Repblica de Nicaragua

Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Direccin de Contrataciones Municipales

GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS Y

CONTRATACIONES CELEBRADAS ENTRE
MUNICIPIOS

FEBRERO, 2009
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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES CELEBRADAS ENTRE MUNICIPIOS

INDICE
INTRODUCCION......................................................................................................................... 3
I.- OBJETO DE LA GUIA:............................................................................................................ 3
II.- BASE LEGAL:........................................................................................................................ 3
III. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA.....................................4
IV. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................5
1

Disposiciones Generales...................................................................................................5

Requisitos previos a la contratacin..................................................................................7

Trmite de Solicitud de Contratacin.................................................................................7

Formacin y custodia del expediente de la Adquisicin / Contratacin..............................9

Trmite para la contratacin............................................................................................10

Trmite despus de la contratacin.................................................................................10

2
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES CELEBRADAS ENTRE MUNICIPIOS

INTRODUCCION
La presente Gua es un instrumento que establece los lineamientos bsicos de control
interno que deben de identificarse para preparar todos los requerimientos previos a la
contratacin, organizacin del expediente y el debido seguimiento en las actividades de
compras y contrataciones celebradas entre Municipios. As mismo tiene como objetivo
principal contribuir al fortalecimiento del sistema de compras y contrataciones con base en
la eficiencia, eficacia y transparencia y mejores prcticas con que se desarrollan los
procesos adquisitivos en el Municipio y el Sector Municipal.
Este instrumento tcnico norma las actividades administrativas celebradas entre Municipios,
fundamentado en el Arto. 4 Materias Excluidas, Inciso e) de la Ley 622 Ley de Contrataciones
Municipales, que taxativamente seala: Estn Excluidas de la aplicacin de los procedimientos
establecidos en la presente Ley, las siguientes materias:
Inciso e) Las contrataciones celebradas entre los mismos Municipios.
Esta exclusin es aplicable nicamente cuando el suministro de bienes, servicios u obras no
se presten en condiciones de competencia y estn dentro del marco de la cooperacin
interinstitucional.
Esta actividad excluida debe de adaptarse en todos sus extremos a los principios generales,
los requisitos previos, los derechos y obligaciones de las partes, los controles y el rgimen de
prohibiciones y sanciones previstas en la Ley.
Esperamos que la presente gua preparada por la Direccin de Contrataciones Municipales sea
de mucha utilidad para todos los involucrados en la ejecucin de esta Modalidad.
I.- OBJETO DE LA GUIA:
La presente Gua tiene como objetivo:
1. Establecer mecanismos necesarios y aspectos tcnicos normativos para
realizar las actividades necesarias para contratar bajo la causal de exclusin
establecida en el arto 4 literal e) de la Ley 622,Ley de Contrataciones
Municipales y su Reglamento.
2. Garantizar que la Municipalidad desarrollen una poltica de control interno
basada en procedimientos administrativos para lograr la legalidad, eficiencia y
eficacia en su gestin, y la segregacin de funciones.
II.- BASE LEGAL:
La base legal de esta gua se fundamenta en las siguientes Leyes, Reglamentos y Normas:

Ley No. 622 Ley de Contrataciones Municipales.

Reglamento de la Ley de Contrataciones Municipales Decreto N 109-2007

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Leyes de N 40 y 261 Reformas e incorporacin a la Ley N 40 Ley de

Municipios y su Reglamento

Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI), dictadas por el Consejo

Superior de la Contralora General de la Repblica

Normas para el Anlisis, Control y Seguimiento de las Contrataciones del Estado

emitidas por la Contralora General de la Repblica.

III. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA

Los procesos de contratacin administrativa regulados por la Ley N 622 y su respectivo
Reglamento se rigen por los siguientes principios:
1.- Principio de Eficiencia y Celeridad
Los gobiernos locales en su gestin, estn en la obligacin de planificar, ejecutar y supervisar
las contrataciones que lleven a cabo, de tal forma que satisfagan sus necesidades en las
mejores condiciones de racionalidad, celeridad, costo y calidad, seleccionando siempre la oferta
ms conveniente en provecho de los pobladores de su circunscripcin territorial.
2.- Principio de Publicidad y Transparencia
Los procedimientos de contratacin debern de garantizar el acceso de los oferentes a conocer
la informacin relacionada con las contrataciones, a travs de la publicidad por los medios
correspondientes, nicamente se prohbe proporcionar informacin que pueda colocar a un
oferente en posicin de ventaja respecto de otro, o a los documentos que se consideren de
acceso confidencial. La escogencia del oferente en los procedimientos de contratacin
municipal se debe realizar de forma transparente.
3.- Principio de Igualdad y Libre Competencia
Se deber garantizar que todos los oferentes que cumplan con los requisitos establecidos en la
presente Ley, puedan participar en los procesos de contratacin en igualdad de condiciones y
sin ms restricciones que las establecidas por la Constitucin Poltica y las leyes o de aquellas
derivadas de los Pliegos de Bases y Condiciones de la contratacin.
4.- Principio de Autonoma
Es el derecho de los Municipios administrar y gestionar sus recursos de forma independiente y
autnoma, con la finalidad de proteger los intereses de sus pobladores, de conformidad a lo
establecido en la ley de la materia.
Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que los Gobiernos locales y el Sector
Municipal realicen las contrataciones administrativas con la calidad requerida, en forma
oportuna y a precios o costos adecuados; y servirn tambin de criterio interpretativo para
resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin de la Ley 622 Ley de
Contrataciones Municipales y el Reglamento, as como parmetros para la actuacin de los
funcionarios.
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Los principios generales de las contrataciones municipales, establecidos en la Ley, son normas
generales de actuacin, aplicables an en los casos de las materias excluidas de los
procedimientos de contratacin.
IV. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
1

Disposiciones Generales.

1.1.
Las exclusiones al procedimiento Ordinario deben ser interpretadas en forma estricta y
restrictiva, atendiendo al fundamento con que se les ha estipulado y, en todos los casos de
exclusin la contratacin y la ejecucin de los contratos se regulan por la Ley 622 Ley de
Contrataciones Municipales y su Reglamento y las dems normas pertinentes vigentes.
1.2.
Cuando la norma jurdica obliga a los procedimientos ordinarios para las contrataciones
administrativas, asume carcter ineludible y slo puede prescindirse de dicha forma
procedimental en los casos enumerados taxativamente por la ley.
1.3.
Para el caso de las contrataciones entre Municipios se consideran Contratos interadministrativos, para lo cual la Ley admite un convenio de cooperacin para celebrar el
respectivo contrato.
1.4.
Las materias excluidas legalmente de los procedimientos ordinarios de contratacin,
podrn ser objeto de convenio de cooperacin entre los Municipios
1.5. Los Servidores Pblicos municipales designados para decidir la realizacin de un gasto y
aquellas que conceden la autorizacin respectiva, verificarn previamente

La transaccin corresponda al giro o actividad del Municipio conforme al presupuesto,

planes y programas.

La Entidad municipal est facultada para llevarla a cabo

Que en el presupuesto existan la disponibilidad correspondiente.

Separacin de atribuciones en el proceso de adquisiciones o contratacin.

En el Municipio deber existir una Unidad Adquisitiva que opere los pasos
administrativos de esta exclusin. .

1.6 .La aplicacin de esta actividad propia de control interno para el Municipio se derivan la
determinacin de formalidades respecto a las contrataciones celebradas entre Municipios como
materia excluida.
Las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) emitidas por la Contralora General de la
Repblica, establecen como actividades de control aplicable a los sistemas de administracin,
en este caso aplicable a la gestin de las contrataciones entre Municipios, entre otros las
siguientes:

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a) La verificacin de la programacin de lo requerido y la aprobacin y disponibilidad del

presupuesto respectivo.
b) Un informe tcnico previo que contendr la justificacin tcnica, econmica y legal de la
adquisicin o contratacin y de la necesidad de la exclusin del procedimiento ordinario,
incluyendo criterios de economa, tales como los costos y la oportunidad.
c) Una resolucin para iniciar el procedimiento como materia excluida debidamente
motivada por parte de la Autoridad Mxima del rgano responsable, o la unidad que
corresponda segn la organizacin interna. Esta competencia para iniciar el
procedimiento es indelegable a fin de proceder con la contratacin como materia
excluida.
d) La creacin del expediente de la contratacin que al efecto se levante donde se dejar
constancia expresa de todas las actuaciones que se realicen.
1.7

El convenio de cooperacin entre Municipios proceder bajo las siguientes condiciones:

a) Que la adquisicin o contratacin resulte ms favorable y ventajosa en
comparacin con los precios del mercado, siempre y cuando ello no sea el
resultado del uso o aprovechamiento, por parte del Municipio proveedor, de
ventajas o prerrogativas derivadas de su condicin de Municipio que supongan
colocar en situacin de desventaja a los otros proveedores de los mismos
bienes, servicios y obras;
b) Que, en razn de costos de oportunidad, resulta ms eficiente adquirir o
contratar con otro Municipio; y
c) Que la adquisicin resulta tcnicamente idnea y viable.

1.8
La exclusin se refiere exclusivamente a los procedimientos ordinarios de contratacin
para la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras entre dos (2) Municipios, siempre
y cuando el Municipio que participa como Proveedor/Contratista no realice actividades
empresariales de manera habitual o acte bajo alguna forma societaria.
1.9
Los contratos suscritos al amparo de la presente causal de exclusin no admiten
subcontratacin ni cesin de derechos o de posicin contractual.
1.10 La vinculacin que se establece entre los Municipios en un contrato inter-administrativo
se lleva a cabo a ttulo de colaboracin o interrelacin en el cumplimiento de funciones
administrativas que son de competencia de ambas partes vinculadas, por lo que aceptado el
convenio que trasmite la voluntad, se est frente a un real acuerdo de voluntades, que genera
consentimiento y da lugar a una relacin contractual.
1.11 A diferencia de las modalidades contractuales tpicas entre la administracin y un
contratista, en las que ste persigue una colocacin productiva de su capital, de sus productos
o de su actividad, las administraciones de Municipios que contratan entre ellos buscan la
satisfaccin de un inters pblico y de las necesidades sociales.
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1.13 El rgimen especial en la contratacin inter-administrativa se manifiesta en ciertas

caractersticas diferenciales o distintivas, como son:
a. La exclusin del requisito de los procedimientos ordinarios de contratacin.
b. La inaplicabilidad de clusulas penales u otros medios coactivos para constreir al
proveedor / contratista al cumplimiento de las disposiciones contractuales:
Es una manifestacin de la ausencia de prerrogativas exorbitantes de derecho comn en
la contratacin inter-administrativa. La inaplicabilidad de multas, sanciones pecuniarias u
otros medios coactivos para obtener la ejecucin forzosa de las disposiciones
contractuales, es consecuencia del propio mbito en que se desenvuelve la relacin
jurdica inter-administrativa. En efecto, siendo los contratantes partes de un mismo
complejo orgnico -la Administracin Pblica, en sentido amplio- no luce coherente ni
adecuado a los fines del buen funcionamiento de la Administracin, la posibilidad que
entre stos, puedan imponerse multas o sanciones.
El establecimiento de sistemas de resolucin de conflictos relacionados con la interpretacin,
alcance y aplicacin de las clusulas contractuales:
Los contratos inter-administrativos, ya sea por normas generales o por disposicin del propio
contrato, deben quedar sometidos a medios propios de la Administracin Pblica para dirimir las
controversias y diferencias que se susciten en relacin con la interpretacin y aplicacin de las
disposiciones contractuales, dejando la intervencin de los rganos jurisdiccionales como ltimo
recurso, en caso de no haberse logrado un acuerdo entre las partes.
2

Requisitos previos a la contratacin

Solicitud de Adquisicin / Contratacin con la indicacin Sin Existencias o No Disponible.

