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CAPITULO V

PROPUESTA DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO CON BASE AL
INFORME

“COSO”

EFECTIVIDAD

DE

PANIFICADORA

EN

QUE
LA
LA

PERMITA
PEQUEÑA
CIUDAD

MEJORAR
EMPRESA
DE

SAN

LA
DE

EFICIENCIA
LA

Y

INDUSTRIA

FRANCISCO

GOTERA,

DEPARTAMENTO DE MORAZÀN. CASO PRÁCTICO: “PANADERÍA HARRY &
JOEY”.

5.

MODELO DE CONTROL INTERNO CON BASE AL INFORME COSO.

5.1

Ambiente de Control.

5.1.1 Principios de integridad y valores éticos del recurso humano
contratado.

El recurso humano debe someterse al cumplimiento de los principios de integridad
y valores éticos, establecidos en un Código que regulará su conducta en las
actividades que se realicen para el logro de los objetivos de la empresa. Ver
Anexo 1.

5.1.2 Estructura organizacional

La estructura organizativa debe definir claramente las competencias y
responsabilidades de cada unidad de tal manera que se cumpla con los objetivos
y metas institucionales.

La organización administrativa que tendrá la panadería es la siguiente:

73

se establecen las siguientes políticas: 74 . El propietario y las jefaturas deben asignar la autoridad.3 Principios de autoridad y responsabilidad y relaciones de jerarquía.1. 5. la responsabilidad y establecer en forma clara y por escrito en un Manual de Organización y Funciones los aspectos importantes para el desempeño de cada cargo. Para lograr la eficiencia y responsabilidad del recurso humano y que contribuyan al logro de los objetivos y metas de la panadería.4 Políticas para la contratación y administración del recurso humano. Ver Anexo 2.1.PROPIETARIO COMPRAS PRODUCCIÒN VENTAS VENDEDOR RUTERO CAJA CONTABILIDAD VENDEDOR EN LOCAL 5.

Ministerio de Salud y Organizaciones no Gubernamentales. experiencia en elaboración y venta de pan según el caso. el cual firmarán todos los días a la hora de entrada y salida. Ö Efectuar cada seis meses la rotación en el personal de producción de manera que todos tengan conocimiento de la elaboración de cada tipo de pan. verificación de datos y referencias para determinar la capacidad técnica. Ver Anexo 4. HARISA SA.Ö La contratación de personal se realizará mediante la presentación de una solicitud de empleo que deberá contener por lo menos los datos personales. Ver Anexo 3. 5. Los objetivos se enfocan en las siguientes áreas: Compras: Ö Adquirir los productos de mejor calidad. Ö El personal deberá asistir a las capacitaciones impartidas por empresas e instituciones que apoyan el sector panificador. se solicitarán resultados de exámenes médicos. 75 . Ö Para la selección se harán entrevistas. 5. en temas afines a la panificación.1 Establecimiento y comunicación de objetivos. experiencia y honestidad. tales como: Grupo FAMOSSA.2 Evaluación de riesgos. Ö Se llevará un control de asistencia mediante libro para verificar la permanencia en el lugar de trabajo y la puntualidad de los empleados. antecedentes laborales y referencias. para evitar atrasos en la producción en ausencia de uno de los empleados.2. MOLSA.

lo cual se conoce como misión y visión de la empresa. el propietario además deberá verificar y actualizar el cumplimiento de los mismos. Ö Facilitar el control de los pagos y cumplirlos puntualmente. Ö Elaborar el producto de acuerdo a las recetas establecidas para cada pan. Que podrían ser: 76 . Ö Actualizar la información de proveedores. Ö Hacer los pedidos de mercadería en las cantidades y el tiempo apropiado. a fin de que todos conozcan hacia donde se dirige la empresa. Ventas: Ö Cumplir o exceder las metas de ventas. Ö Evitar excesos de producción de pan. Ö Salvaguardar la mercadería recibida. Producción: Ö Elaborar productos con calidad. Ö Cumplir con los pedidos efectuados por los clientes. Ö Evitar desperdicios de materia prima y materiales. Ö Establecer promociones de venta en local. Ö Lograr el margen de ganancia proyectado.Ö Evitar compras crediticias innecesarias. Además debe establecer ideas rectoras que le indiquen donde está la empresa y hacia donde se dirige. Ö Satisfacer las necesidades del cliente. Estos objetivos deben comunicarse a los empleados de cada área mediante la publicación en las instalaciones de la panadería. Ö Reducir los costos de adquisición de compra. mediante realización y análisis de cotizaciones y así aprovechar ofertas y descuentos.

