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CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS: VERIFICACION DE

CUENTAS SELECTIVAS
IV. 3.1. Auditora de equipo de fabricacin
El principal registro de contabilidad para el equipo de fabricacin y otras
cuentas relacionadas con propiedades, plantas y equipo, por lo general es un
archivo maestro de activos fijos. Se debe entender el contenido de un archivo
maestro de propiedades para que tenga sentido la auditora del equipo de
fabricacin. El archivo maestro est integrado por una serie de registros, uno
para cada pieza de equipo y otros tipos de propiedades. A su vez cada registro
incluye informacin descriptiva, fecha de adquisicin, costo original,
depreciacin del ao actual y la depreciacin acumulada para la propiedad. Los
totales de todos los registros en el archivo maestro igualan los saldos del
mayor general para las cuentas relativas.
El archivo maestro tambin contiene informacin acerca de las propiedades
adquiridas y vendidas durante el ao. En el caso de las ventas, se incluirn los
ingresos, prdidas y utilidades.
Por lo general se hace una auditora al equipo de fabricacin diferente a las
cuentas de activo actuales por tres razones:
1. Por lo general hay menos adquisiciones de equipo de fabricacin en el
perodo actual.
2. A menudo es importante el monto de cualquier adquisicin determinada, y
3. Es probable que el equipo se mantenga en los registros de contabilidad
durante varios aos.
En la auditora del equipo de fabricacin, es til separar las pruebas que se
muestran en las siguientes categoras:

Procedimientos de anlisis
Verificacin de adquisiciones durante el ao actual
Verificacin de ventas durante el ao actual
Verificacin del saldo final en la cuenta de activos.
Verificacin de los gastos de depreciacin
Verificacin del saldo final en la depreciacin acumulada.

Procedimientos de anlisis
Como en todas las reas de auditora, la naturaleza de los procedimientos de
anlisis utilizados depende de la naturaleza de las operaciones del cliente.

Procedimiento analtico

Posible error

Compare los gastos por depreciacin


dividida entre el costo bruto de equipo
de
fabricacin
con
los
aos
anteriores.
Compare la depreciacin acumulada
dividida entre el costo bruto de equipo
de fabricacin con los aos anteriores
Compare
reparaciones
y
mantenimiento,
gastos
para
suministros, gastos por herramientas
de mano, y cuentas similares,
mensuales o anuales, con los aos
anteriores.
Compare el costo bruto de fabricacin
dividido entre alguna medida de
produccin con los aos anteriores.

Error en gastos de depreciacin y


depreciacin acumulada.

Error en la depreciacin acumulada

Pasar a gastos, cantidades que deben


ser partidas de capital

Equipo ocioso o equipo que se ha


vendido, pero que no ha sido
eliminado de los libros.

Verificacin de adquisiciones durante el ao actual


El registro correcto de las adiciones del ao actual es importante por el efecto a
largo plazo que los activos tienen sobre los estados financieros. La omisin de
capitalizar un activo fijo o el hecho de registrar una adquisicin por una
cantidad incorrecta, afecta el balance hasta que la empresa vende el activo. El
estado de resultados se ve afectado hasta que el activo esta por completo
depreciado.
Por la importancia de las adquisiciones en el periodo actual en la auditora del
equipo de fabricacin, se utilizan como marco de referencia siete de los nueve
objetivos de auditora relacionados con el saldo para las pruebas de detalles de
saldo. (Existencias, integridad, precisin, clasificacin, fecha de corte,
derechos, inventario de detalles).
El punto de inicio para la verificacin de las adquisiciones del ao actual por lo
regular es un programa que se obtiene del cliente, referente a todas las
adquisiciones registradas en el mayor general durante el ao. Un programa
enlista generalmente cada adicin en forma separada e incluye la fecha de la
adquisicin, descripcin, indicacin de si es nueva o usada, duracin del activo
para propsitos de depreciacin, mtodo de depreciacin, costo y crdito de
inversin.
La prueba ms comn en la auditoria para verificar las adiciones o altas de
equipo es el examen de las facturas de los proveedores y los reportes de
recepcin. A menudo se considera necesario realizar pruebas adicionales a las
que se efectan como parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas

de transacciones, a causa de la complejidad de muchas transacciones de


equipo y la importancia de las cantidades. Por lo general, no es necesario
examinar los documentos de respaldo para cada adicin, pero es normal
verificar transacciones grandes y poco usuales para todo el ao, lo mismo que
una muestra representativa de las adiciones normales. El alcance de la
verificacin depende del riesgo de control evaluado por el auditor para las
adquisiciones y la importancia de las adiciones.
Las pruebas para las adquisiciones se llevan a cabo comparando los cargos en
las facturas de los proveedores con las cantidades registradas.
Verificacin de ventas durante el ao actual

