You are on page 1of 17

Seminrio T2

GTI Gesto da Tecnologia da Informao

5S - Modelo de Qualidade como Cultura Organizacional


Gesto de Produo

GRUPO 4
Andr Benatte

RA

131A05

Andr Deniz Hanai

RA

131A28

Eliel Sousa

RA

131A36

Tiago de Toni

RA

131A02

Simony Breves

RA

131A43

Gesto da Tecnologia da Informao


Semestre: 4 - Turma 2013/1

FATEC Jundia
2014

INTRODUO

Atualmente a tecnologia est tornando as empresas muito semelhantes entre


si, desta forma, o que pode estar diferenciando-as entre si passa ser o atendimento
ao pblico e a excelncia em seus produtos ou servios. Para satisfazer essas
exigncias, tendem a atualizar-se, reciclar-se e organizar-se de forma a garantir sua
sobrevivncia.
Para desenvolver o processo da Qualidade no basta dominar as
metodologias. preciso tambm, conscientizar as pessoas sobre seu novo papel
dentro da organizao a partir de tcnicas de administrao multidisciplinar formada
por um conjunto de Programas, Ferramentas e Mtodos, aplicados no controle do
processo de produo das empresas, para obter bens e servios pelo menor custo e
melhor qualidade, objetivando atender as exigncias e a satisfao dos clientes.
Dentro desses processos o de maior destaque diz respeito ao Programa 5S
que representa uma metodologia de origem japonesa criada na indstria japonesa
no Ps Guerra. Trata da organizao de ambientes, principalmente o de trabalho
com a finalidade de se melhorar a eficincia atravs da destinao e adequao de
materiais, especialmente os desnecessrios, organizao, limpeza, identificao de
materiais, espaos e manuteno.

Origem

O Programa 5S originou-se no Japo durante a dcada de 50 com o principal


objetivo de reorganizar o pas aps a Segunda Guerra Mundial. No meio acadmico
e empresarial no existe um consenso sobre sua real origem, alguns autores citam o
Dr. Kaoru Ishikawa, principal pregador dos conceitos de CCQ - Crculo de Controle
da Qualidade naquele pas, como o criador do programa. (RIBEIRO, 2006).
O Programa 5S, mais conhecido como 5S, considerado o passo inicial para
a implantao do programa de qualidade. um processo estruturado para mobilizar
as organizaes para o uso responsvel dos recursos.
Segundo Ribeiro (2006), o 5S foi criado tambm com o objetivo de possibilitar
um ambiente de trabalho adequado para uma maior produtividade.

5S - Conceitos

o nome dado a um mtodo de organizao do local de trabalho, que utiliza


uma lista de 5 palavras japonesas:

SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE

um programa estruturado para sistematicamente alcanar organizao total,


limpeza e padronizao do local de trabalho.

Os 5 S
Japons
Seiri
Seiton
Seisou
Seiketsu
Shitsuke
Fonte: GODOY; MATOS, 2004, p. 11

Portugus
Senso de Utilizao
Sendo de Ordenao
Senso de Limpeza
Senso de Sade
Senso de Auto-Disciplina

Seiri senso de utilizao


Refere-se prtica de verificar todas as ferramentas, materiais e outros itens
na rea de trabalho e manter somente os que forem essenciais para o trabalho que
est sendo realizado. Tudo o mais guardado ou descartado. Este processo conduz
a uma diminuio dos obstculos produtividade do trabalho.
A classificao dos recursos existentes no ambiente desperta as pessoas
para uma anlise crtica do seu ambiente e para o rompimento de paradigmas sobre
a posse de objetos obsoletos.
Outro prejuzo resultante da acumulao de recursos desnecessrios a falta
de mobilidade da equipe e maior tempo gasto com atividades dirias no ambiente de
trabalho, o que no mdio e longo prazo acaba por diminuir a produtividade e
gerando desconforto entre gerncia e subordinados.
necessrio saber distinguir o necessrio do desnecessrio para a execuo
das atividades no ambiente de trabalho cotidiano, os itens que forem considerados
necessrios devem ser arquivados de acordo com a freqncia de uso e sua
respectiva identificao. J os desnecessrios devem ser descartados do setor e
enviados a setores j definidos para a excluso.

