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Pablo Cruzat P.

Relator Excel

MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO


Y AVANZADO

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc

Pablo Cruzat P.
Relator Excel

INDICE

INDICE............................................................................................................................. 2
LA VENTANA DE EXCEL .................................................................................. 4
Columnas y filas ...................................................................................................... 4
Calibrar las columnas ............................................................................................ 4
Ajustar las filas ....................................................................................................... 5
Cmo moverse dentro de la hoja ........................................................................... 6
Nombrar y seleccionar celdas y rangos ................................................................ 7
INGRESANDO DATOS .............................................................................................. 7
Texto ........................................................................................................................ 7
FORMATO DE CELDAS .......................................................................................... 11
Utilizar la barra de formato ................................................................................ 11
Utilizar el cuadro de dilogo de Formato /Celdas ............................................. 12
COPIAR FRMULAS ............................................................................................... 14
Cambiar entre referencias relativas y absolutas ..................................................... 15
AUTOLLENADO ................................................................................................. 15
NOMBRES ................................................................................................................. 17
DEFINIR NOMBRES .......................................................................................... 17
FUNCIONES .............................................................................................................. 18
REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES ..................................................... 18
Funciones ms usadas: ............................................................................................... 18
SUMA .................................................................................................................... 19
MAX, MIN, PROMEDIO .................................................................................... 19
FECHA / HOY ...................................................................................................... 21
EL ASISTENTE PARA FUNCIONES ...................................................................... 22
Funcin: BSQUEDA Y REFERENCIA .......................................................... 23
SI ............................................................................................................................ 26
INTRODUCCION A TABLAS DINMICAS.......................................................... 27
TABLAS DINAMICAS........................................................................................ 27
MACROS ................................................................................................................... 38
Qu es una macro? ............................................................................................. 38
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Cundo debe construirse una macro? .............................................................. 38
El ejemplo ms simple .......................................................................................... 38
Ejecutar una macro .............................................................................................. 39
Otro ejemplo muy simple ..................................................................................... 40
Referencias relativas............................................................................................. 41
Asignacin de una macro a un botn en la barra de herramientas. ................ 43
Asignacin de una macro a una nueva opcin del Men. ................................. 45
DICCIONARIO .......................................................................................................... 47

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Pablo Cruzat P.
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LA VENTANA DE EXCEL
Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero ser trabajar en el libro abierto o abrir uno
nuevo. Cada libro tendr varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar varias pginas. No
debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con pgina (normalmente tamao DIN 4)

Trabajar con las hojas del libro


Normalmente, los libros de Excel, comienzan con 3 hojas, sin embargo esto es lo de menos,
pues en cualquier momento podemos aadir o eliminar hojas.

Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:
Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaa de la hoja a la
que queramos movernos

Insertar hojas nuevas, con la opcin del men Insertar/ Hoja de clculo. La hoja
se insertar delante de la hoja en la que estemos situados.

Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, sta queda seleccionada. Si
queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo la
tecla Ctrl. presionada.

Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos eliminar,
elegimos la opcin eliminar hoja de clculo del men Edicin .

Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hoja del men
Edicin.

Columnas y filas
Calibrar las columnas
Una de las tareas de nunca acabar en la hoja es el ajuste de la amplitud de la columna.
Pareciera que, tan pronto como termina de poner todas las columnas en orden, hiciera un
cambio en la hoja (como formatear una tabla de figuras) y este cambio requiriera un nuevo
ajuste en la am-plitud de la columna.
Afortunadamente, Excel hace que los cambios en la amplitud de la columna sean sencillos. La
forma ms fcil para ajustar una columna es hacerle un

ajuste perfecto, utilizando la

caracterstica de Ajustar a la seleccin (AutoFit). A travs de este mtodo,


Excel determina automticamente cunto ampliar o angostar la columna para que la entrada
actual ms larga de todas se ajuste a dicha columna.

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Aqu le mostramos cmo utilizar Ajustar a la seleccin (AutoFit) para lograr el ajuste perfecto en
una columna:
1. Coloque el indicador sobre el recuadro de la columna que necesita ajuste en su borde
derecho. El indicador se convierte en una flecha de doble cabeza que seala hacia izquierda y
derecha.
2. Dar doble clic al botn del ratn. Excel amplia o angosta la columna para que se ajuste a la
entrada ms larga de todas. Puede utilizar esta caracterstica de ajuste perfecto en ms de una
columna a la vez. Simplemente seleccione todas las columnas que necesita ajustar (si estas
columnas estn una al lado de la otra, desplcese a travs de las letras de las columnas en el
recuadro; si no lo estn, presione Ctrl. mientras le da clic a las letras de columnas individuales).
Una vez que se seleccionan las columnas, dele doble clic a cualquiera de los bordes derechos
en el recuadro.
Cuando el arreglo perfecto de Ajustar a la seleccin no funciona, en vez de darle doble clic,
arrastre el borde derecho de la columna hasta que tenga el tamao que usted necesita. Esta
tcnica manual para calibrar la amplitud de la columna funciona tambin cuando se selecciona
ms de una columna. Slo dese cuenta de que todas las columnas seleccionadas asuman el
tamao de aquella que est arrastrando.

Ajustar las filas


El ajuste de la altura de las filas es parecido al ajuste de las columnas, excepto
porque se hace menos frecuentemente. Esto ocurre porque Excel cambia automticamente la
altura de las filas para acomodar cambios en sus entradas (tales como seleccionar un estilo de
letra mas grande o resumir el texto en una celda). La mayora de los ajustes en la altura de las
filas aparece cuando se quiere aumentar la cantidad de espacio entre el titulo de la tabla y la
misma o entre una fila de encabezados de columna y la tabla de informacin, sin aadirle
realmente una fila en blanco.
Para aumentar la altura de una fila, arrastre el borde inferior del recuadro de la fila hacia abajo
hasta que sta sea lo suficientemente alta y luego suelte el botn del ratn. Para reducirla haga
el proceso inverso y arrastre el borde inferior de la fila hacia arriba. Si quiere utilizar Ajustar a la
seleccin para crear un ajuste perfecto en las entradas de una fila, dar doble clic al borde
inferior del recuadro de la fila.

