You are on page 1of 18

MANUAL DE CONTRATACIN

Departamento Nacional de Planeacin


Bogot, 2012

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 2 de 18 VERSIN: 2

TABLA DE CONTENIDO

1
OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2
ALCANCE ............................................................................................................................................................. 3
3
REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................................ 3
4
DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................................................................................. 3
5
ASPECTOS GENERALES DEL REGIMEN DE CONTRATACIN DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE
PLANEACIN. ............................................................................................................................................................... 4
5.1
CLUSULA GENERAL DE COMPETENCIA ................................................................................................ 4
5.2
LEY APLICABLE A LOS CONTRATOS ESTATALES INTERNACIONALES ............................................... 4
5.3
CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES .................................................................... 5
5.4
REGLAS APLICABLES A LA CONTRATACIN DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. . 6
6
ETAPAS DE LA CONTRATACIN ....................................................................................................................... 6
6.1
PRECONTRACTUAL .................................................................................................................................... 6
6.1.1
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN ............................................................................................. 6
6.1.2
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. ........................................................................................... 6
6.1.3
REQUISITOS MNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIN. ................................ 8
6.1.4
LOS PROCESOS DE SELECCIN (LEY NACIN) .......................................................................... 10
6.1.5
ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................ 13
6.1.6
LOS PROCESOS DE SELECCIN (RECURSOS INTERNACIONALES) ......................................... 17
6.2
ETAPA CONTRACTUAL ............................................................................................................................ 15
6.2.1
SUSCRIPCIN DEL CONTRATO ..................................................................................................... 15
6.2.2
SUPERVISIN EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO ..................................................................... 15
6.2.3
MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS. ........................................................................................ 15
6.2.4
SUSPENSIN DE CONTRATOS. ..................................................................................................... 16
6.2.5
CESIN DE CONTRATOS. ............................................................................................................... 16
6.2.6
TERMINACIN ANTICIPADA ........................................................................................................... 16
6.2.7
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES .......................................................... 16
6.3
ETAPA POSTCONTRACTUAL................................................................................................................... 17
6.3.1
LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS. ............................................................................................. 17

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
1

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 3 de 18 VERSIN: 2

OBJETIVO

Establecer las directrices y estndares para simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las
diferentes etapas del proceso contractual y en la celebracin de los contratos que requiera el Departamento Nacional
de Planeacin para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.
Las directrices aqu establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la funcin pblica
previstos en la Constitucin Poltica y en la Ley.
2

ALCANCE

Este manual deber ser aplicado por todos los funcionarios, contratistas de las dependencias del DNP en el
desarrollo de su actividad contractual.
3

REFERENCIAS NORMATIVAS

Constitucin Poltica de Colombia


Ley 489 de 1998
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Ley 1474 de 2011
Decreto Ley 019 de 2012
Decreto 734 de 2012
Ley 1450 de 2011
4

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Este Manual adopta el proceso AD-CT CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS, y los subprocesos que
determinan los pasos a seguir en la contratacin a travs de:

Licitacin pblica
Seleccin abreviada de menor cuanta
Seleccin abreviada por Subasta inversa
Concurso de mritos con sistema de precalificacin
Concurso de mritos con sistema abierto
Contratacin de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin
Contratacin de mnima cuanta
Seleccin por comparacin de precios
Seleccin directa de firmas consultoras
Seleccin de firmas consultoras
Seleccin de consultores individuales
Seleccin licitacin pblica internacional
Seleccin licitacin pblica nacional
Lineamiento para el proceso contractual adquisiciones banca CT-L02
Lineamiento para el proceso contractual recursos nacin CT-L01

As como los subprocesos concernientes a la elaboracin y legalizacin de contratos; Adicin, prrroga, modificacin
suspensin y cesin de contratos, y liquidacin de contratos. De igual forma, este manual se adopta para las
modalidades de contratacin directa.

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
5

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 4 de 18 VERSIN: 2

ASPECTOS GENERALES DEL REGIMEN DE CONTRATACIN DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE


PLANEACIN

De acuerdo con lo establecido en los artculos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por la naturaleza jurdica del
Departamento Nacional de Planeacin, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el rgimen
jurdico de contratacin aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de
2012 y dems normas concordantes que tengan que ver en materia contractual. As mismo, aquellas que las
adicionen, modifiquen o sustituyan.
Tambin forman parte del marco legal de contratacin de la Entidad, el Estatuto Orgnico de Presupuesto y decretos
reglamentarios, el Estatuto Anticorrupcin, el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, las normas sobre austeridad del gasto y las resoluciones internas relacionadas con la ejecucin del
presupuesto en el Departamento Nacional de Planeacin.
En todos los procesos de contratacin que adelante el Departamento Nacional de Planeacin, deber darse estricto
cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normativa vigente. Particularmente, es importante
dar cumplimiento al principio de planeacin en todos los procesos de contratacin con el fin de minimizar los riesgos
que pueden llegar a presentarse durante las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Teniendo en cuenta lo anterior, en las contrataciones que adelante la Entidad, se debern tomar en consideracin,
entre otros, los siguientes aspectos:

CLUSULA GENERAL DE COMPETENCIA

5.1
-

Inciso primero artculo 13 de la Ley 80 de 1993:

Los contratos que celebre el Departamento Nacional de Planeacin se regirn por las disposiciones comerciales y
civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el
Decreto 734 de 2012 y dems normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan; o en regmenes particulares,
como el caso de los contratos de Ciencia y Tecnologa (Decreto 393 de 1991) o los que se celebren en desarrollo
del artculo 355 de la Constitucin Poltica - Convenios de Asociacin y Cooperacin regidos por la Ley 489 de 1998.
Por esta razn, las estipulaciones de los contratos sern las sealadas en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007,
Decreto 734 de 2012, y en lo no previsto en stas, se aplicarn las normas civiles, comerciales y los regmenes
particulares que correspondan a la esencia y naturaleza del contrato.
5.2

LEY APLICABLE A LOS CONTRATOS ESTATALES INTERNACIONALES


-

Inciso 2 y 3 del artculo 13 de la Ley 80 de 1993, Artculo 20 Ley 1150 de 2007 y el Captulo VI del Ttulo
III del Decreto 734 de 2012.

