RECOMENDACIONES TECNICAS PARA LA ELABORACION DE PLANES DE SISTEMAS

DE INFORMACION EN LA ADMINISTRACION PBLICA

"RECOMENDACIONES TECNICAS PARA LA ELABORACION DE PLANES DE SISTEMAS
DE INFORMACION EN LA ADMINISTRACION PUBLICA"

I. FINALIDAD
Establecer recomendaciones tcnicas para la elaboracin de Planes de Sistemas de
Informacin.
II. OBJETIVOS
2.1 Definir y priorizar los Sistemas de Informacin a implementar y/o mantener en una
Institucin.
2.2 Proponer los Sistemas de Informacin con su respectiva arquitectura fsica, lgica y de
datos.
III. BASE LEGAL
3.1 Decreto Legislativo N 604, Ley de Organizacin y Funciones del INEI.
3.2 Decreto Supremo N 018-91-PCM, Reglamento de Organizacin y Funciones del INEI.
IV. ALCANCE
Comprende a todas las entidades de la Administracin Pblica.
V. ASPECTO GENERALES
DE LA ELABORACION DEL PLAN DE SISTEMAS
5.1 Para la elaboracin de los Planes de Sistemas de las entidades de la Administracin
Pblica se debe disponer de la siguiente informacin.
- Documentos obligatorios.
- Reglamento de Organizacin y Funciones ROF.
- Manual de Organizacin y Funciones MOF.
- Cuestionarios, conformados por preguntas elaboradas por los analistas de sistemas, dirigidos
a recabar informacin cualitativa y cuantitativa de los usuarios finales de los diversos niveles
organizacionales.
- Entrevistas a nivel directivo y operativo, se utiliza para recabar informacin en forma verbal,
son necesarias para relacionarse con los usuarios y recoger un conjunto de hechos y/o
requerimientos de informacin necesarios para el estudio.
- Definir los componentes bsicos del Planeamiento Estratgico dentro de la Organizacin (si
es que no estuviesen definidos), contendr los siguientes puntos: misin, objetivos a corto y
medio plazo y las estrategias orientadas al cumplimiento de los mismos.
- Plan de Sistemas anterior si es que hubiese.
- Planes Operativos de la Institucin.
- Planes Estratgicos de la Institucin
5.2 El Plan de Sistemas se elaborar de acuerdo al siguiente orden:
a) Convocar a la Alta Direccin de la Institucin, para analizar conjuntamente el qu hacer de la
Institucin, su poltica y/o fin que persigue, as como darles a conocer la importancia que tiene
el realizar el Plan de Sistemas en la Institucin.
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b) Determinar conjuntamente con la Alta Direccin la misin y objetivos (lo que aspira ser la
Institucin).
c) Revisar los documentos: ROF, MOF y otros. En base a los cuestionarios elaborados
proceder a hacer las entrevistas y el levantamiento de informacin, as como hacer un estudio
de la estructura funcional y actividades.
d) Determinar la situacin actual, identificando los puntos fuertes y dbiles, peligros, riesgos y
oportunidades.
e) Identificar la informacin preliminar para el desarrollo institucional.
f) Determinar las necesidades de informacin y las prioridades entre los diferentes sistemas de
informacin y hacer una propuesta.
g) Elaborar el Plan de Accin para ejecutar el Plan de Sistemas.
h) Elaborar el documento preliminar del Plan de Sistemas, para que sea revisado por los
Directores y/o niveles de decisin de la Institucin.
i) Una vez revisado el Plan de Sistemas, se proceder a su correccin, para la elaboracin del
Documento final.
5.3 Los sistemas de informacin de la Administracin Pblica sern clasificados en relacin a
su importancia como:
a) Sistemas Estratgicos: los que automatizan procedimientos y/o actividades que permiten
cumplir las funciones para las que han sido creadas las instituciones.
b) Sistemas de Soporte: son generalmente operativos, de tipo administrativo, haciendo ms
eficiente el funcionamiento interno de la Institucin.
c) Sistemas de Informacin Gerencial: los que van a servir para la toma de decisiones,
consolida y resume las transacciones que estn en marcha dentro de la Institucin.
DE LA CONFORMACION DE GRUPOS DE TRABAJO PARA EL PLAN DE SISTEMAS
5.4 Para realizar el Plan de Sistemas se deben conformar los siguientes grupos de trabajo:
a) Comisin Tcnica Directriz.- Estar conformada por los responsables de la gestin de la
Institucin y ser presidida por el patrocinador (nivel de Viceministro o equivalente). La funcin
de esta comisin, ser la de revisar y aprobar el Plan y el Informe final.
b) Comisin Tcnica de Trabajo.- Estar conformado por el Jefe de Proyecto y Analistas de
Sistemas, su funcin ser la de aplicar la metodologa de Planeamiento de Sistemas, elaborar
el Plan de Sistemas y redactar el informe final. Deber contar con la participacin de
representantes de Auditora y/o Contralora.
c) Grupo de Usuarios.- Estar conformada por usuarios de las unidades donde se va aplicar el
Plan de Sistemas, su funcin ser de suministrar informacin requerida por el grupo de trabajo,
revisar y opinar sobre el Plan de Sistemas. Se designar un coordinador quien participar, a
tiempo parcial en la Comisin Tcnica de Trabajo.
DE LA DOCUMENTACION DEL PLAN DE SISTEMAS
5.5 El documento de inicio del Plan de Sistemas contendr:
a) Perfil de las oficinas y direcciones de la Institucin (servicios, funciones y ubicacin
geogrfica).
b) Designacin y organizacin de los equipos de trabajo conformantes del Plan de Sistemas.
c) Planificacin del Proyecto, se establecer el cronograma de actividades y tareas del Plan y
se asignar los recursos necesarios para su realizacin.
5.6 El documento del Plan de Sistemas contendr:
1. Alineacin al Plan Estratgico:
a) Definicin de la visin u horizonte institucional, la misin, objetivos y metas.

