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Gestion et diffusion

de documents numériques
préparés par
les arpenteurs-géomètres
par
Marc Gervais Ph.D., a.-g.
Professeur régulier, Département des sciences géomatiques
Université Laval (Québec)
et
Sylvain Sénécal, Ph.D.
Professeur associé, Département d’histoire
Université Laval (Québec)

Cours de formation continue
Mars 2005

© Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, 2005

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005

2

FORMATION CONTINUE
ORDRE DES ARPENTEURS-GÉOMÈTRES DU QUÉBEC
MARS 2005
Objectifs généraux de la formation :
Cette formation vise à atteindre les objectifs généraux suivants, soit connaître et
comprendre :
1.
2.
3.
4.

Les fondements de la gestion documentaire.
Le cadre réglementaire entourant la gestion documentaire.
La pertinence et le fonctionnement des systèmes de gestion documentaire.
Les différents principes qui guident la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information (LCCJTI).
5. Les différentes obligations de l’arpenteur-géomètre en matière de gestion
documentaire.
6. Les impacts du cadre réglementaire sur la pratique de l’arpenteur-géomètre.
Objectifs spécifiques à atteindre :
Cette formation vise à atteindre les objectifs spécifiques suivants, soit connaître et
comprendre :
Partie 1

Introduction à la gestion documentaire (Sylvain Sénécal)

1. Les différents types et catégories de documents.
2. La composition d’un document.
3. Les principaux éléments du cadre légal et réglementaire et son historique.
Partie 2
4.
5.
6.
7.

Obligations juridiques en matière de gestion documentaire (Marc Gervais)

Les fondements du nouveau modèle économique.
Les principaux principes émanant de la mise en vigueur de la LCCJTI.
Les obligations actuelles de l’arpenteur-géomètre en matière de gestion documentaire.
Les incertitudes découlant de la mise en vigueur de la LCCJTI.

Partie 3

Systèmes de gestion et intégrité des documents (Sylvain Sénécal)

8. Le contenu d’un plan de classification et ses principales fonctions.
9. Les règles en matière de conservation de documents et de protection de l’intégrité.
10. Le rôle et les fonctions d’un système de gestion documentaire.
11. La notion d’enregistrement officiel et de métadonnées.
12. Les grands principes reliés à la signature numérique et à son fonctionnement.
13. Les technologies disponibles en regard de la gestion documentaire.

3

Gestion et diffusion des documents numériques

Partie 4

Étude et analyse de cas pratiques (Marc Gervais)

14. Certaines obligations reliées à la gestion et au traitement des documents confectionnés
et détenus par un arpenteur-géomètre.
15. Certaines obligations reliées à l’accès aux documents confectionnés et détenus par un
arpenteur-géomètre.
16. Certaines obligations reliées à la diffusion des documents confectionnés et détenus
par un arpenteur-géomètre.
17. Certaines obligations reliées à la conservation des documents confectionnés et détenus
par un arpenteur-géomètre.

Déroulement de la formation :
Heure de
début

Temps
consacré

1. Mot de bienvenue, présentation des formateurs et
introduction générale

9h00

15 min.

2. Introduction à la gestion documentaire
(Sylvain Sénécal)

9h15

75 min.

Pause
3. Obligations juridiques en matière de gestion documentaire
(Marc Gervais)

10h30

15 min.

10h45

75 min.

Pause pour le dîner
4. Systèmes de gestion et intégrité des documents
(Sylvain Sénécal)

12h00

90 min.

13h30

80 min.

Pause
5. Étude et analyse de cas pratiques
(Marc Gervais)

14h50

15 min.

15h05

85 min.

Fin de la formation

16h30

Sujets

opinions et commentaires émis proviennent des auteurs et n’engagent que ces derniers. . Ils ne représentent pas nécessairement la position de l’Ordre ou de ses instances. Les idées.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 4 Avertissement Ce texte a été préparé dans le cadre d’un cours de formation continue offert par l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

..........................4............... 74 ...4 Signature .....................................................2........2.................................... 49 2..................................Gestion et diffusion des documents numériques 5 TABLES DES MATIÈRES INTRODUCTION.... 71 3......................................................................4................ L’ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS.............................. Distinction entre une donnée et une information..................... LES INCERTITUDES RÉSIDUELLES .... 28 2............... 70 3.................................................................4......................... 41 2........... 35 2... La modification d’un document.................... 35 2.. 38 Présomption d’intégrité.. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA LCCJTI .........5 Les technologies en gestion documentaire ....................................................................................................... Mise en contexte ......................... La consultation d’un document..............3............... 62 3........................3............................................................................ 68 3.................... 40 Unicité d’un exemplaire.......3.. 31 2.......................... 47 2...................5......3 Les métadonnées......... SYSTÈME DE GESTION ET INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS............................................................................. 11 1............................3......... 28 2........................ Principes fondamentaux de la loi....4..............4..................................................................................................... La création d’un document ........ 19 PARTIE 2...................... 26 2....... 36 Interchangeabilité des supports et neutralité technologique ......................................................................................6........... 12 1.1....................................4.....1 INTRODUCTION ...................................4....1 Plan de classification................................... 51 2......2 DOCUMENT : DÉFINITIONS..... 66 3...............................5.......................................................................... 37 Liberté de choix du support ...4.. 10 1.............................2........................................ 27 2............................................. TYPES ET CATÉGORIES......................................................................... DÉFINITION ET FONCTIONS D’UN SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE.............................................................. 54 PARTIE 3............................................. 59 3........ 44 2............. 58 3.....2..........................3..... La conservation ou l’archivage d’un document............ 35 2......................2 Calendrier de conservation ................................ CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE DE LA GESTION DOCUMENTAIRE...........................4.................................................. 42 2........................... 64 3................4......................................4...... OBLIGATIONS JURIDIQUES EN MATIÈRE DE GESTION DOCUMENTAIRE.........................1.......................................................2....................... Historique............................................ 40 Accessibilité et intelligibilité permanente........................................... 39 Liberté des modes de transmission ..................................1.......................... La transmission d’un document .....3. Un nouveau modèle économique............................... 64 3...................... LE CYCLE DE VIE D’UN DOCUMENT ............................. 42 2.......................................................... INTRODUCTION ..1..............................2...........................................................................................4.......................... 57 3........3...........4....................4 LES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE.4........3............................ 46 2................1 INTRODUCTION ..............2.... 7 PARTIE I...................................................6 En résumé............... Le transfert de l’information d’un document... INTRODUCTION À LA GESTION DOCUMENTAIRE .......... GÉNÉRALITÉS ................................................................. 39 Équivalence fonctionnelle et valeur juridique ..........................

........... Accès aux versions numériques des documents ............ 83 4........5...................2..............1..... 106 .....3. LA GESTION DES DOCUMENTS............2... l’eau et le vol............... LA CONSULTATION DE DOCUMENTS .......... 76 4............4..............5........3. 77 4......... NUMÉRISATION ......................................................2..........................................1... 98 6..................................... DOCTRINE CONSULTÉE ........................ ÉTUDE ET ANALYSE DE CAS PRATIQUES ............... LOIS ET RÈGLEMENTS CONSULTÉS ............................ 103 7............3.. CONCLUSION ................................ mars 2005 6 PARTIE 4........................4........................... 85 4............... 96 6.............. Numérisation des documents déposés au greffe ........................ Outil permettant l’accessibilité et l’intelligibilité ...1.........................2.................................7........Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec....4........... SOURCES DOCUMENTAIRES COMPLÉMENTAIRES..........................5................. RÉFÉRENCES......................... Document évolutif sous forme numérique...6........................... 93 5.... 80 4............4.. GUIDES DE GESTION DOCUMENTAIRE ..... Modification d’un original..........5...... Conservation du répertoire et de l’index cadastral ...... Divergence entre des documents devant contenir la même information ... Protection satisfaisante contre le feu. Fichier contenant des coordonnées géographiques.. CONSERVATION ........................ CLASSIFICATION ET CALENDRIERS DE CONSERVATION .. POUR SE TENIR INFORMÉ EN GÉNÉRAL ..... 102 7........................................... 85 4.................1....1........................... 77 4.. LA CONSERVATION ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ............................. Conservation d’un document autre qu’une minute . GESTION DE L’INFORMATION EN MILIEU GOUVERNEMENTAL ........................2...................................................6.... 98 6....................... 83 4............. 79 4.............1......................................4.8..........5........... LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS ....................... 105 7......1........... 85 4.......2..................................5............................... 91 4............................... 87 4...................... 104 7................... 89 4...................................... 99 7............. 90 4............................................................................... 87 4................ SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE........... 102 7..............................2......... 77 4....3...........2............... INTRODUCTION .... 1055 7...........3............... 104 7....................................... LOIS ET RÈGLEMENTS ....................... DESCRIPTION........................... 104 7.....................2....................................

58 al. de procès-verbaux. Sans qu’il en soit toujours pleinement conscient. en contrepartie. INTRODUCTION Dans sa pratique quotidienne. A-23).R. 1. Le législateur lui accorde l’exclusivité de la confection de « plans. ainsi qu'à la représentation cartographique de territoire aux fins susdites »1. Certaines dispositions législatives empêchent l’arpenteur-géomètre de se départir de son greffe à moins qu’il soit pris en charge par l’État ou par un confrère dûment habilité à le faire. 34. » (Art. « Le greffe de l'arpenteurgéomètre qui meurt. » (Art. en assurer une gestion adéquate. Loi sur les arpenteurs-géomètres) et « l’arpenteur-géomètre peut en tout temps céder la totalité ou une partie de son greffe à un autre arpenteur-géomètre ou au greffier du district où il exerce.. (Ex. par son tuteur ou curateur ou ses ayants cause suivant le cas.Gestion et diffusion des documents numériques 7 Justifications de la formation • Caractéristiques de la pratique de l’a. le cadre juridique de l’arpenteur-géomètre est intimement lié au cycle de vie d’un document et. ou qui cesse volontairement d'exercer sa profession. – Soumise à un cadre législatif général. par ricochet. – Au prise avec des problématiques nouvelles. ce dernier doit. 2 . quitte le Québec ou la région où il exerce. Le greffe de l’arpenteur-géomètre constitue d’emblée la pierre angulaire de la gestion documentaire à laquelle il est tenu. lesquelles obligations trouvent leur source parfois dans les lois 1 Art. : Code civil). Loi sur les arpenteurs-géomètres). : Règlement sur le greffe). de certificats de localisation et de tous documents (…) ou aux compilations de lots ou de parties de lots. Si la loi réserve la création de certains types de document à l’arpenteurgéomètre. de rapports. de descriptions techniques de territoires. – Soumise à un cadre législatif spécifique. à la gestion documentaire. dans le bureau du greffier de la Cour supérieure pour le district dans lequel cet arpenteurgéomètre exerçait ou résidait en dernier lieu. Loi sur les arpenteurs-géomètres (L. Le greffe de l’arpenteur-géomètre doit être considéré comme faisant partie du patrimoine québécois et l’État a d’ailleurs légiféré dans le but d’en assurer la pérennité2. 3. Son domaine exclusif est d’ailleurs basé sur la création de documents ayant une ou plusieurs fonctions spécifiques. par suite de destitution de sa charge. : – Fabrication et gestion de documents. c.-g. devient inhabile à agir par suite de l'ouverture d'un régime de tutelle ou de curatelle. (Ex. s'il ne l'a cédé à un autre arpenteur-géomètre. l’arpenteurgéomètre assume de lourdes responsabilités en matière de gestion documentaire et de diffusion d’informations. est déposé par lui.Q. – Au prise avec l’arrivée du numérique. 58 al.

Dans ce contexte. du transfert. La deuxième partie reposera sur le cadre législatif plus spécifique à l’arpenteur-géomètre de manière à présenter un inventaire de ses principales obligations en matière de gestion documentaire. et dans quel contexte ? Est-il tenu de conserver tous les documents apparaissant à son dossier sur support papier. nécessairement incomplète. Approche de type entonnoir Introduction à la gestion documentaire ral né Gé Systèmes de gestion et intégrité des documents Étude et analyse de cas pratiques spé cif iqu e Obligations juridiques en matière de gestion documentaire Cette formation sera donc présentée sous la forme d’un entonnoir. au sein d’autres lois et du droit commun. de la diffusion et de la conservation de documents. dans une importante mesure. par conséquence. dans une première partie. Est-il permis maintenant à l’arpenteur-géomètre de préparer des documents sur support numérique. Le lecteur doit considérer ce premier cours comme une introduction générale. il sera exposé les grands fondements de la gestion documentaire et les principales lois qui la régissent au Québec. lesquels ? Comment faire pour exercer un certain contrôle sur les documents transmis qui peuvent être plus facilement réutilisés notamment à cause de la plus grande flexibilité et malléabilité du numérique ? Quelle est la responsabilité de l’arpenteur-géomètre en regard des documents diffusés ? Compte tenu des problématiques actuelles causées principalement par le numérique. La troisième partie présentera les . si non. La gestion documentaire a pris une acuité particulière récemment compte tenu du développement des technologies de l’information et notamment. l’ampleur du sujet dépasse largement le temps attribué pour cette première formation. le lecteur ne pourra malheureusement pas trouver de réponses à toutes ses questions. On y verra notamment la grande importance que revêt la notion d’intégrité. l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec a mis sur pied ce premier cours de formation continue portant spécifiquement sur la gestion des documents produits par ses membres. mars 2005 8 et règlements touchant spécifiquement la pratique de l’arpenteur-géomètre mais aussi. En effet. D’abord. lesquels.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Ce sera à l’Ordre et à ses membres d’évaluer l’opportunité de pousser davantage la formation sur ce sujet dans le futur. Le numérique a profondément bouleversé les processus d’affaires au sein des cabinets d’arpenteurs-géomètres et soulève de nombreuses interrogations au moment de la création. si oui. de l’apparition du numérique.

la quatrième et dernière partie présentera quelques cas concrets et questions fondamentales auxquels est confronté l’arpenteur-géomètre dans sa pratique quotidienne. Finalement. . On y parlera notamment de système de gestion documentaire.Gestion et diffusion des documents numériques 9 fondements d’une pratique documentaire apte à garantir cette intégrité dans le cours des activités quotidiennes d’une entreprise.

10 .D. mars 2005 PARTIE I INTRODUCTION À LA GESTION DOCUMENTAIRE PAR SYLVAIN SÉNÉCAL.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. PH.

juridique et historique des documents.2) la nature du document. Il est ainsi tout autant un contenu intellectuel à concevoir. le document est aussi instrument d’action. . un objet matériel à construire et un bien de valeur à gérer. Nous verrons donc (section 1. ses multiples fonctions à l’origine de sa valeur et sa composition complexe en tant qu’objet du monde numérique.Gestion et diffusion des documents numériques 1. Les multiples valeurs accordées socialement au document sont autant de raison d’en assurer une saine gestion. Celle-ci est balisée par diverses lois qui visent toutes à en protéger certaines valeurs. Gérer des documents n’est pas une activité circonscrite à la seule manipulation de supports d’information.3) principalement les implications documentaires générales associées à la Loi sur les archives et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information qui intéressent particulièrement la valeur administrative. Véhicule d’information. Nous verrons donc (section 1.1 11 INTRODUCTION Cette première partie vise à présenter aux arpenteurs-géomètres l’ampleur et la portée de la gestion documentaire.

l'autre sa fonction. C'est ce que nous verrons maintenant. Ces deux types de définition ne doivent pas être vues comme antagonistes mais complémentaires. Dans la littérature. pour en tirer ensuite le maximum de bénéfices. Ce sont différents gestes qui font partie des pratiques de gestion documentaire. on rencontre ainsi des types de définition du document qui. La première. à la structure du document. particulièrement dans le monde électronique.2 12 DOCUMENT : DÉFINITIONS. reproduit. Par ailleurs. entreposé. il devient une ressource et toute ressource se doit d'être bien gérée et protégée d'abord. son utilité et une seconde qui s’attache à sa structure. protégé. TYPES ET CATÉGORIES Deux types de définition du document z z z Une basée sur sa VALEUR. selon des formes bien souvent prescrites par les lois et règlements. soit mettent l'accent sur l'utilité des documents et donc leur valeur où encore des définitions plus pratiques. . parce qu'il possède une valeur. liée à la valeur des documents. La seconde est utile afin de comprendre comment on peut appliquer concrètement ces pratiques. La gestion documentaire est ainsi un ensemble de pratiques de gestion appliquées à des objets documentaires qui trouve sa raison d'être dans la valeur que l'on accorde aux documents. associées à la composition même. donc sa structure Ces deux types de définitions sont COMPLÉMENTAIRES Deux types de définitions complémentaires doivent être mises de l’avant quand nous traitons du document : une définition qui le qualifie par ses fonctions. sa composition. donc son utilité et ses fonctions dans les processus de travail L'autre basée sur sa COMPOSITION. L'une s'attache à décrire l'objet. etc. Il est d'abord un objet matériel qui doit être produit. Le document est ainsi une curieuse chose. être transporté.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 1. est nécessaire afin de comprendre pourquoi des pratiques de gestion documentaire doivent être appliquées au document.

financière. valeur historique et même patrimoniale. selon le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents du gouvernement du Québec (CRGGID). administrative. comme toute valeur ajoutée. Ce geste se doit d'être par ailleurs documenté à des fins juridiques. celui de l'ensemble des documents utilisés par une entreprise. le document permet de réaliser des activités. reçus et préservés à titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. etc. Ces valeurs ne sont toutefois pas individuelles. plusieurs documents possèdent-ils plusieurs valeurs: valeur légale. un document légal. payer un fournisseur. Cet individu est d’abord et avant tout concerné par sa propre capacité à produire un document lui permettant d'agir selon son intention au bon moment et en conformité des processus et règles d’affaires au sein desquels il opère. 2004) La valeur d'un document est directement liée à sa fonction dans un processus de travail où une activité courante. reçus et préservés À titre de preuve et d'information Par une personne physique ou morale Dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (CRGGID. Il pose un geste : engager quelqu’un. de référence. Par exemple. Cette valeur provient. nécessite la production d'une série de documents indispensables à cet engagement. légale juste pour un individu. On ne parle pas d'un document ayant une valeur financière. Cette définition marque le territoire couvert par la gestion documentaire. accuser réception d’une demande. Il ne crée pas un document d’archives. Quelqu’un qui produit un document le fait afin de faire quelque chose.13 Gestion et diffusion des documents numériques Document institutionnel (VALEUR) z z z z Documents créés. Les documents sont au coeur de la réalisation des processus de travail. Les documents possèdent donc une valeur pour une organisation et non uniquement pour les individus qui les utilisent. Ainsi. engager quelqu'un. En fait. C’est donc de là que les documents tirent leur valeur et la nécessité de leur gestion s’explique par leur grande utilité au sein des activités d'une entreprise. ni même un document administratif. du travail. les documents institutionnels sont des documents créés. Il est à noter que ce que l'on appelle les documents de travail sont ceux qui ne renferment pas d’obligations légales pour un organisme même s’ils peuvent avoir des implications légales. Ce sont des documents institutionnels. Ils ne font pas l’objet d’une revue de gestion formelle ou encore . Aussi.

Ces derniers peuvent alors être des documents publiés. courriel) (bibliothèque) Documents protégés ou confidentiels Documents publiés (Internet) (intranet et extranet) Documents de référence Documents diffusés Documents de transaction Documents échangés Messages Autres documents administratifs © Gouvernement du Québec Conseil du Trésor Ingénierie documentaire 1998 Les documents produits. L’autre sous-ensemble des documents produits (le plus vaste) est celui qui recouvre les documents protégés ou confidentiels. Il s'agit donc d'ensembles de documents qui ont des fonctions différentes en regard des processus de travail. ou encore d’abonnement à des périodiques de toutes natures. que ce soit sous forme d’achat de livres. Une catégorie est un ensemble de divisions préétablies relatives à la fonction des documents et à leur valeur. est celui des documents produits. production. les fax ou autres moyens semblables. etc. ébauches de rapports. Cette distinction est intéressante car elle permet de regrouper des documents présentant un même caractère général en vue de les traiter selon leurs besoins de gestion particuliers: gestion des accès. manuels. même si elles sont utiles afin de regrouper des types de documents particuliers. il n'y a pas de frontière étanche entre les différentes définitions retenues. une clientèle affectée par cette problématique et les types de documents impliqués. bureaux. normes. et de loin. Il peut s'agir ainsi de notes de travail. Catégories de documents (valeur) Documents détenus par les ministères/organismes gouvernementaux Documents produits Documents acquis Documents reçus (poste. Ces documents peuvent se retrouver . notes informelles de réunion. etc. Ils sont alors diffusés sur Internet ou encore ils sont soumis au dépôt légal en vertu des obligations associées à la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec. Il s'agit d'un document transitoire à ne pas confondre avec une version d'un document institutionnel. télécopies. servent surtout à identifier des utilisations différentes des documents. Elles visent essentiellement à cerner une problématique documentaire particulière. conservation. Les catégories de documents. c’est-à-dire les documents utilisés couramment dans l’entreprise afin de réaliser les différentes tâches. reçus ou encore acquis peuvent être regroupés sous certaines catégories.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. c'est-à-dire destinés à une publication. etc. En conséquence. Un certain ensemble dont nous devons tenir compte est aussi acquis par l’entreprise. Les documents d’une entreprise sont majoritairement produits par elle ou encore reçus de ses fournisseurs et partenaires via le courrier traditionnel ou électronique. L’ensemble le plus vaste. mars 2005 14 d’un audit.

Elle apporte une définition de celui-ci qui l'identifie comme un objet "délimité et structuré" sans référence à une valeur particulière : « Un document est constitué d'information portée par un support. et elle est intelligible sous forme de mots. y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. L'information y est délimitée et structurée.Q. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture. . art. Savoir comment appliquer de telles pratiques. note interne.3 un formulaire web z Un document technologique. chapitre C-1. l’intranet de l’entreprise ou encore les extranets.art. lorsque des éléments logiques structurants permettent d'en relier les fragments. dont l'information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements. archives. bulletin.). 3 Art.. L'information y est délimitée et structurée. Ils ne sont généralement accessibles qu'au personnel qui a obtenu l'autorisation explicite d'y accéder. de sons ou d'images. y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles »3. documents de référence courants. est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. nécessite une définition du document qui fait appel à sa composition afin de déterminer sa nature et sa portée en tant qu'objet des pratiques de gestion documentaire..R. de façon tangible ou logique selon le support qui la porte. c'est-à-dire mis à la disposition de tous pour leur valeur d'information générale ou de référence (documents d'information courante. 3 1er al. Ils peuvent aussi être des documents échangés entre individus dans le cadre des activités courantes de l'entreprise. etc. c'est la très vaste majorité des documents produits. de façon tangible ou logique selon le support qui la porte. (COMPOSITION) z un document papier ou électronique z z une banque de données z z Un document est constitué d'information portée par un support.Gestion et diffusion des documents numériques 15 sur les réseaux locaux. ultimement. par leurs valeurs.4 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information Les pratiques de gestion documentaire que l'on se doit d'appliquer aux documents sont déterminées par leur utilisation dans les processus de travail et donc. de sons ou d'images. Ces documents produits pour usage interne peuvent à leur tour être considérés comme des documents diffusés. Le document est.3 Pour l'application de la présente loi. et que ces éléments assurent à la fois l'intégrité de chacun des fragments d'information et l'intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture. et elle est intelligible sous forme de mots. et particulièrement dans le monde numérique. directement ou par référence. doit être considéré comme formant un tout. art. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) fait une place centrale au concept de document.1).