Cuando los contratos se celebren en el exterior, se podrn regir en su ejecucin por las reglas del pas en donde se
hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia.
Cuando los contratos se celebren en Colombia y deban ejecutarse o cumplirse en el extranjero, podrn someterse a
la ley extranjera.

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
5.3

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 5 de 18 VERSIN: 2

CONTRATACIN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

Artculo 20 Ley 1150 de 2007 y Captulo VI del Ttulo III del Decreto 734 de 2012.
a. En el caso de prstamos incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes vinculados:
El Departamento Nacional de Planeacin podr someterse a los reglamentos del organismo de crdito
multilateral, y se ejecutarn de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y
complementarios, y en los convenios celebrados, o los reglamentos de tales entidades, segn sea el caso.
b. En el caso de cooperacin internacional incluidos los recursos de aporte de fuente nacional o sus equivalentes
vinculados: En dos situaciones el Departamento Nacional de Planeacin podr someterse a los reglamentos de
los organismos de cooperacin, ayuda o asistencia internacionales:

La primera se presenta cuando por lo menos el 50% del contrato o convenio de cooperacin se
financie con fondos de dichos organismos, se incluye en este porcentaje los recursos de aporte de
fuente nacional o sus equivalentes vinculados, porcentaje dentro del cual no se computan los
recursos que genere el correspondiente convenio, y,

La segunda est relacionada con la materia del contrato o convenio. As, si el contrato o convenio
tiene por objeto: El desarrollo de programas de promocin, prevencin y atencin en salud, o es
necesario para la operacin de la OIT; o se ejecuta en desarrollo del sistema integrado de
monitoreo de cultivos ilcitos; o para la operacin del programa mundial de alimentos; o para el
desarrollo de programas de apoyo educativo a poblacin desplazada y vulnerable adelantados por
la Unesco y la OIM, las entidades, sin importar el monto de los recursos aportados por el
organismo internacional, estarn autorizadas para someterse a los reglamentos de dichas
entidades.

Fuera de estas dos situaciones el DNP deber aplicar las normas colombianas, y en el evento en
que el monto del aporte de fuente nacional e internacional se modifique por las partes, o cuando la
ejecucin efectiva de los aportes no se realice en los trminos inicialmente pactados, el DNP
deber modificar los contratos o convenios, de tal manera que se de cumplimiento a lo
anteriormente mencionado. Cuando las modificaciones en los aportes se generen como
consecuencia de las fluctuaciones de la tasa de cambio de la moneda pactada en el Convenio o
Contrato de Cooperacin Internacional, el mismo seguir sometido a las reglas establecidas en el
momento de su suscripcin.

El Departamento Nacional de Planeacin no podr celebrar contratos o convenios para la


administracin o gerencia de los recursos que le asigna el presupuesto pblico, con organismos de
cooperacin, asistencia o ayuda internacional, por expresa prohibicin legal.

Es importante mencionar que los convenios a los cuales se hace referencia, debern tener relacin directa con el
objeto del organismo de cooperacin, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma
de creacin.

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
5.4

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 6 de 18 VERSIN: 2

REGLAS APLICABLES A LA CONTRATACIN DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN

De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre
otras, las siguientes reglas:
1. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratacin estatal se desarrollarn con arreglo a los
principios de transparencia, economa y responsabilidad, de conformidad con los postulados que rigen la
funcin administrativa y la contratacin pblica, al tenor de lo cual les son aplicables igualmente las normas
que regulan la conducta de los servidores pblicos rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, los
principios generales del derecho y los de derecho administrativo.
2. A los servidores pblicos, slo les est permitido realizar aquello que est autorizado expresamente en la
Ley.
3. En las estipulaciones de los contratos estatales, se tendr en consideracin los fines y principios previstos
en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, as como las dems normas que las adicionen, modifiquen o
sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros.
4. Los contratos celebrados por el DNP se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la
contraprestacin, este acuerdo se eleve a escrito.
5. Para la legalizacin de los contratos se requiere que se efecte el correspondiente registro presupuestal por
parte de la Entidad.
6. Para la ejecucin del contrato se requerir de la aprobacin de la garanta nica.
Los contratos no podrn cederse sin previa autorizacin escrita del DNP, toda vez que los mismos se celebran en
consideracin a la persona del contratante (Intuitu personae).
6
6.1
6.1.1

ETAPAS DE LA CONTRATACIN
PRECONTRACTUAL
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN

Con el propsito de adelantar una gestin contractual eficiente y transparente, el Departamento Nacional de
Planeacin, a travs de cada una de sus dependencias elabora dentro del Sistema para la Formulacin y
Seguimiento a la Planeacin Institucional SISGESTIN, el Plan Anual de Adquisicin de Bienes y Servicios. Este
plan describe la programacin de adquisicin de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas
institucionales que permitan el funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal. En consecuencia, le
corresponde a cada dependencia realizar la programacin de contratacin requerida para la ejecucin de los
proyectos, y slo se podr dar inicio a un proceso de contratacin cuando ste se encuentre incorporado en el Plan
Anual de Adquisicin de Bienes y Servidos. En el caso de las contrataciones de banca deber cargarse en dicho
sistema el plan de adquisiciones.
6.1.2

