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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN

FACULTAD DE INGENIERIA
DE SISTEMAS E INFORMTICA

VIII CURSO DE COMPLEMENTACIN ACADMICA

INFORME DE INGENIERIA
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRMITE
DOCUMENTARIO PARA LA FACULTAD DE INGENIERIA DE
SISTEMAS E INFORMATICA DE LA UNSM

Para optar el Ttulo de:

INGENIERO DE SISTEMAS
Presentado por el Bachiller:
JOEL OLORTEGUI CULQUIPOMA
Asesor:
______________________________________
Ing. CARLOS ENRIQUE LOPEZ RODRIGUEZ
Tarapoto - Per
2011

DEDICATORIA

A mis queridos padres: Joel


Olortegui

Daz

Renee

Culquipoma Daz, por su apoyo


incondicional

y aliento en los

momentos difciles

a lo largo

de la realizacin de mi carrera.

A mis queridos hermanos por brindarme


su apoyo incondicional y moral en cada
momento.

Resumen

En el presente informe se propone la Implementacin de un Sistema de Tramite


Documentario para la Decanatura de la facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la UNSM va Intranet, el mismo que podra ser implementado en
cualquier otra institucin.
La organizacin de este documento, gua al lector en el conocimiento gradual del
problema, el anlisis y diseo de la alternativa de solucin. As, en el primer captulo,
se presenta la definicin y el marco conceptual del problema, y se describe y
sustenta la alternativa de solucin. En el segundo captulo, se detalla la metodologa
a utilizar, los requerimientos identificados y el anlisis de los mismos. En el tercer
captulo, se disea la alternativa de solucin. Finalmente, en el cuarto captulo, se
incluyen las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
El sistema brinda las siguientes funcionalidades:
Registro de documentos en la institucin va Intranet a travs de una
interfaz de usuario amigable e intuitivo, generndose lo que en adelante
denominaremos documento de trmite; aqu se define el flujo de
aprobacin que debe seguir el documento.
Registro del documento digitalizado, el cual se adjunta al documento de
trmite, para evitar el trnsito a travs de las oficinas de la institucin
para su aprobacin.
Aprobacin del documento de trmite en cada nivel del flujo, a cargo de
la unidad correspondiente.
Devolucin del documento de trmite, en caso se encuentre algn dato
errneo, o cuando el flujo que est siguiendo el documento deba ser
cambiado.
Anulacin del trmite del documento, en caso el documento no deba
continuar el trmite y deba ser devuelto.
Interfaz con el sistema de tramite documentario institucional, lo que
permitir conocer el estado del trmite de los documentos en dicho
sistema.
Bsqueda de documentos de trmite, segn el perfil de cada usuario.
Bsqueda de lotes de documentos, segn el perfil de cada usuario.

Summary

The following report proposes the analysis and designs a system for processing
documents via Intranet, which can be implemented in any institution organized in
units.

The organization of this document guides the reader in gradual awareness of the
problem, the analysis and design of the alternative solution. Thus, in the first part
presents the definition and conceptual framework of the problem, and describes and
supports the alternative solution. In the second chapter details the methodology
used, the requirements identified and the analysis thereof. In the third chapter, the
alternative design solution. Finally, the fourth chapter, include findings, conclusions
and recommendations.
The system provides the following features:
Register of documents in the Intranet institution through a user-friendly
interface and intuitive, generating what would henceforth call "document
processing" flow is defined here to be followed by approval document.
Registration scanned document, which is attached to the document
processing, to avoid transit through the offices of the institution for
approval.
Adoption of document processing at each level of flow, in charge of the
drive.
Return processing document, if any of the information is wrong, or when
the flow is following the document should be changed.
Inhibition of processing of the document if the document should not
continue the process and should be returned.
Interface documentary treated the institutional system, which will reveal
the state of the processing of documents in the system.
Document search process, according to the profile of each user.
Search lots of documents, according to the profile of each user.

NDICE
INTRODUCCIN----------------------------------------------------------------------------6
I.-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA-----------------------------------------------7
1.1. Definicin del Problema ------------------------------------------------------------7
1.2. Justificacin de Estudio ------------------------------------------------------------8
II.-MARCO TERICO----------------------------------------------------------------------9
2.1 Antecedentes del Problema------------------------------------------------------9
2.2 Bases Tericas-----------------------------------------------------------------------12

2.2.1 Definiciones----------------------------------------------------------------------12
2.2.2 Sistemas de Informacin-----------------------------------------------------13
2.2.3 Las entrevistas -----------------------------------------------------------------18
2.2.4 Joint Application Development (JAD) ------------------------------------19
2.2.5 Lenguaje Unificado de Modelado------------------------------------------20
2.2.6 Proceso Unificado--------------------------------------------------------------24
2.2.7 Arquitectura Web---------------------------------------------------------------29
2.2.6 PostgreSQL----------------------------------------------------------------------31
2.2.8 PHP--------------------------------------------------------------------------------34
2.2.9 Apache WebServer------------------------------------------------------------35
III.-OBJETIVOS -----------------------------------------------------------------------------37
3.1 Objetivo General-----------------------------------------------------------------------37
3.2 Objetivos Especficos ----------------------------------------------------------------37
IV.- METODOLOGA------------------------------------------------------------------------38
4.1 Metodologa Aplicable----------------------------------------------------------------38
4.2 Tcnicas y Herramientas ------------------------------------------------------------39
V DESARROLLO DE LA PROPUESTA-----------------------------------------------39
5.1 Alcance-----------------------------------------------------------------------------------40
5.3 Requerimientos del Sistema--------------------------------------------------------40
5.4 Disposiciones Generales------------------------------------------------------------43
5.5 Disposiciones Especficas-----------------------------------------------------------44
5.6 Anlisis de Solucin-------------------------------------------------------------------46
5.7 Diseo------------------------------------------------------------------------------------82
5.7.1 Presupuesto---------------------------------------------------------------------84
5.7.2 Anlisis Costo/Beneficio------------------------------------------------------85
VI RESULTADOS---------------------------------------------------------------------------88
6.1 Presentacin y discusin de resultados-----------------------------------------88
6.1 Evaluacin de resultados------------------------------------------------------------89
VII CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES-----------------------------------90
7.1 Conclusiones---------------------------------------------------------------------------90
7.1 Recomendaciones---------------------------------------------------------------------91
VIII REFERENCIAS BIBLIOGRAFCAS-----------------------------------------------92
IX ANEXOS----------------------------------------------------------------------------------93
INTRODUCCION
A medida que se dan los avances tecnolgicos, las instituciones deben buscar las
herramientas y tcnicas que la tecnologa proporciona para satisfacer sus
necesidades, obteniendo beneficios tanto en el mbito operativo como en el
econmico, ya sea otorgando valor agregado a sus productos y servicios o creando
ventajas competitivas que le permitan desarrollarse en medio de los competidores.

El trabajo que se presenta a continuacin es el desarrollo de una Aplicacin Web


para los trmites documentarios en la Facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la UNSM, dicha aplicacin intenta ser una herramienta de consulta,
que asegura ser de utilidad para los usuarios.
La Aplicacin Web para los trmites documentarios, es un proyecto en donde se
plasma la concepcin, la elaboracin, construccin y consta del Anlisis, Diseo
Orientado Objetos utilizando el UML para la implementacin de un sistema, que nos
va ha permitir realizar un seguimiento va WEB del estado de los documentos que
ingresan, con el fin de optimizar los servicios brindados a los usuarios. A travs de
consultas directas a la base de datos, utilizando algunos datos generales podr
acceder a la informacin del estado del documento.
Ante la escasez de recursos frente a las crecientes necesidades institucionales
orientadas al proyecto destinado; se hace necesario prever criterios uniformes de
priorizacin; estableciendo un orden de prioridades que mantengan a los estudiantes
acorde a ventajas necesarias de acceso a diferentes herramientas de consulta
necesarias para sus actividades.

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


1.1

DEFINICIN DEL PROBLEMA


En la Facultad de Ingeniera de Sistemas e informtica de la Universidad
Nacional de San Martn, al igual que en la gran mayora de instituciones
pblicas del Per, el trmite documentarlo se realiza de manera deficiente
cuyas causas que lo originan son las siguientes:
Los procedimientos o procesos de trmite en sus diferentes modalidades que
se realizan en la facultad no se encuentran claramente definidas peor aun
documentados ocasionando la demora en la atencin de los tramites, que los

documentos o tramites sean asignados o derivados a comisiones, rganos o


profesionales de manera errnea o incorrecta.
Si algn usuario desea realizar seguimiento de su trmite, es complicado que
sepa la ubicacin exacta o estado de su trmite debido a la descoordinacin o
falta de comunicacin entre los entes involucrados en los procesos de trmite
documentario ocasionando descontentos o molestias para el usuario final que
refleja as la ineficiencia del trabajo que se realiza en la facultad.
El conocimiento de los flujos de trmite est concentrado en algunos
trabajadores administrativos (Secretarias) cuya ausencia de los mismos por
motivos diversos afecta ms aun el proceso de trmite documentario
generando mayores retrasos en el tiempo de respuesta de los trmites.
Todos estos problemas tienen como consecuencia que las instituciones
adquieran una mala imagen frente a los usuarios y a los propios empleados.

1.2

JUSTIFICACIN DEL ESTUDIO


Las Empresas sean industriales, comerciales u organizativas brindan
servicios o productos para satisfacer exigencias y/o requisitos definidos por el
cliente. La creciente competitividad global permanente empuja a los usuarios
a tener expectativas siempre ms exigentes desde el punto de vista de la
Calidad. Por lo tanto, para ser ms competitivos y mantener o mejorar los
resultados se necesita que la Facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica Desarrolle e integre sistemas productivos que permitan tener una
gestin siempre ms eficaces y eficientes. La implementacin de estos

sistemas deben (si es planificado correctamente) dar como resultado: un


mejoramiento sustancial y continuo de la calidad y consecuentemente la
satisfaccin de los usuarios de la facultad antes mencionada y de todos los
involucrados.
La implementacin del sistema de trmite documentario es conveniente
realizarla porque permitir reducir el nmero de horas-hombre que se dedica
al trmite documentario, lo cual har posible que se dedique tiempo a otras
actividades importantes y mejore su rendimiento.
Los beneficios que se derivaran de la implementacin es principalmente
satisfacer las consultas de los remitentes de trmites documentarios en un
tiempo corto, y la mejor gestin de los trmites, lo cual facilitara el trabajo del
personal encargado del trmite documentario.

II. MARCO TERICO


2.1

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA


Formato Electrnico de Documentos Internos
La autor Ivonne Milagros Senz identifica el trmite documentario como un
proceso de apoyo clave y esencial para la realizacin de procesos de negocio
y administracin de aduanas. A pesar de ser automatizado; ocasiona un
enorme gasto de papel, servicio de mensajera, transporte y lo ms
importante el empleo del recurso humano en trmites burocrticos lo que
representa tiempos muertos. Su objetivo es agilizar la comunicacin interna y
eliminar los gastos innecesarios en que se incurrir por contar con un proceso
ineficiente y burocrtico.
Describe un sistema de gestin documentaria basado principalmente en el
uso de documentos electrnicos, el correo y el concepto de colaboracin o
trabajo en equipo (Groupware), al cual se denomina Formato Electrnico de
Documentos Internos(FEDI). Dicha aplicacin tiene por objetivo permitir el
flujo

de

documentos

internos

tales

como,

memorando,

proyectos,

notificaciones, resoluciones, solicitudes e informes.