. 4 1er al. le bon de commande produit peut être considéré équivalent à l’ensemble des éléments répartis mais productibles sur demande. Art. et que ces éléments assurent à la fois l'intégrité de chacun des fragments d'information et l'intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition »5. directement ou par référence. Selon un tel exemple. dont l'information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements. économie) et de gestion des documents ainsi que l’efficacité d’exploitation du contenu. chacune des parties d’un document peut être conservée de façon répartie entre divers équipements et dispersée géographiquement dans la mesure où le lien entre chacune des parties est maintenu. . de nos jours. un document peut être considéré comme un objet décomposable. beaucoup de documents sont produits à partir de banques de données. qui sont bien souvent la mise en relation entre un blanc de formulaire rempli par le client à l’écran et qui réside sur un serveur particulier et les données insérées par celui-ci et le fournisseur de services qui se trouvent sur un ou plusieurs autres serveurs. Plutôt que de poser des gestes directement sur les documents. Pensons aux bons de commandes sur Internet.. « Pour l'application de la présente loi. De la même façon. mars 2005 16 On prend aussi en compte le fait que. « Un document technologique. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. il est possible de considérer une banque de données comme si elle était un document en tant que tel et de lui appliquer directement un certain nombre de pratiques de gestion documentaire sans pour autant nécessiter la production de chacun des documents singuliers (conserver l'ensemble des données de paie et la capacité de générer chacune de celles-ci plutôt que produire chacun des registres de paie et de lui appliquer ensuite des règles de gestion documentaire). uniformité. Cette caractéristique est particulièrement intéressante afin d’augmenter l’efficacité de production (rapidité. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. De plus. 4 5 Art. lorsque des éléments logiques structurants permettent d'en relier les fragments. Le tout du document est décomposable en des parties reliées entre elles de façon à maintenir le caractère unique et délimité qui constitue l’ensemble matériel en document. doit être considéré comme formant un tout. 3 2e al. est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite »4.

une seule personne se trouve à produire et assembler du même coup toutes ces composantes. c'est-à-dire une structuration du contenu (et parfois du support). un résumé. Le procès-verbal structuré dans les formes adéquates. signatures.). papier. Cette structuration ajoute à l'information quelque chose. une forme prescrite (par l'entreprise. Dans l’environnement électronique.) ajoute un poids légal à ces délibérations en lui donnant un caractère décisionnel que le seul contenu informationnel ne possède pas. Ce qui distingue le document de l'information c'est que le document est un ensemble d'informations auxquelles un travail a été ajouté.) qui lui confère un pouvoir et une portée que l'information n'a pas d'emblée. • Une structure logique (comment les données sont organisées intellectuellement : un en-tête. chacune de ces composantes peut être produite indépendamment et elles peuvent être assemblées automatiquement et sur demande si nécessaire. Par exemple. • Des métadonnées (c'est-à-dire des éléments identifiant le document. • Une présentation graphique (comment le document se présente à l’utilisateur).). le texte d'un procès-verbal contient de l'information sur ce qui s'est dit en réunion. par les lois et règlements. etc. (gabarits. • Des données (ensemble de signes déterminant un contenu significatif). etc. dates.17 Gestion et diffusion des documents numériques COMPOSITION du document Support Contenu Structure logique Présentation Métadonnées BD Présentation Structure Contenu Mét ado nné es BD Support En tant qu’objet manipulable auquel on attribue une valeur. L'information peut ici avoir une valeur légale (c'est pour cette raison . etc. son contexte d'utilisation et certaines informations techniques concernant sa composition) Lorsque l’on écrit à la main sur une feuille de papier. une date de livraison. etc. un document comprend ainsi minimalement 5 composantes : • Un support (numérique.

logiciel. diagramme. procès-verbal. graphique. électrocardiogramme.5. Cette définition du document prévaut sur toutes les autres que l'on retrouve formulées dans les autres lois provinciales6. notice. rapport d'infraction. manuscrit. carte. microfilm. imprimé. décret. note. carte. Un document c'est… acte.Q. annuaire. livre. film. que ce document relève ou non du champ exclusif de ses activités décrites à l'article 34 de la Loi sur les arpenteurs géomètres (L. maquette. écrit. A-23. illustration. enregistrement sonore. brevet. dessin. 6 Art. bottin. facture. bulletin. guide. on entend par "document" tout écrit. prospectus. 71) L'article 71 de la LCCJTI stipule que : « La notion de document prévue par la présente loi s'applique à l'ensemble des documents visés dans les textes législatifs. catalogue. 71. rapport. notamment acte. parchemin. décret. chèque. rapport d'infraction. photographie. que ceux-ci y réfèrent par l'emploi du terme document ou d'autres termes. chèque. manuscrit. constat d'infraction. brevet.1). mars 2005 18 qu'elle est gérée). imprimé. pièce. Art. 7 . formulaire. journal. programme. dépliant. graphique. note. illustration. billet. journal. maquette. livre. cahier. diagramme. fiche. annales. magnétoscopique ou informatisé. charte. annales. ou tableau dans lequel l'arpenteur-géomètre engage sa responsabilité professionnelle. 1. livret. procès-verbal. recueil et titre d'emprunt ». programme. annexe. rapport. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (c. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. arrêté en conseil. microfiche. le document la concrétise. pamphlet. certificat. rapport. écrit. constat d'infraction.. fiche. magnétoscopique ou informatisé. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (art. pièce.R. carte. microfiche. parchemin. cahier. enregistrement sonore. annexe. dessin. r. charte. bulletin. photographie. plan. billet. électrocardiogramme. pamphlet. chap. livret. bottin. formulaire. prospectus. film. dépliant. procès-verbal. notice. logiciel. certificat. guide. On voit bien qu'elle recouvre directement la définition de document que l'on retrouve à l'intérieur du Règlement sur le greffe des membres de l'Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec7 et qui se lit comme suit : « Dans le présent règlement. A-23) ». arrêté en conseil.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. annuaire. catalogue. recueil et titre d'emprunt. microfilm. facture.

Ce chantier a permis d'élaborer les principes de base d'une saine gestion électronique des documents gouvernementaux.Gestion et diffusion des documents numériques 19 1. CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE DE LA GESTION DOCUMENTAIRE Historique du cadre légal et réglementaire z z z z z z 1982 z Loi sur l'accès aux documents des organismes publics… 1983 z Loi sur les archives 1997 z Travaux du chantier en Ingénierie documentaire – Secrétariat du Conseil du Trésor (1997-2001) 1998 z Politique québécoise de l'autoroute de l'information 2002 z Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information z Création de la norme ISO 15489 «Records Management» z Travaux du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)– Secrétariat du Conseil du Trésor et Archives nationales du (2002-2004) 2004 z Comité sur la conservation à long terme des données et documents gouvernementaux (Québec) Les premières lois du domaine avaient pour souci la protection de la vie privée et de la confidentialité des documents avec l’arrivée de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et celle du patrimoine documentaire du Québec avec la Loi sur les archives. L’État se donne alors un plan d'action en matière de mise en place de l'autoroute de l'information : L'inforoute gouvernementale . Il est la contribution de l'administration publique à la Politique.Pour mieux servir les citoyens et les entreprises. Les activités de gestion électronique de l'information ont été identifiées comme stratégiques à la réussite de la mise en place de l'autoroute de l'information gouvernementale et particulièrement dans les activités d'encadrement et de soutien administratifs aux activités de transactions électroniques entre ministères et organismes et avec les citoyens.3. Dans un contexte transactionnel électronique s'ajoutent de nouvelles fonctions alors que les anciennes ne se pratiquent plus de la même façon. Ces deux lois agissent donc dans le domaine de la conservation des documents et de leur accès. Ce plan met de l'avant toutes les dimensions impliquées dans la mise en place d'une infrastructure d'échange d'informations. C'est ce qui a déterminé la mise en place du Chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec. Aussi l'environnement légal . Nous assistons depuis quelques années à une extension du cadre réglementaire touchant à la gestion documentaire du fait de la prise en compte de la présence de plus en plus grande du numérique et des possibilités qu’il offre dans le contexte d’Internet. En 1998. de biens et de services avec les citoyens au moyen des nouvelles technologies de l'information. le gouvernement québécois se dote d’une Politique québécoise de l'autoroute de l'information.

le Cadre de référence gouvernementale en gestion intégrée des documents (CRGGID) a été mis sur pied. A l'article 16. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ». z z Gestion des documents selon leur durée de vie utile z z z Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information 2005-02-12 z Liste de classement. gestion des demandes d’accès. liste des dossiers Calendrier de conservation des documents Politiques de gestion des documents Obligation de protéger l’intégrité des documents 11 Les trois principales lois qui nous occupent ici en terme d'obligations documentaires sont la: a) Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés. «classement» des documents. les Archives nationales du Québec. leur reproduction change. la protection du droit d'auteur. la problématique de conservation à long terme des documents gouvernementaux s’est présentée comme un incontournable à la préservation aussi longtemps que nécessaire de documents numériques juridiquement valides. . ont mis sur pied un comité devant envisager les moyens d’une conservation à long terme sécuritaire et efficace. Sa contribution principale consiste dans l’élaboration d’un cadre permettant la mise en place d’un processus d’enregistrement des documents institutionnels du gouvernement qui soit conforme aux prescriptions de la LCCJTI. Pour cette raison. elle stipule : « Un organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. En réponse aux exigences de celle-ci et dans la continuité des travaux du chantier en ingénierie documentaire. en association avec la Bibliothèque nationale du Québec. Contexte juridique et obligations d’entreprise z z LOIS et RÈGLEMENTS Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Loi sur les archives z OBLIGATIONS Identification des informations et des fichiers nominatifs. mars 2005 associé à la validité juridique des documents électroniques ainsi que leurs modalités de gestion. leur accès. Ces travaux devraient se prolonger jusqu’en 2006.20 Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Tout récemment. C’est donc afin d’offrir un balisage juridique au domaine de plus en plus croissant de la transaction électronique que la LCCJTI trouve sa place.

Elle indique qu'il faut : . Obligations liées à la Loi sur les archives z Politique de gestion des documents actifs z z z Implanter un système de gestion documentaire Élaborer un système de classement Politique de gestion des documents semi-actifs z Entreposer les documents selon des normes approuvées par le gouvernement z Politique de gestion des documents inactifs z Règlement sur le calendrier de conservation z z Verser les documents inactifs au gouvernement Produire et tenir à jour un calendrier de conservation de ses documents En matière de gestion documentaire. le versement. c'est certainement la Politique de gestion des documents actifs et le Règlement sur le calendrier de conservation qui sont les deux éléments les plus intéressants. La Politique de gestion des documents actifs impose l'implantation d'un système de gestion documentaire aux organismes soumis à la Loi sur les archives. De cette loi découle 4 politiques et 2 règlements: • Politique de gestion des documents actifs du Gouvernement du Québec • Politique de gestion des documents semi-actifs du Gouvernement du Québec • Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics • Politique sur les archives privées • Règlement sur le calendrier de conservation. le dépôt et l'élimination des archives publiques • Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées c) Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information : Cette loi évoque les conditions d'équivalence juridique des documents technologiques de façon à ce qu'ils soient admissibles en preuve quel qu'en soit le support à condition que leur intégrité soit assurée.Gestion et diffusion des documents numériques 21 b) Loi sur les archives : Cette loi vise essentiellement à protéger le patrimoine documentaire historique de la Province en faisant en sorte que les organismes publics gèrent correctement l'ensemble de leurs documents.

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information z Objectifs: Assurer… z z z z la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents l’équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique quels qu’en soient les supports l'interchangeabilité de ces derniers la concertation en vue d’harmoniser les systèmes. elle cherche à baliser le domaine de la transaction numérique de façon à augmenter le niveau de confiance envers l'utilisation de documents technologiques (numériques) et assurer la protection des personnes dans cet univers . normes et standards Quant à elle.Q. notamment. à la mise à jour et à l’évaluation d’un système de gestion des documents actifs ».1. semi-actifs et inactifs. le dépôt et l'élimination des archives publiques. à l’implantation. mars 2005 22 « affecter les ressources requises à la conception.1) et son application est balisée par les Politiques de gestion des documents actifs. En fait. normes et standards. l'objectif de la LCCJTI consiste à assurer : • la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents. au développement.A-21. • l’équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique quels qu’en soient les supports. le versement. r.R. Elle précise. (L.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. L’article 7 de la Loi sur les archives stipule que « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ». cette loi est habilitante. • la concertation en vue d’harmoniser les systèmes. • l'interchangeabilité de ces derniers. La confection d'un tel calendrier est régie par le Règlement sur le calendrier de conservation. que l'organisme doit établir et tenir à jour un plan de classification des documents et un index de repérage des documents.1.

imprimé. cette exigence peut être satisfaite par un document technologique dont l'intégrité est assurée. il respecte par ailleurs les mêmes règles de droit. qu'il soit sur support papier ou sur un autre support.Gestion et diffusion des documents numériques 23 numérique. être admis à titre de témoignage ou d'élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve.ce que l'on retrouve essentiellement au chapitre 2 . dans la mesure où. Valeur juridique (art. etc. « Le document dont l'intégrité est assurée a la même valeur juridique. 5.en nous attardant aux conséquences documentaires qu'on peut en déduire. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Lorsque la loi exige l'emploi d'un document. s'il s'agit d'un document technologique. 5) z z z Le document dont l'intégrité est assurée a la même valeur juridique. comme prévu à l'article 2865 du Code civil. imprimé. être admis à titre de témoignage ou d'élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve. . Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer. à savoir la préservation de l'intégrité des documents tout au long de leur cycle de vie . comme prévu à l'article 2865 du Code civil. Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer. Lorsque la loi exige l'emploi d'un document. s'il s'agit d'un document technologique. qu'il soit sur support papier ou sur un autre support. Nous ne ferons qu'effleurer l'axe principal de celle-ci. il respecte par ailleurs les mêmes règles de droit. selon les circonstances. modificatives et finales Nous avons déjà vu la notion de document qui est au centre de cette loi. ni de dénier que l'intégrité en est assurée peut. ni de dénier que l'intégrité en est assurée peut. dans la mesure où.) Cette loi comporte les chapitres suivants: • • • • • Chapitre 1 – Dispositions générales Chapitre 2 – Documents Chapitre 3 – Établissement d'un lien avec un document technologique Chapitre 4 – Mise en œuvre des infrastructures technologiques et juridiques Chapitre 5 – Dispositions interprétatives. selon les circonstances. numérisé. cette exigence peut être satisfaite par un document technologique dont l'intégrité est assurée »8. 8 Art. Elle vise donc à identifier les conditions par lesquelles un support d'information peut être interchangeable à un autre (un document produit numériquement.

en passant par son transfert. mars 2005 24 Dans un monde documentaire où le document est composé de plusieurs parties qui peuvent être dispersées. hautement volatiles et reproductibles très rapidement.6) z z L’intégrité du document est assurée lorsqu’il est possible de vérifier que l’information z n’en est pas altérée z et qu’elle est maintenue dans son intégralité. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. z sa consultation z et sa transmission. L'intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie. z y compris son archivage z et ou sa destruction. z en passant par son transfert. il y a alors raison de douter de son intégrité. et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. qu'il a été modifié intentionnellement ou par accident. C'est l'article 6 qui nous le dit: « L'intégrité du document est assurée. La question est donc de savoir comment s'assurer de l'intégrité d'un tel document. y compris son archivage ou sa destruction »9. . 9 Art. L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie. S'il y a lieu de croire qu'un document n'est pas celui qu'il doit être. Protéger l'intégrité du document (art. z jusqu’à sa conservation. z soit depuis sa création. lorsqu'il est possible de vérifier que l'information n'en est pas altérée et qu'elle est maintenue dans son intégralité. soit depuis sa création. jusqu'à sa conservation. z et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. sa consultation et sa transmission. 6. la valeur juridique des documents repose sur l'appréciation de son intégrité.

ainsi que par des mesures de gestion documentaire adéquates »11. 6. A-21. notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie… »10. 64 4o. pour avoir une préoccupation essentiellement associée à la conservation des documents. Cette protection doit s'étendre à toutes les étapes du cycle de vie des documents et sur quelque support que ce soit et les mesures de gestion documentaire doivent tenir compte des besoins d’accessibilité associés à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels.1 Loi sur les archives ISO 15489 L. reçoivent et maintiennent les documents institutionnels. il est tenu compte. Son objectif principal est de déterminer les responsabilités des organisations en ce qui concerne leurs documents institutionnels.Q. leur création. procédures. n'en stipule pas moins l'obligation de mettre en place un système de gestion documentaire.ainsi que des mesures de gestion documentaire" (art. « . les politiques. leur gestion et leur contrôle.R. il est tenu compte. "Dans l'appréciation de l'intégrité.. Protéger l'intégrité se fait à l'aide de moyens technologiques de protection de l'information et par des mesures de gestion documentaire. Elle stipule les normes de gestion que doit adopter une organisation afin de s'assurer que ses documents soient authentiques... 3 CRÉER ACQUÉRIR 4 DIFFUSER 5 Enregistrer Traiter 6 CONSERVER "Dans l'appréciation de l'intégrité. Le but de cette norme est de s'assurer que les systèmes des organisations créent. La norme internationale ISO 15489 Information et documentation (Records Management) a été adoptée en 2002.1 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information Ce qui est au cœur de la gestion documentaire numérique. C-1. accessibles.1 Loi sur l'accès aux documents… L.25 Gestion et diffusion des documents numériques Cycle de vie 1 CHERCHER 2 CONSULTER Ensemble des fonctions documentaires applicables aux documents au cours de leur vie utile. Art. notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie…(art. A-2. depuis leur création jusqu'à leur archivage ou leur destruction.6) . fiables et intègres.63) Authenticité Accessibilité Fiabilité Intégrité Intégralité Stabilité Pérennité L. 10 11 Art. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. .R.R. qui. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. c'est donc la protection de l'intégrité des documents. systèmes et processus dans lesquels ils sont impliqués. Ces mesures doivent évidemment tenir compte des prescriptions de la Loi sur les archives.Q.Q. comme nous l'avons vu précédemment dans la Politique de gestion des documents actifs.

Ph.D. a. .-g.. mars 2005 26 PARTIE 2 OBLIGATIONS JURIDIQUES EN MATIÈRE DE GESTION DOCUMENTAIRE PAR MARC GERVAIS.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Gestion et diffusion des documents numériques 2. il importe d’abord de bien différencier les concepts de données et d’information et d’expliquer les fondements du nouveau modèle économique mettant en cause l’information numérique (section 2. en avoir compris sa fonction. sa valeur et l’importance du maintien de son intégrité. L’analyse démontrera un nombre élevé de dispositions législatives visant à encadrer la gestion documentaire de l’arpenteurgéomètre.5). .3).4) pour finalement mettre en lumière quelques incertitudes persistantes découlant de la mise en vigueur de la LCCJTI (section 2.2). les principes fondamentaux découlant de la mise en vigueur de la LCCJTI seront exposés (section 2. cette deuxième partie vise à éclairer davantage l’arpenteur-géomètre sur la nature de ses devoirs et obligations en matière de gestion documentaire. il apparaît intéressant d’analyser les actes posés par les arpenteurs-géomètres sous l’angle de la création et de la diffusion de documents contenant de l’information délimitée et structurée créant ainsi une valeur ajoutée pour le créancier de l’information. Ensuite. L’analyse se poursuivra par un examen détaillé des obligations de l’arpenteur-géomètre en fonction de chacune des étapes du cycle de vie d’un document (section 2. Nous serons alors davantage en mesure de comprendre les enjeux auxquels font face actuellement les arpenteurs-géomètres. Pour ce faire.1. Mais avant de débuter proprement dit l’analyse. 27 INTRODUCTION Après avoir abordé la notion de document dans son sens large.

2. On lui attribue souvent une existence matérielle. a multiplié la création et les échanges de données ou d’informations de type numérique. Distinction entre une donnée et une information. et ensuite d’exposer les caractéristiques propres à ce nouveau modèle économique. 2. Une donnée ne prend son sens que par l’intermédiaire de l’œil qui la regarde. Généralités Donnée vs Information • Une donnée : – Existence matérielle. de clarifier définitivement les différents concepts ou de présenter les meilleures définitions possibles. L’objectif visé consiste plutôt à démontrer que des distinctions existent mais qu’elles ne sont pas toujours mises en lumière dans la littérature. La présente section vise à apporter certaines distinctions au plan conceptuel mais sans nécessairement s’immiscer au sein de ces tractations.2. • Pour les fins de l’exposé : – Information = unité physique et interprétation. même par le législateur. . et notamment de l’informatique. 1986]. – « Unité physique qui sert de support au sens et à l’idée » (Laramée. • Information : – Matière première (élément) de la connaissance.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 2. l’apparition du numérique constitue une révolution et bouleverse en profondeur les modèles économiques conventionnels auxquels nous étions habitués. une donnée est fréquemment considérée comme le matériel brut de l’information. 28 GÉNÉRALITÉS Le développement récent des technologies de l’information. Au sein de la communauté des technologies de l’information. distinction d’ailleurs souvent négligée. Les termes donnée et information font l’objet de nombreux débats philosophiques et la littérature à cet effet est généreuse. – N’existe que dans l’esprit de la personne. Les données en elles-mêmes n’existent pas à l’état naturel et sont nécessairement une création de l’homme [Bédard. nommé usuellement comme étant l’économie de l’information.1. Il importe donc d’opérer d’abord une distinction au plan conceptuel entre une donnée et une information. 1999). Pour plusieurs auteurs.

1999] mais on peut lui attribuer une existence matérielle. juristes. qui ne contient que deux éléments soit le 0 et le 1 mais qui peut représenter n’importe quel nombre. 1986. le contenu d’une base de données n’est que l’emmagasinement sur un support (disquette. Dernièrement. souvent gigantesque. on prend note de 12 Une onde peut être définie comme une « déformation. la valeur est de 1 et lorsqu’il ne passe pas. Le concept de donnée numérique. 16 Dans le cas de l’ordinateur. n’importe quelle lettre. ruban magnétique. des ondes électromagnétiques. la valeur est de 0. laquelle fait appel aux ondes électromagnétiques et. elles ont été mises à profit pour le stockage de données notamment par la création des cédéroms. On peut ajouter aussi que les réseaux de communication utilisent simultanément. c’est-à-dire par le jeu de l’interruption et du rétablissement plus ou moins prolongé du courant électrique sur le fil de cuivre [Masson. 1995]. Assez curieusement. Elles ont surtout servi à la conception et à la démocratisation de la télévision et de la radio. s’attachant davantage à sa fonction. particulièrement. 1995]. dans le glossaire. d’une part. Toutefois. Une catégorie d’ondes est communément appelée ondes hertziennes à l’intérieur de laquelle sont incluses les impulsions ou ondes électromagnétiques. 2000]. Cette définition est rarement reprise au sein des ouvrages de doctrine juridique.Gestion et diffusion des documents numériques 29 Une donnée serait une unité physique qui sert de support au sens et à l’idée [Laramée. disque optique) d’une série. cette définition trouve sa source dans la théorie mathématique de la communication. 1999]. 1986] selon que les auteurs seraient économistes. on attribue tout simplement une valeur au passage et à l’interruption du courant. le décodage des données est impossible. le fonctionnement fondamental des ordinateurs repose sur le courant électrique. cédérom. 2000]. n’importe quelle information par de simples combinaisons de 0 et de 1 [Masson. L’emploi de ces deux chiffres. Et sans électricité. des ondes sismiques et. Ainsi il existe notamment des ondes liquides. La donnée est donc un fait isolé à l’état brut et qui n’a aucune signification en soi [Bédard. Ces dernières sont définies comme étant une « famille d’ondes qui ne nécessitent aucun milieu matériel connu pour leur propagation » [Robert. de 0 et de 116. 0 et 1. 1995]. dans le domaine de l’informatique. Laramée. Nous sommes donc en face du langage binaire. la principale découverte a été la transformation d’ondes sonores en courant électrique dont le principe provient de l’utilisation du code Morse. 2000]. est à la base de la numérisation de l’information. d’autre part. sociologues ou autres [Marino. Tout comme le téléphone15. voix et musique sur de longues distances [Masson. est intimement lié aux propriétés physiques des ondes12 et de l’énergie électrique. 2000]. disque dur. 1995]. . Il existe plusieurs définitions de l’information [Bédard. Lorsque le courant passe. Ainsi. 1997]. le terme information est défini comme suit : « La connaissance qui réduit l’incertitude concernant la réalisation d’un événement particulier appartenant à un ensemble déterminé d’évènements possibles ». scientifiques. les anciens câbles en cuivre où la transmission des informations est assurée par des impulsions électriques [Masson. Au sein du glossaire accompagnant la LCCJTI. aussi appelés disque optique compact13 ou disque laser14. ébranlement ou vibration dont l’élongation est une fonction périodique des variables de temps et d’espace » [Robert. la fibre optique lorsqu’elle est disponible. Elles permettaient de transmettre et de stocker son. philosophes. 13 Un disque optique est défini comme étant un « support circulaire recouvert d’une couche magnétique où sont enregistrées des données numériques » [Robert. 14 L’appellation laser n’est pas un pur hasard puisqu’un rayon laser est un « générateur d’ondes électromagnétiques » [Robert. 15 Dans le cas particulier du téléphone.

le message étant par ailleurs communicable à autrui par un moyen quelconque. 1999]. Résultant de l’organisation et du traitement des données qui mènent à une certaine forme d’intelligence ou de connaissance. en informatique. 1993. d’autres l’associent plutôt à la signification de ces données [Bédard. contrairement à la neutralité ou à l’objectivité des données. Certains considèrent que dans le contexte des bases de données. – Facilement modifiable. 2001]. Une donnée n’aurait pas la même signification pour tous les destinataires [Laramée. 2001]. nul n’utilise l’appellation base d’informations au lieu de base de données. Laramée. – Non rivalité : se répand et ne s’épuise pas. – Malléable. Si. L’information dérive donc des données mais n’est pas une donnée en elle-même. Bergeron. Généralités Nouveau modèle économique • L’information numérique : • Ses attributs : – Non inclusion : difficile d’empêcher l’usage. donc de nature incorporelle ou immatérielle. mars 2005 30 distinguer certains emplois du terme information. une même donnée ne mènerait pas nécessairement à une même information. – Flexible. l’information serait usuellement considérée comme la matière première de la connaissance [Bédard. Aucune définition ne fait l’unanimité de façon universelle. Une majorité d’auteurs ne fait pas la distinction et utilise le terme information pour désigner l’unité physique plutôt que son interprétation par l’être humain. Dans la sphère de l’informatique. l’information est assimilée à des données présentées sous une forme significative et utile pour les êtres humains [Laudon et Laudon. 1986]. • Ses caractéristiques : – Volatile. L’information ne serait pas le message mais le contenu de celui-ci. l’information n’existe que lorsque les données sont prises en charge par un ordinateur qui les rend lisibles et interprétables par le lecteur. 1986. 1999]. l’information est assimilée à la donnée elle-même.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 1997] présente l’information comme le contenu d’un message. Pourtant. L’information n’existerait que dans l’esprit de la personne qui consulte les données. elle serait un élément de connaissance potentiellement communicable [Dupré. En informatique. ce dernier pouvant être également utilisé comme traduction du terme data et ainsi référer aux données emmagasinées sur un système ou un support. L’information se distinguerait de la donnée notamment parce que. Une autre définition [Marino. les termes .