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

De conformidad con la normativa vigente, los contratos que celebre el Departamento Nacional de Planeacin,
debern estar precedidos de unos estudios y documentos previos realizados por la dependencia que solicita la
contratacin. Sin perjuicio de los dems requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para cada
modalidad de seleccin, los estudios previos debern contener lo siguiente:
6

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 7 de 18 VERSIN: 2

1. Descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin: Hace
referencia a las causas que determinan que la Entidad contrate el bien o servicio; la utilidad o provecho que
le reporta a la Entidad el objeto contratado; y las razones que sustentan la contratacin del bien o servicio
dentro del plazo en el que se ejecutar el contrato.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. Se refiere a
los trminos y condiciones esenciales del contrato a suscribir. El objeto debe ser la descripcin clara,
detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la Entidad, debe ser lcito, fsica y jurdicamente
posible. As mismo, se deben sealar las obligaciones y actividades contractuales que debe cumplir el
contratista y los productos o bienes que debe entregar a la Entidad. Para efectos de determinar las
actividades se deben usar verbos rectores, tales como: Realizar, ejecutar, analizar, entregar, apoyar,
suministrar, etc. De la misma manera, se deben precisar las obligaciones correlativas que nacen para la
Entidad con la suscripcin del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios recibidos,
entregar bienes o informacin al contratista para la ejecucin del objeto y obligaciones contractuales, etc.
En este aspecto, tambin se debe establecer el plazo de ejecucin del contrato, el cual es la determinacin
del tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales. Debe ser
razonable y posible de cumplir y en todo caso, por regla general, no puede exceder la vigencia fiscal, en
caso de exceder la vigencia fiscal se debe contar con la aprobacin de vigencias futuras.
De la misma manera se debe sealar el lugar de ejecucin del contrato, en el cual se debe determinar el
sitio o sede principal donde se desarrollarn las actividades necesarias para la ejecucin del contrato,
sealando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la Entidad o fuera de ella y si debe
desplazarse a otras ciudades.
3. La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su
eleccin. En este aspecto se debe sealar la modalidad de seleccin que se utilizar para la adquisicin
de los bienes y servicios, esta modalidad debe ser de aquellas sealadas en la Ley 1150 de 2007,
reglamentadas por el Decreto 734 de 2012, Ley 489 de 1998, el Decreto 393 de 1991, entre otras.
4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la
contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios
unitarios, se deber incluir la forma como el DNP los calcul para establecer el presupuesto y soportar sus
clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. El presupuesto estimado debe soportarse en las
caractersticas tcnicas y calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y
lugar de ejecucin de las obligaciones contractuales.
Este estudio de mercado aplica para los procesos de seleccin con convocatoria pblica, es decir, que para
los casos de contratacin directa y contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la
gestin, no se requiere dicho estudio de mercado, pero si se deber indicar en el estudio previo el valor de
los honorarios mensuales, el valor total del contrato, el perfil del contratista y la ubicacin en la tabla de
honorarios del DNP. En el caso de contratacin de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la
gestin con personas jurdicas no bastar nicamente la cotizacin del futuro contratista, la dependencia
deber establecer el presupuesto oficial del DNP de conformidad con lo estipulado en el artculo 24 de la
Ley 80 de 1993.
En el documento se debe sealar el valor estimado del contrato de conformidad con los soportes tcnicos y
econmicos contenidos en el estudio de mercado. El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que
haya lugar, en los que incurrir el contratista para la ejecucin del contrato, as como todos los costos que
implique la adecuada ejecucin del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios; viticos;
variaciones de tasa de cambio; inflacin; impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos
por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal; costos de importacin
o exportacin; seguros y garantas; costos de transporte y de instalacin; utilidades, administracin e
7

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 8 de 18 VERSIN: 2

imprevistos, y dems costos directos o indirectos necesarios para la ejecucin del objeto y obligaciones
contractuales. As mismo, se deber indicar la forma en que se pagar al contratista el bien o servicio, para
el efecto, es necesario tener en cuenta los plazos de entrega.
Por otra parte los pagos anticipados y anticipos se encuentran restringidos. Por esta razn, cuando se
cumplan los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse en cuenta
que stos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al
cumplimiento de los requisitos definidos en el pargrafo del Artculo 40 de la Ley 80 de 1993 y en el Artculo
91 de la Ley 1474 de 2011. Adicionalmente, para los anticipos debe exigirse al contratista una pliza que
garantice su buen manejo, de conformidad con lo sealado en el Artculo 5.1.7.2. del Decreto 734 de 2012.
5. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable. Son las
variables, condiciones o aspectos que sern objeto de verificacin y evaluacin para la seleccin del
contratista dependiendo la modalidad de seleccin que permiten identificar la oferta ms favorable para la
Entidad, de conformidad con el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007, el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el
artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, cuando se trate de procesos de seleccin con convocatoria pblica.
Es importante resaltar que estos criterios no aplican para la contratacin directa y contratos de prestacin
de servicios profesionales y apoyo a la gestin.
6. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que
puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. Durante la ejecucin del contrato se pueden
presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecucin, de ah la
importancia de efectuar un anlisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la
contratacin, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos, por
ejemplo: La identificacin de la parte que asume los riesgos sobre fluctuacin del dlar, los reajustes que
deben efectuarse para mantener el equilibrio econmico del contrato, las normas de calidad que deben
cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir, la obligacin del contratista de mantener indemne al
Departamento Nacional de Planeacin por daos y perjuicios que aqul le cause a terceros en el desarrollo
de actividades propias de la ejecucin del contrato, las medidas contingentes que es necesario tomar para
la proteccin de los bienes, la salud y el medio ambiente, segn el caso, etc.
7. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn
el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre
el particular. La solicitud de stas garantas se debern realizar de conformidad con el objeto contractual y
las actividades que el contratista deba ejecutar. En ese orden de ideas, la exigencia de las mismas, debern
realizarse de conformidad con lo sealado en el Ttulo V del Decreto 734 de 2012.
8. La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un
Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del
Decreto 734 de 2012. Es necesario que le dependencia solicitante de la contratacin revise el Manual
Explicativo de los captulos de Contratacin Pblica de los Acuerdos comerciales negociados por Colombia
para Entidades contratantes, el cual se encuentra publicado en la pgina del SECOP, en la direccin
electrnica www.contratos.gov.co.
NOTA: Todos los requisitos mencionados no son aplicables para la contratacin por proceso de mnima cuanta cuya
regulacin se encuentra establecida en el Captulo V del Ttulo III del Decreto 734 de 2012.
6.1.3