Seiton senso da ordenao


O senso da ordenao no Programa 5S significa colocar as coisas nos
lugares certos ou dispostos de forma correta para que possam ser usadas
prontamente. uma forma de acabar com a procura de objetos e com a perda de
tempo.
Este senso enfoca a necessidade de um espao organizado. A organizao
neste sentido refere-se empresa possuir uma boa disposio das ferramentas e
equipamentos para que se permita um livre fluxo de trabalho. Ferramentas e
equipamentos devero ser deixados nos lugares onde sero posteriormente usados
e o processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessrios.
Segundo Ribeiro (2006), as pessoas passam a observar que o acesso aos
recursos e s instalaes no pode depender de sua memria, mas de uma
sistematizao para a sua funo e para as atividades dos outros.
Para se definir os lugares apropriados para um determinado item adota-se
como critrio a facilidade para estocagem, identificao, manuseio, reposio,
retorno ao local de origem aps o uso, consumo dos itens mais velhos primeiro,
dentre outros.
O objetivo final desse processo de arrumao permitir o acesso a um
determinado item na quantidade desejada, quando e onde desejar. E a chave para
conseguir isso perguntar-se o que, quando, onde, por que, quem e como para
cada item. (OSADA, 2004).

Seiso senso da limpeza


Esta palavra de forma genrica representa a necessidade de se manter o
local de servio o mais limpo possvel. Para manter um ambiente limpo o mais
importante no se sujar e no limpar com freqncia. Um ambiente limpo no
necessariamente o que mais limpo, mas sim o que menos se suja.

Esta prtica tem se tornado cada vez mais importante com o avano da
tecnologia e da vigilncia sanitria ao ponto que qualquer pequena sujeira possa
trazer enormes prejuzos a uma organizao.
De acordo com Silva (1994), os benefcios da limpeza so:
a) sentimento de bem estar pessoal;
b) manuteno dos equipamentos;
c) preveno de acidentes;
d) boa impresso da empresa junto a seus clientes.
Dentro de uma organizao necessrio que se tenha locais corretos para se
destinar resduos e detritos orgnicos a fim de se manter o ambiente de trabalho
limpo, dentro os quais pode-se citar: sacos plsticos, caixas de papelo e coletores
para a coleta de materiais reciclveis. Ao se adotar essa prtica torna-se possvel a
conscientizao de todas as pessoas para a importncia e necessidade de se
manter o local limpo.
Conforme Osada (2004), quando a limpeza feita corretamente, tudo passa a
funcionar melhor; por isso diz que " limpar inspecionar ".
A melhoria da imagem da organizao, a satisfao de clientes e funcionrios
alm do aumento da produtividade a resultante das prticas do senso de limpeza
dentro do ambiente de trabalho.
Alguns itens merecem maior ateno em se tratando de limpeza:
a) banheiros;
b) postos de trabalho;
c) reas comuns;
d) equipamentos;
e) pisos;
f) emisso de p;
g) vesturio dos empregados;
h) comportamento (no sujar).

Seiketsu senso da sade


A sade um dos direitos fundamentais de todo ser humano, muito mais do
que a inexistncia de doenas, pode ser caracterizada como qualidade de vida. Para
se ter sade precisa-se de muitas coisas como: condies sociais, econmicas,
histricas e ambientais, alm de escolhas que se faz diariamente na vida.
No Brasil, segundo a Constituio Federal, a sade um direito de todos e
um dever do Estado. J para a Organizao Mundial da Sade o termo pode ser
definido como um estado de completo bem estar fsico, mental e social e no
apenas a ausncia de doena ou enfermidade.
O senso da sade ou Seiketsu representa manter em um ambiente de
trabalho boas condies fsicas e mentais a partir da prtica dos trs primeiros
sensos (utilizao, ordenao, limpeza) favorecendo assim, o desenvolvimento e
manuteno da sade dos colaboradores.
Conforme Silva (1994), a prtica do senso da sade traz alguns benefcios
para o ambiente de trabalho, tais como:
a) local de trabalho agradvel;
b) ausncia de acidentes;
c) economia no combate a doenas (enfoque preventivo);
d) empregados saudveis e bem dispostos.
Em um ambiente ao qual se passa em mdia 8 horas do dia necessrio
manter um bom ambiente de trabalho, com limpeza, organizao e disciplina.
A preocupao pela sade visa aumentar a auto-estima, para que as pessoas
tenham maior amor prprio.

