You are on page 1of 4

Legalizujemy oprogramowanie w firmie.

Oprogramowanie jednym z najczęściej wykorzystywanym zasobem w firmie lecz ciągle jest wiele do zrobienia w kwestii optymalnego i zgodnego z prawem korzystania z programów komputerowych. Microsoft od 5 lat prowadzi program Microsoft License Management, który skupia firmy świadczące usługi audytu i zarządzania licencjami, w ramach tego projektu wykonanych zostało już ponad 1000 audytów zakończonych pełną legalizacją klienta. Chciałbym przedstawić Państwu najważniejsze założenia poprawnego zarządzania licencjami oraz przekonać że utrzymanie legalności oprogramowania jest możliwe, ale wymaga stosowania skutecznych narzędzi i procesów. Ponieważ większość czytelników tego artykułu stanowią ludzie zapracowani, postanowiłem zamieścić krótką ankietę, tak aby Ci z Państwa, którzy odpowiedzą twierdząco na podane niżej pytania nie tracili dalej czasu. Tych zaś którzy nie będą mogli udzielić pozytywnych odpowiedzi zachęcam do przeczytania tego tekstu.

        

Czy wiesz jak wiele komputerów (wliczając notebooki i serwery) posiada obecnie firma? Czy posiadasz licencję na każdy program zainstalowany na tych komputerach? Czy w firmie jest osoba odpowiedzialna za zakup I zarządzania oprogramowaniem? Czy firma posiada spisane zasady zakupu i instalacji oprogramowania? Czy zasady te zostały zatwierdzone przez osoby zarządzające i ogłoszone pracownikom? Czy firma posiada aktualny raport o stanie oprogramowania i licencji w firmie? Czy każdy zakup lub instalacja oprogramowania jest odnotowywana w bazie zarządzania licencjami? Czy firma ma możliwość przeskanowania wszystkich komputerów pod kątem zainstalowanego w nim oprogramowania? Czy w firmie wykonywane są regularne inwentaryzacje oprogramowania?

Szczęśliwcom, którzy odpowiedzieli twierdząco na wszystkie powyższe pytania gratuluję i niniejszym zwalniam z obowiązku dalszego czytania. Pozostałych zapraszam kolektury. Kiedy oprogramowanie jest legalne oprogramowanie? Ponieważ w tym artykule będziemy skupiać się na oprogramowaniu używanym na zasadzie licencji, można powiedzieć, że oprogramowanie jest legalne wtedy kiedy jest wykorzystywane z zgodą twórcy/producenta i w sposób odpowiadający jego wili wyrażonej w umowie licencyjnej. Definicja ta wydaje się banalna, ale oznacza że oprogramowanie jest legalne jeżeli zostało nabyte i jest wykorzystywane w sposób zgodny z licencją. Mit: Nasze oprogramowanie jest legalne ponieważ zaopatrujemy się tylko w oficjalnych firmach komputerowych i mamy fakturę na każdy zakup.

Fakt: Do naruszenia licencji może dojść nawet jeżeli firma kupuje programy w legalnych źródłach, wystarczy, że wykonamy większą ilość instalacji lub zagubimy dokumentację licencyjną. Warto pamiętać że głównym dokumentem, określającym zasady korzystania z oprogramowania jest licencja. Licencja jest umową pomiędzy producentem programu a użytkownikiem. Oznacza to, że nie ma ogólnych zasad korzystania z oprogramowania i chcąc mieć pewność np. co do ilości dozwolonych instalacji należy zapoznać się z postanowieniami umowy licencyjnej. Prześledźmy zatem krok po kroku kolejne etapy procesu zarządzania licencjami.

Inwentaryzacja Efektem inwentaryzacji oprogramowania powinno być zestawienie ilości programów zainstalowanych z dokumentacją potwierdzającą ich legalne nabycie (patrz Rys 1.) Program Windows XP Pro PL Windows 2000 Office 2003 Pro Rys. 1 instalacje licencje bilans 10 2 12 8 4 12 -2 2 0

Zbieranie informacji o oprogramowaniu zainstalowanym na naszych komputerach może odbywać się ręcznie albo przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi. Trzeba pamiętać, że nie wszystkie programy ujawniają się w systemie Windows w menu Dodaj/Usuń programy. Lista niektórych programów do inwentaryzacji oprogramowania znajduje się na polskojęzycznej witrynie BSA www.bsa.org/polska. Jeżeli interesuje nas zebranie informacji jedynie na temat produktów firmy Microsoft, polecam bezpłatne i proste w obsłudze narzędzie Microsoft Software Inventory Analyzer, do skopiowania ze strony: http://www.microsoft.com/resources/sam/msia.mspx . Wiemy już jakie produkty są zainstalowane na naszych komputerach, czas na sprawdzenie czy mamy wystarczające ilości licencji. Ciekawostka: w wyniku audytu często okazuje się że firma posiada więcej licencji niż potrzebuje, tak było w jednej z firm z województwa mazowieckiego, gdzie okazało się, że firma kupiła 400 licencji które nie były wykorzystywane. Na tym etapie należy zebrać całą dokumentację licencyjną, czyli wszystkie dokumenty dołączone do oprogramowania w momencie jego zakupu i określić ilość licencji na poszczególne produkty. Jest to etap wymagający zdobycia sporej wiedzy na temat poprawnego licencjonowania oprogramowania. Zazwyczaj szefowie IT stoją przed dylematem, czy angażować w ten proces wewnętrzne zasoby czy skorzystać z wyspecjalizowanych firm zewnętrznych. Niestety niewielu administratorów IT w firmach ma wystarczającą wiedzę i czas aby przez kilka dni analizować certyfikaty, nośniki, licencje, dlatego warto skorzystać z usług firm, których pracownicy przechodzą specjalistyczne szkolenia a analiza dokumentacji licencyjnej nawet w dużych firmach zajmuje im kilka godzin. Z naszego doświadczenia wynika, że korzystanie z usług zewnętrznych warto rozważyć już przy kilkunastu komputerach, szczególnie kiedy korzystamy z różnych wersji oprogramowania a zespół IT zmieniał się w ostatnim czasie.

