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Uma das tarefas mais comuns em que so utilizadas folhas de clculo a gesto
de listas (listas de nmeros de telefone, listas de clientes, listas de tarefas, listas de
transaces, listas de activos e passivos, etc.)
Respondendo a esta necessidade, o Microsoft Excel 2000, facilita a organizao e
anlise deste tipo de informaes.
Conceitos Bsicos
A estrutura de uma tabela ou lista, para poder ser tratada como base de dados,
basicamente a seguinte:
Figura 88 - Exemplo de uma tabela/lista de dados: as colunas correspondem aos campos e as linhas
contm os registos.
Nota: No devem ser deixadas linhas em branco entre os registos nem entre a linha dos
cabealhos e as dos registos.
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importante ter em conta que a primeira linha da tabela vai passar a ser
considerada o cabealho da lista de dados, portanto, onde se encontram os nomes dos
campos da nossa base de dados. Cada uma das linhas seguintes que contm dados
considerada um registo. Pode, se assim o desejar, continuar a acrescentar registos lista.
Tambm se pode eliminar alguns registos; nesse caso, deve-se eliminar a prpria linha.
Os comandos especficos do Excel para tratamento da informao encontram-se
no menu "Dados".
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Para passar de um campo para outro, pode-se utilizar o ponteiro do rato ou a tecla
de tabulaes.
Para passar de um registo para outro, pode-se usar:
Botes:
Boto Novo abre um novo registo (com os espaos dos campos em branco, onde se
introduz novos dados.)
Boto "Eliminar" - exclui o registo corrente na tabela/lista da folha de trabalho.
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ou "Descendente" (ZA).
A caixa de dilogo Ordenar, permite ordenar com base em mais de uma coluna.
Nas caixas de listagem: Ordenar por, Depois por e Depois por, pode-se
seleccionar o campo da tabela/lista que se pretende ter em conta na ordenao; e em
cada caso o tipo de ordenao. (ascendente ou descendente)
A opo "Tem linha de cabealho" indica que a primeira linha da lista deve ser
considerada como a linha de cabealhos (Nomes de campos), portanto, no deve ser
includa na ordenao dos dados. A opo "No tem linha de cabealho" indica que a
lista no tem cabealhos e, por isso, os dados da primeira linha tambm sero includos
na ordenao.
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Exemplo de uma ordenao de uma tabela/lista, ordenada por cdigo com tipo de
ordenao ascendente e depois por Preo unitrio tipo de ordenao descendente.
Filtro automtico
Para utilizar o comando Filtro automtico, comece por seleccionar qualquer
clula da tabela/lista. A seguir, escolha Filtro automtico no submenu Filtro do
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Os 10 Mais
Use o filtro automtico para encontrar os n itens mximos ou mnimos de uma
lista, ou aqueles que constituem a percentagem n mxima ou mnima do total de uma
coluna. Faa clique sobre a seta pendente da coluna e, em seguida, seleccione 10 Mais
na lista. O Excel apresenta a caixa de dilogo Filtro automtico dos 10 mais.
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Filtro Avanado
Ao contrrio do comando Filtro automtico, o comando Filtro avanado permitelhe fazer o seguinte:
Alm disso, o comando Filtro avanado pode ser usado para extrair linhas da
lista, colocando cpias dessas linhas noutra localizao da folha de clculo actual.
Tambm possvel criar reas de extraco com o comando Filtro automtico, mas,
nesse caso, ter de fazer a cpia e a colagem. O comando Filtro avanado, pelo
contrrio, far essas operaes por si.
Para executar um filtro avanado, escolha Filtro avanado no submenu Filtro
do menu Dados; o Excel apresenta a seguinte caixa de dilogo.
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Exemplo:
Pretende-se filtrar uma lista (figura seguinte), de modo a apresentar as linhas em
que o Stock se situe entre 10 e 125 para alm do Stock que seja inferior a 3.
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Uma condio em duas ou mais colunas- Para localizar dados que correspondam a
uma condio em duas ou mais colunas, introduza todos os critrios na mesma linha do
intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta todas as
linhas que contm Produtos na coluna Tipo, Davolio na coluna Vendedor e valores
de vendas superiores a 1.000 contos.
Uma condio numa ou noutra coluna- Para localizar dados que correspondam a uma
condio numa coluna ou a uma condio noutra coluna, introduza os critrios em
linhas diferentes do intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios seguinte
apresenta todas as linhas que contm Produtos na coluna Tipo, Davolio na coluna
Vendedor ou valores de vendas superiores a 1.000 contos.
Um de dois conjuntos de condies para duas colunas- Para localizar linhas que
correspondam a um de dois conjuntos de condies, em que cada conjunto inclui
condies para mais de uma coluna, escreva os critrios em linhas separadas. Por
exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta as linhas que contm Davolio na
coluna Vendedor e valores de vendas superiores a 3.000 contos e tambm apresenta as
linhas para o vendedor Buchanan com valores de vendas superiores a 1.500 contos.
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Condies criadas como sendo o resultado de uma frmula- Pode utilizar um valor
calculado que resulte de uma frmula como critrio. Quando utilizar uma frmula para
criar um critrio, no utilize um rtulo de coluna como rtulo de critrio. Deixe o rtulo
de critrio em branco ou utilize um rtulo que no seja um rtulo de coluna na lista. Por
exemplo, o intervalo de critrios seguinte apresenta as linhas cujo valor da coluna G
maior do que a mdia das clulas E5: E14. Este intervalo de critrios no utiliza um
rtulo de critrio.
Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas (pivot tables) constituem um recurso do Excel para
organizar tabelas ou listas de dados. Quando cria uma tabela dinmica, especifica os
campos em que est interessado, e como quer organizar a tabela. Depois de ter
construdo a tabela, poder reorganiz-la para visualizar os seus dados de outras
perspectivas. esta capacidade de "dinamizar" as dimenses da tabela - por exemplo,
transpor cabealhos de coluna para posies de linha - que d o nome tabela dinmica
e faz dela uma ferramenta extremamente poderosa.
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Note que o Excel utiliza imagens no lado esquerdo desta caixa de dilogo para
confirmar a sua seleco. Se seleccionar Origem de dados externa, por exemplo, a
imagem esquerda passa a mostrar um mainframe a transferir dados para um terminal
de secretria. Se escolher Grfico dinmico, a imagem no canto inferior esquerdo da
caixa de dilogo muda de uma tabela para um grfico.
Depois de indicar o tipo da sua origem de dados e tipo de relatrio faa clique
sobre o boto Seguinte.
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Figura 107 Caixa de dilogo Assistente de tabelas e Grficos dinmicos passo 2 de 3, origem
de dados externos.
Se a sua origem de dados for outra tabela dinmica ou outro grfico dinmico, o
assistente apresentar uma lista das tabelas dinmicas e dos grficos dinmicos
existentes, permitindo-lhe escolher o que vai querer usar.
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Exemplo:
Para criar a tabela dinmica mostrada na figura anterior, arraste o boto Preo
Unitrio para o eixo das linhas (a rea assinalada com Largue os campos de linha
aqui), o boto Descrio para o eixo das colunas (a rea assinalada com Largue os
campos de coluna aqui), o boto Stock para a rea de dados (a rea assinalada com
Largue os itens de dados aqui) e o boto Cdigo para a rea de Pgina (a rea
assinalada com Largue os campos de pgina aqui). Pode colocar o nmero de campos
que quiser em qualquer das reas do esquema. Para remover um campo, arraste o
respectivo boto para fora do esquema.
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