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Methodologie de projet

Enseignants : M. DELATOUR & M. BRUNEL

2011
Etude de la faisabilité de
l’organisation d’un concert à
Angers
Groupe 16 :
Chef de projet : Mathieu LEGER 3.116
Josselyn LE MOING 3.114
Alexandre PETIT 3.151
Peter CORDONNIER 3.050
Guillaume DIQUELOU 3.075
Maxime LABBE 3.105

Sommaire
Table des illustrations...................................................................................................3
Notre Groupe................................................................................................................4
I-

Présentation du Projet.................................................................................4
1) Le contexte.............................................................................................4
2) Les enjeux et les besoins.......................................................................5
3) Nos objectifs...........................................................................................5

II-

Environnement et risques............................................................................6
1) Parties Prenantes...................................................................................6
2) Risques et opportunité............................................................................8
a) Risques..............................................................................................8
b) Opportunité......................................................................................10
c) Limites..............................................................................................11

III-

Planning.....................................................................................................11
1) La Structure de Découpage de Projet ..................................................11
2) L’échéancier..........................................................................................11

IV-

Budget prévisionnel...................................................................................12
1) Dépenses.............................................................................................12
2) Recettes...............................................................................................13

V-

Synthèse……………………………………………………………………….14

Annexes……………………………………………………………………………………15

Groupe 16 : [Steel Made]  Page 2
20 novembre 2011

7 SDR – (Structure de Découpage des Risques)…………………………………………9 SDP – Structure de Découpage de Projet………………………………………………11 Echéancier général du projet……………………………………………….Table des illustrations Logo du groupe Steel Made………………………………………………….………….……………12 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 3 20 novembre 2011 ..……………4 OBS – (Organizational Breakdown Structure)……………………………....

Illustration 1 : Logo du groupe Steel Made I- Présentation du projet 1) Le contexte A l’heure actuelle. Dans l’optique de dynamiser la scène musical angevine. nous avons décidé de se tourner vers un genre mixte afin d’affirmer notre propre style. le dynamisme de la ville d’Angers est essentiellement fourni par ses étudiants. Ces prestations ne pourront que stimuler leur développement et seront un tremplin pour leur notoriété. Malheureusement. Groupe 16 : [Steel Made]  Page 4 20 novembre 2011 . nous souhaitons encourager des groupes étudiants ou émergents à se produire en public. De plus.Notre Groupe Nous sommes tous membres d’un groupe de musique « Steel Made » orienté Rock. le développement de la culture musical angevine est freiné par un manque de promotion et de prestation. le succès de cet évènement serai un point clé pour le développement de la vie musicale d’Angers et entrainé d’autre projet similaire. Fort de modestes prestations dans des bars ou à des évènements familiaux ou entre amis. nous souhaitons relever le défi d’affronter de plus grande scène. le Rock-alternatif. Ayant exploré toutes les directions qu'offraient le Rock. le Métal et la pop. formé en 2010 lors de notre rencontre à l’ESEO (Ecole Supérieure d’Electronique de l’Ouest).

