Os Cinco Erros Cometidos em Gerenciamento de Projetos

Quando foi a última vez que você trabalhou em um projeto que foi planejado e executado perfeitamente? Você encontrou-se com as suas expectativas nos termos de orçamento, prazo final e da qualidade do produto. Também, você teve uma parceria cordial e profissional com seus clientes. Nenhum tipo de problema! Se você for um afortunado, você poderá realmente pensar em um ou talvez dois projetos a serem candidatos. É fácil esquecer-se de que muitos projetos realmente terminam com sucesso. Embora provavelmente nenhum projeto seja absolutamente perfeito, há muitos projetos que terminam com uma quantidade mínima de problemas e de stress. Embora muitos projetos terminassem com sucesso, todos também já estiveram envolvidos em projetos que foram menos sucedidos. Às vezes um projeto é 100% um desastre. É muito comum completar um projeto com prazo final ou orçamento ultrapassado. Outras vezes, o cliente não recebe todas as características e as funcionalidades que esperava. Em alguns projetos há muita fricção entre os membros da equipe e o cliente, que causam problemas adicionais e frustrações. Há muitas causas possíveis de problemas em um projeto. Entretanto, os cinco erros comuns que estão na raiz de muitos destes problemas são: 1. Definição e planejamento inadequado do projeto 2. As práticas do gerenciamento inadequado de mudanças do escopo 3. Não gerenciar o plano de trabalho (Workplan) 4. A comunicação inadequada do projeto 5. A Falta de um bom gerenciamento da qualidade

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ERRO COMETIDO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS:
1 - Definição e planejamento inadequado do projeto
Você já participou de alguma reunião do final-de-projeto de um projeto que tivesse grandes problemas? Se você já tiver participado, é possível que um dos temas principais que você ouviu foi "Nós devíamos ter investido mais tempo planejando." Muitos gerentes de projeto acham que necessitam avançar diretamente no projeto e começar a coletar as exigências do negócio. Eles pensam que se fizerem um bom trabalho na coleta das exigências do negócio, estarão prontos para por o projeto em ação. Isso não é verdade. De fato, há um processo de definição e planejamento que necessita acontecer sempre antes de você começar a coletar as exigências do negócio. Antes que o trabalho do projeto comece, o gerente de projeto deve certificar-se de que o trabalho foi compreendido corretamente e concordado pelo patrocinador do projeto e pelos stakeholders chaves. O gerente do projeto trabalha com o patrocinador e os stakeholders para assegurar-se de que haja uma percepção comum entre eles sobre o que o projeto entregará, quando estará completo, quanto ele custará, quem fará o trabalho, como o trabalho será feito, e quais serão os benefícios. Quanto maior for o projeto, maior será a importância desta informação ser mapeada formalmente e explicitamente. Todos os projetos devem começar com este tipo de planejamento antecipado para impedir futuros problemas causados por diferentes pontos de vistas nos termos básicos do projeto.

Problemas comuns dos projetos
Os efeitos da definição e do planejamento inadequado do projeto futuramente causarão problemas em muitas áreas do projeto. Estes problemas incluem: Falta de uma visão clara das expectativas. Se você não definir antecipadamente as características principais de um projeto, é muito comum ter diferenças nas expectativas entre os stakeholders principais. Isto é real, mesmo se você obter toda a sua direção inicial do patrocinador. Em projetos maiores, o patrocinador poderá não ter uma visão completa sobre o que necessita ocorre para que o projeto seja bem sucedido. Outras vezes, o patrocinador tem uma visão, mas há outras visões que podem ser melhores ou mais viáveis. Estas idéias competitivas normalmente surgem mais tarde no projeto e causam confusão e retrabalho. Estimativas inadequadas. Geralmente um projeto necessita ter um orçamento e um prazo final antes das exigências do negócio serem finalizadas. Em muitos casos, se a definição e o planejamento não forem feitos antecipadamente, a equipe do projeto começa com os recursos e o tempo inadequado, e você não realizará estes fatos após o projeto estar em progresso. Muitos projetos que poderiam ser bem sucedidos são vistos como uma falha, porque eles foram concluídos acima dos orçamentos e ultrapassarão os prazos finais. Esta situação é causada freqüentemente pelo gerente de projeto que se compromete aos números (orçamento e prazos) demasiadamente baixos, devido à falta de um planejamento antecipado.