Controles internos: el control interno ms importante sobre la venta de


equipo de fabricacin es la existencia de un mtodo formal para informar
a la administracin de la venta, entrega como enganche, abandono o
robo de la maquinaria y equipo registrados. Debe hacer una verificacin
interna adecuada de las ventas de equipo registradas para tener la
certeza de que se eliminan correctamente los activos de los registros de
contabilidad.
Pruebas de auditora: los dos objetivos principales en la verificacin de
la venta, entrega como enganche o abandono del equipo de fabricacin,
son que la venta de equipo existente queda registrada y que se le
registra con precisin.

Los siguientes procedimientos se utilizan con frecuencia para la verificacin de


las ventas de equipo:

Verificar si los equipos de reciente adquisicin sustituyen activos


existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e
ingresos miscelneos para detectar recibos de la venta de activos.
Preguntar a la administracin y al personal de produccin sobre la
posibilidad de venta de activos.

Cuando un activo se vende el auditor compara el costo y la depreciacin


acumulada en el archivo maestro con el asiento registrado en el diario general,
y recalcula la utilidad o prdida en la venta del activo, para hacer comparacin
con los registros de contabilidad.
Verificacin del saldo final en la cuenta de activos

Controles internos: los controles importantes incluyen el uso de un


archivo maestro para los activos fijos individuales, controles fsicos
adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad (como

herramientas y vehculos), fsico peridico de los activos fijos y su


conciliacin con el personal de contabilidad.
Pruebas de auditora: es comn que el primer paso de la auditora tenga
que ver con el objetivo de amarrar los detalles: el equipo de fabricacin
como aparece listado en el archivo maestro concuerda con el mayor
general. Otra prueba es que el auditor decida si es necesario verificar la
existencia de las piezas individuales del equipo de fabricacin incluido
en el archivo maestro.

Verificacin de los gastos de depreciacin


El gasto de depreciacin es una de las pocas cuentas de gastos que no se
verifican como parte de las pruebas de control y pruebas sustantivas de
transacciones. El objetivo ms importante del gasto de depreciacin es la
precisin. Hay dos aspectos fundamentales en el objetivo de la precisin:
determina si el cliente esta siguiendo una poltica de depreciacin consistente
de periodo a periodo, y si son correctos los clculos del cliente.
Un mtodo til para verificar la depreciacin es realizar un clculo de su
razonabilidad general.
Verificacin del saldo final en la depreciacin acumulada
Por lo general se enfatizan dos objetivos en la auditora de la depreciacin
acumulada:

La depreciacin acumulada como se asienta en el archivo maestro de la


propiedad concuerda con el mayor general. Este objetivo queda
satisfecho si se hace una suma de prueba de la depreciacin acumulada
o del archivo.
La depreciacin acumulada en el archivo maestro es correcta.

IV. 3.2. Auditora de gastos pagados por anticipado


Los gastos pagados por adelantado, cargos diferidos y los intangibles, son
activos cuya vida vara de varios meses a varios aos. Su inclusin como
activos resulta ms del concepto de aparejar ingresos como gastos, que de su
valor de reventa o liquidacin. Son ejemplos los siguientes:

Alquileres pagados por anticipado


Costos de organizacin
Impuestos pagados por anticipado
Patentes
Seguros pagados por anticipado
Marcas registradas
Cargos diferidos
Derechos reservados

Los procedimientos analticos son suficientes para los gastos pagados por
anticipado, cargos diferidos e intangibles.
La auditora de seguros pagados por anticipado se presenta como cuenta
representativa de este grupo porque:
1. Se encuentra en la mayora de las auditoras, prcticamente en todas las
empresas tienen algn tipo de seguro.
2. Es tpica de los problemas que se encuentran usualmente en la auditora
de esta clase de cuentas.
3. La responsabilidad del auditor de revisar la cobertura del seguro es una
consideracin adicional que no se encuentra en otras cuentas de esta
categora.
Controles internos
Los controles internos para el seguro pre pagado y el gasto de seguros se
dividen convenientemente en tres categoras:

Controles sobre la adquisicin y registro del seguro, que incluyen la


autorizacin adecuada de nuevas plizas de seguro y el pago de primas
de seguro consistente con los procedimientos analizados en este ciclo.
Controles sobre el registro del seguro: el registro de plizas de seguro
en vigor y la fecha de vencimiento de cada pliza (registro de seguros)
es un control esencial para tener la certeza de que la empresa tiene un
seguro adecuado en todo el tiempo.
Controles sobre la cancelacin del gasto de seguros: un control
estrechamente relacionado es el uso de asientos de los gastos de
seguro en el diario general. Si se requiere un asiento de magnitud
importante para ajustar el saldo en el seguro pagado por anticipado al
final del ao, ello indicara una posible subestimacin en el registro de la
adquisicin del seguro a lo largo de todo el ao, o en el clculo del saldo
de fin de ao del seguro pagado por anticipado.

Pruebas de auditora
La nica verificacin de saldo en la cuenta de gastos que se necesita
generalmente, consta de procedimientos analticos y una corta prueba para
tener la certeza de que los cargos al gasto de seguros provinieron de abonos al
seguro pagado por anticipado.
Los siguientes son procedimientos analticos comunes para verificar el seguro
pagado por anticipado y el gasto de seguros:

Compare el total del seguro pagado por anticipado y del gasto de


seguros con los aos anteriores, para verificar su razonabilidad.

Calcule la razn financiera del seguro pagado por anticipado con los
gastos de seguros y comprela con las de aos anteriores.
Compare la cobertura de las plizas individuales de seguros en el
programa obtenido del cliente con el programa del ao anterior, como
prueba de eliminacin de ciertas polticas o un cambio en la cobertura
del seguro.
Compare el saldo del seguro pagado por anticipado para el ao actual
pliza por pliza con la anterior, como prueba para detectar algn error
en los clculos.
Revise la cobertura del seguro enlistada en el programa de seguro
pagado por anticipado con un funcionario apropiado del cliente o un
agente de seguros, para determinar la conveniencia de la cobertura. El
auditor no tiene que ser un experto en materia de seguros, pero su
conocimiento de la contabilidad y la valuacin de activos es importante
para tener la certeza que una compaa no esta subasegurada.

Los procedimientos de auditora restantes se llevan a cabo solo cuando haya


razn especial para hacerlo. La discusin de estas pruebas se organiza
alrededor de los objetivos de auditora relacionados con el objetivo, para la
realizacin de pruebas de detalles de saldo de activos:

Existen las plizas de seguros y se enlistan las plizas existentes


(existencia e integridad).
El cliente tiene derecho a todas las plizas de seguro en el programa
pagado por anticipado (derechos).
Los importes pagados por anticipado en el programa son correctos y el
total se ha sumado correctamente y concuerda con el mayor general
(correccin y vnculos de detalles)
El gasto de seguros relacionado con el seguro pagado por anticipado
esta clasificado adecuadamente (clasificacin).
Las transacciones de seguros se registran en el periodo adecuado
(corte).
El seguro pagado por anticipado se presenta y expresa adecuadamente
(presentacin y expresin).

IV. 3.3. Auditora de pasivos acumulados


Los pasivos acumulados son obligaciones no pagadas estimadas por servicios
o beneficios que se han recibido antes de la fecha del balance.
Los siguientes son pasivos acumulados comunes:

Honorarios profesionales a pagar


Remuneraciones a pagar
Impuesto a la renta a pagar

Comisiones a pagar
Servicios bsicos a pagar
Aportes y retenciones a pagar

La verificacin de los gastos pagados acumulados vara de acuerdo con la


naturaleza de la acumulacin y las circunstancias del cliente.
Los mtodos primarios que verifican la inclusin de todas las acumulaciones
son:
1. Realizar las pruebas de acumulacin en conjunto con la auditora de los
pasivos acumulados del ao actual.
2. Comparar las acumulaciones con las de los aos anteriores.
IV. 3.4. Auditora de operaciones
La auditora de operaciones determina si las cuentas de ingresos y gastos en
los estados financieros estn presentadas de manera adecuada de acuerdo
con las normas internacionales de contabilidad. El auditor queda satisfecho de
que cada uno de los totales de ingreso y gasto incluidos en el estado de
resultados, as como las utilidades netas, no queden subestimados en grado
importante.
Al conducir pruebas de auditora de los estados financieros, el auditor siempre
est consciente de la importancia del estado de resultados para los usuarios de
dichos estados financieros. Es claro que muchos usuarios se apoyan ms en el
estado de resultados que en el balance para tomar decisiones.
Al considerar los propsitos del estado de utilidades, los dos conceptos
siguientes son esenciales en la auditora de operaciones:
1. Se necesita el aparejamiento de ingresos y gastos peridicos para la
determinacin apropiada de los resultados de operaciones.
2. Es necesaria la aplicacin consistente de los principios de contabilidad
para perodos diferentes, para hacer comparaciones.
La auditora de operaciones no se considera como parte separada del proceso
total de auditora. La subestimacin de una cuenta del estado de resultados
casi siempre afecta por igual una cuenta del balance y viceversa. La auditora
de operaciones est tan entretejida con las dems partes de la auditora, que
es necesario interrelacionar diferentes aspectos de la verificacin de
operaciones con los diferentes tipos de pruebas analizadas previamente.
Las partes de la auditora que afectan directamente las operaciones son:

Procedimientos analticos
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
Anlisis de saldos de las cuentas

Pruebas de distribucin

Procedimientos analticos
Los procedimientos analticos se consideran como parte de la prueba de
justicia de la presentacin, tanto de las del balance como de las cuentas del
estado de resultados.
Procedimientos analticos
Compare gastos individuales con
aos anteriores
Compare saldos individuales de
activos y pasivos con aos anteriores

Posible error
Sobrevaluacin o subvaluacin de un
saldo en una cuenta de gastos
Sobrevaluacin o subvaluacin de un
saldo que tambin afectara una
cuenta del estado de resultados (por
ejemplo, un error del inventario afecta
el costo de ventas).
Compare gastos individuales con los Errores de gastos y cuentas
presupuestos
relacionadas con el balance
Compare el porcentaje del margen Error de costo de ventas e inventarios
bruto con los aos anteriores
Compare la relacin de rotacin del Error de costo de ventas e inventarios
inventario con aos anteriores
Compare gastos de seguros pagados Error de gastos por seguros y seguros
por anticipado con los aos anteriores pagados por anticipado
Compare gastos por comisin dividas Error de gastos por comisiones y
entre ventas con los aos anteriores
comisiones acumuladas
Compare los gastos individuales de Error de gastos individuales de
fabricacin divididos entre el total de fabricacin y cuentas relacionadas en
gastos de fabricacin con los aos los balances.
anteriores
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas comparten el efecto de verificar
al mismo tiempo las cuentas de balance y de operaciones. Por ejemplo, cuando
un auditor concluye que los controles internos son adecuados para tener una
certeza razonable de que existen las transacciones en el diario de
adquisiciones, que se registran y clasifican correctamente y que se registran
con oportunidad, puede inferirse que existen evidencias de que son correctas
las cuentas individuales del balance como las cuentas por pagar y los activos
fijos y las cuentas del estado de resultados como publicidad y reparaciones. En
sentido contrario, los controles inadecuados y los errores descubiertos
mediante pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, con
indicaciones de la probable existencia de errores tanto en el estado de
resultados como en el balance.
Anlisis de saldos de las cuentas

El anlisis de la cuenta de gastos es el examen de la documentacin de


respaldo de las transacciones e importes individuales que integran el total de
una cuenta de gastos. El anlisis de las cuentas de gastos y otras operaciones
consiste en el examen de las transacciones en cuentas especficas para
determinar la propiedad, clasificacin, correccin y otra informacin especfica
sobre cada cuenta analizada.
Pruebas de distribucin
Las distribuciones son importantes porque determinan si un desembolso es un
activo o un costo del periodo actual. Si el cliente no sigue las normas
internacionales de contabilidad o falla en realizar un clculo adecuado de la
distribucin, los estados financieros quedan con errores importantes.
Los dos procedimientos de auditora mas importantes para las distribuciones
son las pruebas para determinar una razonabilidad general utilizado
procedimientos analticos y volver a calcular los resultados del cliente.