un minimum de 500 entrées. En effet le public. télévisions. radios. puis 250 fans dans le mois qui suivent. de mars à mai. régionale minimum (journaux. plus 250 fans dans le mois qui précède l’évènement. d’être plus présent sur la scène Angevine et a plus grande échelle du Maine et Loire. de gestion économique. faire évoluer la musique Pop-Rock et Rock au sein d’Angers. aidés par deux autres groupes car cela nous paraissait avoir un impact bien plus important lorsque l’on s’associe. le succès de ce concert pourra donner lieu à : 6. et nos compétences de communications. Notre site Facebook . Pour cela nous souhaiterions couvrir les frais d’organisation et de la soirée et faire un bénéfice de : 5. 2. Nous souhaitons que nos compétences soient reconnues et qu’un autre projet de ce type nous soit proposé dans l’année qui suit le concert. y compris les enregistrements du concert. Une couverture médiatique. ce projet de concert devrait nous permettre de récolter des fonds plus ou moins importants qui nous permettraient de faire une maquette. Pour finir. s’ouvrir à un public plus large et toucher les 18-30 ans. D’un aspect plus commercial. sera forcément plus large que par un groupe seul. De plus. Ce concert est également l’occasion au travers de la publicité et de la communication de se faire connaitre dans une plus grande mesure et de travailler notre image. au minimum 1500 vues sur la totalité de nos vidéos. nous voulons donc accueillir un minimum de spectateurs mais également augmenter les visites sur nos sites internet : 1. s’associer à d’autres groupes émergents peut nous permettre d’avoir à l’avenir d’autres partenariats intéressants. La pérennisation notre rôle d’organisateur. la conception de ce projet sera une bonne occasion pour développer les compétences de gestion de projet. Groupe 16 : [Steel Made]  Page 5 20 novembre 2011 . …). attiré par trois groupes. et pourquoi pas d’enregistrer un album. 3) Nos objectifs Notre objectif principal dans la réalisation de ce projet est de promouvoir notre groupe de musique. 7. 3. nous souhaiterions intégrer le top 5 des groupes les plus écoutés en Maine et Loire Ce concert est également pour nous une opportunité de se développer sur le plan économique. Nous voulions investir dans ce projet de monter un concert. Pour finir. dans le mois qui suit le concert. Le concert . 4. Nos vidéos sur Viadeo et Youtube . Notre Myspace . management et financière. 200€ par groupe.2) Les enjeux et les besoins Les enjeux majeurs de la réussite de ce projet seraient de faire la promotion de notre groupe. Dans un deuxième temps.

c’est donc l’occasion de changer un peu le quotidien d’autant plus qu’il s’agit du début du week-end et des vacances donc l’occasion pour beaucoup de se détendre après les cours ou le travail. Voici la liste de ses derniers avec leur rôle.. En plus de la musique et de l’ambiance de boîte de nuit. C’est pourquoi une soirée concert fera du bien aux nombreux étudiants angevins. leurs attentes ainsi que leur niveau d’importance pour le bon fonctionnement de la soirée. snack/bar. Cette soirée est prévue le vendredi 6 avril 2012 soit la première soirée des vacances de pâque. Cependant les soirées de concert pop/rock ne courent pas les scènes.II- Environnement et risques La vie étudiante angevine est ponctuée de nombreuses soirées : boite de nuit. 1. bar. D’autant plus qu’il s’agit d’un peu plus qu’un concert classique car deux groupes de musique pop/rock se partagerons le début de soirée puis un DJ se mettra au platines pour électriser un peu plus la fin de soirée. de quoi manger et de quoi boire avec une musique entrainantes et une ambiance conviviale. D’autres évènements seront surement planifiés le même soir et c’est pourquoi nous comptons sur le côté inhabituel de notre soirée pour inciter le plus de personnes à participer. lumière…) Fournir la salle Licences (bar…) et affichage de flyers Ses Attentes Faire de la prévention Promouvoir leur musique (faible retour d'argent) Retour d'argent Niveau 3 5 Participer et aider au bon déroulement de la soirée Participer et aider au bon déroulement de la soirée Promouvoir leur marque 4 Retour d'argent et ou publicité 4 Retour d'argent et développement de la musique dans la ville Développement de la musique dans la ville pendant une soirée sans débordements 4 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 6 20 novembre 2011 4 3 4 4 . Intervenant La croix rouge Deux autres groupes Sécurité intervenants « buvette/snack » Equipe « accueil » Sponsors Locataire de matériel Propriétaire salle (Mairie) Mairie Rôle Poste de secours Animer la soirée avec nous S'occuper de toute la sécurité durant la soirée S'occuper du stand buvette/snack S'occuper de l'accueil (entrée parking) Amener de l'argent pour réaliser la soirée Fournir divers matériels (sono. Beaucoup de personnes se plaignent de la redondance des soirées sur Angers. tonus ..Parties Prenantes Pour mener à bien cette soirée nous aurons besoin de nombreux intervenants. les participants pourront avoir un début de soirée avec la présences d’artistes locaux.