Su trabajo tiene por objetivo mostrar los benecitos del uso de documentos
electrnicos, los cuales se traducen principalmente en: reduccin de costos,
procesos ms eficientes, mejor comunicacin, coordinaciones y un trabajo en
equipo e incluso una nueva organizacin.
Sistema de Procesamiento de Documentos
El autor Vctor Gilberto Daz Cachay menciona que el sistema de
procesamiento de documentos es un generador de productividad. La
definicin del Sistema de Procesamiento de Documentos permite comprender
cada uno de los mdulos que lo componen, siendo sus componentes: La
creacin de documentos, administracin de documentos, almacenamiento y
visualizacin, sistemas de impresin electrnica y seguridad en los
documentos.
Describe el enfoque sistmico del documento:

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Menciona que los documentos por naturaleza nos orientan donde y como
estos necesitan ser visualizados, impresos y almacenados.
La identificacin de requerimientos y procesos relacionados se encuentra en
el quehacer diario de las empresas, normalmente cuando llegamos a la
oficina y nos preparamos para trabajar, podramos hacer alguna de las
actividades: Leer o identificar algunos documentos, enviar por fax uno o ms
documentos, llamar a alguien y discutir acerca de un documento, mantener
uno de los documentos en un archivo de pendientes, etc.
Describe la eficiencia de los documentos: Quiz es la tendencia de mayor
importancia por ser la ms vigente. La creciente necesidad de comunicar y de
obtener una respuesta favorable de esa comunicacin, ha establecido un
requerimiento de eficiencia en la generacin, visualizacin, almacenamiento y
acceso al documento.
La eficiencia tiene su origen en la necesidad de mejorar los siguientes
factores: Costo, tiempo (respuesta rpida para atender necesidades de
urgencia), ubicacin (la ubicacin no debe de ser importante, se debe de
poder enviar desde cualquier localidad).
Sistema de Informacin de Trmite Documentario en el Instituto Nacional
de Investigacin y Capacitacin de Telecomunicaciones
Software en el mercado: El Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin
de Telecomunicaciones (INICTEL) viene realizando investigaciones y
desarrollos con software libre (Open Source), a travs de La Divisin de
Informtica, Es as que se cuenta en la actualidad con una serie de Sistemas
en Software Libre bajo entorno Web.
Entre ellos destaca el Sistema de Informacin de Trmite Documentario
(SITRAM), que tiene como objetivo mejorar el sistema de trmite
documentario en sus distintas etapas a travs de procedimientos adecuados
que permitan una atencin efectiva a todos los usuarios.

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Este sistema permite registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un


seguimiento de los documentos, para lo que contara con los siguientes
mdulos:
Correo Electrnico: Este mdulo permite una mayor comunicacin
entre los directores de la institucin. As mismo, reduce el nmero de
documentos enviados a nivel interno.
Control Documentario: Este mdulo permite realizar un seguimiento del
estado de los documentos que ingresan a la institucin, con el fin de
optimizar los servicios brindados al cliente. Este sistema es empleado
por todas las direcciones y oficinas de la institucin, con el fin de
averiguar el estado de sus documentos.
Plataforma masiva para trmite documentario en el Ministerio de Salud
Software en el mercado: En el Ministerio de Salud se ha implementado una
plataforma masiva para trmite documentario.
Menciona que el trmite de documentos en una institucin grande del estado
es un proceso bastante complicado por el volumen de datos que es necesario
manejar para lograr una gestin efectiva de la informacin. Esto puede
producir stress en el personal encargado de gestionar los documentos y
producir problemas y desmoralizacin en los empleados.
El proceso de gestin de documentos se puede abordar de diversas formas,
sin embargo lo que resulta complejo es hacer que los usuarios se sientan
comprometidos con el sistema para que lo usen efectivamente. Lo siguiente
que hay que tener en cuenta es que los usuarios del sistema tienen que
realizar otras tareas y desde su punto de vista consideran el ingreso de
documentos como una actividad secundaria que frena su labor diaria, por ello
es crtico lograr la mayor automatizacin posible en el ingreso de los datos y
hacer que la operacin sea lo ms simple posible porque la capacitacin de
una gran cantidad de usuarios por largo tiempo sera una prdida de recursos
Innecesaria gastado en opciones de poca utilidad prctica.

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2.2

BASES TEORICAS
2.2.1 DEFINICIONES
Remitente: Persona que realiza un trmite documentario mediante una
solicitud, memorando, invitacin, etc. Por tal motivo, posteriormente
pedira un servicio a la organizacin para estar pendiente del estado
del trmite documentario presentado.
Dependencia: Es la persona a la cual va dirigida un trmite,
generalmente esta persona tiene a su cargo un rea de la institucin.
Trmite: Es el objeto que un remitente presenta fsicamente (impreso)
o virtualmente (digitalizado) a una Dependencia. Este objeto puede
tener atributos como el nombre del remitente, el nombre del
destinatario (dependencia), la direccin del remitente, la fecha en la
que se entrega el trmite, el motivo o contenido del trmite, etc.
Tiempo de proceso por trmite: Es el tiempo transcurrido desde que
se presenta un trmite hasta saber su resultado final. Por ejemplo, si es
una solicitud, desde su presentacin hasta saber su aprobacin o
desaprobacin. Si es de otro tipo, desde su presentacin hasta llegar a
su destinatario respectivo (dependencia).
Tiempo de respuesta a los solicitantes: Es el tiempo que el
encargado de una dependencia demora para satisfacer una consulta
del solicitante.

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TRMITE DEL DOCUMENTO


Recepcin de documentos: La recepcin de documento es un
proceso manual, este proceso se inicia cuando el documento fsico
llega a una determinada dependencia.
Registro del documento: En el momento en que se registra un
documento, el sistema le asignara un nmero correlativo teniendo en
cuenta la fecha de entrega al cual denominaremos Nmero de
Expediente.
Revisin del documento: Si el documento tiene nmero de
documento de referencia se verificara que exista el documento al que
se est haciendo referencia, o si dicho documento no cumple con los
requisitos establecidos no se graba el documento de trmite. El
registrador coordina con el responsable para que corrija la informacin
para intentar nuevamente su registro. Si toda la informacin es
correcta, el registrador procede a grabar la informacin.
Envo del documento: El registrador enva virtualmente el documento
de trmite al siguiente nivel del flujo de aprobacin, si es necesario
tambin se enva el documento fsico. El sistema informa que deben
proseguir el trmite a los usuarios del siguiente nivel. El flujo de
aprobacin es una secuencia ordenada de niveles, el sistema decide
cual es el siguiente nivel al que se enviar el documento evaluando.

II.1.1 Sistema de informacin


A. Concepto. Un sistema de informacin es un conjunto de elementos
que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema
de informacin pueda operar.

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El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el


cual est formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas:
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

B. Caractersticas de los sistemas de informacin:

Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles mltiples dentro


de la empresa.

Acceso inmediato en lnea a grandes cantidades de informacin.

Fuerte confiabilidad en la tecnologa de telecomunicaciones.

Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implcita en los


sistemas.

La capacidad para combinar datos y grficas.

C. Actividades de un Sistema de Informacin.

Entrada de Informacin
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos
que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de
otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces
automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos
de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado
y el mouse, entre otras.

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Procesamiento de Informacin
Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de
los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin
que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible,
entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un ao base.

Almacenamiento de informacin
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms
importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta
propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la
seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de
almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Salida de Informacin
La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la
informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es
importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede
constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo.

D. Componentes del sistema de Informacin


Software
Son los programas de computadoras, estructuras de datos y la
documentacin asociada, que sirve para realizar el mtodo lgico.

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Hardware
Los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de
computacin y que proporcionan las funciones del mundo exterior.

Base de Datos
Una base de datos es una coleccin de informacin organizada de
forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los
fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de
archivos electrnico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y
archivos. Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es
un sistema completo de campos; y un archivo es una coleccin de
registros. Por ejemplo, una gua de telfono es anloga a un archivo.
Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres
campos: nombre, direccin, y nmero de telfono.

E. Clasificacin del Sistema De Informacin


Abiertos
Son los que intercambian informacin, materiales y energa con su
ambiente.

Cerrados
Son auto contenido, no interactan con el medio ambiente.

F. Tipos de sistemas de Informacin


Sistemas de Procesamiento de Transacciones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de
informacin encargados de procesar gran cantidad de transacciones
rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente
en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturacin,
entrega de mercanca y deposito de cheques. Estas transacciones
varan de acuerdo al tipo de empresa.

Sistemas de Informacin Gerencial.

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Los sistemas de informacin gerencial (MIS por sus siglas en ingles


no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni
tampoco son los mismos, sino que estos sistemas incluyen
procesamiento de transacciones. Los sistemas de informacin
gerencial son sistemas de informacin computarizada que trabajan
con la interaccin entre usuarios y computadoras. Requieren que los
usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware
(computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo.

Sistema de Apoyo a Decisiones.


Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support
Systems) estn en un nivel ms alto del anterior que hemos visto. El
sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de
informacin gerencial tradicional ya que ambos dependen de una
base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se
caracteriza de los sistemas de informacin gerencial tradicional en
que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en
todas sus fases, aunque la decisin actual todava es del dominio del
tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente).
Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las
caractersticas y necesidades especficas de la persona o grupo que
los usa a diferencia de los sistemas de informacin gerencial
tradicionales.

Sistemas de Apoyo a Decisiones de Grupo.


Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision
Support Systems) es un sistema basado en computadoras que apoya
a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) comn, y que
sirve como interfaz con un entorno compartido.

Sistemas de Informacin a Ejecutivos.

18

Un sistema de informacin

a ejecutivos (IES) ayuda a estos a

organizar sus interactividades proporcionando apoyo de grficos y


comunicaciones en lugares accesibles tales como salas audiovisuales
y

oficinas

personales

corporativas. Aunque

los

sistemas de

informacin de ejecutivos se apoyan en los sistemas de operaciones


transaccionales

sistemas

de

informacin

gerencial

por

la

informacin que estos le ofrecen, los sistemas de informacin de


ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no
estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los
problemas estratgicos de una manera informada.
2.2.3 LAS ENTREVISTAS
a) Concepto: La entrevista es una conversacin entre dos o ms
personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas
personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un
problema

cuestin

profesional. La entrevista

determinada,
es la

teniendo

comunicacin

un propsito
interpersonal

establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener


respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema
propuesto.
b) Funciones de la Entrevista: Existen cuatro funciones bsicas y
principales que cumple la Entrevista en la investigacin cientfica:
Obtener informacin de individuos y grupos.
Facilitar la recoleccin de informacin
Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o
grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.).
Es una herramienta y una tcnica extremadamente flexible, capaz
de adaptarse a cualquier

condicin,

situacin, personas,

permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la


investigacin y resolver las dificultades que pueden encontrar la
persona entrevistada.
c) Ventajas:

19

La Entrevista es una tcnica eficaz para obtener datos relevantes y


significativos desde el punto de vista de las ciencias sociales para
averiguar.
La informacin que el entrevistador obtiene a travs de la
Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de
respuesta escrita.
Su condicin es oral y verbal.
A travs de la entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de
voz, los nfasis, etc., que aportan una importante informacin
sobre el tema y las personas entrevistadas.
La ventaja esencial de la entrevista reside en que son los
mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos
relativos

sus

conductas,

opiniones,

deseos,

actitudes,

expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi


imposible observar desde fuera
2.2.4 JOINT APPLICATION DEVELOPMENT (JAD)
a) Concepto: En espaol Desarrollo Conjunto de Aplicaciones, es una
tcnica exploratoria popular que incluye a los usuarios como
participantes activos en el proceso de desarrollo.
b) Fundamentos del JAD: El proceso de JAD se basa en cuatro
ideas simples:

La gente que hace un trabajo tiene la mejor comprensin de ese

trabajo.
La gente entrenada en Tecnologas de la Informacin tiene la

mejor comprensin de las posibilidades de esas tecnologas.


Los sistemas de informacin y los procesos del negocio
raramente existen en forma aislada. Ms bien trascienden los
lmites de cualquier sistema u oficina y afectan el trabajo en
departamentos relacionados. La gente que trabaja en estas
reas relacionadas tiene una percepcin valiosa del papel del
sistema dentro de una comunidad ms amplia.

20

Los mejores sistemas de informacin se disean cuando todos


estos grupos trabajan juntos en un proyecto como socios
iguales.

Los mejores sistemas de informacin se disean cuando todos


estos grupos trabajan juntos en un proyecto como socios
iguales.

2.2.5 LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML)


a) Definicin:

UML (Lenguaje de Modelado Unificado), es un lenguaje para


especificar, construir, visualizar y documentar los artefactos

de un sistema de software orientado a objetos (OO).


Un artefacto es una informacin que es utilizada

producida mediante un proceso de desarrollo de software. El


lenguaje unificado de modelado o UML (Unified Modeling
Language) es el sucesor de la

oleada de mtodos de

anlisis y diseo orientado a objetos.


UML puede ser usado extensivamente en: Recopilaciones de
requerimientos, Anlisis de Aplicaciones, Diseo de sistemas,
Pruebas, Implementacin, Ingeniera y en cualquier actividad

de desarrollo que pueda ser modelada.


UML es un lenguaje porque proporciona un vocabulario y La
regla para utilizarlo, adems es un lenguaje de modelado lo
que significa que el vocabulario y las reglas se utilizan para la

representacin conceptual y fsica del sistema.


Debido a su estandarizacin y su definicin completa, es decir,
no

ambigua,

aunque

programacin como
correspondencia

no

sea

Java o

permite

lo

Visual
que

se

un

lenguaje
Basic,

denomina

de
esta
como

Ingeniera Directa ( obtener cdigo fuente partiendo de los


modelos) pero adems es posible reconstruir un modelo en
UML partiendo de la implementacin.