REQUISITOS MNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIN

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 9 de 18 VERSIN: 2

Una vez distribuido el presupuesto en la Entidad para la vigencia fiscal correspondiente, la Subdireccin Financiera
elaborar y dar a conocer a las dependencias del Departamento Nacional de Planeacin la tabla de cuantas,
insumo para determinar los procesos de seleccin a seguir.
De conformidad con la normativa vigente, la cuanta, el tipo de contrato a celebrar y lo previsto en Plan de
adquisiciones y servicios de cada dependencia del Departamento Nacional de Planeacin, se dar inicio al proceso
de contratacin, previa verificacin de la existencia de los siguientes requisitos mnimos, incluidos en el proceso y
subprocesos establecidos por el Sistema de Gestin de Calidad:
a) La solicitud de contratacin suscrita por el jefe de la dependencia dirigida a la ordenadora del gasto, en la
cual se deber indicar el objeto a contratar, el valor del contrato o del presupuesto oficial, el plazo de
ejecucin. Para los contratos de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin, adems de lo
sealado, se debe indicar el nombre del profesional o sociedad a contratar, informando que cuenta con la
idoneidad y experiencia, que cumple con el perfil y los requisitos sealados en el estudio previo y que la
dependencia no cuenta con el personal, o que el mismo es insuficiente para desarrollar el objeto
contractual.
b) Estudios y documentos previos con sus correspondientes soportes.
c) Certificado de Disponibilidad presupuestal y en el evento en que el plazo de ejecucin supere la vigencia
fiscal, se deber aportar la correspondiente autorizacin de vigencias futuras expedida por la Direccin
General de Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
d) Proyecto de Pliego de Condiciones, si es el caso, el cual se elabora en el Grupo de Contratacin.
e) En los casos de Contratacin Directa para servicios profesionales y apoyo a la gestin, se debern aportar
los documentos que identifican al contratista, de acuerdo con el listado de requisitos sealados en los
formatos F-GCT -2 para persona natural y F-GCT -3 para persona jurdica.
NOTA: Las solicitudes de contratacin junto con los estudios y documentos previos para contratos de prestacin de
servicios profesionales y apoyo a la gestin, sin importar la cuanta, sern siempre sometidos a las sesiones del
Comit de Contratacin del Departamento Nacional de Planeacin, en el que los miembros del mismo, podrn
analizar la conveniencia de la contratacin y efectuar las recomendaciones, proponer ajustes que consideren
pertinentes. As mismo, las solicitudes de contratacin para procesos de seleccin debern ser presentadas ante el
Comit de Contratacin y ser aprobadas por el mismo. Se exceptan las contrataciones sealadas en la Resolucin
que reglamenta el Comit de Contratacin.
REQUISITOS PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES
Y APOYO A LA GESTIN
La contratacin de este tipo de contratos se adelantar de conformidad con lo dispuesto en el proceso ADCT CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS subproceso AD-CT-SP CONTRATACIN DE PRESTACIN
DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIN.
Para la celebracin del contrato se requiere de una justificacin sobre la necesidad, conveniencia y oportunidad, con
las siguientes precisiones, segn el caso:
La seleccin del contratista la realizar la dependencia solicitante de la contratacin, la cual deber determinar el
perfil de la persona natural o jurdica que se requiere contratar, junto con la descripcin de las competencias
indispensables para la ejecucin del objeto y el nivel de estudios y experiencia profesional o relacionada que se
requiera.
Las obligaciones del contratista deben ser claras y precisas, as como los productos o servicios que debe entregar a
la Entidad.
Respecto al soporte tcnico y econmico, para el caso de personas naturales, debe tenerse en cuenta la tabla de
honorarios de contratos de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin de la entidad, anexa al
9

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 10 de 18 VERSIN: 2

presente manual (Anexo 1) y las actualizaciones anuales que para tal efecto realice el DNP. Para el caso de
personas jurdicas, debe tenerse en cuenta los precios de mercado y la oferta de servicios.
Segn la naturaleza y condiciones de ejecucin del objeto contratado se debe precisar en los estudios previos si se
requiere el desplazamiento del contratista a lugares diferentes al de la sede principal acordada para la ejecucin del
contrato, a efectos de involucrar estos gastos de desplazamiento o permitir su financiamiento. Para establecer el
monto que se reconocer a cada contratista por concepto de gastos de desplazamiento, deber seguirse la tabla de
desplazamiento anexa al presente manual (Anexo 2) y debe exigirse al contratista que demuestre el rgimen
tributario al que se encuentra sujeto.
6.1.4

LOS PROCESOS DE SELECCIN (RECURSOS NACIN)

Todos los procesos de contratacin del Departamento Nacional de Planeacin sern sometidos a consideracin del
Comit de Contratacin, salvo cuando se trate de los siguientes casos:
1. Contratos cuyo valor total sea inferior a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes.
2. Adiciones de contratos cuya cuanta inicial fuera inferior a cincuenta (50) salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
3. Convenios y Contratos Interadministrativos sin cuanta.
4. Prrroga o modificaciones sin cuanta.
Las excepciones previstas en los numerales 1 y 2 no cobijan a los contratos de prestacin de servicios profesionales
y apoyo a la gestin, de acuerdo con lo previsto en la Resolucin que reglamenta para el efecto el funcionamiento
del Comit de Contratacin.
LAS MODALIDADES DE SELECCIN:

Licitacin Pblica: Es la regla general de escogencia de la mejor oferta en cumplimiento del deber de
seleccin objetiva, a la cual se acude cuando la entidad ha verificado que se encuentra frente a la contratacin
de un objeto complejo. Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad con el subproceso AD-CTLP LICITACION PBLICA. As mismo, para efectos de utilizar esta modalidad se deber atender que el valor
del proceso supere la suma sealada por el Grupo de Presupuesto como menor cuanta.

Seleccin Abreviada de Menor Cuanta: Se entender por menor cuanta los valores, determinados en
funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salarios mnimos legales
mensuales.1
Lo anterior indica que todos los procesos de seleccin de contratistas para la adquisicin de bienes, obras y/o
servicios que tengan como presupuesto estimado la suma igual o inferior a la menor cuanta de la entidad, sin
que sea la mnima cuanta, se adelantarn por la modalidad de Seleccin Abreviada bajo el procedimiento de
Menor Cuanta. Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad con el subproceso AD-CT-ME
SELECCIN ABREVIADA MENOR CUANTIA.

Seleccin Abreviada a travs de Subasta Inversa: Es una puja dinmica efectuada presencial o
electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad
con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los respectivos pliegos de condiciones. Esta modalidad
se utiliza para la contratacin de bienes o servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
y se caracteriza porque el nico factor a tomar en consideracin para la eleccin es el precio. Esta modalidad
de seleccin se adelantar de conformidad con el subproceso AD-CT-Sl SUBASTA INVERSA.

Ley 1150 de 2007 Articulo 2. Pargrafo 2 Literal b.

10

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 11 de 18 VERSIN: 2

Concurso de Mritos. Corresponde a la modalidad prevista para la seleccin de los servicios de consultora y
proyectos de arquitectura a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 19932. El concurso de
mritos dependiendo del tipo de propuesta que se pretenda que presente el consultor, se clasifica en dos as:
-

Concurso de Mritos con Sistema Abierto: Es el Concurso de Mritos que se realiza prescindiendo de la
etapa de precalificacin y en el que la propuesta a presentar es la Propuesta Tcnica Simplificada (PTS). En
este proceso de seleccin, la Entidad deber suministrar la metodologa exacta para la ejecucin de la
consultora, as como el plan y cargas de trabajo par la misma. El concurso de mritos con sistema abierto
se adelantar de conformidad con el subproceso AD-CT-CM.

Concurso de Mritos con Sistema de Precalificacin: Es el Concurso de Mritos que se realiza mediante
la conformacin de una lista corta o lista multiusos (dependiendo si se trata de un solo proceso o de varios),
La lista corta debe conformarse con mximo seis (6) interesados y la lista multiusos debe conformarse con
mximo diez (10). En este Concurso debe exigirse la presentacin de una Propuesta Tcnica Detallada
(PTD), en la que el oferente presenta la metodologa a desarrollar para la ejecucin de la consultora. El
concurso de mritos con sistema de precalificacin se adelantar de conformidad con el subproceso ADCT-MP.

Bolsa de Productos: Esta modalidad de seleccin se utiliza para la adquisicin de bienes de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin por cuenta de entidades estatales a travs de bolsas de productos. En
este evento, la formacin, celebracin, perfeccionamiento, ejecucin y liquidacin de las operaciones que por
cuenta de las entidades estatales se realicen dentro del foro de negociacin de estas bolsas, se regirn por las
tales disposiciones.

Contratacin Directa: Esta modalidad de seleccin se utiliza en aquellos eventos en los que no se requiere de
convocatoria pblica. La contratacin Directa aplica en los siguientes casos:

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Urgencia Manifiesta
Contratacin de Emprstitos
Contratos Interadministrativos
Contratacin de bienes y servicios en el Sector Defensa
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
Contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de
Reestructuracin de Pasivos
g. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
h. Contratos de Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos
artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
i. El arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
NOTA 1. Los contratos interadministrativos son aquellos que pueden suscribir directamente las entidades estatales
entre s, siempre que las obligaciones del mismo, tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para
la suscripcin de estos contratos, la dependencia deber realizar la solicitud de contratacin con el lleno de los
requisitos sealados en el numeral 6.1.3 del presente documento y anexar la documentacin sealada en el formato
F-GCT-09.
NOTA 2. Para la celebracin de contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas, debern
tenerse en cuenta los requisitos sealados en el Decreto Ley 591 de 1991 y Decreto 393 de 1991. Adems deber
realizarse la solicitud de contratacin con el lleno de los requisitos establecidos en el numeral 6.1.3 de este
documento.
NOTA 3. Se considera que no existe pluralidad de oferentes en los siguientes casos:
2

