar los diversos precios de compra se situ nuevamente en
una posicin intermedia entre los valores de costos de los dos mtodos anteriores.
Los tres mtodos estudiados anteriormente, dan cumplimiento al principio contable del
Costo como Base de Valuacin, por consiguiente, desde el punto de vista de la tcnica
contable no habra restricciones para el empleo de uno u otro, dependiendo tan slo del tipo
de negocio y caractersticas de la mercadera, la eleccin del ms conveniente a los
propsitos de informacin, considerando eso s, los efectos distintos que producen en el
costo de ventas, en el margen operacional y en el costo de las existencias. La decisin por
tanto debera incluir, entre otros elementos, las tres variables aqu estudiadas.

45