21

b) OBJETIVOS DE UML: Son los siguientes:

Visualizar: UML permite expresar de una forma grfica un

sistema de forma que otro lo puede entender.


Especificar: U M L permite especificar cules

caractersticas de un sistema antes de su construccin.


Construir: A partir de los modelos especificados se pueden

construir los sistemas diseados.


Documentar: Los propios elementos grficos sirven como

son

las

documentacin del sistema desarrollado que pueden servir para


su futura revisin.

c) CARACTERSTICAS DE LOS CASOS DE USO.

Son iniciados por un nico agente externo (actor).


Estn expresados desde el punto de vista del actor.
Describen tanto lo que hace el actor como lo que hace el

sistema cuando ambos interactan.


Se documentan con texto informal.

d) DIAGRAMAS UML: Un diagrama es la representacin grfica


de un conjunto de elementos con sus relaciones. En concreto, un
diagrama ofrece una vista del sistema a modelar.Para poder
representar

correctamente un sistema,

UML

ofrece

una

amplia variedad de diagramas que son los siguientes:

Diagrama de Casos de Uso. Mediante este diagrama se


muestra la idea inicial sectorizada a travs de mdulos de las
actividades y eventos que se llevan a cabo dentro del sistema.
Permitiendo conocer los procesos bsicos agrupados

en

mdulos. Modela la funcionalidad de un sistema agrupndola


en descripciones de acciones ejecutadas por un sistema para
obtener un resultado.

Diagramas de Clases. Muestra un conjunto de

clases,

interfaces y sus relaciones. Son utilizados durante el proceso de


Anlisis y Diseo de los sistemas informticos, donde se crea

22

el diseo conceptual de la informacin que se manejara en el


sistema,

los

componentes

que

se

encargaran

del

funcionamiento y la relacin entre uno y otro. ste es el


diagrama ms comn a la hora de describir el diseo de los
sistemas orientados a objetos.

Diagramas de Objetos. Muestra una serie de

objetos

(instancias de las clases) y sus relaciones. Estos diagramas se


enfocan en la perspectiva de casos reales. Un objeto es una
instancia de clase, una entidad que tiene valores especficos
de los atributos y acciones. Los diagramas de objetos utilizan

un subconjunto de los elementos de un diagrama de clase.


Diagramas de Secuencias. Un diagrama de Secuencia
muestra una interaccin ordenada segn la secuencia temporal
de eventos. En particular, muestra los objetos participantes
en la interaccin los mensajes que Intercambian ordenados
segn su secuencia en el tiempo. El eje vertical representa el
tiempo, y en el eje horizontal se colocan los objetos y
actores participantes en la interaccin, sin un orden prefijado.

Diagramas de Colaboraciones. Un Diagrama de Colaboracin


muestra una interaccin organizada basndose en los objetos
que toman parte en la interaccin y los enlaces entre los
mismos (en cuanto a la interaccin se refiere). A diferencia de
los Diagramas de Secuencia, los Diagramas de Colaboracin
muestran las relaciones entre los roles de los objetos. La
secuencia

de

los mensajes y los flujos

de

ejecucin

concurrentes deben determinarse explcitamente mediante


nmeros de secuencia.

Diagramas de Caso de Uso de Requerimientos. Mediante


este diagrama se describe las acciones de un sistema desde
el punto de vista del usuario. Para los desarrolladores de
sistemas, sta es una herramienta valiosa, ya que es una
tcnica de aciertos y errores para obtener los requerimientos

23

del sistema desde el punto de vista del usuario.

Diagrama de Componentes. Un diagrama de componentes


muestra las organizaciones y dependencias lgicas entre
componentes software, sean stos componentes de cdigo
fuente, binarios o ejecutables. Desde el punto de vista del
diagrama de componentes se tienen en consideracin los
requisitos relacionados con la facilidad de desarrollo, la gestin
del software, la reutilizacin y las restricciones impuestas por los
lenguajes de programacin y las herramientas utilizadas en el
desarrollo.

Diagrama de implementacin. Muestra los dispositivos que


se encuentran en un sistema y su distribucin en el mismo.

e) IMPORTANCIA DEL UML

UML(Unified

Modeling

Language) est consolidado

como el lenguaje estndar en el anlisis y diseo de sistemas

de cmputo.
Mediante UML es posible establecer la serie de requerimientos
y estructuras necesarias para

plasmar un sistema de

software previo al proceso intensivo de escribir cdigo.


En otros trminos, as como en la construccin de un edificio
se realizan planos previo a su construccin, en Software se
deben realizar diseos en UML previa codificacin de un
sistema, ahora bien, aunque UML es un lenguaje, ste posee
ms caractersticas visuales que programticas, mismas que
facilitan a integrantes de un equipo multidisciplinario participar
e intercomunicarse fcilmente estos siendo los analistas,
diseadores especialistas en el rea

como tambin los

programadores.
f) BENEFICIOS DEL UML

Provee a los desarrolladores de un modelo visual listo para


utilizar consolida un conjunto de conceptos generalmente

aceptados pos muchos mtodos y herramientas.


Proporciona mecanismos de extensin y especializacin para

24

ampliar los conceptos bsicos.


Es independiente de los lenguajes de programacin y de las
metodologas de desarrollo de software.

2.2.6 PROCESO UNIFICADO (UP)


2.2.6.1. Definicin
El Proceso Unificado de Desarrollo Software: simplemente
Proceso Unificado

es un marco de desarrollo de Software que

se caracteriza por estar dirigido por casos de uso, centrado en la


arquitectura y por ser iterativo e incremental. El refinamiento ms
conocido y documentado del Proceso

Unificado es el Proceso

Unificado de Rational o simplemente RUP.


El Proceso Unificado no es simplemente un proceso, sino un
marco

de

trabajo

extensible

que

puede

ser adaptado a

organizaciones o proyectos especficos.


Un proceso de desarrollo de software es un

conjunto de

actividades necesarias para transformar los requerimientos del


usuario en un sistema de software.

2.6.2.2. Caractersticas

Iterativo e Incremental: El Proceso Unificado es

un

marco de desarrollo iterativo e incremental compuesto de


cuatro fases denominadas Inicio, Elaboracin, Construccin y
transicin. Cada una de estas fases es a su vez dividida en
una serie de iteraciones (la de inicio slo consta de varias
iteraciones en proyectos grandes). Estas iteraciones ofrecen
como resultado un incremento del producto desarrollado que
aade o mejora las funcionalidades del sistema en desarrollo.
Cada una de estas iteraciones se divide a su vez en una
serie de disciplinas que recuerdan a las definidas en el ciclo
de vida clsico o en cascada: Anlisis de requisitos, Diseo,
Implementacin y Prueba. Aunque todas las iteraciones
suelen

incluir

trabajo

en

casi

todas

las disciplinas, el

25

grado de esfuerzo dentro de cada una de ellas vara a lo largo

del proyecto.
Dirigido por los casos de uso: En el Proceso Unificado los
casos de uso se utilizan para capturar los
funcionales y para definir los

contenidos

requisitos

de las iteraciones.

La idea es que cada iteracin tome un conjunto de casos de


uso o escenarios y desarrolle todo el camino a travs de las
distintas disciplinas: diseo, implementacin, prueba, etc. El

proceso dirigido por casos de uso es el RUP.


Centrado en la arquitectura: El Proceso

Unificado

asume que no existe un modelo nico que cubra todos los


aspectos del sistema. Por dicho motivo existen mltiples
modelos y vistas que definen la arquitectura de software de
un sistema. La analoga con la construccin es clara, cuando
construyes un edificio existen diversos planos que incluyen

los distintos servicios del mismo: electricidad, fontanera, etc.


Enfocado en los riesgos: El Proceso Unificado requiere que
el equipo del proyecto se centre en identificar los riesgos
crticos en una etapa temprana del ciclo de vida. Los
resultados de cada iteracin, en especial los de la fase de
Elaboracin, deben ser seleccionados en un orden

que

asegure que los riesgos principales son considerados primero.


2.2.6.3.

Fases en el Ciclo de Desarrollo


Este proceso de desarrollo considera que cualquier desarrollo
de un sistema software debe pasar por cuatro fases que se

describirn a continuacin.
Fase 1: Preparacin Inicial.

Su objetivo principal es

establecer los objetivos para el ciclo de la vida del producto. En


esta fase se establece el caso del negocio con el fin de
delimitar el alcance del sistema, saber qu se cubrir y

delimitar el alcance del proyecto.


Fase 2: Preparacin Detallada. Su objetivo principal es
plantear la arquitectura para el ciclo de vida del producto. En
esta fase se realiza la captura de la mayor parte de los

26

requerimientos funcionales, manejando los

riesgos que

interfieran con los objetivos del sistema,

acumulando la

informacin

construccin y

necesaria

para

el

plan

de

obteniendo suficiente informacin para hacer realizable el caso


del negocio.

Fase 3: Construccin. Su objetivo principal es alcanzar la


capacidad operacional del producto. En esta fase a travs
de sucesivas iteraciones e incrementos se desarrolla un
producto software, listo para operar, ste es frecuentemente
llamado versin beta.

Fase 4: Transicin. Su objetivo principal es realizar

la

entrega del producto operando, una vez realizadas

las

pruebas de aceptacin por un grupo especial de usuarios y


habiendo efectuado los ajustes y correcciones que sean
requeridos.

d) CONTENIDO DE CONFIGURACIN PU (Proceso Unificado)


1. FASE INICIAL
1.1. Modelado del Negocio
1.1.1. Reglas del Negocio
Describe objetivos, funcionalidades y restricciones
en forma concisa (de alto nivel), es un resumen del
proyecto apto para la toma de decisiones.
1.1.2. Modelo del Negocio
1.1.2.1. Diagrama de Casos de Uso del Negocio.
Describe los requerimientos funcionales y no
funcionales (restricciones) relacionados.
1.1.2.2. Especificacin de casos de uso del negocio
Son las especificaciones de los requerimientos
funcionales y no funcionales.
1.1.2.3. Diagrama de objetos del negocio

27

Describe los procesos de un negocio, vinculados al


campo de accin, y cmo se benefician e
interactan los socios y clientes en estos procesos.
1.1.3. Modelo del Dominio
1.1.3.1. Diagrama del Dominio del problema
Secuencia de acciones, realizadas en el negocio,
que producen un resultado de valor observable
para ciertos actores del negocio.
1.2. Requerimientos
1.2.1. Modelo de Requerimientos
1.2.1.1Diagrama de casos de uso
Permiten definir los lmites del sistema y las
relaciones entre el sistema y el entorno.
1.2.1.2 Especificaciones de casos de uso de
requerimientos
Es una descripcin detallada de los requerimientos
encontrados.
2. FASE DE ELABORACIN
2.1. Anlisis y Diseo
2.1.1. Modelo del Anlisis
2.1.1.1. Diagrama de colaboraciones
Un diagrama de colaboracin es una forma de
representar interaccin entre objetos, alterna al
diagrama de secuencia
3. FASE DE CONSTRUCCIN
3.1. Anlisis y Diseo
3.1.1. Modelo del Diseo
3.1.1.1. Diagrama de secuencia
El diagrama de secuencia es un tipo de diagrama
usado para modelar interaccin entre objetos en un
sistema

28

3.1.1.2. Diagrama de Clases


Un diagrama de clases es un tipo de diagrama
esttico que describe la estructura de un sistema
mostrando sus clases, atributos y las relaciones
entre ellos
3.1.1.3. Diagrama de Datos
Un diagrama de flujo de datos (DFD por sus siglas
en espaol e ingls) es una representacin grfica
para la maceta del "flujo" de datos a travs de un
sistema de informacin.
3.1.1.4. Diagrama de Despliegue
El Diagrama de Despliegue es un tipo de diagrama
del Lenguaje Unificado de Modelado que se utiliza
para

modelar

el

hardware

utilizado

en

las

implementaciones de sistemas y las relaciones


entre sus componentes.

3.2. Implementacin
3.2.1. Modelo de Implementacin
3.2.1.1. Diagrama de Componentes
Un diagrama de componentes representa cmo un
sistema de software es dividido en componentes y
muestra

las

dependencias

entre

estos

componentes. Los componentes fsicos incluyen


archivos,

cabeceras,

bibliotecas

mdulos, ejecutables, o paquetes.