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Cmo moverse dentro de la hoja
Para introducir datos en una celda o cambiar el contenido de sta, debe seleccionar primero la
celda desplazando el selector de celda hasta ella. Puede realizarlo tanto con el ratn como con
el teclado.

Tambin puede moverse a una celda especificada introduciendo la referencia de la celda en el


cuadro de nombres y apretando la tecla [Intro].
Queda claro, que para seleccionar una celda, basta con estar situados en ella, sin embargo
tambin podemos seleccionar varias celdas (que estn seguidas) con el tpico mtodo de
pinchar y arrastrar, o bien (si no estn seguidas) manteniendo presionada la tecla Crtl. y
haciendo clic en aquellas celdas que queramos seleccionar.

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Nombrar y seleccionar celdas y rangos
Para nombrar una sola celda basta con poner el nombre de la columna en la que est junto al
nombre de la fila (A3, J6, AB10,...)
Sin embargo muy a menudo interesa nombrar varias celdas que estn seguidas formando un
rea rectangular. A esto se llama rango de celdas (a la hora de utilizar funciones, son muy
usados), se nombran con el nombre de la primera celda situada en la esquina superior
izquierda del rango, dos puntos (:) y el nombre de la ltima celda, situada en la esquina
inferior de la derecha del rango (A3:C5, B12:C9,...)
Otra opcin muy interesante consiste en nombrar celdas y rangos de celdas, que no estn en
la hoja activa (hoja en la que estamos trabajando). Pues bien para hacer esto basta con dar el
nombre completo de la celda o el rango:
Si la celda (o rango) est en otra hoja del libro activo(en el que estamos
trabajando): {nombre de la hoja}!{nombre de la celda o rango}
o Ejemplo: hoja1!A4, prueba!B6:C8, ...

Si la celda (o rango) est en otra hoja de otro libro: {[nombre del libro]}{nombre de la
hoja}!{nombre de la celda} o

Ejemplo: [libro1]hoja1!C6, [ejercicio1]hoja1!B8:C6

INGRESANDO DATOS
Para introducir datos en una hoja, posicione el apuntador en la celda en donde quiere los
datos, y luego comience a escribir la entrada. Mientras contina escribiendo,
Excel muestra su progreso tanto en la barra de frmula como en la celda activa en la hoja. Sin
embargo, el punto de insercin (la barra vertical destellante que acta como su cursor) se
visualiza slo al final de los caracteres visibles en la celda.
Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para ello basta con
moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con el ratn,...)

Texto
Al comenzar a trabajar en Excel, utilizamos un formato predefinido llamado formato General.
Entre otras caractersticas, hace que al introducir texto, este se alinee a la izquierda de la
celda. De modo que siempre que introduzcamos datos y se alineen a la izquierda al validarlos,
significar que hemos introducido texto.

Nmeros
Algo parecido ocurre con los nmeros cuando comenzamos a trabajar utilizando el formato
General, en este caso cuando introduzcamos nmeros en una celda, se alinearn a la derecha.

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A veces intentamos dar un aspecto ms vistoso a los nmeros escribindolos con los puntos
de millares, aadindoles el smbolo de alguna moneda. Pues bien, no debemos hacer nada de
eso manualmente. Cuando introduzcamos un nmero lo haremos sin ningn tipo de adorno,
para que Excel no pueda confundirlo con texto (despus veremos que podemos adornar de
diversas formas los nmeros utilizando el formato).

Fechas, horas, porcentajes.


En Excel podemos introducir fechas y horas. Para que Excel sepa que se trata de una fecha o
una hora se pueden introducir utilizando estos mtodos:

Fechas: [da]/[mes]/[ao] (11/5/2001)

Horas: [hora]:[minutos]:[segundos] (5:02:08)

Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como las horas son
nmeros. Simplemente se trata de nmeros a los que se les ha cambiado el formato, para
hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. As pues, podemos realizar todo tipo
de operaciones entre fechas, horas y nmeros, ya que realmente todo es lo mismo.
Muy a menudo, en Excel interesa calcular el porcentaje de cualquier cantidad.
Calcular el X% de algn nmero, es lo mismo que multiplicar dicho nmero por 0,0X.
Para Excel X% y 0,0X es el mismo nmero. Realmente lo nico que cambia es el formato
(0,05=5% ; 0,2 = 20% ;...)

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Frmulas
Una frmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando representa el
dato que se usar en el clculo y puede incluir constantes, y/o referencias de celdas; un
operador indica la operacin que se realizar con los diferentes operandos y puede incluir
cualquiera de las siguientes funciones:

Para introducir una frmula en una hoja de clculo:


Seleccione la celda donde deba aparecer la frmula.
Teclee el signo igual ( = ). (De este modo se activa la barra de frmulas).
Especifique una constante u operador teclendolo.

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Especifique una referencia de celda bien por el teclado o bien usando el ratn para situarse
sobre ella.
Haga clic en el botn Introducir de la barra de frmulas o apriete la tecla [Intro]. (Si fuera
necesario, puede Cancelar la frmula antes de introducirla haciendo clic en el botn cancelar
de la barra de frmulas o apretando la tecla [Esc].

Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser
nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como
#N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para
el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
La estructura o sintaxis de toda funcin es: (ponemos como ejemplo la funcin
SUMA)

Como se puede observar en la figura anterior, los argumentos deben ir entre parntesis,
separados por ;.
Desde el botn pegar funcin

situado en la barra de herramientas Estndar, podemos

abrir el cuadro de pegar funcin, esta opcin nos ayudar a introducir funciones utilizando un
asistente.

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FORMATO DE CELDAS
Hay dos formas para dar formato a las celdas de Excel:

Un modo sencillo y rpido, utilizando la barra de formato

Ms complicado, pero con muchas ms opciones, sera utilizar el men


Formato/Celdas

Utilizar la barra de formato


La barra de formato est situada normalmente en la parte superior de la pantalla de Excel.
Contiene varios botones para dar formato al texto (como en Microsoft Word) y otros cuantos
para dar formato a los nmeros, son:

Sirve para cambiar el tipo de fuente de las celdas

seleccionadas

Con este botn podemos cambiar el tamao del texto para la celda o celdas

seleccionadas.
los utilizamos a menudo, para aplicar los efectos de negrita, cursiva y

subrayado

Como no, tambin podemos cambiar la alineacin horizontal de los

datos introducidos en las celdas seleccionadas. Alinean a la izquierda, centrado y,


derecha.