Financieros (F) y de Cumplimiento (C) siguientes: No. e un de y 77 . C Incurrir en pagos de multa Debe inscribirse en el Registro de Comercio. lo que conlleva a la disminución de la producción de pan. F.00 diarios en ventas. Departamento de Morazán.2. ANALISIS DE MANEJO DE LOS RIESGOS C RIESGOS RIESGOS No se han definido por escrito las funciones y responsabilidades de los empleados. contribuyendo al desarrollo de la industria panificadora en la ciudad de San Francisco Gotera. Desconocimiento de los ingresos diarios percibidos. La panadería no está inscrita en el Registro de Comercio. 5. Elaborar e implementar un sistema contable de acuerdo al giro de la panadería. Elaborar implementar Manual Organización Funciones. O.2 Identificación. Visión: La Panadería “Harry & Joey” proyecta fortalecerse en la industria panificadora.Misión: Somos una empresa que ofrece productos de calidad con especial atención a los clientes. No se lleva un control de las ventas diarias. análisis y manejo de los riesgos Para identificar los factores de riesgo se evaluaron las áreas administrativas y operativas de la panadería. El personal desconoce las funciones a realizar en cada una de las áreas de la panadería. innovando las técnicas de producción para diversificar su producto y estar preparados para competir. O Pérdida de tiempo en cada área de trabajo. La existencia de la panadería carece de legalidad. identificándose los riesgos de Operación (O). 1 2 3 4 DEFICIENCIA IDENTIFICACION DE O. F Desconocimiento de la situación financiera y económica de la panadería. No tienen contabilidad formal. Elaborar un reporte diario de ventas. F Pérdidas de hasta $ 25. El propietario no tiene respaldo documental de las operaciones que realice la panadería y desconoce la situación financiera y económica.

asimismo se puede estar sustrayendo pan. el precio del producto es establecido según la experiencia F Ventas del producto a un precio menor del costo. Extravío y daños de la materia prima por no encontrarse almacenados en un lugar seguro. No existe control para el uso de la materia prima. (comprobante de crédito fiscal ó de consumidor final) y archivarlas en orden cronológico. El manejo y control de inventarios deberá ser efectuado por una persona designada para este fin implementando el método de Primeras Entradas Primeras Salidas.00 (mensual) por materia prima que cumple su fecha de vencimiento. Establecer un formulario para detallar los tipos de pan producidos. por no recuperar el costo invertido en la elaboración.00 por extravío de un saco de harina (100 lbs) o hasta $30. desperdicio debido a que el pan es un producto perecedero. Implementar métodos de costeo y para el precio el propietario deberá establecer un porcentaje como margen de ganancia con base al precio del mercado.No. O. ANALISIS DE MANEJO DE LOS RIESGOS C RIESGOS RIESGOS No se emiten facturas para todas las ventas realizadas. O Pérdida de hasta $20. Guardar en un lugar seguro con llave a cargo del propietario y colocar sobre estantes la materia prima. F. incurriendo en pérdidas.00 por un saco de azùcar. F Pérdidas de hasta $5. la cantidad vendida para establecer el producto en existencia. 5 6 7 8 9 DEFICIENCIA IDENTIFICACION DE O. O. No se tiene un método definido para determinar el costo de producción y el precio del producto. No existen controles ni medidas de seguridad sobre la materia prima en existencia. Extravío del producto. F Pérdidas de hasta $ 51. No existe control sobre el producto terminado en existencia. 78 . No se tiene evidencia documental que respalde los ingresos por ventas. Desconocimiento del costo real del pan. C Multas por incumplimiento a la Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA) Deberá emitir factura por cada venta realizada. F. Pérdida de materia prima (harina y azúcar) e incremento en los costos del producto.00 de pan no vendido durante el día y que no se puede vender al día siguiente.