radio…) lors de la soirée Développer le groupe et réussir une bonne gestion des dépenses. arrangement…) Retour d'argent et/ou publicité 3 Obtenir le nombre de visites souhaitées avant le concert et surtout après le concert Obtenir le nombre de personnes souhaitées lors de la soirée 2 Obtenir la venue de la presse (papier. promouvoir le groupe et le concert auprès d'eux Faire en sorte que les bénéfices comblent au moins les dépenses. Etre payé 2 Permettre au concert d'avoir lieu 2 Le bon déroulement du concert 2 Le schéma suivant ou OBS (Organisationnel Breakdown Structure) nous permet de mieux visualiser la hiérarchisation de ces parties prenantes en répartissant ces dernières en différents « pôles ». flyers…) en général Attirer les médias. télévision. Illustration 2 : OBS – (Organizational Breakdown Structure) Groupe 16 : [Steel Made]  Page 7 20 novembre 2011 3 3 3 3 . contrat.Imprimerie Responsable site Responsable Pub Responsable media Trésorier responsable vente Ingénieur du Son Equipe matériel Responsable législation (secrétaire) Fabrication des affiches et flyers Créer et gérer un site internet pour promouvoir le concert et le groupe S'occuper de la publicité du concert (affiche. Prévente et vente des billets et autres avant et pendant le concert Gérer le son durant le concert S'occuper de toute réservation de matériel nécessaire au concert S'occuper de la partie administrative (licence. Permettre une vente suffisante de places afin de combler les dépenses et permettre un retour d'argent au groupe.

3x4=12 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 8 20 novembre 2011 . Prévoir une collecte et une possibilité d’emprunt étudiant à taux 0. 3x4=12 Désistement d’un groupe ou de plusieurs groupes.) Manque de fonds : Le handicap est grand en cas de manque de fonds car les parties prenantes souhaitent souvent le paiement en totalité ou en partis avant la fin de l’événement.2. la Croix Rouge et l’assurance responsabilité civil et en interdisant d’amener de l’alcool et le surnombre par un contrôle rigoureux des billets (système de référencement pour éviter les copies).Démarrer très tôt la recherche de sponsors. Afin de dissocier les risques les plus importants des autres nous avons croisé la probabilité de concrétisation du risque avec les conséquences/l’impact qu’il aurait si il se concrétisait. voir incompétence d’un des groupes participant : Le projet deviendrait alors caduc. en effet les participants n’iront pas voir un concert ou la musique n’est pas bonne et l’organisation n’est pas satisfaisante.Risques Un évènement d’une telle envergure comprend évidemment un grand nombre de risques ayant pour chacun une incidence plus ou moins grande.On peut diminuer les risques au minimum avec la société de sécurité. . Vérifié au préalable la réputation et l’auditionné.Risques et opportunités a. 3x4=12 Autre concert avec un ou un/des artiste(s) plus important(s) : Ce qui aurait pour impact de réduire le nombre de participants : . en créant un « buzz » autour de l’événement.Se renseigner sur l’éventuel concert qui pourrait avoir lieu dans la même période et donc diminué les risques d’être surpris par un tel événement. avoir des dossiers solides. . . (Pour consulter l’ensemble des risques il est nécessaire de consulter l’annexe). et des dégradations ou une personne portant plainte influerait très négativement sur les objectifs de la soirée. Une bonne publicité réduit le risque de ne pas avoir assez de participant. aucune soirée étudiante qui n’ont lieu généralement que le mercredi ou le jeudi. 4x4=16 Incident ou surnombre pendant le concert : Le concert deviendrait alors très difficile à gérer. De plus le vendredi soir.On peut donc inclure des clauses dans les contrats et avoir une solution de secours comme un karaoké. Cela nous a permit d’isoler 4 risques principaux : (Echelle de 1 à 5 par pas de 20% pour les probabilités (5 étant la plus grosse probabilité ou le plus gros impact).

Afin d’obtenir une meilleure illustration de ces risques nous vous proposons un schéma ou SDR (Structure de Découpage des Risques) permettant de visualiser le secteur d’intervention du risque. Illustration 3 : SDR – (Structure de Découpage des Risques) Groupe 16 : [Steel Made]  Page 9 20 novembre 2011 .