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Controle inadequado do escopo. Um dos aspectos principais de definir um projeto é definir o escopo em um nível elevado. Se você não definir e não obter o acordo sobre o escopo, você encontrará muitas dificuldades para gerenciar eficazmente o escopo durante o projeto.

Como evitar os erros
Investir tempo em uma boa definição e planejamento do projeto consume muito menos tempo e esforço do que ter que corrigir os problemas quando o projeto estiver em andamento. Não é uma surpresa, que a melhor maneira para evitar este problema é fazer um bom trabalho de definição e de planejamento do projeto antecipadamente. Isto inclui: Definição. Antes que o trabalho atual do projeto comece, certifique-se de ter investido o tempo necessário para definir os objetivos, escopo, suposições, riscos, orçamento, prazos, organização e abordagem do projeto. O gerente do projeto poderá pensar que já sabe de tudo isto. Entretanto, a finalidade deste trabalho é assegurar de que haja um consenso entre o gerente do projeto, o patrocinador e os stakeholders. Mesmo se o gerente do projeto e o patrocinador estiverem de acordo, pode haver outros stakeholders principais que tenham uma opinião diferente. As diferenças de opiniões entre os stakeholders principais necessitam serem resolvidas antes que o projeto comece e não quando o mesmo já estiver em andamento. Planejamento. O gerente de projeto deve criar um plano de trabalho (Workplan) antes de começar o projeto. Isto é necessário para ajudá-lo a estimar o esforço e a duração do projeto. Também, o gerente do projeto deve ter o trabalho detalhado e planejado para os meses seguintes para assegurarse de que os recursos do projeto serão atribuídos aos trabalhos certos uma vez que o projeto seja posto em andamento. Além disso, é muito útil ter um grupo concordado dos procedimentos de gerenciamento do projeto que serão utilizados para gerenciar o projeto. Estes procedimentos incluirão; como o gerente do projeto gerenciará o escopo, incidências problemáticas, riscos, comunicação, Plano do Trabalho (Workplan), etc. Outra vez, o ponto chave é definir tudo isso antecipadamente para gerenciar com mais precisão as expectativas. Por exemplo, se você definir e obter um acordo sobre o procedimento para aprovar as requisições das mudanças do escopo, você deverá ter um trabalho muito mais fácil para gerenciar as mudanças uma vez que o projeto começar.

E se você já estiver no meio do projeto?
Naturalmente, a melhor maneira para resolver um problema é implementar ações de prevenção antes que ele ocorra. Um exemplo disto é fazer uma boa definição e um bom plano antecipado do projeto. Entretanto, e se você não fizer isto? Por exemplo, você já colocou o projeto em andamento, e você começa a ver os stakeholders a virem com idéias diferentes sobre o que o projeto deve realizar, mas você já esta no trajeto com a visão prévia. Se você achar que não poderá controlar o escopo porque você não o definiu adequadamente para começá-lo, você poderá defini-lo neste momento e obter um acordo formal sobre o escopo. Isto envolve voltar ao patrocinador e aos

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stakeholders principais para obter um consenso e a aprovação que você não obteve antes. Nos piores casos, você poderá necessitar completar totalmente o processo de definição do projeto quando o projeto já estiver em andamento. Isto é muito difícil e doloroso, mas pode ser feito. Você necessita retroceder uma etapa e definir os objetivos, o escopo, os papéis e responsabilidades, os riscos, etc. Você pode realmente ter que parar o trabalho do projeto até que este processo de definição seja concluído, embora em muitos casos isto não é prático. A pesar de ser doloroso ter que definir um projeto quando ele já está em andamento, ainda é a melhor opção do que ignorar o problema. Esta opção pode causar o retrabalho, tendo por resultado o custo adicional e os atrasos nas datas de entregas. Entretanto, ignorar o problema pode resultar na entrega dos deliverables do projeto que não são mais validos, relevantes ou utilizáveis.

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