En casos de incendio.00 Adquirir un seguro con cobertura total. F Pérdida del negocio o maquinaria y equipo hasta un valor aproximado de $ 100. No se tienen asegurados los bienes.000. Extravío de la maquinaria y equipo. Establecer un control de cada tipo de pan y el precio unitario entregado a cada vendedor. F Pérdida de hasta $ 20. F. 10 11 12 13 14 15 DEFICIENCIA IDENTIFICACION DE O. O. los cuales deberán ser superiores a los gastos. O. despache y cobre el producto) Manipulación de dinero por parte de los empleados. Elaborar e implementar un Manual de Funciones y Procedimientos. Establecer mantenimiento preventivo implementando hoja de control de mantenimiento para la maquinaria y equipo. así como de los ingresos que serán percibidos. Efectuar inventarios periódicos activo fijo. monto que tendrá que ser desembolsado por el propietario. F Pérdida equipo $25. No realizan las operaciones con base a un presupuesto. F Dejar de percibir hasta $150.00 más de lo que ingresa. robos o inundación la panadería sufriría pérdidas porque no tendría forma de recuperar los daños ocasionados. F Podría gastar hasta $ 25. así como de la venta realizada para establecer la mercadería no vendida.00 diarios por manipulación de dinero.00 adelante. ANALISIS DE MANEJO DE LOS RIESGOS C RIESGOS RIESGOS No se da mantenimiento a la maquinaria y equipo.No. O Pérdida de hasta $ 20. Gastos en reparaciones y paro de la producción. Pérdida del producto y de dinero.00 por cada vendedor que trabaja en consignación. No existe control sobre los activos fijos de la panadería. No existe control escrito sobre el producto que sale a la venta. Elaborar presupuesto mensual ingresos egresos. Desconocimiento de los gastos incurridos en el mes. No hay segregación de funciones (se ha permitido que la misma persona que hace pan.00 diarios por paro en la producción. de desde en de un de y 79 .

Mezcla los ingresos de la panadería con ingresos provenientes de otras fuentes del propietario y pueden ser usados para gastos personales del mismo. Llegadas tardías. F Incurrir en multas por declarar al Ministerio de Hacienda gastos sin documentación de soporte.00 en gastos personales del propietario. ANALISIS DE MANEJO DE LOS RIESGOS C RIESGOS RIESGOS No poseen cuenta bancaria específica para los ingresos de la panadería.00 como mínimo por accidentes de trabajadores. 80 .No.00 durante el periodo de aprendizaje. O Establecer procedimientos para selección y contratación de personal. En casos de accidente del trabajador la panadería tiene que correr con los gastos por falta de protección a los empleados. F Gastarse los ingresos de la panadería hasta por $ 100. No elaboran planillas ni recibos para los pagos de salarios. No existe un proceso para la contratación del personal. No existe soporte documental de los pagos realizados al personal en concepto de salarios. Contratación de personal sin experiencia en la elaboración del pan.00. pagos sin que hayan trabajado. Pagos de sueldos y salarios de hasta $ 0. 16 17 18 19 20 DEFICIENCIA IDENTIFICACION DE O. C Gastos médicos de hasta $ 50. Inscribir en las instituciones previsionales y de seguridad social a los empleados. El personal no tiene ninguna prestación laboral. que deben ser aprobados por el propietario y firmadas por cada empleado como evidencia del pago recibido. F. O Se genera tiempo muerto y pérdidas de hasta $ 50. Soportar el pago de salarios en planillas. Aperturar una cuenta específica para los ingresos de la panadería y crear un fondo de caja chica para pagos menores de $ 100. demandas efectuadas por los empleados y multas equivalentes al sueldo mínimo urbano actual por no brindar a los trabajadores todas las prestaciones sociales a las que por ley tienen derecho.75 por hora canceladas al empleado y no devengadas. de seguridad social y Ministerio de Trabajo. Multas por las instituciones previsionales. No cuentan con un libro de asistencia para los empleados. Establecer el control de asistencia mediante un libro de hojas prenumeradas.