Artculo 3.3.1.1 del Decreto 734 de 2012

11

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 12 de 18 VERSIN: 2

1. Cuando no existiere ms de una persona inscrita en el RUP


2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de
propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo.
NOTA 4. Los contratos de Prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos
artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, son aquellos celebrados con el
Estado a travs de los cuales se vincula una persona natural o jurdica en forma excepcional, para suplir actividades
o labores relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad, o para desarrollar actividades
especializadas que no puede asumir el personal de planta. Es importante tener en cuenta que un contrato de
prestacin de servicios es la actividad independiente desarrollada, que puede provenir de una persona natural o
jurdica con la que no existe el elemento de la subordinacin laboral o dependencia consistente en la potestad de
impartir rdenes en la ejecucin de la labor contratada.
La contratacin de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin se enmarca en la idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el rea para la cual se pretende contratar el servicio.
As mismo corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferente de los de consultora que se derivan del
cumplimiento de las funciones de la entidad; as como los relacionados con actividades operativas logsticas o
asistenciales. Para la contratacin de trabajos artsticos que slo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales, la entidad debe justificar dicha situacin en el Acto de Administrativo del que trata el artculo 3.4.1.1 del
Decreto 734 de 2012.
As mismo, resulta importante sealar que la Contratacin Directa para prestaciones de servicios profesionales y de
apoyo a la gestin, cuenta con subproceso identificado con el cdigo AD CT SP, en cual se indican las
actividades necesarias para adelantar esta modalidad de seleccin.
CONTRATOS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIN. (Artculo 3.4.1.1. Decreto 734)
Requieren de acto administrativo motivado, entre otros, los siguientes contratos:
Contratos Interadministrativos
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes
Contratos de arrendamiento y adquisicin de inmuebles
No requieren de acto administrativo motivado:
Contratacin de emprstitos
Contratacin bajo urgencia manifiesta
Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin
CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA.
Se adelantar de conformidad con el subproceso AD-CT-MC SELECCIN DE MNIMA CUANTA. Se utilizar esta
modalidad de contratacin, cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al diez por ciento de la menor
cuanta.

12

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
6.1.5

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 13 de 18 VERSIN: 2

ASPECTOS GENERALES

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES


En los casos de licitacin pblica, seleccin abreviada o concurso de mritos, el proyecto de pliego de condiciones
es elaborado en el Grupo de Contratacin con base en los estudios previos y criterios tcnicos formulados por la
dependencia solicitante. Los estudios previos relacionados con temas de competencia, de otra dependencia,
debern contar con su aprobacin, como es el caso de los contratos editoriales o de agencias de comunicaciones,
que debern contar con la aprobacin previa del Grupo de Comunicaciones y Relaciones Pblicas del DNP, as
como lo relacionado con tecnologas de la informacin, que debern contar con el aval de la Oficina de Informtica.
PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
El proyecto de pliego de condiciones es el documento en el cual el DNP seala el objeto a contratar, las obligaciones
de las partes, el monto del presupuesto asignado por la Entidad para la contratacin, los requisitos de carcter
jurdico, tcnico, financiero y criterios de calificacin de las propuestas, as como los dems aspectos que, de
conformidad con el tipo de contratacin sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurdicas,
consorcios, uniones temporales y dems formas asociativas permitidas por la Ley) deban acreditar, junto con la
preparacin y presentacin de las propuestas en el respectivo proceso licitatorio.
Este documento ser publicado de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, con el objeto darle
publicidad y divulgacin ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en
procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularn el proceso de contratacin. La Entidad analizar las
sugerencias recibidas, acoger las que estime conducentes y las consignar en el pliego de condiciones definitivo. El
trmino de publicacin en el SECOP para los procesos de seleccin abreviada y concurso de mritos con sistema
abierto, es de cinco (5) das hbiles y para la licitacin pblica y concurso de mritos con sistema de precalificacin
es de diez (10) das hbiles.
RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO
Las observaciones que se presenten al proyecto de pliego de condiciones debern ser resueltas por el rea
respectiva, de acuerdo con la naturaleza de la observacin. En ese orden de ideas, las observaciones de carcter
tcnico debern ser resueltas por el Comit Tcnico que haya sido previamente designado por el Coordinador del
Grupo de Contratacin, previa solicitud de la dependencia. Las observaciones de carcter financiero, sern resueltas
por el verificador financiero, previa designacin por parte del Coordinador del Grupo de Contratacin. Finalmente, las
observaciones de carcter jurdico sern resueltas por el abogado responsable del proceso designado por el
Coordinador del Grupo de Contratacin.
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
Corresponde al documento definitivo, una vez se hayan realizado los ajustes correspondientes como consecuencia
de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, si a ello hubiere lugar. En el pliego de condiciones se
deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confeccin de ofrecimientos de la
misma ndole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar
desierto el proceso.
En el evento que deba modificarse el pliego de condiciones, debe realizarse a travs de adendas, las cuales deben
publicarse en licitaciones pblicas con tres (3) das de anticipacin a la fecha de cierre del proceso, en ningn caso
se podrn expedir adendas el mismo da que se tiene previsto el cierre, ni siquiera para la ampliacin del plazo para
presentar ofertas. Dicho acto administrativo debe ser suscrito por el Ordenador del Gasto.

13

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 14 de 18 VERSIN: 2

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO


De la misma manera, los posibles proponentes, puede presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo,
las cuales debern ser resueltas de conformidad con lo sealado en el numeral 6.1.5.2. de este documento. Las
respuestas debern publicarse en el SECOP al igual que las adendas que se expidan con ocasin de las
modificaciones que se realicen al pliego de condiciones.
ELABORACIN INFORMES DE VERIFICACIN Y EVALUACIN
Una vez se reciben las propuestas, se procede a la revisin de la documentacin requerida en la convocatoria (para
el caso de los concursos de mritos) y en el pliego de condiciones, para realizar la verificacin de requisitos
habilitantes (jurdicos, tcnicos y financieros) y la calificacin de los criterios tcnicos. De esta revisin, se deben
expedir tres informes: tcnico, jurdico y financiero. El tcnico deber estar debidamente suscrito por todos los
miembros del comit designado, el cual debe ser plural e impar. Los informes jurdico y financiero debern estar
suscritos por el abogado responsable y verificador financiero, respectivamente.
PRESENTACIN DE LOS INFORMES DE EVALUACIN AL COMIT DE CONTRATACIN
Una vez se suscriban los informes por los responsables, se deben presentar ante el Comit de contratacin, el
informe tcnico que seale la puntuacin obtenida por los proponentes.
PUBLICACIN DE LOS INFORMES DE VERIFICACIN Y EVALUACIN EN EL SECOP
En ejercicio del derecho de contradiccin, los informes de evaluacin y verificacin deben ser dejados a disposicin
de los interesados, los cuales sern publicados en el SECOP, con el fin de que ellos realicen las observaciones que
estimen pertinentes. Para tales efectos, los tiempos son los siguientes:
-

LICITACIN PBLICA: 5 das hbiles, siguientes a la publicacin.


SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA: 3 das hbiles, siguientes a la publicacin.
CONCURSO DE MRITOS CON PRECALIFICACIN Y SISTEMA ABIERTO: 3 das hbiles, siguientes a la
publicacin.

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS A LOS INFORMES DE EVALUACIN.


Una vez se reciben las observaciones respectivas, se remiten al rea correspondiente (Comit tcnico, verificador
jurdico o verificador financiero), para efectos de realizar el anlisis y revisin pertinente. Dichas respuestas deben
quedar plasmadas en un documento debidamente firmado por los miembros del comit, o el verificador jurdico o
financiero. En el evento, en que por ocasin de las observaciones presentadas, se modifique la asignacin de
puntaje o la calidad de hbil o no hbil de un proponente, esta nueva calificacin o verificacin deber constar en el
documento de respuestas indicando la evaluacin final, la cual soportar el acto administrativo de adjudicacin o
declaratoria de desierta del proceso de seleccin.
ADJUDICACIN O DECLARATORIA DE DESIERTA
La adjudicacin o declaratoria de desierta de los procesos de seleccin se llevar a cabo mediante acto
administrativo motivado, el cual deber publicarse en el SECOP. En los procesos de Licitacin Pblica la
adjudicacin debe realizarse en Audiencia Pblica de conformidad con las reglas establecidas en el Artculo 3.1.3 del
Decreto 734 de 2012.
En los procesos de Concurso de Mritos con Sistema Abierto y con Sistema Precalificacin la audiencia de Apertura
y Revisin de la propuesta econmica, deber realizarse en audiencia pblica, al igual que las subastas inversas
presenciales.
14

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
6.2
6.2.1

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 15 de 18 VERSIN: 2

ETAPA CONTRACTUAL
SUSCRIPCIN DEL CONTRATO

La suscripcin del contrato se realizar de conformidad con lo dispuesto en el subproceso AD-CT-EL


ELABORACION Y LEGALIZACIN DEL CONTRATO.
EN EL CASO DE MODALIDADES DE SELECCIN.
El adjudicatario suscribir el contrato dentro los trminos sealados en el pliego de condiciones, de lo contrario el
Departamento Nacional de Planeacin har efectiva la garanta constituida para amparar la seriedad de la propuesta.
Las garantas se solicitarn y tramitarn de conformidad con la normativa sealada en el Decreto 734 de 2012 .
Perfeccionado el contrato, el contratista deber presentar ante el Departamento Nacional de Planeacin dentro de
los trminos sealados para el efecto en el pliego de condiciones, los documentos necesarios para la creacin
cuenta beneficiario F-SF-04, en el evento en que an no se encuentre creado. As mismo, una vez el contrato se
encuentre debidamente firmado por las partes, numerado, fechado y con registro presupuestal, se expide copia al
contratista para que ste realice la suscripcin de la Garanta nica, requisito necesario para iniciar la ejecucin del
contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrn imponerse las sanciones previstas en la ley y en
el contrato.
EN EL CASO DE CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA
En los contratos que resulten de un proceso de seleccin de mnima cuanta, la comunicacin de aceptacin junto
con la oferta, de acuerdo con lo establecido en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, constituyen para todo los
efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro presupuestal.
6.2.2

SUPERVISIN EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO

La vigilancia y control de los contratos, estar a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, segn el caso, quienes
debern cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en
los respectivos contratos. La funcin de supervisin debe desarrollarse de conformidad con lo establecido el Manual
de Supervisin CT-M02 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
6.2.3

MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS

Durante la ejecucin del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan los aspectos contractuales
inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el supervisor deber solicitar oportunamente la
adicin, prrroga, o modificacin, segn el caso, de acuerdo con lo establecido en el subproceso AD-CT-AP
ADICIN, PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y CESIN DE CONTRATOS.
El Comit de Contratacin revisar todas las adiciones en dinero que se pretendan suscribir, las cuales no debern
superar el 50% del valor inicial del contrato. Las prrrogas de los contratos y modificaciones que se realicen a los
contratos, siempre y cuando no genere una adicin en el valor del contrato, no sern sometidas al Comit de
Contratacin. Cuando se realice prrroga a los contratos, el contratista deber ampliar la vigencia de la garanta.
Es importante resaltar, que las modificaciones a los contratos, no podrn realizarse sobre el objeto del mismo,
simplemente, para adicionar o disminuir actividades, plazo de ejecucin, forma de pago, valor, lugar de ejecucin
entre otros, aspectos que incidan en la ejecucin del contrato.