Este botn debe ser utilizado cuando tengamos varias celdas seleccionadas.
Sirve para combinar las celdas seleccionadas y centrar el contenido. (al seleccionar las
celdas debemos asegurarnos que como mximo una de ellas contenga datos).

Ambos botones dan formato de moneda a los nmeros. El primero aade


Ptas y el segundo Euros (no divide el nmero entre 166), adems ponen los puntos de
millares y quitan decimales.

Se trata de aplicar el formato de porcentaje, multiplica el nmero por 100, quita


decimales y aade el smbolo del %.

Formato de millares. Pone los puntos de los millares y quita decimales.

Aumentar decimales y disminuir decimales, siempre redondeando

Disminuir sangra y aumentar sangra. Desplazan el texto hacia la izquierda o


la derecha (segn el botn) dentro de la celda

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Los bordes que observamos en la tabla, normalmente no se imprimen, por


tanto si queremos imprimir algn borde, podemos utilizar este botn.

Da color de fondo a la celda o celdas seleccionadas.


Cambia el color del texto de los datos que aparecen en las celdas
seleccionadas.

Utilizar el cuadro de dilogo de Formato /Celdas


El comando de celdas de Excel en el men de Formato (Ctrl+1 Para hacerlo ms corto) hace
que sea rpido el aplicar un movimiento gil de diferentes clases de formato a una seleccin de
celda. El cuadro de dilogo de Formato Celdas que llama este comando contiene seis
pestaas: Nmero, Alineacin, Fuentes, Bordes, Diseo y Proteccin.

En la pestaa Nmero, podemos dar distintos formatos a los datos numricos, e incluso
cambiar algunas opciones dentro de cada formato.

La segunda pestaa Alineacin, sirve para cambiar la alineacin dentro de las celdas
seleccionadas tanto horizontalmente como verticalmente, tambin podemos cambiar la
orientacin de los datos (en grados)

La pestaa Fuente, es muy conocida para todos los que conozcan cualquier
procesador de textos, ah aparecen las opciones para cambiar el formato del texto.

En Bordes, tenemos la posibilidad de dar bordes a las celdas seleccionadas, e incluso


cambiar el estilo y el color del borde

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La ltima pestaa que nos interesa es Tramas, utilizada para cambiar el color de fondo
de la celda o celdas seleccionadas, con la posibilidad de utilizar tramas (colores no
uniformes).

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COPIAR FRMULAS
Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo clculo sobre
distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aqu donde resulta til usar la copia
inteligente, en concreto la copia de frmulas.

En esta tabla se ha introducido una frmula en la celda A4 y posteriormente se ha copiado a


las celdas B4 y C4. Para conseguirlo, primero seleccionamos la celda donde aparece la
frmula que se quiere copiar, nos situamos en su esquina inferior de la derecha (donde
aparece el punto negro) y con el cursor de la cruz sencilla (+) pinchamos y arrastramos hasta
llegar a la ltima celda donde se quera copiar la frmula.
En esta ocasin se han utilizado referencias relativas. Sin embargo en otras ocasiones puede
ser necesario el uso de referencias absolutas, o referencias mixtas

Referencias relativas
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su
posicin relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo, la celda
B6 contiene la frmula=A5; Microsoft Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a
la izquierda de B6. Este mtodo se denomina referencias relativas.

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustar automticamente las
referencias en la frmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la
posicin de la frmula. En el siguiente ejemplo, la frmula en la celda B6, =A5, que
corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7.
Excel ha ajustado la frmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que est una
celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

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Referencias absolutas
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda
diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula multiplica la celda A5 por la
celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la frmula en otra celda, Excel ajustar ambas
referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dlar
($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia
absoluta a la celda C1, agregue signos de dlar a la frmula como se indica a continuacin:

=A5*$C$1
Cambiar entre referencias relativas y absolutas
Si ha creado una frmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa),
seleccione la celda que contenga la frmula. En la barra de frmulas, seleccione la referencia
que desee cambiar y, a continuacin, presione F4. Cada vez que presione F4, Excel alterna las
combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila
relativa (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por
ejemplo, si se selecciona la direccin $A$1 en una frmula y se presiona F4, la referencia ser
A$1. Al presionar de nuevo F4, la referencia ser $A1 y as sucesivamente.

AUTOLLENADO
Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de fechas o
nmeros secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga titulo a las
columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas de 1 a 100.
La caracterstica de Autollenado de Excel hace que esta repetitiva tarea se vuelva corta. Todo
lo que tiene que introducir usted son los valores iniciales para las series. En la mayora de los
casos, Autollenar es lo suficientemente listo para descifrar cmo extender las serie por usted
cuando arrastra el asa de Ilenar hacia la derecha (para llevar las series a lo largo de las
columnas a la derecha) o abajo (para extender las series a las filas de abajo).
Recuerde que el asa de Autollenado se ve como un signo + y aparece (nicamente cuando
usted pone el indicador del ratn en la esquina inferior - derecha de la celda (o de la ltima
celda, cuando usted ha seleccionado un bloque de celdas). Tenga en cuenta que si usted
arrastra una seleccin de celda con el indicador del ratn de la cruz blanca en vez de hacerlo
con el asa de Autollenado, Excel simplemente extiende la seleccin de celda a aquellas celdas