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b) Determinar los requerimientos de las oficinas y direcciones (diagrama de contexto, diagrama

de flujo de la informacin, los requerimientos con su respectiva prioridad).
2. Anlisis y Diagnstico de la Situacin Actual:
c) Marco Normativo de la Institucin (directrices tcnicas y de gestin).
d) La arquitectura de la informacin de los sistemas, estar conformada por:
- Modelo Conceptual de Datos.
- Diagrama de Descomposicin Funcional.
- Diagrama de Responsabilidad Funcional.
- Diagrama de Flujo de Datos.
- Catlogo de Funciones de las Oficinas y Direcciones.
- Modelo Entidad Relacin.
- Matriz Entidad Funcin.
- Matriz Funcin Localizacin.
e) Relacin de las aplicaciones existentes y descripcin de cada aplicacin (funciones que
realizan, archivos de datos que manejan, relaciones con otras aplicaciones, posibilidades de
adaptacin y caractersticas tecnolgicas).
f) Anlisis del entorno tecnolgico actual: plataforma de hardware, software utilizado,
descripcin de los componentes, grado de integracin entre los componentes, perspectivas de
evolucin.
3. Identificacin de necesidades y descripcin de los Sistemas de Informacin:
g) Especificacin de los sistemas. Para las aplicaciones existentes: las mejoras, migracin a
nuevos entornos (en caso de ser necesario) y requisitos que satisfacen.
Para las nuevas aplicaciones se definirn los objetivos, funciones que realizan, requisitos que
satisfacen y alternativas de implantacin.
4. Definicin y descripcin del escenario propuesto:
h) Descripcin del nuevo entorno tecnolgico: componentes y anlisis de alternativas
consideradas, es decir se evala el hardware que se est utilizando actualmente, y las
alternativas de adquisicin propuestas.
5. Plan de Accin:
i) Plan de implantacin de las aplicaciones en el que se definen las prioridades, presupuesto de
hardware, software y comunicaciones, recursos asignados y cronograma de implantacin.
j) Plan de mantenimiento en el cual se definen los procedimientos de mantenimiento de
proyectos, de revisin y control de calidad.
DE LA VIGENCIA DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION
5.7 Los Planes de Sistemas deben ser elaborados con un horizonte de vida de tres aos, sin
embargo su revisin deber realizarse anualmente, a fin de actualizar sus objetivos, metas,
alcances y su plan de accin.
VI. RECOMENDACIONES COMPLEMENTARIAS
6.1 Es recomendable que los Funcionarios responsables de los rganos Estructurados de la
Administracin Pblica, designen por escrito, al personal correspondiente para cada grupo de
trabajo definido en el numeral 5.5.

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