Opportunités Cet évènement comprend des risques mais nous pouvons également compter sur certaines opportunités que nous possédons préalablement afin d’augmenter la probabilité de la réussite de ce concert. L’utilisation de leurs contacts.b. (Pour consulter l’ensemble des opportunités il est nécessaire de consulter l’annexe). Cinq opportunités ont pu ainsi être misent en avant : (Echelle de 1 à 5 par pas de 20% pour les probabilités (5 étant la plus grosse probabilité ou le plus gros impact). 5x3=15 Concerts précédemment réalisés : - Plusieurs membres du groupe ont déjà réalisé auparavant des concerts avec des groupes différents. (Guillaume) Sono ESEO qui pourrait intervenir dans l’organisation et la location de matériel du son et lumière du concert pour des défiants toute concurrence. la publicité ainsi que la notoriété engendrés par ces évènements ne pourront qu’accentuer l’attrait pour ce concert.) Veille de vacances : - Les étudiants auront envie de se détendre cela assure donc d’augmenter les chances que l’événement soit à la hauteur de notre espérance. L’isolement des opportunités les plus intéressantes c’est réalisée selon le même principe que les risques en croisant la probabilité d’existence de l’opportunité avec les conséquences/l’impact que cette dernière aurait sur le projet. Cela permet de réduire le cout de communication.5x3=15 Emprunt a taux zéro : - Le partenariat de l’ESEO avec la BNP Paribas permet d’obtenir des services bancaires à taux préférentiels. 5x5=25 Réseau : - 4x4=16 Deux membres du groupe font partis d’un club de sport de combat. Flyers et affiches gratuits : - L’impression avec la BNP Paribas est gratuite dans le cadre du partenariat avec l ESEO. ils ont donc des connaissances travaillant dans les agences de sécurité. 3x3=9 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 10 20 novembre 2011 .

Finance et Logistiques sont disponibles en annexe pour plus de détail. nous avons hiérarchisé nos tâches pour obtenir notre Structure de Découpage de Projet (voir ci-dessous). quelques limites apparaissent quant au déroulement de l’évènement : - - Pour la réalisation de ce projet nous ne pouvons pas faire de bénéfices pour nous-mêmes comme la loi de 1901 concernant les associations à but non lucratif le stipule.Limites Cependant. notre statut de groupe émergeant ne nous permet pas d’organiser un événement de plus grande ampleur vus les sommes nécessaires à la réalisation de l’événement. Groupe 16 : [Steel Made]  Page 11 20 novembre 2011 . D’autre part. il faudra réinvestir dans du matériel musical.c. III. Illustration 4 : SDP – Structure de Découpage de Projet Les SDP des modules Communication. 2) L’échéancier La mise en place de la SDP nous a permit de réaliser un échéancier le plus réaliste possible en tenant compte de toutes les tâches à réaliser.Planning 1) La Structure de Découpage de Projet (SDP = Work Breakdown Structure) De manière à bien structurer notre planning.

Dépenses de service Coût Humain SEIO 1 Homme.Jour Revendeurs (20%) 4 Homme.Jour Croix Rouge 4 Homme.Illustration 5 : Echéancier général du projet IV.Jour Total Coût Financier 280 € 800 € 0€ 0€ 500 € 200 € 400 € 2 180 € Groupe 16 : [Steel Made]  Page 12 20 novembre 2011 .Budget prévisionnel 1) Dépenses (Matérielles et de service): Dépenses matérielles Nourriture Boissons Salle Matériel sono Impressions Licence Divers (Fournitures …) Total Coût 600 € 800 € 2 000 € 300 € 0€ 800 € 100 € 4 600 € En ce qui concerne les dépenses matériels.Jour Staff 15 Homme.Mois Ingénieur du son 1 Homme. Les impressions seraient gratuites en utilisant le partenariat existant entre le BDE de l’ESEO et la BNP Paribas. la licence correspond à la licence d’alcool de niveau 3.Semaine Sécurité 6 Homme.Jour Sono ESEO 6 Homme. Le matériel serait loué au club sono ESEO.