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que usted arrastra. Si usted arrastra una seleccin de celda con el indicador de cabeza de
flecha, Excel mueve la seleccin de celda.
Cuando se crea una serie con el asa de Ilenar, usted slo puede arrastrar en una direccin a la
vez. Por ejemplo, puede extender la serie o Ilenar el rango a la izquierda o a la derecha del
rango de celda que contiene los valores iniciales, o puede extender la serie o Ilenar el rango
encima o debajo del rango que contiene los valores iniciales. No puede, en cambio, extender la
serie o Ilenar el rango en las dos direcciones al mismo tiempo (tal como hacia abajo y a la
derecha al arrastrar el asa de Ilenar diagonalmente).
Cuando usted suelta el botn del ratn despus de extender el rango con el asa de Ilenar,
Excel crea una serie en todas las celdas que usted seleccion o Ilena el rango entero con el
valor inicial.
Las figuras siguientes ilustran cmo utilizar Autollenado para introducir una fila de meses,
comenzando con enero en la celda B2 y terminando con junio en la celda G2.
Para hacer esto, simplemente introduzca enero en la celda B2, y luego coloque el indicador del
ratn en el asa de llenar en la esquina inferior derecha de esta celda antes de que se arrastre
hasta la celda G2 a la derecha.
Cuando usted suelta el botn del ratn, Excel llena los nombres del resto de los meses
(febrero a junio) en las celdas seleccionadas (como se muestra en la figura 2-13). Note que
Excel mantiene las celdas con las series de los meses seleccionados, dndole a usted otra
oportunidad para modificar dichas series (si se fue muy lejos, puede arrastrar el asa de Ilenar a
la izquierda para reducir la lista de los meses; si no se fue muy lejos, puede arrastrarla a la
derecha para extender la lista de los meses adicionalmente).

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NOMBRES
Un nombre es un identificador fcil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un
grupo de celdas, a un valor o a una frmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas:

Cada libro de trabajo puede compartir slo un conjunto de nombres. Los nombres que
se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de clculo pueden usarse en todo
el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para
cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en frmulas.

Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta caracterstica
permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas
hojas de clculo de un mismo libro de trabajo.

Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usara
una referencia regular, incluyendo frmulas y cuadros de dilogo.

Las frmulas que usan nombres son ms fciles de leer y recordar que las que usan
referencias de celda; por ejemplo: la frmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es ms
fcil de leer que la frmula =D5*A5+E5.

Si se cambia la estructura de la hoja de clculo, puede actualizarse la referencia en un


solo lugar y todas las frmulas que usan ese nombre se actualizan automticamente.

Pueden pegarse nombres en las frmulas rpida y fcilmente usando el cuadro de


nombres en la barra de frmulas.

Excel puede crear automticamente nombres para las celdas basados en los ttulos de
las filas o de las columnas en la hoja de clculo, o pueden escribirse los nombres para
las celdas o las frmulas.

DEFINIR NOMBRES
Dar nombre a las celdas
1. Seleccionar la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a las que se desea
dar nombre.
2. Hacer clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas.
3.

Escribir el nombre para las celdas.

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FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que
realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y
acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos
extensos y complejos.
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que
realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y
acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos
extensos y complejos.
Los parntesis indican a Microsoft Excel dnde comienzan y terminan los argumentos.
Siempre deber existir un parntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni
despus de cada uno. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices,
valores de error o referencias, y deben producir un valor vlido. Los argumentos tambin
pueden ser constantes o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Cuando el
argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est anidado. En Microsoft Excel,
podrn anidarse hasta siete niveles de funciones en una frmula.

REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES


Antes y despus de cada argumento deber incluirse un parntesis, sin dejar
espacios antes y despus de cada uno de ellos. Los parntesis indican a Excel
dnde comienzan y dnde terminan los argumentos.
No usar puntos para separar los miles en los valores numricos.
Los argumentos debern especificarse dentro de los parntesis de una funcin;
stos pueden ser nmeros, referencias, texto, valores lgicos, matrices o valores
de error, algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios
para que la funcin realice los clculos.

Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes o frmulas. Si se


usa una funcin, sta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de
una funcin es una funcin, se le denomina funcin anidada, en Excel es posible
anidar hasta siete niveles de funciones en una frmula.

Funciones ms usadas:
Como se puede observar en el cuadro de dilogo pegar funcin, hay muchas funciones
distintas, y adems cada una de ellas se maneja de forma diferente. Para poder manejarlas

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tendremos que recurrir a la ayuda de Office (es muy completa), no obstante creemos
conveniente tratar detenidamente las ms usadas.
Las siguientes funciones que trataremos, son las ms utilizadas y adems pueden servir de
ejemplo para manejar funciones similares.

SUMA
Suma todos los nmeros de un rango.
Sintaxis:
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Ejemplo: SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de la celda A7 + el
contenido de las celdas del rango C5:E8
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.
Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba
directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los nmeros de esa
matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de
error en esa matriz o referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros
causarn errores.

MAX, MIN, PROMEDIO


Estas tres funciones son muy parecidas a la funcin SUMA:
1. MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea encontrar el valor
mximo.
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o
representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o
de texto que no se puedan traducir a nmeros causan errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de esa matriz o
referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o
referencia se pasarn por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y
el texto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30

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2. MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar.
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o
representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que
no se puede traducir a nmeros, causan errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o
referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o
referencia se pasan por alto..
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:
MIN(A1:A5) es igual a 2
MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

3. PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.


Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos
valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas
vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de
verificacin Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del men
Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:
PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
FECHA / HOY

1. FECHA: Devuelve una fecha a partir de tres argumentos (numricos)


Sintaxis:
FECHA (ao; mes; da)

Los argumentos deben ir en ese orden, a diferencia de las funciones anteriores, en las que el
orden no importaba. Adems vemos como el nmero de argumentos es limitado (no puede
haber ms de tres argumentos)
Ejemplo:
FECHA( A3;1;B7) dnde los tres argumentos deben ser numricos. El resultado ser una fecha
[contenido de A3]/01/[contenido de B7]

2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Adems esta fecha se ir actualizando, segn
vayan transcurriendo los das Sintaxis.
HOY()
Aunque no necesita ningn argumento, es necesario abrir y cerrar parntesis.
Esta claro que basta con introducir la sintaxis anterior en cualquier celda para que aparezca la
fecha actual de nuestro sistema.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

EL ASISTENTE PARA FUNCIONES


El Insertar una funcin simplifica la introduccin de frmulas. Para iniciar el Asistente para
funciones:
1. Hacer clic en el botn Insertar funcin
2. Se desplegar el siguiente cuadro:

3. Seleccionar en el cuadro de lista O seleccionar una categora:, la categora a la que


pertenezca la funcin deseada

4. Elegir en el cuadro de lista Seleccionar una funcin:, el nombre de la funcin deseada.


Nota: Cuando se seleccione una funcin del cuadro de lista, la definicin de la funcin y de
sus argumentos aparecer automticamente; as como la posicin correcta de los puntos,
comas (,) y parntesis [( )].