Shitsuke senso da autodisciplina


Em geral a palavra significa treinamento e capacidade, na linguagem do 5S
aplicada ao ambiente de trabalho significa criar ou ter a capacidade de fazer as
coisas como deviam ser.
O senso afirma a necessidade de se seguir diretrizes e ter disciplina no
ambiente de trabalho assim como manuteno e reviso dos padres, o
compromisso pessoal com o cumprimento dos padres ticos, morais e tcnicos.
Seguindo-se essas regras a vida pessoal e o ambiente organizacional se
tornam mais prazeroso e produtivo.
Como vantagens do senso Osada (2004), cita:
a) trabalho dirio agradvel;
b) melhorias nas relaes humanas;
c) valorizao do ser humano;
d) melhor qualidade e produtividade;
e) pontualidade; e
f) cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.
Se o Shitsuke est sendo executado dentro de uma empresa pode-se concluir
que todos os 4S apresentados anteriormente foram bem sucedidos e o Programa
5S est se consolidando na organizao.
Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira
como deve ser feito, mesmo que ningum veja, significa que existe disciplina. Para
que esse estgio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e
participar

da

Programa 5S.

elaborao de normas e procedimentos que forem adotados no

Segundo

Silva

(1994),

precisa-se

tomar

algumas

precaues

para

desenvolvimento deste senso:


a) compartilhar viso e valores;
b) dar recompensa material e moral;
c) educar para a criatividade;
d) ter padres simples;
e) melhorar as comunicaes em geral;
f) treinar com pacincia e persistncia.

Teoria X - Y

Douglas McGregor, em 1960, faz uma crtica aos paradigmas ou


pressuposies que os administradores e engenheiros tm sobre as pessoas que
com eles trabalham. Desenvolveu sua crtica retratando duas maneiras diferentes de
ver as pessoas tipo X e tipo Y
Por trs de qualquer deciso ou ato gerencial encontram-se pressuposies a
respeito da natureza e do comportamento humanos. Eis algumas delas, que esto
difusas em grande parte da literatura sobre gerncia e que chamaramos TEORIA X:
1 O ser humano, de modo geral, tem uma averso essencial ao trabalho e o
evita sempre que possvel;
2 Devido a essa averso a maioria das pessoas precisa ser coagida,
controlada e dirigida, ameaada de punio para que se esforce no sentido de
atingir os objetivos da organizao;
3 O ser humano em geral prefere ser dirigido, evitando a responsabilidade,
tem relativamente pouca ambio e quer garantia acima de tudo.

Paralelamente, podemos encontrar outras s quais chamaramos TEORIA Y:


1 O esforo fsico e mental gastos no trabalho so to naturais como no
esporte ou no descanso;
2 O controle externo e a ameaa de punio no so os nicos meios de
estimular o trabalho em vista dos objetivos organizacionais. As pessoas esto
sempre dispostas a se autodirigir e se autocontrolar a servio de objetivos
com os quais tenha um compromisso com o sucesso.
3 O compromisso com os objetivos dependente das recompensas ou
expectativas associadas ao seu atingimento.
4 As pessoas comuns aprendem, sob condies adequadas, no s a
aceitar responsabilidades como a procur-las.
5 A capacidade de usar um alto grau de imaginao, de engenhosidade e
de criatividade na soluo de problemas com o trabalho mais distribuda na
populao do que geralmente se acredita;
6 Nas condies da vida industrial moderna, a potencialidade intelectual das
pessoas comuns est a ser muito pouco utilizada.

