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nidad 2.
PActividad: Planificación y preparación de auditorías
l
a Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
n determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
i determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su
f empresa.
i
c Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
a normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
c
i
1. Diseño del programa de auditorías 1: el programa de auditoría que
ó
diseñe debe contener lo siguiente:
n
a. Objetivos y alcance del programa de auditoria
y
OBJETIVO
P
Proporcionar una metodología estructurada para la realización de auditorías
r
internas, a fin de verificar si el SGC organizacional se desarrolla adecuadamente,
e
si se actualiza constantemente y acorde a las políticas institucionales y
p
reglamentarias existentes, y así asegurar el indicadores de cumplimiento de
a
actividades de la empresa XYZ Consultores, realizando observaciones del
r
sistema y/o recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y
a
cumplimiento de objetivos, planes, programas y procesos, oportunidades de
c
mejora. Esto servirá de guía a la dirección para la toma asertiva de decisiones y
i
corrección de inconformidades o desviaciones de los procesos.
ó
n ALCANCE
d Va desde la planificación, programación, ejecución y documentación hasta el
e seguimiento de las acciones preventivas y/o correctivas resultantes del desarrollo de
auditorías internas del SGC en la empresa XYZ Consultores, en el año 2015.
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b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año

DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES

recursos humanos. infraestructura . 5. 5. Revisión de la documentación según criterios y objetivos de la auditoría 2. 3. propósito. Preparar la auditoría 6. quién debe realizar un plan de auditoria que contenga: 1. 4.ACTIVIDAD laborar rograma de uditoría laborar anes de uditoría Se realiza anualmente. específicos a auditar El plan de auditoria se debe dar a conocer 5 días antes de la realización de la auditoría y solicitar los documentos necesarios al auditado. previa realización de la auditoría se procede a: 1. 2. El jefe de control interno designa al auditor líder. procedimientos. 4. según criterios del auditor líder. funciones. 2. entorno. de acuerdo a lo siguiente: 1. Una vez aprobado el plan de auditoría y recibidos los documentos soportes. 3. Elaborar lista de verificación 3. 6. El programa anual de auditorías es aprobado por la dirección. Evaluar información y datos de: objetivo. servicios. que se considere necesaria para el proceso de la auditoria 4. previa revisión del área de control interno. Solicitar información al auditado.

instructivos. Las fuentes de recolección de información pueden variar de acuerdo a la complejidad de la auditoría. sistemas de información.eunión de pertura ecolección e formación Se realiza con las personas responsables de los procesos a auditar. Bases de datos y procedimientos El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para: 1. así como para: 1. 4. Revisión de fuentes como PQR’s (Peticiones. 3. 2. entre otras pueden ser: 1. 3. Formular recomendacion es a que haya lugar Se realiza la reunión con los funcionarios que atendieron la auditoría y el . quejas y reclamos) 5. Revisar hallazgos (Conformidad. no conformidad. oportunidades de mejora) 2. guías. El auditor líder coordina la reunión para presentar al equipo auditor. Acordar conclusiones de la auditoría 3. informes de gestión. contratos. 2. Preparar conclusione s de la auditoría documentación (Políticas. procedimientos. bases de datos. registros. planes. informes de evaluación) 4.

El NOMBRE CARGO informe debe ser ELABORÓ Alejandro Lesmes Analista de Calidad entregado máximo REVISÓ Ricardo Anaya Jefe Oficina Control Interno ocho (08) días APROBÓ Ricardo Anaya Jefe Oficina Control Interno después de haber realizado la e. Realizar seguimiento 2. Recursos necesarios auditoría.Alta . viáticos.eunión de erre dueño del proceso auditado. al auditor líder. 3. papelería y útiles. . Auditores de forme oficio al calidad dedel la entidad. ntrega Se envía mediante Recursos Humanos: Profesionales de la oficina de control interno. Criterios de auditoria PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE El responsable del Elaborar programa proceso auditado de auditoría tiene 15 días Programa hábiles a partir de de Elaborar plan de auditoría . conclusiones de la vigentes . el cual será enviado aseleccionados por procesos d. responsable proceso auditado y Tecnológicos Hardware: Equipos de cómputo e impresoras Software: Internet. Lo realiza el auditor líder o quien este designe para verificar cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de mejoramiento. financieros. En la reunión se corroboran los siguientes aspectos: 1.Jefe de control apertura mejoramiento de Dependencias organizacion correctivas y dirección interno las acciones Recolección de la de la entidad ales preventivas Áreas y/o Líder de preventivas o información .Planes de .Informes de procesos de equipo auditor correctivas Preparar mejora auditoría la empresa encontradas.Evidencias de auditoría la notificación del de auditoría Preparar la auditoría informe .Plan para auditoría Hallazgos Realizar reunión de realizar plan de Alta dirección Procesos Acciones .Planes de Realizar acta de auditoría Auditorías mejoramiento cierre de auditoría Reunión de cierre anteriores Se realiza informe Informe de auditoría forme de definitivo en el Distribuir el informe uditoría formato Realizar seguimiento correspondiente. c. Auditores las directivas para su revisión.

Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoria c a RIESGOS ASOCIADOS t PROBABILI VALORACIÓN IMPACTO DAD DEL RIESGO (I+P) DEL DESCRIPCIÓN POSIBLES MANEJO i NOMBRE MEDIDAS RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS DEL RIESGO 1 2 3 1 2 3 A T M I IN v Que el programa o Deficiencia en el Asumir. Procesos a ser auditados l a Procesos Estratégicos: c .Desarrollo de planes operativos anuales . I n ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el s concepto de gastos generales de XYZ Consultores. l i f. t a b. Inexactitud Decisiones Informes no equivocadas basados en las basadas en informes evidencias no ajustados a la reales realidad de la organización X X X Asumir. reducir riesgo el a Capacitación a los auditores A: Aceptable I n T: Tolerable f M: Moderado r a I: Importante e s IN: Inaceptable t r u 2. de auditoría no Capacitación Incumplimiento seguimiento a la X X X reducir el s se cumpla en su los auditores gestión y calidad riesgo totalidad .Desarrollo del plan estratégico .Planeación estratégica i .a ones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina p de control interno. o f f i c e . Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe c contener lo siguiente: t u a. Objetivos y alcance de la auditoría r a : OBJETIVOS: Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la XYZ Consultores.

Ubicación.Preparación de los documentos de trabajo d . así como por las buenas prácticas institucionales. fechas. Criterios de auditoria y documentación de referencia n a .Abrir archivo documental de la auditoría n ti d.Proceso financiero s . r o Siguiendo la NTC 19011:2002 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión c de Calidad.Sistema de Gestión de Calidad i o c. para lo cual la secuencia a e seguir sería: s . tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría v o Cronograma: P Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoría.Asignación de las tareas al equipo auditor .e intervención Proceso disciplinario - - Pr o Procesos Análogos y apoyo c .Generar comunicaciones necesarias e .Procesos de tecnología informática M i Procesos de evaluación y control s . actividades in-situ.Elaborar el Plan de Visita de Auditoría l .Someter el plan de visita de auditoría a aprobación del jefe de la oficina de control e interno v .Proceso de gestión humana .Proceso atención al público e .Reunión apertura (Fecha prevista para su celebración) .Precisar los detalles de la auditoría tales como: e o Determinación del tipo de auditoría s o Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar : o Consideración y definición de fechas.Proceso estratégico s . inicio y terminación.Preparación del Plan de Auditoría o . P preparación y entrega de informe.Proceso de contratación o . r o Asignación de tareas al equipo auditor o o Determinación de recursos necesarios c e Definir: s  Objetivos o  Alcance  Antecedentes p r .

solicitando de antemano la información que se considere necesaria que puede ir desde organigrama.Organizar equipos de auditoria para realizar exámenes programados m e 3.Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado. Antes de iniciar una auditoría es necesario revisar todos los factores que se consideren relevantes para el adecuado desarrollo de la auditoría.Formulación de juicios sobre el sistema examinado tomado en conjunto n i f. requisitos internos y externos.Conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen ó . escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el d desarrollo de esta actividad. manuales de procesos.Formulación de objetivos generales y/o específicos del examen a realizar a . manuales de funciones. fichas técnicas… Antes de llevar a cabo la auditoría también debe elaborarse el check list. Se debe optar por generar un clima favorable y de cooperación entre las partes a fin de garantizar el desarrollo adecuado de la auditoría. para aplicarlo se necesita: r . en o coordinación con las unidades administrativas correspondientes r . e au d it o rí a Ap r o b a c i Para llevar a cabo una auditoría es indispensable contar con un equipo de auditores capaces de generar comunicación efectiva y neutral con el auditado. Métodos de auditoría a utilizar p a Método deductivo. además de comunicación eficaz entre el equipo de auditoría (auditor líder y equipo auditor) y la gerencia. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor n f . . Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. diagrama de flujo de procesos. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación especifica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas Finalmente.Declaración de normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de c contabilidad de general aceptación i .- - P ón y distribución del informe de auditoría r e e.

Establece un plan de auditoría teniendo en cuenta los criterios necesarios para su elaboración y su aplicabilidad en la empresa. en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad "Planificación y preparación de auditorías". saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente. Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor. Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido. Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas.Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma. Criterios de evaluación Diseña un programa de auditoría teniendo en cuenta la empresa en la que se aplica y los criterios para su desarrollo. .