Groupe 16 : [Steel Made]  Page 13 20 novembre 2011 . Concernant les revendeurs. chaque groupe aurait un bénéfice de 550 €. La nourriture et les boissons seront revendues 3 fois leur prix d’achat (achetées chez un grossiste alimentaire). la SEIO interviendrait pour réaliser le site Internet de l’évènement. leur permettre de réaliser une maquette.Pour les dépenses de service. la recherche de sponsor permettrait aux différents groupes de faire un léger bénéfice lors de cette soirée. le coût correspond au pourcentage du prix des billets que les organismes prennent lors des ventes. Total des dépenses 6780 2) Recettes Recettes Sponsors Nourriture Boissons Places (500 à 5€)) Total Montant 1500 1800 2400 2500 8200 Concernant les recettes. Afin de les aider à se développer. Les dépenses on été calculés afin que les gains comblent les dépenses. Avec ce budget. La gratuité de la Croix Rouge est due au bénévolat de leurs interventions et celle du Staff est due à la participation de nos amis et connaissances.

toutes les conditions semblent réunies. L’enjeu sera d’anticiper. D’où ce projet de concert qui nous motive et sera bénéfique pour tout un ensemble. Nos opportunités et nos relations au niveau entreprenariat ainsi que notre réseau étendu nous ont également encouragés dans la voie du développement de ce projet. Nos prévisions nous permettent même de parler de bénéfices. Nos coûts de fonctionnement et de réalisation seront entièrement couverts par nos recettes. Ce projet nécessiterait certes un apport budgétaire conséquent.V. mais nos études prévisionnelles et nos sponsors nous permettraient de réduire l’impact de ce facteur risque. Groupe 16 : [Steel Made]  Page 14 20 novembre 2011 . et comme selon Saint-Pol-Roux « L’art véritable est anticipateur ». qui nous dirigeraient vers une étape supplémentaire et notre objectif : promouvoir et accroitre la scène musicale Angevine.Synthèse Dynamiser la vie musicale angevine nous tient vraiment à cœur en tant que groupe souhaitant émerger et faire connaitre sa musique.

.......................................................21 Tableau récapitulatif des risques.........22 Tableau récapitulatif des opportunités...............................................................................................................................................................26 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 15 20 novembre 2011 ......................................................................................Annexes SDP du module communication..........................................16 Echéancier du module communication...........17 SDP du module finance....................................................................................................................20 Echéancier du module logistique.............................................26 Matrice Risques/Opportunités........................18 Echéancier du module finance....................................................................................................................................................................................19 SDP du module logistique.........

SDP du module Communication Groupe 16 : [Steel Made]  Page 16 20 novembre 2011 .

Echéancier du module communication Groupe 16 : [Steel Made]  Page 17 20 novembre 2011 .

SDP du module finance Groupe 16 : [Steel Made]  Page 18 20 novembre 2011 .

Echéancier du module finance Groupe 16 : [Steel Made]  Page 19 20 novembre 2011 .

SDP du module logistique Groupe 16 : [Steel Made]  Page 20 20 novembre 2011 .

Echéancier du module logistique Groupe 16 : [Steel Made]  Page 21 20 novembre 2011 .

Tableau récapitulatif des risques Risques Impact Probabilité sur le Menace (1 à 5) projet (1 à 5) Stratégie d'atténuation du risque Evaluation du niveau de tolérance face au risque Externe Sécurité Trouver un organisme 1 5 5 Compétence 2 3 6 Un incident 3 4 12 Désistement 1 5 5 Rechercher en avance se renseigner sur l'entreprise être assez nombreux pour gérer le conflit et avoir un poste de secours avoir un contrat et trouver un organisme de secours Croix-Rouge Se déplacer 2 4 8 Désistement 1 4 4 Recherche infructueuse 1 5 5 Compétence 2 3 6 Désistement 1 5 5 monter un dossier solide et les solliciter très tôt solution de secours ? Ingénieur son Rechercher en avance se renseigner auprès de ses anciens employeurs avoir un contrat et prévoir un ingénieur de secours Artistes Groupe 16 : [Steel Made]  Page 22 20 novembre 2011 .

Recherche infructueuse 2 5 10 Groupe compétent (reconnu) 3 4 12 Désistement 3 4 12 Risque législatif musical (œuvre protégé) 1 3 3 Rechercher en avance écouter leur musique et voir leur popularité sur internet (myspace) clause dans le contrat et avoir une solution de secours (karaoké ou meubler la soirée avec ce qu'on a) se renseigner sur les musiques de la soirée Matériels de location S'y prendre relativement a l'avance et d'avoir un contrat Avoir une solution de secours lors de la soirée et avoir testé le matériel Problème de location de la salle 2 5 10 Matériels défectueux 1 4 4 Refus de licence 2 4 8 Refus de publicité 1 5 5 Refus d'organisation la soirée 1 5 5 1 5 5 monter un dossier solide et convainquant 8 Prévoir des bénévoles à avoir sous la main au cas ou Mairie monter un dossier solide et convainquant monter un dossier solide et convainquant monter un dossier solide et convainquant Assurance Refus d'assurer l'événement Organisationnel Bénévoles Désistement 4 2 Groupe 16 : [Steel Made]  Page 23 20 novembre 2011 .

flyers) Finance Un problème avec un financement 1 4 4 Prix de la salle 3 4 12 Prix de l'assurance 2 3 6 Manque de fonds 4 4 16 Tarif des intervenants 2 3 6 Vol 3 3 9 Avoir un suivit constant des dépense (trésorier) Comparer toutes les salles et prendre le meilleur rapport qualité/prix Prévoir le prix de l'assurance S'y prendre a l'avance et monter des bons dossiers pour les sponsors. ou prévoir une collecte et empreint a taux zéro faire un contrat avec les intervenants Avoir des personnes de confiance dans l'organisation Participants Groupe 16 : [Steel Made]  Page 24 20 novembre 2011 .Manque de bénévoles 2 3 6 Incompétence 3 3 9 Gestion 3 3 9 Honnêteté 3 3 9 S'y prendre relativement a l'avance faire un briefing avant la soirée faire une briefing avant la soirée il faut que se soit des personnes de confiance Événement le même jour Concurrence 3 4 12 Manque de spectateurs 3 4 12 avoir une bonne publicité et s'y prendre a l'avance faire une grosse publicité (internet. affiches.

Désistements 2 2 4 Non intéressés 2 3 6 prévoir un nombre de place en vente suffisante Faire une bonne communication Management de projet Communication Fausses places en vente 2 3 6 Délai de la fabrication des flyers et affiches 1 3 3 Publicité innéfficace 2 4 8 Mauvaise communication interne 3 3 9 Mettre des moyens pour faire des places non falsifiables faire un contrat avec l'imprimerie et prévoir le temps dans le planning avoir de bon slogan et une publicité percutante Faire des réunions et avoir une personne qui dirige tout Échéancier Délais non respectés 3 3 9 S'organiser pour maintenir les délais et avoir de bon délais Estimation Coût financier et humain 3 4 12 Mauvaise estimation de l'échéancier 2 4 8 Nombre de participants mal jugé 3 2 6 mettre de l'argent de côté et prévoir un nombre large de bénévoles ne rien oublier dans l'échéancier ou s'organiser prévoir large avec le nombre de place vendu a l'avance Groupe 16 : [Steel Made]  Page 25 20 novembre 2011 .

Tableau récapitulatif des opportunités Impact Degré de Probabilité sur le facilitation Opportunité Apport (1 à 5) projet des (1 à 5) opportunités Veille des vacances 5 5 25 Organisme de sécurité 4 4 16 Sono ESEO 4 4 16 Flyers et affiches gratuit 5 3 15 Concerts préalablement réalisés 5 3 15 Emprunt a taux zéro grâce à la banque 3 3 9 Utilisation du réseau ZIKEO 4 2 8 Matrice Risques/Opportunités MENACE OPPORTUNITE 5 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 5 4 0 1 0 1 0 1 2 0 1 0 4 probabilité 3 0 1 6 7 0 0 0 1 0 0 3 Probabilité 2 0 1 7 4 2 0 0 0 0 0 2 1 0 0 2 3 7 0 0 0 0 0 1 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 Impact Impact Groupe 16 : [Steel Made]  Page 26 20 novembre 2011 .