3.2.1.2. Prototipo del Sistema
4. FASE DE TRANSICIN
4.1. Prueba
4.1.1 Modelo de Pruebas
4.1.1.1 Prueba de la caja Negra

compartidas,

29

4.1.2 Despliegues
4.1.2.1 Manual de Instalacin
4.1.2.2 Manual de Usuario.

2.2.7. Arquitectura Web


Para los que diariamente transitamos por las infinitas oportunidades
que subyacen en la red, una de sus principales ventajas es su
naturaleza infinita. Los portales Web son un conglomerado muy
complejo de sistemas integrados, en los que todos ellos interactan
entre s y con la debida optimizacin, logran resolver todas las
necesidades asociadas a los negocios y los clientes.
Al igual que la arquitectura tradicional que centra sus esfuerzos en el
anlisis y la interaccin de todos los elementos y variables necesarios
para la coordinacin de la construccin de un edificio, la arquitectura
Web es un conglomerado de acciones tendentes al desarrollo de
pginas web y su optimizacin en torno al posicionamiento.
Es fundamental tener presente que, generalmente y ms en el
momento actual, los portales Web contienen elementos que interactan
facilitando la comunicacin real entre la informacin y los usuarios, la
pgina web por lo tanto, debe contar con elementos que permitan que
el usuario obtenga respuesta a cada accin; formularios, bases de
datos, promociones, etc.
El principal objetivo de la arquitectura Web es resolver las
necesidades especficas del negocio:

Venta de productos.

Servicios online.

Satisfaccin de las necesidades de los potenciales


clientes.

30

Al igual que los principios que rigen la arquitectura tradicional, el


diseo web de un portal o una aplicacin especfica se basa en la
satisfaccin de las necesidades de las personas a las que va dirigido el
negocio.
Continuando con la comparativa, los detalles de un edificio son
equiparables al diseo que requiere una pgina web, para lo cual es
recomendable acudir a profesionales especializados especficamente
en las siguientes reas:

Lenguajes de programacin.

Bases de datos.

Es fundamental destacar que la formacin y experiencia que requiere la


puesta en marcha de las acciones englobadas en la arquitectura Web
requiere de profesionales en constante formacin, dinmicos y en
continua evolucin, con el valor agregado de contar con la constancia
del objetivo final: La satisfaccin de los usuarios que utilizarn el portal
Web.
En conclusin, se puede determinar que el efecto de la arquitectura
Web sobre el posicionamiento es total, ya que en caso de no contar
con aplicaciones dinmicas y adaptables a las necesidades de los
usuarios, que permitan una navegacin sencilla y acciones rpidas, los
usuarios simplemente no volvern, lo que har disminuir las
posibilidades de alcanzar un buen posicionamiento y, eventualmente,
daar nuestra reputacin online por lo que es obvio que la prdida de
dinero ser cuantificable e importante.
Pero no todo son visitas que nunca ms vuelven, ya que el efecto final
de un buen posicionamiento Web es el de generar trfico y visitas hacia
un portal a partir de una ptima coordinacin con los motores de
bsqueda y de todos ello, fundamentalmente de Google.

31

Los

arquitectos

Web

especialistas

en

posicionamiento

son

profesionales especializados en evitar este tipo de situaciones y sus


objetivos apuntan al xito de su proyecto, por lo que contratar asesora
experta es una inversin con ptimo nivel de retorno que no se debe
pasar por alto.

2.2.8.

PostgreSQL
a) Definicin
Surgi como un manejador de pequeas bases de datos, rpidas y
giles. Con el paso del tiempo y la reciente incorporacin del cdigo
de la reconocida base de datos SapDB, se ha sumado al mercado
de las bases de datos profesionales. PostgreSQL es un sistema de
administracin de una base de datos con soporte para mltiples
usuarios.
Una de sus principales ventajas es que es soportada por la mayora
de los proveedores de alojamiento web (webhosting), por lo cual se
encuentra instalada en casi todos los servidores web de Internet.
PostgreSQL usa el lenguaje SQL estandarizado para el
almacenamiento, actualizacin y acceso a informacin. PostgreSQL
es muy rpido y capaz de almacenar grandes cantidades de datos.
PostgreSQL soporta muchos lenguajes de programacin distintos
como: C, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python y TCL. Tambin tiene
la opcin de proteccin mediante contrasea, la cual es flexible y
segura.
PostgreSQL es muy utilizado en aplicaciones web, como phpBB, en
plataformas (Linux/Windows Apache PostgreSQL PHP / Perl /
Python), y por herramientas de seguimiento de errores como
Bugzilla. Su popularidad como aplicacin web est muy ligada a
PHP, que a menudo aparece en combinacin con PostgreSQL.
PostgreSQL es una base de datos muy rpida en la lectura cuando
utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar
problemas de integridad en entornos de alta concurrencia en la
modificacin. En aplicaciones web hay baja concurrencia en la
modificacin de datos y en cambio el entorno es intensivo en lectura

32

de datos, lo que hace a PostgreSQL ideal para este tipo de


aplicaciones.
b) Caractersticas

Soporte a multiplataforma.
Procedimientos almacenados.
Disparadores (triggers).
Cursores.
Vistas actualizables
Soporte a VARCHAR
Motores de almacenamiento independientes
Soporte para SSL
Soporte completo para Unicode
Usa GNU Automake, Autoconf, y Libtool para portabilidad
Uso de multihilos mediante hilos del kernel.
Tablas hash en memoria temporales
Completo soporte para operadores y funciones en clusulas

select y where.
Completo soporte para clusulas group by y order by, soporte de

funciones de agrupacin
Seguridad: ofrece un sistema de contraseas y privilegios seguro
mediante verificacin basada en el host y el trfico de

contraseas est cifrado al conectarse a un servidor.


Soporta gran cantidad de datos. PostgreSQL Server tiene bases

de datos de hasta 50 millones de registros.


Se permiten hasta 64 ndices por tabla.
Cada ndice puede consistir desde 1 hasta 16 columnas o partes

de columnas. El mximo ancho de lmite son 1000 bytes.


Los clientes se conectan al servidor PostgreSQL usando sockets
TCP/IP en cualquier plataforma. En sistemas Windows se pueden
conectar usando name d pipes y en sistemas Unix usando

ficheros socket Unix.


Los clientes y servidores Windows se pueden conectar usando

memoria compartida.
PostgreSQL contiene su propio paquete de pruebas de
rendimiento proporcionado con el cdigo fuente de la distribucin
de PostgreSQL.

c) Ventajas del PostgreSQL

Una de las mayores ventajas es que cuando PostgreSQL se


encuentra un ndice evitamos un escaneo completo de la tabla

33

lo que hace que cuando tenemos grandes cantidades de datos en

nuestras tablas, la mejora puede ser muy importante.


Al evitar escaneos completos de las tablas, evitamos los
siguientes problemas: Sobrecarga de CPU, sobrecarga de disco y

concurrencia.
Con los ndices evitamos que PostgreSQL tenga que hacer

lecturas secuenciales.
Los ndices nos permiten una mayor rapidez en la ejecucin de
las consultas tipo SELECT lo que sea WHERE.

d) Desventajas de PostgreSQL

Los ndices son una desventaja en aquellas tablas las que se


utiliza frecuentemente operaciones de escritura (Insert, Delete,
Update), esto es porque los ndices se actualizan cada vez que

se modifica una columna.


Los ndices tambin suponen una desventaja en

tablas

demasiado pequeas puesto que no necesitaremos ganar tiempo

en las consultas.
Tampoco son muy aconsejables cuando pretendemos que la
tabla sobre la que se aplica devuelva una gran cantidad de datos

en cada consulta.
Ocupan espacio y en determinadas ocasiones incluso ms
espacio que los propios datos.

2.2.8 PHP

a) Definicin
PHP es el lenguaje ms utilizado en su actualidad para el desarrollo
de aplicaciones web. Entre sus principales ventajas, se encuentran el
soporte por parte de casi todos los proveedores de alojamiento web y
la gran cantidad de cdigo desarrollado. PHP es, actualmente, la
mejor opcin para desarrollar sistemas o sitios de pequea
envergadura.
PHP es una buena herramienta que debe ser utilizada con cuidado:
es indispensable realizar un buen diseo (preferentemente, orientado

34

a objetos) y separar la lgica del sistema de la interfaz y el acceso a


la base de datos (algo que, desafortunadamente, no muchos
programadores hacen en la actualidad).
PHP es un lenguaje interpretado de propsito general ampliamente
usado y que est diseado especialmente para desarrollo web y
puede ser incrustado dentro de cdigo HTML. Generalmente se
ejecuta en un servidor web, tomando el cdigo en PHP como su
entrada y creando pginas web como salida. Puede ser desplegado
en la mayora de los servidores web y en casi todos los sistemas
operativos y plataformas sin costo alguno.
El gran parecido que posee PHP con los lenguajes ms comunes de
programacin estructurada, como C y Perl, permiten a la mayora de
los programadores crear aplicaciones complejas con una curva de
aprendizaje muy corta. Tambin les permite involucrarse con
aplicaciones de contenido dinmico sin tener que aprender todo un
nuevo grupo de funciones.
Permite la conexin a diferentes tipos de servidores de bases de datos
tales como MySQL, Postgres, Oracle, ODBC, DB2, Microsoft SQL
Server, Firebird y SQLite.

b) Ventajas

Es un lenguaje multiplataforma.

Completamente orientado a la web.

Capacidad de conexin con la mayora de los motores de base


de datos.

Capacidad de expandir su potencial utilizando la enorme cantidad


de mdulos (llamados exts o extensiones).

Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil


acceso para todos.

Permite las tcnicas de Programacin Orientada a Objetos.

Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.

35

No requiere definicin de tipos de variables aunque sus variables


se pueden evaluar tambin por el tipo que estn manejando en
tiempo de ejecucin.

2.2.9 Apache WebServer

a) Definicin
El servidor web Apache, utilizado en ms del 60% de los servidores
de Internet, es la mejor eleccin para alojar un sitio o sistema web.
Con soporte de todas las tecnologas estndares existentes (desde
PHP hasta Java Servlets), se ejecuta en las plataformas de software
ms difundidas. Apache es apto an en sistemas con alta demanda
de servicio.
Apache tiene amplia aceptacin en la red: desde 1996, Apache, es el
servidor HTTP ms usado. Alcanz su mxima cuota de mercado en
2005 siendo el servidor empleado en el 70% de los sitios web en el
mundo, sin embargo ha sufrido un descenso en su cuota de mercado
en los ltimos aos.

36

III. OBJETIVOS
3.1.

OBJETIVO GENERAL

Proponer la implementacin de un sistema de trmite documentario va web


que permita mejorar la gestin del trmite de documentos para la decanatura
de la facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica de la Universidad
Nacional de San Martn.

3.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Elaborar el anlisis y diseo del sistema que cubra todos los
requerimientos establecidos que ser implementado bajo una
arquitectura Web.
Disear un sistema que brinde las facilidades para realizar los flujos
de la tramitacin (recepcin, registro, derivacin, observacin y
archivamiento) de documentos dentro de la institucin en cualquier
momento, evite la prdida y/o deterioro de los documentos fsicos y
evite la duplicidad de documentos a tramitar.
Desarrollar la alternativa de solucin considerando que deber
controlar el tiempo
documentario.

de

respuesta

de

atencin

del

trmite

37

IV. METODOLOGIA
4.1.

Metodologa Aplicable
La metodologa utilizada en el desarrollo del presente informe de ingeniera es
la Investigacin Aplicada, puesto que, parte de los conocimientos adquiridos,
aadiendo la informacin de distintas fuentes, todos ellos referidos a la
gestin de documentos que sern aplicados para la facultad de ingeniera de
sistemas e informtica UNSM.

4.1.1. Proceso Unificado de Desarrollo de Software RUP (Rational Unified


Process en ingls).
En el desarrollo de este proyecto se emple una metodologa
Orientada a Objetos (OO), basndose en el Proceso Unificado de
Desarrollo de Software RUP (Rational Unified Process en ingls).
RUP se basa en los siguientes 6 principios:
Establece un conjunto de fases adaptables al contexto y
necesidades de cada proyecto.
Permite balancear las prioridades de las partes interesadas.
Promueve la colaboracin a travs de equipos.

38

Permite obtener productos en cada iteracin del proyecto. Permite


la evaluacin al terminar cada iteracin, para redefinir e iniciar la
siguiente iteracin.
Promueve elevar el nivel de abstraccin durante el proyecto, lo cual
motiva el uso de conceptos reutilizables, el anlisis de soluciones
arquitectnicas, la reutilizacin del cdigo y la representacin visual
del proyecto mediante el Lenguaje Unificado de Modelado (UML),
como en este proyecto. Este principio evita que el ingeniero de
software vaya directamente de los requisitos a la codificacin.
Controla la calidad en todos los aspectos de cada iteracin.
4.2.

Tcnicas y Herramientas (Instrumentos)


Las actividades que se desarrollaran en el presente informe de ingeniera, se
basan primordialmente en la evaluacin de los procesos. Para ello se recurre
a las siguientes tcnicas y herramientas:

Entrevistas.- Se cont con una herramienta clave para conocer


informacin no estructurada. Las entrevistas se desarrollaron con actores
implicados en la tramitacin de documentos, quienes plantearon sus
puntos de vista y las expectativas en relacin al tema investigado.