2.2
Una vez verificada que no hay existencia o disponibilidad de lo requerido, se procede a
verificar si lo mismo ha sido previamente integrado al Plan General de Adquisiciones de los
Municipios y cuenta con la partida presupuestaria.
2.3
Confirmada su integracin en el PGA del Municipio, el funcionario titular de la unidad
solicitante, tcnica o ejecutora es responsable de consultar la disponibilidad financiera
autorizada para el Programa y solicitar a la Divisin Financiera del Municipio, la autorizacin
escrita con la partida de fondos aprobada en la Solicitud de Adquisicin / Contratacin
respectiva.
2.4
El funcionario titular de la Divisin Financiera, el mismo da o a ms tardar al siguiente
da hbil de recibida la consulta, anota SIN PRESUPUESTO o APROBADA y firma segn el
caso, con los datos del programa, subprograma, proyecto, actividad, grupo, rengln de gasto y
fuente de financiamiento, aprobados para ejecutar la adquisicin / contratacin de lo requerido y
devuelve a la unidad solicitante la Solicitud de Adquisicin / Contratacin.
3

Trmite de Solicitud de Contratacin

3.1
El/la Coordinador/a del rea de Adquisiciones, el mismo da que recibe la Solicitud de
Adquisicin / Contratacin, verifica que cumple los requisitos para la contratacin y designa al
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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES CELEBRADAS ENTRE MUNICIPIOS

funcionario de adquisiciones que estar a cargo del expediente de la compra durante su

proceso, si fuese necesario pedir informacin adicional.
3.2
Confirmada su integracin en el PGA del Municipio, se procede a verificar si la
contratacin efectivamente puede realizarse entre Municipios y que por tanto es materia
excluida de los procedimientos ordinarios de contratacin.
3.3
El rea de Adquisiciones preparar una propuesta de Convenio que ser presentado al
Municipio requerido basado en la contratacin con prescindencia de los procedimientos
ordinarios de contratacin y la someter a revisin de la unidad de Asesora Legal.
3.4
Asesora Legal, el da que recibe la propuesta de convenio, propondr los cambios que
se consideren convenientes y aprobar, de ser el caso, con su rbrica la propuesta del
convenio y la regresar al rea de Adquisiciones para ser remitida a la Mxima Autoridad
Administrativa del Municipio.
3.5
El rea de Adquisiciones presenta proyecto de convenio de colaboracin al Municipio
correspondiente.
3.6
Una vez recibida la propuesta de convenio mejorada por el Municipio requerido, la rea
de Adquisiciones se la remitir al Equipo Tcnico nombrado en la Resolucin Administrativa que
dio inicio a la contratacin, para que sea analizada.
3.7
El Equipo Tcnico, la analizar, exponiendo las razones precisas en que fundamenta la
aceptacin del convenio.
3.8
El rea de Adquisiciones visto el convenio por los tcnicos, remitir a las mximas
autoridades de los dos Municipios involucrados en la exclusin.
3.9
Firmado el convenio, el rea de Adquisiciones, prepara el borrador de la resolucin
administrativa en donde se autoriza la exclusin.
3.10 La Autoridad Mxima de la Entidad Adquirente, es competente para preparar, iniciar el
procedimiento, adjudicar y supervisar la ejecucin de las contrataciones administrativas.
3.11 Una vez verificada la necesidad de su realizacin y preparadas las condiciones de la
adquisicin / contratacin, en la decisin administrativa para autorizar la prescindencia de los
procedimientos ordinarios de contratacin, se mencionar de manera expresa la finalidad
pblica que se persigue satisfacer con el procedimiento y una referencia de su justificacin
dentro del Presupuesto y del Programa de Contrataciones respectivo.
3.12 Para iniciar cada procedimiento, la Autoridad Mxima del Municipio, emitir la
Resolucin Administrativa en la cual autoriza la adquisicin con prescindencia de los
procedimientos ordinarios de contratacin. En esta Resolucin indicar como mnimo:
a) Autorizacin expresa de excluir de procedimientos ordinarios la contratacin objeto de la
solicitud, indicando los supuestos de prescindencia

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b) La descripcin detallada de la compra de los bienes, servicios requeridos u obra segn

sea el caso.
c) La unidad administrativa a cargo de la tramitacin del proceso (rea de Adquisiciones u
otra unidad administrativa con funciones compatibles asignadas por decisin de la
Autoridad Mxima del Municipio).
d) Ordena la conformacin de un Equipo Tcnico integrado por el Coordinador del rea de
Adquisiciones, el funcionario titular de Asesora Legal y el funcionario titular de la Unidad
Solicitante, dicho Equipo Tcnico ser responsable del anlisis y evaluacin de la
propuesta tcnica econmica que presente el otro Municipio. Este Equipo Tcnico puede
ser integrado por los funcionarios que estime conveniente la Mxima Autoridad de la
Municipalidad.
e) Designa al Funcionario para firmar el Contrato en cada caso. Dependiendo del monto,
puede ser el Titular de la Municipalidad, el Director Administrativo Financiero o cualquier
Funcionario de la Municipalidad designado especialmente para el caso.
f)

Designa al Funcionario Responsable de la Contratacin, quien ser el encargado de

darle seguimiento para la correcta ejecucin del contrato.

g) Ordena la apertura del Expediente.

h) Ordena que se ejecuten todos los trmites que correspondan conforme este Gua.
3.13 El rea de Adquisiciones notifica la aprobacin del procedimiento a la Unidad Solicitante,
inicia la formacin del expediente de la contratacin y brinda apoyo al Equipo Tcnico conforme
lo indicado en esta Gua.
4

Formacin y custodia del expediente de la Adquisicin / Contratacin

4.1
Una vez emitida la Resolucin Administrativa de inicio Autorizacin para Adquisicin
con Prescindencia de los Procedimientos Ordinarios de Contratacin, el rea de Adquisiciones,
forma y custodia un expediente para cada contratacin de materia excluida, al cual incorpora el
informe tcnico y los documentos de los trmites previos que motivaron el inicio del
procedimiento y original o copia de todas las actuaciones internas o externas que tengan
relacin con dicha contratacin.
4.2
El Funcionario de adquisiciones a cargo numera los folios del expediente e incorpora los
documentos en el orden en que son presentados por los partcipes, o se producen por las
unidades administrativas de la Municipalidad, de tal manera que en el expediente se archiva en
forma cronolgica el registro de la contratacin. No se podr postergar la inclusin de
documentos en el expediente a la espera de la adopcin de un acto determinado. Una vez
concluido en su totalidad el trmite, el expediente es custodiado por el rea de Adquisiciones.
4.3
El suministro oportuno de la informacin requerida para la DGCE/DCM, se facilita
mediante el uso apropiado de sistemas informticos, mediante el Portal Electrnico
www.nicaraguacompra.gob.ni
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La utilidad de dicho Mdulo o el equivalente que utilice El Municipio como parte de su sistema
de informacin, consiste en el registro y seguimiento automatizado de los avances en la
ejecucin del proceso de todas las adquisiciones, proporcionando en tiempo oportuno la
informacin necesaria para una temprana correccin .
4.4
Adicionalmente, y de ser el caso, por disposiciones establecidas en la Ley de
Contrataciones Municipales y de las Normas para el anlisis, control y seguimiento de las
contrataciones del Estado, aplicables a los Municipios enviarn a la Contralora General de la
Repblica, en un plazo mximo de 15 (quince) das toda la documentacin correspondiente
derivada de las autorizaciones emitidas por los Concejos Municipales, la siguiente informacin:
5

Trmite para la contratacin.

