3º EDIÇÃO – DEZEMBRO DE 2014

Gestão de Documentos no Arquivo da Prefeitura Municipal de João Pessoa
e a Lei de Acesso à Informação.
Os arquivos têm existência milenar, mas somente no
século XX, mais precisamente a partir dos anos 1950, a
Arquivística vivenciou grandes avanços em decorrência da
superprodução de documentos pelas instituições públicas e
privadas e, sobretudo, pela demanda das pesquisas, ou seja,
necessidades de acesso às informações.
Nesse contexto, surge um conjunto de conhecimentos,
procedimentos e políticas sob a denominação de Gestão de
Documentos, capaz de garantir o efetivo controle de todos os
documentos, com vistas à racionalização e eficácia
administrativas.
A sociedade contemporânea vem paulatinamente
percebendo a importância dos documentos de arquivo por
saber que neles contém informações necessárias ao
cumprimento de direitos e deveres dos cidadãos. Os
documentos públicos têm que servir ao público! A Lei de
Acesso à Informação (LAI), nº. 12.527/2011 veio garantir
este direito. Seu descumprimento por parte do Estado
constituirá conduta ilícita.
Sem dúvida a Lei 12.527/2011 representa um importante
passo para a democracia em nosso país. Os servidores
públicos de todas as esferas têm de se esforçar para se
adequar à nova realidade. São muitos os obstáculos que
iremos nos deparar, um é cultural, a “cultura do segredo”,
outro é o organizacional, que requer adequar a estrutura e
treinar os servidores para atender à demanda de informação.
O Arquivo Central da Prefeitura Municipal de João Pessoa
- PMJP produz e acumula documentos, que registram as
atividades no exercício das suas competências e funções.
Agora, mais do que nunca é necessário manter os arquivos
da PMJP organizados para garantir o acesso a todos os
cidadãos, servir de apoio à administração e à pesquisa, além
de garantir a guarda e preservação da memória e do
patrimônio público.

Quanto mais desenvolvido um povo, maior seu respeito e
cuidado com os arquivos públicos. Isso porque se não
preservarem os documentos que testemunham a sua história,
não se conhecerá seu passado e a sua cultura.
Além do mais, a sociedade clama pela transparência dos
atos públicos, o que só pode ser feito com a preservação dos
respectivos documentos, os quais também são indispensáveis
ao planejamento, organização e gerenciamento dos atos
futuros.
Para a organização dos arquivos, cada vez mais se faz
necessário sensibilizar os administradores municipais de que
o acesso à informação é um direito do cidadão previsto na
Constituição Federal e que o Arquivo Público representa a
memória e a identidade cultural de um município. Sabendo
que o patrimônio documental da Instituição não somente lhe
pertence, mas constitui-se como acervo da Memória e
História de toda comunidade pessoense.
Para atingirmos tal desiderato, será indispensável um
esforço concentrado por parte dos gestores e servidores para
uma mudança de forma que a Prefeitura Municipal de João
Pessoa possa adotar cientificamente um conjunto de medidas
e rotinas que venha garantir um efetivo controle de todos os
documentos de qualquer idade desde sua produção até sua
destinação final – eliminação ou guarda permanente.
Pretende-se com esta Gestão de Documentos, estabelecer
os passos arquivísticos necessários à racionalização e
eficiência administrativas, bem como à preservação do
patrimônio documental de interesse histórico-cultural da
cidade de João Pessoa.

Aurora Maia Dantas
Graduada em Administração- IESP
Pós-Graduação em Direito
Administrativo e
Gestão Pública – UNIPÊ.
Especialista latu sensu em Gestão de Pessoas – IESP
Conselheira Suplente do CONARQ, representando
os Arquivos Públicos Municipais do Nordeste.

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JORNAL PROARQUIVOS – COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

Charlley Luz
Professor do Curso de Pós-Graduação
em Gestão Arquivística da FESPSP
(Fundação Escola de Sociologia e Política
de São Paulo).
Membro do Comitê Executivo do
Movimento Muda Arquivo Nacional.