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
5. Hacer clic en el botn Aceptar
6. Se desplegar el siguiente cuadro:

7. Introducir en los cuadros de edicin para argumentos: nmeros, referencias,


nombres, frmulas, texto u otras funciones.
8. Hacer clic en el botn Aceptar

Funcin: BSQUEDA Y REFERENCIA


Busca valores en una referencia o matriz. La funcin BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y
matricial.
Sintaxis 1 (vector)
Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de
BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posicin correspondiente en un
segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de bsqueda se utiliza cuando se necesite
especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir.
Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado)

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizar el mayor valor de


vector_de_comparacin que sea menor o igual al valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el valor ms bajo de vector_de_comparacin,


BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.

Sintaxis 2 (matriz)
La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera
columna de la matriz, se desplaza vertical u horizontalmente hasta la ltima celda y devuelve el
valor de esta celda. Esta forma de bsqueda se utiliza cuando los valores que se desee hacer
coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz.
Forma matricial
BUSCAR(valor_buscado,matriz)

La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV.


La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la
primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz.
Si la matriz es cuadrada o cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que filas),
la funcin buscar valor_buscado en la primera fila.

Si la matriz es ms alta que ancha (ms filas que columnas), BUSCAR buscar en la
primera columna.

BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a


travs de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el ltimo valor de la
fila o columna.

Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z;
FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto
en maysculas y en minsculas es equivalente.
Para usar la funcin BUSCAR seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin
2. Hacer clic en el botn Insertar funcin de la barra de herramientas Estndar Excel
mostrar el cuadro de dilogo Insertar funcin

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
3. En el cuadro de lista O seleccionar una categora:, seleccionar Bsqueda y referencia
4. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin:, seleccionar BUSCAR
5. Hacer clic en el botn Aceptar
6. Excel mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

7. Seleccionar la opcin deseada

Valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado

Hacer clic en el botn Aceptar

Se desplegar la siguiente ventana:

Ingresar en el cuadro de edicin: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar

Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_de_comparacin, el rango en el que se


desea buscar, el cual deber contener slo una columna o una fila

Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_resultado, el rango en el que se desea


que se muestren los resultados, el cual deber contener slo una columna o una
fila

Hacer clic en el botn Aceptar.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento
es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y
el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto
"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra
VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido".
Si el argumento prueba_lgica esFALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si
prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0
(cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Ejemplos
En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para calcular el presupuesto
actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin
mostrar "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido".

SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

INTRODUCCION A TABLAS DINMICAS


Cualquier usuario ms o menos experto sabe como se hace una planilla : cargar datos, definir
frmulas, aplicar formatos, grabar, imprimir, etc.
Esto es solamente la primera parte del trabajo con Excel. Lo que se obtiene luego de estas
operaciones es una planilla que muestra exactamente la informacin que se le puso. Ni ms ni
menos.
Sin embargo, en Excel hay otros comandos que permiten sacarle a una planilla ms
informacin de la que se le coloc. Uno de estos comandos es ordenar, cuando una planilla
est ordenada dice ms cosas que cuando no lo est.
El ejemplo puede parecer trivial, sin embargo es as, y en el resto del esta parte de los apuntes
se vern otros comandos ms interesantes, entre ellos las llamadas Tablas Dinmicas.

TABLAS DINAMICAS
La planilla de la Figura siguiente es un listado de pagos realizados a distintos proveedores, en
diferentes meses e imputables a distintas obras.

Esta lista de gastos puede analizarse desde diferentes puntos de vista.


Por lo que puede verse, la informacin fue cargada en la planilla de forma completamente
desordenada. Sera interesante saber cuanto se le pag a cada proveedor, o por cada obra, o
que monto se le pag a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una
obra especfica. Lo que se est buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que
se muestra a continuacin.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

En esta tabla se puede organizar la informacin de la planilla de la Figura Anterior de modo


que resulta ms til.
En cierta forma las dos planillas contienen la misma informacin. Pero la segunda esta
organizada en forma tal que resulta ms til. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama
una tabla dinmica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente.

Crear una tabla dinmica El Asistente


La creacin de una tabla dinmica se hace con la ayuda de un asistente, y comprende varias
etapas. Primero hay que llamar al asistente :
Ponemos el cursor en cualquier celda de la tabla a analizar (la de la Primera Figura)
Se abre la opcin Datos/Informe de tablas y grficos dinmicos. Aparece el
cuadro de la Figura siguiente.

Este cuadro de dilogo es el primer paso del Asistente para crear una tabla dinmica.
Este cuadro de dilogo pregunta de donde saldrn los datos que se desea analizar, se marca
Lista o base de datos de Microsoft Excel y se da un clic en Siguiente como lo muestra la
Figura siguiente.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

El segundo paso del asistente. Aqu se debe indicar el rango donde est la lista a analizar.

En el siguiente cuadro de dilogo el asistente pregunta por el rango ocupado por los datos a
analizar. Normalmente, Excel identifica el rango en forma automtica. En cualquier caso :
Se selecciona, arrastrando el mouse, el rango de la tabla. Debe incluir la fila de ttulos,
Se hace clic en Siguiente.
El paso siguiente es indicar la estructura de la tabla que se desea. Se hace de la siguiente
forma: Al dar el clic en Siguiente en el paso anterior aparece el cuadro de la Figura que se
muestra a continuacin :

En este cuadro se arma la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea.
1. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Obra a donde dice Columna.
2. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Concepto a donde dice Fila.
3. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Importe a donde dice Datos.
4. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura siguiente.
5. Se da un clic en Siguiente.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

El cuadro de la Figura anterior, una vez definida la estructura.