– Sans restriction à l’usage. Un nouveau modèle économique L’information géographique numérique constitue un sous-ensemble de l’économie de l’information18 et se retrouve potentiellement confronté aux mêmes principes. 2001]. En fait. D’autres considèrent que le terme information désigne simultanément. – À haute valeur ajoutée. L’information peut donc être partagée indéfiniment sans déposséder son propriétaire original. 2001]. Compte tenu que cette approche est largement préconisée au sein des textes législatifs et des ouvrages à caractère juridique. comme un tout ou comme une suite logique indissociable. plus de quatre-vingt pourcent (80%) des données utilisées aux États-Unis possèdent une référence spatiale [Huxhold.. 1991. elle peut être utilisée par plusieurs personnes en même temps et cela pour des objectifs différents [Cho. soit la non inclusion et la non rivalité [Onsrud. Rallet. La non rivalité réfère au fait que l’information se répand et ne s’épuise pas. cité par Fernandez-Falcon et collab. – Accessible gratuitement. 17 D’ailleurs. La non inclusion réfère à la difficulté d’exclure quiconque de l’usage de l’information dès lors que cet usage n’est pas ou est mal protégé par des dispositifs techniques ou des droits de propriété.Gestion et diffusion des documents numériques 31 donnée et information deviennent synonymes17 et renvoient au résultat sémantique obtenu grâce à l’interrogation de la base [Montero. 1998. Généralités Nouveau modèle économique • Le consommateur recherche une information : – Facilement intégrable. 2. Elle peut se multiplier à l’infini et revenir à son état original sans aucune altération. la consommation d’une information par une personne ne prive pas les autres de l’usage de cette même information. cette absence de distinction entre une donnée et une information est de nature à brouiller certains aspects juridiques comme le caractère appropriable des données et leur protection par le droit d’auteur.2. Les deux appellations (donnée et information) sont souvent utilisées alternativement sans véritable discernement. ce qui confèrerait à l’information géographique un immense potentiel. la consommer ne la détruit pas [Rallet. . 1998]. contrairement aux ressources physiques qui ont vocation à s’épuiser au fur et à mesure de leur consommation. – Qui permet des économies de temps. Finalement. Cette absence de distinction semble caractérisée aussi la doctrine géomatique. 1998].2. 18 Selon un auteur. l’unité physique et son interprétation par l’être humain. elle aura notre adhésion pour les fins de notre exposé. 1993]. Elle n’est donc pas économiquement dégradable. L’information partage les attributs des biens publics.

1999]. La volatilité de l’information fragilise notamment le respect de son intégrité. autrefois mieux protégée sur les supports matériels. la qualité et la marque de commerce du bien convoité. du transport de l’information sur le réseau. Le consommateur. Dans cette nouvelle économie de l’information. Pour une entreprise ou un individu. l’information devient synonyme de richesse autant pour les entreprises que pour les individus. Cette différence entre l’information présentée sur support numérique et celle présentée sur support papier est fondamentale par rapport à l’ancien modèle économique où les stratégies conventionnelles de commercialisation étaient basées sur l’accessibilité limitée des ressources. soit le contenu de cette donnée. 1999] et reproductible quasiment à l’infini. Permet des économies de temps. et la faculté de cette dernière à lui faire gagner du temps. de la main de l’homme. de la gérer et de la transformer en de nouveaux produits à valeur ajoutée répondant de plus en plus à des besoins précis et ciblés des consommateurs. le tout basé sur des modèles transactionnels novateurs. des droits d’auteurs et de licences d’utilisation. par exemple. de distribution gratuite de l’information. a développé un haut niveau d’intolérance à tout ce qu’il considère comme étant une perte de temps [Aldrich. mais étant plus difficilement accessible et assujettie d’obligations diverses découlant. Maintenant. qu’il soit un particulier ou un organisme. Aldrich. facilement modifiable [Davies. Lorsqu’elle est diffusée. Possède ou permet d’en dériver une haute valeur ajoutée par rapport à son contexte . une donnée rapidement accessible et utilisable sans aucune restriction (même réputée de moindre qualité) sera souvent préférée à une autre réputée comme étant de plus grande qualité. Ainsi. la perception des consommateurs était principalement basée sur le prix. de valeur ajoutée au consommateur (en temps et en contenu). de façon involontaire. le consommateur repose sa décision d’achat sur deux nouveaux critères économiques. leurs fournisseurs. 1996. adaptée à son contexte. ou de façon volontaire. L’économie de l’information nous amène à réfléchir en termes d’effets ou d’économie de réseau. Ne contient aucune restriction quant à son utilisation subséquente. Est simple d’utilisation . flexible. les consommateurs sont devenus sensibles à la compatibilité des données qu’ils utilisent et qu’ils désirent échanger avec leurs partenaires. . leurs 19 Ces modifications potentielles peuvent découler. l’information peut facilement subir des transformations19 parfois difficiles voire impossibles à détecter. mars 2005 32 L’information numérique en général se caractérise donc par une forte volatilité en ce sens qu’elle est malléable. une information de qualité est une information qui : • • • • • • • Est facilement intégrable ou échangeable .Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Est accessible gratuitement ou à faible coût. Dans l’ère industrielle. Est personnalisée en fonction de ses besoins . La prospérité appartient à ceux qui seront en mesure de mieux se l’approprier. Comme l’autoroute de l’information est devenue une passerelle d’échange de données numériques.

le réseau Internet (400 millions d’internautes) peut être considéré comme un puissant effet de levier. et autres. aménagistes. • Préoccupations des a. Les entreprises gravitant dans le réseau d’un arpenteur-géomètre multiplient les demandes de copies de fichiers contenant.. il n’est pas surprenant (et c’était même tout à fait prévisible) que les différents intervenants gravitant autour de l’arpenteur-géomètre (municipalités. À cette notion découle celle des externalités de réseau. etc. Dans ce contexte.) procèdent à des demandes répétées afin d’obtenir une copie sur support numérique de fichiers contenant des textes.Gestion et diffusion des documents numériques 33 clients. ingénieurs. Généralités Nouveau modèle économique • Pression du réseau sur les a. lui conférant alors un haut . – IG est dangereuse.-g. architectes.-g. : – Pour obtenir une copie des fichiers numériques. Il est aisé de comprendre qu’une entreprise transigeant sur le marché digital et qui « entend maintenir un prix élevé ou même parfois un prix tout court est condamnée à sortir du marché » [Rallet. 2001] ou est vouée à devenir marginale. 2001]. des certificats de localisation ou des descriptions techniques. des dessins ou bien des coordonnées géographiques. l’objectif étant d’inonder le plus rapidement possible le marché. Vu sous cet angle. la popularité d’un produit incite les nouveaux acquéreurs à se le procurer. Plus la taille du réseau augmente. amplifiant du même coup le nombre d’utilisateurs qui le possède. des plans de lotissement ou de servitude. par exemple. notaires. – IG ne peut être utilisée à toutes les sauces. plus la valeur de ce réseau augmente aussi pour les participants externes [Anderson et collab. L’information géographique numérique produite par les arpenteurs-géomètres est souvent empreinte d’une exactitude et d’une précision élevées. Lors de la décision d’achat. Ces effets de réseau et d’externalités de réseau provoquent une boucle répétitive. – Pour les obtenir gratuitement. C’est pour profiter de ces effets boule de neige [Rallet. favorisant une baisse du coût d’acquisition découlant de la pénétration du marché à grande échelle et renforçant ainsi la perception des usagers face à l’ampleur du réseau. : – IG est complexe. ils opteront pour des produits facilement échangeables et transférables entre les différents intervenants de leur propre réseau. En effet. 1998]. 2001] que plusieurs entreprises ont adopté dès le départ des stratégies de gratuité. des levés topographiques. Il y a externalité de réseau lorsque l’utilité retirée de la possession d’un bien s’accroît avec le nombre d’utilisateurs de ce bien [Rallet. C’est ce qu’on appelle l’effet de réseau.

1986] et elle se distingue définitivement par sa technicité.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. cette diffusion dans le but de pénétrer davantage le marché et de multiplier les échanges économiques avec leurs partenaires. certes. sa complexité [Côté et collab. voire même encourager. il n’en demeure pas moins qu’ils subissent une pression du réseau à diffuser leurs coordonnées géographiques ou leurs plans à faible coût voire gratuitement. Alors que. Les arpenteurs-géomètres se retrouvent donc confrontés à un choix déchirant. Comme une majorité d’arpenteurs-géomètres semble transmettre leurs coordonnées géographiques ou leurs plans sans aucune restriction ou limites à l’utilisation. En refusant de répondre à ces demandes. c’est-àdire limiter. toute diffusion ou transmission de leurs fichiers numériques. voire empêcher. Bensoussan et collab. le tout dans le but de demeurer actif au sein du réseau. Zhang et Goodchild. de l’autre côté. diminuant du même coup leur responsabilité civile ou permettre. bref des connaissances et des compétences particulières permettant de gérer adéquatement cet écart incontournable entre la réalité et sa représentation. 2002] et sa dangerosité puisqu’elle possède le potentiel de nuire. ne lui sourit guère. la dynamique du marché incite les arpenteurs-géomètres à diffuser leurs produits numériques.. 1993.. Elle requiert une expertise aiguisée pour en comprendre les limites et les possibilités en termes de traitements et d’analyses. elles peuvent donc potentiellement être utilisées à des fins pour lesquelles elles n’ont pas été conçues. mars 2005 34 potentiel de valeur ajoutée. Même si les arpenteurs-géomètres ne sont pas parfaitement soumis aux règles de l’effet de réseau et de ses externalités (rares sont les arpenteursgéomètres qui visent une pénétration du marché à grande échelle). l’arpenteur-géomètre risque de se voir exclure du réseau ce qui. il se pointe le potentiel d’utilisations inappropriées ou de mauvaises interprétations de l’information. soulevant alors de plein fouet la question de la responsabilité civile. 1995. . L’information géographique peut être trompeuse [Bédard. d’un côté.

1. Le Québec a donc voulu. Avant l’entrée en vigueur de la loi. la loi canadienne intitulée Loi uniforme sur la preuve électronique adoptée en 1998 et la Loi uniforme sur le commerce électronique adoptée en 1999 [Barreau du Québec. parfois difficile à interpréter et utilisant des expressions juridiques jusqu’ici inconnues [Barreau du Québec. à l’instar de ces juridictions. Il s’en est suivi un texte de loi passablement aride. Historique La mise en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI)20 fait suite au déploiement massif des technologies de l’information au sein de notre société et vise à venir encadrer les opérations et les transactions opérées à l’aide des nouveaux outils de communication.Q. ce que le législateur voulait éviter. Neutre p/r aux technologies. prendre le virage technologique. chapitre C-1.3.3.. 2000].3.R. . sont en constante évolution. elles. La loi a été adoptée par le gouvernement du Québec le 21 juin 2001 et mise en vigueur le 1er novembre 2001. Texte difficile à interpréter. Par un trop grand rapprochement entre différentes technologies existantes. Principes fondamentaux de la LCCJTI Mise en contexte • • • • 20 De type universelle. la loi américaine intitulée Electronic signatures in Global and National Commerce Act adoptée en 2000. Mise en contexte La (LCCJTI) a été créée avec comme objectif de demeurer neutre par rapport aux technologies qui. 2000].2. L. plusieurs juridictions avaient auparavant adopté des lois similaires telles que la Loi type sur le commerce électronique adoptée par la commission des Nations Unies en 1996 pour le droit commercial international (CNUDCI).Gestion et diffusion des documents numériques 2. Expressions juridiques nouvelles. 2.1. le texte de la LCCJTI courait la chance de devenir rapidement désuet. 35 PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA LCCJTI 2.

3. tous les articles (chapitre III.3. La liste n’est donc pas exhaustive. 2004]. D’ailleurs.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Un document technologique comprend à la fois un document numérique mais aussi tout document reposant sur support optique. (…). (…). rapport. Le terme document est défini au sein du Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec comme étant « tout écrit. L’objectif de cette section est d’exposer quelques principes mis de l’avant par la LCCJTI et qui peuvent avoir un impact sur la pratique quotidienne des arpenteursgéomètres. plan. mars 2005 36 La LCCJTI est une loi parapluie en ce sens qu’elle introduit des concepts universels et applicables dans les autres lois et règlements applicables au Québec. par exemple. à l’égard du greffe de l’arpenteur-géomètre. 23 Art. que ceux-ci y réfèrent par l'emploi du terme document ou d'autres termes. mécanique ou magnétique. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. le règlement prévoit que rien ne doit être interprété comme excluant l'utilisation de l'informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue du greffe23. Art. 3. procès-verbal. (…) carte. 1. 2. Cette liste de types de document est reprise quasi intégralement au sein de l’article 71 de la LCCJTI qui stipule que « La notion de document prévue par la présente loi s'applique à l'ensemble des documents visés dans les textes législatifs. r. 2. écrit. (…) dessin. D’ailleurs. rapport. A-23. la LCCJTI est principalement basée sur la notion de document21 et opère une distinction entre un document papier. Principes fondamentaux de la loi Document Comme il a été mentionné précédemment. La question se pose à savoir si la définition d’un document au sein de la LCCJTI s’arrime bien avec la définition du même terme au sein du cadre juridique spécifique à l’arpenteur-géomètre. section 3. 2001].1).5. un document numérique et un document technologique. Les dispositions qui y sont prévues sont donc applicables mutatis mutandis aux documents produits par les arpenteursgéomètres. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (c. Intégrité 21 Art. notamment acte. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. procèsverbal. 22 . carte. Seule la notion de tableau n’y est pas reprise explicitement. ou tableau … »22. (…). certificat. articles 38 à 62) concernant l’établissement du lien entre une personne et un document technologique (signature numérique) et les articles portant sur la fabrication d’un original sous la forme d’un document technologique ainsi que la certification d’une copie d’un original (chapitre II. (…) ». (…). Plusieurs autres lois furent modifiées suite à l’adoption de la LCCJTI. 24 L’informatique est fille du numérique [Lucas. articles 12 à 16) ont été laissés volontairement de côté puisque ces questions feront l’objet d’un cours spécifique donné aux arpenteursgéomètres dans le futur. Et qui dit informatique dit aussi numérique24. Il est donc permis de conclure que la notion de document y est la même [Genest et Lasnier.

Cette notion d’intégrité est fondamentale. Interchangeabilité des supports et neutralité technologique La LCCJTI établit le principe de l’interchangeabilité des supports portant l’information sur un document26. Art. 25 En effet. Au sein du glossaire accompagnant le texte de loi.. Principes fondamentaux de la LCCJTI Intégrité • « État d’une chose qui est demeurée intacte » (Robert. 2000). notamment en droit de la preuve. 2001). dans la mesure où l’on veut promouvoir les principes d’équivalence fonctionnelle des documents et de neutralité technologique. le mot intégrité est utilisé à cinquante-sept (57) reprises dans le texte de la loi. LCCJTI. • Un document est intègre si l’information qu’il contient n’a pas été altérée. • « État d’une chose qui est demeurée intacte » (Glossaire. Dans le langage courant. 2000]. la notion d’intégrité conserve la même signification. La LCCJTI s’applique plutôt à décrire des phénomènes plutôt que désigner directement une technologie. 27 Art. le terme intégrité étant opposé à altération ou corruption. 5.37 Gestion et diffusion des documents numériques On constate que la notion d’intégrité occupe une place prépondérante au sein de la LCCJTI25. peu importe le support en autant que l’on puisse s’assurer de son intégrité et que le document respecte les règles de droit qui lui sont applicables. Le principe de la neutralité technologique27 signifie qu’un document possède la même capacité à produire des effets juridiques et à être admis en preuve. Le régime juridique des documents est le même peu importe le support ou la technologie utilisée. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. on dira qu’un document est intègre si l’information qu’il contient n’a pas été altérée. le mot intégrité est défini comme étant l’état « d’une chose qui est demeurée intacte » [Robert. On opère ainsi une distinction très nette entre l’écrit et le support qui le porte de manière à maintenir l’indépendance de la loi par rapport à des technologies particulières. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. 26 . 2 2e al. À l’égard d’un document.

58. La valeur juridique d’un document n’est donc ni augmentée ni diminuée en fonction du choix d’un support particulier. par exemple. la Loi sur la protection du consommateur29 qui prévoit la confection d’un contrat sur support papier conclu avec un commerçant itinérant30. P-40. Principes fondamentaux de la LCCJTI Choix de support et présomption d’intégrité • Aucune obligation p/r à une technologie ou un support particulier. mars 2005 38 Principes fondamentaux de la LCCJTI Neutralité technologique • Distinction entre un écrit et le support. Liberté de choix du support Le principe de la liberté de choix de support est reconnu à l’usager. • L’intégrité est présumée. L. • Sauf quand la loi le prévoit.R. et 29.Q. • Capacité équivalente à produire des effets juridiques (preuve). Loi sur la protection du consommateur. • Peut être fixé par convention. lequel s’impose alors à chaque cocontractant.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. ce qui signifie que personne n’est obligé de produire ou de recevoir un document ou encore d’effectuer une communication au moyen d’une technologie particulière28. sauf quant la loi le prévoit comme. Le choix d’un support peut toutefois être fixé par convention. 30 Art. c.. 2 1er al. 29 . • Indépendance p/r aux détails de forme 28 Art. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. • Régime juridique identique peu importe le support.1.

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. 33 Art. 10. le détenteur du document doit se conformer aux mêmes règles de droit. pour ne pas dire le principal objectif. on a pas besoin de faire la preuve que l’intégrité d’un document a été préservée. En fait. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. que la pagination d’un document soit différente d’un support à l’autre ou que la présentation d’un courriel varie d’un fureteur à l’autre.Gestion et diffusion des documents numériques 39 Présomption d’intégrité La loi établit une présomption d’intégrité à l’égard d’un document31. Si chaque document conserve son intégrité. Équivalence fonctionnelle et valeur juridique Le premier principe. ne constituent pas des atteintes à l’intégrité au sens de la loi. • Liberté p/r technologie utilisée. 34 Art. 32 . la loi vise à transposer les situations juridiques connues dans le monde des documents sur papier dans un univers où l’on fait usage de documents s’appuyant sur les technologies. De plus. Il y a équivalence quant aux fonctions accomplies peu importe le support et peu importe la forme34. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. et modes de transmission • • • • Même valeur juridique. Par exemple. Autrement dit. Documents interchangeables. Mêmes règles de droit applicables. de la LCCJTI est l’équivalence fonctionnelle des documents. c’est-à-dire que la LCCJTI reconnaît la même valeur juridique à des documents fonctionnellement équivalents33. 10. • Impossible d’imposer une technologie particulière. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. cette preuve devant être prépondérante. l’intégrité est présumée jusqu’à preuve du contraire. 9. Par exemple. si une loi oblige l’émission de copies conformes. 7. Art. Principes fondamentaux de la LCCJTI Équivalence fonct. alors les documents sont interchangeables. Des documents contenant la même information et reposant sur des supports différents possèdent la même valeur juridique. la notion d’intégrité est indépendante des détails de forme32. Peu importe le support et la forme. • Tout mode de transmission approprié à son support. Le choix d’un support ou d’un autre provoque un effet neutre en se sens qu’il ne libère pas son auteur des obligations qui lui sont applicables. Le fardeau de démontrer qu’il y a eu atteinte à l’intégrité d’un document repose sur la personne qui l’invoque. 31 Art.

De là découle la liberté de se procurer ou non certaines technologies pour la transmission de documents36. il doit s’assurer de disposer des logiciels et/ou du matériel qui en permettent la lecture à l’ordinateur. • Disponibilité constante du matériel. • En mode numérique. • Durée illimitée pour les a. 28.-g. si un arpenteur-géomètre opte pour la conservation de son répertoire sur support numérique. Principes fondamentaux de la LCCJTI Accessibilité. On ne peut donc imposer ou se faire imposer l’utilisation de logiciels particuliers dans l’échange de documents. la pression économique se faisant sentir. mars 2005 40 Liberté des modes de transmission Un document peut être transmis. Art. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. l’obligation de se doter d’une technologie particulière lorsque le client l’impose ou en fait une condition incontournable pour l’obtention de contrats. intelligibilité et unicité • Obligation d’assurer l’accessibilité et l’intelligibilité. Toutefois. 29. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Par exemple. envoyé ou expédié en utilisant tout mode de transmission approprié à son support sauf lorsque la loi exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique de transmission35. obligation satisfaite par l’envoi d’une seule copie. 35 Art. sans limite de temps. les arpenteurs-géomètres auront. 38 Art. et ce. dans bien des cas. 36 .Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. cette obligation peut devenir lourde et plus risquée à long terme quant à la conservation des documents technologiques. 18. 37 Art. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Comme les arpenteurs-géomètres sont tenus de conserver leurs documents pour une durée illimitée38. 19. Accessibilité et intelligibilité permanente La LCCJTI exige que toute personne assure le maintien de l’intégrité d’un document durant toute la durée de sa conservation mais aussi d’assurer la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible afin de pouvoir l’utiliser aux fins pour lesquelles il est destiné37.