O Japo aproveitou a Teoria Y de McGregor diretamente em suas fbricas


inclusive porque era mais apropriada populao japonesa do ps guerra,
dispensava muitos gerentes e supervisores de nvel mdio que ele no tinha nem
precisava porque sua mo de obra quase toda tinha curso tcnico ou superior, e
reduzia os custos de produo.

10

Administrao do Tempo
H dcadas o homem fascinado pelo tempo, sempre tentando inventar uma
mquina que o transportasse atravs das eras e lugares.
Neste sculo 21, conseguiu finalmente tornar isso uma realidade. Foram
criados dispositivos que podem nos transportar de um lugar para outro, em
diferentes pocas passadas e futuras, permitindo-nos at mesmo fingirmos ser o
que no somos.
O Facebook e o Whatsapp, aplicativos criados a princpio para conectar
pessoas e intersses, rapidamente se transformaram em epidemia, podendo se
tornar verdadeiros "ladres de tempo" .
Quando usados corretamente podem facilitar sua vida e comunicao, mas o
que vem sendo constatado na realidade, uma alienao total de seus usurios
com o momento e lugar presentes. Apesar de poder reduzir a distncia entre
pessoas a milhas de distncia, coloca o usurio numa outra dimenso, e pior ainda.
afastando-o de seus objetivos e consequentemente de seu sucesso, seja em qual
rea for.
Exagro? Talvez Mas veja o que o mais jovem campeo da histria da
Frmula 1, o alemo Sebastian Vettel declarou em 2012 aps terminar com apenas
3 pontos de vantagem sobre Fernando Alonso, fazendo um balano da temporada:
"Voc comea a entender como pequenos passos so necessrios para se alcanar
o resultado. So passos que, quando acontecem, provavelmente no tm um grande
significado para voc naquele momento, mas que pode ter um resultado impactante
no final. Acho que 2012 e em especial a corrida no Brasil ensinaram que o sucesso
est nos detalhes"
Sebastian Vettel, 2012

11

Existem vrios conceitos por trs da abordagem japonesa para o


gerenciamento de 5S. Estes resultados demonstram a importncia tanto de
abordagens tcnicas (visvel) quanto de filosficas (invisveis) requeridas por cada
um dos componentes do 5S e so discutidas em uma estrutura tanto gerencial
quanto cultural.

Em seu livro Programa de Eficincia Pessoal, Kerry Gleeson ressalta a


importncia de se manter organizada a mesa de trabalho para assim ganhar tempo
e cumprir as tarefas. Durante um ano, perdemos cerca de 2 semanas procurando
coisas.
Por qu as pessoas mantm suas mesas abarrotadas de pastas, papis e
documentos? Elas acreditam que devem manter as coisas a serem feitas mostra,
a fim de no esquecerem.
Equipamentos simples so ferramentas valiosas: um cesto de papel para
descarte imediato de todo documento desnecessrio, grampeador para juntar
documentos e comprovantes relacionados, clips de papel para afixar documentos e
pastas que no podem ser perfurados, escaninho de 3 andares, para ENTRADA,
PENDENTE e SADA, e principalmente, um LOGBOOK, que pode ser um caderno
onde todas as atividades so escritas e riscadas medida em que so concludas.
Desse modo podemos manter a mesa limpa somente como trabalho sendo
executado naquele momento.
O empregado pode assumir a atitude de que a empresa no dele, no dia em
que possuir a sua, ele se preocupar em cuidar das coisas. Porm o sucesso vem
de um comportamento apropriado constante, que deve ser cultivado o mais cedo
possvel. Mais do que um processo gerencial, o Programa 5S um processo
filosfico.

12

ESTUDO DE CASO

Foi aplicado no arquivo morto da empresa CBC Indstrias Pesadas S/A, os


princpios dos 5S. Inicialmente o trabalho foi intenso, pois o nmero de caixas era
quase duas vezes maior e a falta de organizao prevalecia. Com muita dedicao e
persistncia foi sendo organizado.
As prateleiras foram analisadas e as caixas organizadas por numerao de
OFFs (OFF Ordem de Fabricao e Fornecimento) buscando deixar na maior
conformidade possvel. Aquilo que inicialmente parecia estar sendo fcil, no o foi,
pois quando pensvamos que a OFF estava fechada, sempre em um perodo
posterior achvamos fragmentos da mesma. Assim era necessrio recomear
novamente a organizao.
Outra atividade foi considerar a qualidade das caixas, foi feita triegem entre
(caixas que esto em condies de uso at aquelas que estavam se desfazendo)
muitas deram para reaproveitar como muitas foram descartadas de forma
ecologicamente correta. A limpeza era feita em torno de 1 vez por semana, era
agendado com antecedncia e a equipe da limpeza contribua ainda mais com a
organizao do espao.
Durante esse processo, era feito tambm a parte da etiquetao e a nova
organizao j tomava forma, as prateleiras foram sendo moldadas com o novo
padro e iam trazendo formalidade ao arquivo.
Outra questo abordada foram os sanitrios, a educao de organizao era
um pouco fraca, mas durante os perodos da jornada de trabalho foi feita a
orientao para que a limpeza dos mesmos fossem legal. As placas de sinalizao
do banheiro foram adaptadas e substitudas por novas, para criar aparncia de
conformidade. A manuteno e reforma do espao era feita quando necessria.
A padronizao uma questo muito delicada, pois pode-se implantar um
belssimo modelo de organizao e simplesmente os indivduos no se adaptarem.
Considerando isso, a companhia optou por aplicar um plano de incentivo equipe.

13

onde quem cumprisse com os outros quatro princpios, seria agraciado com prmios
para aumentar a motivao.
Foram obtidos timos resultados: a equipe de projetos que requisitava
consultas nos arquivos, algo que antigamente era quase impossvel, notou que o
quadro se reverteu e que agora as consultas tinham muito sucesso.

Figura 1: Layout depois da organizao

14

Figura 2: Legenda - Layout

15

CONCLUSO

Nas empresas nacionais um dos principais questionamentos dos gerentes e


supervisores se diz respeito necessidade de aumentar-se a produtividade e a
reduzir custos. Qual seria, portanto o programa capaz de realizar essa tarefa?
Para as empresas que se veem nesta situao e anseiam por uma maior
eficincia e uma melhoria na qualidade final de seus produtos e servios, o
Programa 5S, representa a melhor alternativa dentre as prticas adotadas para
alcanar a Qualidade Total.
O Programa 5S uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina
na empresa atravs de conscincia e responsabilidade de todos, de forma a tornar o
ambiente de trabalho agradvel, seguro e produtivo. Para o sucesso da implantao
e da sua manuteno so necessrios alguns cuidados como a participao efetiva
de todos os colaboradores e uma superviso para que os seus conceitos no seja
dissipados ou alterados no futuro.
Com a implantao do Programa 5S pode-se observar melhorias em todo o
processo produtivo da empresa, alm de uma melhora sensvel nos relacionamentos
interpessoais dos colaboradores. Tais melhorias resultaro em maior produtividade e
menores gastos de recursos.

16

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

GODOY, C. P. H. M.; MATOS, K. K. Trabalhando com o 5s. Minas Gerais:IBMG,


2004.
HIRANO, H. 5s na prtica. So Paulo: Instituto Imam, 1994.
OSADA, P. Housekeeping 5Ss: cinco pontos chaves para o ambiente daqualidade
total. 3. ed., So Paulo: Instituto Iman, 2004.
RIBEIRO, H. A Bblia do 5S: da implantao excelncia. Salvador: Casa da
Qualidade, 2006.
Site Monografias.com, Sistemas, organizaes e mtodos de administrao
soma Um passeio pela qualidade Parte 1, <http://br.monografias.com/trabalhos/aqualidade/a-qualidade.shtml> Acessado em Outubro de 2014.