Por mudanças no Arquivo Nacional e pela boa
gestão da informação pública do governo
O ano era 1992. Collor ainda era presidente, a Internet era
coisa de nerd de faculdade e a Web nem existia. Este foi o
último ano em que a Presidência da República, ainda
comandada pelo caçador de marajás, indicou o diretor do
Arquivo Nacional. Nos últimos 22 anos, muita coisa mudou.
O Brasil venceu a inflação, passou de coadjuvante
internacional a ser um dos principais atores econômicos
mundiais. Mas nada mudou no Arquivo Nacional, mesmo
depois de três mandatos consecutivos do governo popular do
PT, a gestão do órgão responsável por gerenciar a informação
ficou relegada a segundo plano.
O Arquivo Nacional (AN) tem um papel estratégico na
gestão da informação federal. Era pra ser a principal estrutura
num sistema de trâmite informacional, no planejado Sistema
Nacional de Arquivos. Este seria o órgão central do Sistema
de Gestão de Documentos da Administração Pública (SIGA),
que deveria administrar a arquivística nos órgãos executivos
do governo federal, e que vem agindo à margem de suas
atribuições, por falta de visão e esgotamento do modelo de
gestão ainda adotado no século passado.
O AN tem potencial para ser um centro de conhecimento
de diversas áreas que atuam na gestão, tanto a de
Arquivologia como História, Biblioteconomia, Ciências
Sociais, Química, Biologia, Patrimônio, Memória,
Restauração, além de ser um centro para pesquisas em
documentos filmográficos, sonoros e cartográficos. Apesar
disso e de sua vocação de equipamento cultural numa área
degradada do centro do Rio de Janeiro, a instituição
permanece fechada em torno de si mesma, sem constituir-se
como centro de excelência em nada, sem buscar novos
públicos, sem diálogo com escolas e com a juventude e,
principalmente, sem cumprir sua missão junto ao Estado
Brasileiro. É comum o portal do Arquivo Nacional sair do ar
na sexta-feira e voltar só na segunda, como registrado por
reclamações de diversas fontes.
Um movimento criado por membros da sociedade civil,
chamado Muda Arquivo Nacional, pretende mostrar à equipe
de transição governamental e à Presidenta Dilma a
importância deste organismo de gestão. Este movimento tem

diversas propostas, a primeira delas é sugerir a troca do
diretor, pois não há mandato que seja criativo e inovador em
20 anos de atuação, os sinais de esgotamento são claros. O
movimento sugere que, de preferência, a próxima diretoria
do AN tenha mandato determinado, além de participação de
funcionários na definição. Outras propostas incluem a
Regionalização do Arquivo Nacional por meio da criação de
escritórios de representação, fortalecendo o SIGA e
possibilitando a orientação para gestão de documentos
públicos Federais nos Estados. Seria um alento frente à falta
de iniciativa na área nos últimos sete mandatos presidenciais.
Outro fator claro de esgotamento foi a realização da
Conferência Nacional de Arquivos, que mobilizou as
instituições e profissionais da área, encaminhou muitas
resoluções e na prática quase nada foi implantado. Políticas
simples que poderiam arrumar a casa e fazer o sistema
funcionar, foram desconsiderados pela atual direção. A
situação atual do Arquivo Nacional é crítica. O país precisa
decidir se realmente deseja avançar no sentido do pleno
acesso à informação pública, o que demanda um grande
esforço de gestão de documentos e informações. Na atual
conjuntura, o Arquivo Nacional pouco adiciona ao debate da
transparência, do acesso à informação, da gestão de
documentos eletrônicos, dos dados abertos. O arquivo
nacional precisa mudar, clamam os participantes do
movimento.
O movimento angariou, em 24 horas (foi lançado dia 11
de novembro último), mais de 800 seguidores no Facebook,
além de 300 assinaturas no blog que traz o manifesto
detalhado e as propostas que serão encaminhadas ao novo
mandato presidencial. Em que pese não termos ainda uma
prática pública de gestão da informação estratégica e
operacional do governo, a alteração da gestão do AN já
representaria um aceno à mudança, visto que é um órgão

público parado no tempo e nas ideias.

Henrique Machado dos Santos
Acadêmico do Curso de Arquivologia
Aluno
especial
do
Mestrado
Profissionalizante em Patrimônio Cultural
da Universidade Federal de Santa Maria e
membro do Grupo de Pesquisa CNPqUFSM: GED/A.

Reflexões Sobre a Preservação de Documentos
Arquivísticos Digitais

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JORNAL PROARQUIVOS – COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

Com os constantes avanços das tecnologias da
informação, a produção de documentos arquivísticos ganhou
novas dimensões. Além do aumento de documentos
analógicos por conta das ferramentas da informática, iniciouse a produção de documentos digitais, constituindo na
Arquivologia, um patrimônio documental híbrido.
Rapidamente os documentos digitais ganharam espaço e
novos desafios surgiram para a Ciência Arquivística, a qual
necessita aprimorar seus métodos para satisfazer a gestão,
preservação e acesso a estes documentos.
No que tange a preservação de documentos arquivísticos
digitais, deve-se ter em mente uma série de complexidades e
especificidades que estes documentos possuem. O meio
digital
proporciona
inúmeras
facilidades,
mas
intrinsicamente a estas, existem ameaças como a
obsolescência tecnológica, manifestada em hardware,
software e suporte.
Não há como parar os ciclos de obsolescência tecnológica,
novas tecnologias vão surgindo e substituindo as ferramentas
atuais, em um ciclo sem fim. Neste contexto, devem-se
buscar metodologias para preservação dos documentos
arquivísticos digitais, antes que as tecnologias se tornem
inacessíveis e os documentos sejam consequentemente
perdidos.
A preservação digital se faz com política bem definidas
que determine o fazer institucional em prol da salvaguarda
dos documentos arquivísticos digitais, de modo que estas
responsabilidades incorporem a instituição como um todo.
Além disso, as estratégias previstas no plano de preservação
digital precisam ser testadas e ter sua eficácia devidamente
comprovada para então se proceder à aplicação técnica de
migração, conversão, refrescamento, encapsulamento,
preservação de tecnologia, entre outras.
Antes da implementação de qualquer estratégia de
preservação digital, deve-se definir as propriedades
significativas dos documentos digitais que se pretende
preservar. Neste ponto, os referencias da Diplomática
tornam-se fundamentais para a Arquivologia na preservação
de documentos autênticos. A aproximação destas duas
ciências muito tem contribuído para os avanços sobre a
preservação da autenticidade dos documentos digitais.
Conceitos como forma fixa, conteúdo estável e variabilidade
limitada, vindos da então Diplomática contemporânea, estão
aprimorando os referenciais da Arquivologia especialmente
com relação ao documento digital.
O documento arquivístico, objeto de estudo da
Arquivologia e também da diplomática mudou sua natureza,
seu suporte, e isto implica a estas ciências se atualizarem para
satisfazer suas demandas sociais. Atualmente, existem
documentos digitais estáticos, interativos dinâmicos e
interativos não dinâmicos

cada um com especificidades de tratamento que precisam ser
consideradas na sua preservação.
Após a definição das políticas de preservação, das
propriedades significativas dos documentos, da escolha das
estratégias de preservação digital a serem contempladas no
plano, parte-se para os procedimentos operacionais. As
estratégias de migração e conversão se mostram mais
eficazes para documentos digitais estáticos, enquanto a
emulação será mais indicada para documentos interativos. Já
o refrescamento será uma estratégia indispensável a qualquer
acervo digital. Entretanto esta metodologia deve ser flexível
e incorporar o máximo de estratégias possíveis considerando
é claro, os recursos disponíveis para tal atividade.
Por fim, as estratégias precisam ser executadas dentro de
ambientes autênticos de preservação, ou seja, em repositórios
digitais confiáveis, que facilitem a implementação das
políticas de preservação e dos metadados. Os repositórios são
ferramentas indispensáveis para qualquer atividade de
preservação digital.

François Braga
Graduando do Curso de
Arquivologia/UFPB
Vice-Presidente do CAARQ/UFPB
Representante ENEA/UFPB

Como Está a Prática?
Neste momento, gostaria de questionar sobre a atuação dos
alunos de Arquivologia nas oportunidades de estágio que
crescem cada vez mais. Estamos sendo encaminhados para
um local de aprendizado ou para suprir a falta de funcionários
no desenvolvimento das atividades de uma instituição?
Na Lei 11.788, de 25 de setembro de 2008, que trata do
estágio, em seu Artigo 1º diz que: “Estágio é o ato educativo
escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de
trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de
educandos que estejam frequentando o ensino regular em
instituições de educação superior [...]” e diz ainda em seu
parágrafo 2º, do mesmo artigo que: “O estágio visa ao
aprendizado de competências próprias da atividade
profissional e à contextualização curricular, objetivando o
desenvolvimento do educando para a vida cidadã e para o
trabalho.”
Diante do exposto que muitos estagiários não
desenvolvem em seus estágios atividades pertinentes ao
curso de formação, não tendo assim a oportunidade de aplicar
devidamente o aprendizado adquirido em sala de aula o que
não foi o meu caso.

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JORNAL PROARQUIVOS – COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

Em algumas conversas com os alunos estagiários do curso
de graduação em Arquivologia, a respeito do
desenvolvimento deles nos seus respectivos estágios, ficou
evidente que eles não estão sendo acompanhados como
deveriam, e quando acontece, acabam sendo orientados por
um profissional de outra área que não tem noções suficientes,
ou até mesmo nenhuma, sobre a arquivística. Sabemos que
erros que são cometidos em uma instituição ou setor desta
são atribuidos, muitas vezes, ao estagiário, e que as
atividades que ninguém tem interesse em desenvolver são
repassadas para o mesmo realizar. Porém, a grande
preocupação se dá ao fato de que os estudantes não são
contratados para realizarem o papel de estagiário, mas sim de
“arquivista” em alguns casos, executando tarefas que
divergem da sua competência, atuando como mão-de-obra
barata, por exemplo, tendo que preparar férias de
funcionários, como office-boy, entre outras atividades sem a
menor relação com o arquivo, ou seja, o estagiário não está
tendo uma iniciação prática adequada nas atividades para sua
formação de arquivista.
Portanto, chamamos a atenção dos chefes das instituições
que ofertam o estágio, coordenações dos cursos de
Arquivologia e outros responsáveis, para que reflitam sobre
a verdadeira finalidade de contratar um estagiário, que estes
procurem oferecer vagas com o intuito de contribuir na
formação desses futuros profissionais, disponibilizando
oportunidades que permitam condições de aprendizado reais,
contribuindo também para o desenvolvimento da instituição
através da troca de conhecimentos e novas perspectivas
discutidas no meio arquivístico, além de ser uma excelente
forma de conhecer as competências e finalidades dos
profissionais arquivistas no gerenciamento das informações.

COORDENAÇÃO E EDIÇÃO
Ana Clara Lacerda
Flávia de Araújo Telmo
REVISÃO EDITORIAL
Ismaelly Batista
Sonia Scoralick
Yasmin Brito de L. Vieira

DIAGRAMAÇÃO
Emerson Silva
François Braga

COLABORADORA
Alzira Karla

CONTATO
jornalproarquivos@gmail.com
jornalproarquivos.wordpress.com
facebook.com/ jornalproarquivos

João Paulo Silva de Sousa

João Paulo Silva de Sousa
Presidente do CAARQ/UFPB
Coordenador Geral da ENEA

II Jornada de Arquivologia da UFPA
Participei como coordenador da Executiva Nacional
dos Estudantes de Arquivologia - ENEA, da II Jornada
de Arquivologia promovida pelo Centro Acadêmico de
Arquivologia da Universidade Federal do Pará - UFPA,
juntamente com a Coordenação do curso, realizada no
período de 10 à 11 de dezembro em Belém-PA com o
tema: Arquivologia na UFPA – Desafios e Perspectivas.
O evento contou com uma programação
diversificada, entre oficinas, mesas de debates com
temas atuais e a abordagem sobre a representação
estudantil com o intuito de manter a constante interação
entre os estudantes de Arquivologia a nível nacional,
além de apresentar a ENEA à comunidade acadêmica
local.
Foram dias de muito aprendizado com os acadêmicos
da UFPA, os quais enriqueceram bastante minha
caminhada arquivística, pois, o intercâmbio de
conhecimentos, possibilita uma transformação em
nosso saber e nos torna aptos a continuar no trilho da
sabedoria.
A participação efetiva dos discentes de arquivologia
da UFPA arquivistas e profissionais de arquivo garantiu
o sucesso da segunda edição da Jornada, e permitiu um
indicativo para a realização de uma próxima muito em
breve. Vale ressaltar também a contribuição do corpo
docente do Curso de Arquivologia da UFPA, que
apoiou e incentivou à participação dos discentes no
evento.
Por fim, parabenizo aos organizadores da II Jornada
de Arquivologia da UFPA e indico que, como “irmão
caçula” dos demais Cursos de Arquivologia do Brasil, o
Curso de Arquivologia da Universidade Federal do Pará
aponta para o alto, movido pelo ensejo de crescimento
e amadurecimento daqueles que lutam pelo seu
progresso.

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JORNAL PROARQUIVOS – COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

EVENTOS CONFIRMADOS PARA 2015

Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia Documentação, Ciência e Gestão da Informação - EREBD
Local: Sergipe
Data: 25 a 31 de Janeiro
Inscrições Abertas
Maiores Informações: erebdsergipe.blogspot.com.br
Vem sendo realizado desde 1991 com objetivo de discutir, divulgar e socializar a produção acadêmica dos discentes de
várias regiões, assim como criar um espaço de discussão política e debate acerca das problemáticas que envolvem as áreas
de ciência da informação que acontecerá na Universidade Federal de Sergipe no período de 25 a 31 de janeiro.

VII Congresso LiberoAmericano de Archivos Universitarios
Local: Panamá
Data: 13 a 17 de Julho
Inscrições Abertas
Maiores Informações: www.cidau.up.ac.pa/
Com eixos temáticos como: Gestão de Documentos, Arquivística e o uso da Tecnologia e o Profissional de Arquivo.

Encontro Nacional dos Estudantes de Arquivologia - ENEARQ
Local : Salvador
Datas: 27 a 31 de Julho
Inscrições em Breve
Maiores Informações: enearqsalvador.blogspot.com.br
O encontro tem por objetivo reunir estudantes dos cursos de Arquivologia em torno de problemáticas ligadas ao
desenvolvimento científico e prático do estudante de Arquivologia, além da formação do futuro Profissional Arquivista.