Al dar el clic en Siguiente, aparece el cuadro que se muestra a continuacin:

El Asistente pregunta donde se desea ubicar la tabla dinmica, si en una hoja nueva o en la misma hoja. En este caso
le indicamos una hoja de clculo nueva.

La Tabla dinmica aparecer en una hoja de clculo nueva, como se muestra en la Figura
siguiente.

La tabla dinmica terminada, tambin aparece tambin una barra de herramientas especial.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Esta tabla se puede mejorar dndole un formato ms adecuado a los datos, como se muestra
en la Figura que se muestra a continuacin.

Corresponde a los datos de la Figura anterior, slo que se le cambi el formato para permitir verlos mejor (sobre todo
si se van a presentar a la Gerencia).

Como era de esperar, la tabla de la Figura de ms arriba muestra informacin que no se poda
visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no
hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, tambin se dispone de los
subtotales por concepto y por obra. Adems, se puede observar que el mayor gasto
corresponde al electricista y que la obra que produjo un mayor gasto es la de Brasil 678.

Actualizar la tabla
Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente dinmica,
en el sentido de que no se actualiza automticamente cuando se cambia algn dato en la lista
original. Pero se puede hacer de la siguiente forma :

Se cambia algn dato en la lista original (la de la primera figura).

Se da un clic en el botn actualizar datos, en la barra de herramientas de que


apareci con la tabla Figura de ms arriba. El botn Actualizar datos es el
que tiene el signo de exclamacin en color rojo. Si la tabla de herramientas no
existe se puede obtener con Ver/Barras de Herramientas/Tablas Dinmicas.

Un clic en el botn actualizar datos (el del signo de exclamacin en color rojo) actualiza la tabla dinmica luego de
modificar algn dato en la lista original.

El botn de la Figura anterior, hace lo mismo que la opcin Datos/Actualizar datos del men
de Excel. Tanto el botn como la opcin aparecen desactivados si no est el cursor colocado
sobre la tabla.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Cambiar la operacin
La tabla dinmica que se obtuvo totaliza los importes pagados en cada concepto y obra. Es
decir que usa la operacin de suma. Podra ocurrir que nos interesara saber cuantos pagos se
hicieron, independientemente de sus valores. Como en la tabla de la Figura siguiente.

Esta tabla dinmica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes.

Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma:

Se coloca el cursor sobre la tabla dinmica inicial.

Se hace un clic en el botn Campo de tabla (es el botn que tiene una letra i en un
crculo y es el tercero en la fila superior) dentro de la barra de herramientas Tabla
dinmica. Aparece en el cuadro de la Figura anterior.

Entonces aparece el cuadro de la Figura que se muestra ms abajo.

.
El botn para cambiar la operacin de sumarizacin en la tabla dinmica.

Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarizacin (Clculos) para la tabla dinmica.

Se selecciona la opcin Contar nmeros.

Se hace clic en Aceptar.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Aplicar filtros a la tabla dinmica
Todas las tablas obtenidas hasta el momento muestran toda la informacin contenida en la lista
original. En cambio la tabla de Figura siguiente muestra solamente la informacin del rubro
Plomera. Es como si se hubiera filtrado la primera tabla dinmica.

Esta tabla dinmica muestra solamente la informacin del Concepto Plomera.

Se coloca el mouse sobre el campo Concepto y se da un clic con el botn derecho


del mouse, aparece un men donde se elige Campo.

Entonces aparece la lista de conceptos, aparte de otros elementos, como se muestra


en la Figura siguiente.

Este cuadro de dialogo permite filtrar los conceptos que no se desean marcndolos en Ocultar
Elementos.

En el cuadro de dilogo de la Figura anterior se marcan los elementos que no


se desea que aparezcan, y se da un clic en Aceptar.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Ahora la tabla deber mostrar solamente la informacin especificada, como en la Figura de
ms arriba.

Obtencin de sub-tablas
En la Tabla dinmica de la Figura de ms arriba se vio como se pag $ 36.500 por concepto de
plomera de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los
pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la
siguiente forma :
En la tabla dinmica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea abrir,
entonces Excel crear una nueva hoja en el libro y pondr el listado de la Figura que se
muestra.

Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomera de la obra de la calle
San Ignacio 1041.

Tablas dinmicas de tres dimensiones

Una tabla dinmica de tres dimensiones.

La Figura muestra una tabla dinmica ms compleja que las anteriores. Permite analizar los
pagos clasificados no slo por obra y concepto, sino tambin por mes. Es una tabla de tres
dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; slo cambia la parte
del diseo :
1. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendr la tabla. La
lista bsica de datos.
2. Se toma la opcin Datos/Asistente de tablas dinmicas. Aparece otra vez un
cuadro de dilogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener
marcadas las opciones correctas.
3. Se hace un clic en Siguiente.
4. El segundo paso del Asistente debe sealar el rango de la lista. Si no est
marcado o sealamos.
5. Se hace un clic en Siguiente.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
6. Es posible que aparezca un cuadro como el de la Figura que se vio ms arriba,
sugiriendo que se haga la nueva tabla a partir de la anterior. Se responde No.

Cuando se crea una segunda tabla dinmica a partir de la misma lista, el asistente sugiere tomar como base la primera
tabla.

7. En el tercer paso se debe disear la tabla, para eso se maniobra con los cartelitos
que identifican los campos de la lista (tomndolos y llevndolos con el mouse)
hasta que el cuadro de diseo se vea como en la Figura siguiente. El campo Mes
se lleva a donde dice Pgina.

As debe quedar el cuadro de dilogo que define la tabla dinmica.

8. Se da un clic en Aceptar.
9. Para indicar la ubicacin de la tabla marcamos la opcin Hoja de clculo
existente y se indica, por ejemplo, la celda F10, debajo de la tabla anterior, pero
dejando tres filas en blanco como separacin.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
10. Se un clic en Finalizar.
En la Figura siguiente aparece la tabla como la que se plante ms arriba.

Una tabla dinmica de tres dimensiones.