Anlisis Documental.- Para el afianzamiento de conceptos y conocer


realidades de aplicacin del diseo propuesto, se consult una serie de
libros, revistas digitales, sitios web con contenido relacionado al tema,
adems aquellas que integraban este tipo de soluciones. El resultado de
la misma, dio grandes visiones de cmo aplicarlo en la Facultad de
Ingeniera de Sistemas de la UNSM.

V. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

El siguiente informe propone solucionar el problema planteado con un sistema


de Trmite de documentos va Intranet. Este sistema funcionara juntamente
con un proceso manual en paralelo para la aprobacin de los documentos
fsicos que se procesan en la institucin.

39

El sistema puede ser implementado dentro de cualquier institucin organizada


en unidades. Permite el registro, revisin y aprobacin de los documentos, a
travs de un flujo de aprobacin organizado por niveles, que facilite el
adecuado y oportuno seguimiento por parte de las unidades involucradas de
la institucin y de los alumnos.
La institucin tendr la facilidad de definir los flujos de aprobacin que debe
seguir cada documento, de acuerdo al tipo de trmite que se haya solicitado
y la unidad responsable de la solicitud. Podr definir la centralizacin o
descentralizacin de cada etapa del trmite segn sus necesidades, para
proporcionar seguridad y confidencialidad de la informacin.
5.1.

Alcance.

El sistema ser desarrollado en la Intranet de la institucin, de esta manera


permitir a los usuarios acceder al sistema desde cualquier plataforma, en
cualquier momento y lugar.
El sistema permitir la digitalizacin, registro, revisin y aprobacin

de

documentos dentro de una institucin organizada en unidades, mediante una


interfaz de usuario amigable e intuitivo.
El sistema permitir a las unidades involucradas realizar el seguimiento del
documento durante todo el proceso de trmite, desde que el documento se
registra en este sistema hasta su finalizacin. Tambin permitir que el
alumno conozca el estado del trmite de los documentos que ha presentado
en la institucin.
El sistema permitir que se adjunte el documento digitalizado al trmite, para
evitar el maltrato o extravo del documento fsico durante su trnsito a travs
de las oficinas de la institucin.
El sistema permitir que los flujos de trmite sean definidos por la institucin
segn sus necesidades, con los niveles de aprobacin que considere
conveniente.

40

5.3 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.


5.3.1 Descripcin de los usuarios.
Los usuarios son miembros de la institucin, que realizan labores
administrativas y entre sus funciones se encargan directamente del proceso
de registro, revisin y aprobacin de los documentos. Adems se considera la
necesidad de contar con un usuario que realice las labores de supervisin de
todo este proceso.
Los usuarios poseen educacin tcnica y/o superior y tienen conocimientos
bsicos en el uso de un computador e Internet.
5.3.2 Perfiles de usuario.
Los usuarios del sistema de Trmite de Documentos va intranet se clasifican
en cuatro perfiles:

Secretara de la FISI.

Encargado de Oficina.

Usuario Genrico.

Alumno.

5.3.3 Demografa.
Los usuarios pueden utilizar el sistema desde dentro o fuera de la institucin.
El nico requisito es que el computador que utilicen para acceder al sistema
cuente con conexin a la red Local LAN (Local Area Network) de la institucin
o conexin a Internet.

41

5.3.4 Dependencias del sistema.

La disponibilidad del sistema depender de la disponibilidad del


servidor.

y del manejador de base de datos de la institucin.

Los usuarios del sistema Web necesitarn de un navegador Web sin


importar el sistema operativo del computador.

El tiempo de conexin depender del tipo de conexin que tenga el


usuario a Internet y del trfico existente en la red.

5.3.5 Requerimientos funcionales.


Un requerimiento funcional es la descripcin de lo que el sistema debe hacer
o una funcionalidad que debe proveer.
A continuacin se listan los requerimientos funcionales del sistema.
CUADRO: N 01 Requerimientos funcionales

Requerimiento
RF01

Descripcin
El registrador es un perfil de un nivel de registro, debe
ingresar la informacin del documento en el sistema y si
es posible adjuntar el documento digitalizado.

RF02

Si el documento de trmite tiene un documento de


referencia el sistema debe mostrar la informacin
contenida en la interface con el sistema de referencia
correspondiente.

RF03

El sistema seleccionar el flujo de trmite que debe


seguir el documento dependiendo del nivel de registro en
que se encuentre, del tipo de documento de referencia al
que se encuentre relacionado y a la unidad responsable
del documento.

RF04

El registrador puede cambiar los datos generales del


documento de trmite en caso de error de registro.

42

RF05

El registrador enva el documento de trmite al siguiente


nivel del flujo de aprobacin cuando concluye
satisfactoriamente el registro.

RF06

Los encargados de unidad pueden revisar y aprobar los


documentos de trmite que lleguen a su nivel.

RF07
RF08
RF09

RF10

El encargado de unidad enva el documento de trmite al


siguiente nivel del flujo de aprobacin cuando concluye
satisfactoriamente la revisin.
El documento de trmite puede ser devuelto desde
cualquier nivel al nivel de registro correspondiente.
El trmite del documento puede ser anulado en cualquier
nivel.
Los usuarios pueden consultar los documentos que se
encuentran en alguno de los niveles en los que su perfil
tenga permisos, o los documentos que han transitado por
dichos niveles. De esta forma se permite a los usuarios
conocer el estado del trmite del documento desde su
registro hasta su culminacin.

5.3.6 Requerimientos no funcionales.


Un requerimiento no funcional es la especificacin de cmo debe ser
implementado el sistema.
CUADRO: N 02 Requerimientos no funcionales
Requerimiento
RNF01
RNF02

RNF03

Descripcin
El sistema debe tener una interfaz de usuario amigable e
intuitivo.
Se debe poder acceder al sistema desde cualquier
computador, sin importar el sistema operativo o
navegador de Internet.
El tiempo de respuesta del sistema no debe exceder el
time-out que el navegador WEB tiene para respuestas
HTTP, y debe estar dentro de los lmites de la intranet
institucional.

43

5.4 DISPOSICIONES GENERALES


La Oficina de Secretaria es la encargada de recepcionar, registrar y distribuir
la documentacin que ingresa a la FISI.
El personal de las distintas reas de la Facultad de Ingeniera de Sistemas,
dispondrn lo conveniente para mantener actualizado el registro, remisin y
seguimiento de los documentos recibidos, mediante el Sistema de Trmite
Documentario.
La numeracin de los documentos que ingresan por el rea de Secretaria,
ser correlativa y automtica cuando se registre en el Sistema de Trmite
Documentario.
El estado situacional de un documento a una fecha determinada puede ser la
siguiente:
o Pendiente.- Aquel que est en proceso de atencin.
o En trmite.- Aquel que se atendi dando respuesta a lo solicitado.
o Anulado.- Aquel documento que por error involuntario o por disposicin
superior se decide no emitirlo.
o Observado.- Aquel documento que por falta de algunos requisitos no
puede ser atendido.
o Archivado.- Aquel que

se

mantiene

en

custodia,

cuando

el

procedimiento ha concluido.
Toda dependencia que enva una documentacin a otra dependencia interna
o externa debe registrarlo y derivarlo en el sistema de trmite documentario,
en caso contrario el documento no debe ser recibido fsicamente.
5.5 DISPOSICIONES EXPECIFICAS
Documentacin que ingresa a la FISI.
El rea de Secretaria realizar las siguientes acciones:
Recepcin de los documentos

44

Recibir toda la correspondencia dirigida a la FISI, verificando que los escritos


o formularios presentados por el administrado cumplan para el caso de
procedimientos administrativos con los requisitos exigidos por el TUPA; y para
el caso de otro tipo de documentacin, con adjuntar lo que se indica en la
misma.
El sello de recepcin en el cargo y en el documento recibido debe ser claro,
constando la fecha, hora de recepcin, el lugar donde se recibe, el nmero de
folios que se presentan y el nombre de la persona quien lo recibe, la mencin
de los documentos acompaados y de la copia presentada.
Registro en el Sistema de Trmite Documentario
Toda la documentacin que ingresa a la FISI deber ser registrada en el
Sistema de Trmite Documentario, asignndole el nmero de registro
correlativo que corresponda. Asimismo, se indicar en dicho registro el
nmero de documento, asunto, remitente, el nmero total de pginas que se
reciben; dejando constancia en los sellos de recepcin las observaciones, los
incidentes que tengan relevancia (falta de algn documento, requisitos
incompletos de acuerdo al TUPA, etc.).
Observaciones a la documentacin presentada:
El rea de Secretaria slo estar habilitada para realizar la evaluacin formal
del escrito y no una evaluacin de fondo sobre los escritos o la
documentacin presentada por el administrado. La evaluacin formal consiste
en informar al administrado cuales son los requisitos que le faltan acompaar
al escrito o formulario de acuerdo al TUPA o lo que seala el documento
(como los anexos que adjuntan). Revisada la documentacin, y observado el
mismo por no cumplir con los requerimientos, se dejar constancia por escrito
de los requisitos faltantes.
En ningn caso el rea de Secretaria por la falta de algunos requisitos de los
documentos, puede negarse a recibir la documentacin presentada por el
administrado.

45

El rea de Secretaria puede realizar las observaciones a los escritos o


formularios presentados, por algn incumplimiento de requisitos que no
puedan ser salvados de oficio, invitando al administrado a subsanarlo. Las
observaciones deben anotarse bajo la firma del receptor en la solicitud y en la
copia que conservar el administrado, con las indicaciones respectivas si las
hubiere. Asimismo, mientras que se encuentre pendiente de subsanacin, el
escrito o formulario, no procede el cmputo de plazos para que opere el
silencio administrativo positivo, ni tampoco para la aprobacin automtica del
expediente y el rea de Secretaria no cursar la solicitud o formulario a la
dependencia competente.
Derivacin de la documentacin a las diversas oficinas.
Una vez revisados los requisitos exigidos, el encargado de Secretara
proceder con la derivacin respectiva y sern registrados en el sistema de
trmite documentario.
Los provedos insertos en los documentos debern ser registrados en el
Sistema de Trmite Documentario por el responsable del rea que deriva el
documento para otra accin.
Los documentos que se reciban, debern ser entregados a las distintas reas
en el transcurso del da de la recepcin, de acuerdo al orden de su registro.
No obstante a lo indicado en el prrafo anterior, se deber dar prioridad a los
documentos con plazo, o que tengan el carcter de urgente; los mismos que
debern ser tramitados inmediatamente despus de recibidos.

5.6 ANALISIS DE LA SOLUCION


5.6.1 Actores

CUADRO: N 03 Actores
Actor

Descripcin

46

Encargado de
Unidad

Registrador
Usuario
Genrico
Alumno

Es el encargado de aprobar, anular el trmite, devolver


y enviar los documentos que son revisados en el nivel
unidad.
Es el encargado de registrar, editar y anular el trmite
un documento de en el sistema.
Es el encargado de consultar los documentos en los
que tenga autorizacin.
Podr realizar consultas sobre la ubicacin y estado
de sus documentos que estn en trmite.

A continuacin se presentan los casos de uso del sistema, los cuales


describen la secuencia de eventos que el sistema realiza para interactuar con
los actores.

5.6.1. Modelo del Negocio


A. Identificacin de Actores

Secretara de la FISI.

Jefe de Oficina.

Usuario Genrico.

Administrador del Sistema.

Alumno.

B. Identificacin de Caso de Uso del Negocio

Gestionar Tipos de Tramite.

Gestionar Expediente.

Gestionar Usuarios.

Gestionar reas.

Reportes.

47

C. Modelo de Caso de Uso del Negocio (MUCN)


Figura No. 01: Modelo de Caso de Uso del Negocio

48

Usuario Generico

Gestionar Expedientes

Alumno

Secretaria de la FISI

Reportes

Jefe de rea

Gestionar Tipos de Tramite

Gestionar Usuarios

Administrador del Sistema

Gestionar reas

D. Especificacin de Casos de Uso del Negocio


a. Gestionar Tipos de Tramite.