32. si le client requiert trois copies d’une lettre. . à la demande du client ou de la loi. 39 Art. Par exemple. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. la transmission de plusieurs exemplaires d’un même document. l’envoi d’une seule copie du fichier sur support numérique serait suffisant. la loi stipule que cette obligation peut être satisfaite au moyen d’un seul exemplaire ou copie39.Gestion et diffusion des documents numériques 41 Unicité d’un exemplaire Lorsque le service implique.

la loi octroie certains pouvoirs à l’arpenteur-géomètre afin de lui permettre de collecter les informations pertinentes préalables à la confection ou à la création de certains documents comme par exemple. A-2. 36 al.Q.Q. l’accès et la consultation des documents doit tenir compte des règles énoncées dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels40. la LCCJTI prévoit peu de dispositions spécifiques en regard de la création du document. Il lui est permis de consulter et de s’inspirer d’un document préparé par un confrère en autant qu'il le mentionne expressément dans son propre document44.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. ne sont pas analysées dans le cadre de la présente formation. Par exemple. 2. La création d’un document À ce stade. Dans le deuxième cas. 1. P-39. plans ou documents concernant les bornes ou limites d'un terrain qu'il est chargé d'arpenter »42 et même le pouvoir de les contraindre en cas de refus43. le contenu des textes démontre un grand nombre de dispositions visant à préserver l’intégrité des documents que l’arpenteur-géomètre prépare. 40 L. cette collecte de documents s’exécute dans le but de fournir un service professionnel particulier à un client ou pour le compte d’une organisation. Sans qu’il en soit toujours parfaitement conscient. L.1. D’abord.R. 50 al. Loi sur les arpenteurs-géomètres. diffuse et conserve. Loi sur les arpenteurs-géomètres. les règles diffèrent selon que le document est constitué sous la responsabilité d’un organisme public ou privé. 41 . Les obligations en matière de création de document se retrouvent davantage au sein des lois et règlements encadrant la pratique de l’arpenteur-géomètre. quoique très pertinentes. La présente section vise donc à faire l’inventaire des différentes obligations en les regroupant en fonction des étapes du cycle de vie d’un document. 43 Art. 42 Art.4. lesquelles obligations trouvant leur source notamment au sein des différentes lois et règlements qui lui sont spécifiques.4. Normalement. 2.1. l’accès et la consultation des documents doit tenir compte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé41. Les dispositions prévues au sein de ces deux lois. 50 al. le pouvoir d’interroger toute personne qu’il croit être en mesure « de donner des renseignements ou en possession d'écrits. mais aussi potentiellement au sein d’autres lois d’application plus générale citées notamment dans la première partie de ce cours de formation continue. Même si le terme intégrité apparaît à très peu de reprises au sein de la Loi sur les arpenteurs-géomètres et des règlements correspondants.R. 44 Art. Loi sur les arpenteurs-géomètres. mars 2005 42 2. 2. LE CYCLE DE VIE D’UN DOCUMENT Au cours de la réalisation de ses mandats. L’analyse est donc principalement basée sur le cadre juridique spécifique à l’arpenteur-géomètre et la LCCJTI. Dans le premier cas. l’arpenteur-géomètre se retrouve à collecter et à emmagasiner un ensemble de documents de toutes sources et de toutes natures.1. l’arpenteur-géomètre est tenu à plusieurs obligations reliées aux différentes étapes du cycle de vie d’un document.

De localisation (Art. au sein du certificat de piquetage sous forme de rapport ou de plan48. 4. la loi fixe le contenu minimal de certains documents comme. r. 54 Art. art. au sein du certificat de localisation46 et le plan qui l’accompagne47. 4). Règlement sur la pratique relative au piquetage et à l’implantation.). Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation. A-23. comme un plan. 5 à 7. 12 et 13. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres (c. on retrouve au sein du cadre juridique de l’arpenteur-géomètre des dispositions législatives visant expressément le maintien de l’intégrité autant des documents qu’il consulte que des documents qu’il prépare et qu’il diffuse. Cycle de vie d’un document Création • Pouvoir de collecter l’information : Ex. Finalement. 16. 15. : Notes des opérations (Art. L. 50 Art. 4. 5. 13 à 15.8.01. la loi oblige expressément l’arpenteur-géomètre à la création de certains documents dont notamment de tenir note de toutes ses opérations d’arpentage45 sur le terrain. r.A. comme un rapport. 52 Art. au sein du certificat d’implantation sous forme de rapport ou de plan49 ou au sein du procès-verbal de bornage50. On interdit notamment à l’arpenteur-géomètre d’introduire volontairement de fausses données dans un rapport ou dans un procès-verbal54 ou d’utiliser sciemment un document dont il sait 45 Art. • Obligations : – De créer certains documents : Ex. Finalement. 9 à 11. 55. art.01. : Interroger une personne (Art.). Règlement sur la pratique relative au piquetage et à l’implantation. L. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation. R. 48 Art. 47 Art. Règlement sur la pratique relative au piquetage et à l’implantation. 12.A. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.C. 49 Art.43 Gestion et diffusion des documents numériques Ensuite. 55.A. 6.) – De maintenir l’intégrité : Ex. : Cert. qu’il soit de format légal ou plus grand53.L.01. 53 Art. 9. 52. Règlement sur la pratique relative au piquetage et à l’implantation (c. Loi sur les arpenteurs-géomètres.G. 9 à 11.01. .D. A-23. par exemple. r. A-23. l’arpenteurgéomètre est tenu d’y apposer le cachet ou le sceau particulier prévu par résolution du Bureau51. Loi sur les arpenteurs-géomètres. : Fausses données (Art. 10 et 16.1). 50.G. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation (c. Loi sur les arpenteurs-géomètres. 68.G.7. 51 Art. Dans le cas de la délivrance de copies certifiées conformes.).1) et art. C. On exige notamment que certains documents. On retrouve aussi parfois des dispositions quant à la forme du document. 46 Art.1. soit de format légal52 ou. – Quant au contenu : Ex.

Il est formellement interdit à l’arpenteur-géomètre.M. 4. 59 Art.G. mars 2005 44 que l’intégrité n’a pas été assurée voire même que l’intégrité du document a été altérée55. Sous contrôle du gouvernement – Documents évolutifs (Art.G. les arpenteurs-géomètres produisaient tous leurs documents officiels sur support analogique et les dispositions législatives y afférentes semblent avoir été élaborées en fonction de ce seul univers. conférant ainsi au document un caractère d’unicité.M. 58 Art. est variable.4.O. L’intégrité des documents est aussi assurée par l’attribution d’un numéro unique de minute à tout document officiel préparé par l’arpenteur-géomètre56.2. 9. D’abord. 56 .05. Il demeure donc de la responsabilité de l’arpenteur-géomètre de vérifier et de s’assurer de l’intégrité des documents qu’il consulte. le document en brevet et le document évolutif. de procéder à de quelconques modifications d’une minute. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.A.O.G.A.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.Q.Q.03.O.A.G. 14.1. Loi sur les arpenteurs-géomètres. cette obligation étant valable non seulement pour l’auteur de la minute mais aussi pour tout cessionnaire. faute de pouvoir disposer d’un processus reconnu et valide de signature numérique. soit la minute. en tout temps. R. On lui impose aussi de protéger tous procès-verbaux de bornage et tous documents d’arpentage qu’il prépare contre toute altération ou modification.). documents pour lesquels le degré de responsabilité de l’arpenteur-géomètre à l’égard du maintien de l’intégrité. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.2.M. 52 al. Art. 57 Art. 4. gardien ou gardien provisoire d’un greffe58. Cycle de vie d’un document Modification • Trois types de documents : – Minute (Art.).G. Le seul moyen mis à sa disposition pour corriger une erreur 55 Art. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Loi sur les arpenteurs-géomètres. R.Q. R. 2. On a donc interdit à l’arpenteur-géomètre de faire des interlignes ou d’effacer autant dans une minute que dans les copies d’un procèsverbal57. 8.) Intégrité douteuse ou impossible à assurer Le règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec prévoit la confection par l’arpenteur-géomètre de trois types de documents. 56 al. La modification d’un document Jusqu’à tout récemment. la minute est le document original préparé et signé par un arpenteurgéomètre et constitue la source unique de toute copie conforme59. 3. Impossibilité de modifier – Documents en brevet (Art.G.

11. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.. Le document évolutif. Il doit fournir à son client une copie du document ou d’une partie du document afin que ce dernier puisse constater que les modifications ou suppressions demandées ont bel et bien été effectuées que ce soit à sa demande67 ou à la demande d’un tiers68. La responsabilité incombe alors à l’Arpenteur général du Québec ou du Canada. 6. Cette copie. À la demande d’un client. Art. tire sa valeur du fait qu'il est périodiquement mis à jour63. La nouvelle minute et celle qu'elle corrige doivent référer l'une à l'autre au moyen d’une inscription ou d’une référence. 3. Le document en brevet est un autre document préparé par un arpenteur-géomètre dont l'original est destiné à l'arpenteur général du Québec ou du Canada et qui est conservé dans les archives des ministères concernés. 60 Art. 66 Art. 5. 3. seul le procès-verbal de bornage faisant exception à la règle61.07. Le cas échéant. le législateur a pris soin d’indiquer que les documents évolutifs ne peuvent normalement être utilisés à des fins officielles à moins d'une mention spéciale à cet effet65. l’arpenteur-géomètre prudent et diligent prendrait soin de conserver une copie du document transmis même si ce dernier continue d’évoluer dans le futur. 10. Ainsi. Dans ce seul cas précis. 3. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. celle-ci devant être signée par l'arpenteur-géomètre qui en fait aussi mention dans son répertoire60. dûment conservée et identifiée au greffe de l’arpenteur-géomètre. Sont considérés comme étant des documents évolutifs tout plan projet.. Cette situation étant de nature à créer une certaine confusion. L’arpenteur-géomètre doit supprimer tout renseignement périmé ou non justifié dans le contexte du mandat66.. 67 Art. 62 Art. 9. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. l'ensemble d'une version d'un document évolutif porte le même numéro. selon le cas. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. eux seuls peuvent en émettre des copies conformes.07. incomplets ou équivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 63 Art. Cet original constitue la source unique de toute copie conforme62. 68 Art. la responsabilité du maintien de l’intégrité du document échappe à l’arpenteur-géomètre puisqu’il ne détient plus le contrôle du document. lesquels doivent prendre les dispositions prévues dans les lois et règlements applicables aux organismes publics. peut être déterminante dans l’éventualité d’un recours en responsabilité civile. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. 65 Art.07. 61 . et contrairement à la minute. D’ailleurs.Gestion et diffusion des documents numériques 45 est de préparer une nouvelle minute. l’arpenteur-géomètre est aussi tenu de procéder à la correction ou à la modification de tout document qui concerne ce client et qui est inclus dans tout dossier constitué à son sujet que ce soit en regard de renseignements inexacts. représentation cartographique de terrain ou de territoire et tout document relatif à l'établissement du canevas géodésique64.05.07. plan de compilation de lots ou de parties de lots. de par sa nature.06. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 8. 64 Art.

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. on exige la preuve que l’intégrité du document a été préservée. les arpenteurs-géomètres peuvent toujours se référer à la norme ISO 15489 Information et documentation ainsi qu’au cadre législatif affectant les organismes publics en cette matière. le transfert de l’information sur un autre document. 15. rien n’empêche l’arpenteurgéomètre de transférer un plan brouillon confectionné dans un environnement numérique 69 Art. Déjà en 2001. suppose l’utilisation d’un support différent ou d’une technologie différente alors que la deuxième. La première situation. tant du document devant être transféré. 72 Étude sur la transmission des documents numériques et informatisés par les arpenteurs-géomètres du Québec. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu'il est censé offrir. La preuve se fabrique par l’entremise d’une documentation portant sur le transfert comprenant notamment « la mention du format d'origine du document dont l'information fait l'objet du transfert. La loi permet donc à quiconque de transférer tout document existant sur une technologie différente et éventuellement de détruire la source première. un comité de travail mandaté par l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec suggérait à l’Ordre de fixer les paramètres de mesures de sécurité pour assurer l’intégrité des documents transférés d’un support à un autre. Art. 17.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. selon les indications fournies avec le produit. mandat spécifique octroyé à un comité par la résolution B-00-7632 du Bureau dont les résultats ont été transmis par l’entremise d’un rapport remis le 23 mai 2001. pour que cette substitution soit valable. On parle alors de substitution. 17. Par exemple. 70 . suggestion à laquelle l’Ordre n’a pas encore donné suite. 71 Art. que du document résultant du transfert »71.3. qui en découle. Dans l’intervalle. La notion de transfert69 telle qu’appréhendée par la loi ne doit pas être assimilée à la notion de copie70. tel que mentionné dans la première partie du présent document En principe. mars 2005 46 2. dans son rapport72. pouvant prendre la forme de métadonnées. Toutefois.4. suppose le transfert de l’information sur un autre document sur un même support ou avec une même technologie. s'il n'est pas détruit. La LCCJTI a été expressément créée dans le but d’encadrer le passage de l’information entre différents supports et ce. il serait permis à l’arpenteur-géomètre de transférer l’information d’un document sur un support différent. La documentation. la numérisation d’un texte imprimé en format analogique afin de l’emmagasiner sur un cédérom serait un transfert alors que la reproduction de ce même document à l’aide d’un photocopieur serait une copie. La question. consiste à savoir quels sont les actions ou précautions à prendre et la documentation à produire pour offrir la garantie d’intégrité exigée. en instaurant les principes de la neutralité technologique et de l’équivalence fonctionnelle. En pratique. Ainsi. la copie. Le transfert de l’information d’un document Aucune disposition particulière n’a été répertoriée à l’intérieur du cadre juridique spécifique à l’arpenteur-géomètre en rapport avec le transfert d’un document d’un type de support à un autre. doit être conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert. il est nécessaire d’opérer une distinction entre la catégorie de documents dits de travail par opposition aux documents dits officiels ou institutionnels que diffuse l’arpenteur-géomètre. quant à la préservation de l'intégrité.

01. la simple vision du document étant suffisante.4.4. 74 . 2. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.04.. La consultation d’un document Dans le cadre de ses fonctions. La conservation de documents sur support numérique apparaît d’ores et déjà comme étant plus contraignante et plus risquée.. 3. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. • Copie : même support (Art. de numériser des notes d’opération ou des plans contenus au dossier.47 Gestion et diffusion des documents numériques et de le porter sur support papier ou l’inverse. Ensuite. D’abord. 76 Art. exercice possible mais plus difficile dans un environnement analogique. Plusieurs modifications peuvent être effectuées au document sans laisser de traces. l’accessibilité et l’intelligibilité d’un document sur support analogique ne requièrent aucun intermédiaire (le matériel technologique). 75 Art. – Sans destruction de l’original. l’arpenteur-géomètre est tenu au secret professionnel et doit. l’arpenteur-géomètre est tenu de chercher continuellement à établir une relation de confiance mutuelle entre lui et son client74. • Pour les a. cette interdiction étant d’ailleurs reprise au sein de la LCCJTI76. compte tenu de la grande flexibilité et malléabilité de l’information numérique.-g. 3. LCCJTI).01. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. en prenant soin cependant de conserver la documentation relative au transfert. 19. s’abstenir de divulguer tout document ou renseignement de nature confidentielle obtenu dans l’exercice de sa profession75. le maintien de l’intégrité d’un document sur support numérique peut être plus difficile à assurer et à démontrer. 17. à ce titre. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.06. Il doit donc empêcher la consultation par des 73 Art. : – Transfert impossible pour les minutes. 25. Art. 15 LCCJTI). Pour préserver cette relation de confiance. – Transfert possible pour le reste mais… L’arpenteur-géomètre doit aussi s’assurer que le nouveau support choisi lui permet d’assurer le maintien de l’intégrité du document et de voir à ce que le matériel technologique permettant de rendre accessible et intelligible le document soit continuellement disponible et efficace73. – Avec destruction de l’original (substitution). Cycle de vie d’un document Transfert • Transfert : changement de support (Art.

06.G.A. chapitre C-26) et Art. C.). le secret professionnel ne tient évidemment pas envers le client. Le secret professionnel peut être levé au moins dans quatre situations. 80 Art.07.G. C.05.5.02. notamment lorsque en regard d’une information 77 Art. 67. • Inefficacité du secret professionnel : – Envers le client (Art. dont un suicide. D’abord.G.).G.04. 78 .06. (Art.06. de délivrer à l'arpenteur général.A. client ou loi (Art.04. Pour y parvenir. sous peine de radiation du tableau. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.. à moins qu'il ne démontre valables causes devant le Bureau81.). moyennant rémunération déterminée par résolution du Bureau. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.).01.Q.01.D. 3.06. Finalement.07.06. 3. Deuxièmement. 60. C.D. l’arpenteur-géomètre est tenu.. certaines limites jurisprudentielles viennent limiter la portée du secret professionnel. 82 Art. mars 2005 48 tiers de documents jugés confidentiels. Ce devoir de confidentialité s’étend aussi aux employés de l’arpenteur-géomètre77 et ce dernier doit s’abstenir d’accepter un travail ou un mandat qui comporte ou peut comporter la révélation de renseignements ou de documents confidentiels78. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.04. Par exemple. C. C. 3.D..06.01. 3. il est permis à l’arpenteur-géomètre de transmettre tout renseignement protégé par le secret professionnel dans le but de prévenir un acte de violence. Cycle de vie d’un document Consultation • Secret professionnel : – Pour l’a. – Pour prévenir un acte dommageable (Art. Troisièmement. 3. 81 Art. Code des professions (L. – Dessein illicite.05.-g. 3. L’arpenteur-géomètre doit permettre à son client la consultation des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet et l'obtention d’une copie de ces documents à moins que leur divulgation entraînerait vraisemblablement un préjudice grave pour lui ou pour un tiers79. lorsqu'il a un motif raisonnable de croire qu'un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable82.01. 79 Art.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. s'il le requiert.06. 3..G.. Art.A.R.01.A. – Autorisation. il y a lieu de protéger certains répertoires par des mots de passe ou de restreindre les accès si de tels documents se retrouvent accessibles via le réseau Internet. 3.02.. – Pour ses employés (Art.D.06.D. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.).A. 3. copie certifiée des plans ou minutes d'arpentage qu'il a pu faire pour des particuliers. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. 3. le secret professionnel est levé avec l’autorisation écrite du client ou lorsque la loi l’ordonne80. Loi sur les arpenteurs-géomètres.

08. l’arpenteur-géomètre est tenu de les remettre au client avec diligence suite à une demande écrite faite par celui-ci87. Quant au comment. 28. le contenu du document transmis (le quoi). 3. 85 Art. la transmission d’un document sur support papier peut s’exécuter via le service traditionnel de la poste et la transmission d’un document sur 83 Art. ainsi que de l’adresse de réception ou d’envoi d’un document.. ainsi qu'aux ayants cause de cette personne. Quant aux documents appartenant au client dont il en a la possession.5. au plus tard dans les trente jours suivant une demande à ce sujet84 et à titre gratuit sauf pour les coûts de reproduction. c’est-à-dire pendant les heures normales d’ouverture de travail83. la loi identifie les équivalents de la poste. c’est tout le droit de la responsabilité civile en matière de diffusion de l’information qui trouve alors application.. la manière dont un document doit être transmis (le comment) et.02. finalement. En regard du quand. de transcription ou de transmission85.01. En fait.07.07. Art. 2. la LCCJTI instaure le principe de la liberté des modes de transmission d’un document. La transmission d’un document peut s’exécuter par tout mode de transmission approprié à son support à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique de transmission88. s’exécutent selon diverses modalités. c’est-à-dire l’identification du moment où l’arpenteur-géomètre est tenu de diffuser un document (le quand). Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.07. Loi sur les arpenteurs-géomètres.07.Gestion et diffusion des documents numériques 49 transmise dans un but illicite. y compris le client. 3. 3. 88 Art. Pour permettre la viabilité du principe de la liberté des modes de transmission. La transmission d’un document Dans le cadre de sa pratique.. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. à la personne ayant requis le travail effectué. l'arpenteur-géomètre ne peut donner communication ou expédition que sur ordre du tribunal ou sur autorisation de la personne ayant requis le travail effectué ou des ayants cause de cette personne86. pour cette troisième dimension.03. La consultation des documents par des tiers. 86 Art.4. 62. L’arpenteur-géomètre doit aussi transmettre des copies ou des extraits de tout document inscrit au bureau de la publicité des droits ou si une mention de ce document est faite dans un document inscrit. Par exemple. 84 .. moyennant rémunération déterminée par résolution du Bureau. 3. sujet qui n’est pas traité au sein de la présente formation. 87 Art. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. que le professionnel ignore ou non le dessein illicite poursuivi par son client [Royer. Dans les autres cas. La transmission d’un document s’analyse au regard de trois dimensions. de la poste certifiée ou recommandée. de donner communication ou expédition de copies ou d'extraits des minutes qui font partie de son greffe ou des greffes dont il est cessionnaire ou gardien. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. l’arpenteur-géomètre procède inévitablement à la transmission ou la diffusion de documents qu’il prépare. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. 2003]. l’arpenteur-géomètre est évidemment tenu.

En fait. Il est interdit toutefois. peu importe le support. rien ne garantit que l’opération a été réalisée avec succès et que l’intégrité du document a été préservée. on donne priorité au principe de la liberté du choix du support des documents énoncé à l’article 2 de la loi. Il demeure aussi possible de valider le moment de la réception d’un document en utilisant une fonction logicielle à cet effet. La méthode la plus sûre consiste à demander au destinataire de retourner un accusé de réception que l’on prendra soin de conserver au dossier. etc. un document technologique est présumé transmis.A. 28. Ainsi.G. la présomption de réception et la présomption d’intelligibilité du document90. Cet accusé de réception devrait idéalement indiquer que le document est bel et bien rendu à destination et qu’il est accessible et intelligible. Cycle de vie d’un document Transmission • Le quand (Art. – Impossibilité d’imposer une technologie. L. – Si le document est publié. – Équivalents (poste.) : – Sur autorisation du client ou ses ayants cause. 29. envoyé ou expédié dès l’instant ou le geste fatidique est posé volontairement par l’expéditeur (c’est-à-dire lors du clic sur l’icône « envoyer ») et que le parcours du 89 90 Art. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. une telle fonction demande au destinataire de confirmer la réception du document et le système retourne à l’expéditeur une confirmation à cet effet. au nom du principe de la liberté des modes de transmission. . Lorsqu’elle est activée. La seule contrainte imposée quant au choix du mode de transmission. Pour contrer ces incertitudes. L’adresse de courrier électronique est considérée comme un équivalent de l’adresse civique usuelle. soit la présomption de transmission. 31. • Le comment (Art. Une façon pratique de vérifier l’intégrité d’un document transmis sur support numérique consiste à se l’acheminer à soimême. poste certifiée. Art. LCCJTI) : – Par tout mode de transmission. d’obliger un correspondant à se procurer un support ou une technologie spécifique89. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. encore là. mars 2005 50 support numérique peut s’exécuter via le courrier électronique. au même titre que lors du transfert d’un document d’un support à un autre. la loi prévoit un certain nombre de présomptions. même en la présence d’une telle confirmation. c’est que ce dernier puisse permettre de préserver l’intégrité du document. Cette pratique ne constitue pas un gage absolu du succès de l’opération mais elle permet tout au moins de réagir si le document ne nous revient pas. – Sur ordre du tribunal. Toutefois.). 62. c’est-à-dire en copie.

Le document est présumé avoir été acheminé à cet instant précis même s’il demeure toujours la possibilité que le document soit intercepté par un tiers avant qu’il atteigne le destinataire. 56. LCCJTI) : – De transmission. elle permet d’assumer que le document est intelligible à moins d’avis contraire envoyé à l’expéditeur dès l’ouverture du document. – De réception. 2. 32.4. La loi a aussi tenu compte de la capacité de reproduction infinie d’un document numérique. L’expéditeur ne pouvant évaluer la capacité des outils technologiques mis à la disposition du destinataire. Loi sur les arpenteurs-géomètres. par exemple) dans la mesure où cette adresse est active. s’il opte pour le support numérique. le système de messagerie avise normalement l’expéditeur. – D’intelligibilité. 32.6. 2. sans dégradation de sa qualité et de la capacité du destinataire à transférer le document sur un support analogique en de multiples exemplaires. Le Bureau possède le pouvoir de fixer les modalités de la conservation des documents détenus par les arpenteurs-géomètres dont notamment les types de documents qui doivent être conservés. Ainsi. . les notes d'opération d'arpentage et les pièces qui s'y rattachent et qui sont 91 92 Art. Quant à la présomption d’intelligibilité. Art. de même que la manière et la durée de leur conservation92. il serait donc du devoir de ce dernier de réagir en cas de problèmes techniques.51 Gestion et diffusion des documents numériques document ne peut être contremandé par celui-ci. Cycle de vie d’un document Transmission • Présomptions (Art. • Unicité d’un exemplaire (Art. Les documents faisant partie du greffe de l’arpenteur-géomètre sont les minutes. LCCJTI). Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. 31. Dans le cas contraire.. son obligation peut être satisfaite en acheminant un seul exemplaire ou copie91. La conservation ou l’archivage d’un document Cette étape du cycle de vie d’un document est l’objet de règles spécifiques reliées à la profession d’arpenteur-géomètre. La réception est présumée si le document est accessible à l’adresse de l’emplacement indiquée par le destinataire (ce qui suppose une entente préalable à cet effet) ou lorsque le document est accessible à l’adresse que le destinataire annonce publiquement (comme sur une carte d’affaires. même si l’expéditeur est tenu d’acheminer plusieurs copies d’un même document.