Manejo de la tercera dimensin


En realidad, la tabla obtenida ms arriba es igual a la primera que se cre, aunque incluye la
variable Mes, muestra la informacin global de todos los meses. Sin embargo, es posible
operar sobre la tercera dimensin para mostrar, por ejemplo, slo la informacin de Febrero:

Aqu se elige el mes que se desea mostrar en la tabla.

Forma de Operar
1. En la variable Mes, se descuelgan las opciones con clic, como se muestra en la
Figura anterior.
2. Se marca el mes de Febrero.
3. Se da un clic en Aceptar.
4. Aparece la tabla como en la Figura siguiente, con slo la informacin de Febrero.

La tabla dinmica de la Figura anterior, limitada al mes de Febrero.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Crear un grfico a partir de una tabla dinmica
Para crear un grfico a partir de una tabla dinmica, se deja activa la hoja en que est la tabla
dinmica y a continuacin se da un clic en el botn de grfico de la barra de herramientas de
tablas dinmicas, de inmediato aparece un grfico, tal como se muestra en la Figura siguiente.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

MACROS
Qu es una macro?
Una macro es un supercomando: un comando que hace, a travs de una sola orden, lo que
normalmente requerira de varios pasos.
En otras palabras, una macro es un programa: una lista de instrucciones u operaciones que se
ejecutan cuando el usuario da la orden adecuada.

Cundo debe construirse una macro?


Cuando hay tareas repetitivas que se ejecutan varias veces al da, o diariamente, o
semanalmente es mucho ms conveniente hacer una macro que con slo un comando pueda
ejecutar esa tarea eliminando mucho esfuerzo.
En caso de que deba ejecutarse una tarea muy compleja o que exija demasiado esfuerzo,
tambin puede ser ms conveniente construir una macro.

El ejemplo ms simple
El ejemplo ms simple que pude encontrar es cambiar el tipo de letra, tamao y color a una
celda determinada. Haga lo siguiente:

En la Celda A1 escriba su nombre,

En la Celda B1 escriba su apellido paterno,

En la celda C1 escriba su apellido materno, y

Seleccione la celda A1.

Debe quedar como se muestra a continuacin:

A continuacin se abre : Herramientas/Macro/Grabar nueva Macro


Aparece el cuadro de dilogo:

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
2

La macro ofrece como nombre de la nueva macro el nombre de Macro1 , aqu usted puede
cambiarle el nombre a la macro, colquele como nombre: CambioFuente y oprima Enter para
empezar a grabar la macro. Observe que aparece la palabra Grabando en la barra de estado
de la venta y normalmente aparece la barra de Herramientas Detener grabacin.

Seleccione Formato/Celdas y se desplegar el cuadro de dilogo Formato de


Celdas. Seleccione la ficha Fuente.

Establezca a 16 el tamao de la fuente, el color azul y tipo de letra Courier


New. Haga click en Aceptar.

Haga click en el botn Detener grabacin de la barra de herramientas. Con


esto finaliza la sesin de grabacin de la macro.

Despus de que se haya grabado la macro se puede ejecutarla.

Ejecutar una macro


Para ejecutar la macro d los siguientes pasos :

Seleccione la celda B1.

Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo


que se muestra a continuacin :

Seleccione CambioFuente y, despus, Ejecutar. La fuente para la celda B1


adquirir un tamao de 16 puntos, color azul y tipo de letra Courier New.

Seleccione la celda C1 y vuelva a ejecutar la macro CambioFuente. Observe


que tambin se produjo el cambio de fuente, a pesar de que cuando se grab
la macro slo cambio una celda.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Otro ejemplo muy simple
Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razn, debe escribirse muy a
menudo el nombre de quien la hace. Podra escribirse la primera vez en una celda y luego,
cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar.
Sin embargo, y a modo de ejemplo, en este caso se construir una macro, que har que el
nombre aparezca mgicamente, en la celda en que est el cursor cuando se construy la
macro.
Se hace de la siguiente forma:
Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1.
Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se
muestra a continuacin.
Donde dice nombre de la macro escriba su_nombre o cualquier otro que le parezca ms
adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales.
Donde dice mtodo abreviado, oprima Shift N.
D un click en Aceptar.

Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante,
hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la Macro,
todo lo que se haga se graba en la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro est
funcionando, por lo tanto, continuemos:

Escriba su nombre,

D enter,

Apague el grabador, dando un click en el botn Detener Grabacin de la


barra de herramientas de la macro.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Si se hizo todo bien, ya est lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior :
se coloca en cualquier celda y

Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo


que se muestra a continuacin, ya mostrado donde usted selecciona la macro
su_nombre y, despus, Ejecutar. Entonces aparece su nombre.

Otra forma de hacerlo es colocar el cursor en una celda y oprimir la combinacin : control +
shift + n y el nombre aparece en esa celda.

Referencias relativas
Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razn, debe escribirse muy a
menudo el nombre de quien la hace. Podra escribirse la primera vez en una celda y luego,
cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo se desea
que el nombre aparezca donde est el cursor en la momento de la ejecucin, para eso se usan
las referencias relativas.
Se hace de la siguiente forma :
Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1.
Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se
muestra a continuacin.
Donde dice nombre de la macro escriba su_nombre o cualquier otro que le parezca ms
adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales.
D un click en Aceptar.

Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en


adelante, hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas
de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro. A continuacin se muestra la barra
de herramientas de la macro:

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel

La barra de herramientas de la macro tiene dos botones, el primero de ellos de izquierda a


derecha (el que tiene el cuadro en azul) es para detener la ejecucin de la macro, el segundo
es para darle a la macro una referencia relativa, es decir que se ejecute a partir de la celda en
donde esta posicionado el cursor en el momento de la ejecucin. Ahora debe dar un clic el
botn de referencia relativa, una vez hecho esto contine con la construccin de la macro.
Mientras usted lee esto el grabador de la macro est funcionando, por lo tanto:

Escriba su nombre,

D enter,

Apague el grabador, dando un click en el botn Detener Grabacin de la


barra de herramientas de la macro.

Si se hizo todo bien, ya est lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior:
se coloca en cualquier celda y

Seleccione: Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo


que se muestra a continuacin, ya mostrado donde usted selecciona la macro
su_nombre y, despus, Ejecutar. Entonces aparece su nombre a partir de la
celda donde se coloc el cursor.

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Asignacin de una macro a un botn en la barra de herramientas.
Las barras de herramientas son configurables, es decir, se pueden agregar botones o eliminar
botones. En este caso se puede incluir un botn asociado a la macro Pago. Para esto se hace
lo siguiente:
1) Se abre la opcin Ver/Barras de Herramientas/Personalizar y se selecciona la ficha
comandos, tal como se muestra a continuacin.

2) En la lista de categoras de la izquierda, buscamos y hacemos un clic en macros


Aparecer en el lado derecho una lista de comandos disponibles, como se muestra a
continuacin:

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Pablo Cruzat P.
Relator Excel
3) En esta lista se toma el botn Personalizar botn y se arrastra a donde estn las
barras de herramientas. El botn quedar ubicado donde se lo suelte.
4) Se hace un clic en Cerrar.
El botn queda en la barra de herramientas tal como se muestra a continuacin:

Con esto se tiene un nuevo botn en la barra de herramientas, pero no hay ningn comando
asignado al mismo. Para asignarle un comando se hace lo siguiente:
1. Se hace un clic sobre este botn, aparece el cuadro de dilogo que se muestra a
continuacin, donde aparecen todas las macros asociadas a este libro de excel (en
este caso slo muestra la macro Pago :

2. Se presiona sobre la macro que se quiere asignar al botn.


3. Se da un clic en asignar.
La prxima vez que se de un clic en el nuevo botn se ejecutar la macro que se le haya
asignado.

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc

Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Asignacin de una macro a una nueva opcin del Men.
As como se puede asignar una macro a un nuevo botn, tambin es posible asignar una
macro a una nueva opcin en el men. Por ejemplo, se va a crear una opcin en el men
Edicin para la macro Pago. Se hace de la siguiente forma:
1) Se abre la opcin Ver/Barras de herramientas/Personalizar y se selecciona la opcin
comandos.
2) En la lista de Categoras de la izquierda se busca y se hace un clic en Macros.
3) En la lista de la derecha se toma la opcin Personalizar elemento del men y se
arrastra a la opcin Edicin del Men. Se descolgar el submen correspondiente.
4) Se lleva coloca la opcin Personalizar elemento del men y se coloca donde uno lo
desee, en este caso se coloc despus de Mover o copiar hoja.

5) Dar un clic en cerrar.

Como en el caso del botn se tiene la nueva opcin, pero no hay ninguna macro asignada a
ella, para solucionar esto hacemos lo siguiente:
1) Se abre la opcin Edicin/Personalizar elemento del Men (es decir la nueva
opcin), vuelve a aparecer el cuadro para asignar la macro:

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc

Pablo Cruzat P.
Relator Excel

2) Se da un clic sobre la macro que queremos asignarle a la nueva opcin.


3) Se da un clic en asignar.

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc

Pablo Cruzat P.
Relator Excel
DICCIONARIO
Archivo: Conjunto de datos de un mismo tipo (llamado tambin Tabla), que permite guardar
informacin. Ejemplos : Archivo de Proveedores, Tabla de Ordenes de Compra,
Archivo de Clientes, etc ...
Archivo de Respaldo : Llamado tambin Respaldo, es un conjunto de Tablas o Archivos que,
por razones de seguridad, se guardan en medios magnticos ajenos al computador
mismo, por ejemplo en disquetes o CD.
Byte : Mnima informacin disponible en un archivo o memoria del computador. Un byte puede
contener slo un carcter, ya letra, nmero o carcter especial.
Evento : Accin de un sistema o usuario que determina una o ms reacciones en el sistema o
en otro sistema. Ejemplo: El marcaje de una tarjeta de ingreso o salida de un
funcionario a una empresa, en un sistema conectado a un computador. El marcaje
puede ser mediante tarjeta clsica de cartulina, tarjeta magntica, deteccin de huella
digital o deteccin de fondo de retina.
Giga Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Mb, se
abrevia G o Gb. Equivale un poco ms de mil millones de caracteres.
Interfase : Hardware o Software que cumple la funcin de puente o enlace entre dos
sistemas confeccionados en lenguajes diferentes o en hardwares diferentes y con
estructuras y bases de datos distintas, a fin de lograr la compatibilidad entre
ambos.
Kilo Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 bytes, se
abrevia K o Kb.
Mega Byte : Unidad de medida de capacidad disco o memoria equivalente a 1024 Kb. Se
abrevia M o Mb. Equivale a un poco ms de un milln de caracteres.
Manual de Procedimientos : Documento confeccionado por el analista que dise el sistema o
por un especialista en hacer manuales, que el usuario debe
conocer y tener a mano cada vez que efecte los procesos del
Sistema respectivo.
Nivel o Nivel de Seguridad : Cdigo del sistema asignado por el usuario, que el sistema
reconoce y que, segn dicho cdigo, permite efectuar
determinadas labores a los funcionarios que operan el sistema.
Porotra parte, no les permite la entrada para que efecten
labores a las cuales no estn autorizadas.
Password : Llamada tambin Palabra Clave o contrasea, es un cdigo secreto del
usuario que slo el mismo debe conocer y usar. En combinacin con el Cdigo
del Usuario permite ingresar al sistema. Se compone de un mnimo de 3 a un
mximo de 30 caracteres, que pueden ser nmeros, letras o caracteres
especiales. Cada usuario es responsable de su password.
Tera Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Gb, se
abrevia T o Tb. Equivale un poco ms de un billn de caracteres.

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc

Pablo Cruzat P.
Relator Excel
Windows : Sistema operativo que maneja el computador y todos sus componentes. Puede ser
Windows 3.11, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XT o Windows
NT.
Windows NT : Sistema operativo en red, que maneja el computador con todos sus programas y
permite conexin con otros computadores, producindose un intercambio de
informacin.
Win Zip : Programa de Windows que se encarga de comprimir archivos a solicitud del usuario,
esto permite tener hasta 4 5 Megabytes en un disquete, cuya capacidad normal es
de 1.44 Mb.

Fono: 95155727 Mail: pablocruzatp@hotmail.com twitter @p12loc