Descripcin
Es un proceso fundamental que permite mantener
actualizado el registro, las modificaciones y el listado
de los diversos Tipos de Tramites que se pueden
realizar en la Facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la UNSM, este, este proceso es
fundamental para el funcionamiento del Sistema de

49

Tramite Documentario ya que en esta seccin se


registraran a detalle los tipos de tramite y las
diferentes etapas o reas por las que pasa dicho
trmite(Estas etapas estn definidos en el Tupa de la
FISI-UNSM). Dentro de la informacin que guarda
dicho proceso tenemos las siguientes:

- Datos generales de los trmites que se pueden


realizar en la FISI-UNSM.
- Datos de las etapas de cada tipo de trmite.
Objetivos
- Mantener actualizado el registro de los tipos de
trmites que se realizan en la FISI-UNSM.
- Disponer de los datos necesarios de las etapas de
cada tipo de trmite para realizar un seguimiento los
procesos generales del negocio y garantizar la
fluidez de los procesos.
Responsable
- Administrador del Sistema.
b. Gestionar Expediente.

Este proceso del sistema permite registrar, modificar,


derivar, archivar, observar y hacer seguimiento de los
expedientes que se tramitan dentro de la Facultad de
Ingeniera de Sistemas e Informtica, Dentro de estos
datos se encuentran:
- Datos de los Expedientes o documentos.
- Datos de la persona que emite el expediente.

50

- Datos de las personas a las que est dirigida el


expediente.
- Datos de las reas a las que pertenecen los
emisores y receptores de cada expediente.
- Numero de los expedientes a los que hace
referencia el documento o expediente que est en
trmite.
- Numero de los expedientes que estn adjuntos al
documento o expediente que est en trmite
(Expedientes Adjuntos*).
Objetivos
- Mantener actualizados los registros de expedientes
que se tramitan en la FISI.
- Disponer de los datos necesarios para realizar los
procesos generales y el seguimiento del trmite de
documentos en la FISI-UNSM.
Responsable
- Jefe de rea.
- Secretara de la FISI-UNSM.
- Usuario Genrico.

c. Gestionar Usuarios.
Descripcin
Este Proceso del sistema permite registrar los tipos de
usuarios y los usuarios propiamente dichos que harn
uso del sistema, dentro de estos datos destacan.
-Datos de los tipos de usuarios que se pueden
registrar en el Sistema de Tramite Documentario.
Estos pueden ser:

51

Secretaria

de

la

FISI:

Encargada

de

Registrar y distribuir los documentos.

Jefe de rea: Encargado de revisar, firmar y


sellar los documentos dirigidos a su Oficina.

Usuario Genrico: Otros usuarios que


pueden emitir y recibir documentos.

Administrador del Sistema.

Alumno de la FISI-UNSM.

-Datos de los usuarios que harn uso del sistema de


trmite documentario.

Objetivos
- Mantener el registro de los tipos de usuarios del
sistema.
- Mantener actualizado el registro de usuarios que
harn uso del sistema.
Responsable

Administrador del Sistema

d. Gestionar reas.
Descripcin

Este Proceso del sistema permite registrar las reas


existentes en la Facultad de Ingeniera de Sistemas e
Informtica de la Universidad Nacional de San Martin,
dentro de estos datos destacan.
Nota: Tambin se consideran como reas los comits
que existen en la FISI-UNSM.

52

Objetivos

- Mantener actualizado el registro de las reas que


existen en la FISI-UNSM uso del sistema.
Responsable

Administrador del Sistema

e. Reportes.

Descripcin

Este Proceso del sistema permite la emisin de


reportes de los trmites que se dan en la FISI-UNSM.
-Dentro de los Tipos de Reportes que se pueden
realizar son:

Reporte de Expedientes en proceso.

Reporte de Expedientes Observados.

Reporte de Expedientes por Tipo de


Trmite.

Reporte de Expedientes por rea.

Reporte de Expedientes Archivados.

Responsable

Administrador del Sistema.


E. Diagrama de Modelo de Objeto del Negocio (MON)

MON Gestionar Tipos de trmite.

53

Figura No. 02. Diagrama MON Gestionar Tipos de Tramite

Gestion de Tipos
de tramite

Registrar, Modificar, Buscar


Tipo de Tramite

Registrar, Modificar
Gestionar Tipo de Tramite
(f rom Business Use-Case Model)

Etapa de Tramite

MON Gestionar Expedientes


Figura No. 03. Diagrama MON Gestionar Expedientes.

Gestionar
Expediente

Expediente
Registrar, Modificar, Buscar, Derivar, Observar, Archivar

Buscar, Seleccionar

Buscar

Tipo de Tramite

Gestor de Expedientes
Usuario

MON Gestionar Usuarios


Figura No. 04. Diagrama MON Gestionar Usuarios.

54

Gestionar
Usuarios

Registrar, Buscar, Modificar

Usuario

Registrar, Buscar, Modificar

Buscar
Administrador

Tipo Usuario

rea

MON Gestionar rea


Figura No. 05. Diagrama MON Gestionar rea.
Gestionar
rea

Registrar, Buscar, Modificar

rea
Administrador

MON Reportes
Figura No. 06. Diagrama MON Reportes.

55

Reportes

Expedientes
Buscar

Buscar
Area
Buscar

Generador de Reportes

Generar, Imprimir
Usuario

Reporte

56

5.6.2. Modelo de Dominio


Figura No. 07. Diagrama Modelo de Dominio

Area

Modelo de
Dominio

1
0..*

Adjuntos

*
Tramite

Expediente
1

1
TipoDocumento

TipoUsuario

Usuario

Destino
1

0..*

1
1
EtapaTramite

TipoTramite
1

0..*

57

5.6.2.1.

Glosario

de

Trminos

del

Negocio
FISI
Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica.
UNSM.
Universidad Nacional de San Martin.
TUPA.
Texto nico de Procedimientos Administrativos.

Documentos Adjuntos
Son documentos que se envan junto a otro documento.
Documento de Referencia
Son documentos que son tomados como referencia por
otros documentos, siendo este ultimo el documento
principal.
Tramite
Un trmite es un proceso, diligencia, solicitud o entrega
de informacin que las personas hacen frente a una
dependencia, bien sea para cumplir obligaciones o para
obtener beneficios o servicios.
Expediente. Herramienta administrativa cuya finalidad es
reunir la documentacin necesaria para sustentar un acto
administrativo.

58

5.6.3.

REQUERIMIENTOS.

5.6.3.1 MODELO DE REQUERIMIENTOS.


A.

Diagramas Casos de Uso de Requerimiento (DCUR)


a.1. Modelo de Caso de Uso de Requerimiento
Gestionar Expediente
a.1.1 Registrar Expediente
Figura No. 08. DCUR Registrar Expediente.

Registrar
Expediente

Buscar Expediente
Secretara de la Fisi
Buscar Tipo Documento
<<include>>

<<include>>

Jef e de Of icina

Registrar Expediente
<<include>>
Buscar Tipo Tramite
<<include>>

Usuario Generico

Buscar Usuario/ Usuario Destino

a.1.2 Derivar Expediente


Figura No. 09. DCUR Derivar Expediente.
Registrar
Expediente

Buscar Expediente

Secretara de la Fisi
<<include>>

Deriv ar Expediente
<<include>>
Buscar Usuario Destino
Jef e de Of icina

59

a.1.3 Observar Expediente


Figura No. 10. DCUR Observar Expediente.
Regis trar
Ex pediente

Bus car Expediente

Secretara de la Fisi
<<inc lude>>

Observ ar Expediente
<<inc lude>>
Bus car Usuario Destino
J ef e de Of icina

a.1.4 Archivar Expediente


Figura No. 11. DCUR Archivar Expediente.
Archiv ar
Expediente

Secretara de la Fis i

Jef e de Of icina

Archiv ar Expediente

<<include>>

Buscar Expediente

Usuario Generico

a.1.5 Seguimiento Expediente


Figura No. 12. DCUR Seguimiento Expediente.

60

Archivar
Expediente

Usuario Generico

Alumno
Seguimiento Expediente

<<include>>

Secretara de la Fisi

Buscar Expediente

Jefe de Oficina

61

Modelo Global de Caso de Uso de Requerimiento Gestionar Expediente.


Figura No. 13. DCUR Gestionar Expediente.

Archivar
Expediente

<<include>>
<<include>>

Buscar Usuario

Registrar Expediente
<<include>>

Alumno

<<include>>

Tipo Tramite

Buscar Tipo Documento


<<include>>

Buscar Expediente
<<include>>
Usuario Generico

Seguimiento Expediente
<<include>>

Buscar usuario Destino


<<include>>

Archivar Expediente
<<include>>

Jefe de Oficina
Derivar/Observar Expediente
Secretara de la Fisi

62

a.2. Modelo de Caso de Uso de Requerimiento Gestionar


Tipos de Tramite
Figura No. 14. DCUR Gestionar Tipos de Tramite

Gestionar Tipos
de Trammite

Registrar Tipo de Tramite

<<include>>

Buscar Tipo Tramite

<<include>>
Administrador del Sistema

Registrar Etapa Tramite

<<include>>

Buscar Etapa Tramite

a.3. Modelo de Caso de Uso de Requerimiento Gestionar


reas y Gestionar Usuarios
Figura No. 15. DCUR Gestionar reas y Gestionar Usuarios

Gestionar Areas y
Usuarios

Registrar Areas

<<include>>

Buscar Areas

<<include>>
Administrador del Sistema

Registrar Usuarios

<<include>>

Buscar Usuarios

63

5.6.3.2. ESPECIFICACIONES DE CASO DE


USO DE REQUERIMIENTOS.
A: Gestin de Catalogo
a.1. ECUR Registrar reas
Cuadro N 04: ECUR Registrar reas
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN

Registrar reas
Administrador Del Sistema
Mantener actualizado el registro de Proyectos.
Permite mantener actualizado y registrado las reas existentes
en la Facultad de Ingeniera de Sistemas.

PRECONDICIN

1. Crear una nueva rea.


FLUJO BSICO

2. Ingresar datos del rea.

Buscar
rea (A1)

3. Modificar datos de un rea,


previa bsqueda y seleccin.

FLUJO

INCLUSIN

ALTERNATIVO

A1: Buscar: Busca el rea de la cual se desea modificar sus

EXCEPCIN

datos. Si no se encuentra devolver (E1)


PASO
ACCIN
E1
Mensaje: No existe el rea.

a.2. ECUR Registrar Usuario.


Cuadro N 05: ECUR Registrar Usuario

CASO DE USO

Registrar Usuario

64

ACTORES
PROPSITO

Administrador del Sistema


Mantener actualizado el Catalogo de Usuarios.
Permite mantener actualizado y registrado el Catalogo de

RESUMEN

usuarios.

PRECONDICIN
1. Crear un nuevo usuario

2. Ingresar datos del usuario.


FLUJO BSICO

3. Modificar datos del usuario,


previa b de la alternativa, previa

Buscar
rea (A1)

Buscar
Usuario..(A2)

bsqueda.
EXTENSIN
INCLUSIN
FLUJO

A1: Buscar rea: Busca el rea a la cual va a pertenecer el usuario

ALTERNATIVO

que se desea registrar. Si no se encuentra devolver (E1)


A2: Buscar: Buscar y seleccionar el usuario del cual se quiere
modificar los datos, si no se encuentra devolver (E2)

EXCEPCIN

PASO
E1

ACCIN
Mensaje1: No existe el rea

E2

Mensaje2: No existe el Usuario

B: Gestin de Tramites
b.1. ECUR Registrar Tipo de Tramite.
Cuadro N 06: ECUR Registrar Tipo de Trmite

CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN

Registrar Tipo de Tramite.


Administrador del Sistema
Mantener actualizado el registro de Tipos de Tramite.
Permite mantener actualizado y registrado la lista de Tipos

65

de Tramites que se pueden realizar en la Facultad de


Ingeniera de Sistemas.
PRECONDICIN
1. Crear un nuevo Tipo de Trmite
FLUJO BSICO

Buscar

2. Ingresar datos del Tipo de

Tipo

Tramite.

(A1)

de

Tramite

3. Modificar datos del Tipo de

FLUJO

Tramite, previa bsqueda.


EXTENSIN
INCLUSIN

ALTERNATIVO

A1: Buscar: Busca el Tipo de Tramite del cual se desea

EXCEPCIN

modificar sus datos. Si no se encuentra devolver (E1)


PASO
ACCIN
Mensaje1: Tipo de Tramite
E1
encontrado

no

b.2. ECUR Registrar Etapas de Tramite.


Cuadro N 07: ECUR Registrar Etapas de Tramite

CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO

Registrar Etapa de Tramite.


Administrador del Sistema
Mantener actualizado el registro de Etapas de Tramite.
Permite mantener actualizado y registrado la lista de las
etapas de Trmite con sus respectivos datos.
1. Crear una nueva etapa de

Buscar

trmite.

Tipo

2. Ingresar datos de la Etapa del

(A1)

de

Tramite

66

Trmite.

Buscar

3. Modificar datos la Etapa del

Etapa de Tramite.

Trmite, previa bsqueda.


EXTENSIN
INCLUSIN

(A2)

A1: Buscar Tipo de Tramite: Busca el Tipo de Tramite al


FLUJO
ALTERNATIVO

cual va a pertenecer la nueva etapa. . Si no se encuentra


devolver (E1)
A2: Buscar: Buscar Etapa de Tramite, Si no se encuentra
devolver (E2)
PASO

ACCIN
Mensaje1:

E1

Tipo

de

Trmite

no

encontrado

EXCEPCIN

Mensaje2: Etapa de Trmite no

E2

encontrado

b.3. ECUR Registrar Tipo Documento.


Cuadro N 08: ECUR Registrar Tipo Documento

CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO

Registrar Tipo Documento


Administrador del Sistema
Mantener actualizado el registro de Tipos de Documentos.
Permite mantener actualizado y registrado la lista de los

RESUMEN

Tipos de Documentos que se tramitan en la FISI con sus


respectivos datos.

PRECONDICIN
FLUJO BSICO

1.

Crear

un

nuevo

Tipo

de

Buscar

Documento

Tipo

2. Ingresar datos del Tipo de

(A1)

Documento
3. Modificar datos del Tipo de

Documento

67

FLUJO

Documento, previa bsqueda.


EXTENSIN
INCLUSIN

ALTERNATIVO

A1: Buscar: Busca el Tipo de Documento. Si no se


encuentra devolver (E1)
PASO
ACCIN
Mensaje1: Tipo de Documento no
E1
encontrado

EXCEPCIN

C: Gestin de Expedientes
C.1. ECUR Registrar Expediente.
Cuadro N 09: ECUR Registrar Expediente

CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN
PRECONDICIN
FLUJO BSICO

Registrar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea, Usuario Genrico.
Tener actualizado los documentos o expedientes que se
tramitan en la FISI.
Permite mantener actualizado y registrado los expedientes
que se tramitan en la FISI.

1. Crear un nuevo Expediente.

Buscar

2. Buscar Tipo Documento.

Tipo

3. Buscar Tipo Tramite.

Documento (A1)

4. Buscar Usuario Remitente.

Buscar

5. Buscar Usuarios Destino (A

Tipo

quienes

(A2)

expediente)

est

dirigido

de

el

de

Tramite
Buscar

68

6. Buscar Expedientes a los

Usuarios(A3)

cuales har referencia el nuevo


Expediente a registrar.

Buscar
Expedientes(A4)

7. Buscar Expedientes que irn


como Adjuntos al Expediente en
cuestin.
Modificar Expediente.
EXTENSIN
INCLUSIN
A1: Buscar Tipo Documento: Busca Tipo Documento que
se emitir, si no se encuentra devolver (E1).
A2: Buscar Tipo de Tramite: Buscar Tipo de Tramite que
FLUJO
ALTERNATIVO

se va a realizar. Si no se encuentra devolver(E2)


A3:

Buscar

Usuario:

Buscar

Usuario

Remitente/Destinatario, si no se encuentra devolver(E3)


A4: Buscar Expedientes: Buscar Expedientes que sern
utilizados como referencia, irn como documentos adjuntos
o para modificar alguno de sus datos (E4).
PASO
ACCIN
E1:
Mensaje1: Tipo de Documento no
encontrado
E2:
EXCEPCIN

Mensaje2:

Tipo

de

Tramite

no

encontrado
E3:

Mensaje3: Usuario no encontrado

E4:

Mensaje4:
encontrado

Expediente

no

69

C.2. ECUR Derivar Expediente.


Cuadro N 10: ECUR Derivar Expediente

CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO
RESUMEN

Derivar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea.
Derivar los expedientes a para que estos puedan continuar
con su trmite correspondiente.
Permite la derivacin de documentos hacia otras reas o
usuarios para su respectivo trmite.

PRECONDICIN

1. Adjuntar Expediente.
2. Referenciar Expediente.
FLUJO BSICO

Expedientes (A1)

3. Buscar Usuarios Destino (A


quienes

est

dirigido

Buscar

el

Buscar
Usuarios(A2)

expediente).
EXTENSIN
INCLUSIN
FLUJO

A1: Buscar Usuario: Buscar Usuarios a quienes se les va

ALTERNATIVO

a derivar el expediente, si no se encuentra devolver(E1)


A2: Buscar Expedientes: Buscar Expedientes que ser

EXCEPCIN

derivado (E2).
PASO
E1:

ACCIN
Mensaje1: Usuario no encontrado

E2:

Mensaje2:
encontrado

Expediente

no

70

C.2. ECUR Observar Expediente.


Cuadro N 11: ECUR Observar Expediente
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO

RESUMEN

Observar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea.
Observar los expedientes que no estn conformes para
continuar su respectivo tramite.
Permite la devolucin o el registro de observaciones por las
cuales un determinado expediente no puede continuar con
su trmite.

PRECONDICIN

1. Registrar observaciones.
FLUJO BSICO

2. Buscar Usuarios Destino (A


quien

ser

devuelto

Buscar
Usuarios(A1)

el

FLUJO

expediente).
EXTENSIN
INCLUSIN

ALTERNATIVO

A1: Buscar Usuario: Buscar Usuarios a quienes se les va

EXCEPCIN

a derivar el expediente, si no se encuentra devolver(E1)


PASO
ACCIN
Mensaje1: Usuario no encontrado
E1:

71

C.3. ECUR Archivar Expediente.


Cuadro N 12: ECUR Archivar Expediente
CASO DE USO
ACTORES

Archivar Expediente
Secretara de la FISI, Jefe de rea, usuario Genrico.
Archivar los expedientes que ya han concluido su tramite o

PROPSITO

por razones que el usuario crea conveniente.


Permite el archivamiento de un documento por las razones

RESUMEN

que el usuario crea conveniente.

PRECONDICIN
FLUJO BSICO

1. Derivar Expediente.

Buscar

FLUJO

2. Buscar Expediente
EXTENSIN
INCLUSIN

ALTERNATIVO

A2: Buscar Expedientes: Buscar Expedientes que ser

EXCEPCIN

Archivado (E1).
PASO
E1:

Expedientes (A1)

ACCIN
Mensaje1:

Expediente

encontrado

C.2. ECUR Seguimiento de Expedientes.


Cuadro N 13: ECUR Seguimento de Expediente
CASO DE USO

Seguimento de Expedientes

no

72

Secretara de la FISI, Jefe de rea, usuario Genrico,

ACTORES

Alumno.
Realizar seguimiento a los expedientes, para saber su

PROPSITO

ubicacin y estado actual.

PRECONDICIN
FLUJO BSICO

1. Seguimiento de Expedientes.

Buscar
Expedientes (A1)

FLUJO

EXTENSIN
INCLUSIN

ALTERNATIVO

A1: Buscar Expedientes: Buscar Expedientes al que se

EXCEPCIN

quiere hacer seguimiento (E1).


PASO
ACCIN
E1:
Mensaje1:

Expediente

no

encontrado

D: Gestin de Reportes
D.1. ECUR Generar Reportes.
Cuadro N 14: ECUR Generar Reportes
CASO DE USO
ACTORES
PROPSITO

Generar Reportes
Secretara de la FISI, Jefe de rea, Usuario Genrico.
Generar Reportes de las operaciones realizadas y que

73

RESUMEN

sirvan de sustento al usuario cuando este los desee.


Permite la generacin de reportes que sern tiles para el
usuario que hace uso del sistema.

PRECONDICIN
1. Generar Reporte de Tramites
en Proceso.
FLUJO BSICO

2.

ALTERNATIVO
EXCEPCIN

Generar

Reporte
Reporte

Expedientes Observados.
EXTENSIN
INCLUSIN
PASO

Buscar
Expedientes.

de

Expedientes por rea.


3.

FLUJO

Generar

ACCIN

de

74

5.6.4. Prototipo del Sistema.


PANTALLA INGRESAR AL SISTEMA.

Figura No. 16. Pantalla Ingresar al Sistema

PANTALLA MANTENIMIENTO DE AREAS.


Figura No. 17. Pantalla de Listado de reas

75

Figura No. 18. Pantalla Mantenimiento de reas

PANTALLA MANTENIMIENTO DE TIPO DOCUMENTO.


Figura No. 19. Pantalla de Listado de Tipo Documento

Figura No. 20. Mantenimiento de Tipo Documento

76

PANTALLA REGISTRO DE TIPOS DE TRMITE.


Figura No. 21. Pantalla Mantenimiento de Tipo de Tramite

PANTALLA DE MANTENIMIENTO DE ETAPAS DE TRMITE.


Figura No. 22. Pantalla Listado de Etapas de Tramite

Figura No. 23. Pantalla Listado de Etapas de Tramite

77
PANTALLA GESTION DE EXPEDIENTES.
Figura No. 24. Pantalla Gestin de Expedientes

Figura No. 25. Pantalla Expedientes En Proceso

Figura No. 26. Pantalla Registrar Expediente

78

Figura No. 27. Derivar Expediente

79

Figura No. 28. Pantalla Observar Expediente

Figura No. 29. Pantalla Observar Expediente

80

5.6.4 Diagrama Entidad Relacin. Figura No. 30

5.7 Diseo.
5.7.1 Arquitectura del Sistema.

81
En esta seccin se muestran la arquitectura WEB, el patrn de diseo y
el esquema de comunicacin WEB que sern utilizados para el
desarrollo del sistema y para

cumplir

con

los

requerimientos

establecidos.
5.7.2 Arquitectura Web.
Para este proyecto se va a utilizar una arquitectura WEB basada en una
arquitectura de aplicaciones de tres capas, en donde se separa la
presentacin, la lgica del negocio y el acceso a los datos, las cuales se
describen a continuacin:

Cuadro N 15 Arquitectura Web


Capa

Descripcin

Presentacin

Esta capa contiene la representacin grfica o visual


del sistema, gestiona la navegabilidad de la interfaz
grfica de usuario, validacin de datos de entrada y el
formateo de los datos de salida.

Lgica del
Negocio

Esta capa contiene el conjunto de reglas y pasos


establecidos para representar las necesidades que el
negocio ha establecido. Es la base del sistema.

Acceso a
Datos

Esta capa gestiona los aspectos relacionados a la


manipulacin y persistencia de los datos que se
manejan en el negocio. Para su gestin con el
administrador de base de datos relacional (RDBMS)
se disean operaciones de creacin, consulta,
actualizacin y eliminacin de los datos
de cada entidad

Figura No. 31- Arquitectura Web

82

83
5.7.1. PRESUPUESTO.

5.7.1.1. Cuadro N 16 - Presupuesto

RUBROS
I. INVERSION FIJA
A. HARDWARE
Computadora
Impresora
Cartuchos impresora
Memoria USB
TOTAL HARDWARE
B. SOFTWARE
Sistema Operativo Windows XP
Profesional
Gestor de Base de Datos PostgreSQL
Herramientas de Programacin Web
Rational Rose Enterprise
Estudios Previos
TOTAL SOFTWARE
TOTAL INVERSION FIJA
II. CAPITAL DE TRABAJO
A. RECURSOS HUMANOS
Bach. Ingeniera de Sistemas
TOTAL RECURSOS HUMANOS
B. OTROS
Energa Elctrica
Servicio de Internet
Papel Bond A4
Fichas Bibliogrficos
Movilidad
Saldo Celular
Imprevistos
TOTAL OTROS
TOTAL CAPITAL DE TRABAJO
TOTAL I + II

U.M.

CANT. COSTO UNIT.

IMPORTE
(S/.)

Unidad
Unidad
Unidad
Unidad

1
1
1
1

1500.00
120.00
30.00
40.00

1500.00
120.00
30.00
40.00
1690.00

Instalador
Instalador
Instalador
Instalador

1
1
1
1
1

380.00
0.00
0.00
1350.00
500.00

380.00
0.00
0.00
1350.00
500.00
2230.00
3,920.00

Bach.

0.00

3800.00
3800
,00

Costo/mes
Costo/mes
Millares
Centenar
Galn/Gas.
Saldo S/. 10

3
3
2
1
6
3

20.00
120.00
10.00
10.00
10.00
20.00

60.00
360.00
20.00
10.00
60.00
60.00
200.00
770.00
4570,00
8,490.00

84
5.7.2. ANLISIS COSTO / BENEFICIO

5.7.2.1. ANLISIS DE COSTO


El proyecto demandar de un costo total de inversin de S/. 8490.00
nuevos soles, incluyendo materiales y/o servicios, licencia del
Software utilizado y requerimientos del personal.

5.7.2.2. ANLISIS DEL BENEFICIO


Los beneficios cuantificables generados por el proyecto se vern
reflejados en la adecuada gestin de documentos, el material de
escritorio utilizado, el tiempo que tardar el personal en ubicar y dar
respuesta a la solicitud de un documento.
El costo en pasajes para el traslado (docentes, alumnos, personal
administrativo, etc.) a la facultad para saber si tiene algn
documento por recibir o saber el estado de su trmite que est
realizando.

5.7.2.3. BENEFICIOS ECONMICOS


Para la estimacin de los beneficios econmicos se ha tomado en
cuenta:
El ahorro en adquisicin o compra de materiales de escritorio
como papel bond, tinta, archivadores, servicios de fotocopiado,
etc. que hacen uso los usuarios de la facultad.
El ahorro en el traslado del personal (docentes, alumnos y
personal administrativo) a la facultad con la finalidad de saber si

85
tienen algn documento pendiente o saber el estado del trmite
que estn realizando. Este ahorro se deber a que el personal
podr revisar sus documentos desde cualquier lugar con acceso a
internet.
En el siguiente cuadro N (14), se hace un anlisis comparativo
entre el gasto en material de escritorio utilizado.

CUADRO N 17: Comparacin de Compra de Material de escritorio (Ahorro)


COSTO
N
01
02

Material de Escritorio
SITUACION ACTUAL
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
AHORRO DE MATERIAL DE

(S/.
Mensual)
200.00
50.00

150
ESCRITORIO
Fuente: Elaboracin Propia

TOTAL
(S/. Ao)
2400.00
600.00
1800.00

En el siguiente cuadro N (15), se hace un anlisis comparativo


entre los gastos de traslado de personal.
CUADRO N 18: Comparacin de Gasto en traslado de personal. (Ahorro)
COSTO /
N

TRASLADO DE PERSONAL

MES
(S/.)

01
02

SITUACION ACTUAL
SISTEMA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
AHORRO EN TRASLADO

TOTAL / AO
(S/.)

150.00

1800.00

35.00

420.00

115.00

1380.00

86
A continuacin se puede observar en el cuadro N (15), el anlisis
costo/beneficio estimado desde 2011 hasta 2013.

CUADRO N 17: Costo/Beneficio estimado (2011 - 2013)


PERIODO
CONCEPTOS

2011
S/.

2012
S/.

2013
S/.

COSTOS
Hardware

1690.00

Software

2230.00

Requerimientos del Personal

3800.00

0.00

0.00

770.00

0.00

0.00

Otros Gastos
SUBTOTALES / COSTO

0.00

8490.00

BENEFICIOS
Ahorro en Materiales de escritorio

1800.00

1800.00

1800.00

Ahorro en Traslado de personal

1380.00

1380.00

1380.00

SUBTOTALES / BENEFICIOS

3180.00

3180.00

3180.00

-5310.00

3180.00

3180.00

BENEFICIOS TOTALES

Fuente: Elaboracin Propia

5.7.2.4. BENEFICIARIOS
Los beneficiarios directos sern los usuarios pertenecientes a la
facultad de ingeniera de sistemas e informtica, que harn uso del
sistema para la tramitacin de sus documentos, cabe recalcar que
no solo se ver beneficiado el personal administrativo encargado de
la gestin de documentos si no tambin las personas interesadas.

VI RESULTADOS

87

6.1

PRESENTACIN Y DISCUSIN DE RESULTADOS


Con la implantacin del Sistema de Tramite Documentario para la
Facultad de Ingeniera de Sistemas e Informtica de la Universidad
Nacional de San Martin se lograron los siguientes resultados.
6.2.11 Con el anlisis y diseo del Sistema de Tramite Documentario se
logro como resultado la automatizacin de los procesos de trmite
documentario, agilizando de esta manera la atencin de
documentos.
6.2.12 El sistema permite organizar los diferentes tipos de trmites
mediante flujos de aprobacin respecto a los niveles jerrquicos
de la institucin, haciendo posible una mejor gestin en el
procesamiento de los documentos ya que se podr ubicar con
mayor facilidad ya que cuenta con muchas opciones de
busqueda.
6.2.13 Los documentos podrn ser categorizados segn prioridad, tipo
de documento y segn su estado en que se encuentra como son
los documentos por recibir, documentos por atender, documentos
que han sido atendidos por cada usuario, documentos archivados
y otros tipos de consultas respecto a los documentos.
6.2.14 Mediante el registro de los flujos de aprobacin de los tipos de
trmite que se realizan en la facultad y el establecimiento de
tiempos de respuesta, el sistema permite un mejor control en
cuanto a tiempos de respuesta en la atencin de documentos ya
que ser posible realizar un seguimiento de los expedientes y

88
determinar el tiempo que ah demorado un usuario en dar trmite a
un determinado documento.

6.2

EVALUACION DE RESULTADOS
6.2.1 Reduccin del tiempo
Actualmente el proceso de tramite documentario es lento debido a
que la persona encargada de gestionar los documentos tiene que
localizar dichos documentos de forma manual, y con el riesgo de
que algunos se pueden extraviar.
Mediante el uso del sistema se espera agilizar este proceso
incluyendo diferentes opciones de bsqueda y poder localizar los
documentos de una manera ms rpida y eficaz, tambin se
podr saber la cantidad de documentos que tiene bajo su custodia
segn

su

estado

del

tramite

(Documentos

por

atender,

documentos por recibir, documentos archivados, etc.).


6.2.2 Organizacin de documentos
Uno de los principales objetivos del sistema es la categorizacin y
organizacin de los documentos segn su tipo y prioridad,
permitiendo de esta manera una mejor gestin y el cumplimiento
de los tiempos de atencin que requieren cada uno de ellos.

6.2.3 Ahorro en papel


En la facultad de ingeniera de sistemas se hace uso del
papel para emitir documentos, a esto se agrega la extraccin
de copias para los cargos. Con el uso del sistema se
disminuir en gran medida los gastos en la tramitacin de
documentos.

89

6.2.4 Evaluacin econmica


En cuanto a lo econmico sern beneficiados tanto el
personal administrativo, docentes, alumnos, etc. Esto se
debe tanto en el ahorro de material de oficina utilizado, el
costo del traslado del personal a las instalaciones de la
Facultad (Gestin en lnea de documentos) y los costos que
se puedan dar por la mala gestin de documentos (Tiempo
de respuesta, perdida de documentos).

VIICONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1 CONCLUSIONES
Como consecuencia del trabajo realizado se ha llegado a las siguientes
conclusiones:
7.1.1 Se ha cumplido con el objetivo de realizar el anlisis y diseo de
un sistema de Trmite de Documentos para la Facultad de
Ingeniera de Sistemas e Informtica de la UNSM va Intranet, con
el fin de apoyar el proceso de trmite documentario.
7.1.2 Se realiz el anlisis y diseo del sistema en base a los procesos
principales del negocio. Los requerimientos se determinaron a
travs del levantamiento de informacin con el personal
involucrado en los procesos del negocio de cada unidad, y fueron
refinados con la participacin de ellos en el diseo de los
prototipos. La participacin de los stakeholders y futuros
usuarios del sistema durante el proceso de desarrollo de software

90
es de suma importancia para alcanzar los propsitos de la
institucin.
7.1.3 Se logr brindar la funcionalidad que permite la creacin de flujos
de aprobacin de documentos de acuerdo a las necesidades de la
institucin,

de

manera

flexible,

quedando

criterio

la

centralizacin o descentralizacin de cada nivel de trmite de los


documentos, as como la eleccin de los niveles involucrados en
cada etapa.
7.1.4 El Sistema de Tramite Documentario Desarrollado esta apto para
ser mejorado segn las necesidades que pueden surgir en
adelante.

7.2 RECOMENDACIONES
7.2.1 Se recomienda para una mejor gestin de los documentos
establecer flujos de trmite documentario que permitan eliminar
procedimientos innecesarios y orienten al personal de la
institucin sobre los procedimientos que deben cumplir.

7.2.2

El presente trabajo puede servir como base para la posterior

implementacin en las dems facultades de la universidad, puesto


que es un tema de carcter actual y es de mucha importancia.

91

7.2.3 Teniendo conocimiento de la existencia de un sistema de archivos

en la Universidad Nacional de San Martin, se recomendara que


este se integre al sistema de trmite documentario implementado
ya que ambos sistemas estn desarrolladas con la misma
plataforma de desarrollo.
7.2.4 La facultad de Ingeniera de Sistemas como especialista en
tecnologas de informacin debern proponer nuevas soluciones
enfocadas al mejoramiento continuo en la gestin tanto
acadmica como administrativa.

VIII Referencias Bibliogrficas


1. Vctor Gilberto Daz Canchay. Sistema de procesamiento de
documentos. Master's thesis, Universidad Nacional de
Ingeniera - FIIS, 1998.
2. Jos Luis Roncal Carrasco. Mejoras en el rendimiento de
calificacin de trmites en el sistema nacional pensionario.
Master's thesis, universidad Nacional de Ingeniera - FIIS,
2004.
3. Carlos Espinoza (director de sistemas del Ministerio de
Salud). Ministerio de salud implementa plataforma masiva
para trmite documentario. Technical report, Ministerio de
Salud, 2006.
4. [5] Ivonne Milagros Saenz. Tramitacin electrnica de
documentos internos en aduanas. Master's thesis,
Universidad Nacional de Ingeniera FIIS, 2003.
5. Pgina web de INICTEL. Sistemas de informacin. Technical
report, Instituto Nacional de Investigacin y Capacitacin de
Telecomunicaciones (INICTEL), 2006.

92

6. Pagina web del Ministerio de Agricultura. Sistema de trmite


documentario. Technical report, Ministerio de Agricultura,
2006.
7. LIBRO ROMERO, Gesvin, UML con Rational Rose, 2004.
8. SENN, James A., Anlisis Y Diseo de Sistemas de Informacin,
Segunda Edicin 1992.

IX. ANEXOS

93

NDICE DE CUADROS
CUADRO: N 01 Requerimientos Funcionales
CUADRO: N 02 Requerimiento no Funcional
CUADRO: N 03 Actores
Cuadro N 04: ECUR Registrar reas
Cuadro N 05: ECUR Registrar Usuario
Cuadro N 05: ECUR Registrar Tipo de Trmite
Cuadro N 06: ECUR Registrar Etapas de Tramite
Cuadro N 07: ECUR Registrar Tipo Documento
Cuadro N 08: ECUR Registrar Expediente
Cuadro N 09: ECUR Derivar Expediente
Cuadro N 10: ECUR Observar Expediente
Cuadro N 11: ECUR Archivar Expediente
Cuadro N 12: ECUR Seguimento de Expediente
Cuadro N 13: ECUR Generar Reportes
Cuadro N 14. Arquitectura WEB
Cuadro N 15. PRESUPUESTO

42
43
46
63
64
65
66
67
68
70
71
72
73
74
82
85

94

NDICE DE FIGURAS.
Figura No. 01: Modelo de Caso de Uso del Negocio

48

Figura No. 02. Diagrama MON Gestionar Tipos de Tramite

53

Figura No. 03. Diagrama MON Gestionar Expedientes

53

Figura No. 04. Diagrama MON Gestionar Usuarios


Figura No. 05. Diagrama MON Gestionar rea
Figura No. 06. Diagrama MON Reportes
Figura No. 07. Diagrama Modelo de Dominio
Figura No. 08. DCUR Registrar Expediente
Figura No. 09. DCUR Derivar Expediente
Figura No. 10. DCUR Observar Expediente
Figura No. 11. DCUR Archivar Expediente
Figura No. 12. DCUR Seguimiento Expediente
Figura No. 13. DCUR Gestionar Expediente
Figura No. 14. DCUR Gestionar Tipos de Tramite
Figura No. 15. DCUR Gestionar reas y Gestionar Usuarios
Figura No. 16. Pantalla Ingresar al Sistema
Figura No. 17. Pantalla de Listado de reas
Figura No. 18. Pantalla Mantenimiento de reas
Figura No. 19. Pantalla de Listado de Tipo Documento
Figura No. 20. Mantenimiento de Tipo Documento
Figura No. 21. Pantalla Mantenimiento de Tipo de Tramite
Figura No. 22. Pantalla Listado de Etapas de Tramite
Figura No. 23. Pantalla Listado de Etapas de Tramite
Figura No. 24. Pantalla Gestin de Expedientes
Figura No. 25. Pantalla Expedientes En Proceso
Figura No. 26. Pantalla Registrar Expediente
Figura No. 27. Derivar Expediente
Figura No. 28. Pantalla Observar Expediente
Figura No. 29. Pantalla Observar Expediente
Figura No. 30. Diagrama Entidad Relacin
Figura No. 31

54
54
55
56
58
58
59
59
60
61
62
62
75
75
76
76
76
77
77
77
78
78
79
80
80
81
81
83