5.1
El rea de Adquisiciones enviar a la Divisin Administrativa Financiera, con copia a la
Asesora Legal, el proyecto de contrato adjuntando la copia de la resolucin y el convenio
firmado expresando que cumple con lo requerido y que se puede proceder a formalizar la
contratacin.
5.2
La Divisin Administrativa Financiera, revisa y emite o la Orden de Compra pre impresa
y prenumerada mediante una notificacin escrita de adjudicacin dirigida al Municipio
adjudicado, con copia al rea de Adquisiciones. La formalizacin de esta contratacin tambin
puede hacerse mediante la suscripcin de un contrato que elaborar la unidad de Asesora
Legal de la Municipalidad si se considera conveniente o es requerido conforme la Ley de
Contrataciones Municipales.
5.3
Una vez formalizada la contratacin, el rea de Adquisiciones debe notificar por escrito a
la Unidad Solicitante y al Funcionario Responsable de la Contratacin, el resultado del proceso
seguido a su solicitud, poniendo a su disposicin el expediente respectivo y conservando su
custodia.
5.4
El Funcionario Responsable de la Contratacin es el encargado de la supervisin y
seguimiento del contrato; de velar porque se cumplan todos los trminos y condiciones del
contrato o sealadas en la Orden de Compra (especificaciones, cumplimiento de trminos de
referencia, calidad, plazos y otros).
6
6.1

Trmite despus de la contratacin.

En caso de haberse celebrado la contratacin:

6.1.1 Obras: El rea de Adquisiciones notificar al Funcionario Responsable de la

Contratacin, para lo de su cargo (Administracin del contrato), enviando copia de la Orden de
Compra o el contrato en su caso. Una vez efectuada la recepcin final conforme de las obras y
cumplidas todas las obligaciones del Contratista, dicho Funcionario emitir el finiquito
correspondiente.
6.1.2 Bienes: El rea de Adquisiciones notificar al Almacn de la Municipalidad para que
sean recibidos los bienes contratados, enviando copia de la Orden de Compra o el contrato, en
su caso, con copia al Funcionario Responsable de la Contratacin. El Responsable del Almacn
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una vez ingresados los bienes al almacn emitir el comprobante respectivo de Entrada al
Almacn
6.1.3 El Funcionario Responsable de la Contratacin verificar el cumplimiento de los
trminos y condiciones de la adquisicin (plazo, calidad, especificaciones tcnicas, cantidad,
etc.) y emitir el Acta de Aceptacin y el finiquito, haciendo constar la recepcin final y
remitirla a la Divisin General Administrativa Financiera para el trmite de pago con copia al
rea de Adquisiciones para la inclusin en el expediente de la contratacin y a la Unidad
Solicitante.
6.1.4 La Divisin Administrativa Financiera, una vez recibidos los documentos
correspondientes autorizar el pago a favor del proveedor, por el monto correspondiente y
conforme los trminos y condiciones de la Orden de Compra o el contrato suscrito.
6.1.5 El Funcionario Responsable de la Contratacin le dar el seguimiento administrativo al
contrato.
6.1.6 El rea de Adquisiciones ingresar en el Sistema de informacin electrnico los detalles
requeridos para el registro automatizado de la contratacin.
6.1.7 El rea de Adquisiciones subir al portal la adjudicacin, el contrato o la orden de
compra y remitir a la Contralora General de la Repblica (CGR) conforme lo establecido en
esta Gua para la creacin del Expediente. Adems elaborar un informe para la Mxima
Autoridad de la Municipalidad.
6.1.8 La Divisin Administrativa Financiera ordenar el ingreso al Almacn del/los bien/es
adquirido/s, conforme la normativa establecida para tal fin.

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