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Organigrama

Concepto
Las organizaciones son definidas como un conjunto de individuos que
interactan entre s para el logro de determinados objetivos
predefinidos. En otras palabras, es la forma que asume toda asociacin
humana proyectada para la obtencin de un propsito comn.
Las
organizaciones
son sistemas
complejos que
requieren
un
ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe
ejecutar en la misma. Tradicionalmente, slo se reconocan como
participantes de las organizaciones a sus propietarios, sus
administradores y sus empleados.
La tarea administrativa es precisamente el diseo de organizaciones,
diseo que permite a las instituciones alcanzar los objetivos, resolviendo
los problemas planteados en el ambiente circundante.(Gmez Fulao
1996)
La complejidad y diferenciacin de una organizacin est conformada,
en forma explcita o implcita, por las distintas jerarquas y atribuciones
asignadas a los miembros componentes de la misma; que conforman la
estructura organizativa de esa organizacin.
Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o
informal. La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida
por la empresa. La estructura informal es la resultante del poder de
influencia que ejercen los distintos individuos o grupos de individuos
dentro de la organizacin.
La organizacin formal est determinada por el nmero de niveles
jerrquicos o funcionales establecidos, haciendo nfasis en las funciones
y las tareas que se llevan a cabo para el cumplimiento del objetivo
organizacional. Esos niveles estn rgidamente definidos y diferencian el
grado de autoridad delegada y la direccin de las rdenes, instrucciones
y remuneracin.
El organigrama es
la representacin
grfica de
la
estructura
organizativa, es un modelo abstracto que permite obtener una idea
uniforme acerca de una organizacin, en particular de sus aspectos
formales, como la divisin del trabajo, la especializacin, la jerarqua de
los distintos niveles, la autoridad, la responsabilidad, la coordinacin,
etc..

Por lo tanto, organigrama significar la representacin escrita de


un conjunto de oficinas o dependencias, dando idea de su disposicin o
arreglo de interrelaciones. Siendo la estructura de una organizacin de
naturaleza intangible, y en consecuencia no visualizable, se trata de
elaborar un modelo, concretado mediante una representacin grfica
abstracta, complementada con otros elementos descriptivos, que
definen su contenido (atribuciones y funciones de cada puesto o sector,
etc). Un organigrama no es pues la organizacin propiamente dicha,
sino una representacin analgica de la misma. (Martn 2002)
Finalidad de los organigramas
El organigrama es un instrumento utilizado en Administracin, que
permite realizar el anlisis terico de las estructuras organizacionales, y
a su vez, posee una clara aplicacin prctica en organizaciones de
distinto tipo, que nos muestra a simple vista: la divisin de funciones,
los niveles jerrquicos, la departamentalizacin de las distintas reas
gerenciales, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales
formales de la comunicacin, la dependencia lineal o la funcin
asesoramiento de un departamento, entre otros.
As el organigrama se utiliza tanto para informar la estructura
organizacional a terceros ajenos a la organizacin, como para
desarrollar la formacin de personal, como herramienta de control de la
organizacin y evaluacin de la estructura, en procesos de
reorganizacin o re-ingeniera, para la evaluacin de cargos y desarrollo
organizacional, entre otros.
Por ltimo, la utilizacin de organigramas, en principio, cumple una
doble finalidad:
1.
Desempea un papel informativo, al divulgar las caractersticas
generales de la organizacin, tanto a los integrantes de la misma, como
a terceros interesados.
2.
Permite el anlisis estructural y funcional de la organizacin,
mediante la representacin grfica de sus particularidades de la
organizacin.

Principios Bsicos
La representacin grfica de los organigramas se basa en los siguientes
principios bsicos (Martin 2002):

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Unidad de mando;
Relaciones de dependencia jerrquica clara y definida;
Definicin precisa de los niveles jerrquicos;
Definicin de las principales funciones en ejecutivas y asesoras;
Divisin del trabajo;
Subordinacin y dependencia;
Existencia de responsabilidad y delegacin de autoridad.

En este sentido, un organigrama podra denunciar el no cumplimiento de


alguno de estos principios, tal como se presenta en los siguientes
ejemplos, que se muestran a ttulo ilustrativo.[1]
Principio
1. Unidad de mando

2. Definicin precisa de los


niveles jerrquicos

3. Separacin de funciones

Ejemplos de posibles
deficiencias
Un
sector
figura
en
el
organigrama
dependiendo
jerrquicamente de dos o ms
sectores
En consideracin a la ubicacin
en que se encuentra un sector,
no queda definido con claridad el
nivel que le corresponde en
relacin al resto de los sectores:
departamento, divisin, seccin,
etc. Esto puede acarrear, entre
otros problemas, conflictos en
cuanto a la asignacin de niveles
de remuneracin.
Una posicin rene en s misma
funciones
heterogneas
que

Principio

4. Precisin en la determinacin
de funciones de lnea y de
asesoramiento

5. Alcance del control

Ejemplos de posibles
deficiencias
pueden
crear
adems,
condiciones incompatibles desde
el punto de vista del control
interno. Por ejemplo, funciones
de compras y de registracin de
cuentas
con
proveedores
reunidas en un mismo cargo. De
esta manera se anula el principio
de evitar el control sobre s
mismo o el principio de control
por oposicin de intereses. Otro
ejemplo: auditora dependiendo
de administracin.
La
existencia
de
cargos
adscriptos
puede
crear
confusin en cuanto a su
consideracin
de rgano de
asesoramiento o de ejecucin.
Puede
observarse
un
desequilibrio en cuanto a la
distribucin
de
niveles
o
responsabilidades,
provocando
deficiencias
de
control
en
algunas
reas, en razn del
excesivo nmero de personas y
funciones a supervisar. Por otro
lado,
podra
presentarse
la
situacin inversa, cuando de un
cargo depende solamente un
subordinado y a ste responde
otro u otros subordinados.
En toda organizacin empresaria,
una
excesiva
cantidad
de
subordinados bajo el mando de
un mismo supervisor disminuir
la eficiencia e incrementar el
coeficiente de error en la
operatoria
de
ste,
como
consecuencia de la excesiva
cantidad de decisiones y datos a
su cargo.
En forma inversa, una empresa

Principio

Ejemplos de posibles
deficiencias
en la que en una de las reas de
su estructura existen tres niveles
en los que se da el tipo de
delegacin uno a uno y un cuarto
nivel de ejecucin, la sospecha
obvia ser la de considerar que
las funciones de los tres primeros
niveles
son
relativamente
triviales y que, por lo tanto,
pudieron ser comprimidas en el
trabajo de un solo jefe o gerente.