99 Art. L. 5. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.07. Loi sur les arpenteurs-géomètres. s'il y a lieu. etc. l’eau et le vol97. 17. de tout autre mode d’indexation. – Répertoire. pour une durée illimitée96 et d’assurer une protection satisfaisante contre le feu. 18. 56. Art.A.. • Contenu du greffe (Art. la nature de l'opération ou du document et le nom des propriétaires et des parties intéressées94.01.. Le répertoire est le registre sur lequel l'arpenteur-géomètre inscrit jour par jour. 4. En regard du ou des greffes dont il est gardien. 56. Outre les documents qui lui appartiennent.G. 3. le numéro du lot.G. 2. dépositaire ou cessionnaire. plans brouillons. – Pièces qui s’y rattachent (calculs. 94 . À cet égard.). le répertoire et l'index qui s'y rapporte93. L'entrée dans le répertoire doit contenir consécutivement la date. 4. L. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Il lui est d’ailleurs formellement interdit de déposer ailleurs que dans son greffe ou dans le greffe commun tout document qui constitue le greffe98. Cycle de vie d’un document Conservation ou archivage • Pouvoir du bureau sur les modalités (Art. Loi sur les arpenteurs-géomètres. 5. à défaut d’existence d’un cadastre. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. mars 2005 52 nécessaires à la reconstitution de cette opération. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. – Index cadastral.. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. le numéro de la minute.02. 56. il arrive aussi que l’arpenteur-géomètre détienne des documents appartenant à un client ou à un confrère.) : – Minutes. c). L’index est un index cadastral obligatoirement tenu et conservé par l’arpenteur-géomètre ou.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.01. 93 Art.. – Notes des opérations d’arpentage.A. 98 Art. on exige de l’arpenteur-géomètre en pratique privée de les conserver dans son local ou à proximité95. les minutes qu'il signe et les opérations qu'il effectue. 97 Art. 96 Art.). 19. recherches. il est tenu d’apporter un soin raisonnable aux biens qu’on lui confie et de les remettre à qui de droit à la fin de son travail99.. 95 Art.. 56.

G.).M.G.Q.Q.07.O.O.Gestion et diffusion des documents numériques Cycle de vie d’un document Conservation ou archivage • À proximité de son local (Art.01.G. 53 . 19.).). C.).M. 18.Q.D. R.G. l’eau et le vol (Art.A.01.G. R.A.G.). 17. R.G.O. • Pour une durée illimitée (Art.A. • Soin raisonnable vs les documents d’un tiers (3.G.D.02. C.A. • Dépôt des documents dans son greffe (4.M. • Protection contre le feu.A.

G. 38 d). Une d’entre elles. L. 3 et 4. Toutefois.5. L. Non seulement l’arpenteur-géomètre ne peut signer une minute101. R. ni recevoir la signature des parties103. 3 et 4. 38 d).). 102 Art. sujet de la troisième partie de cette formation. 53. D’autres suggestions avaient aussi été formulées dont notamment la création d’une structure de codification de documents servant à identifier rapidement les différents documents d’un même dossier et la création d’un index des documents rattachés à un dossier. mandat spécifique octroyé à un comité par la résolution B-00-7632 du Bureau dont les résultats ont été transmis par l’entremise d’un rapport remis le 23 mai 2001. Loi sur les arpenteurs-géomètres. non encore totalement réalisée à ce jour. – Apposer le cachet ou le sceau (Art.). – Recevoir des signatures pour un confrère (Art.G. 54 LES INCERTITUDES RÉSIDUELLES L’avènement et le développement de l’univers numérique jumelé à la mise en vigueur de la LCCJTI ont certes contribué à une harmonisation des échanges entre supports analogiques et numériques.. mais il ne peut déposer un spécimen de sa signature102.G. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Ces dernières suggestions convergent vers la constitution d’un système de gestion documentaire.A. Déjà en mai 2001. L. . – Signer un procès-verbal (Art.G.A.A. 103 Art. ne peut recevoir la signature d’une partie impliquée 100 Étude sur la transmission des documents numériques et informatisés par les arpenteurs-géomètres du Québec. 68.G. Même si la signature numérique deviendra disponible aux arpenteurs-géomètres sous peu et qu’elle fera l’objet de sessions de formation. il demeure important de rappeler que. L.A. Loi sur les arpenteurs-géomètres.).Q. sans cette possibilité de signer numériquement des documents technologiques. un comité de travail de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec s’était penché sur la question et avait formulé un certain nombre de recommandations100. – Signer une minute (Art. 101 Art.).Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 2. l’analyse de la réglementation actuelle démontre qu’il existe encore quelques irritants et incertitudes lorsque l’arpenteur-géomètre désire se conformer aux règles édictées. 2.O.A. les arpenteurs-géomètres sont devant une totale impossibilité de procéder à la confection d’un original en mode numérique. Incertitudes résiduelles Si absence de signature numérique • Impossible de : – Déposer un spécimen de signature (Art.). 52 k). 52 k). ne peut procéder à la signature de son procès-verbal.M.G. consistait à revoir l’ensemble des lois et règlements touchant la pratique de l’arpenteur-géomètre de manière à rendre cohérent les diverses dispositions législatives. Plusieurs motifs concourent à cette affirmation.

2. R.) – Etc. 2.. En effet. 112 Art.M.03.G.M. Incertitudes résiduelles Avec la signature numérique • Comment : – Mentionner le nombre de mots rayés et de renvois à la marge et apposer ses initiales ? (Art.Gestion et diffusion des documents numériques 55 dans un bornage exécuté par un de ses confrères104. 109 Art. 108 Art. Loi sur les arpenteurs-géomètres. finalement.O. Dans la mesure où les arpenteurs-géomètres auront accès à la signature numérique. on peut se demander comment l’arpenteur-géomètre pourra procéder à la confection de l’original d’un procès-verbal de bornage sur support numérique et mentionner dans sa minute le nombre de mots rayés et de renvois à la marge et de voir à ce que ces mentions soient initialées par lui et les personnes qui signent le procès-verbal109. l’Ordre devra donc harmoniser la règlementation actuelle à la 104 Art. Art. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 105 . L. 67.Q. 14. 12. 107 Art. Loi sur les arpenteurs-géomètres. Loi sur les arpenteurs-géomètres.) – Apposer sa signature sous l’indication du premier numéro de minute ? (Art.G. comment l’arpenteur-géomètre pourra-t-il apposer ses initiales sur chaque page de son index110. 52 2..A. C’est sans compter la conception actuelle purement analogique ou matérielle du sceau devant être apposé sur toute copie certifiée conforme. Dans le cas de la tenue d’un index cadastral ou d’un répertoire sur support numérique. Loi sur les arpenteurs-géomètres. le symbole graphique de l’Ordre et les mots arpenteurs-géomètres ou géomètres.A. il demeurera quelques dispositions nébuleuses. 5. 3 et 4. R. lequel sceau doit porter en exergue les nom. ne peut apposer le cachet ou le sceau sur toute copie qu’il certifie. Loi sur les arpenteurs-géomètres. ne peut signer une référence à une nouvelle minute107 et. 63 et 64. prénom ou initiales du membre.) – Apposer ses initiales sur chaque page de son index ? (Art. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.G. 106 Art. 68. 52. 111 Art.G. son numéro matricule.. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 3 et 4.O. 110 Art. 15. Lors de la mise à disposition de la signature numérique.G. le sceau numérique n’existant pas encore108.A. 113 Art. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Règlement sur le sceau des arpenteurs-géomètres. selon le cas113. apposer sa signature sous l’indication de son premier numéro de minute dans son répertoire111 ou apposer ses initiales en marge du répertoire s’il commet une erreur dans la numérotation112. 53 2.Q. ne peut en délivrer ou en certifier de copies conformes autant à ses clients ou à des tiers105 qu’à l’arpenteur général106.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. . tout au moins. mars 2005 56 nouvelle réalité ou. identifier les mécanismes à mettre en oeuvre pour se conformer à ces dispositions législatives.

PH.D. .57 Gestion et diffusion des documents numériques PARTIE 3 SYSTÈME DE GESTION ET INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS PAR SYLVAIN SÉNÉCAL.

notamment en matière d’identification des documents. L’ensemble des pratiques de gestion documentaire appliquées systématiquement aux documents permet d’en assurer la qualité au moment de leur enregistrement dans ce système. de conservation de ceux-ci et de technologies supportant de tels systèmes et outils. Nous présenterons les différentes fonctions que doit couvrir un tel système (section 3.2). mars 2005 3. La section 3.1 58 INTRODUCTION Cette troisième partie. sa nature et sa portée générale. présentera ce qu’est un système de gestion documentaire. Nous présenterons alors quelles sont ces qualités qu’un système de gestion documentaire doit pouvoir conférer aux documents (section 3. .3).Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.4 s’attardera aux principaux outils de gestion documentaire permettant de conférer ces qualités aux documents. un peu plus pratique.

c'est-à-dire qu'il doit tenir compte du cycle de vie des documents spécifique aux processus de travail dans lesquels sont insérés les documents en cause. la fiabilité. Bien que les lois et règlements nous indiquent en quoi un système de gestion documentaire est nécessaire. l'authenticité. dont: • • • • • Réduire le temps total d'exécution d'un processus Réduire les coûts d’impression. la fiabilité. la formation ainsi que procédures d'application et de documentation Spécifique au contexte d'affaires dans lequel il est implanté Un système de gestion documentaire est un ensemble de fonctions et de règles de gestion visant à assurer l'intégrité. de copies. Il comprend les rôles.Gestion et diffusion des documents numériques 59 3. il n'a pas comme fonction unique d'assurer la conformité réglementaire. l'accessibilité et la pérennité des documents institutionnels. Bien gérer les documents procède d'abord et avant tout d'une saine gestion d'une entreprise. Supprimer certaines étapes d'un processus Améliorer le contrôle de l'accès à l'information Accéder à de l'information à jour . DÉFINITION ET FONCTIONS D’UN SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE Système de gestion documentaire z z z z Ensemble de fonctions et règles Visant à assurer l'intégrité. l'espace plancher. la formation ainsi que les procédures d'application et de documentation. Il est spécifique au contexte d'affaires dans lequel il est implanté. etc. la technologie. Un système de gestion documentaire sert donc à : • • • • • Prendre avantage de la mémoire de l’organisation (gestion des connaissances) Améliorer la productivité du personnel Réduire les retards et les délais Réduire les risques à la sécurité et à l’intégrité des documents Assurer la conformité aux lois Et on peut en tirer un certain nombre de bénéfices. l'authenticité. la technologie.2. de transport. l'accessibilité et la pérennité des documents institutionnels Comprenant les rôles.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. CHERCHER 2. TRAITER/ enregistrer 6. CONSULTER Effectuer une recherche exhaustive et ciblée Gérer les accès et la confidentialité des documents •Maintenir un inventaire des documents • Déterminer les droits d’accès • Identifier et sécuriser les documents confidentiels 3. CRÉER ACQUÉRIR 4. un système de gestion documentaire devrait rencontrer certains objectifs à partir desquels certaines tâches sont à réaliser : • • • • • • Effectuer une recherche exhaustive et ciblée o Maintenir un inventaire des documents Gérer les accès et la confidentialité des documents o Déterminer les droits d’accès o Identifier et sécuriser les documents confidentiels Normaliser la structure des documents o Gérer les formulaires et gabarits électroniques o Gérer la numérisation o Gérer la production de copies Gérer la diffusion des documents o Gérer le courrier électronique o Gérer les documents diffusés sur intranet/internet Maintenir une identification commune des documents o Classer les documents o Décrire les documents de façon normalisée o Utiliser une terminologie normalisée o Enregistrer le document Conserver aussi longtemps que nécessaire o Identifier une durée de conservation o Statuer sur un format et un support de conservation maintenant la lisibilité o Faire des copies de sauvegarde. un tel système comporte un certain nombre de fonctions et règles générales qui valent pour ainsi dire pour tous les cas d'application. mars 2005 60 Fonctions d'un système de gestion documentaire OBJECTIF RECHERCHÉ TÂCHES: 1. Ainsi. o Contrôler les conditions de conservation . •Contrôler les conditions de conservation DOCUMENTER LES PRATIQUES Quel que soit la nature des documents gérés par un système de gestion documentaire et quel que soit le domaine d'affaires au sein duquel il est implanté. DIFFUSER Normaliser la structure des documents Gérer la diffusion des documents • Gérer les formulaires et gabarits électroniques • Gérer la numérisation •Gérer la production de copies • Gérer le courrier électronique • Gérer les documents diffusés sur intranet/internet 5. CONSERVER Maintenir une identification commune des documents Conserver aussi longtemps que nécessaire • Classer les documents •Décrire les documents de façon normalisée •Utiliser une terminologie normalisée •Enregistrer le document •Identifier une durée de conservation •Statuer sur un format et un support de conservation maintenant la lisibilité •Faire des copies de sauvegarde.

De plus. 114 Art. à moins que celui qui conteste l'admission du document n'établisse. le transfert de l'information comme la numérisation (art. le processus de transmission et sa capacité à préserver l'intégrité des documents transmis (art. il n'est pas nécessaire de faire la démonstration systématique de cette intégrité: « Il n'y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procédés. qu'il y a eu atteinte à l'intégrité du document »114. En bout de ligne. les modifications effectuées à un document (art. 17). tout cet exercice d'application de mesures de gestion documentaire au travers un système vise à maintenir des documents qui possèdent les qualités nécessaires pour qu'ils soient reconnus intègres. systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d'un document permettent d'assurer son intégrité. Selon la loi. . L'article 7 lui-même implique cette nécessité de documenter à sa face même.Gestion et diffusion des documents numériques 61 Un système de gestion documentaire est ainsi l'ensemble des pratiques de gestion documentaire appliquées de façon systématique afin de réaliser ces différentes tâches afin de maintenir tout au long du cycle de vie des documents dont l'intégrité est assurée. 30). Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. il faut documenter le processus de copie (art. la LCCJTI renferme-t-elle plusieurs exigences en matière de documentation de ces pratiques. par prépondérance de preuve. Ces qualités sont conférées à ceux-ci au moment de leur enregistrement. Cependant. 21). lorsque cette démonstration est nécessaire. Ainsi. 7. elle ne peut s'établir que sur la base de la documentation de ces différentes pratiques et la démonstration de la conformité d'un document à ces pratiques à l'intérieur du système de gestion documentaire. 15).

Enregistrement d’un document institutionnel Mes documents bureautiques Lettre en Word TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ MÉTADONNÉES AVEC LES DONNÉES y compris le choix d’un sujet dans le plan de classification Espace de création et d’emmagasinage sous responsabilité individuelle INDIVIDU Plan de classification de l’organisation Document institutionnel rattaché à un dossier Espace d’emmagasinage sous contrôle collectif (contrôle d’accès. mars 2005 3. d’entreprise ou social. Le processus d’enregistrement fait passer le document d’un contrôle individuel à un contrôle institutionnel. C'est dans cette perspective que le processus d'enregistrement des documents institutionnels prend sa place. règles d’affaires. Ce contrôle collectif ne veut pas dire que les producteurs de documents n’ont plus le contrôle physique des documents mais qu’ils deviennent fiduciaires des documents d’une collectivité. Il se définit de la manière suivante : « Processus visant à identifier. c’est par l’application de pratiques de gestion documentaire normalisées. Plus simplement encore. archivage) ENREGISTREMENT ORGANISATION Source: Conserver les documents électroniques: Comment et pourquoi ? Rapport du groupe de travail sur la conservation. conservation. SSIGRI. Ce cadre commun de fonctionnement permet à tous de reconnaître un document institutionnel pour ce qu’il est. La façon de jouer ce rôle. indépendamment de ces systèmes. Conseil du Trésor. c'est le processus par lequel on applique au document des caractéristiques qui lui confèrent le statut de document institutionnel via l’application d’un système de gestion documentaire. Il rend le document « institutionnel ». 62 L’ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS L’enregistrement officiel Figure 1. la norme ISO 15489 Information et documentation définit l’acte d’enregistrer un document de la façon suivante : .3. afin d'établir et d'attester de leur valeur et de leur caractère officiel et de poser les bases essentielles à leur gestion ». janvier 1999 Le processus d'enregistrement. Ce processus d’enregistrement est institutionnalisé et se réalise dans un dépôt sécurisé qui agit en quelque sorte en tant que registraire d’une population desservie.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. produire et enregistrer les documents institutionnels dans un espace défini et reconnu.

il est nommé de façon à pouvoir le retrouver et chacun en connaît la nature. .Gestion et diffusion des documents numériques 63 « Action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage ». Caractéristiques d'un document institutionnel officiel z Produit par les bonnes personnes z Dans les formes officielles z Identifié clairement z Dont la durée de conservation est statuée z Dans son contexte d'utilisation z z z z z Gestion des droits et identité des utilisateurs Modélisation des documents – formulaires et gabarits Description normalisée Catégorisation/classification des documents Accessible aussi longtemps que nécessaire z z Identification des périodes de conservation des documents papiers et électroniques Conservation à long terme des documents Un document institutionnel enregistré formellement au sein d'un système de gestion documentaire est un document qui. au processus. Identifié clairement: la description du document est normalisée. Il est : • • • • • Produit par les bonnes personnes: L'identité des utilisateurs est connue et la gestion des droits d'accès est effectuée. Dans son contexte d'utilisation: le document possède les indications nécessaires afin de le rattacher au domaine d'activité. Dans les formes officielles: la structure des documents est déterminée. il existe des modèles (formulaires et gabarits) normalisés et reconnus. Ce processus permet donc de s'assurer que les documents institutionnels devant être produits le seront. Il permet de consigner et de fixer l'ensemble des éléments qui caractérisent les documents institutionnels. possède un certain nombre de qualités reconnues. Accessible aussi longtemps que nécessaire: les périodes de conservation et le sort final accordé à ce document sont identifiées et les moyens assurant l'accès à long terme sont connus et appliqués. que cette production répondra aux critères de qualité requis afin qu'ils puissent jouer le rôle pour lequel ils sont créés. au dossier et/ou à la transaction dont il est partie prenante. quelle que soit l'étape du cycle de vie des documents.

leur repérage et leur interprétation par l’ensemble du personnel de l’organisation ou par des utilisateurs éventuels. leur repérage et leur interprétation par l'ensemble du personnel de l'organisation ou par des utilisateurs éventuels »115. produits ou reçus dans le cadre des activités d'une organisation ou d'une personne et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent. un outil de gestion documentaire est habituellement utilisé dans le domaine documentaire: le plan de classification des documents. Collection en ingénierie documentaire : 9. aux prescriptions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels dans le secteur public visant le classement des documents. produits ou reçus dans le cadre des activités d’une organisation ou d’une personne et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l’information qu’ils contiennent. produit par les Archives nationales du Québec et celui plus spécifique de l’Association des archivistes du Québec: Guide de classification et de classement des documents.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. « Le plan de classification se définit comme une structure hiérarchique et logique des documents sur tout support. mars 2005 3. La classification des documents institutionnels dans les ministères du gouvernement du Québec et le défi informatique. Afin de répondre.4. matérielles. associations professionnelles et autres.4 64 LES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE 3. informationnelles. . Gagnon-Arguin et Bannouri. 1998. etc. Il existe plusieurs plans de classification types généraux couvrant les documents administratifs courants d'une organisation (Ressources humaines. financières. Août 1998. Secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Québec. notamment.) notamment le Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux. 1998. 115 Gagnon-Arguin.1 Plan de classification Qu’est-ce qu’un plan de classification ? Il se définit comme: z z z z une structure hiérarchique et logique des documents sur tout support. Louise et Rabii Bannouri. ainsi que l'obligation de produire un plan de classification en vertu de la Politique de gestion des documents actifs du gouvernement du Québec.

il s’agit. . Toutes les règles de conservation sont respectivement associées à une cote de classification.65 Gestion et diffusion des documents numériques Fonctions d'un plan de classification z z z z z z Organisation de l'information Repérage de l'information Interprétation de l'information Favoriser une saine gestion de l'information Le respect de la loi La constitution du fonds Gagnon-Arguin et Bannouri. La codification à partir du plan de classification s’effectuera davantage au niveau du dossier que du document. De plus. on fasse un découpage par type de document pour déclencher le préarchivage. le plan de classification fait partie des éléments de base à élaborer et à mettre en place. Il permet de regrouper de façon hiérarchique les activités d’un organisme. d’autres outils sont essentiels et ne sauraient être supplantés par le plan de classification. une règle de conservation s’insère automatiquement et permet de faciliter l’opération de déclassement auprès des utilisateurs. le plan de classification est en relation étroite avec le calendrier de conservation auquel il sert de déclencheur. pour un repérage plus précis. Ainsi. La plupart du temps. « De façon générale. Un plan de classification est tout autant applicable au monde numérique qu’au monde papier duquel il est issu mais avec des modalités d’application qui peuvent différer. entre autres. De plus en plus. de l’index de repérage produit par l’indexation de chacun des dossiers. ces index sont accessibles sous forme électronique via les logiciels de gestion documentaire ou. dans la plupart des logiciels de gestion documentaire. Voici une description très claire de la nature d’un plan de classification par le Groupe des responsables de la gestion des documents au gouvernement du Québec. via les intranets. Il peut arriver qu’en plus du sujet. parfois. dans un programme de gestion documentaire pour les documents papiers. tous les documents qui portent sur le même sujet se retrouvent sous la même cote et sont regroupés au même endroit dans le classeur. 1998. Cependant. Enfin. on peut associer une fonction de repérage au plan de classification puisqu’il permet de localiser les sujets de la recherche dans un espace logique et physique délimité. dès qu’une cote de classification est indiquée.

le plan de classification a un rôle à jouer et celui-ci se situe principalement en terme de regroupement logique et physique des dossiers. des documents actifs et semi-actifs d'un organisme . 117 Politique de gestion des documents actifs du gouvernement du Québec.. le plan ne constitue pas un outil de recherche très performant pour des recherches plus pointues »116.4.. • Document semi-actif : ce dit d'un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales.. il faut distinguer différentes phases d'utilisation des documents qui déterminent des durées et des conditions de conservation variées. Ces regroupements facilitent l’application du calendrier de conservation. Préparé par Lise Boutet. • Document inactif : ce dit d'un document qui n'est plus utilisé à des fins administratives ou légales. 2000. Afin de bien comprendre l'application de règles de conservation des documents dans une organisation. Rapport du Groupe de travail sur la classification des documents électroniques. Cependant. . 3. dans le monde papier..2 Calendrier de conservation Le calendrier de conservation permet de : • Gérer l'ensemble des documents produits ou reçus par l'entreprise • Identifier la liste des documents • Identifier les délais de conservation • Préciser quels documents inactifs sont conservés aux archives • Préciser quels documents sont à détruire Le calendrier de conservation est un : « Outil de gestion qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation .Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Le plan de classification et les documents électroniques. mars 2005 66 Donc. 116 • Document actif : ce dit d'un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales. juillet. et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés »117. GRGD.

Les éléments d'une règle de conservation sont les suivants : • No de règle: o Un numéro séquentiel ou encore une séquence identifiant un code de classification de documents. . On retrouve notamment le Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales. o 888 : Jusqu’au dénouement (*voir remarque) (fermeture d'un dossier par exemple).S Disp. Il s'agit parfois de recueils de délais de conservation spécifiques à certains domaines d'activités. produit et diffusé par les Archives nationales du Québec avec la collaboration de l'Association des greffiers des cours municipales du Québec ainsi que le Calendrier de conservation type des documents d'associations professionnelles et autres. On estime généralement que 5 % des documents d'une organisation possèdent une telle valeur permanente. • DÉLAIS ACTIF ET SEMI-ACTIF o 3 : nombre d'années ou encore. o 999 : Jusqu’à remplacé ou périmé (*voir remarque). leur support de conservation ainsi que le sort qui leur est réservé lorsqu'ils n'ont plus d'utilité administrative ou légale. de l'Association des archivistes du Québec.67 Gestion et diffusion des documents numériques Certains documents inactifs peuvent posséder une valeur de témoignage historique. Papier Toutes unités P. Le calendrier de conservation des documents se présente comme un ensemble de règles stipulant les durées de conservation des documents. similaires aux plans de classification types. Exemple de règle de conservation # de règle Titre et description 2 Structure organisationnelle Actif Semi-actif 999 3 Support Détenteur Expl. Il existe plusieurs calendriers de conservation types. C Remarques Jusqu'à remplacement Définition : Titre et description • Documents relatifs aux structures administratives de l’entreprise l’entreprise et aux organigrammes des différentes unités administratives.

ce sont des documents issus d'une autre unité responsable. Illustration du lien entre le document et l’étiquette de métadonnées qui lui est attachée Métadonnées Document de transaction • structure logique: contenu et balisage • • • • Identification Description Administration • Administration de l’entrée ] du document structure physique: fichiers.68 Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. des documents conservés à titre d'information. • Disposition o C : Conservation D : Destruction E : Échantillonnage • Détenteur de l'exemplaire principal (P) o Documents spécifiques à votre mission. » 3. Elles doivent les conserver dans leurs classeurs jusqu'à leur remplacement par un nouveau. Le dossier le plus complet. Ceux qui ont été créés dans le courant des activités. mars 2005 o Expl. L'organigramme doit être conservé sur support papier. un outil de travail. notation DOCUMENT ÉTIQUETTE © Ingénierie documentaire Gouvernement du Québec 1998 2005-02-12 27 . • Détenteur de l'exemplaire secondaire (S) o Les documents visés ne sont pas l'exemplaire principal.: Exemplaire (principal ou secondaire).4. Cette règle de conservation s'interprète de la façon suivante : « La conservation des organigrammes est la responsabilité de chacune des unités productrices. L'organigramme remplacé doit être conservé trois ans dans un lieu d'entreposage différents pour ensuite être conservé en archives pour des raisons de valeur historique.3 Les métadonnées Ce qu’est une métadonnée Figure 2.