5. labor que será realizada por el encargado de compras quien al mismo tiempo será el encargado de la bodega. 9 Registrar en hojas de inventario el ingreso de mercadería. 9 Deben solicitarse cotizaciones a diferentes proveedores antes de realizar cada compra. Ver Anexo 7.1 Diseño de controles de operación.5. Producción: Debido a la naturaleza perecedera del producto (pan) éste no pasa por bodega para mantener existencias. ya que es comercializado inmediatamente. Controles de Operación: Compras: Los procedimientos que se describirán a continuación están dirigidos a salvaguardar todas las compras de materia prima y otros que realiza la empresa. por ello los 81 . Ver Anexo 6. Procedimientos de Control Interno: 9 Los pedidos de mercadería deben ser efectuados mediante requisición y órdenes de compra. entregando original a contabilidad para su respectiva valorización. 9 El espacio físico asignado para bodega debe cumplir con las condiciones mínimas necesarias para que los insumos permanezcan en buen estado. 9 Anotar en las tarjetas de inventario la salida de materia prima. 9 Ordenar los productos de manera que puedan ser localizados fácilmente.3. 9 Verificar que los insumos adquiridos no estén vencidos ni en malas condiciones y que sean las cantidades solicitadas.3 Actividades de control gerencial. Ver Anexo 5. 9 Debe mantenerse un control para las cuentas por pagar a proveedores.

Procedimientos de Control Interno: 9 Elaborar un reporte que refleje el pan en consignación que se entrega a cada vendedor. Ver Anexo 12 y 13. el reporte deberá incluir la cantidad de pan y el costo. o a una persona designada por este. Ver Anexo 11. Caja: El efectivo es el activo más líquido de un negocio y comprende el conjunto de valores con que cuenta la empresa para satisfacer sus necesidades de operación 82 . el cual deberá ser entregado al propietario. para reducir el volumen de los desperdicios. Ver Anexo 8. Ver Anexo 9. Ver Anexo 12.2 Diseño de controles de información financiera y administrativa. Ventas: El diseño de procedimientos en esta área está orientado a establecer controles para la salida del producto a la venta en consignación. 5. Ver Anexo 10. 9 El espacio físico asignado para la elaboración del pan debe estar distribuido de tal forma que no ocurran accidentes de trabajo.3. 9 Definir un método efectivo para el cálculo de los costos de producción y precios de venta.procedimientos de control interno se han orientado al manejo de las materias primas necesarias para la elaboración del pan. 9 Elaborar un reporte diario de ventas. en el local y del producto no vendido durante el día. 9 Establecer un control para el producto en existencia. (Método de costos directos). 9 El efectivo proveniente de las ventas debe ser controlado diariamente y mensualmente de tal manera que pueda contarse con información detallada del estado actual de las mismas. así como el que se recibe por no haberse vendido. Procedimientos de Control Interno: 9 Documentar por medio de fórmulas o recetas por cada tipo de pan.