Legalizacja Po porównaniu programów zainstalowanych z zakupionymi widzimy czy występują braki ewentualnie nadmiary licencji. Na tym etapie zaczyna się proces legalizacji czyli usunięcie wszelkich braków licencyjnych. Profesjonalne narzędzia do zarządzania oprogramowaniem pomagają ustalić jak często korzystamy z poszczególnych programów w firmie, często okazuje się, że programy wykorzystywane okazjonalnie mogą być instalowane na o wiele mniejszej ilości stanowisk komputerowych co daje wymierne oszczędności.

Procedury zarządzania oprogramowaniem. Udało nam się uzyskać pełną zgodność pomiędzy programami wykorzystywanymi w firmie a licencjami jakie posiadamy, należy się zastanowić co zrobić aby w przyszłości nie dochodziło do naruszeń licencji w naszej firmie. Procedury zarządzania oprogramowaniem obejmują wszystkie czynności jakie są związane z funkcjonowaniem oprogramowania w firmie. Ze względu na różne metody organizacji pracy w firmach nie istnieją oficjalne wzory takich procedur, poniższa tabela zawiera przykładowe procedury zarządzania oprogramowaniem. Zasady te powinny być spisane oraz ogłoszone wszystkim pracownikom Rodzaj Zakup oprogramowania Co reguluje Kto jest uprawiony do zakupów oprogramowania dla firmy Jak zgłaszamy zapotrzebowanie na oprogramowanie Określa jakie programy SA potrzebne np. w dziale marketingu, księgowości Zasady przechowywania udostępniania dokumentacji licencyjnej Zasady szkolenia pracowników z zasad korzystania z oprogramowania oraz ich odpowiedzialność za naruszenia prawa w tym zakresie. Przykład Oprogramowanie zamawia tylko dział IT w porozumieniu z szefem działu, w którym będzie wykorzystywane Szef działu w poprzez pocztę elektroniczną zgłasza zapotrzebowanie na programy. Księgowość: System operacyjny, pakiet biurowy, aplikacja księgowa. Klient CRM Dokumentacja jest przechowywana centralnie, a każde jej przemieszczenie powinno być odnotowane. Każdy nowy pracownik przechodzi szkolenie z zasad korzystania z oprogramowania oraz podpisuje porozumienie określające odpowiedzialność za naruszenia prawa w tym zakresie.

Standard oprogramowania dla stanowiska pracy Dokumentacja licencyjna Szkolenia i odpowiedzialność pracowników

Oczywiście oprócz zasad zarządzania oprogramowaniem istnieje cała gama rozwiązań technicznych ułatwiających utrzymanie kontroli nad stanem oprogramowania w firmie. Nie wdając się w szczegóły, tam, gdzie specyfika działalności na to zezwala warto stosować rozwiązania które ograniczają uprawnienia użytkowników do samowolnego instalowania

oprogramowania oraz te które na bieżąco śledzą stan licencji i pozwolą nam wykonywać okresowe inwentaryzacje w sposób zautomatyzowany.

Zarządzanie bieżące Ustaliliśmy zasady korzystania z oprogramowania, pozostaje nam tylko zadbać o to aby zasady te były przestrzegane a każdy program był instalowany zgodnie z licencją. Niezwykle skutecznym metodą zachęcania pracowników do legalnego korzystania z oprogramowania jest podpisywanie z nimi specjalnych porozumień, które nakładają na nich obowiązek przestrzegania firmowych zasad zarządzania licencjami. Należy pamiętać, że porozumienia takie będzie skuteczne tylko wtedy, kiedy pracownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni oraz wyposażeni w programy niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Wzór takiego porozumienia dostępny jest z witryny Business Software Alliance www.bsa.org/polska Utrzymaniu porządku w zasobach IT służą rejestry licencji – najlepiej prowadzone w wersji elektronicznej, które dają szybki dostęp do stanu licencji. Stosowanie odpowiednich narzędzi do zarządzania oprogramowaniem pozwala nie tylko na szybkie skanowanie komputerów pod kątem zainstalowanych tam programów ale też automatyzuje proces rejestrowania licencji. Proces zarządzania oprogramowaniem nie powinien skończyć się z chwilą doprowadzenia do pełnej legalizacji, bieżące zarządzanie oprogramowaniem daje oprócz spokoju sumienia informatyków i managerów w firmie. również wymierne korzyści w postaci ograniczenia kosztów serwisu IT – firmy badawcze szacują że koszty spadają średnio ok. 30%. Zdaję sobie sprawę, że temat potraktowany został dość ogólnie – jeżeli spotka się on z zainteresowaniem czytelników na pewno będę rozwijał poszczególne wątki. Zainteresowanym tematyką legalności oprogramowania i zarządzania licencjami polecam linki: www.microsoft.com/poland/pzo www.microsoft.com/poland/sam www.howtotell.com www.bsa.org/polska -informacje na temat legalności oprogramowania Microsoft -informacje na temat zarządzania oprogramowaniem (samouczki, przykładowe dokumenty, wypowiedzi klientów) – polskojęzyczna strona na ułatwiająca stwierdzenie, czy posiadany przez nas program Microsoft jest oryginalny i czy mamy kompletną dokumentację. - witryna organizacji BSA – duża ilość materiałów informacyjnych pomagających w legalizacji oprogramowania.