15

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN
6.2.4

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 16 de 18 VERSIN: 2

SUSPENSIN DE LOS CONTRATOS

Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias
ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecucin, en estos eventos las partes
pueden, de mutuo acuerdo, pactar su suspensin. El supervisor del contrato debe solicitar, por escrito y
oportunamente al Ordenador del Gasto, la suspensin del contrato indicando el tiempo exacto durante el cual esta
tendr lugar, as mismo deber indicar la fecha de reinicio. De acuerdo con lo establecido en el subproceso AD-CTAP ADICIN, PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y CESIN DE CONTRATOS.
6.2.5

CESIN DE LOS CONTRATOS

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas, su posicin
contractual. La cesin requiere la previa aprobacin por parte del Ordenador del Gasto. La solicitud de cesin deber
ser realizada por el supervisor del contrato, una vez haya verificado que el cesionario cumple con el mismo perfil o
superior del contratista cedente. Con la solicitud de cesin, deber adjuntar la carta enviada por el contratista y la
documentacin soporte de experiencia e idoneidad del cesionario con un trmino prudencial de anticipacin a la
fecha en la que se desea ceder el contrato. De acuerdo con lo establecido en el subproceso AD-CT-AP ADICIN,
PRRROGA, MODIFICACIN, SUSPENSIN Y CESIN DE CONTRATOS.
6.2.6

TERMINACIN ANTICIPADA

Procede cuando las partes de comn acuerdo terminan la relacin contractual antes del vencimiento del plazo de
ejecucin pactado. De igual manera la solicitud de terminacin, deber ser realizada por el supervisor del contrato
adjuntando la carta del contratista con un trmino prudencial de anticipacin a la fecha en la que se desea terminar el
contrato.
6.2.7

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES

El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Es
obligacin del supervisor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los trminos y
condiciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a
satisfaccin o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la aplicacin de sanciones, de
conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. Para tal efecto, se deber actuar de conformidad
con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011.
6.2.7.1 MULTAS
Procede su imposicin en los casos en que el contratista ejecute en forma tarda sus obligaciones o las incumpla
parcialmente. La cuantificacin de la multa se estipula en los contratos y podr hacerse efectiva de los saldos
debidos al Contratista, sin perjuicio de que la entidad pueda imponer y cobrar la clusula penal pecuniaria, hacer
efectivas las garantas y declarar la caducidad, segn el caso. Para tal efecto, se deber actuar de conformidad con
lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011.
6.2.7.2 CLUSULA PENAL COMPENSATORIA
En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, ste deber pagar al Departamento Nacional
de Planeacin, a ttulo de pena, la suma establecida en el contrato y su valor se imputar al pago de los perjuicios
causados.
6.2.7.3 CADUCIDAD

16

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 17 de 18 VERSIN: 2

La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede declararse cuando el incumplimiento de las
obligaciones por parte del contratista, afecta de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se evidencie que
se puede llegar a paralizar su ejecucin.
6.3

ETAPA POSTCONTRACTUAL

6.3.1

LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS

El periodo de liquidacin de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisin total de las
obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. No todos los contratos deben
ser liquidados. Se liquidan aquellos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el
tiempo y los dems que lo requieran e implican una verificacin de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que
por diferentes circunstancias lo requieran. La liquidacin del contrato no libera al contratista de responder por la
estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados. En consecuencia, cuando con
posterioridad a la liquidacin del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantas
constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la Entidad, sta deber adelantar las correspondientes
acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso. La liquidacin de los contratos del DNP se
debe realizar de conformidad con el subproceso AD-CT-LC LIQUIDACION DE CONTRATOS y podr ser por mutuo
acuerdo o unilateral.
Nota: La liquidacin a la que se refiere el artculo 217 del Decreto - Ley 019 de 2012, no ser obligatoria en los
contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.
6.3.2

LOS PROCESOS DE SELECCIN (RECURSOS INTERNACIONALES)

Seleccin por comparacin de precios. Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad con el
subproceso AD-CT-CP SELECCIN POR COMPARACIN DE PRECIOS, y en lo expuesto en el Lineamiento
del Proceso Contractual con Recursos Banca CT L02, en el numeral 5.2.2.

Seleccin por Licitacin Pblica Internacional (LPI). Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad
con el subproceso AD-CT-PI SELECCIN POR LICITACIN PBLICA INTERNACIONAL, y en lo expuesto
en el Lineamiento del Proceso Contractual con Recursos Banca CT L02, en el numeral 5.2.2.

Seleccin por Licitacin Pblica Nacional (LPN). Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad
con el subproceso AD-CT-PN SELECCIN POR LICITACIN PBLICA NACIONAL, y en lo expuesto en el
Lineamiento del Proceso Contractual con Recursos Banca CT L02, en el numeral 5.2.2.

Seleccin directa de firmas consultoras y consultores individuales. Esta modalidad de seleccin se adelantar de
conformidad con el subproceso AD-CT-SD SELECCIN DIRECTA DE FIRMAS CONSULTORAS Y
CONSULTORES INDIVIDUALES, y en lo expuesto en el Lineamiento del Proceso Contractual con Recursos
Banca CT L02, en el numeral 5.2.1.

Seleccin de firmas consultoras. Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad con el subproceso
AD-CT-FC SELECCIN DE FIRMAS CONSULTORAS, y en lo expuesto en el Lineamiento del Proceso
Contractual con Recursos Banca CT L02, en el numeral 5.2.3.1.

Seleccin de consultores individuales. Esta modalidad de seleccin se adelantar de conformidad con el


subproceso AD-CT-CI SELECCIN DE CONSULTORES INDIVIDUALES, y en lo expuesto en el Lineamiento
del Proceso Contractual con Recursos Banca CT L02, en el numeral 5.2.1.

17

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP

MANUAL DE CONTRATACIN

CDIGO:CT- M01
PAGINA: 18 de 18 VERSIN: 2

Fecha aprobacin: 10 de septiembre de 2012

Revis:

CARINE PENING GAVIRIA


COORDINADORA GRUPO DE CONTRATACIN

Aprob:

TATIANA MENDOZA LARA


SECRETARIA GENERAL

18

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP