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Los Consejos "Top Ten", para usuarios de Microsoft Project

Parece que hoy todo el mundo tiene un "Top 10 List". Entonces, ¿por qué íbamos a querer tener uno
para Microsoft Project? Bueno, piense en estas preguntas:
¿Cuántos de ustedes han tenido entrenamiento formal en Project antes o poco después de empezar a
usarlo?
¿Cuántos de ustedes se sintieron frustrados con Project por no comportarse como usted espera que?
¿Cuántos de ustedes son capaces de obtener la herramienta para hacer lo que quiera cada vez?
En mi experiencia de formación, asesoramiento y consulta con los usuarios de la herramienta, he
encontrado muy pocas personas que pueden responder positivamente a todas las preguntas
anteriores. Pero, he encontrado que con el entrenamiento adecuado, y la comprensión de algunas
reglas simples que rigen el comportamiento de la herramienta, los niveles de frustración de los
usuarios se pueden reducir drásticamente.
En los cursos de capacitación ofrecidos por el Proyecto Assistants1, demostramos cómo aplicar esas
reglas para que la herramienta se convierta en el amigo del director del proyecto en lugar de una
fuente de frustración. Este artículo es de ninguna manera su intención reemplazar la capacitación
formal, pero puede ser utilizado como un repaso, una referencia y un conjunto de directrices.
Así que, aquí está mi "top ten" (en realidad doce) lista de consejos, directrices, o "reglas" para la
comprensión de cómo funciona Microsoft Project.
1. No es una hoja de cálculo
Esto puede parecer obvio, pero vale la pena una mención. Un nuevo usuario puede mirar el diseño
de la red como del "Diagrama de Gantt" vista predeterminada y se supone que sea la causa que se
parece a una hoja de cálculo que también se comporta como una hoja de cálculo. Ellos pronto
descubren que la herramienta realiza automáticamente algunas funciones de programación, como,
por ejemplo, el cambio de las fechas de salida y llegada. No entender cómo o por qué se hace esto,
se convierten rápidamente en intimidados y abandonar la herramienta. El resultado final: ¨Project es
una herramienta de programación. Herramientas de programación cambiarán las fechas
2. Conozca la "Fórmula Programación Básica"
=

Comprensión del significado de estos tres términos (Ver Ayuda Project), así como la propia
fórmula, es clave para entender cómo Project programa una tarea. Para cualquiera que haya

no sólo funciona esfuerzo y unidades de asignación. unidades o duración se fija y se cambia uno de los otros. A menudo. Esto puede causar problemas en muchos casos. en realidad estamos aplicando la fórmula de programación básica (Consejo número 2) en nuestras cabezas. Estimar trabajo. ¿Por qué no dejar que la herramienta haga las matemáticas! 5. incluso si lo hace comprender este concepto. En mi experiencia. no por duración.cambiado alguno de estos tres parámetros en una tarea. incluidos los nuevos. lo que reduce la duración. sin saber que esta fórmula es la mayor causa de la frustración que la gente experimenta con la herramienta. Si agrega un recurso. los cambios que project hace en otro parámetro (s) a veces pueden parecer totalmente inesperada o extraña. las divisiones de trabajo y una serie de otros factores. cuando estimamos duración primero. es especificar explícitamente el trabajo y unidades para cada tarea. la duración o unidades en una tarea .es decir. pero permitirá que usted sepa qué cambios hacer para que se haga lo que quiera. que de los otros va a cambiar y que va a mantener constante? El parámetro de tipo de tareas es lo que dice Proyect cómo comportarse. pero no cambiará el que está "fijo". ya que desde la mayoría de las tareas técnicas son impulsados por la cantidad de esfuerzo de trabajo se requiere. si agrega o quita recursos. en lugar de la duración Como se mencionó en el consejo anterior. por lo general. cada defecto de tareas a uno de los tres . sin entender esta fórmula. y dejar que la herramienta de calcular la duración. 3. y estimar el número (o fracciones) de los recursos (que es la definición de las unidades). Conocer la fórmula no se detendrá proyecto de hacer cosas que no te esperas. es una buena práctica para estimar la cantidad de esfuerzo de trabajo cabezas hacia abajo es probablemente una tarea a necesitar. pero los calendarios. Por lo tanto. Entender "Esfuerzo Impulsado" Si una tarea es impulsada esfuerzo.y el sistema por defecto es "unidades fijas". el trabajo total de la tarea seguirá siendo el mismo. por lo que permanecen en el . 4. la mayoría de las tareas técnicas son impulsados por la cantidad de esfuerzo de trabajo. Duración depende de muchas cosas . la cantidad total de esfuerzo de trabajo se dividirá entre todos los recursos. del proyecto volverá a calcular el tercero. deben ser "trabajo fijo". Una buena práctica al agregar recursos a una tarea. Incluso si no se establece el tipo de tarea explícita. La regla general es: Si trabajo. Tipos Uso de tareas correctamente ¿Qué va a hacer cuando Proyect cambia ya sea el trabajo.

no asigna a todos al 100% Cuando se asigna un recurso a una tarea. no son realmente mentalmente estimar estas dos cantidades y hacer las matemáticas en nuestras cabezas?) . Haga esto en una vista de uso o la mitad inferior de una vista de pantalla dividida. Esto se llama "programación dinámica". se debe evitar si es posible. no menos importante de los cuales es su vulnerabilidad al abuso. Asegúrese de no asignarlos a tiempo completo en estos casos. 8.de nuevo. cuando calculamos el porcentaje completado. Las restricciones duras (o "inflexibles"). (De hecho. 6. hay usos legítimos para ellos. tales como "no antes del inicio". una situación en la que usted está atando una mano detrás de su espalda. Claro. la mejor práctica es estimar cada tarea y sus dependencias. el nivel predeterminado de "unidades de asignación" es 100%. y dejar que el porcentaje de trabajo herramienta de cálculo completa. Minimizar limitaciones Las restricciones. Esto significa que el recurso será asignado a tiempo completo en esa tarea para toda su duración! Es eso lo que siempre quieres? Probablemente no. Evite estimar Porcentaje completado Estimación de porcentaje completado no es una práctica recomendada por muchas razones. Plazos marcará un hito perdido pero no desactivar la programación de la tarea. Dice usted. o "No finalizar después del". donde Proyect puede verse obligado a optar por ignorar o bien una limitación o una dependencia . tales como "No finalizar después del". Esto dará lugar a una grave distorsión de su verdadera asignación. Tenga especial cuidado cuando la gente se asigna a tareas simultáneas (en paralelo). va a configurar efectivamente un "nuevo comienzo no antes de" restricción.control de la división del trabajo. Es por eso que a veces Project ignora una fecha que se escribe en. "¿Qué pasa si mi patrocinador exige una fecha de finalización?". 7. y dejar a Proyect ajustar el horario. Sin embargo. Una nota sobre las restricciones: Cuando usted introducir manualmente una fecha de inicio. Una mejor práctica es pedir un recurso (o gerente) que informe de trabajo real y estimar el trabajo restante. como una dependencia de un evento verdaderamente externo. realmente están diciendo a Proyect no programar una tarea en particular. Utilice plazos lugar. pero es fácil caer en esa trampa. Las restricciones duras pueden causar conflictos de programación.

como el que se describe en el consejo anterior." son realmente tu amigo. 10. Es simplemente retrasa el inicio (o continuación) de las tareas en su horario hasta que los recursos ya no están sobreasignados. en realidad no hay magia para él. Herramientas EPM facilitarán la comunicación y nos libera de algunas de las tareas más mundanas para que podamos pasar más tiempo en la comunicación . Esto no siempre es práctico. es seguro que empeorar las cosas! 11. Lo más recomendable es utilizar algún pensamiento al asignar primero los recursos a las tareas. uno podría estar tentado a pensar que la herramienta puede comunicarse para nosotros. no asigne la misma persona a tiempo completo para dos tareas al mismo tiempo.pero no va a reemplazarla. debido a que sus consecuencias pueden llegar a ser más difícil de rastrear a sus causas profundas cuando ya no están frescos en su mente. el campo "% completo" en realidad significa "% duración completo".. . Asegúrese de entender la diferencia y que desea utilizar. Te advierten de posibles problemas. como las notificaciones y SharePoint. Preste atención a la Asistente de Planificación Sí. Por ejemplo. esos molestos mensajes como "Esta acción provocará un conflicto de programación. Encaja con ellos inmediatamente.. nivelación no es una varita mágica Como cualquiera que haya usado nivelación automática sabe. mal el noventa por ciento del trabajo de un gerente de proyecto es la comunicación interpersonal. nivelación puede trabajar para usted. 9.Otra nota: En Project. Si no es así. a diferencia del campo "trabajo% completo". Si usted tiene cuidado. Las herramientas no sustituyen a la comunicación Con todas las herramientas de colaboración en el entorno de Enterprise Project Management (EPM).

" Microsoft Project facilitará algunas de nuestras tareas de programación más rutinarias. PMI ® identifica 44 procesos que realiza un jefe de proyecto. Pero eso es todo lo que es. Proyecto realmente sólo es compatible con un puñado de esos procesos.12. Microsoft Project es una gran herramienta de programación. Conocimientos de herramientas no le hará un buen gestor de proyectos Este punto se amplía en el consejo anterior. "una herramienta PM hace un buen gerente mejor más rápido y un mal administrador empeorar más rápidamente. por lo que podemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a la gestión verdaderamente nuestros proyectos. Como se suele decir. .