Ver Anexo 16 y 16A. Procedimientos de control interno: 9 Crear un fondo de caja chica para efectuar pagos menores a $ 100. Procedimientos de Control Interno: 9 Separación de funciones de autorización. estos vales deben tener la firma de la persona que recibe el dinero y de la que autoriza la entrega del mismo. 9 Todos los ingresos deben ser depositados completos y exactos en la cuenta bancaria destinada para el efecto. 9 El encargado del fondo debe contar con vales de caja chica prenumerados los cuales utilizarán en los casos en que se entregue dinero para realizar gastos liquidables contra la presentación de los documentos respectivos. 9 Nombrar por escrito a una persona para el manejo de la caja chica. por los menos 3 veces en la semana. ejecución. representa un elemento de control para la administración. Caja Chica: La creación de este fondo fijo dentro de la empresa. 83 . ya que contribuye a facilitar la clarificación del uso adecuado del dinero de ésta.en forma inmediata. 9 Clasificar comprobantes de ingresos y egresos para establecer el saldo de efectivo al final del día. por lo cual se necesita contar con procedimientos de control interno que garanticen el buen uso de los fondos que dispone la empresa.00 mediante cheques. debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad. custodia y registro de caja. Ver Anexo 15. Ver Anexo 14. 9 Todos los gastos deben ser aprobados y autorizados por el propietario. 9 Ninguna persona que interviene en caja. 9 Debe aperturar una cuenta corriente para efectuar los pagos mayores de $100.00. 9 Debe aperturarse una cuenta bancaria específica para los fondos obtenidos en la panadería.

sirviendo de base al propietario para la toma de decisiones. 17A y 17B. propios y de disponibilidad inmediata para su consumo (Materia prima y materiales) 84 . Inventarios: Comprenderá el conjunto de bienes corpóreos.9 El encargado de Caja Chica debe elaborar liquidación de los gastos efectuados cuando haya utilizado el 75% del límite establecido. Procedimientos de Control Interno: 9 Establecer y mantener un sistema contable dentro del marco de las disposiciones legales aplicables. Contabilidad: Los procedimientos de control están enfocados a que las operaciones de la panadería se registren mediante un sistema contable que permita mostrar la situación económica y financiera. a efecto de que la información contable sea oportuna y útil para la toma de decisiones. 9 Efectuar conciliaciones mensuales de las cuentas bancarias para verificar los saldos o disponibilidades. tangible y en existencia. 9 Las operaciones deben registrarse dentro del periodo en que ocurran. Ver Anexo 18. 9 La liquidación terminada deberá presentarla a su jefe inmediato para que prepare el cheque de reintegro el cual deberá ser hecho una vez se verifique el cumplimiento de los siguientes puntos de control. o Que los desembolsos estén amparados por sus comprobantes. Ver Anexo 17. o Que los comprobantes emitidos contengan como mínimo: la firma de la persona que autorizó el desembolso y por último la firma del encargado del fondo. 9 Elaborar reporte mensual de ingresos y egresos. Ver Anexo 19. detallando claramente los diferentes gastos efectuados para facilitar el registro contable.

actualiza las salidas de materiales en las respectivas tarjetas de control. firma de recibido la requisición y es devuelta al propietario o encargado para su archivo. Para que este control sea ejecutado de una manera organizada.Procedimientos de control interno: 9 Registrar mediante tarjeta la entrada y salida de los materiales en bodega. 9 El propietario o encargado. amasadora. Activo Fijo: El equipo debe contar con mantenimiento preventivo. así como aumentar su período de vida útil. 9 El propietario o encargado. estas actividades incluyendo el pago de salarios deberán contar con su respectivo documento de soporte. debe entregar el material a la persona que lo solicitó. debido a la naturaleza de los productos. (Batidora. 9 El propietario o encargado. 9 La persona que solicitó el material. 9 El propietario o encargado. 9 El propietario o encargado. debe seleccionar el material de acuerdo a la fecha de vencimiento. 85 . 9 Las requisiciones de materiales deberán hacerse al propietario mediante formulario. Ver Anexo 10. licuadora y otros). debe verificar la requisición y existencia de lo solicitado. Personal: La selección y contratación de personal se realizará siguiendo procedimientos y políticas establecidas. Ver Anexo 21 y 21A. debe implementarse una hoja de control para el equipo. Ver Anexo 20. utilizando el método de inventarios Primeras Entradas Primeras Salidas. debe firmar la requisición en señal de entregado. es decir que la primera mercadería comprada es la primera utilizada. a fin de optimizar su rendimiento y garantizar una producción sin interrupciones.