Celles-ci sont des: « Données décrivant le contexte. A titre d'exemple. description. ce profil contient un ensemble de métadonnées. documents de transaction. identification du personnel de gestion (qui remplit les métadonnées. le panneau d'identification des documents que l'on retrouve sous Word dans le menu Fichier et le sous-menu Propriétés est un profil de description. etc.) 118 International Standard Organisation. celle du Dublin Core (voir bibliographie). 3. sujet. plans. Véritable étiquette du document qui le suit partout. . etc. L'administration de l'entrée: gestion des droits. Le gouvernement du Québec a publié au début 2005 aux fins de consultation ses Profils de métadonnées gouvernementaux (voir bibliographie). qui dépose. Un profil de description est donc un ensemble de métadonnées descriptives applicables à certaines catégories ou type de documents (documents de référence.Gestion et diffusion des documents numériques 69 Les informations relatives aux caractéristiques des documents tant physiques qu'intellectuelles ainsi qu'aux éléments de leur gestion sont déposées dans un profil de description du document. éditeur. La description du document: titre. L'administration du document: créateur. L'identification du document : dates. Plusieurs profils de description sont normalisés au niveau international selon les domaines d'activités en cause autour d'une base de plus en plus commune. collaborateurs 4. le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps »118. les métadonnées liées à : 1.) aux fins de leur gestion et qui accueille les éléments d'information nécessaires à celle-ci. Il existe quatre catégories de métadonnées dans un profil. identificateur (no de série par exemple) 2. type. 2001. format. etc. cartes. Normes ISO 15489-2001 « Information and documentation – Records management.

de marquer son consentement. Un procédé qu'il est possible d'utiliser est celui de la signature numérique.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 120 . La signature peut être apposée au document au moyen de tout procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l'article 2827 du Code civil »120. apposer une signature permet. d'établir un lien entre une personne et un document et. ainsi que d'assurer de l'adhésion de l'émetteur au contenu de ce document »121. Au sens du Code civil. d'en attester l'intégrité. la signature d'une personne peut servir à l'établissement d'un lien entre elle et un document. d'en attester l'intégrité. d'autre part. est posée par la LCCJTI: « Quel que soit le support du document. La signature peut être apposée au document au moyen de tout procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l'article 2827 du Code civil. même dans le monde numérique. 1997. Code Civil du Québec. La possibilité d'une telle signature. Art. pour manifester son consentement »119. ainsi que d'assurer de l'adhésion de l'émetteur au contenu de ce document (Sécurité des échanges électroniques du gouvernement: Recueil de terminologie. 119 Art. mars 2005 70 3. 121 Sécurité des échanges électroniques du gouvernement: Recueil de terminologie. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. d'une part. 39. 2827) z Signature électronique z Données annexées à un document électronique qui permet à une personne qui reçoit ce document de démontrer qui est la source des données. Celle-ci peut être définie de la façon suivante: « Données annexées à un document électronique qui permet à une personne qui reçoit ce document de démontrer qui est la source des données. « La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait sur un acte de son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon courante. la signature d'une personne peut servir à l'établissement d'un lien entre elle et un document.4.4 Signature Quelques mots sur la signature… z Signature z La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait sur un acte de son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon courante.39) La signature d'un document est certainement une caractéristique que l'on retrouve parfois autour d'un document institutionnel mais elle n'est pas toujours nécessaire. pour manifester son consentement (Code civil art. 1997) z Quel que soit le support du document. 2827. (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information art.

pour les documents en cause. Ce ne sont pas tous les documents qui exigent une signature. par ailleurs. un mode de livraison précis (huissier par exemple) ? • Une fois ces éléments établis.71 Gestion et diffusion des documents numériques La signature numérique permet ainsi d'assurer l'authentification de l'émetteur et du récepteur. CONSERVER • Courrier électronique •Workflow •Babillards électroniques •chiffrement • Gestion des métadonnées •Gestion de thésaurus •Signature électronique •Serveurs d'entreposage •Gestion de l'entreposage électronique et des durées de conservation Archivistes Bibliothécaires Arpenteurs-géomètres La signature numérique comme le chiffrement sont des technologies qui contribuent au maintien de l'intégrité des documents. en des termes tels qu'ils peuvent actuellement exclure l'utilisation de procédés autres que la signature manuscrite sur papier. un format précis.4. Parfois. DIFFUSER 5. Cette technique ne doit pas être confondue avec celle du chiffrement des documents numériques afin d'en assurer la confidentialité. Le cadre légal ou réglementaire exige-t-il que le document en cause porte un contenu spécifique (des mentions obligatoires par exemple). une telle exigence est posée par les lois. Un système de gestion documentaire doit aussi . CRÉER ACQUÉRIR • Traitement de texte •Outils d'édition divers •Numériseurs •Gestion de la numérisation •Gestion des acquisitions 4. identifier. l'intégrité du document et la non-répudiation par l'émetteur. TRAITER/ enregistrer 6. un support particulier (papier à en-tête). S'il n'y a pas d'exigence absolue de signature sur tous les documents. il n'y a pas plus d'exigence absolue de signature numérique sur tous les documents numériques. CHERCHER TECHNOLO GIES: •Engins de recherche •Analyseurs 2. On comprendra qu'il n'y a pas une exigence absolue de signature au sens du Code civil sur tous les documents en général.5 Les technologies en gestion documentaire Technologies 1. il faut ensuite établir si le document doit être signé ou non en vertu d'une obligation. Doit-on réellement établir un lien entre une personne et un document ET marquer son consentement ? • Il faudra. les durées de conservation et les modes de conservation à long terme d'un document signé numériquement. CONSULTER • Gestion des usagers et droits d'accès •Visualiseurs • Résumés automatiques 3. 3. L'utilisation de la signature numérique exige donc une réflexion préalable: • Il faut d'abord établir si l'on peut ou non utiliser un document numérique dans un contexte particulier.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Par contre. chaque fonction peut être portée par certaines technologies particulières. certains produits intégrés de gestion des documents numériques – des progiciels – sont offerts. de la création. Ces systèmes prennent en compte les particularités des pratiques de gestion de la recherche. de dessins. outils d'éditions divers. Babillards électroniques. Il s'agit d'un ensemble intégré de fonctions technologiques spécialement produites en vue de répondre aux particularités de gestion des documents dans certains secteurs d'activités. • Conserver: serveurs d'entreposage. signature numérique. Chiffrement. • Créer-Acquérir: Traitement de texte. ils sont parfois très spécialisés et répondent à des normes techniques et de gestion documentaire pointues qui rendent difficile l'intégration des documents dans d'autres systèmes de gestion documentaire. gestion de thésaurus. • Consulter: Gestion des usagers et droits d'accès. mars 2005 72 être soutenu par d'autres technologies. numériseurs. • Chercher: Engins de recherche. il est possible de retrouver autant de systèmes technologiques de gestion documentaire qu'il y a de types de documents variés: des systèmes de gestion des documents d’archives. description et conservation propres à un secteur d'activité donné. • Diffuser: Courrier électronique. L'offre du marché des technologies est donc en partie axée sur des composants permettant de réaliser certaines fonctions précises du cycle de vie des documents. Ces systèmes ont l'avantage d'être très collés au vécu propre à ces secteurs. Toutefois. visualiseurs de contenus. Ainsi. gestion des acquisitions. • Traiter-enregistrer: Gestion des métadonnées. analyseurs de contenus. . gestion de l'entreposage électronique et des durées de conservation. gestion du processus de numérisation. outils de résumés automatiques. etc. Workflow. de la consultation. diffusion. Lorsque l'on considère le cycle de vie des documents. de bibliothèques.

Denis. classification des documents Gestion des profils de métadonnées Recherche Gestion des versions de documents Réservation des documents Travail en collaboration (en petit groupe projet) Gestion des processus Consultation des documents dans des formats de visualisation variés Chaque outil de GED offre son propre dosage de ces différentes fonctionnalités selon leur positionnement face au marché. . pp. Ces systèmes comportent une suite de fonctionnalités dont la base est standardisée et à laquelle peuvent se greffer de multiples modules plus spécialisés par la suite. no 3. "L'enjeu de la gestion documentaire électronique (GDE)". Il faut donc bien prendre son temps afin d'évaluer les différents produits dont les différences technologiques peuvent sembler subtiles mais peuvent avoir de grandes incidences sur une exploitation optimale dans un environnement de travail particulier. Ils visent à faire le tour de la problématique de la gestion des documents électroniques de façon générale mais relativement systématique. Un intéressant portrait du domaine technologique est brossé par les trois textes de Denis Levasseur. On retrouve certaines fonctionnalités telles: • • • • • • • • • Gestion des usagers et des droits d'accès Organisation. Vol. Ce sont ce que l'on qualifie familièrement des "systèmes de GED". 26. Un bon tour d’horizon pour une initiation rapide. (Gestion électronique des documents). hiver. • Levasseur. 1997.73 Gestion et diffusion des documents numériques Sécurité Groupe discussion Contrôle de version Stockage Indexation Formulaire Portail Workflow Messagerie Archivage Recherche Certains progiciels sont toutefois plus génériques afin de prendre en compte la gestion d'un maximum de types de documents variés et de processus de travail au sein desquels ils sont exploités. 9-15. essentiellement d’un point de vue technologique. Argus.

pp. • Levasseur. Workflow. 3. 1998a.4. • Avoir confiance. "Les solutions réseau pour optimiser la gestion des documents et leur diffusion dans les organisations (Groupware. o o o o Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information Plan de modernisation de l’État Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents Comité sur la conservation à long terme des documents et données gouvernementaux. no 2. pp. "Les écrits numériques : nature et tour d'horizon des principaux formats". vol. • Il est difficile d’apprécier la valeur d’un document numérique car il est fragile et il peut être modifié facilement par beaucoup de gens. 18-26. automne. Denis. 1998. • Les principales mesures sont : • • • • • • • • • • • • • Maintenir un inventaire des documents Déterminer les droits d’accès Identifier et sécuriser les documents confidentiels Gérer les formulaires et gabarits électroniques Gérer la numérisation Gérer la production de copies de documents Gérer la diffusion des documents. • Les affaires se font de plus en plus en mode numérique et on assiste à une prestation électronique de services accrue. vol. 27. 15-23. c’est protéger l’intégrité des documents par des mesures de protection et des mesures de gestion documentaire appliquées systématiquement. printemps-été.6 En résumé • Le numérique est la norme dans le domaine documentaire et non plus l’exception. 27. • La société prend acte de ceci et met en place un cadre normatif et réglementaire pour gérer ce phénomène et augmenter la confiance des citoyens dans la transaction électronique. Argus. Argus. Denis. no. 1. Intranet)". notamment le courrier électronique et les documents diffusés sur intranet/internet Classifier et classer les documents Décrire les documents de façon uniforme et utiliser une terminologie normalisée Enregistrer formellement les documents Identifier les durées de conservation Statuer sur un format et un support de conservation qui maintien la lisibilité Faire des copies de sauvegarde .Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 74 • Levasseur.

.Gestion et diffusion des documents numériques • • • • 75 Contrôler les conditions de conservation Conserver aussi longtemps que nécessaire Détruire de façon sécuritaire Il existe des technologies permettant d’aider dans ce domaine mais il faut bien les choisir.

D. mars 2005 PARTIE 4 ÉTUDE ET ANALYSE DE CAS PRATIQUES PAR MARC GERVAIS. PH. A.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.-G.. 76 .

Elles ne constituent évidemment qu’un faible échantillon des questions potentielles soulevées par la gestion des documents numériques mais se veut tout de même une première amorce envers notre effort collectif de réflexion sur le sujet. la réponse demande une analyse plus approfondie en regard d’un simple fichier de coordonnées géographiques. les fichiers de type DAO. Ils en sont venus à la conclusion que. LA GESTION DES DOCUMENTS 4. et elle est intelligible sous forme de mots. INTRODUCTION Cette section vise à mettre en lumière certaines questions d’ordre pratique auxquelles pourraient être confrontés les arpenteurs-géomètres dans la gestion de leur cabinet de pratique. on doit se référer au deuxième alinéa de l’article 3 qui stipule que « Pour l'application de la présente loi.1. Pour parvenir à un début de réponse. une série de chiffres ou des nombres. de façon tangible ou logique selon le support qui la porte.2. Toutefois. soit la gestion (modification et transfert). La LCCJTI semble donc exclure à prime abord les chiffres. fichiers de calculs et de dessins peuvent être considérés comme des documents au sens de la LCCJTI. la transmission ainsi que la conservation et l’archivage. ce de quoi est constituée une liste de coordonnées géographiques. En effet. . 4.2. notamment.1. le premier alinéa de l’article 1 de la LCCCJTI stipule que « L'information y est délimitée et structurée. est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite ». de sons ou d'images ». conclusion à laquelle nous adhérons. La section se divise en fonction de quatre étapes du cycle de vie d’un document. la consultation. Fichier contenant des coordonnées géographiques Question : Est-ce qu’un fichier de coordonnées géographiques est un document au sens de l’article 3 de la LCCJTI ? Des collègues se sont penchés récemment sur la qualification potentielle des fichiers numériques en général fabriqués et détenus par les arpenteurs-géomètres [Genest et Lasnier. 2004].Gestion et diffusion des documents numériques 77 4.

: Terrain Cadastre. Art. une base de données ou une banque de données étant souvent vues comme étant deux appellations du même objet. l’information est délimitée de façon tangible ou logique. un fichier (ou un groupe de fichiers connexes) constitue une base de données [Laudon et Laudon. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. . Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. les fichiers de coordonnées géographiques doivent être considérés comme des documents pour au moins trois motifs. 70. et que celle-ci est perceptible par l’humain directement ou par l’intermédiaire d’interfaces. Finalement. 122 123 Art. Deuxièmement. le fichier de coordonnées géographiques constitue un des éléments structurants qui permet la création de documents comme les plans ou les cartes produits par les arpenteursgéomètres.: Sup. on est donc en présence d’un document » (le souligné est de nous). Le glossaire de la LCCJTI confirme d’ailleurs cette interprétation. que selon les supports utilisés. 70.: Base de données À mon avis. on y constate une interprétation large de la notion de documents. D’abord.: Zone.: Sexe. mars 2005 78 Fichier de coordonnées géographiques Donnée Champ Fichier Maison Adresse: Bit Enregistrement 143 rue St-Jean Valeur: Nbre logements: Fichier Terrain: Fichier Propriétaire Nom: Né. Finalement. Le Centre de recherche en droit public (CRDP) de l’université de Montréal le confirme en mentionnant dans ses commentaires que « Dès qu’on a un ensemble délimité et structuré d’information. Le regroupement de champs connexes constitue un enregistrement. le regroupement de caractères (le bit) en un mot ou en un nombre porte le nom de champ. Un groupe d’enregistrement de même type forme un fichier. En fait.. 2001]. lesdits plans ou cartes étant considérés comme des documents au sens de la loi122. dans l’énumération des types de documents visés par la loi123. énumération par ailleurs non limitative. un fichier de données constitue une banque de données vue dans sa plus simple expression.

quand. 2001]. etc. s'il s'agit d'un document technologique. la LCCJTI stipule que le document dont l’intégrité est assurée « a la même valeur juridique. lorsqu’il est question de l’intégrité des documents. 126 Art. La personne qui possède l’autorité de faire une modification doit noter les renseignements permettant de déterminer qui a fait la demande de modification. le contenu (l’information) du document doit demeurer intact 124 Art. qu'il soit sur support papier ou sur un autre support. – Interprétation large de la notion de document. 125 . ces règles continuant à s’appliquer quel que soit le support [Centre de Recherche en droit public. l’arpenteur-géomètre « ne peut. Ainsi. À l’égard d’une minute. en aucun cas.2. l’intégrité peut être maintenue même en procédant à une modification mais en conservant la documentation y afférente) mais il doit aussi assurer le caractère d’unicité de la minute (le caractère d’unicité se perdrait lors d’une modification). non seulement l’arpenteur-géomètre est tenu d’en préserver l’intégrité (selon la LCCJTI. permettant ainsi la confection d’un original sur support numérique. – Ensemble délimitée ou structuré d’information. Or. Modification d’un original Question : La LCCJTI prévoit la possibilité de procéder à la modification des documents technologiques.Gestion et diffusion des documents numériques 79 Fichier de coordonnées géographiques • Un fichier de coordonnée est un document parce que : – Assimilé à une banque de données. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. par qui et pourquoi la modification a été faite124. le document confectionné doit respecter les règles de droit qui lui sont applicables. dans la mesure où. sera-til possible alors de procéder à la modification d’un original en respectant les conditions précisées par la loi ? La LCCJTI prévoit les conditions devant être respectées lorsque qu’une modification est apportée à un document technologique. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.2. 21.. il respecte par ailleurs les mêmes règles de droit »125 (le souligné est de nous).). 5 2e al. Toutefois. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Art. 4. En conséquence. – Constitue un élément structurant (plan. modifier une de ses minutes… »126 (Le souligné est de nous). 5. À partir du moment où le processus de signature numérique sera disponible auprès des arpenteurs-géomètres.

4. par qui et pourquoi la modification a été faite. la date. suis-je tenu de me conformer aux dispositions de l’article 21 de la LCCJTI ? L’article 21 stipule que « Lorsqu'une modification est apportée à un document technologique durant la période où il doit être conservé. c’est-à-dire l’identité de la personne ayant demandé la modification. – L’a.). de modifier une minute. – Soumis à une règle de droit. l’arpenteur-géomètre devrait-il documenter chaque nouvelle inscription sur le plan de compilation. par un souci d’efficacité. Prenons l’exemple d’un plan de compilation d’un développement domiciliaire. Cette obligation apparaît fort contraignante pour l’arpenteurgéomètre voire même inappropriée. etc. l’application stricte de l’article imposerait à l’arpenteur-géomètre l’obligation de documenter chacune des modifications apportées au document évolutif.3. noter les renseignements qui permettent de déterminer qui a fait la demande de modification. Dans ce contexte. la personne qui a l'autorité pour faire la modification doit. et ce. la ou les raisons de la modification et l’identité de la personne ayant procédé à cette modification ? . ni personne d’ailleurs. – Caractère d’unicité de la minute. même sur support technologique.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 80 pour toute la durée de son cycle de vie. les points de calculs. pour en préserver l'intégrité. Beaucoup d’arpenteurs-géomètres.2.-g. Document évolutif sous forme numérique Question : Si je procède à la confection d’un document évolutif sous forme numérique. les divers mandats collatéraux effectués (descriptions techniques pour fins de servitude. Celle-ci fait partie intégrante du document. certificats de localisation. Compte tenu que le document évolutif fait partie intégrante du greffe de l’arpenteur-géomètre et que ce dernier a l’obligation de le conserver pour une durée illimitée. Par ailleurs. la plupart des développements domiciliaires s’exécutent par phases successives.. c’est-à-dire pour une durée illimitée. peu importe le support. ne détient pas l’autorité requise. implantations. la LCCJTI stipule qu’une modification est effectuée par la personne qui a l’autorité et l’arpenteur-géomètre ne possède pas cette autorité.-g. même si elle se trouve sur un document distinct ». Modification d’un original • Impossibilité pour un a. à l’aide d’un logiciel de dessin assisté par ordinateur. quand. etc. De nos jours. confectionnent des plans de compilation de ces développements domiciliaires sur lesquels ils inscrivent les nouveaux lots créés.

127 Art. De plus. Il faudrait donc distinguer la notion de modification de la notion de mise à jour. 129 Art. ce qui cadre mal avec l’obligation de maintenir son intégrité. propre au document évolutif129. la volonté du législateur d’exclure l’utilisation des documents évolutifs à des fins officielles128 témoigne de sa précarité en tant que document source. Finalement. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 5. – Plan topographique. Art. Dans ce contexte.Gestion et diffusion des documents numériques 81 Document évolutif numérique • Conséquences potentielles : – Obligation de documenter chacune des modifications. 128 . • Exemple : – Plan de compilation d’un développement domiciliaire. pendant la période où elle est tenue de conserver un document. – Etc. alors que le législateur a prévu des mesures concrètes de préservation de l’intégrité des minutes127. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins auxquelles il est destiné » (le souligné est de nous). 11. L’article 19 stipule « Toute personne doit. La documentation à produire lors d’une modification est obligatoire justement pour assurer le maintien de l’intégrité du document. l’objectif est-il vraiment de maintenir l’intégrité de ce type de document ? En d’autres mots. ou en d’autres mots. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. aucune disposition de même nature n’est prévue pour les documents évolutifs. • Obligation fort contraignante. Mais à l’égard d’un document évolutif. 9. comme les dispositions de l’article 21 de la LCCJTI occasionneraient des difficultés pratiques importantes et non justifiées. elles semblent difficilement applicables à l’égard des documents évolutifs. de son absence d’intégrité. est-il vraiment important de maintenir l’intégrité de ce type de document ? Il est de la nature d’un document évolutif de se modifier d’une manière récurrente.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.G.G.O.Q. R.).Q.M.A.M. 5. 12. 9.A. R. • + • Non utilisation des documents évolutifs à des fins officielles (Art.G.G. • = • Reconnaissance de la précarité du document. • Modification ≠ Mise à jour (au sens de l’art.G. 82 .).M.).A.O. mars 2005 Document évolutif numérique • Aucune mesure concrète quand à son intégrité comme pour la minute (Art. R.Q.O.G.

soit directement. s’il le désire. la technologie permettant l’accessibilité et l’intelligibilité est en possession des deux parties et. à moins que cela ne soit expressément prévu par la loi ou par une convention »133 (le souligné est de nous). par exemple. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.. Il faut alors se référer à la LCCJTI qui stipule d’abord que « Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible. 23 1er al.07. un texte de plusieurs milliers de pages emmagasiné sous forme numérique est facilement reproductible sous la même forme mais risque d’occasionner des coûts importants s’il est transféré sur un support analogique (papier). Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Le Code de déontologie des arpenteurs-géomètres ne contient aucune mention quant au support sur lequel doit s’effectuer la consultation d’un document. La LCCJTI prévoit aussi que « nul ne peut exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document. 60. soit en faisant appel aux technologies de l'information »131. Le choix du support est donc vraiment effectif lorsque d’une part. 29 3e al. demander à ce qu’une copie des différents documents qui composent son dossier lui soit remise. 131 . ni l’arpenteur-géomètre (l’émetteur) et ni le client (le récepteur) ne peuvent imposer un support particulier à l’autre à moins de clauses spécifiques à cet effet expressément incluses au sein d’une convention les unissant. 134 Art.. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Dans cet esprit. Le client d’un arpenteur-géomètre peut.. Il est impossible pour un arpenteur-géomètre de remettre. notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert »132.5. LA CONSULTATION DE DOCUMENTS 4. si le document convoité par le client est accessible sur plusieurs supports. Ainsi. Ensuite. il serait donc possible pour le client d’obtenir une copie des fichiers numériques comportant soit des textes. Accès aux versions numériques des documents Question : Est-ce que le droit d’accès du client à un document emporte avec lui les versions numériques ? Le droit de consultation et d’accès du client aux documents contenus dans son dossier est conféré par la loi130. Code des professions et Art. 3. Art. 132 Art. la LCCJTI stipule que « tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible. Par exemple. Toutefois. 29 1er al. d’autre part. 23 3e al.3. sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses. soit en faisant appel aux technologies de l'information » et que « le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document. le choix du support lui appartient134..1.Gestion et diffusion des documents numériques 83 4. Le choix du support revient donc à la personne qui en fait la demande à moins que le support demandé présente des difficultés pratiques sérieuses. Code déontologie des arpenteurs-géomètres. la transmission du document sur un support particulier n’occasionne pas de coûts excessifs. des dessins et même les coordonnées 130 Art. un document conservé sur un support technologique qui serait totalement inaccessible et inintelligible. soit directement. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.3. 133 Art.02.

mars 2005 84 géographiques reliées à son dossier.03. l’arpenteur-géomètre serait justifié de se faire rembourser les coûts relatifs à la reproduction ou au transfert lorsque la situation le justifie. 3. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres. • Obligation d’informer préalablement le client sur les coûts approximatifs. . s’il est disponible.07. Accès aux version numériques • Obligation de remettre le document sur le support demandé. • Obligation de respecter une convention. • Possibilité de récupérer les coûts raisonnables reliés à la transmission. à condition d’informer préalablement son client à cet effet135. Si les coûts reliés au transfert de l’information sur le support convoité par le client sont importants. 135 Art. le cas échéant.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

.4. L. : Microstation). en pratique. • Être proactif. 29. LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS 4. L’arpenteur-géomètre pourrait aussi transférer en même temps qu’un fichier. 1985. ch.1. • Possibilité de transférer en même temps la version du logiciel. Outil permettant l’accessibilité et l’intelligibilité Question : Si je confectionne un plan topographique à l’aide d’une version récente d’un logiciel (Ex.4. Accessibilité et intelligibilité • Impossibilité d’obliger l’architecte. Divergence entre des documents devant contenir la même information Question : 136 137 S’il y a une divergence entre l’information de documents qui sont sur des supports différents ou faisant appel à des technologies différentes et qui sont censés porter la même information. c’est-à-dire que ce transfert doit être autorisé par la loi ce qui. s’entendre avant.4. à moins que cela soit expressément prévu par la loi ou par une convention136. L’identification de la version du logiciel à utiliser dans le cadre du mandat devrait donc idéalement faire l’objet d’une convention ou d’une entente au préalable afin d’éviter qu’une des parties soit dans l’obligation d’engager des frais importants pour l’acquisition d’une version récente d’un logiciel. Ce transfert doit alors se faire dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur137. les outils ou les logiciels permettant de le rendre accessible et intelligible. C-42. lequel des documents prévaut ? Art. • Doit se faire dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur. 4.Gestion et diffusion des documents numériques 85 4. puis-je obliger l’architecte à se procurer la version la plus récente ? Même si la LCCJTI établit le principe de la liberté du choix du support. que la lecture du fichier n’est pas permise par les versions antérieures et qu’une copie du fichier doit être envoyée à un architecte détenant une version antérieure du logiciel.2. se présentera rarement. nul ne peut contraindre ou obliger une personne à se procurer une support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.R.

: témoignage). En effet. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. 4. Par exemple. Il n’existe donc pas de préférence ou de préséance accordée à un type de support plutôt qu’à un autre. • Possibilité de renverser par une preuve contraire (Ex. la préséance de cette version pourrait être abandonnée au profit d’une version sur support numérique suite. L’arpenteur-géomètre devra rester vigilant à l’égard des correspondances dont il existe plusieurs versions et s’assurer de ne conserver ou de bien identifier la version finale qui a pu être acheminée à des tiers. l’arpenteur-géomètre devra prendre soin d’acheminer la version qui présente les meilleures garanties au plan de l’intégrité et être en mesure de le démontrer au besoin. mars 2005 86 La LCCJTI a prévu cette situation et stipule qu’à moins de preuve contraire. 11. Toutefois. par exemple. au témoignage de l’auteur de la dite lettre à cet effet. même si le système de gestion des documents d’une entreprise et les mesures de sécurité effectives laissent croire que la version sur support papier d’une lettre présente les meilleures garanties d’intégrité. De telles divergences risquent d’apparaître à plusieurs reprises. l’imprime et procède à des ajouts par la suite sur la version papier sans pour autant opérer les mêmes ajouts sur la version numérique. Un risque similaire existe à l’égard des correspondances associées à un dossier. Dans l’éventualité d’une demande du syndic à l’effet d’obtenir une copie complète du dossier139. Divergence entre deux documents • Aucune présomption à l’égard d’un support ou d’un autre. • Conseil : grande vigilance. Art. il n’est pas rare qu’un arpenteur-géomètre confectionne un plan de calculs. Code de déontologie des arpenteurs-géomètres.02. .03. • Présomption simple à l’égard du document qui présente les meilleures garanties d’intégrité. cette présomption accordée au document dont il est possible de vérifier l’intégrité est simple et peut être renversée par une preuve contraire. 138 139 Art. le document qui prévaut est celui dont il est possible de vérifier que l’information n’a pas été altérée et qu’elle a été maintenue dans son intégralité138.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

etc.).5. 5. R. 8. Certains d’entre eux doivent être obligatoirement confectionnés en vertu de la loi. Règlement sur la norme de pratique relative au piquetage et à l’implantation. 142 Art.A. • Exemple de documents non obligatoires : – Extraits ou copies des recherches. – Correspondances.C. Art. 7 2e al. la consignation des observations effectuées lors de la préparation d’un certificat de localisation141 ou les références à la réglementation municipale consultée142.N. 141 Art. LA CONSERVATION ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 4. d’accessibilité.L. R. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation. Toutefois.5.P. Loi sur les arpenteurs-géomètres. L. par contre. Conservation d’un document autre qu’une minute Question : Pour tous les documents n’étant pas énumérés au sein de l’article 34 de la Loi sur les arpenteurs-géomètres. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation. ses minutes pouvant être considérées comme étant des documents institutionnels. 8.L.N. – Références à la réglementation municipale consultée (Art..G.Gestion et diffusion des documents numériques 87 4. Comme l’arpenteur-géomètre n’est pas tenu d’apposer sa signature sur ce type de document. les correspondances écrites. . – Consignation des observations (Art. comme par exemple.1.). est-il possible pour un arpenteurgéomètre de conserver ces documents exclusivement sous forme numérique ? Il a été démontré précédemment l’impossibilité pour l’arpenteur-géomètre de conserver l’original de ses minutes sur support numérique. les extraits ou copies de plans de cadastre consultés. D’autres documents. 55. 5 et 12..R. le dossier d’un client contient aussi des documents dits de travail. les extraits ou copies des recherches effectuées au Bureau de la publicité des droits. il doit alors se conformer aux dispositions de la LCCJTI et aux principes 140 Art. 7 2e al. de fiabilité et d’intégrité. telles que les notes d’opération140. – Extraits ou copies des plans de cadastre. c’est-à-dire qu’elles doivent présentées des qualités d’authenticité. etc. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.R.). peuvent apparaître au dossier sans que leur création soit prévue dans la loi mais dont l’existence contribue à rendre un service adéquat au client.C. Conservation d’un document (autre qu’une minute) • Exemple de documents obligatoires : – Notes des opérations (Art 5.P. Art.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005

88

d’équivalence fonctionnelle et de neutralité technologique. Donc, en principe, rien
n’empêche un arpenteur-géomètre de conserver l’original de ces documents sur un
support technologique. La valeur juridique des documents ne serait ni augmentée ni
diminuée143. Toutefois, certaines conditions doivent être respectées. Premièrement, il est
nécessaire de maintenir et de garantir l’intégrité du document en prenant des mesures de
sécurité adéquates. Deuxièmement, le support choisi doit procurer la stabilité et la
pérennité voulue au document144, ce qui signifie pour l’arpenteur-géomètre, une durée
illimitée145 lorsque le document fait partie du greffe. Troisièmement, si le document
résulte d’un transfert et que l’on désire détruire le document source, le transfert doit
« être documenté de sorte qu'il puisse être démontré, au besoin, que le document
résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son
intégrité est assurée »146, la documentation relative au transfert doit comporter un certain
nombre de métadonnées telles que le format d’origine du document, le procédé de
transfert utilisé et les garanties qu’il est censé offrir. La documentation doit être
conservée durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert, ce qui signifie
encore pour l’arpenteur-géomètre, une durée illimitée.
Finalement, les outils
technologiques ou le matériel qui permettent de rendre le document accessible et
intelligible doivent être disponibles pendant toute la période où le document doit être
conservé147, soit encore pour une durée illimitée.

Conservation d’un document
(autre qu’une minute)
• Application de la LCCJTI (Art. 5 et 9, LCCJTI).
• Maintenir l’intégrité des documents
(Art. 6 2e al., LCCJTI).
• Assurer la stabilité et la pérennité du document
(Art. 6, LCCJTI).
• Si substitution, il faut documenté
(Art. 17, LCCJTI).
• Assurer la disponibilité du matériel
(Art. 19, LCCJTI).
• Pour une durée illimitée
(Art. 18, R.G.M.O.A.G.Q.).

Les conditions relatives au transfert apparaissent lourdes et contraignantes voire même
risquées. Pour se conformer à la loi, l’arpenteur-géomètre devra veiller à maintenir ou à
se procurer toutes les versions de logiciels permettant l’accessibilité et l’intelligibilité de
tous ses documents, et cela, sans limite de temps. Il n’est pas rare de voir certains outils
technologiques ou logiciels être retirés définitivement du marché. L’arpenteur-géomètre
risque alors de se voir priver d’un support parfois indispensable pour assurer le
143

Art. 5, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
Art. 6, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
145
Art. 18, Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.
146
Art. 17, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
147
Art. 19, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
144

Gestion et diffusion des documents numériques

89

fonctionnement adéquat des outils ou des logiciels qu’il utilise et rien ne garantit que des
tiers prendront à leur charge d’en assurer une compatibilité avec d’autres produits. La
décision de transférer plusieurs documents sur support technologique doit être vue
comme une décision lourde de conséquences et comportant un niveau de risque non
négligeable.
4.5.2. Conservation du répertoire et de l’index cadastral
Question :

Est-ce que le répertoire au sens de l’article 12 du Règlement sur le greffe
des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec est un
document au sens de la LCCJTI et est-il possible de le conserver
uniquement sous la forme d’un document technologique ?

Au sens commun, un registre est un « cahier sur lequel on note des faits, des noms,
des chiffres dont on veut garder le souvenir » [Robert, 2000]. Au sens de la Loi sur les
arpenteurs-géomètres, le répertoire est le « registre sur lequel l’arpenteur-géomètre
inscrit jour par jour, les minutes qu’il signe et les opérations qu’il effectue »148. Quant à
l’index, il est défini au sens commun comme étant une « table alphabétique (de sujets
traités, de noms cités dans un livre, par mots-clés, par rubriques) accompagnées de
références » ou encore, avec une connotation encore plus analogique, comme un « petit
objet mobile servant à distinguer un document dans un ensemble » [Robert, 2000]. Le
terme index cadastral n’est pas défini ni dans la Loi sur les arpenteurs-géomètres ni au
sein du Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du
Québec. Sur support analogique, l’index cadastral est normalement constitué d’une série
de petites fiches classées en ordre alphabétique de noms de cadastre, du noms ou de
numéros de Rangs et de numéros de lots, série entrecoupée de petits onglets permettant
de repérer rapidement la fiche désirée, chacune des fiches faisant référence aux dossiers
ou aux minutes de l’arpenteur-géomètre.

Conservation du répertoire et de l’index
• Les mots registres et index ne sont pas
inclus à l’art. 71 de la LCCJTI.
• Information délimitée et structurée.
• Interprétation large : notion de document.
• Aucun motif de les exclure (LCCJTI).
• Incertitudes :
– Apposer sa signature : 1ère minute.
– Apposer ses initiales en marge si erreur.

148

Art. 56. 4., Loi sur les arpenteurs-géomètres.

Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, mars 2005

90

Le répertoire et l’index cadastral (ou un index) ne sont pas inclus au sein de la liste
non limitative des types de document apparaissant à l’article 71 de la LCCJTI. Ces deux
types de document contenant de l’information délimitée et structurée, rien ne motive leur
exclusion des documents soumis à la LCCJTI, et par conséquent, rien ne semble
empêcher l’arpenteur-géomètre de conserver son registre ou son index cadastral
exclusivement sur support technologique. Toutefois, les mêmes prérogatives soulevées
précédemment s’appliquent, additionnées cette fois des éventuelles complications pour
satisfaire certaines exigences de la loi telles qu’apposer sa signature sous l’indication de
son premier numéro de minute dans son répertoire149 ou apposer ses initiales en marge du
répertoire s’il commet une erreur dans la numérotation150. Parmi les mesures de sécurité
potentielles pour éviter la perte totale du répertoire, il est recommandé d’en faire des
copies de sûreté sur support technologique mais aussi d’en produire une copie sur support
papier de manière régulière, comme à tous les mois, par exemple.
4.5.3. Numérisation des documents déposés au greffe
Question :

Est-il possible pour un arpenteur-géomètre de procéder à la numérisation
complète de son greffe et de procéder à un transfert à chaque fois qu’une
copie certifiée conforme est exigée ?

Le greffe de l’arpenteur-géomètre est constitué des minutes, des notes
d’opérations d’arpentage et des pièces qui s’y rattachent et qui sont nécessaires à la
reconstitution de cette opération, du répertoire et de l’index qui s’y rapporte151. Le greffe
ne constitue pas un document au sens de la LCCJTI mais représente plutôt l’ensemble des
documents associés aux opérations d’arpentage effectuées par un arpenteur-géomètre.
D’ailleurs, dans son sens commun, un greffe est un « bureau où l’on garde les minutes
des actes de procédure » [Robert, 2000]. Outre la numérisation du répertoire et de
l’index cadastral dont il a été fait mention précédemment, un arpenteur-géomètre pourrait
être tenté de procéder à la numérisation complète de son greffe, ce qui exige
habituellement un premier transfert de l’information à partir d’un support analogique
(papier) vers un support technologique.
Subséquemment, lorsque qu’un client
présenterait une demande pour obtenir une copie conforme, deux situations peuvent se
présenter. Si le processus de signature numérique n’est pas accessible, cette copie devra
inévitablement être remise sur format analogique (papier). La demande impliquerait
alors un deuxième transfert de l’information, cette fois d’un support technologique vers
un support analogique.
Si le processus de signature numérique est accessible,
l’arpenteur-géomètre pourrait alors remettre une copie conforme du document sur support
technologique. Toutefois, dans l’état actuel des choses, il y a fort à parier que la majorité
des clients exigeront des copies conformes sur support analogique pour plusieurs années
encore. Donc, l’arpenteur-géomètre risque de devoir procéder de manière régulière à ce
deuxième transfert du document, soit du support technologique vers un support
analogique.

149

Art. 14, Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.
Art. 15, Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.
151
Art. 56. 5., Loi sur les arpenteurs-géomètres.
150

56. Il faut s’interroger. le règlement 152 Art. LCCJTI). Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. • Obligations supplémentaires s’il y a substitution. en l’occurrence le greffe en entier154 dont le contenu est fixé par la loi155. rien ne semble empêcher pareille possibilité mais les différents transferts devront être exécutés conformément aux dispositions de la loi. soit une durée illimité156. Art. Il a aussi déterminé la durée de la conservation.. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Numérisation complète du greffe • Rien ne semble empêcher la numérisation complète du greffe. 20. 156 Art. L’arpenteur-géomètre devrait aussi porter attention à la possible valeur archivistique. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 56. Par l’entremise du Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 154 Art. 20. les documents qui doivent être conservés. 2. dans le contexte actuel. de même que la manière et la durée de leur conservation153. 5. sont particulièrement contraignantes notamment lorsque le document original est détruit. lesquelles. la LCCJTI oblige alors le détenteur de tels documents à les conserver sur leur support d’origine.4. Loi sur les arpenteurs-géomètres. par règlement. si des opérations massives de numérisation représentent vraiment des économies de coûts suffisantes pour pallier aux risques qu’elles comportent. l’eau et le vol ? La Loi sur les arpenteurs-géomètres donne au Bureau de l’Ordre le pouvoir de déterminer. Si tel est le cas. 153 .. 4. le Bureau a effectivement déterminé les documents qui doivent être conservés. Loi sur les arpenteurs-géomètres. • Attention à la possible valeur archivistique. 18. Protection satisfaisante contre le feu. particulièrement au sein des greffes d’arpenteursgéomètres ayant pratiqué il y a plusieurs dizaines d’années. Quant à la manière de conserver les documents. l’eau et le vol Question : Qu’est-ce qui constitue une protection satisfaisante du greffe contre le feu.5. comme il a été démontré. historique ou patrimoniale de certains documents qu’il détient.Gestion et diffusion des documents numériques 91 Encore une fois. • Obligation de documenter chacun des transferts. historique ou patrimoniale (Art. empêchant ainsi un transfert de l’information sur un support différent152. voire plusieurs centaines d’années. 155 Art. 17.

l’article semble laisser en blanc la pertinence d’assurer une préservation pure et simple des documents contre l’évolution du temps. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. une protection satisfaisante contre le feu. 2004]. De telles dispositions existent à l’égard des notaires à qui on exige l’utilisation. – Vol. Infestation par les insectes. Température inadéquate. une température et un degré d’humidité relative inadéquat par rapport à la nature des documents. l’arpenteur-géomètre ne serait donc pas tenu de prendre des mesures nécessaires pour empêcher une détérioration prématurée des documents due à des variations de température ou d’humidité relative trop élevées. Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. une mauvaise manipulation des documents provoquant une détérioration prématurée ou la prolifération d’insectes nuisibles. Protection contre le feu.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Humidité relative inadéquate. un système efficace de préservation des documents sera de nature à offrir une protection satisfaisante du greffe contre le feu. l’eau et le vol157. D’entrée de jeu. en réduisant de moitié le taux d’humidité relative. 18. Par exemple. mars 2005 92 stipule que l’arpenteur-géomètre est tenu d’assurer à son greffe et à tout greffe dont il est dépositaire. l’eau et le vol. À l’inverse. on double la durée de vie des documents. des documents entreposés à 20 oC plutôt qu’à 15 oC peuvent voir leur durée de vie diminuer de moitié. 19. Manipulation excessive. cessionnaire ou gardien. Dans l’état actuel des choses. l’eau et le vol Deux axes de protection • Contre l’évolution du temps : – – – – – Mauvaise manipulation. tel que formulé. ainsi qu’à tout greffe commun dont il est gardien. Au même titre que l’efficacité du système de gestion documentaire servira d’assise au maintien de l’intégrité des documents. ce qui aurait été cohérent avec une obligation de conservation d’une durée illimitée. La loi ne décrivant pas ce que constitue cette protection satisfaisante. – Eau. . 157 158 Art. Art. Un taux d’humidité relative trop bas contribue au dessèchement des documents qui deviennent plus fragiles et risquent de se déchirer lorsqu’on les manipule [Conseil canadien des archives. l’incertitude persiste quant aux stratégies de conservation à mettre en œuvre de manière à ce que l’arpenteur-géomètre puisse remplir adéquatement ses obligations. « du papier chiffon mesurant 216 millimètres sur 356 millimètres et dont le grammage ou la masse doit être au moins de 75 grammes par mètre carré »158. • Contre les sinistres : – Feu. Un taux d’humidité relative élevé favorise l’infestation par les insectes. pour ses originaux.

20. Loi sur les arpenteurs-géomètres. r. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. comme le fait. la Chambre des notaires qui exige que les documents soit conservés « dans une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d'une résistance au feu de 927ºC pour une période d'au moins une heure »159 et de fournir sur demande « un certificat d'un expert attestant que sa chambre-forte ou son coffre-fort est conforme aux exigences »160. 21. 161 Art. 1. N-2. Système de gestion documentaire Question : Suis-je tenu de me doter d’un système de gestion documentaire afin de satisfaire les exigences de la Loi sur les arpenteurs-géomètres ? En regard du greffe de l’arpenteur-géomètre. De plus. 159 Art. Loi sur les arpenteurs-géomètres. voire de fixer certaines normes minimales en matière de protection des documents. la loi stipule que « L'arpenteur-géomètre doit aussi entrer en bon ordre dans un répertoire et un index les minutes qu'il signe et les opérations qu'il effectue »162 (Le souligné est de nous). les arpenteurs-géomètres désirant procéder à l’élaboration d’un plan d’urgence peuvent consulter notamment le Manuel de conservation des documents d’archives diffusé en 2004 par le Conseil canadien des archives. mais il apparaît souhaitable que l’Ordre investisse des efforts dans la préparation d’un guide de développement d’un tel plan d’urgence.6. Le développement d’un tel plan d’urgence dépasse la portée de la présente formation.. gardien ou gardien provisoire d'un greffe est aussi tenu de garder en bon ordre et de protéger contre toute altération ou modification les documents contenus dans tout greffe dont il est cessionnaire. 3. la Loi sur les arpenteurs-géomètres stipule que « L'arpenteur-géomètre est tenu de signer et conserver en minutes. les procèsverbaux de bornage et les autres documents d'arpentage qu'il prépare et de les protéger contre toute altération ou modification. 162 Art. 56. lesquels peuvent détruire entièrement une collection de documents. Le feu et l’eau constituent les deux principaux ennemis des documents d’archives. Le cessionnaire. Dans l’intervalle. 160 .3).15. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (c. gardien ou gardien provisoire »161 (Le souligné est de nous).Gestion et diffusion des documents numériques 93 Le libellé de l’article laisse croire que l’on demande principalement à l’arpenteurgéomètre de se doter d’un plan d’urgence en cas de sinistres. 4.. par exemple. 56. Art. à l’égard du répertoire.

les classer ou les disposer de manière ordonnée ou méthodique de manière à pouvoir les retrouver.D. La majorité des arpenteurs-géomètres disposent déjà d’un système de gestion documentaire efficace pour gérer les documents reposant sur support analogique. À notre avis. mars 2005 94 Système de gestion documentaire • Ordre : « qualité d’une personne qui range les objets à leur place et sait les retrouver » [Robert. Il apparaît tout à fait justifié d’obliger l’arpenteur-géomètre à repérer efficacement les documents faisant partie de son greffe. organisé » ou la « qualité d’une personne qui range les objets à leur place et sait les retrouver » [Robert. 2000]. et notamment le caractère d’authenticité de certains actes qui s’y retrouvent. La notion de repérage apparaît essentielle même si elle n’est pas explicitement mentionnée dans la loi. Art. 6.). Ranger les choses en bon ordre signifie les agencer. exigent que l’accès au greffe fasse l’objet d’un contrôle par l’arpenteur-géomètre. La deuxième fonction soulevée par les dispositions de la loi concerne le contrôle de l’accès aux documents et de leur confidentialité. D’abord. Ce contrôle est rendu nécessaire non seulement pour protéger les éventuels renseignements personnels apparaissant dans certains dossiers mais aussi pour protéger l’intégrité des documents telle que le stipule la LCCJTI.N. La valeur des documents reposant dans le greffe. Tenir le greffe en ordre signifie pouvoir repérer rapidement les documents qui en font partie. D’ailleurs.E. Ces deux fonctions doivent être assurées aussi dans l’univers numérique. Le terme ordre. – Notion de repérage. le texte de loi soulève deux fonctions inhérentes à un système de gestion documentaire. il s’agit d’évaluer la portée des termes en bon ordre. – Protéger intégrité et confidentialité. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. • Contrôle de l’accès : « protéger contre toute altération ou modification ». la méthode utilisée 163 164 Art. 6 et 19. est définit comme étant une « disposition qui satisfait l’esprit. cette obligation d’assurer le repérage des documents existe à l’égard des notaires à qui on oblige que le « système de classement permette le repérage par le nom de chacune des parties intéressées »163 (Le souligné est de nous) et que l’index contenant le noms des parties soit doter « d'un indice permettant un repérage rapide des actes inscrits au répertoire »164 (Le souligné est de nous). Toutefois. R. selon une vison documentaire. aspect régulier. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.T.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. 2000]. – Existe à l’égard des notaires (Art. semble la meilleure possible . . 19.

Art. Système de gestion documentaire • Même rigueur analogique vs numérique. – Protéger les données par l’utilisation de mots de passe (Art. 4.N. 1o. (R. 4. Certaines procédures semblables ont d’ailleurs été formellement imposées au notaire comme. 3o). par exemple. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.E. de leur accès et de leur conservation ainsi qu’un ensemble de métadonnées descriptives. 1o). 165 Art. 166 . 2o. 3o. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. • Ex. un ensemble de procédures en regard de l’enregistrement officiel des documents. l’obligation d’utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers166 et l’obligation de protéger les données par l’utilisation de mots de passe167. : Obligation des notaires de : – Sauvegarder les données recueillies et de les conserver (Art. 4. Compte tenu des caractéristiques propres à l’information numérique (sa forte volatilité et malléabilité).D.). 4.T. les arpenteurs-géomètres ont tout intérêt à se doter d’un système de gestion documentaire formel comprenant notamment un plan de classification. 4. 2o).Gestion et diffusion des documents numériques 95 au sein de l’univers numérique doit être aussi efficace et rigoureuse que celle adoptée au sein de l’univers analogique. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. 167 Art. – Utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers (Art. l’obligation de sauvegarder les données recueillies et de les conserver165. 4.

pour fins de discussions. identifié le contenu type d’un document. etc. si oui. de ses principales fonctions. comment réduire les risques de poursuite en responsabilité civile ? • Est-il souhaitable que les coordonnées géographiques soient utilisées par des tiers (architectes. L’avènement du numérique soulève d’épineuses questions notamment quant au droit d’auteur et à la responsabilité civile. municipalités. de la notion d’enregistrement. L’objectif de la présente formation consistait à présenter une introduction générale à la gestion documentaire. Ensuite.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Il est surprenant de constater que cet aspect de la pratique ait soulevé si peu d’intérêt par le passé. il y a lieu d’explorer plus en profondeur les enjeux reliés à la diffusion des documents produits par l’arpenteur-géomètre. si non. ingénieurs. quelques questions d’ordre pratique afin d’éclairer davantage les arpenteurs-géomètres dans leur quotidien (Partie 4). Finalement. de métadonnées et des différentes technologies disponibles et efficaces pour assurer une gestion adéquate des documents (Partie 3). On a donc opéré une distinction entre différents types ou catégories de document. La mise en vigueur de la LCCJTI (et les bouleversements qui l’accompagnent) aura peut-être constitué le chaînon manquant. Les actions les plus pressantes consisteraient notamment à offrir un guide de gestion documentaire adapté au contexte particulier de l’arpenteur-géomètre de manière à favoriser le maintien de l’intégrité des documents dont il a la garde. mars 2005 96 5. Plusieurs questions demeurent en suspens ou mériteraient une recherche plus approfondie telles que : • Est-ce que les fichiers de dessins et les coordonnées géographiques confectionnés par les arpenteurs-géomètres sont protégés par le droit d’auteur ? • Comment l’arpenteur-géomètre peut-il se prémunir contre des copies illégales ou abusives de ses documents ? • Est-ce que l’arpenteur-géomètre engage sa responsabilité lorsqu’il diffuse des copies numériques de ses fichiers et. CONCLUSION La gestion documentaire est un sujet vaste et complexe dont on ne peut contester l’importance au sein de la pratique quotidienne de l’arpenteur-géomètre. il a été présenté. Il s’en est suivi ensuite une présentation des éléments composant un système de gestion documentaire. comment éviter que cela se produise ? . Les concepts ou les principes avancés ne peuvent qu’être incomplets et mériteraient certes de maints approfondissements dans le futur.) et. présenté le cadre légal et réglementaire général touchant la gestion documentaire (Partie 1) pour ensuite explorer dans le détail les devoirs et obligations qui incombent aux arpenteurs-géomètres tout au long du cycle de vie des documents qu’ils créent ou qu’ils collectent (Partie 2).

.Gestion et diffusion des documents numériques 97 • Est-ce qu’une municipalité peut capter l’ensemble ou un portion des informations apparaissant sur un document préparé par un arpenteur-géomètre pour en fabriquer un autre ? • Est-ce que l’arpenteur-géomètre est obligé de transmettre une copie d’un certificat de localisation à une municipalité ? Dans l’affirmative. sur quel support doit être acheminée cette copie ? Nous osons espérer que l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec continuera d’exercer son leadership en regard de la gestion documentaire et mettra en place d’autres formations continues portant sur le même sujet.

Code de déontologie des arpenteurs-géomètres (c.A-21. A-23. le dépôt et l'élimination des archives publiques.Q. P39.Q.R. LOIS ET RÈGLEMENTS CONSULTÉS Code civil du Québec. A-23.Q.15). Loi sur la protection du consommateur (L.Q..). c. Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (c. Règlement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation (c. Règlement sur la pratique relative au piquetage et à l’implantation (c.1).R. RÉFÉRENCES 6. le versement.15.Q.1) Règlement sur le greffe des membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (c..8.Q. A-2.1.R. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L. 4).1. Code des professions (L. A-23. (L. A-23.R. .1).1.1).1). N-2. c.1.R.Q.1. r. P-40.5.). chapitre C1. r. Règlement sur le sceau des arpenteurs-géomètres (c.1). r.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. mars 2005 98 6. chapitre C-26) Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.Q.. A-23. r. Règlement sur le calendrier de conservation.1). chapitre A-21.R. A-23). Loi sur les arpenteurs-géomètres (L. r.1.R. Loi sur les archives (L. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.. r..7. r.3).R.

« Espionnage économique et droit : l'inutile création d'un bien informationnel ». . M. p. 2001. n° 2. 21 à 27.. DAVIES. Québec. 260 p. « A Review of Digital Geographic Information Standards for the State/Local User ». 2000. 25 p. et collab. Orono.. DUPRÉ. 1993. vol. ANDERSON. John Wiley & Sons inc.lex-electronica. BARREAU DU QUÉBEC.2. GAGNON-ARGUIN L. vol. 1999... LEBEL et B. 1993. University of Maine. n° 1.. A Study of the Nature of Data Using a Communication-Based Conceptual Framework of Land Information Systems. 99 DOCTRINE CONSULTÉE ALDRICH. Secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Québec. Les SIG et le droit. Paris. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L. 1998. Éditions Hermès. 5. 1986. Lex Electronica. England . A. 252 p. R. F. 2001. Office de la langue française. Publications du Québec. Thèse de doctorat. http://www. 32) – Texte annoté. FERNANDEZ-FALCON. mapping the legal frontiers. Mémoire sur la Loi sur la normalisation juridique des nouvelles technologies de l’information (Avant-projet de loi). Québec. BENSOUSSAN..Q.. Collection en ingénierie documentaire : 9. G. URISA Journal. La classification des documents institutionnels dans les ministères du gouvernement du Québec et le défi informatique. BEAULIEU. Payment for Goods and Services on the Information Superhighway. JOLIVET. A. G. Août 1998. BÉDARD. 93 p.. 1995. La Géomatique.. ses enjeux juridiques. BERGERON. La politique de concurrence et les droits de propriété intellectuelle dans l'économie du savoir. John Wiley & Sons. BANNOURI. J. Reproduction Rights and Remuneration in the Electronic Marketplace. CENTRE DE RECHERCHE EN DROIT PUBLIC (CRDP). Paris. Geographic information systems and the law. Vocabulaire de la Géomatique. Calgary. 321 p. 572 p. A.. et collab. c.. 41 p. et collab. University of Calgary Press. C. Publications du Québec. P. Montréal. OECD Working Papers. Mastering the Digital Marketplace. 1998. Y.org. 2001. D. E. Surveying Engineering. CHO. ET R. R. Université de Montréal. 337 p. CÔTÉ. 1996. 1993. 7.Gestion et diffusion des documents numériques 6. 1998. 36 p. 249 p.

« Informatique et droit des biens ». New York. Québec. A. p. 784 p. Aix-en-Provence. La responsabilité civile du fait des bases de données. INTERNATIONAL STANDARD ORGANISATION. 127 p.. J. Ottawa. 31. ONSRUD.. dans Droit de l'informatique et de l'Internet. 6 à 10. 1997. GOUVERNEMENT DU QUÉBEC. Manuel de conservation des documents d’archives. Les systèmes d’information de gestion. Responsabilité civile. 38 à 43. 32. 90 p. L'autoroute de l'information. 265 à 440. Activité d'information et Médias. vers le village global. H. Norme ISO 15489-2001 Information and documentation – Records Management. LARAMÉE. mandat spécifique octroyé à un comité par la résolution B-00-7632 du Bureau dont les résultats ont été transmis par l’entremise d’un rapport remis le 23 mai 2001.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec. Le plan de classification et les documents électroniques. 564 p. Ottawa. 266 p. 2004. une introduction théorique et pragmatique. Sciences Humaines. Sainte-Foy. 2001. A. mars 2005 100 GENEST ET LASNIER. CONSEIL CANADIEN DES ARCHIVES. 141 à 158. 1997. MARINO. 2001. Paris. Elsevier Science. M. GRGD. É. mars 2001. L. Revue Géomatique. . Presses Universitaires de France. Rapport du Groupe de travail sur la classification des documents électroniques. 2001.. 2004. Belgique.. ORDRE DES ARPENTEURS-GÉOMÈTRES DU QUÉBEC. 2001. vol. 1995. 2000. LAUDON ET LAUDON. RALLET. vol. no 2. Éditions Pierre Tisseyre. p. Étude sur la transmission des documents numériques et informatisés par les arpenteurs-géomètres du Québec.. Presses Universitaires d'Aix-Marseille et Économica. 380 p. Préparé par Lise Boutet. Sécurité des échanges électroniques du gouvernement: Recueil de terminologie.. MONTERO. Édition du Renouveau Pédagogique Inc. A. 1999. Les Presses universitaires de Namur. juillet. 2001. 2004. p.. La Communication dans les organisations. MASSON. Télé-Université. Thémis Droit privé. 1998. “Les obligations de l’arpenteur-géomètre face à la demande de transmission de fichiers numériques ». p. LUCAS.. 1998. « Comment fonctionne l'économie de l'information ». « Tragedy of the Information Commons » dans Policy Issues in Modern Cartography.

Dictionnaires Le Robert. et M. Cowansville. 266 p. 2003. 2841 p. Le Nouveau Petit Robert. Uncertainty in Geographical Information.. New York. Les Éditions Yvon Blais Inc. ZHANG. Dictionnaire alphabétique et analogique de la langue française. 3e édition. P. . 1633 p.-C. GOODCHILD. 2000. ROYER J.Gestion et diffusion des documents numériques 101 ROBERT.. 2002. Paris. Taylor & Francis. J.. La preuve civile.

1983.Q. 05) http://www.gouv. le versement.htm • Québec. La sécurité inforoutière.autoroute.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.ca/conseil/loisemiactifs.pdf .gouv.1.R. Gouvernement du. LOIS ET RÈGLEMENTS • Québec. 1999. Voir aussi la racine « Loi en ligne » de l’adresse proposée. (en anglais) (adresse du document français non fonctionnelle.gouv.anq. http://www.1 http://www.qc.1) Il s’agit de la loi qui impose aux organismes publics des obligations en matière de gestion documentaire. Présentation imagée des grands principes ayant présidés à la conception de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.ca/publica/pdf/secinfoenglish.1. (L. A-21.qc. • http://www.qc.ca/conseil/loiactifs. • Politique de gestion des documents actifs http://www.gouv.autoroute. le dépôt et l’élimination des archives publiques.anq. Gouvernement du.gouv.Q.anq.ca/conseil/loiarchives. (L. c.qc. r. Loi sur les archives. 2001. 2001.ca/loi_en_ligne/loi/texteloi.htm Cette loi est particulièrement importante relativement au règlement et aux politiques qui en découlent qui spécifient les obligations relatives à la confection d’un calendrier de conservation • Règlement sur le calendrier de conservation.htm • Politique de gestion des documents semi-actifs http://www.32) Cette loi pose les conditions de l’équivalence juridique d’un même document sur support papier et sur support technologique. Il s’agit d’un ensemble d’interprétations de plusieurs articles de la loi. Par la personne qui a rédigé la Loi.anq. septembre.htm • Politique de gestion des documents inactifs http://www.gouv.ca/conseil/reglementcalendrier. SOURCES DOCUMENTAIRES COMPLÉMENTAIRES 7. Gouvernement du. Intéressant pour chercher un thème particulier à l’intérieur de la loi quoique les interprétations sont encore très hypothétiques considérant la nouveauté de la loi et l’absence de jurisprudence.anq.qc.qc. janv. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.html Québec. A21.htm Et à la mise en place et au respect d’un système de gestion des documents actifs. semi-actifs et inactifs. Ministère de la justice.gouv.qc.ca/conseil/loiinactifs. mars 2005 102 7. C.

On peut commander à l’adresse suivante : http://www.ca/em-ce/guide_f. Il aurait besoin d’être rafraîchi mais il est surtout utile pour sa forme et sa valeur didactique. http://europa.Q.ca .R. Très complet tour d’horizon sur la problématique de gestion des courriels dans les organisations.gov. (L.2. Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes.publicationsduquebec. 2003. Ce guide est une bonne initiation aux différentes composantes dont devrait traiter un guide de gestion documentaire numérique. Il s’agit d’un guide nettement simplifié d’implantation de la gestion électronique des documents sur serveurs bureautiques.qc. 2004.publicationsduquebec. 1982.1) http://www2. • • Guide simple et complet quant aux différentes étapes d’élaboration d’un système de gestion documentaire d’entreprise. php?type=2&file=/A_2_1/A2_1. 1998.qc.int/ISPO/dlm/documents/gdlines-fr. Desktop Management : Guidelines for Managing Electronic Documents and Directories. http://www2.eu. Sydney.records. Ressources naturelles Canada. Gouvernement du. Lignes directrices sur la gestion des messages électroniques.nsw.htm • Canada. 2000. Essentiellement tourné vers le papier. http://www. February.au/publicsector/rk/rib/rib30desktop. A-2. P-39. Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Québec. Gouvernement du.1) Cette loi oblige les organismes publics à tenir à jour une liste de classement de leurs documents afin d’en permettre le repérage par les citoyens demandant l’accès à ceuxci.html • 7. (L.nrcan.gc. Plus un guide que des lignes directrices.Q. php?type=2&file=/P_39_1/P39_1. Réseau des archives du Québec. The Archives Authority of New South Wales. Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.Guide de gestion des archives d’entreprise.htm Communautés européennes.qc.html GUIDES DE GESTION DOCUMENTAIRE • Australian Government. 1993. Gouvernement du.R.ca/dynamicSearch/telecharge.ca/dynamicSearch/telecharge.pdf Gareau.raq.gouv. Certainement le plus simple et le plus clair sur le sujet. http://www. André et al. Montréal.gouv.Gestion et diffusion des documents numériques 103 • Québec. Guide de l'information numérique: Comment traiter les donnés lisibles par machine et les documents numériques.

pdf http://www. http://www.fr/upload/documents/guideV3. Guide pour la conservation des informations et des documents électroniques.3.5.adae. 1995. 172 p.qc. Comme son nom l’indique. Gouvernement du. disponible à http://www.fr/upload/documents/formats_supports.ca/publications/index. Comprend en annexe (seconde adresse) la spécification de différents formats électroniques de conservation des documents en fonction de types de documents variés.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.anq.htm CONSERVATION • ATICA. • • 7.rtf . DESCRIPTION Dublin Core Metadata Initiative. janvier. Guide d’utilisation du Dublin Core.gouv. Comité sur les métadonnées. Petit guide pratique qui identifie les grandes lignes d’un programme et d’un système de gestion de la conservation numérique à long terme.4. disponible aux Publications du Québec • Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales. édition révisée.qc.archivistes.html • Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux. Version 1.adae. Il s’agit de la référence fondamentale de la plupart de toutes les initiatives en matière de description de documents électroniques de toute nature. Il a. 2004.ca/DublinCore/usageguide-sectc-20000716fr. 7. entre autres. de transaction et les dossiers gouvernementaux. Archives nationales du Québec. il s’agit d’un guide d’utilisation des métadonnées de base (Core) proposées par le groupe de Dublin. Profils de métadonnées gouvernementaux. mars 2005 7. Diffusé par les Archives nationales du Québec sur disquette. http://www. Gratuit. 104 CLASSIFICATION ET CALENDRIERS DE CONSERVATION • Calendrier de conservation type et Guide de classification et de classement des documents. Archives nationales du Québec avec la collaboration de l'Association des greffiers des cours municipales du Québec. Secrétariat général du Gouvernement français. 2001.htm Québec. Version 3. inspiré les profils de métadonnées suggérés par les travaux du gouvernement du Québec.bibl. Ces profils sont en consultation pangouvernementale actuellement et deviendront éventuellement des pratiques recommandées en matière de description et d’enregistrement des documents gouvernementaux.gouv.ca/conseil/crggid/profil.1. Archives nationales du Québec. Très clair.ulaval. Association des archivistes du Québec. associations professionnelles et autres. Les profils de description des documents de référence.gouv. 2002. bien fait. Québec. http://www.

ca/Publications/GUIDEIMAG.gc. Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book). http://www.html • Québec.7. 90 p. Le pendant québécois du précédent. Ministre des Travaux publics et services gouvernementaux. 2000. très complet.qc. http://www.archivesdefrance. Les archives électroniques. Beaucoup de documentation disponible sur l’ingénierie documentaire et la sécurité de l’information. Le standard dans le domaine des organismes publics et para-publics au Québec. 1998. traite des conditions matérielles de conservation de différents types de documents. Gouvernement du. http://www. Direction des archives de France. à leur transfert et à leur gestion à long terme.culture.gouv.chin.gouv. http://www. Disponible gratuitement à l’adresse suivante.ca/f-public_free. des plans d’urgence et des interventions à effectuer après un sinistre. Gouvernement du.qc. Utile afin de brosser un tableau concret des différentes problématiques associées à la préparation des documents à conserver de façon permanente.fr/fr/archivistique/DAFmanuel %20version%207. Dhérent. On attend une refonte issue de l’arrivée de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Ce manuel. • GESTION DE L’INFORMATION GOUVERNEMENTAL EN MILIEU Autoroute de l’information du gouvernement du Québec Site de l’autoroute de l’information du Gouvernement du Québec.cdncouncilarchives.html NUMÉRISATION • Canada. Numérisez vos collections.ca/Francais/Contenu_Numerique/Numerisez_Collectio ns/Publication/numerisez.gouv. Canada Le guide officiel de numérisation produit par le gouvernement fédéral.pdf 7.Numérisation de l'information consignée sur des supports traditionnels.6.105 Gestion et diffusion des documents numériques • Conseil canadien des archives. 2002. Guide à l’intention des gestionnaires chargés de la planification et de la mise en œuvre de projets d’informatisation. 2003. Février. Le guide officiel de numérisation produit par les Archives nationales du Québec. Manuel pratique. Archives nationales du Québec.autoroute. Catherine. Le manuel des Archives du gouvernement français.html • 7. Guide d'imagerie numérique . http://www.ca .anq.

ca/conseil/crggid/crggid_accueil. Voir particulièrement la section Gestion de l’information et son Centre des ressources en gestion de l’information. On y retrouve plusieurs initiatives spécifiques et des liens à des sites nouvellement créés ou mis à jour dans l’optique d’une prestation électronique de services aux citoyens.asp POUR SE TENIR INFORMÉ EN GÉNÉRAL Bulletin du gouvernement en ligne Bulletin d’information mensuel sur les développements en matière de gouvernement en ligne du gouvernement du Québec.pdf • Québec. Un des nombreux chantiers découlant de l’inforoute gouvernementale. • Direction du dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada Le site offre beaucoup de documents relativement à tous les sujets associés à la gestion documentaire. 2001. La gestion des documents adaptée à l'inforoute gouvernementale.bulletin. Janvier. pp. vol.gouv.ca/ CEFRIO : Centre francophone d’informatisation des organisations .qc.qc. mars 2005 • 106 Chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec • Parent.gc.archivistes.Formation continue de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.autoroute. Gouvernement du. 3.htm • 7.9.qc. Rapport synthèse du chantier en ingénierie documentaire. 1999. no 3-4. http://www.gouv. les outils et les orientations de base de la gestion documentaire gouvernementale à l’ère électronique.gouvenligne.ca/cio-dpi/index_f.cio-dpi.tresor.8. Richard. • http://www.gouv. Court texte intéressant qui introduit bien à l’ensemble des travaux du chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec. On y retrouve les principaux éléments méthodologiques. Indispensable afin de comprendre les concepts de base permettant de réfléchir la problématique de la gestion électronique des documents telle qu’elle est abordée actuellement au Québec.ca/publica/doc_pub_ingenerie/ingenierie1. Plusieurs renvois aux documents du chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec. "Le chantier en Ingénierie documentaire du gouvernement du Québec".p df • Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) Initiative de gestion des documents intégrée au service du Gouvernement en ligne. 32. http://www. Archives. http://www. Secrétariat du Conseil du trésor. http://www. Un concentré des principaux résultats des rapports issus du chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec.qc.anq.ca/revuearchives/vol32_3et4/32-3&4-Parent.

Gestion et diffusion des documents numériques 107 Organisme voué à l’introduction des technologies de l’information dans les organisations. Il organise plusieurs colloques et conférences.ca . http://www. produit des rapports d’études et met sur pied des projets de recherche.cefrio. La section Publication comprend plusieurs bulletins d’information et nouvelles diverses dans le domaine des technologies au Québec.qc.

notion de document. historique. ☺  Êtes-vous satisfait de la façon dont les sujets ont été abordés ? 2. validité juridique d’un document. - Gestion et diffusion de documents numériques préparés par les arpenteurs-géomètres – qualification juridique du bien et du contrat de mise à disposition. rôle et fonctions du domaine documentaire.-g. (1) = Excellent ☺ (5) = Très peu Objectifs - Production et gestion de documents numériques . - Signature numérique .FORMATION CONTINUE Aspects techniques et juridiques découlant de la production et de la diffusion de documents numériques Formateurs Sylvain Sénécal. Ph. gestion documentaire.Obligations juridiques en matière de gestion documentaire. et Marc Gervais. application de la Loi sur le droit d’auteur.D. Encerclez le chiffre qui indique votre appréciation 1. fondements juridiques. Date : ________________ Êtes-vous : Arpenteur-géomètre ? Immatriculé ? Autre ? Cette évaluation a pour but de vous permettre d’indiquer votre degré d’appréciation de la session de formation dans son ensemble d’après l’échelle qui suit et d’ajouter tout commentaire qui pourrait permettre d’améliorer les sessions ultérieures. impacts sur la pratique de l’arpenteur-géomètre..D. obligations juridiques en matière de diffusion de documents numériques. entente OAGQ / Notarius. implantation du système. a.notion de signature et signature numérique. Ph.. 1 2 3 4 5 Contenu Le contenu était : ☺  pertinent par rapport aux objectifs de formation 1 2 3 4 5  pratique et utile 1 2 3 4 5 1 . validité juridique et contenu d’un contrat de mise à disposition.

Commentaires et améliorations suggérées concernant les objectifs et le contenu : 3. Animation Le formateur Sylvain Sénécal : ☺  était familier avec le contenu 1 2 3 4 5  a présenté le contenu d’une façon intéressante 1 2 3 4 5  a su adapter le contenu à vos besoins 1 2 3 4 5  a su créer et maintenir un climat dynamique et intéressant durant cette session 1 2 3 4 5 Commentaires et améliorations suggérées concernant l’animation : Le formateur Marc Gervais : ☺  était familier avec le contenu 1 2 3 4 5  a présenté le contenu d’une façon intéressante 1 2 3 4 5  a su adapter le contenu à vos besoins 1 2 3 4 5  a su créer et maintenir un climat dynamique et intéressant durant cette session 1 2 3 4 5 Commentaires et améliorations suggérées concernant l’animation : 2 .

4. Organisation matérielle La salle de cours était adéquate ☺  lieu physique 1 2 3 4 5  espace 1 2 3 4 5  mise en place de la salle 1 2 3 4 5  éclairage et ventilation 1 2 3 4 5  stationnement 1 2 3 4 5 Commentaires et améliorations suggérées concernant la salle de cours : 3 . d’après vous. Méthodes pédagogiques ☺  l’animation a favorisé l’apprentissage 1 2 3 4 5  les documents fournis ont été utiles 1 2 3 4 5  le matériel audio-visuel était adéquat 1 2 3 4 5 Commentaires et améliorations suggérées à propos de la méthode pédagogique : 5. les deux points forts et les deux points les plus importants à améliorer dans cette session de formation : Points forts Points à améliorer 6. Quels sont.

S.P. Recommanderiez-vous cette session à vos collègues ? Oui Non Merci de votre collaboration.V.7. remettre ce questionnaire aux formateurs ou retourner par télécopieur au (418) 656-6352 4 .