3. amonestaciones y otros. 86 . Estos procedimientos están orientados a que la panadería cumpla con todas las leyes y normas vigentes. 9 Efectuar declaraciones mensuales del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y Prestación de Servicios (IVA).3 Diseño de controles de cumplimiento. 9 Se mantendrá un expediente de personal que incluirá documentación personal. aplicables para el funcionamiento de la empresa. 9 Presentar declaración de Pago a Cuenta por los ingresos percibidos en el mes. 9 Se elaborará contrato de trabajo debiendo llevar la documentación personal del empleado con un periodo de prueba de 30 días. incapacidades. Ver Anexos 22.Procedimientos de control interno: 9 Implementar el uso de solicitudes de empleo lo que permitirá contar con información sobre historial laboral y datos personales del solicitante. 9 Presentar declaración anual de Impuesto sobre la Renta. 9 Debe inscribirse en el Registro de Comercio y presentar anualmente el Balance General debidamente certificado por Contador Público autorizado en el país. 9 Se elaborarán planillas de sueldo y salarios de personal la cual deberá estar firmada por cada empleado como constancia del pago recibido. Ver Anexo 25. 9 Afiliar a sus empleados al Instituto Salvadoreño del Seguro Social para el régimen de salud. 9 Asignar al personal el equipo de higiene y seguridad. permisos. 9 Emitir facturas por todas las ventas realizadas. 5. Ver Anexo 24 y 24A. contrato. necesarios para el desarrollo de sus funciones. Ver Anexo 23. Ver Anexo 26. 22A y 22B. 9 Implementar un sistema de control de asistencia para efectos del cálculo del salario. 9 Afiliar a sus empleados a una Administradora de Fondos de Pensiones.

5. revistas. Se utilizarán diversos canales de comunicación entre los que figuran: boletines. 5. Los sistemas de información que se desarrollen en la panadería pueden ser computarizados. y los resultados serán comunicados al propietario.2 Identificación de información suficiente y relevante. Los encargados de cada área determinarán la efectividad del sistema de control interno propio.5 Actividades de monitoreo.9 Inscribir contratos en Ministerio de Trabajo. El propietario ejercerá supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos. orientados a la consecución de objetivos y metas. manuales o una combinación de ambos. 9 Presentar en los 3 primeros meses Estados Financieros a la Alcaldía Municipal. carteleras. Ver Anexos 23.4. 5.4 Información y comunicación.5. con el propósito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con lo planeado. 27 y 27A.4. al menos una vez al año. Ver Anexo 28. reuniones. 9 Renovar matrícula de Comercio.1 Evaluación de calidad de funcionamiento de los controles internos. transacciones y operaciones. memorandos. 87 . comités y eventos de capacitación 5. 5.1 Estructuración de métodos y registros.

para que éste tome la decisión pertinente.5. deberán determinar las causas y las opciones disponibles para solventarlas y adoptar oportunamente la que resulte más adecuada de acuerdo a los objetivos y recursos de la empresa. 5. las deficiencias detectadas en el desarrollo de sus funciones. 88 . insuficientes o necesarios para la pequeña empresa de la industria panificadora.2 Identificación de controles débiles. Se podrá crear un círculo de calidad el cual consiste en la formación voluntaria de un grupo de empleados que se reúnen periódicamente con el fin de estudiar la forma de reducir el tiempo y mejorar la calidad de su actividad.5. realizando propuestas de mejora y redefinición de los procesos que luego presentan al propietario para su aprobación y puesta en funcionamiento. Asimismo los empleados en general. o sean informados de ella. Es un estilo de dirección participativo.3 Realización de círculos de calidad.5. El número de empleados que lo conforman queda a discreción del propietario. deberán comunicar a su superior jerárquico. Cuando los responsables de las áreas detecten alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno.